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1、公司改革方案之六上海理光传真机有限公司推行ERP实施方案建议 策划设计：专家组 上海三元企业管理有限公司目录引言一、尽快扭转目前信息孤岛之现状二、迅速建立未来信息共享之ERP三、选择使用GMS2000 e-ERPV6.0（一）公司介绍（二）产品介绍（三）解决方案（四）系统数据整合拓扑图（五）具体实施（六）硬件及网络要求：（七）系统流程图引言中国已进入WTO，中国的企业必将面临激烈的市场竞争，以信息技术增强企业核心竞争力是企业应对WTO挑战的重要手段。企业的信息化建设必须与整个企业的发展战略相结合，企业信息化建设是指企业利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术，通过对信息资源的深度开发和广泛利
2、用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而提高企业经济效益和企业竞争力的过程，我们针对上海理光信息系统分析报告中提出的存在问题，提出以下建议：一、尽快扭转目前信息孤岛之现状目前上海理光的各部、各课都有自己的信息系统，且各系统之间的信息都相互独立，互不共享。这样就形成了信息孤岛，最终造成了同一数据要在不同部门和课的信息系统中重复输入、由于数据信息不能在各系统中自动产生和共享，月末还需手工汇总各系统产生的报表、不能及时提供决策所需的信息，这就是所谓的信息滞后。当前的管理与决策，面对的是以网络和创新为特征的知识经济，企业需要整合内外资源才能参与竞争，在网络时代，反应快的占有优势，企业追求的
3、是获利能力，其次才是利润。因此，上海理光应尽快扭转目前信息孤岛之现状，并有效地借助信息技术，使企业的大量基础数据共享，以信息代替库存、制造和销售，最大限度地降低库存成本、制造成本、销售成本和风险，并借助计算机，对这些基础数据进行查询和统计分析，提高决策的速度和准确率，体现出事先预测与计划，事中控制，事后统计与分析的管理思想。二、迅速建立未来信息共享之ERPERP是为了适应当前知识经济时代特征顾客、竞争、变化，整合了企业内部和外部的所有资源，使用信息技术，建立起来的面向供应链的管理工具(具有供应商和客户管理)。在知识经济时代，ERP系统更多地突出了开源性。因此，ERP系统能够更有效地提高人力资源
4、、时间资源等的使用效率，解决了信息泛滥问题，提高了决策的准确率。ERP就是企业的信息化管理，而信息化的管理就是将制造管理、采购管理、库存管理、财务管理等各自独立的数据信息实现集成和共享。ERP的核心是管理思想，是将先进的管理思想体现在日常的工作流程中，ERP是企业的管理解决方案，它包含了一些复杂的分析、规划等算法，具有决策辅助功能。中国已经加入WTO，将逐步溶入全球经济体系中，中国的市场将很快规范起来。市场经济的基础是资源有限，企业与企业的竞争就成为资源间的竞争。企业最主要的资源就是人力资源和时间，其次是资金和自然资源。随着竞争的加剧，竞争的表现形式不仅仅体现在企业之间，而且更多地将体现在供应
5、链与供应链间。企业在竞争时不允许出错，否则就面临失败。企业管理都存在着共同点，即：如何更好地提高员工的素质？怎样才能让员工更少地从事低层次的工作，更多地从事高层次的工作？如何更快地得到市场信息？如何更快地推出有竞争力的产品？如何有效地创新？如何减少经营风险？如何更快更好地决策？如何增加客户资源？如何降低成本？等等。企业实施ERP，是提升管理能力的必要手段。对上海理光来说，迅速建立未来信息共享之ERP，依靠管理来提升企业竞争力，使上海理光的管理进入了一个全新的阶段，已刻不容缓。三、选择使用GMS2000 e-ERPV6.0中庸GMS2000 e-ERPV6.0是由上海中庸软件系统有限公司累积了3
