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1、M2项目实施文档 需求分析与未来作业流程报告需求分析与未来作业流程报告第一部分 绪论一. M2专案综述二. 需求分析及未来系统设计的出发点三. 未来系统的运作框架四. 流程图图例第二部分 财务会计一. 总帐系统1. 综述2. 与其它模块的集成3. 主要业务流程3. 1. 会计科目表建立3. 2. 传票录入及入帐处理3. 3. 期末处理4. 报表需求5. 未来可能改进二. 应收帐1. 综述2. 与其他模块的集成3. 主要业务流程3. 1. 客户，员工主数据建立3. 2. 员工差旅费预支3. 3. 员工差旅费报销3. 4. 员工差旅费报销催单及冻结处理流程3. 5. 员工明细帐帐龄分析处理流程3.
2、 6. 预收款处理3. 7. 发票处理3. 8. 收款处理3. 9. 客户催款及冻结处理流程3. 10. 客户明细帐帐龄分析处理流程4. 报表需求5. 未来可能的改进三. 应付帐1. 综述1. 1. 现状1. 2. 未来的设想2. 与其他模块的集成3. 主要业务流程3. 1. 供应商类主数据建立3. 2. 预付款处理3. 3. 担保的处理3. 4. 发票处理3. 5. 保留尾数处理3. 6. 付款处理3. 7. 产生其它付款的处理3. 8. 其它付款的付款处理4. 报表需求5. 未来可能的改进四. 固定资产管理1. 综述2. 与其它模块的集成3. 主要业务流程3. 1. 资产类别建立3. 2.
3、 资产卡片建立3. 3. 在建工程结转3. 4. 资产购置3. 5. 固定资产的转移3. 6. 资产计提折旧3. 7. 固定资产清理3. 8. 资产盘点3. 9. 资产租赁4. 产生的报表5. 未来可能的改进五. 法定合并1. 综述2. 与其它模块的集成3. 主要业务流程3. 1. 合并报表项的维护3. 2. 局部调整结帐3. 3. 数据的采集3. 4. 合并步骤4. 主要报表5. 未来改善的可能六. 资金管理1. 综述2. 资金管理与其它模块的集成3. 资金管理主要业务流程3. 1. 自动付款处理3. 2. 收到支票处理3. 3. 付出支票处理3. 4. 银行未达帐处理3. 5. 应收汇票处
4、理3. 6. 应付汇票处理3. 7. 对信用证的支持3. 8. 现金状态及流量分析3. 9. 短期借款/短期投资管理3. 10. 利息计算4. 产生的报表5. 进一步改善的可能七. 成本会计费用管理1. 综述2. 费用管理和其它模块的集成3. 费用管理主要业务流程3. 1. 现状和需求综述3. 2. 解决方案4. 产生的报表5. 进一步改善的可能八. 成本会计获利性分析1. 综述2. 获利性分析模块和其他模块的集成3. 获利性分析主要业务流程3. 1. 现状和需求综述3. 2. 解决方案4. 产生的报表5. 进一步改善的可能第三部分 供应链一. 库存1. 现状及需求综述1. 1. 对于XX集团
5、库存管理现状及其需求简述如下:1. 2. 对于XX集团的营管系统与库存接口及其需求 简述如下:2. 未来系统解决方案2. 1. 综述2. 2. 与其它模块的关系2. 3. 收货2. 4. 发货2. 5. 转储2. 6. 预定2. 7. 盘点2. 8. 报表需求2. 9. 未来可能的改进二. 采购1. 现状及需求综述1. 1. 对于XX集团采购现状及其需求简述如下:1. 2. 对于集团采购现状及其需求简述如下:2. 未来系统解决方案2. 1. 综述2. 2. 与其它模块的集成2. 3. 采购申请及分配处理流程2. 4. 采购订单的处理2. 5. 供应商评估和管理2. 6. 采购订单的收货处理2.
