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1、 ERP规范文件家具行业ERP系统规范指导-采购部(试用版)制定人/日期: 谭 军 审核人/日期: 核准人/日期: 1. 职责概要1.1. 【主要工作】1) 每天接收PMC部的物料请购单，并负责把它转化成采购订单并及时下达到各合格供应商。2) 根据系统进行对物料交期的跟进，并要求及时将物料异常信息反馈给PMC部。3) 定期地评审供应商，务必保证合格的供应商资料及时录入到系统。4）定期地对物料的价格进行比价，并及时更新物料的最新价格。5）对到货有异常的物料需及时作处理。1.2. 【职责要求】1) 每天的采购订单必须通过系统下达，并必须严格按照本作业规范进行作业。2) 及时处理每天的业务单据流程，
2、确保系统中的单据是最新的更新数据。3) 需及时完善好系统的基本资料。4）协同供应商严格按照我司的要求进行送货。1.3. 【关联部门】1) PMC部：PMC部需严格按照物料申购原则，确保所有申购都在系统中执行。2) 品管部：对异常来料需及时将异常报告传达给采购部，确保采购部在第一时间内处理异常物料。3) 生产部：对于来料不良判定挑选加工使用的物料需要退回供应商时，退回仓库时需作好相应的数量及包装 要求。4）工程部：及时将新物料确认，并给采购部提供物料相应的图纸资料。2. 主要流程2.1. 采购订单作业2.1.1 【作业流程】 步骤作业流程图对应程序流程说明1234567请购单审核请购比价生单RO
3、P计划维护计划批量生单采购订单维护采购订单执行统计表采购订单预警和报警【请购单】【请购比价生单】【ROP采购计划表】【计划批量生单】【采购订单】【采购订单执行统计表】【采购订单预警和报警表】1【菜单路径】 采购管理 请购 请购单 【作业要点】1)请购单由PMC物料计划员制定，PMC主管审核，厂长批准后方可以进入采购订单生单过程。2【菜单路径】 采购管理 采购订货 请购比价生单【作业要点】1)点击请购比价生单，进入过滤条件窗口，按条件选项过滤需要生单的明细，进入“请购比价生单列表”界面。2)在界面表体“选择”列双击选取所需明细，或通过“全选”按钮进行全选项，然后按“比价”，表体存货自动生成对应供
4、应商和价格，完成后，按“生单”完成生单动作，系统并提示生成结果对话框。3【菜单路径】库存管理 ROP ROP采购计划表【作业要点】1)在保存状态下，在表体里“是否选中”列选项中“Y”，然后按菜单栏上的“配额”按钮可进行按供应商存货对照表中设定的配额值进行配额。2)在修改状态下，在表体里可以更改供应商或配额数量。3)ROP主划表需经过PMC主管审核,厂长批准后方可执行.3【菜单路径】采购管理 采购订货 计划批量生单【作业要点】1)点击计划批量生单，进入过滤条件窗口，按条件选项过滤需要生单的明细，进入“采购计划批量生成采购订单”界面。2)在界面表体“选择”列双击选取所需明细，或通过“全选”按钮进行
5、全选项，按“OK”完成生单动作，系统并提示生成结果对话框。4【菜单路径】采购管理 采购订货 采购订单【作业要点】1)采购订单可以通过“修改”按钮进行对供应商、存货单价、计划到货日期内容项修改。2)采购订单需由采购部主管审核，副总批准后，方可打印传真给供应商。3)采购订单由供应商确认后回签,如有改动需弃审后,作修改,如果订单已执行了入库动作,需通过“变更”来实现。如遇工程资料变更也可通过“变更”来实现。4)订单由于工程变更或者PMC部需作取消申购，确认后，可通过“关闭”整张订单，如只针对订单中部分物料作取消，在表体内选取需关闭明细，按鼠标右键，选取行关闭功能。5【菜单路径】采购管理 采购订货 采
6、购订单执行统计表 【作业要点】通过此表可对采购订单的执行情况查询 6【菜单路径】采购管理采购订货采购订单预警和报警表【作业要点】 1)点取功能菜单，进入“采购订单预警和报警表”过滤窗口， 在提前预警天数和逾期报警天数框架里填上所需查询条件 按过滤，将进入结果列表，通过列表，进行对采购订单的交货状况进行跟进。 2.执行比价动作,自动列印对应的供应商和单价1.首先进行全选所有明细4.如有单价、数量需作变更可以通过此处进行变列更。3.有涉及需更改供应商可以通过查询按钮进行2.1.1 【作业规范】A。 MRP件业务规范-15点此作保存订单，需作修改点左边第二个键注：通过表体任何一条记录按右键，可以进行
