协同OA系统企业版白皮书.docx

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1、协同办公系统白皮书XX协同办公系统（OA）Office Automation白皮书目 录一、 系统概述61.1 通畅的协同办公平台61.2 系统的应用价值61.2.1 面向执行力提升61.2.2 面向管理完善71.2.3 面向根本问题解决8二、 理念与架构92.1 研发理念魔方架构，智慧协同92.1.1 魔方架构92.1.2 智慧协同92.1.3 智慧协同的应用模型102.2 系统架构10三、 核心应用123.1 工作流管理专家123.2 企业即时通信系统14四、 系统应用解析164.1 短消息164.2 文件传送184.3 个人文件柜204.4 电子邮件214.5 手机短信234.6 个人考

2、勤244.7 今日外出人员244.8 通讯录254.9 日程计划264.9.1 我的工作日程264.9.2 他人工作日程274.9.3 工作日记274.9.4 工作计划274.10 新闻管理284.11 图片新闻294.12 公告管理304.13 通知管理314.14 电子期刊324.15 大事记334.16 文档中心334.16.1 知识管理344.16.2 下载中心344.16.3 规章制度354.16.4 网络硬盘354.17 审批流转工作流364.17.1 审批流转功能简介364.17.2 功能结构374.17.3 功能特色374.17.4 智慧流程的构成384.17.5 流程类型38

3、4.17.6 流程模板394.17.7 流程设置434.17.8 流程审批454.17.9 流程管理464.18 人力资源464.18.1 人事管理474.18.2 考勤管理474.19 论坛484.20 投票494.21 视频会议494.22 领导信箱504.23 会议管理514.24 车辆管理524.25 办公用品534.26 图书管理544.27 客户管理554.28 档案中心574.29 固定资产584.30 系统管理60五、 系统主要优势625.1 六大领先优势625.2 细节全面提升625.3 极佳的易用性635.3.1 容易实施635.3.2 容易使用645.3.3 容易维护65

4、5.4 工作流管理专家655.5 界面风格自定义655.6 性能大幅提升655.7 无缝集成企业即时通讯系统665.8 彻底解决大文件传送问题675.9 极为完善的权限管理675.10 文件更新的自动提醒675.11 先进的MVC体系结构675.12 完善的日志功能675.13 强大的安全设计685.14 信息到达的通知和回执685.15 访问速度快685.16 在线文档编辑，电子印章，痕迹保留685.17 可以在同一台服务器上配置多套系统685.18 良好的服务68六、 OA办公自动化系统平台的选择69七、 系统安全717.1 OA系统开发时的安全性考虑717.1.1 弱密码检测717.1.

5、2 三次密码失败自动封锁帐号717.1.3 密码输入通过软键盘方式进行。717.1.4 图形码认证717.1.5 动态密码，通过短信获得登陆密码717.1.6 密码加密717.1.7 密码加密的不可逆性727.1.8 数据加密存储。727.1.9 硬件加密锁727.1.10 数字证书727.1.11 电子印章727.1.12 详尽的访问日志727.1.13 内部IP访问限制。727.1.14 特定区域的限制737.1.15 MAC 地址访问限制737.1.16 访问时间段737.1.17 数据库的默认密码737.1.18 每项功能上有严格的权限划分737.2 网络安全737.2.1 网络防病毒

6、737.2.2 VPN虚拟专用网737.2.3 SSL安全传输协议747.3 系统安全747.3.1 权限管理体系747.3.2 数据备份容错747.3.3 日志管理757.4 安全管理体系757.4.1 管理目标757.4.2 管理框架757.4.3 安全技术规范767.4.4 人员与组织结构777.4.5 应急事件与响应777.4.6 安全培训78八、 实施与培训798.1 实施准则798.2 实施流程798.3 培训流程818.4 培训方案818.5 培训对象分类828.6 培训课程83九、 技术服务和售后服务849.1 “五心”服务精神849.2 八项服务承诺849.3 六大服务内容8