6、 7. 发票校验2. 8. 报表需求2. 9. 未来可能的改进三. 生产管理1. 综述2. 生产管理与其它模块的集成3. 生产管理主要业务流程3. 1. 生产量预估处理3. 2. 需求管理3. 3. 物料需求计划3. 4. 能力平衡3. 5. 生产排程3. 6. 生产备料/领料处理3. 7. 生产确认及入库处理4. 报表处理5. 进一步改善的可能四. 成本会计产品成本管理1. 综述2. 产品成本管理和R/3其他模块的集成3. 产品成本管理主要业务流程3. 1. 标准成本的制订和修订3. 2. 实际成本的核算和分析3. 3. 差异处理4. 产生的报表5. 进一步改善的可能五. 营管系统与R/3的
7、接口1. 现有系统及未来需求综述2. 与接口有关的主要业务流程及功能简述2. 1. 接口的整体架构2. 2. 订单出货和发票开立作业2. 3. 缴款作业2. 4. 公司内成品调拨2. 5. 从关系企业调入成品2. 6. 向关系企业调出小料和精料2. 7. 退货作业2. 8. 换货作业2. 9. 盘点作业和库存流转2. 10. 制面厂成品库生产入库及其它2. 11. 运费结算2. 12. 清户退款3. 组织机构和关键数据定义3. 1. 组织机构3. 2. 关键数据第一部分 绪论一.M2专案综述国际集团为了利用现代先进资计技术辅助，提高企业的管理水平，以完善自身的机制和增强企业的市场竞争力，在集团
8、最高层领导的倡导和推动下设立了M2专案。作为一个管理水平的标志，其最终目的是在每月的第二天完成集团公司的法定合并报表和管理合并报表的工作，达到这一目标的前提是集团拥有一套整合的企业管理应用软件系统，支持各职能部门的日常业务，同时准确及时地记录各公司、各职能部门中发生业务信息，传递到其它部门分享并由各级公司、总公司分折汇总。因此，SAP公司有幸地被选为软件供应商和实施伙伴。二.需求分析及未来系统设计的出发点以顶新集团的企业规模以及其业务的多样化而言，M2专案的实施应该是阶段性的。在实现M2专案最终目标的过程中，每一阶段都应该有明确的目标，第一阶段的主要目标应该是：l 以XX集团公司为样板，实施一
9、个整合的企业管理系统，支持供应链上的操作及财务会计和管理会计统计和监控。l 在设计样板过程中，充分考虑到其它事业群生产经营模式的特殊性，保留样板的灵活性，以便将来推广。l 统一集团内各公司的会计科目，规范财务会计的业务流程。在所覆盖的范围内为各子公司实施一个强有力的财务系统，以基本解决集团报表合并的问题。针对M2专案的目标，依据整体项目实施的计划，SAP项目小组在完成以XX集团为样板的财会系统及供应链系统现状调研后。在顶新集团M2专案设计组，M2专案应用组的大力支持和协助下，在预定时间内完成了需求分析及对未来系统的初步设计。后续章节中对需求的描述及未来系统解决方案的建议，基本上按企业的职能及系
10、统的应用模块划分。财会方面的需求分别考虑了以XX集团为代表的子公司财务处理，以方便面为代表的事业群经营分析，以及总公司的财会处理和合并业务，在供应链方面的需求则基本上，以XX集团的方便面产、供、销模式为主，并在讨论中参考了其它事业群的一些特性。三.未来系统的运作框架以财务合并的角度看，未来系统在第二阶段完成后的动作模式，如：下图所示当集团完全采用了R/3系统之后，总体系统的接口将简单化甚至单一化。作为第一个样板公司，XX集团将启用的不仅是财务系统，而且包含了供应链系统，两者在R/3的环境下是实时集成的。以XX集团的角度看，未来系统对其物资流的支持如下图所示：在系统的内部，其数据资料的流动基本上
11、如下图所示：这种模式将逐步地推广到各事业群、各子公司。在后续阶段的实施计划中，我们考虑引进SAP R/3的人事资源管理模式，解决人事薪资，差旅报销与财务系统的接口。当国内的通讯水平以及网络系统的基本性能达到要求时，建议用SAP R/3的销模块（SD）取代现行的营管系统，以最终达到完全的整合性。财务会计四.流程图图例第二部分 财务会计一.总帐系统1. 综述财务组织机构定义：公司代码:为每个帐务实体定义一个公司代码，各个公司有自己法定报表。业务范围：将一个产品或一类产品定义为一个业务范围，各个业务范围可以产生自己的利润表，以供管理层使用。财务基础数据：会计年度：国际集团采用日历年度。会计期间：国际