6、0年企业经营管理经验，18年漫长艰苦的ERP系统研究，再结合中庸之道的管理哲学，突破世界先进ERP 的传统观念与思想，独创开发出来的一套融入中庸管理之道的ERP 系统，并拥有国家计算机软件著作权证书。（一）公司介绍1、企业基本情况上海中庸软件系统有限公司20年致力于企业管理软件研究、开发、咨询、实施和信息化服务，与合作伙伴一起协助企业实现信息化建设，体现企业良好的竞争力，进而实现中庸软件的经营目的贡献客户。公司同时从事系统集成业务，包括ERP、电子商务软件的设计和咨询，CAD/CAM/CAE/PDM系统、OA系统、INTERNET/INTRANET系统等工程项目。我们为不同需求的客户提供咨询实
7、施、系统分析、系统设计、项目开发、用户培训、系统安装、系统维护和扩充、技术支持与服务、软硬件供应等全方位解决方案（TOTAL SOLUTION）。2、公司的开发实力本公司长时间以来汇集了一批有识之士，其中有从事企业管理研究长达二十年的专业人员和博士级的技术开发人员，具备了技术和经营管理实务完美相结合的条件；公司的开发人员对中国广大中小企业经营管理的理念、方法乃至企业文化有独到的理解；公司有在日本留学多年，曾负责开发上海浦东国际机场客户行李系统、开发过日本三治药业株式会社管理系统、日本高岛屋管理系统、日本新闻社打印系统、日本某家银行的数据检测系统的复旦数学博士担任技术总监；公司总设计师累积有30
8、年企业经营管理经验，18年ERP系统专业研究，再结合中庸之道的管理哲学，对ERP的开发、应用、实施具有领先世界潮流的新观念与新思想，我们确信完全有能力为贵公司信息化再造提供成功的服务。3、产品的成熟度公司的主导产品是中庸2000企业资源计划 V 6.0，产品已通过上海计算机软件技术开发中心、上海市计算机软件评测重点实验室的测试，达到GB/T 162601996信息技术 软件产品评价 质量特性及其使用指南和GB/T 175441998（ISO/IEC 12119:1994）信息技术 软件包 质量要求和测试国家标准，该产品经上海科学技术情报研究所的查新结论为：“经文献分析对比，该成果接近同类软件国
9、际先进水平”，该产品已获国家计算机软件著作权证书，登记号2000SR2424，同时该产品在2001年被认定为上海市高新技术成果转化项目。4、企业获证书情况计算机软件著作权登记证书软件产品登记证书上海市高新技术成果转化项目证书上海市科技成果登记证书软件企业认定证书上海市科技经营证书（二）产品介绍中庸GMS2000 e-ERPV6.0是针对各行各业的中小企业进行信息化建设而设计的ERP管理软件，包括15个子系统。它们分别是：采购管理系统、销售管理系统、库存管理系统、应收管理系统、应付管理系统、财务管理系统、人力资源系统、制造管理系统、发票管理系统、零售管理系统、寄售代销系统、决策警报系统、数据整合
10、系统、维护系统和数据库管理系统。产品的各个子系统数据是相互依赖关系,而这种关系不是固定在程序命令中的，是可设置的。利用系统中提供的子系统间互连设置功能可对系统进行按需“装配”；甚至有些子系统也可以独立使用，或多子系统集成使用以实现数据共享从而有效地提高了系统的灵活性和适应性。本系统具有独创自动化数据流程：采购申请、采购清单、询价单、供应商报价、采购入库、验货、验货退回、应付帐款、进项发票、会计凭证、所有相对应数据自动生成，达到数据源一致，资产负债平衡及数据正确的要求，数据一次录入获得多种数据的目的。客户要货询价、报价、 以送货、出货、应收帐款、销项发票、会计凭证等数据相对应生成，依据订单类别（
11、制造、计划）自动相对应产生订单类别，制造或计划，同时自动平衡库存，产生产品需制造数量，及相对需要的原材料采购数据。中庸2000企业资源计划 V 6.0（GMS 2000 e-ERPV6.0）产品结构图如下：（三）解决方案1、 预算管理企业的运作要求每一位部门的负责人，都必须明确其目标，制定自己的目标，是每一个部门的负责人的责任，并且是其首要责任。这些目标应该始终以企业的总目标为依据，各项工作都必须以整个企业的目标为导向，这就是企业的目标管理。所谓目标管理，就是管理目标，也是依据目标进行的管理。而企业的部门目标管理，也就是预算管理。中庸GMS2000 e-ERPV6.0预算管理系统可以对企业的目
