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1、 广州市白云亮艺灯光设备厂信息化项目方案书 神州数码管理系统有限公司华南区总部地址：广州市天河北路898号信源大厦31-32楼广州市天河区翰景路1号金星大厦1920楼目 录广州市白云亮艺灯光设备厂1信息化项目方案书11.前言32.亮艺灯光信息化项目简介43.整体方案规划与分期实施63.1亮艺灯光本次信息化项目实施范围64.神州数码易飞ERP功能特色95.神州数码易飞ERP技术特色186.易飞ERP模块介绍216.1基本资料及管理维护系统226.2销售管理系统266.3采购管理系统306.4库存管理系统346.5产品结构管理系统386.6物料需求计划系统426.7工单委外管理系统457.易飞ER
2、P系统软硬件环境配置497.1硬件网络建议要求497.2软件基本要求498.售后服务体系518.1服务网点与机构518.2制度化的服务体系518.3完善的售后客户支持578.4响应时间579.部分成功应用客户5810.神州数码的竞争优势5910.1强大的公司背景：5910.2成熟稳定的产品5910.3优秀的实施服务体系6010.4大量的成功客户案例6011.神州数码公司综合能力6111.1公司背景6111.2公司使命让信息化在中国普遍成功！6111.3完善的产品线6111.4产品研发6211.5咨询及服务能力6211.6服务能力6311.7成功客户6311.8客户的信任，快速的发展6311.9
3、成功因素63附：神州数码公司简介641. 前言神州数码管理系统有限公司非常荣幸能够有机会作为潜在的应用软件供应商向广州亮艺灯光发展有限公司提供企业信息化的项目建议书。经过对亮艺灯光需求的初步调研以及与亮艺灯光有关领导和项目小组成员的沟通，我们对神州数码的产品（易飞ERP、PDM、工作流/OA）和服务能够满足亮艺灯光现在和将来的管理与技术需求有着充分的信心。亮艺灯光作为一家优秀的企业，通过信息化的应用，将大大推进管理改革，我们坚信我们的合作将会在亮艺灯光的成功发展中起到重要的作用，我们同时坚信通过这种合作，亮艺灯光将会在同行业和神州数码的客户群中起到典范的作用。经过对亮艺灯光信息化需求的初步了解
4、和分析，我们相信对亮艺灯光目前的业务状况和近期发展规划目标有了一定的认识，在这个基础上，神州数码专门为亮艺灯光项目调集内部经验丰富的专业人员成立项目小组，一起制定了满足亮艺灯光需求的方法和方案。请将本建议书看做我们两家公司之间建立合作伙伴关系的建议，而不仅仅是对贵公司需求的回答；同时，也希望亮艺灯光通过本建议书对神州数码公司的能力有更多的了解。本建议书一定有许多不完善之处，我们期望能和亮艺灯光充分沟通，共同完善应用方案并合作实现方案。如果您对本建议书有任何改进意见，敬请指正。我们期待着神州数码能够与亮艺灯光建立长期的、互利的合作。我们相信神州数码的软件和服务可以通过以下几个方面协助亮艺灯光实现
5、企业管理优化的战略目标： 真正实现以生产和物流管理为核心的管理模式 管理流程的规范化、标准化、一体化； 建立以企业资源计划系统(ERP)为核心的高科技网络构架，实施一个全面的信息系统来优化、规范企业内部各个部门之间以及亮艺灯光与合作伙伴之间的业务流程，同时作到信息的有效共享； 提高整体运作效率；增强横向与纵向的信息流的畅通； 建立强有力的物流管理、生产管理、会计操作和财务管理机制，提高对整个企业的实时控制的能力； 提高亮艺灯光人员的整体素质；神州数码的建议方案是以这些主要目标为依据，真正的为您量体裁衣，通过实施，可以作出最适合您的软件系统。通过提供我们相应的产品和服务来帮助亮艺灯光实现上述目标
6、。本建议书表达了神州数码公司希望通过提供其优秀的产品和服务来长期支持亮艺灯光事业成功的愿望和能力。非常感谢亮艺灯光在企业信息化系统选型中参考神州数码管理系统有限公司的管理系统，本公司承诺将竭尽最大的努力，协助亮艺灯光此次信息化项目顺利成功。神州数码的管理系统在信息电子、家电制造、机械制造、电机制造、日用品制造、运动器材、五金制造、运输工具、化学化工、食品加工、制药化学等均有众多的客户群。而在未来与贵公司长期合作中，除了提供最佳的软、硬件设备外，更愿意将多年从事制造业信息化的经验和贵公司分享。在制作此规划建议书之前，虽然我们双方交流时间有限，但是按照制造业的信息化规律，相信能够给亮艺灯光在评估阶