12、集团会计期间为12，从1月份到12月份。传票类型：未来的系统按照业务性质详细划分传票类型。传票编号：按年、传票类型及传票录入日期进行自动编号。国际集团要求传票按月、传票类型进行编号。按照我们的经验，SAP的编号方式对外部审计，内部管理都不存在任何问题。SAP R/3的中国用户已有10多家通过财政部的评审，所以对外部审计而言，不存在任何问题，对内部管理而言，SAP R/3提供了多种分类方法，用户可以方便地查找传票，对传票进行归档处理。为了最大程度地满足国际集团的要求，SAP中国的郑锐先生已向SAP总部发出二个修改申请：系统提供传票按月、传票类型进行编号的功能，修改申请号为762357。预制传票、
13、正式传票采用不同的编号，修改申请号为762416 。币种及汇率：由集团总部负责币种代码定义和汇率表的维护，各分公司使用总部维护的汇率。权限控制：在原型测试阶段，将按照国际集团要求定义各种权限。未来的总帐系统包括会计科目定义，传票录入，外币评估，暂估处理，科目余额重组，科目余额结转，报表处理。未来的总帐系统与其他子系统是紧密集成的，许多数据由业务发生子系统写入总帐系统，无需手工重复录入数据，无需会计做审核（除供应商发票），提高帐务处理速度。未来的总帐系统有一系列功能加速期末结帐，如外币自动评估，暂估自动处理等。外币评估将采用期末评估，期初冲回方式。自动收付款，汇票管理在现金管理中处理。关系企业往
14、来走应收、应付流程，所以，关系企业往来的帐务处理在应收、应付中描述。2. 与其它模块的集成总帐子系统与应收，应付，固定资产，库存，采购，销售，成本会计，资金管理有实时数据交换。3. 主要业务流程3. 1. 会计科目表建立3. 1. 1. 现状及需求综述顶新集团采用自己的会计科目表。目前集团公司下各公司采用各自科目表，集团公司有计划 将来实现统一的科目表。现有会计科目编码是不等长的，会给传票录入带来不便。客户、供应商、员工编码作为会计科目的一部分，造成科目极其庞大 。3. 1. 2. 解决方案建议国际集团采用统一会计科目表，由总部会计部确定会计科目表编制原则，协调各分公司要求，负责会计科目编号确
15、定，解释各会计科目的性质。各分公司根据需要，选择有关科目使用。通过会计科目表统一，有利于数据确认、合并、内部审计，总帐、分类帐余额统一，分类帐控制。建议国际集团采用等长会计科目编码，以方便帐务处理。建议国际集团将客户、供应商、员工管理放在应收/ 应付子系统中管理，客户、供应商、员工的编号不再作为会计科目一部分。集团总部会计负责维护会计科目集团级数据，各分公司按照需要，维护会计科目公司级数据。建议国际集团总部成立专门职能小组负责这项工作，各分公司建立相应职能小组。3. 1. 2. 1. 建立新科目流程3. 1. 2. 2. 功能说明“决定是否建立新科目”：由集团总部会计小组依据会计科目表编制原则
16、，已有科目表，决定是否建立新的会计科目。“维护新会计科目集团级数据”：由集团总部会计维护会计科目编号、名称、性质等数据。“维护新会计科目公司级数据”：由公司会计维护会计科目公司级数据，包括货币、明细项索引、自动过帐标志。3. 1. 2. 3. 流程组织结构定义公司：法定财务实体3. 1. 2. 4. 关键数据公司代码币种3. 2. 传票录入及入帐处理3. 2. 1. 现状及需求在现有系统内，由于各应用部分缺乏集成，传票由接口系统或手工导入总帐。大量手工收付款处理，导致工作量大。3. 2. 2. 解决方案采用SAP R/3集成系统，大部分传票由业务发生点传入总帐系统。关于收付款处理，大部分通过应
17、收、应付子系统自动收付款处理，仅仅小额零星现金收付款在总帐系统内处理。3. 2. 2. 1. 传票录入及入帐流程a) 转帐处理b) 小额现金付款处理c)小额现金收款处理3. 2. 2. 2. 功能说明“前置系统业务处理”：是指与会计系统相关子系统进行业务处理时，自动产生会计传票并入帐，无需人工录入传票，入帐。例如：仓库发料时，仅须在库存管理系统录入发料数据，系统根据发料数据，材料价格，自动生成会计凭证，并入帐。“输入传票”：依据原始凭证，输入传票类型、公司代码、传票编制日期、入帐日期、借贷科目、借贷金额、后续帐务分配如输入成本中心，业务范围。并且检查公司代码是否存在，记帐期间是否允许入帐，借贷