7、49.3.1 定制服务849.3.2 升级服务849.3.3 二次开发服务849.3.4 咨询服务859.3.5 跟踪服务859.3.6 更高层次的合作859.4 三级服务体系85十、 网络及硬件运行环境8610.1 网络环境8610.2 服务器环境8610.3 客户端环境87十一、 部分成功案例88一、 系统概述1.1 通畅的协同办公平台XX协同办公系统将先进的管理理念和办公方式进行了工具化，以工作流为引擎，以知识、沟通、任务、门户为载体，改变过去复杂、低效的手工办公方式，让员工可以随时、随地的通过网络来顺畅的沟通和协作，实现跨地域、跨组织、跨系统、全移动的协同办公。XX协同办公系统帮助企业

8、在管理上实现柔性与刚性的统一，在办公上实现规范与效率的统一，快速提升整个团队的执行力，帮助企业构建四大管理平台：交流（Communaction ）建立通畅的信息流通平台协调（Coordination）建立精准的管控决策平台合作（Collaboration ）建立高效的流程协作平台共享（Sharing ）建立开放的知识积累与分享平台XX认为，企业的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，并用系统的观点，在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，因此可通过协同办公系统打造组织的核心竞争力。XX协同办公系统通

9、过对信息管理、文档管理、流程管理、行政管理、决策管理、安全管理等的全方位支持，实现组织管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，将最大限度地提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，提高企业执行力，及办公管理和决策的自动化和科学化水平。1.2 系统的应用价值企业光有优秀的人才远远不够。更重要的是，如何将不同岗位的人有效的组织起来，建立规范、高效的协同执行体系，促成管理目标和战略目标的实现。1.2.1 面向执行力提升从本质上说，企业成功=战略能力执行能力，战略能力依赖于最高管理者的智慧和魄力，执行能力则依赖于整个团队沟通与协作的效率。执行能力=员

10、工能力员工态度员工管理，这三个方面相辅相成，缺一不可，如果能够让这三个方面互相促进，发挥出最大的综合效应，企业就能够将执行力最大化，这也是企业的核心竞争力。管理信息系统的作用就是在战略能力和执行能力之间搭建一个桥梁，协助管理者释放员工潜在的工作能力，培养员工积极的工作态度，优化员工高效的协作方式，从而打造学习创新、结果导向、团队协同、执行有力的卓越团队，实现企业成功。1.2.2 面向管理完善管理是艺术，但更是科学。它依赖于个人的能力，但更依赖于因科学的方法和工具而建成的一整套完善的体系。事实上，运营和管理更大、更复杂的企业，你需要新的工具，而经过改进的技术和统计、控制工具已催生出新的管理方法，

11、能够让你在管理大型机构的时候不在力不从心。在全世界范围内，依靠“本能直觉”来管理的日子已经一去不复返。如今的企业领导者正运用算法决策工具和高精尖的软件来管理他们的机构。科学管理正从一项创造竞争优势的技能，转变为企业参与竞争的先决条件。XX协同OA系统的理想就是为企业的决策者、管理者、执行者提供一种切实可行的工具，完成从艺术到科学的转变。我们主要通过两方面来协助企业完善管理：1）将复杂的事情简单化，用最简单的方式解决最根本的问题，即帮助企业做好沟通、协作和管理问题。2）协助中层掌握管理思维与技巧，提升中层管理者上传下达的沟通能力，以及带领基层人员落实执行的能力。1.2.3 面向根本问题解决XXO

12、A系统致力于解决企业最常见的三大根本问题：1）沟通问题：沟通体系失效，层级、部门壁垒严重，沟通与反馈无法互动；信息在传递过程中存在大量失真、丢失、延误领导层无法及时、准确了解一线员工的思想动态和工作进展2）协作问题：工作流程繁琐，多余中间环节造成大量重复工作，效率低下推诿、越权、拖延、随意现象严重，管理不可控、事后不可查各种文档、信息无法及时共享，项目的沟通和进度管理混乱3）管理问题：手工方式耗费大量的人力、物力、财力、时间成本过分依靠个人经验和感觉来决策管理，不准确、不透明、风险高企业制度难以落实，难以建设平等、开放、学习型的组织文化XXOA系统的价值量化：通过XX协同办公系统，企业可以加速