7、段中客观的思考空间。2. 亮艺灯光信息化项目简介通过双方的交流，我们认为亮艺灯光具备且有必要分步实施信息化系统，主要基于如下判断：1. 企业当前运营状况良好。2. 企业在流程管理上已经在进行有益的探索，为信息化实施打下了一定的基础。3. 企业领导层对信息化有全面、清醒的认识，并持积极支持的态度。4. 企业在现有经营管理中在手段和管理方法上已经遇到许多的瓶颈和制约，迫切需要引入更为先进规范的管理方式及辅助手段。5. 各业务部门员工对引入新的系统非常积极，希望通过系统的引进提高工作效率和质量。当然，要实现信息化的成功实施，亮艺灯光还需要重点解决和注意如下几个方面的问题：1. 进一步规范和理顺企业业
8、务流程，尤其在部门协作和整体优化方面加强。2. 大力加强企业员工的相关培训，中高层干部着重进行信息化概念、实施方法的培训，基层员工着重进行计算机基础操作技能的培训。3. 选择合适的战略合作伙伴，帮助推进信息化系统在企业的实施。3. 整体方案规划与分期实施亮艺灯光的信息化系统建设，是以信息化系统为核心的全面企业信息化建设。信息化系统是支撑企业管理运营和业务运作的核心系统，是进一步建设企业外围信息化系统的基础平台。由于信息化系统本身的复杂性和企业需求多样化、阶段化的特点，使得信息化系统的实施建设工作具备了相当的难度和风险，企业必须面向全局和未来进行全盘考虑，才能在信息化的使用和拓展过程中体现最佳的
9、效果。基于前期业务调研和对亮艺灯光管理及业务需求现状的了解，结合亮艺灯光未来发展需要及信息化系统的应用特点，建议亮艺灯光采用总体规划，分步实施的方式，持续进行信息化系统的建设工作；为了保证亮艺灯光软件整体方案的积极稳妥实现，神州数码项目组制定如下分期实施策略，以供参考：3.1 亮艺灯光本次信息化项目实施范围3.1.1 业务范围基于神州数码前期沟通交流和对亮艺灯光管理及业务需求现状的了解，结合亮艺灯光未来发展需要及信息化系统的应用特点，建议亮艺灯光的信息化实施计划按“整体规划，分期实施”. 以下是目前神州数码建议亮艺灯光导入系统的模块与范围,若公司业务发展,增加的模块可以放在第二期实施：NoER
10、P功能子系统描述1基本资料及管理维护系统2销售管理系统3库存管理系统4采购管理系统5产品结构管理系统6批次需求计划系统7工单/委外管理系统3.1.2 组织范围实施方案涉及到亮艺灯光的部门有开发设计、制造部、市场部、管理部等部门。3.1.3 信息化项目的组织结合信息化供应商和客户双方的力量，咨询顾问和企业人员的共同参与，是确保项目取得成功的必要条件，也是快速解决客户所面临问题的最佳方法。实施的过程同时也是知识转移的过程，我们将通过亮艺灯光实施信息化项目完整的实施过程，帮助企业培养一支内部咨询队伍，以实现企业管理的持续改进。本项目的组织机构如下：项目的组织机构.项目的组织机构项目指导委员会项目指导
11、委员会项目指导委员会目方向。.汉普方项目总监参与，,参与公司高层领导及双方项目经理参与，负责监控项目进展和指导项目方向。项目总监项目质量专家顾问组项目质量专家顾问组项目总监项目质量专家顾问组双方本项目的高层负责人,主要负责协调双方资源及项目中重大问题的解决由双方的相关专家共同组成，其一完成项目组的工作任务；对最终成果进行评审；其二是对项目指导委员会提供支持,总裁担任,双方本项目的高层负责人产品技术等与本项目相关的ERP人力资源/物料/财务/由汉普销售项目管理组项目经理及项目中重大问题的解决,协调;双方项目经理各一名神州数码实施团队亮艺灯光项目组提供系统培训及上线实施辅导等准备系统数据整理、流程
12、讨论等3.1.4 时间计划亮艺灯光导入系统的整体实施时间约36个月。易飞ERP实施计划：4. 神州数码易飞ERP功能特色由于信息科技的发展，加上全球经营竞争的外在环境，传统以经验法则建构的企业管理法则不再管用，相反的许多建构在信息科技基础上的企业经营管理知识及理论如雨后春笋般的不断应运而生，ERP就是近年来最为甚嚣尘上，也最为企业广为接受的一套管理方法，ERP的运用和导入方法也在许多报章杂志及专业书籍上广为讨论。众所皆知，ERP是来帮助企业流程再造、强化竞争优势的。而企业所处的环境，在市场经济体制下是：l 动态、多变的l 被要求快速响应旳l 跨国的、多点的经营需求也正因为企业所处的环境是如此，