18、科目是否存在，成本中心、业务范围是否存在。“入帐”：系统自动检查借贷金额是否平衡，传票检查通过后，系统将更改科目余额及其它文件，自动分配传票编号，存入传票文件。“传票预制处理”：是指输完传票后，传票存在系统内，但并不入帐。这类传票称为预制传票。“预制传票入帐”：是指将预制传票记入帐册，预制传票转成正式传票。 关于凭证审核，目前系统仅提供一级审核功能，建议第一阶段打印出预制传票，在SAP R/3系统外审核，通过后，由专人将预制传票入帐，或者编制手工传票，多级审核后，将手工传票输入系统入帐。第二阶段采用”Workflow”方法，在系统内进行多级审核。3. 2. 2. 3. 作业功能组织示意公司：法
19、定财务实体业务范围： 将一个产品或一类产品定义为一个业务范围，各个业务范围可以产生自己的利润表，以供管理层使用。成本中心：收集费用的责任单元3. 2. 2. 4. 关键数据会计期间，会计科目，传票类型，币种，公司代码，业务范围，成本中心3. 3. 期末处理3. 3. 1. 期末处理现状及需求综述月末关帐在下月8号，年末关帐在来年二月底，在现有系统，期末有大量手工处理，工作量极大。结帐比较迟，为了保证M2专案目标的实现，必须加快结帐速度。3. 3. 2. 解决方案未来的系统改进现有的成本结算体系，减轻期末成本结转的工作量未来的系统有自动的外币评估，自动的科目余额重组，自动的暂估处理等功能，加快期
20、末结帐。3. 3. 2. 1. 处理流程3. 3. 2. 2. 功能说明“资产负债类科目外币评估”：评估已实现汇兑损益。如银行外币存款，外币现金评估。“未清项外币评估”：评估未实现汇兑损益。如应收，应付外币评估。“余额重组”：调整应收，应付统驭科目。例如一个客户明细帐余额在贷方，期未结帐时，指定调整到负债方统驭科目，下个期初系统自动冲回。4. 报表需求未来的总帐系统可以提供下列报表：l 资产负债表l 损益表l 财务费用明细表l 营业外收支明细表l 增值税申报表l 科目余额表l 传票明细汇总表l 每日日计表及每日传票编号5. 未来可能改进B级功能l 工作流（Workflow）功能第二阶段将引入工
21、作流功能，以解决系统内传票多级审核的问题。C级功能l 科目计划二.应收帐1. 综述未来的应收帐子系统将包括客户主数据建立，预收款请求，预收款处理，发票处理，手工收款，自动收款，预收款清发票，客户催款，收款通知，对帐单处理。未来的应收帐处理将考虑与国际集团营管系统的集成，预收款处理，发票处理，缴款处理将通过批处理程序由营管系统录入SAP R/3系统。在SAP R/3系统内进行销售处理，将按正常的应收帐处理流程进行。在人力资源子系统未实施前，员工差旅费放在应收帐子系统处理，利用应收帐客户管理功能，帐龄分析，催款功能，清款功能对员工差旅费实施严格管理。与之相对应，为员工建立编号及有关数据。未来的系统
22、中，其他应收款走应收帐流程，与之相对应，财务部门替其他应收款的欠款方建立编号及有关数据。未来的系统将为客户、员工、其他应收款的欠款方建立不同的编号范围。未来的系统中，通过SAP R/3的特别总帐处理来区别关系企业的应收货款、应收设备款、应收融资款。自动收款，利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。2. 与其他模块的集成应收帐子系统与销售，总帐，资金管理，盈利分析有数据交换。3. 主要业务流程3. 1. 客户、员工、欠款方主数据建立3. 1. 1. 现状及需求现阶段客户主数据在营管系统中管理，整个帐务系统没有客户数据管理，客户作为二级科目，编入会计科目。员工编号作为二级科目，编入会计科目,整个帐
