协同OA办公管理系统介绍文档.docx

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1、协同OA无纸化办公协同OA模块功能介绍郝泽辉13891869387目 录目 录1第一章 我的办公桌21.1电子邮件31.1.1内部邮件31.1.2 Internet邮件81.2 短信息91.3 公告通知121.4 新闻141.5 投票141.6 个人考勤151.7 日程安排181.8 工作日志191.9 通讯簿211.10 个人文件柜221.11 控制面板25第二章 工作流302.1 新建工作302.2 待办工作332.3 工作查询342.4 工作监控35第三章 公共事务363.1 公告通知管理363.2 新闻管理393.3 投票管理403.4日程安排查询423.5 工作日志查询423.6工作

2、计划433.6.1 工作计划查询433.6.2 工作计划管理443.6.3 工作计划类型设置453.7 公共通讯薄463.8 组织机构信息46第四章 信息交流474.1 讨论区474.2 网络会议484.3 聊天室494.4 公共文件柜494.5 网络硬盘514.6 图片浏览52第一章 我的办公桌“我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目的列在主操作区上，方便用户操作。用户登录后，主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容。具体操作说明详见相应的模块说明，如下图： 桌面可以进行个性化定制，管理员可于“系统管理/界面设置/桌面模块设置”中设置用户必须显示或者可选显示的模块，每个用户可在桌面右上

3、角的“控 制面板”中选择自己需要的模块显示。 1.1电子邮件 1.1.1内部邮件 内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、已删除邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。如果有未读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表。 写邮件界面如图所示： a. 添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色或者自定义组选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭”按钮退出该窗口。个人自定义组的设置和使用请查看“控制面板自定义用户组”，公共自定义组定义请见“系统管理/部门管理/公共自定义组”。 b. 邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的 offi

4、ce文档附件。 c. 可以通过内部邮件对Internet发送邮件，在“外部收件人”中填入外网 的邮箱（如果多个可以用逗号隔开），并在Internet邮箱中选择在Internet邮件中已经配置好的邮箱。 d. 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”，若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人”。 e. 选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。 f. 如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱”，在想发送该邮件时可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、

5、编辑）。g. 如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。 h. 邮件箱管理允许用户自定义邮箱。 i. 发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间，空间使用率大为提高。 j. 收件箱中可将邮件导出。发送完毕，可以查看已发送邮件箱，如图： 邮件的状态，包括对方未阅读“ ”、对方已阅读“ ”和对方已删除“ ”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。 所有的邮件都可以导出为“.eml”和Excel格式备份，可节省服务器上空间，而且可以同

6、时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。 收件箱中如下图： 收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来），状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件附件可直接实现转存，如图所示： vine_yy1206邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、 内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示： a. 选择邮箱（如收件箱），输入邮件主题包含文字（如：输入“a”）或者按照日期、发件

7、人等条件； b. 点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含“a”的邮件； 注：内部邮件有智能存储优化功能，发送的邮件和对方接收的邮件只占用1份磁盘空间；另外，在群发有附件的邮件时，所占的服务器空间并不会加倍，只会占用一个附件的磁盘空间。邮件可由指定人员监控，具体设置在“系统管理系统资源管理系统资源监控”。 1.1.2 Internet邮件 进入Internet邮件后先配置邮箱，即输入邮箱的pop3和smtp地址，以及选 择账户格式，请参考所租用邮箱的相关说明，或参考Outlook的设置。 当用户填写电子邮件地址时，下面的接收服务器和发送服务器会自动填写。用户登录格式分为“仅用户名”和“用户名主

8、机名”两种，用户根据邮箱提供商自行选择。 配置好以后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。 1.2 短信息 “短信息”位于主菜单“我的办公桌”下，也分为内部短消息和手机短信。 进入短信息模块，首先看到“未提醒短信”，罗列着用户未接收的短信息。发送内部短信的界面如下，在“收件人”中选择添加系统的用户名，在“短信内容”中输入将要发送的短消息内容，如果需要重新填写短信，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新短信的状态。如下图所示：收信人很快可以收到短信，其屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信， 如下图，收件人如果已看过该短信，点击“我知道了”则不再提醒，点击“删除短信