13、组织的信息化进程，充分利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立组织内部信息交流的快速通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各业务部门之间的交流，实现组织信息的快速上传下达，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。通过使用本系统，将建立整个组织内高效的群体运行机制，在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率，使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢，保持持续的效率和活力。迅速成长为一个国内领先，国际知名的现代化企业，一个具有相当竞争力的优秀企业，一个备受信赖与尊敬的卓越企业。二、 理念与架构2.1 研发理念魔方架构，智慧协

14、同秉承“魔方架构，智慧协同”的理念，XX协同OA系统完美融合人员、目标、资源、过程管理，在给用户带来先进办公方式的同时，也将给组织导入先进的管理理念，促成组织管理和业务管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力和竞争力更强。2.1.1 魔方架构XX协同办公系统采用框架+组件的SOA架构，像魔方一样可以灵活组合，具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点，能够跨平台、跨系统运行，是真正的协同办公平台。在这个平台上，数据库、操作系统、中间件、功能模块、流程、界面、数据资料、菜单名称都是独立封装和相对独立的，你可以任意设置、修改、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。在这个平台上，用户

15、可以自定义个性化的功能模块，而无需代码级操作，实现动态部署和升级拓展，具有无限生长和扩充的能力，实现随需应变的管理。2.1.2 智慧协同基于协同软件“开放与整合”的发展趋势，XX首创“智慧协同”的理念，构建智慧流程、智慧管理、智慧决策金三角，实现执行、管理、决策的完全协同一体化。1、“智慧”的含义：开放、智能、灵便、随需而变，实现工作流统一化管理和数据整合，即时响应、动态适应企业管理和发展的需求。2、“协同”的构成：1）人员的协同：打破部门、岗位和层级的限制，以项目和事务为核心，实现团队成员间无障碍的沟通和协作。2）流程的协同：整合、规范、简化办公流程，并实现多系统间办公流程的整合，减少重复工

16、作，提供工作效率和精度。3）数据的协同：既实现协同软件内部的数据整合，又实现协同软件和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛。4）资源的协同：让团队成员随时随地的分享、获取有价值的知识和经验等资源，实现知识管理的积淀、传承和发扬。2.1.3 智慧协同的应用模型XX协同OA系统通过流程引擎、自定义平台、统计报表工具，右下至上分别面向企业的执行层、管理层和决策层，为之提供一整套切实好用的管理工具，实现办公、管理、决策的高度协同一体化，发挥最大的团队效能，从而有效提升企业的核心竞争力。2.2 系统架构XX协同OA系统采用了开放的技术架构，使之形成一个有强劲生命力的协同办公平台，可以即时、动态的响应

17、企业办公和业务管理的变化。在这个系统平台中，底层结构、中间件、应用模块、界面是独立封装和相对独立的，具有极高的灵活性、开放性、拓展性和稳定性。用户可以任意的更换、升级其中任何一个部分，而不影响整个系统的正常使用。这就像一个可以热插拔的USB接口一样，用户可以自由的定义自己的个性化应用系统。三、 核心应用3.1 工作流管理专家XX的工作流完全超越同类产品，我们称之为工作流2.0，相比工作流1.0，我们更加注重流程的智能性和数据整合、数据统计，可以满足各项复杂的流程管理需求，实现办公流程和业务流程的统一化管理和持续优化： 1、支持自由流程、自由顺序流程、固定流程、分支流程、并发流程、半自由流程、无

18、流程等七大类型；2、纯浏览器图形化流程设计，通过拖拉方式实现工作流的编辑； 3、人工节点和系统节点，自由流程和固定流程，文本表单和电子表单，绝对岗位和相对岗位融会贯通； 4、可以按数值、时间、岗位、权限等各种设置进行条件跳转，分流或合流，保证正确的审批流程；5、一张审批单可适用全单位，无需对不同部门重复设计多个表单的流程； 6、具有灵活的岗位和角色设置，支持一人多岗、固定岗位、相对岗位等，可复制流程，大大减少流程设置的数量；系统截图：可以构建财务、人事、行政等各种类型的工作流程系统截图：可以设计漂亮的申请单，并插入个人签名系统截图：可以设计各种复杂而灵活的审批流程3.2 企业即时通信系统XXO