23、务系统没有员工数据管理。3. 1. 2. 解决方案在未来的系统中，建立集中客户、员工、欠款方主数据，由营管决定客户编号，营管，帐务输入各自数据，帐务部门仅输入帐务控制有关数据。为了保证员工编号一致性，尽管人力资源现阶段未实施，建议人事部门负责员工编号，财务部门负责帐务有关数据。财务部门负责决定其它应收款的欠款方的编号及帐务数据。建议有关部门设置专门小组/专人负责客户、员工、欠款方主数据建立。3. 1. 2. 1. 建立主数据流程3. 1. 2. 2. 功能描述“决定客户帐务控制数据”：依据营管提供客户数据，决定客户组，统驭科目，付款条件，信贷限额等数据。纳入营管系统管理的客户，付款条件，信贷限
24、额在营管系统内输入。“决定出差员工编号及有关数据”：依据各部门出差员工表及人事部员工编号表，决定出差员工编号，以及员工组，统驭科目，借款限额等员工个人数据。“建立主数据”：利用应收帐子系统中建立主数据功能，建立客户，员工，欠款方帐务数据，以方便管理和控制。3. 1. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 1. 2. 4. 关键数据公司代码，统驭科目3. 2. 员工差旅费预支3. 2. 1. 现状与需求综述现有系统将员工定义为一个对冲会计科目，制作预支差旅费传票时，输入一个索引码，制做清款传票时，输入一个索引码，利用冲销对照表冲销了索引代码相同，借贷相反的会计交易，并且利用冲销对照表列印帐上有余额
25、的会计科目。3. 2. 2. 解决方案正如综述所言，采用SAP R/3先进应收帐子系统有效管理员工差旅费。替每个员工在系统内建立一个编号，支取差旅费时，会计部门输入员工出差付款请求，审核通过后，批准出差付款请求。运行自动付款程序，对员工支付预支差旅费。3. 2. 2. 1. 预支差旅费处理流程3. 2. 2. 2. 功能说明“审核是否合法”：按照预支差旅费规定，审核单据是否齐全，签名是否合法。“输入付款请求”：按照预支差旅费申请单输入付款请求，付款请求仅是一张请款单据，并不产生任何帐务处理。“批准付款请求”：同意付款。3. 2. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 2. 2. 4. 关键数据公
26、司代码，员工编号，币种3. 3. 员工差旅费报销3. 3. 1. 现状与需求综述参见 2.3.2.13. 3. 2. 解决方案用清帐功能，输入所有发生费用，费用与预支差旅费间的差额挂在帐上，由自动收付款程序进行收付款处理。3. 3. 2. 1. 员工差旅费报销处理流程3. 3. 2. 2. 功能说明“审核报销清单”：由会计部依据“差旅费报销原则”；决定原始凭证是否齐全，是否有效，报销金额是否正确。“清帐处理”：清员工差旅费预支金额，借记费用等科目，预制差旅费与费用的差额，挂在帐上。 3. 3. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 3. 2. 4. 关键数据员工编号，币种，会计期间，公司代码3.
27、 4. 员工差旅费报销催单及冻结处理流程3. 4. 1. 现状与需求综述没有电脑化的催单、冻结处理。3. 4. 2. 解决方案未来的系统将利用SAP R/3应收帐子系统催款功能，设定报销期限，对超报销期限未报销的预支差旅费产生报销催单，通知员工前来报销，并冻结员工明细帐。解除员工明细帐冻结标志由手工处理。3. 4. 2. 1. 处理流程3. 4. 2. 2. 功能说明“运行催款程序”：系统每天运行催款程序，以产生员工差旅费报销催单，并且自动冻结超过报销期未报销的员工明细帐。3. 4. 2. 3. 作业功能结构示意图3. 4. 2. 4. 关键数据员工编号，报销期限，预支金额日期3. 5. 员工
28、明细帐帐龄分析处理流程3. 5. 1. 现状与需求综述参见 1.3.2.13. 5. 2. 解决方案未来的作业流程，通过帐龄分析列出未报销的预支差旅费的借款期。 3. 5. 2. 1. 处理流程3. 5. 2. 2. 功能说明“运行帐龄分析程序”：定期运行帐龄分析程序，得到未报销的预支差旅费帐龄清单。3. 5. 2. 3. 作业功能结构示意图3. 5. 2. 4. 关键数据员工编号 ，公司代码。3. 6. 预收款处理3. 6. 1. 现状及需求分析关系企业间销售，没有预收款要求，集团外客户，一类不需预收款，一类需要预收款，需要预收款客户，它的预收款必须覆盖供货金额，否则不给发货。通过营管系统的