12、标进行管理，该系统所拥有的功能有：1）财务预算，可以对企业有关现金收支、经营成果、财务状况，包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表等进行预算管理；2）销售预算，企业可以根据当年的经营目标，通过市场预测，结合各种产品的历史销售量、销售价格等数据，确定预测年度的销售数量、单价和销售收入；3）生产预算，根据预测销售量、预测期初和期末的存货量，得出预测生产量。然后，根据生产预算，编制材料预算、人工预算、制造费用预算；4）资金需求预算，企业可以根据销售预算和历史实际开支为基础对销售费用和管理费用以及材料采购和资本支出等进行预算管理；5）资金来源预算，内容包括现金的收入、支出、盈赤（现金的多余或不足）、
13、筹措与利用等。它以上述各项预算的数据为基础。2、 制造管理企业的生产制造是根据销售预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，在决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。在得出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求计划。在平衡了物料和能力的需要后，就可以得到精确到时间、数量的详细的进度计划并下达到车间安排生产。中庸GMS2000 e-ERPV6.0制
14、造管理系统就是以生产管理为核心，它的主要作用是将制造单排产的产品分解成各个自制零部件的加工装配领料单和委外加工计划，同时和库存管理系统形成了一个及时反映企业需要生产什么，生产多少的计划系统。因此制造管理系统使用效果的好坏，直接影响企业的效率，也反映了企业的管理水平。中庸GMS2000 e-ERPV6.0制造管理系统将传统的MRP的主生产计划、物料需求计划、车间生产计划等简化设计，更加适合中小企业需求。系统可以定义产品结构；支持不同交货期、相同型号制造订单合并；提供制造单；制造单生成选择；领料出库；领料退回；成品入库；成品出库；委托加工 (委内/委外)等作业处理；可以提供系统各项单据的查询；可以
15、提供自定义报表；打印；制造单可以按照产品结构分解成领料单；委外加工单；委内加工单；成品提供多种成本计算方式。3、 采购管理通过产品结构和物料清单，定义了每个物料的期量标准，把产供销这企业的三项主要业务信息集成起来，同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化，不需半个小时，就把上千种物料的计划重新编排。采购员可以从忙忙碌碌的事务中彻底得到了解放。此外，企业如何确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备，并且能够随时提供采购、验收的信息，跟踪和催促外购或委外加工的物料，保证货物及时到达，以及建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本等都是采购管理的内容。中庸GMS2000
16、 e-ERPV6.0采购管理系统能帮助企业生产解决需求与供给之间平衡的矛盾，从而达到以最小的资金占用来满足最大的生产需求，并为供应商及采购绩效的评估提供必要的信息。同时能帮助企业的采购人员完成供应商档案管理、采购询价、供应商报价、非采购部门的申请、多部门申请后的合并、采购订单及预付款管理等。采购管理模块的主要目的是通过新建和维护采购订单、按供货排名筛选最为有利的供应商进行采购交易、追踪供应商交货进度、评估采购活动绩效、降低采购成本。通过采购管理，可以及时了解到采购过程的准确情况和数据信息。采购管理系统作为企业管理系统的重要部分，与中庸GMS2000 e-ERP的库存、应付、财务等紧密集成，共同