9、”则该短信不再保存，点击“回复短信”则可直接回复。 如果收到的内部短信并非“个人短信”，而是来自某些模块的提醒短信，点击短信息中“链接”直接进入已接收短信的界面，查看详细内容。 注：短信刷新时间在“OA安装目录webrootinc”文件夹中的“oa_config.php”中可以修改。该文件可以修改包括短信刷新时间、在线刷新时间和附件以及数据库路径配置等。需要注意的是，缩短短信刷新时间虽然能使短信的接收时间缩短，但也会增加系统的负担，请慎重均衡考虑。在左侧导航栏中，有“短信”，点击可查看当前已收和已发的最近5条短信，可批量删除当前页面的短信内容。 在点击进入“已收”后，所有未接收的短信都会被设置

10、为不再提醒。在“已接收短信”中，可以看到如下界面： 在“已发送短信”中，会显示出已经发送的短信息的状态等，如果删除对方未阅读的信息，那么对方将接收不到这个消息。 在“已发送短信”中，具备快捷操作，如可以批量删除已提醒的或者其他类型的短信息，将此短消息发送为手机短信。可以使用短信查询功能，查看历史短信。 2、手机短信： OA短信服务器的安装和使用： 安装MYOASMS.exe，进入以下界面，密码为空。进入后设置SIM卡管理和选项设置。 手机短信模块为可选模块，实现由OA系统向手机发送短信的功能。首先选择收件人内部员工（也可群发），填好内容，点击发送按钮。如果需要向外部人员（或者是个人资料中未填写

11、手机号码者）发送短信，可在收件人 外部号码中填写相应号码即可发送。OA发出的手机短信，手机可直接回复（前提是该手机号码为OA内部员工），回复格式为： 系统管理员：xxxxxx 冒号前面为将要发送对象的用户名，冒号后面即为将要发送内容。非管理员不能给自己发送手机短信。 1.3 公告通知 “我的办公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通知和部门通知两种，发布公告通知的方法详见“公共事务”下的“公告通知管理”。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击转到下一页。有“公告通知管理”这个模块权限的用户，进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按

12、钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态。 对于使用“MHT”格式编排的公告通知，所见到的图片应如下所示： 对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”图片标记。对于带 附件的公告，若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为office文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。 公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。 1.4 新闻 新闻与公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻

13、，新闻具备评论功能，点击标题个人所发表的评论都可以查阅。 发表的新闻在桌面上或者点击“我的办公桌新闻”可以列出。如下图，点击“评论”即可进行新闻评论。 1.5 投票 投票在“公共事务投票管理”中发布和设置，在我的办公桌下的投票，可 以查看已经发起的投票，点击标题即可进入投票。如下图：选择其中的一项或几项，然后点击“投票”，并可以查看投票结果： 1.6 个人考勤 “个人考勤”位于“我的办公桌”下，包括5个部分： a. 今日上下班登记 上下班登记只需点击一下鼠标，如下图，具体排班设置（上下班时间设置） 考勤后出现增加已考勤字样。 b. 今日外出登记外出登记，需要填写相应申请项目，如下图。申请人填好

14、后点击“申请外 出”，“批准人”会收到一条短信息提示。“批准人”执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。登记时还可以帮指定人外出登记，仅oa管理员有此权限。 填好之后，点击“申请外出”，然后需要等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请，界面变成上图所示。如果领导不批准，界面自动刷新，需要申请人自己手动删除申请。如果领导批准，归来的时候点击“外出归来”就可以了。 c. 请假登记 “请假登记”的界面和操作与“外出登记”的界面比较类似，请假的历史一般能显示如下界面：领导批准同外出申请，假期结束后，点击“请假历史记录”，就可看到以前请假的信息。 d. 出差登记 “出差登记”的