29、销售，预收款在营管系统内处理，通过接口程序导入总帐系统。预收款按部门归集。3. 6. 2. 解决方案为了解决营管系统缴款与财务实际到款的时间差，设置在途款科目；营管系统内预收款通过批处理程序导入SAP R/3应收帐子系统，暂记在途款科目，然后由财务部门依据银行到帐单，在总帐系统中把预收款从在途款科目转入银行存款科目。预收款与客户欠款方挂钩。对不纳入营管系统的销售，预收款处理在SAP R/3中处理。3. 6. 2. 1. 处理流程3. 6. 2. 2. 功能说明“启动批输入程序”：系统自动启动批输入程序，预收款从营管系统导入SAP R/3应收帐系统。“检验日志”：指派专人负责检查日志，如有错误，
30、按错误性质，分送不同部门解决。“下达预收款请求”：批准预收款请求，通过自动收款程序收款。3. 6. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 6. 2. 4. 关键数据公司代码，客户代码，欠款方编号，会计期间，币种3. 7. 发票处理3. 7. 1. 现状及需求分析对外产品销售发票，由营管系统通过接口程序输入帐务系统。关系企业间的销售，发票由手工输入帐务系统。零星发票（包括总部费用分摊）由手工输入帐务系统。3. 7. 2. 解决方案通过营管系统的销售，发票由营管系统通过批输入程序导入SAP R/3系统。关系企业间销售及未纳入营管系统的销售，在SAP销售子系统处理，销售发票由销售子系统导入应收帐子系统
31、。零星发票由手工输入应收帐子系统。其它应收款由手工输入系统。对于换货处理，营管系统并没有重新处理发票动作，需要在总帐中输入一个凭证，更改销售收入：借：甲产品销售收入 贷：乙产品销售收入3. 7. 2. 1. 处理流程零星发票/其他应收款手工输入处理3. 7. 2. 2. 功能说明“生成销售系统的发票”：系统自动定时启动批作业程序将营管系统的销售发票导入SAP R/3的销售子系统， 3. 7. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 7. 2. 4. 关键数据客户代码，欠款方编号，公司代码，币种，会计科目，会计期间3. 8. 收款处理3. 8. 1. 现状及需求分析通过营管系统的缴款用缴款单代传票方
32、式，通过接口程序将缴款处理传入帐务系统，其余收款由手工输入帐务系统。缴款入帐日与实际达帐日不一致。3. 8. 2. 解决方案为了解决缴款入帐日与实际达帐日不一致，设置在途资金科目，缴款入帐时，借记在途资金科目，然后依据银行到帐单，在总帐系统中将缴款从在途资金科目转入银行存款科目。通过营管系统的缴款，用批输入程序将缴款导入应收帐子系统。然后通过清款程序清客户发票与缴款，预缴款。不通过营管系统收款直接在SAP R/3系统通过自动收款处理，在现金管理中描述。自动付款将覆盖应收帐款和其它应收款。3. 8. 2. 1. 处理流程3. 8. 2. 2. 作业功能结构示意图3. 8. 2. 3. 关键数据客
33、户编号，欠款方编号，付款条件3. 9. 客户、欠款方催款及冻结处理流程3. 9. 1. 现状与需求综述没有电脑化的催单及冻结处理。3. 9. 2. 解决方案未来的系统将利用SAP R/3应收帐子系统催款功能，进行催款处理，对超过付款期限的客户、欠款方生成催款通知书，通知客户、欠款方付款，按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。解除客户、欠款方明细帐冻结标志由手工处理。3. 9. 2. 1. 处理流程3. 9. 2. 2. 功能说明“运行催款程序”：系统定期运行催款程序，以产生客户、欠款方催款通知书，并按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。3. 9. 2. 3. 作业功能结构示意图3. 9. 2.