13、ERP有几个必要的需求，而这几个必要需求也延伸到ERP系统相对的信息技术的需求，如下表： .弹性化的系统及决策支持能力 软件组件化.主动监控，流程环扣的机制流程自动化(Work Flow).支持分布式组织管理多层式架构(N Tiers).配合企业流程再造软件组件化流程自动化.需支持跨国公司整合网际网络 (Internet)其中以软件组件化及易飞ERP的技术，最能发挥企业因应多变环境、弹性、快速响应的需求，以业务接单为例：企业在初创期，为降低风险，制造策略采取接单式生产。在接单后，对信用的查核，也采取保守策略，除了一般的证信外，对应收账款，已收款未兑现的应收期票或已下订未出货在订单时也给予管制，
14、接着执行产能检查及安排交期，依据订单金额大小，及交期的紧急程度转入MRP系统做物料需求计划。但该公司在累积了一段时间后，累积了经营know-how及产品知名度，经营的策略产生了变化，由原来的OEM接单生产的代工形态，转向自行设计的存货生产型态，并推出自有品牌，相对的业务接单的流程也产生了改变。首先，该公司希望快速扩充业绩，并加速订单的处理，因此在信用查核上放宽限制，去除了应收期票及已订未出货的订单管制项目，但是对已出货的客户，强化应收账款的管理催收。其次，产能的机能也改为存货检查的机制。这一连串流程的变更，一般的ERP系统仍需要依赖人对流程变更有充分的理解，并经由不断的教育训练及内部沟通，才能
15、将组织所设定的新流程逐一依序执行完成。一旦组织的调整或人员的更替，所有的执行成本，包括教育训练、内部沟通等有形无形的成本均需要重新来过，而且效果逐次低落，最后完全偏离。更严重的是，外在环境不会一成不变，所有原先设定的流程，在企业面临经营环境改变或策略的更迭时，ERP系统无法适时的调整衔接，需要大量的程序重新改写，轻者旷日废时，重者无法满足管理的需求，企业的竞争力不升反降，让企业陷入经营的危机。易飞ERP及组件技术与ERP的结合，就正好能满足上述企业所常面临的状况，让ERP系统化被动为主动，通过人机接口紧密结合，不只是减少冗长的人员沟通，人们更可以透过系统交谈、在线监控，将每一流程的相关作业自动
16、串连，更可以透过组件化“动态企业流程”的过程控制技术，因应多变的内外在环境，真正做到一日成功，永续成功的企业资产。4.1.1 财务管理在多变且复杂的商业环境中，若想创造竞争优势以成为最后的赢家，必须在组织运作中解决下列问题： l 如何处理跨公司组织的信息 l 如何降低运营成本 l 如何在组织内快速且容易的提供有效信息，以便能迅速做出更准确的决策 因此拥有一套完整且能够提供企业内部合理运作及容易获取资料的整合性财务管理系统，是每个企业非常渴望的。4.1.1.1 财务分析财务分析资料不仅提供给各级决策者使用，而且提供多维分析，可更深入、更详细的依其所需来查阅信息，以图表形式呈现，无需依赖信息中心人
17、员的协助，让使用者更容易阅读，超越传统报表所提供的效果。 4.1.1.2 自动形成凭证分录通过自动分录系统，可以灵活的依照企业所需汇总或明细的方式，由系统自动将有关研发、生产、分销等所发生的各项单据、凭证，自动形成会计凭证分录，提升人员的操作质量，并确保资料的一致性。 4.1.1.3 利润中心管理“易飞ERP”会计总账系统具有高度的灵活性，能够适应企业组织运作变动的需要。对采用利润中心经营模式的事业部，其费用分摊方式可自行设定，无论设定的组织架构如何，均可轻易获得单一事业部的财务信息，也可合并不同事业部的财务报表。 4.1.1.4 资金管理资金管理系统整合了订单管理系统、应收账款管理系统、采购