15、界面和操作与“请假登记”基本相同， 出差登记可以修改结束日期。 e. 上下班记录查询 “上下班记录查询”的界面如下，输入自己想要查看的日期，即可显示本人 的上下班记录。 1.7 日程安排 “日程安排”位于“我的办公桌”下，日程安排可以日、月历的形式显示在界面上，双击某个日，可直接新建该时间段的日程安排。点击“新建事务”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务，如下图：如果选择私人事务，则该事务在员工日程安排查询中就查询不到。查询员工日程安排功能在“公共事务/日程安排查询”。 用户可以制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方

16、便用户的使用。 日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL并打印出来。 1.8 工作日志 “工作日志” 位于“我的办公桌”下，是一个非常实用的记事工具，日志 采用Html编辑器，具备一定的文字排版效果。a. 点击“新建”按钮可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志，个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。新建工作日志时，可自定设定共享范围：b.“最近的10篇日志”列出了最近的10篇日志，日志以列表的方式按时间排列，用户可以编辑自己的日志内容。在日志中，可以方便的看到目前该日志。 c.“日志查询”可以迅速

17、找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为Excel格式。 1.9 通讯簿 “通讯簿”位于“我的办公桌”下，如下图： “通讯簿”提供分组、按姓氏索引，导入、导出等功能。 1、 管理分组 “通讯簿”支持Outlook与Foxmail通讯簿格式，点击左边的“管理分组” 卷标，则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印 操作，方便对通讯簿的使用、管理和携带。如下图： 2、索引（按姓氏） 点击任意索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表，如下图： 3、联系人分组 可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。如下图：

18、4、查找（关键字） “查找（关键字）”，输入查询关键词，系统进行模糊查询。1.10 个人文件柜 “个人文件柜”位于“我的办公桌”下，用于存放自己的文件。用户先建立 自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word文档 全文检索、文件和文件夹移动等功能。个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，如下图示：在共享范围中，点击添加按钮就可以添加可以共享的人员名单。修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。 个人文件柜中，还可以实现全局检索的功能，点

19、击“全局搜索”按钮，可以看到如下功能：可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间，如上图所示。1.11 控制面板 “控制面板”位于“我的办公桌”下，包括个人资料、自定义用户组等9个部分。 A、个人资料“个人数据”用于填写用户的个人信息，主要是详细联系方式，其它用户可以在“组织机构设置”中的“用户信息查询”中查阅。其中设置手机短信号码的功能主要是针对“短信组件”使用，在个人资料中填写手机号码的，系统将可以直接给该用户名发送手机短信，而不用另外指定手机号码。 B、个性设置设置用户本人在讨论区显示的昵称、头像，还可以上传自定义的头像，界面主题设置、个人习惯设置等。C、个人网址 “个人网址”可以编辑

20、和添加、删除个人收藏的网址链接，按序号升序排列，在桌面上可以显示。直接点击该收藏网址即能登陆。D、修改密码经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一，并且在这个页面中可显示最近十次该用户修改密码的纪录。E、自定义桌面 用户从备选模块中选出要显示在桌面的相应模块，然后点击“保存”返回。F、我的账户 在此每个用户可以看到自己所拥有的别名和权限，包括：用户的主角色、辅助角色和管理范围。在此设定的别名，可以作为与用户名一样的登陆用名。 G、安全日志安全日志主要显示用户登录并做过的一些主要操作，并作为记录保存下来。H、自定义用户组 自定义用户组里自定义的是用户在选择人员时所罗列的人员列表的组合

21、。用户可以自定义多个组，对应经常需要交流的人员名单。点击设置用户，可以选择不同部门的不同用户组合成为一个用户组。 第二章 工作流2.1 新建工作新建工作流，可以看到用户有新建权限的所有工作流程以及相应的分类。 如上图，点击一下“新建工作”，就能看到该分类下用户能新建的工作流程名称、流程的文号以及流程步骤和步骤列表。 如果用户在工作流的步骤设计中，并没有某一个流程的第一步骤地经办权 限，则在新建工作这个模块中不显示此流程，相应的，如果用户对于某一个分类的流程都没有第一步骤地经办权限，就看不到该分类显示。如果用户在所有的流程中第一步骤都无经办权限，则此用户点击新建工作时，将提醒该用户无该模块使用权