34、 4. 关键数据客户编号、欠款方编号，付款条件3. 10. 客户、欠款方明细帐帐龄分析处理流程3. 10. 1. 现状及需求综述国际集团需要及时清楚地了解客户、欠款方的欠款的详细情况及欠款期。3. 10. 2. 解决方案未来的作业流程，通过帐龄分析列出客户、欠款方明细帐的帐龄情况。3. 10. 2. 1. 处理流程3. 10. 2. 2. 功能说明“运行帐龄分析程序”：定期运行帐龄分析程序，得到客户、欠款方明细帐帐龄表。3. 10. 2. 3. 作业功能结构示意图3. 10. 2. 4. 关键数据客户编号，欠款方编号4. 报表需求l 客户、员工、欠款方余额表l 客户、员工、欠款方帐龄分析表l
35、应收帐与营管系统客户帐款余额调节表（顶新要求增加）5. 未来可能的改进一旦HR系统实施后，员工差旅费管理将得到进一步加强。可以有效方便地控制员工借款，报销期限，可以方便地和费用管理整合起来。三.应付帐1. 综述1. 1. 现状国际集团有多种采购模式，现描述如下：l 国内采购采购订单，发货发票，付款各子公司直接对供应商下订单，供应商对各子公司发货，供应商开发票给各子公司，各子公司匹配发票、订单、收货记录，核对无误后，向供应商付款。l 海外采购采购订单，发货发票，付款各子公司按照需求，向顶益(BVI)、顶杰(开曼岛)提出采购请求，由顶益(BVI)、顶杰(开曼岛)向海外供应商下订单。海外供应商直接向
36、各子公司发货，各子公司将验收单提交顶益（BVI、顶杰（开曼岛、海外供应商开发票给顶益（BVI）、顶杰（开曼岛），顶益（BVI）、顶杰（开曼岛） 开发票给各子公司、各子公司付款给顶益（BVI）、顶杰（开曼岛），顶益（BVI）、顶杰（开曼岛）付款给海外供应商。海外采购涉及担保业务1. 2. 未来的设想未来的应付帐子系统将包括供应商主数据定义，预付款请求处理，预付款处理，发票处理，发票清预付款，手工付款处理，自动付款处理，对帐单处理。未来的应付帐子系统与其它子系统是紧密集成的，与采购有关的供应商发票由采购模块导入应付帐子系统。未来的业务处理，对于海外采购，将把海外公司作为国内各采购公司的供应商，把海
37、外供应商作为海外公司的供应商，都走应付帐流程。将顶新工程看作普通供应商，走关系企业往来交易程序，顶新工程本身采购、应付帐处理在顶新工程专案中解决，不列入本报告。 在未来作业处理中，与采购作业无关的非备用金付款都将走应付帐流程，如薪资付款，与之相对应，由财会部替各受款方建立主数据。应付帐系统内，所有付款都采用自动付款处理。未来的系统中，通过SAP R/3的特别总帐处理来区别关系企业的应付货款、应付设备款、应付融资款。未来的系统中，在途和暂估会计作业月末由系统自动评估，下月初系统自动冲回。自动付款、利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。2. 与其他模块的集成应付款在系统与采购，总帐，资金管理有数
38、据交换。3. 主要业务流程3. 1. 供应商类主数据建立3. 1. 1. 现状与需求综述供应商数据存放于MFG/PRO，帐务系统不能共享。每个供应商作为一个二级分类帐，编入会计科目。其它应付款所涉及受款单位作为二级科目，编入会计科目，并没有建立供应商主数据。3. 1. 2. 解决方案未来的系统将建立集中供应商主数据，由品保部门决定供应商编码，采购、帐务分别维护各自数据，帐务部门仅维护与帐务控制有关数据。在未来的系统中，帐务部门负责受款方的编号，帐务主数据的维护。3. 1. 2. 1. 处理流程3. 1. 2. 2. 功能说明“维护主数据”：财务部维护供应商，受款方的统驭科目。付款条件，银行帐号
39、等数据。3. 1. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 1. 2. 4. 关键数据公司代码，统驭科目。3. 2. 预付款处理3. 2. 1. 现状及需求综述预付款科目按请款部门划分，并不按供应商划分。预付款清款由请款部门控制。会计部门缺乏严格控制。国际集团希望与采购有关的预付款与采购订单挂钩。3. 2. 2. 解决方案预付款和供应商、受款方挂钩，为采购订单所付的预付款，在预付款请求，预付款传票中输入相应采购订单号，以方便预付款与发票间清帐。预付款请求部门输入预付款请求，由财务部门审核预付款请求，审核通过后，下达预付款请求。由自动付款程序作预付款付款处理。3. 2. 2. 1. 处理流程3. 2