7、关闭和查询业务1点菜单进入4订单所需明细及要求内容3确定表头各类选项2点此增加新订单 B。 MRP件业务规范-2 C。 ROP件业务规范-1 C。 ROP件业务规范-21点此进入操作界面3点表体按右键，选择拷贝ROP计划选项2按此新增一张采购订单2点OK进行生单1点此进行选择所需生单明细2.1.3【注意事项】1) 只有被审核过的方可以进入采购订单业务。2) 采购订单生成只有通过比价生单模式方可以自动带出单价，而且在生单之前，所需请购的物料必须做好了相关的价格设置。3) 只有在存货属性里面设置了外购属性，才可以在采购订单里操作。4）如果不能及时进行价格设置，采购订单生成时必须手工录入单价。5）在
8、作ROP件转采购订单时，必须先确保ROP件是否设定了供应商存货对照表中的配额及价格设置，否则不可以自动生单，则需通过手工拷贝ROP计划表进行生单。2.2. 委外订单作业2.2.1 【作业流程】步骤作业流程图对应程序流程说明123456MRP运算结果委外件需求维护拷贝MRP计划委外订单用料维护执行委外订单查询委外单变更关闭处理【MRP运算前稽核作业】【MRP计划维护】【委外订单】【委外订单】【委外订单执行统计表】【委外订单】1【作业前提】 MRP运算结果后。 提示：MRP运算后，将会产生三种需求： a、半成品自制件：产生生产订单需求； b、半成品委外件：产生委外订单需求； c、原材料采购件：产生
9、材料请购需求；2【菜单路径】 主生产计划MRP计划作业MRP计划维护【作业要点】 1)通过过滤条件显示运算出来的结果，然后按菜单栏中的修改按钮进行维护，维护后按保存即可，维护原则如下：a、计划数量：MRP运算出来的结果需求，这里针对委外件。b、计划开工与完工日：针对委外运算出来的结果需求日期（开工日期和完工日期指建议委外日期和需求日期）；4【菜单路径】 委外管理委外订货委外订单 【作业要点】 1)通过“增加”按钮新增一张委外订单，在表体里面点击鼠 标右键，在右键快捷键菜单里选取“拷贝委外计划单”或“生 产车委外生单” 选项将自动跳入“条件过滤窗口”。2)在条件过滤窗口里面，选择过滤镜条件，然后
10、按确定将全显示该过滤条件的委外需求数据明细；通过全选与双击的方法，生成委外明细，并保存。3)委外订单中可以一个委外商多笔委外计划同时生成一张单据。5【菜单路径】 委外管理委外订货委外订单【作业要点】1)委外订单在未审核之前可以按“子件”按钮进行对委外用料修改；也可以在审核之后，通过“子件”中的“变更”进行委外用料的更改；6【菜单路径】 委外管理委外订货委外订单执行统计表 【作业要点】 1)通过过滤条件列印出所相关委外订单列表，在表体内容可 查询委外订单执行情况，根据此表可跟进每天委外订单是否 按时委外完工入库。 7【菜单路径】 委外管理委外订货委外订单 【作业要点】 1)如果有工程变更涉及到物
11、料要取消申购，可通过委外订单 中的“变更”按钮将委外进行物料的变更，或按“关闭”按 扭取消委外订单。2.2.2 【作业规范】A 委外订单新增3.在表体按右键点“生产转委外生单”或“拷贝委外计划单”，进入下一界面。2.点此新增1.点此进入B 委外订单拷贝2选择要委外的产品，按OK1填写要委外的订单，按过滤C 委外订单修改2确定交货期3按保存结束1选择委外商D 委外订单子件修改-12.选项中需要进行子件维护的订单明细3.点击此处进入子件维护界面1.进入委外订单界面D 委外订单子件修改-21.点修改进入操作界面,完成后可以按保存结束2.选择具体需变更的子件,作更换,同时需要要根据实际情况作用量的变更
12、,和发料仓库.2.2.3 【注意事项】1）委外订单必须通过生产订单进行生成。2）委外订单中外委明细必须填好单价。2.3. 供应商管理作业2.3.1 【作业流程】1）供应商有新增的时候，需进入“设置基础档案客商信息供应商档案”中进行维护。2）根据供应商的供求信息，需在系统作对应的存货价格设置：路径是为“采购管理供应商管理供应商存货价格表”中进行维护。2.3.2 【作业规范】1）供应商新增-12此处主要维护基本属性，主要是对供应商编码、名称、及相关属性进行维护。1按新增进入维护界面，完成后按保存结束2）供应商新增-21这一页主要是对供应商的联系资料进行维护。3）供应商新增-31这一界面主要是对供应商的信用资料作维护，其中应付余款是系统后续业务自动带出的。4）供应商新增-41这一界面主要是对供应商的一些其他资料进行维护。5）供应商存货价格表维护3在此处进行价格维护，齐心依财务要求，无税单价等于含税单价2系统通过用户的选项项，自动带出各信息1.点此处可以新增、清除、修改2.3.3 【注意事项】1）供应商资料需及时录入进去，否则不可以进行采购业务。2）存货价格在设置的时候注意，含税单价等于无税单价。四川用友授权服务中心：成都胜峰科技有限公司 第 13 页 共 13 页 ERP咨询实施部