22、限。 工作流流程新建工作时，其流程步骤的属性已经由管理员在“系统管理工作流设置”中设计完毕，流程使用人员只需按照已固定的步骤进行办理和转交。 以下为新建工作后进入流程表单中办理的页面，控件显示为灰色的，在本步骤该控件为不可写。主办人办理完毕后，点击转交下一步，进行下一步主办人和经办人员的选择，并可选择用短信或邮件提醒。 在表单的下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对Word和Excel文档进行在线编辑。在会签意见区可以保存自己的签办意见，不 论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。 如果用户目前无法办理，可以选择“委托”，即委托给该步骤的经办人员之一，该流程步骤即转为由该

23、人员主办，如下图： 可以使用内部短信息或者手机短信息提醒本流程发起人和本流程所有经办人。 流程新建后，就进入待办工作中，所有未接收或者已接收的流程都在该模块中显示。 2.2 待办工作 新建工作流后，将出现以下界面，显示为流程的名称、文号以及步骤和目前的状态。尤其在主办这个框内，如果出现“主办”字样，说明用户在当前步骤为主办人员，如果出现“会签”字样，则说明该用户目前只是经办人员，可以签办意见，却不能修改、保存表单和转交下一步骤。 待办工作中区分罗列“未接收”、“办理中”和“已办结”三种，如果流程设计时对某个步骤有时限的限制，则在超出时限后会出现红色警示。 点办理进入流程办理，主要是对表单的签办

24、和保存。如果有人选择关注该流程，在进入流程办理时，会提醒“此工作已被下列人员关注”的标示。点击主办界面中的“关注情况”，也会出现相同提示。2.3 工作查询 对于已经完成的流程，或正在进行的流程，如果用户是该流程的经办人员或者具备查询权限的人员都可以进行查询。点击工作查询首先出现以下界面： 查询时，用户可以根据工作流的状态或者文号或者时期以及公共附件的名称来查询工作流，或者按照“表单数据条件”来选择。表单数据指的是该工作流所使用表单中的各个控件的名称，该查询可以按照任意一个控件的值来查询，查询条件包括“大于”、“小于”等多种。 2.4 工作监控 工作监控模块主要是针对具有某个流程监控权限的用户，

25、如上图显示，监控人可以查看表单并将流程转交下一步和流程目前大概的办理时间与进度。监控人员的权限在工作流设计中设定。流程的监控人，具有强制转交下一步、删除当前流程、强制委托的权限。 第三章 公共事务3.1 公告通知管理 “公告通知管理”位于主菜单“公共事务”下，公告通知主要实现单位内部公共告示的作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。其操作界面如下图所示：点击标题可查看通知的详细内容。“我的办公桌”上就有“公告通知”模块，如果一个公告通知状态是“生效”，而且新建公告的时候选择了“使用短信息提醒员工”，那么发送范围内的用户都会收到这条公告通知，并且会在收到通知的同时收到一条提醒短信。新建公

26、告的时候可以选择该公告的审批人，发布后由审批人审批，审批通过则可以被客户看到，若不通过则被拒绝发布。 “新建公告通知”的界面如下图：新建公告通知的时候有多种选择，首先就是格式。目前可供选择的格式有“普通格式”和“MHT格式”两种，后者无需输入，只要在附件区上传“.mht”格式 的文件即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件。 公告通知的类型，这个类型是在“系统管理/系统代码设置”中“公告通知” 中添加的，可以由系统管理员自行定义，用户只要在此选择相应的类型即可。不同类型在发布的公告通知的标题开头处有不同提示。 公告通知的发布范围是有三种选择的，分别为：部门、角色和人员。按照三种不同的方式选