17、组成完整的企业管理信息系统。4、 库存管理库存管理是控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产、服务，但又要最小限度的占用资金。它是一种相关的、动态的、及真实的库存状态。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确的反映库存现状。库存管理涉及：a、 为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。b、 收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。c、 收发料的日常业务处理工作。中庸GMS2000 e-ERPV6.0库存管理系统帮助企业的仓库管理人员对库存物品的入库、送货、装箱、出库、移动、盘点、补充订货和
18、生产补料等操作进行全面的控制和管理，以达到降低库存、减少资金占用，避免物料积压或短缺现象，保证生产经营活动顺利进行的目的。库存管理子系统从级别、类别、货位、批次、单件、分类等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况，以便用户可以及时了解和控制库存业务各方面的准确情况和数据，做到财、物、卡相符。中庸GMS2000 e-ERPV6.0库存管理系统是一个多层次的管理系统，可以通过灵活的设置实现不同层次的管理。本子系统还可以进行物品ABC分类码的自动计算，库存物品订货数量的自动计算，各种超常规状态的报警等。系统支持多种计量单位的自动转换，并与采购、销售、生产、财务等系统有良好的接口，可以从
19、这些系统中获取或向这些系统输送数据，保持了数据的一致性。库存管理是企业管理的基础，该系统既可以独立地运行，也可以与其它系统联合使用，组成完整的企业管理信息系统。本系统将是企业经营管理者强有力的工具，同时为企业带来良好的效益。5、 销售管理销售的管理是企业对其销售产品、销售地区、销售客户等各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析。具体地销售管理就是对于客户信息的管理和服务、对于销售订单的管理、对于销售的统计与分析。中庸GMS2000 e-ERPV6.0销售管理系统能帮助企业的销售人员完成客户档案、客户要货、销售报价、销售订单、客户定金和客户信用管理、提货单及
20、销售提货处理、销售发票及红冲发票处理、客户退货及货款拒付处理等一系列销售管理事务。销售管理子系统是以订单（合同）为核心来管理整个销售业务。它是一个多环节、连续步骤的系统，通过它可以及时了解到销售过程中每个环节的准确情况和数据信息。同时，通过减少订单准备时间，降低出错率及迅速解答客户查询来提高企业的服务水平。销售管理系统作为企业运作中的一个重要部分，与中庸GMS 2000 e-ERP的库存、应收帐、财务、等系统有着紧密的联系，一起共同组成完整的企业管理信息系统。 6、 应收管理是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款帐。它包括客户管理、付款管理、帐龄分析等内容。它通常和客户订单、发票处理业
21、务相联系。中庸GMS2000 e-ERPV6.0应收管理系统用于企业收集和处理应收款、客户信息、帐龄分析等信息，并反映总体应收帐的现金流量。能帮助企业管理好应收款项，及时收回欠款，并有效地控制资金的使用，从而使企业获得最好的经济效益。企业对现金的控制管理能力，对企业的获利和发展来说是非常重要的。中庸GMS2000 e-ERP应收管理模块收集并报告各种与应收帐有关的信息，具有减少坏帐，标定有问题不能及时收款的用户，并提供现金流的所有状态获取功能。自动接收由各种途径产生的应收帐、提供多种方式处理现金，以实时联机的方式更新客户帐户，是连接销售、库存、财务系统的桥梁。 7、 应付管理是指企业应付的采购