19、A系统集成了免费的企业内部即时通讯系统（我们称之为OA办公助手），主要实现OA系统账号内的人员即时通信功能，以及常用的消息、文件收发功能，并具有群聊、讨论组、拖拽文件直接发送等特色功能。即时通讯系统是XXOA系统一个有机的组成部分，和OA系统中的用户账号、密码完全同步。通过这个工具，用户无需频繁的登陆网页版的OA系统，也可以实现消息收发、文件传递、审批文件等常用操作，大大提升了工作便利性。即时通信系统的特点：1、 软件本身类似于QQ，操作非常简单和便捷，与WEB程序相比能节省大量时间； 2、 管理员可以控制用户发送文件的大小和类型；3、 界面美观，具有多种皮肤风格，可随意换肤；4、 快速的消息

20、提醒，无需主动登陆IE，即可实现快速消息的反馈，有新消息到达时，图标会自动闪烁进行通知；5、 可发送大文件。IE浏览器由于受WEB体系结构的限制，超过20M的文件很难上传和下载，而且速度会很慢。但通过OA助手，可轻松实现大文件传送；6、 可实时多人对聊，具备如QQ、MSN等即时通讯工具的功能；7、 与WEB OA是一个有机的整体，采用WEB Service技术，OA助手和WEB OA调用同一份核心代码，实现数据的完全共享；8、 内存占用大概为12M，文件的传送采用的是Socket传输方式，每次的传输仅为1K，所以，对CPU的占用率非常小。刷新时采用的多线程方式，不会影响到用户的使用，上传和下载

21、的文件传送的文件的大小不受限制，也可以通过管理员设置，控制每个人的文件传送量；四、 系统应用解析4.1 短消息短消息分为两种类型：1） 系统短消息：系统自动发送的各种提醒消息，如待办提醒、任务提醒、审批提醒等；2） 个人短消息：用户单独向指定人员、部门、岗位、通讯组发送的短消息，使信息沟通更加顺畅。发送消息时可上传附件，并设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息。功能特点1） 灵活选人：包括指定人员、部门、岗位、通讯组等多种形式的人员选择方式，而且人员和部门可以同时选择；2） 自动回执：发送消息时设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该消息；3） 短信提醒：可以通过手机短信提醒

22、全部或部分接收人；4） 内容编辑方便：短消息编辑区支持文本样式和HTML样式两种类型，可上传附件；5） 消息收藏：可以收藏自己关心的短消息；6） 消息归档：消息发送后可以直接归档。功能结构4.2 文件传送与短消息类似，用户单独向指定人员、部门、岗位、通讯组发送的文件，可代替大部分传真和内部电子邮件，实现无纸化操作，使文件传递无失真、无延迟，效率更高，成本更低。发送文件时候可设置自动回执，发送人可以看到接收人是否阅读了该文件。文件发送后可以归档。功能特点1） 灵活选人：包括指定人员、部门、岗位、通讯组等多种形式的人员选择方式，而且人员和部门可以同时选择；2） 自动回执：发送文件时设置自动回执，发

23、送人可以看到接收人是否阅读了该消息；3） 短信提醒：可以通过手机短信提醒全部或部分文件接收人；4） 内容编辑方便：文件内容编辑区支持文本样式和HTML样式两种类型，可上传附件；5） 文件收藏：可以收藏自己关心的文件；6） 文件归档文件发送后可以直接归档；7） 强大的文件上传方式：s 从本地上传：上传小文件方便快捷；s 批量上传：可同时上传多个文件和文件夹，并支持大文件上传，通过技术优化使上传速度极快，对建筑、机械、设计等用户非常实用。s 从系统中选择：可以从知识管理、下载中心、规章制度、电子期刊、个人文件柜等模块中直接调用文件。s 三种文件上传方式可同时使用：如从本地上传三个文件后，再继续从个