18、管理系统、应付帐款管理系统及票据管理系统，并提供多币种银行资金管理的解决方案。 4.1.1.5 票据管理保证票据作业过程的信息完整性，以利于事后的追查，并提供银行融资管理功能，以利于资金调度管理。 4.1.1.6 收款与付款管理提供多币种的应收账款管理及应付帐款管理，以解决不同币种的帐务管理，有效达成收款与付款的自动化。 4.1.1.7 预算管理提供实际与预算的差异比较及分析，企业在编制预算时可模拟预计的损益情况。 电子申报 提供营业税申报处理，以减少纸上作业与无谓的资料输入，提高工作效率。 4.1.1.8 资产管理固定资产管理系统能精确地维护资产与设备、提供多种折旧方法令系统每月自动计提折旧
19、，并自动转至会计总帐管理系统；对于资产保险及抵押的作业处理，亦提供完整的管理信息。4.1.2 制造管理导入“易飞ERP”可以协助制造商缩短制造周期、提高产能利用率、降低制造成本，快速建立有效的生产模式。4.1.2.1 复合式的制造方式“易飞ERP”生产管理系统可以同时处理离散式、重复式、连续式及订单式等不同的制造方式，以满足不同生命周期或不同制造特性的多种产品线。 4.1.2.2 多功能的产品设计管理本系统所提供的文件及“流程管理功能”，令企业内、外部在产品研发过程中顺畅且有效的进行沟通协调作业，缩短新产品上市时间及减少错误发生率。“易飞ERP”的“产品设计管理功能”兼顾产品用料、工艺及图纸等
20、信息的整合，并可结合成本管理功能解决新产品模拟问题，“设计变化管理功能”能解决设计变更对生产及库存造成的影响。 4.1.2.3 高绩效的采购管理除了能有效处理请购作业、物料价格、供应商选择及交货验收等基本资料控制外，更可以主动地简化交易程序、减少文书作业，提供采购作业所需要的电子化联系架构，缩短企业与供应商联络采购订单及货物运输的时间，并运用EDI Gateway接收预先送货通知及相关的付款通知。 4.1.2.4 自动化的生产管理本系统可以处理重复性大量生产、安排单一的组装工作、直接下达最终组装要求、自动由物料需求而生成生产与采购计划，或依照客户的订单、工单来追踪生产进度；对于目前存货与采购进
21、度也能充分掌握，达到完全掌握生产状况，提升生产管理人员的应变能力。 4.1.2.5 自发性的计划与模拟“易飞ERP”产生销售预测、主生产计划、产能负荷分析、发放生产计划、补货需求采购单，提供广泛的计划性模拟功能，执行适时而有效的多厂生产计划、模拟工单的发放程序，并使的能够以有限的产能、最低的库存水准来满足客户订单，利用电子化作业直接通知供应商与工厂。 4.1.2.6 精确性高的成本分析系统的成本分析功能，可以事无巨细的搜集生产过程中投入的各种人力、材料、加工等资源，并按企业实际需要，选择资源的计价或分摊方式，精确地计算出每一零件、半成品及产成品的成本结构，与财务会计紧密结合。此成本计算与分析模
22、式可让管理者具备良好的洞察力去审视整个企业中的每一个活动，让每一个活动都控制在既定的目标成本内。4.1.3 分销管理“易飞 ERP”销售管理与集成的相关系统具备完整的解决方案与灵活的功能，可提升企业从客户的接单、存货、采购、生产、发货一连串的业务流程中信息流转速度和管理效率。4.1.3.1 移动销售业务可以通过笔记本电脑上网，直接查询产品规格、图片及技术图纸、成本信息、价格信息当前的存货状况、客户历史交易情况、客户信用证况等信息，进而作出报价单或输入已成交的订单，以充分掌握商机。 4.1.3.2 智能型补货计划通过库存系统、物料需求计划系统、批次需求计划系统，可查询出历史销售记录、目前存货状况
23、与其它未结订单，可以精确地拟订出制造与采购计划，进而自动发出制造与采购通知。 4.1.3.3 掌握时效的市场分析从销售分析系统中实时的取得交易资料并通过各种不同角度层层追溯，找出销售瓶颈或发掘市场隐藏的商机，便于拟订未来的销售策略、提供业务的决策支持。 4.1.3.4 信息互通的策略伙伴“易飞 ERP”的订单系统与EC、EDI应用系统充分集成，可提高企业与商业伙伴间的业务沟通效率，增加业务信息的正确性与实时性，进而提升整个企业的竞争能力。 4.1.3.5 迅速准确的订单管理针对不同的客户设定交易条件、信用额度、运送地点，并可根据不同的销售数量设定销售价格，在接单后，可通过生产管理系统了解客户订