27、择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。 公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告在达到失效日期以后自动会转为失效状态。 同时，公告通知的发布可以选择是否用内部短信和手机短信发送。 公告通知的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为 office文档，则可以直接点击编辑进行修改。如果上传为“.mht”格式的附件， 在查看时可以直接显示。发布公告通知的时候要选择此公告的附件是否是可以被人下载和打印的，软件默认是可以下载。点击“修改”进入修改公告通知界面， 您可以对

28、公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是Office文档，还可以对Office文 档进行在线编辑。关于“MHT”格式的公告通知的发布，基本和上图一样。“MHT”格式的公告通知可实现图文混编，可以由各种文档或者网页保存为以“.mht”结尾的文件，并以此作为附件上传。查阅时，直接显示附件的内容。 点击“附件”后的“编辑”按钮，进入Office文档在线编辑页面，实现快捷、方便的在线编辑功能。除了Office固有的菜单功能外，我们还加入了手写签名、电子印章等功能，所有模块的附件只要是Office文档，就可以实现在线编辑。 公告通知的查询功能，能实现对公告通知的查询或删除。3.2 新闻管理新闻管理界

29、面如下图，点击标题可查看新闻的详细情况，点击“修改”可编辑新闻内容，点击“管理评论”可以进入评论管理。新建一个新闻，新建新闻可以上传附件，上传后可直接对Office附件进行在线编辑。 “新闻”具中有查阅情况和评论功能，点击“评论”按钮，可评论新闻。 3.3 投票管理 投票管理模块实现了针对某些议题进行投票的功能，点击进入，可以看到 “投票管理”和“新建投票”两个功能。 1. 新建投票。点击“新建投票”按钮，建立一个新的投票项目，选择发布范围，并可使用短信提醒，详见下图。 2. 投票管理。投票管理针对已发起的投票进行管理，包括对投票项目的增删和修改，也可查看已发起的投票情况，投票一般可设定于桌面

30、上。 新建后在管理投票中可以查看到如下界面： 新建的投票，需要设定投票的选项，点击上图中的“投票项目”来增加设计好的投票项目，增加项目后的新建投票可以正式进入投票。3.4日程安排查询 “日程安排查询”可以查看每一位员工的日程安排和任务安排，如果员工的日程安排类型是个人事务，在这里将查询不到。在这里选择日列表进入，权限比较高的角色可以给人员安排工作，双击人名之后的空白处，就可给该员工安排该时间段的日程。 日程安排查询中也能显示员工的任务，并显示该任务从何时开始，将于何时结束。 3.5 工作日志查询 “工作日志查询”中，可以查看员工的工作日志。员工的工作日志查询是按照： 在用户的管理范围内，角色权

31、限排序比较高的用户可以查看角色权限排序比较低的用户的工作日志，同级不能查看。除查询外，可以对员工的工作日志进行点评。 3.6工作计划 “工作计划”分为“工作计划查询”、“工作计划管理”和“工作计划类型设置”三部分。 3.6.1 工作计划查询 可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询。显示的都是目前正在进行中的计划，界面如下图所示： 如需要附件，也可以上传以供参阅，还可以根据计划名称、计划内容等关键字进行查询。如图所示：3.6.2 工作计划管理 模块主要为部门和单位负责人制定，拥有该模块应用权限的用户可新建和管理自己管辖范围内的工作计划。工作计划的发布范围可指定多个部门，提交

32、后发布人仍可修改工作计划内容。3.6.3 工作计划类型设置模块主要为部门和单位负责人制定，拥有该模块应用权限的用户可添加工作计划和对工作计划进行排序。如下图所示：3.7 公共通讯薄公共通讯簿的主界面同“我的办公桌”下的“通讯簿”，公共通讯簿的设置在“系统管理”下的“公共事务设置”里。3.8 组织机构信息 组织机构信息”位于主菜单“公共事务”下面，包括三个菜单项。此功能可以查看单位信息和部门信息，在部门信息中以表格形式列出本部门主管等组织结构，在用户信息查询中，可以查询到用户的档案信息及用户详细资料。这个模块是在“系统管理”中设置的，在系统管理中，可分别对单位管理、部门管理、用户管理以及角色与权