40、. 2. 2. 功能说明“维护预付款请求”：预付款请求仅仅是一种票据，并不产生帐务处理，维护预付款请求就是将预付款请求输入系统。“下达预付款请求”：批准预付款请求，使它能被后续处理，如付款等。“冻结预付款请求”：冻结预付款请求使预付款请求不能被后续处理，如付款等。3. 3. 担保的处理3. 3. 1. 现状及需求综述集团总部帐务处理有担保的业务。3. 3. 2. 解决方案将担保处理与供应商、受款方挂钩，但与供应商、受款方明细帐其它业务处理区分开，仅仅反映或有负债，并不后续收付款处理。3. 3. 2. 1. 处理流程3. 3. 2. 2. 功能说明“挂入供应商/受款方明细帐”：将担保单作为一种特
41、别业务处理挂入供应商明细帐，它仅仅是注释。说明或有负债，并无后续收付款处理。3. 3. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 3. 2. 4. 关键数据供应商编号，受款方编号，公司代码3. 4. 发票处理3. 4. 1. 现状及需求综述与采购处理相关的供应商发票，由请款单位开出请款单，成本会计审核后，将请款单连同发票送至会计部门，会计部门审核后，进行发票处理，付款处理。折扣由采购部门决定，制作请款单时考虑。3. 4. 2. 解决方案未来的系统是一个集成系统，它提供一套完整控制方法。建议国际集团采用如下方法：采购部门接到供应商发票后，由发票输入小组成员输入供应商发票进系统。此时供应商发票仅是预制传
42、票，并不产生任何帐务处理，然后由会计部门的发票审核小组成员匹配采购订单，收货记录，供应商发票，决定是否下达供应商发票，一旦下达供应商发票，供应商发票将入帐。付款条件（包括折扣，付款期）存放在发票上。财务部门运行自动付款程序，完成付款处理，自动付款程序将考虑折扣，决定建议付款额。3. 4. 2. 1. 处理流程3. 4. 2. 2. 功能说明“输入供应商发票”：将供应商发票输入系统，作为预制传票，暂存于系统，并不产生任何帐务处理。“审核供应商发票”：对有采购订单订单发票的处理：匹配采购订单，收货记录，供应商发票，以决定供应商发票是否正确。对无采购订单订单发票的处理：审核发票及有关单据，以决定供应
43、商发票是否正确。“下达供应商发票”：批准审核通过发票，产生帐务处理。3. 4. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 4. 2. 4. 关键数据公司代码，供应商编号，统驭科目，会计期间3. 5. 保留尾数处理3. 5. 1. 现状及需求综述海外采购及设备工程款帐务处理涉及保留尾数业务，所谓保留尾数是指收货验收后，按照合同保留一定比例金额作为尾数暂不付款，待后续进一步检验后，按情况决定是否付尾数。3. 5. 2. 解决方案对于涉及保留尾数业务的采购、工程项目，输入发票时，将合同规定尾数作为冻结应付款，暂不付款，后续检查完后，决定是否付款。输入供应商发票时，将应付帐分成二部分，对应于尾数部分作冻结处
44、理，例如：一笔壹万元采购，该合同有10%尾数，输入发票时作如下分录：借：对应科目10000贷：应付帐9000应付帐1000 （冻结）3. 5. 2. 1. 处理流程发票输入流程参见3.3.3.2.1保留尾数的后续处理流程：3. 6. 付款处理3. 6. 1. 现状及需求综述国内付款采用手工付款方法，海外采用自动付款。付款方式有：支票，现金，汇票，信用证，电汇，银行承兑汇票。3. 6. 2. 解决方法采购部门及帐务部门输入发票时，在备注中注明清那笔预付款，财务部门审核发票时，以此手工清预付款、发票。采购部门可以查询预付款资料。付款采用自动付款方式，在现金管理中描述。付款入帐后，将产生的付款通知单用传真发送给对方。信用证存款，银行本票等将通过专设科目管理。3. 6. 2. 1. 处理流程3. 6. 2. 2. 功能说明“预付款清发票”：用对供应商预付款抵消应付款。3. 6. 2. 3. 作业功能组织示意图3. 6. 2. 4. 关键数据供应商编号，公司代码3. 7. 产生其它付款的处理3. 7. 1. 现状及需求分析现有系统中，其它付款在总帐中手工处理。国际集团有加强付款管理的需