24、单目前的生产进度，并对出货进行追踪，有效满足客户对订单交货期的需求。配合电子窗口功能，可简化内部接单流程，提高接单的运作效率，迅速反映接单状况，避免因单操作失误而丧失商机。 4.1.3.6 完全掌控的存货管理 库存管理系统可管理多工厂、多仓库的存货数量与存货成本，充分掌握任何物料的现在、过去及未来库存情况，严谨而有效率的存货盘点可保障库存的正确性，批号追踪与有效期的管理可适用特殊的材料及产品。针对高层管理人员更提供库存ABC，周转率及呆滞等库存分析报表，以评价存货管理的绩效。 4.1.3.7 及时的数据传输数据传输系统可及时准确地将各地交易信息通过互联网传送到总公司，因此可随时充分掌握每个分部
25、的经营绩效，提高企业内跨区域的沟通效率。4.1.4 质量管理从原材料到半成品、产成品的间，本系统让企业都遵循一定的质量模式去运作，以提高生产制造效率、提升竞争力，并通过由质量记录图表分析来解决质量管理中所面临的各种问题。4.1.4.1 弹性的质量管理制度设定系统将复杂的质量管理理论、数据整理、公式计算和图表绘制转化为简单的鼠标点击和数字输出。让质量管理人员能轻易的完成工作任务，并实时的根据实际需求，利用本系统灵活的质量管理制度，设定并做出弹性调整。 4.1.4.2 成品检验管理(FQC)在产成品入库前，可根据事先设定的抽样计划进行检验，依客户的观点仿真客户可接受的情形来做缺点分类，达到消费者需
26、要的质量管理控制。 4.1.4.3 进料检验管理(IQC)根据企业实际需求，本系统可拟定最经济、最有效率的进料抽样检验计划。在进料检验时，自动提供各物料的检验方式、检验水准、抽样数量、允收水准及其应检验项目等相关资料，减少质量管理人员查表填单的工作，并根据MIL-STD-105E表或自订方式判定进料为允收或拒收，针对逐一检验项目并记录缺点数及不合格原因。供货商评价功能除了可提升进货质量外，也可通过此系统和供货商产生互动，提升供应商的产品质量水准。 4.1.4.4 生产制造检验管理(IPQC)协助企业在此生产制造过程中搜集的资料加以统计分析，从分析中找出生产制造的异常，进而及时采取改善行动，以恢
27、复正常的生产制造，降低不合格率，达到以最合理的质量成本，生产出最佳质量产品的目标。 4.1.4.5 丰富多样的图表管理本系统提供各种管理控制图与数据统计表，包括：柏拉图、p管理控制图(不合格率图)、np管理控制图(不合格数图)、c管理控制图(缺点数图)、u管理控制图(单位缺点数图)、检验单、待验明细表、检验统计表、不合格原因分析表。4.1.5 内控内审循环l “八大循环”是确保企业制定的操作流程及规定被执行，“八大循环”也是企业运营上的主要核心操作流程，所有企业都应该加以重视。但内控内审制度推动过程是相当艰巨的，所涵盖的范围相当广泛，单据凭证完全人工操作是无法胜任的，所以如何借助当今的信息技术
28、是一个关键的话题，信息系统更扮演着重要的角色。 l 易飞 ERP企业资源规划系统采用了最新的信息科技技术，针对“内控内审”需求的功能设计，可以协助企业根据企业本身的资金流、物流、信息流、文件流及知识流来设置每一操作流程的适当控制点（Control Point ），来对企业的营运进行的控制与审核操作。 除了结合八大循环过程中操作的控制的外，易飞 ERP系统也提供详细而周密的控制审核报表，再通过工作流程引擎及在线自动监控的技术，而不只在流程的控制点上充分实施，更可以在事前就对流程中某一环节的操作结果进行确定。5. 神州数码易飞ERP技术特色一般ERP与有易飞ERP有什么差别呢？因为易飞 ERP工作
29、流程的技术与功能，大部份是属于大型软件才有此部份，例如：BAAN产品中有提供企业动态模块（Dynamic Enterprise Model）能动态的调整企业流程，Oracle workflow及SAP Business Framework 都有提供工作流程的引擎，以应对多变的企业外在环境与流程变异。所以善用工作流程的能力，能大幅提升企业的管理精确度与上线成功率! 5.1.1 工作流程引擎 公司内每个人的职务角色、工作内容与规范大多是靠制度去提醒，如果人员要利用信息的力量，首先要花许多的时间去学习软件，了解其功能与设定，并自己去强迫记忆工作项目内容。工作流程的好处就是，把每个人的工作都能主动带出