24、人文件柜中上传两个文件，然后一起发送。功能结构4.3 个人文件柜作为用户个人的网上文件柜，用户可以将自己的文档上传到此处并分类保存。这样做的好处有两个：1） 保证重要文件的安全。个人文件柜中的文件是保存在OA服务器上的，其安全性和稳定性肯定会超过个人电脑，如果个人电脑系统损坏，重要的文件还可以通过OA来找回来，相当于做了一个安全的备份。2） 随时随地取用文件。一般企业的OA服务器都支持移动办公和远程办公，这意味着无论你在家或者出差，都可以方便的通过互联网登陆OA系统，调阅自己需要的文件，不必担心遗忘。功能特点1） 空间管理：系统管理员可以给每个用户分配个人文件柜空间大小，每次上传附件的最大容量

25、：2） 文件夹共享权限：用户可以自己设置个人文件柜的文件夹，并为每个文件夹设置共享权限，包括允许查看人员，以及允许修改人员。3） 文件读写权限：用户可以直接在个人文件柜中新建文件，并为每一个新建的文件设置是否允许他人修改；设置当文件更新时，是否通过邮件、内部消息或手机短信给指定人提醒；4） 上传文件：可以在个人文件柜中直接上传文件；5） 查看他人共享文件：可以查看其他用户共享给我的文件；6） 全文检索：可以对个人文件柜中的文件内容进行全文检索，包括WORD/EXCEL/HTML等格式文件正文中的任何文字；7） 文件发送：可以将个人文件柜中的文件直接通过短消息、文件、新闻、通知、公告、电子邮件等

26、功能发送给其他用户：功能结构4.4 电子邮件电子邮件功能相当于一个邮件收发中心，也就是一个类似OUTLOOK和FOXMAIL那样的邮件客户端，以方便的给同事或客户发送外部电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。功能特点1） 多账号：用户可以自己添加多个不同的邮件账号；2） 部门邮件：部门邮件可以设定相关邮件账号的可查看人员和部门，便于各个部门组织间人员协同处理工作中的邮件。内部邮件和外部邮件完全整合，可互相转发；3） 邮件整合：内部邮件和外部邮件完全整合，可互相转发；4） 群发：支持邮件群发；5） 邮件转发：接收到的邮件可以通过短消息功能转发给OA系统内的用户；6） 自定义邮件箱：用户可以

27、自己设置邮件箱的类型，如草稿箱、发件箱等，并将邮件保存在这里；7） 兼容性：兼容多种字符形式，绝少乱码出现；8） 签名：可以设置个人签名和公司签名，保证邮件的统一形象。功能结构4.5 手机短信可以方便的给同事、朋友、客户等发手机短信，实现无障碍、全天候联系，建立更加紧密的客户关系。手机短信的作用主要有两种：1） 单独发送：给相关人员单独发送手机短信，如重要通知、节日祝福等；2） 短信提醒：在OA系统中给相关人员发送信息时，自动向其发送手机短信提醒，如阅读提醒、审批提醒、待办提醒等。手机短信的实现方式三两种：1） 通过短信猫（短信群发器）实现，需要采购一个短信猫；2） 通过internet的短信

28、网关直接发送，需要OA服务器链接外网；3） 如果用户有短信猫或其他的短信接口，我们可以提供整合服务。4.6 个人考勤包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、个人考勤查询等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。在个人办公中的“今日外出人员”可以方便用户查询当日员工外出情况。功能特点1） 上下班登记时间由管理员设定，并且可以设置上午上班、下班，下午上班、下班时间，还可以给相关人员单独设置考勤时间，实现个性化管理；2） 可以生成考勤报表，实现灵活的统计汇总和分析功能。4.7 今日外出人员可以按部门查看今日外出人员，更好的安排自己的工作。比如总经理秘书将总经理的常规日程发布到这里，其