22、货款，它包括了供应商管理、支票管理、帐龄分析等。它通常和采购、库存业务相联系。中庸GMS2000 e-ERPV6.0应付管理系统用于控制和处理企业经营过程中的各种应付帐款，有效地计划和控制企业资金的使用。在实际的经营活动中，企业与其它单位和个人发生的应付帐款往往是比较频繁的，付款工作量大，计划性强。因此应付帐款的管理是一项相当繁杂的工作。应付管理系统可以帮助企业管理好应付款项，从而使企业维护较好的企业形象。它提供多种业务的应付、预付、冲帐、及异常应付款的管理，帐龄分析、暂停付款控制等功能，并可查询付款情况、暂停付款情况、帐务处理情况等。应付管理系统与采购、库存、财务等子系统完全集成的。 8、
23、发票管理中庸GMS2000 e-ERPV6.0发票管理系统可以根据销项和进项发票的不同，分别与不同的销项和进项对应，同时自动生成财务凭证。发票管理子系统与应收、应付管理系统、财务管理系统、采购、销售、库存系统紧密集成，形成数据共享。9、 财务管理中庸GMS2000 e-ERP财务管理系统对企业资金进行全面管理，实现对企业生产经营活动的综合管理，提高工作效率，保证数据的一致性、准确性。它可以通过对会计科目的异常控制，防止业务部门的费用超出预算；同时支持数量核算、往来核算、部门核算、项目核算、利润中心核算。财务管理系统完全符合国家财税部门颁布的财务和税务制度标准，是一个综合性的、灵活的、既可与其他
24、系统模块集成又可单独运行的系统。结合我国企业财务管理的习惯和特点，并吸取国外财务管理先进的思想方法设计而成的。 它提供了包括建帐、日常凭证处理、记帐、查询、帐薄列印以及帐务管理在内的全程处理功能。财务系统具有功能丰富，灵活性，通用性强，操作简便，严密可靠的特点，它是财务管理的一个核心部分，为企业的库存，采购，销售，生产等提供指导，为企业领导的决策提供及时、准确的财务信息。10、 人力资源管理在企业间的商业竞争越来越激烈的今天,如何吸引优秀人才、合理安排人力资源、降低人员成本、提高企业竞争力,已经是企业管理者考虑的首要问题。中庸GMS2000 e-ERP人力资源系统能帮助企业及时掌握人力资源及岗
25、位需求信息，合理利用人力资源，有效的提高人力资源管理效率。人力资源管理系统主要用来管理企业人事档案信息、岗位信息、人力资源需求情况、员工培训档案、员工奖惩及完善的工资核算功能，有助于企业人力资源部门对企业的人员和岗位进行统计和分析问题。中庸GMS2000 e-ERP人力资源管理系统适合企业实行人力资源的现代化管理。人力资源系统信息可与其他系统共享。11、 总经理决策总经理是企业经营的决策者，而企业经营的决策信息就来自于上述反映企业经营状况的各个管理系统，由于上述各个管理系统是相互集成，并实时传递和共享，所以总经理就可以每天只需化半小时，对企业经营状况的实时情况进行了解，并帮助他作出相应地决策。
26、中庸GMS2000 e-ERP预警决策系统是企业高层管理者的辅助决策工具，他为企业高层管理者提供丰富的辅助决策工具，一方面向企业管理人员提供全面准确的生产经营等数据，另一方面将领导的指令、决策等信息传达到企业的每个部门。从而能有效提供企业管理者决策的科学化程度与工作效率。中庸GMS2000 e-ERP决策警报系统可以根据企业管理者的要求，通过对各模块数据的提炼、分析，为决策者提供及时、准确、清晰的数据，帮助决策者对未来经营方向和目标进行分析和论证，从而对生产进行活动及方向作出准确的决策。决策系统主要通过一系列图形化、文字化的报表以及预警参值的设定，使得公司领导（总经理）及时了解公司发展的趋势以
27、及存在的有待解决的问题。便于公司领导（总经理）在具体查看系统信息时有一个较明确的指向。预警，则在用户使用的过程中，遇到其指定的报警信息（往往指比较值超出其指定值时）给予用户其指定的颜色及声音警告。12、 数据整合系统主要是发送方根据不同的的筛选条件把数据从数据库中选取出来，然后通过E-mail、PPP、FTP等多种方式把数据传送到接受方。当用户在不同的城市设立有分公司，或一分公司有若干分销点时，就存在数据的双向传输需要。数据整合系统便满足了此需求。13、 系统维护提供系统、数据库、应用三层安全机制，最佳保护数据安全。全面支持了 RAS和 PPP，所有主要模块全部内置远程管理的底层，配合NT网络