30、，而工作内容可以有作业重点提示，也能够将作业流程配合电子签核，更能把流程过程的各非结构性数据记录下来，日后可供文管中心调阅，并建立起企业的知识库。5.1.2 电子表单 除了ERP系统外的行政管理流程、ISO 14000文档管理、会议追踪、客服管理，都能够在网络内部完成各项签核与追踪，真正达到与Intranet的集成，并随时掌握事件在谁身上待签，或签核意见，并对人力资源分配做统计分析。5.1.3 供应链（SCM）的集成 对于企业上下游的信息集成，可透过EDI电子数据交换做联结，并对所需要的作业控制点以MAIL作催控，也可透过WEB做信息查询。5.1.4 多公司、多厂、多库数据集成 对于多营业点、
31、多厂、多仓库的信息集成可依企业的需求处理。5.1.5 在线讯息传递(Pager Massage) 在任何ERP作业内可完全集成异构信息，如Word.Excel、Txt、Html、AutoCAD等，并作在线讯息传递。5.1.6 在线状态监控(State Monitor) 传统使用系统软件的模式，不外乎各操作人员把每日交易做数据输入，然后对所需要的信息以报表呈现，这样的被动方式是有遗漏风险的。举例来说，如果公司的银行资金低于某数字，可能财务人员要去做资金调度，但如果此事件忘记去查询报表，难免就有所疏漏。而在线监控可以化被动为主动，一旦数据低于某设定数值，可以由计算机系统主动发讯息给相关人员，发挥主
32、动提醒的功能。5.1.7 报表格式随手调 对于系统报表可以转Word、Excel、Txt、Html，做drill-down分析，也可对格式进行修正后储存为个人数据格式，日后不必再次调整，直接以个人设定格式产生。5.1.8 预约作业，完成后主动通知报表数据可预约时间产生，并于完成时通知。如此可以避免等待，大大提高工作效率。5.1.9 N-Tire Solution、Component Based真正三层式架构、软件组件化，将大量数据库I/O动作集中于AppServer，有效降低WAN的数据传输量，适应分布式应用系统架构，使软件复用梦想实现。三层架构使系统兼容C/S、B/S结构，实现客户端表现方式
33、的灵活实现。组件化的设计，使系统功能具有强大的可扩展性，充分、灵活地适应企业经营型态与环境的变化。5.1.10 Web Model for e-Business让适合在web上查询输入的操作真正做到瘦客户机（thin client）。5.1.11 知识库的建设企业交易往来过程中的各种档案格式数据，都能够被收集记录。6. 易飞ERP模块介绍易飞ERP系统的总体模块划分如下图所示：易飞ERP是一个灵活性非常强的系统，当业务发生变化时，系统可以通过参数的配置适应业务的变化，主要特色是：1、 内建式作业流程，解决使用者流程与系统对映的负担2、 主动式通告接口，解决使用者何时处理何事何物的困扰3、 自动
34、化系统监控，加强使用者对例外的响应速度4、 电子化操作手册，结合使用系统， 随用随查5、 组件化系统功能，结合流程定义形成弹性组装系统6、 将交易过程的非结构化信息，运用文管组件集中控管7、 提供知识文件搜寻机制，方便知识的分享与再用8、 分布式系统架构，解决远程信息交换与分享问题9、 整合Web讯息，内外讯息随手即得6.1 基本资料及管理维护系统6.1.1 系统目的u 系统管理在整合作业管理系统中，系统管理对有关于数据资料维护与保密性的问题，例如数据文件的初始设定、备份与重整，及对于数据的正确性与完整性是非常重要的。关于数据的保密性，本系统拥有完整且严谨的防护措施，以保障正常用户的数据不被删
35、除或篡改，如对进入系统的密码检查、使用任何执行程序的权力检核、对于其它数据拥有者的权限设定等，这些控制在多用户的环境中是非常重要的，有了这些安全的控管与检核，组织内各部门间才能达到分工分权、充分配合且互相信赖，整个系统的效益才可有效地提升。另外此系统也提供系统清单、程序清单、档案结构、用户管理等基础数据的建立与查询，使管理维护者更了解整个系统的结构与可用的作业。u 基本资料在一套集成的制造业管理系统中，通常以组织功能或作业流程来区分产品中各个模块，但是对于各组织流程中，共享性的数据维护程序却只收录于特定的系统中，或重复收录于不同系统，给用户造成使用不便或重复管理的困扰，所以特别将此套集成系统中