29、他人员在这里查看，在其没有外出的时候进行联络。可以导出查询列表。4.8 通讯录包括公司通讯录、个人通讯录和公共通讯录三种类型。用户可以创建属于自己的联系人信息，对同事、朋友、客户、合作伙伴、政府机关等处的联系人资料分类记录、查询、管理。也便于单位记录业务人员的客户资料，在其离职时避免客户流失。功能特点1） 三种分类：通讯录中包含了公司通讯录、个人通讯录、公共通讯录三种类型，更方便查找人员；2） 导入导出：支持通讯录人员的导入和导出操作；3） 对通讯录中的人员可以直接发送短消息、手机短信和电子邮件。功能结构4.9 日程计划4.9.1 我的工作日程合理安排自己的工作日程，并实现重要日程的提醒。可以

30、按天、周、月、列表等各种形式查看自己的工作日程，未完成日程用红色显示，已完成日程用绿色显示，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。4.9.2 他人工作日程查看自己下属的工作日程，或其他自己有权限查看的他人日程，查看权限由管理员设置。查看方式与【我的工作日程】完全相同。同时，在这里也可以给下属添加新事务。4.9.3 工作日记可以每天在系统上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结，也便于和上级、同事之间的沟通。管理员可以设置不同的权限，以让使用者查看同事或者下属的日记，并进行回复，以在线交流和指导。4.9.4 工作计划安排近期的工作计划，一般指比较长期

31、的计划，如月度计划、季度计划、年度计划等，领导可以查看下属的工作计划并进行回复指导，同事之间也可以在有权限的情况下互相查看和回复。4.10 新闻管理面向全体人员或部分人员发布企业内部新闻或其他重要信息，用户可以随时查看，第一时间了解企业大事。功能特点1） 可以设置新闻的审批流程，包括是否允许所有人发布新闻，发布的新闻是否需要审批，新闻审批人是谁等；2） 可以设置新闻的发布范围，只发给指定人员阅读，保证新闻安全性；3） 可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能；4） 新闻内容可以自由编辑格式，插入图片，并附带多个附件；5） 支持新闻评论，用户可以直接在评论中上传文件或图片；6） 可以对重要的新

32、闻进行置顶，确保重要新闻的到达；7） 可以查看新闻的阅读记录，了解接收人在何时阅读了该新闻，便于事情的确认；8） 新闻接收人可以直接对新闻发布人，或其他全部新闻接收人进行回复，发表对新闻的见解；9） 可转发已发、已收的新闻；10） “新闻收藏夹”的新闻可以直接归档，作为档案保存。功能结构4.11 图片新闻面向全员或部分人员发布重要新闻或其他重要信息，适用于需要突出显示新闻图片的新闻。和【新闻】功能的区别是：这里的新闻图片直接显示在系统首页，而【新闻】功能中的图片显示在新闻内文中。功能特点1） 系统主页最多可同时显示5个图片新闻，它们将自动轮换显示；功能结构4.12 公告管理用于对企业内部重要事

33、项的发布，如人事任免公告、财务公告等，可以面向全员发布，也可以面向部分人员发布。功能特点1） 可以设置公告的审批流程，包括是否允许所有人发布公告，发布的公告是否需要审批，公告审批人是谁等；2） 可以设置公告的发布范围，只发给指定人员阅读，保证公告安全性；3） 可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能；4） 公告内容可以自由编辑格式，插入图片，并附带多个附件；5） 支持公告评论，用户可以直接在评论中上传文件或图片；6） 可以对重要的公告进行置顶，确保重要公告的到达；7） 可以查看公告的阅读记录，了解接收人在何时阅读了该公告，便于事情的确认；8） 公告接收人可以直接对公告发布人，或其他全部公告接

34、收人进行回复，发表对公告的见解；9） 可转发已发、已收的公告；10） “公告收藏夹”的公告可以直接归档，作为档案保存。功能结构4.13 通知管理向全员或部分人员发送通知，可以用于企业内部的正式通知，也可以用于部门、人员之间的信息沟通。功能特点1） 可以设置通知的审批流程，包括是否允许所有人发布通知，发布的通知是否需要审批，通知审批人是谁等；2） 可以设置通知的发布范围，只发给指定人员阅读，保证通知安全性；3） 可以向全部或部分接收人发送手机短信提醒功能；4） 通知内容可以自由编辑格式，插入图片，并附带多个附件；5） 支持通知评论，用户可以直接在评论中上传文件或图片；6） 可以对重要的通知进行置