33、限的管理的信息进行设置和修改。例如单位管理如下图：第四章 信息交流4.1 讨论区 讨论区位于主菜单“信息交流”下，分为两部分内部讨论区和超级论坛。下面主要介绍一下内部讨论区，超级论坛需在技术人员指导下安装论坛程序。 内部讨论区的主题是由管理员设置的，设置方法详见“系统管理”下的“讨论区设置”。进入内部讨论区，首先显示讨论区列表： 讨论区可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。当有回复时，发帖人不能再删除帖子。管理员和版主可以看到匿名贴子的真实姓名。当用户以真实姓名发帖时将发短消息回复，匿名时不发短信息提醒。 用户可通过点击右上角的“其它讨论区”返回讨论区

34、列表。 4.2 网络会议 网络会议位于主菜单“信息交流”下，包括三个菜单项。 A. 网络会议管理。操作界面如下图所示： 网络会议是由具有“网络会议管理”权限的用户创建的，在此建立网络会议后，在下面的“网络会议”模块中进入会议。 B. 网络会议。进入网络会议，首先显示网络会议列表：网络会议可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题，进入该会议。 网络会议主要是以文字形式进行，操作方式与网上常见的聊天室是类似的。 用户可通过点击网络会议界面右下角的“离开会场”可以返回网络会议列表。 C. 互动会议。进入后，如未使用过Netmeeting，系统会自动提示进行 Netmeeting

35、的设置。使用此功能需安装相关硬件如麦克风、摄像头等。 4.3 聊天室 A. 文本聊天室。 进入聊天室，显示聊天室列表，点击聊天室即可进入该聊天室。 聊天室的界面基本与网络会议相同，操作方式与网上常见的聊天室是类似 的。用户可通过点击聊天室界面右下角的“离开聊天室”可以返回聊天室列表。 B. 语音聊天室。集成MeChat语音、视频聊天服务，只有安装了声卡和麦克 风的计算机才能正常使用此功能。 4.4 公共文件柜 “公共文件柜”位于主菜单“信息交流”下，用于管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放，也可以设置为对全体开放。 首先，在“公共文件柜设置”中定义文件夹的详细

36、权限，包括“访问权限”、 “新建权限”、“下载和打印权限”、“管理权限”和“所有者权限”，详情见“公共文件柜设置”。 具备某文件夹访问权限的用户，在公共文件柜中可以看到文件夹以及其中的文件， 如下图所示：建立文件时，需输入或粘贴文档内容，可以通过“附件”的形式将一些已经编辑好的文件加入到新建文件中，如Word文件。文件柜具有对文本和Word文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。 查看文件时，文件的创建人和修改记录皆可看到，附件如有上传的图片直接点击附件内容就能看到图片。 4.5 网络硬盘 网络硬盘是存储文件的重要功能之一，类似于文件柜，又区别于文件柜。网络硬盘的存储是将OA服务器上的某个物理存

37、在的文件夹，设置为网络硬盘，换言之，是将文件存储与服务器上特定文件夹中，并通过授权的方式在网页中进行访问和管理。 网络硬盘的设置见“系统管理/交流设置/网络硬盘设置”，使用中，用户权限也分为：“访问权限”、“新建权限”、“下载打印权限”和“管理权限”四种。访问时，文件夹内的文件以列表方式显示，但是文件夹都在左边的文件夹列表中显示。 注意：网络硬盘中所有操作直接针对服务器中真实文件夹，请慎重分配权限！4.6 图片浏览 图片浏览也是系统中实现文件共享的重要模块之一，但该模块主要实现对图片文件的管理和预览，并可设定相关的“开放范围”、“上传权限”和“管理权限”。图片浏览的设置见“系统管理-交流设置-图片管理设置”。 在打开图片浏览时，会将该文件夹下面的所有图片以缩略图的方式显示，用户可以按名称等类型进行排序调整，并可以上传和删除管理图片。 联系人：郝泽辉13891869387第53页, 共53页