28、平台，用户实现远程所有帐簿的查询和分析，甚至报表采集、合并。基于高标准的 C2 安全级的网络操作平台（NT），采用 DCOM 技术。报表等主要管理系统内置了点对点、EMAIL、虚拟电子邮局、磁盘和第三方工具等远程传输方式，企业可以选择最适用、经济的信息传输渠道。 14、 数据库管理系统数据库管理系统分别从数据库的物理层面及逻辑层面上进行有效地管理。在物理层面上，数据库管理系统为用户方便地在服务器硬盘上建立一切主系统得以运行所需的数据库结构定义和必要的结构化数据，同时还为用户一次性建立主系统与数据库的连接。在逻辑层面上，数据库管理系统提供了用户自定义一切数据库可变项的选择。无论是数据库名，还是备
29、份设备名，数据库管理系统为用户提供了一整套的解决方案，而用户只需按照系统的提示便可准确迅捷地完成任何操作。（四）系统数据整合拓扑图（五）具体实施1、 系统培训1 介绍客户全体员工对“系统培训应有的认识、对ERP的认识、对GMR 2000 e-ERP 的认识。2 采购销售两大流程给有关人员示范操作一次。3 介绍客户供应商、货料、会计科目代号如何编制，及其他有关代号编制方 法。4 介绍仓库总仓与分仓如何设置，及库存异动平均单价或先进先出成本单价 的设置。5 介绍应收帐款与应付帐款余额的整理方法。6 介绍货料、客户、供应商档等及其他有关的档案如何建立。7 介绍会计科目如何建档及利润中心设置等。8 做
30、各个档案建立的示范操作。9 各个单据输入示范操作。10 连接操作采购和销售两大系统流程及相关选用系统的数据整合及流程关 系。（示范操作）11 户相关人员（单一单据）操作练习。12 客户相关人员系统整合连线操作练习。13 做应收应付帐款冲帐示范操作。14 应收应付系统单一单据操作练习。15 应收应付整合连线操作练习。16 制造管理系统，资料建档（结构、产能、工序、排程定义）。17 物料清单、制造单应用介绍。18 制造成本核算及生产损耗实用介绍。19 介绍会计系统与相关系统的数据整合。20 介绍会计系统制造成本多分摊，少分摊的调整。2、 系统实施 取用户手工流程比较系统与实务作业的差异性。 规划系
31、统作业流程，使其应用结果与用户要求相符合。 参与用户电脑实施的全过程（视系统应用规模与复杂性方能确定时间的长 短）。 施过程中比较系统作业流程与实务性作业的差异，并做必要的系统作业 流程调整建议。 根据最后所确定的调整作业流程，所必须操作的基础信息做强化培训（资 料建档、单据处理、资料查询、统计分析）。 指导用户从基础数据的输入进而怎样取得经营与管理信息。 指导用户企业电脑化成功必然条件的正确认识（企业与个人的效益）。 建议用户在企业电脑化全程中，系统实施优先顺序。 建议用户若采取分阶段实施电脑化，必须考虑最后整合的注意事项。 建议用户在电脑化实施过程中如何掌握人力资源的配合。而企业领导者应
32、如何重视电脑化工程。最后方可取得成功，达到企业电脑化的投资效益。（六）硬件及网络要求：网络运行环境:（C/S体系结构） 硬件环境： 网络服务器： -CPU Pentium 以上 -内存 128M以上 - 集成的双Wide-Ultra2控制器- Ultra2热插拔硬盘托架- 无硬件级Raid- 9.1GB1可热插拔通用Ultra2 SCSI硬盘- 7200rpm(1英寸)- 1.44MB软驱- 32倍速光驱2- 10M或100M 网卡 客户机： - 主机：CPU Pentium 以上- 内存：64以上- 硬盘：10G以上- 其他： 56K （或更高）调制解调器 PC Anywhere for Windows 通讯软件 全球互联网访问软件（IE或Netscape） 操作系统： - Windows 95/98 - Windows NT4.0 - Windows2000 - Microsoft SQL Server 7.0 +OLAP（数据仓库）（七）系统流程图