36、公用的基本数据统一管理，并可在各系统中同时呈现。另外公用的参数与数据也集中于此系统，对于实施一集成系统更加的便利。6.1.2 子系统架构图6.1.3 系统特色u 系统管理 提供此集成系统所有子系统资料、程序资料、档案结构资料的建立与维护作业。 提供用户资料建立与密码维护作业，进入系统时检核用户代号与密码，进入后用户可修改自己的密码，以防止其它用户的冒用。 用户所属的群组资料可建立与修改，并可对其群组作阶层式的设定。 执行任何一种作业时检核该用户对于该作业的执行、输入、查询、修改、删除、确认（取消）、打印等权限。对于其它资料拥有者可以设定该资料的查询、修改、删除、确认（取消）等权限。 提供系统内
37、交易资料的异动追踪，便于异动过程可以被明确记录下来，作为异常的管理。 提供数据文件重新索引，以排除因其它因素造成索引档案的不正确性。u 基本资料 提供共享参数设定作业，将各系统中共享的参数集中，便于管理，例如：日期格式、本国币别、税率等，另外，进销存与财务的参数放置也在本系统中。 提供厂别资料建立，并连同输入各工厂或分公司的地址、电话与传真等资料。另外，可让各种异动单据上注明厂别，如采购单上注明交货厂别，接单后预计出货的厂别等，以利于运行MRP时可挑选不同工厂计算材料需求。但在成本计算中不分厂别计算成本。另外，为管理方便一个库别只可存在于一个厂别中。 提供库别数据建立作业，以建立各库的属性，如
38、MRP时是否纳入供给量、月底成本结算时是否纳入计算、出库时是否管制库存为负数。另不同工厂的库别不可编相同的代号，以利仓库的识别与系统的运算。 提供生产线的资料建立作业，如每日标准的人工产能、效率与标准单位人工成本。机器与制费亦同样如此。 提供部门资料建立作业，可将公司内部的部门代号输入供销售分析、利润中心管理时使用。 提供币别汇率资料建立作业，可将业务上需要使用的币别、单价 金额的取位方式及每天的买进卖出汇率建入，供各系统的单据汇率使用。 提供编码原则设定作业，可将品号、客户、厂商的编码原则输入，便于建立品号、客户、厂商基本资料时的参考并提供自动编号的功能。 提供工厂与银行的行事历（日历）设定
39、，便于各系统推算时程时能扣除休假日，另提供批次产生行事历的功能，方便用户可以一次产生一年的资料。 各系统中的单据中常常需要分配人员，通过职务人员设定作业可将各系统所需要设定各类的职务人员输入，供各系统后续使用，如采购、业务、会计、生管、物管人员。 因提供多公司的架构，故可建立各个公司的基本资料，包括公司名称、电话、税务资料等，以便于报表表头或其它税务上的使用。 提供常用词组的资料建立，以提供其它各种建立作业输入备注性质字段时使用。 提供常用的地址资料输入，便于其它的建立作业输入地址字段时使用。 对于企业常往来的对象（客户、厂商），常需要加以分类，故提供交易对象分类建立作业，便于分类使用。 对于
40、全国的金融机构，常需要输入不同客户的开票银行,故提供金融机构资料建立 各种异动单据在打印凭证时，通常需要在凭证上列出签核的程序与其它注记事项，本系统提供注记与签核的资料建立，以利打印凭证与单据设定时使用。 对于定期打印或发生异常的各种统计、管理或明细报表，通常也需要列出签核与注记事项，便于报表的签核流程，本系统提供程序签核注记建立，以供报表打印时使用。 对于重要的基本数据清单，本系统提供厂别、库别、生产线等等清单，供文件建立后的核对。6.2 销售管理系统6.2.1 系统目的在以人工方式处理订单及出货作业时，当受订之商品种类及客户家数繁多时，对于相关文件的调阅查询，和异动资料的登录、更新，变得非
41、常繁琐、容易出错且延误时效，因而将导致管理者对于出货之进度难以管制，或者在作相关决策时，不能实时或根本无法获得参考资料来辅证。若以计算机来处理上述各项作业则可以利用计算机的快速处理及大量储存的能力，轻易解决各种调阅查询、统计编表的工作，不仅节省了大量的人力，而且在时效上及正确性上远超过人工操作。另外，由于一般中小型企业在客户或商品众多的情况下对于价格的管理往往也是十分棘手，通过本系统能对不同商品与客户提供价格的管理与报价的程序，减少价格错误。在整个订单作业流程上有五项重要课题，分别是：l 订单作业l 跟催作业l 出货作业l 客户管理l 帐款作业其中“帐款作业”由“应收帐款管理系统”提供，其它作