35、顶，确保重要通知的到达；7） 可以查看通知的阅读记录，了解接收人在何时阅读了该通知，便于事情的确认；8） 通知接收人可以直接对通知发布人，或其他全部通知接收人进行回复，发表对通知的见解。可转发已发、已收的通知；9） “通知收藏夹”的通知可以直接归档，作为档案保存。功能结构4.14 电子期刊用于建立企业内部的电子期刊，作为企业新闻、知识、文化等内容的展示园地，可以让员工更方便的分享知识，交流信息。功能特点1） 管理员可以设置多个栏目，并设置每个栏目的维护权限，包括修改权限、访问权限；2） 当文件有更新时，可以有以下多种提醒方式：3） 文件上传人可以设置自己上传的文件是否允许他人修改，并实现了附件

36、上传，在线编辑，大大提升工作便利性。4.15 大事记在这里记录企业发展历程中的重大事件，建立企业的历史档案，便于企业的宣传和新进员工的培训。可以在发表大事记时直接记录事件内容，插入图片，也可以上传相关文档。大事记在发表后所有人员都可以发表相关评论，有相关权限的用户可以对事件记录及评论进行维护。4.16 文档中心文档中心的作用就是对企业内的各种公共资源进行收集、管理、检索、利用，这些资源包括各种制度、规范、成果、经验、工具、文化、知识等，它们以文档的形式得以有效的保存和继承，让企业全员进行学习和提升，发挥增值作用，是一个企业极为重要的工作。我们的文档中心分为知识管理、下载中心、规章制度、网络硬盘

37、四个功能，他们各有特色，看充分满足您的管理需求。功能特点：1、 全文检索：可以对各种格式的文档（Word/Excel/PPT/HTML/PDF/RTF）正文内容进行按权限的全文检索；2、 安全权限：可以按人、部门、群组设置每个文件夹的操作权限，包括修改、访问和更新的权限，只有有权限的人员才可以进行相关操作；3、 上传限制：可以对每个人上传附件的大小进行限制；4、 上传大文件：通过突破性的技术，我们可以上传任意大小的文件，突破的IE文件上传大小限制的瓶颈；5、 在线编辑：有权限的用户可以直接在线编辑文档，无需下载编辑后重新上传，更有利于文档的更新；6、 修改通知：文件修改时，可以选择给指定的人员

38、发送手机短信或短消息提醒；7、 文档移动：可以直接将文档移动或复制到另一个文件夹。4.16.1 知识管理对企业内的各种知识、经验、成果、规范、制度、说明、文化、工具等资源进行有效的收集、整理、检索、分享、更新，将隐性知识显性化，以文档的形式得以有效的保存和继承，实现充分的共享、利用，构建学习型组织，推动组织的持续创新和技能提升、工作优化。可以为每个目录的文档设置管理和共享权限，支持超大文件上传、全文检索、文件转移和自动更新提醒等功能。4.16.2 下载中心主要用于各种文档和工具的保存和下载，如工具软件、表单样式、合同模板等，适用于管理需要下载使用的文档和工具。4.16.3 规章制度用于对企业规

39、章制度的管理。4.16.4 网络硬盘用于对大型文件的管理。因为受到IE的限制，一般来说，文件达到一百兆大小的都很难上传到网络上，网络硬盘中的文件不需要上传，而是OA服务器上的文件在这里的镜像。只要将OA服务器的目录在【网络硬盘】中设为共享路径，就可以无需上传而直接查看目录中的文档。4.17 审批流转工作流工作流是协同OA系统应用的绝对核心，作为业内公认的“工作流管理专家，”XX的工作流技术以“智慧流程”为特点，强大、完善、灵活、易用，明显领先业界同类产品。4.17.1 审批流转功能简介审批流转功能的作用是实现网上协同办公，申请人在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人

40、可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。申请内容在多个审批人之间按规范好的顺序自动流转，审批流程既可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。在审批中，可

41、以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。可以实现对整个审批过程的催办、督办、统计。4.17.2 功能结构 4.17.3 功能特色XX协同OA系统的审批流转功能采用了业内领先的图形化工作流、条件跳转以及交叉统计等技术，可以满足任意复杂的工作流管理需要，XXOA工作流的设计思想有四个基本要点： 1） 一张审批单适用全单位。无需对不同部门重复设计多个表单的流程。一些低级的工作流系统，经常会出现一个请假单要按部门来设

42、定，也就是说需要一个部门做一个请假单，因为不同部门的审批流程是不一样的。但是应用XX的工作流系统，就能够完全实现用一张请假单一个流程实现全单位人员的请假，无论请假的条件多么复杂都可正常实现。2） 自由流程和固定流程相结合。对于管理规范化的单位，一般流程上都是固定的。也就是说，办一件事的流程是固定的，对于申请人来说，无权也无需更改审批的流程。而对于一些规模较小的单位或对于一些特殊的事务，在管理上往往不是很规范，流程就不能固定不变，这时可采用自由流程。所谓自由流程就是由上一步指定下一步的审批者。XX的工作流系统可根据实际情况设定，哪些流程启用自由流程，哪些流程启用固定流程。3） 条件跳转。就是可根

43、据不同的值，走不同的流程。这里的跳转条件可分为二类：一类是对录入的值进行跳转：比如请款单，金额大于3000是一个流程，小于3000是另一个流程。第二类是根据岗位跳转：同样借款3000元，副总经理和员工的借款流程是不一样的，根据不同的岗位走不同的审批流程。XX的工作流可通过一个流程设计满足不同人的使用需求。4.17.4 智慧流程的构成4.17.5 流程类型XX协同OA系统包括以下7种类型的流程，满足了企业各种流程管理的需要。 1）固定流程：固定流程是指按照预定好的审批流程自动流转，审批人不能更改流程，但可以在权限范围内进行加签、回退等操作。适用于审批人比较固定或者审批流程比较严格的事项，如报销单

44、、请假单等，可以保证流程的规范。2）自由流程：审批人可自行设置审批流转步骤，由上一步指定下一步的审批者。可解决在实际审批中，不固定的特殊审批流程，比如某个新项目的审批，不确定应该需要哪些人来审批，便可以通过自由流程让审批人根据当时的情况自由选择下一步的审批者。通过使用预定义节点，指定下一步的时候只需要从已有的预定义节点中选择，快捷方便。3）自由顺序流程：在流程起草的时候由申请人指定几个审批人，然后这些审批人依次执行审批操作。“自由”是指审批人不固定，可以在起草的时候由申请人临时指定；“顺序”是指选中的审批人依次执行审批。4）分支流程：是当节点的跳转条件满足多个跳转条件的时候，如果没有设置并发执

45、行，那么会让用户选择其中的一个流程来执行，由此产生了分支流程。比如一个发文审批流程，当部门审批完毕后，统一发给办公室，由办公室根据文件内容选择之后的审批流程。5）并发流程：当节点的跳转条件满足多个跳转条件的时候，如果设置了并发执行，那么流程的后续节点会并发同步执行。并发执行的步骤可以通过并发结束节点来实现并发审批合并。也就是说，流程可以设置出任意的并发与合并流程。比如一个合同审批单，同时在技术部、项目部、法务部审批，然后汇总到主管领导。6）半自由流程：是指在同一个流程中，结合自由流程和固定流程两种用法，使流程的使用更加灵活，流程前半段是固定的，审批人在没有权限的情况下不能修改流程，后半段是自由的，审批人可以自由指定下一步的审批人。7）无流程：通常也称为“无需审批”。表单也可以设置为没有流程，没有流程的表单直接保存，没有审批过程。比如仅仅记录保存和备忘查询、总经理出差单等。4.17.6 流程模板模板就是附带有流程的标准格式的管理表单，如报销单、请假单、请款单等，它一般由管理员设置好，普通用户直接调用即可，如下图示：XX流程模板中的表单可以设置表单内任何区域和字段的读、写权限，使用更安全；在建立表单的时候，还可以自动生成一对一，一对多的明细表，并实现对不同明细表的统计汇总。XXO