42、业内容分述如后。(1) 订单作业当客户下单时，需判断客户之信用余额是否有超过额度，库存数量是否足够，价格是否可被接受，此项作业的进行，必须对于各项产品建有完整的客户价格方面之档案与历史交易价格记录。(2) 跟催作业当订单审核后，紧接着便是必须进行例行的跟催动作，以确保产品可以如期出货。在跟催作业上，往往必须依赖从各种角度来查阅报表，比如，就客户别或就产品别或就交期别来查看预计出货之状况。(3) 出货作业当出货给客户时，业务出货人员必须核对原订单之品号、数量、交期是否相符。然后制作出货凭证，转给仓管人员，以便于仓管人员备货出货给客户，在出货后，往往必须依赖从各种角度来查阅报表,比如就客户别或产品
43、别来查看出货之明细或统计分析之状况(4) 客户管理对于所有往来之客户，除了必须建文件保存其基本资料外，还必须随时记录与其例行之交易，以作为日后是否继续接单或作为议价之参考。本“订单管理系统”之系统目的即在为制造业买卖业者解决上述四大课题。能让一般中小型企业的人员在不必具备计算机专业知识，不必大幅度更改现行的作业程序，仅由阅读本系统的使用手册，即可将“订单管理系统”之作业导入信息化，以达到提高效率，节省人力之目标。而在设计上则系以下列三点为原则：1. 系统功能必须提供实时而完整的报表资料。2. 作业程序必须与一般人工操作一致。3. 操作方法必须简捷、易学。6.2.2 子系统架构图6.2.3 系统
44、特色 当输入客户基本资料作业时，提供“客户地址”之简易输入方式，可降低用户对中文输入缓慢之困扰，且提供出货、结帐、收款、票期之参数设定，以利于资金预估之查询，同时亦提供客户帐款科目及银行科目，以利于日后由计算机自动开立传票（集成）。 提供客户资料卡与地址名条之打印，前者可以装订成册以随时备查，后者则可以作为函件上之地址名条。 提供“客户商品计价管理”，系统将记载客户各批量之标准订单单价，对于单价之变更同时提供单据建文件，记录存查历史变更之过程（新旧单价）。 每一种异动作业之资料单据可视用户需要而自行设立不同之单别与性质，以满足不同公司之个别状况或同一公司之制度变迁。 对于单据之定义，提供多种参
45、数设定，如单据编号方式、直接打印否、直接确认否、直接结帐否、签核设定修改否等等，可针对公司不同时期之状况，订定公司不同之制度。 提供“报价管理”功能，输入报价单、打印报价单，同时可依客户报价单进行报价管理，客户确认之报价单亦同时选择是否要更新为按客户类别之标准商品计价，并提供多种报价单输出方式（例如：传真/E-MAIL/书面）。 提供销售预测资料之建立功能，以作为编制生产计划之依据。 提供销售目标资料之建立功能，以作为销售实绩与销售目标之管理分析。 提供多仓库、多点销售之作业方式，故对于一般专柜式或多营业所之销售型态皆能完全适用。 各种异动作业之资料输入画面皆采多栏式，与一般人工表单格式相符，
46、故容易 学习与阅读。 允许国内及国外及样品订单作业。 一张订单上允许订购多种产品、多个交期，亦允许分批出货；对未出货完毕之订单亦允许指定结案。 对于订单尚未出货之各产品可以各种方式查阅或打印，以供业务人员预先催促，掌握交期，避免延误。 提供“订单变更管理”，透过“订单变更建立作业”可记录并保留订单变更前后的相关信息，并可将变更凭证及明细打印成表。 对于每一种产品皆可记录其各客户之交易记录与交易条件，以供接单时之参考。另外亦记录每一种产品之客户品号，故在出货单上可以打印对方之产品品号。 配合组装零件之接单、出货，允许输入订单及出货单时可由成品直接展BOM之单阶或尾阶订单或出货资料。 订单或出货单资料在输入时，可在线检阅客户之信用额度资料及商品之库存是否足够，针对不足者，计算机可由用户自行设定参数，不足是否允许出货。 记录客户对于每一种商品之核价方式。在订单或出货单输入时可以自动核对售价。另外，对客户所购买商品之历史价格及标准价格皆可保存记录，可以随时查阅，且
