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1、手拉手ERP系统操作手册【手拉手加盟商端】浙江手拉手汽车服务有限公司2013 年 3月目录1、系统管理31.1公司信息31.1.1公司基本信息31.1.2组织机构维护31.2功能权限71.2.1 公司模块维护71.2.2角色权限维护81.2.3用户授权维护102、客户关系112.1客户车辆112.1.1客户信息维护112.2会员管理152.2.1会员账户信息153、库存管理203.1库存管理203.1.1产品库存维护203.1.2产品报损处理223.1.3产品报溢处理233.1.4产品主数据维护253.2采购管理263.2.1厂家产品采购263.2.2产品到货入库313.2.3产品对外采购32
2、3.3销售管理333.3.1产品销售订单333.3.2产品销售退货393.4调拨管理413.4.1产品调拨入库413.4.2产品调拨出库433.5领料管理443.5.1内部领料出库443.5.2维修领料出库464、门店管理474.1基础数据474.1.1维修项目维护474.1.2维修套餐维护494.2维修管理504.2.1维修开单505、财务管理515.1账款管理515.1.1维修结算515.1.2结算收款541、系统管理1.1公司信息1.1.1公司基本信息公司信息查看功能，可查看本公司的基本信息点击【系统管理-公司信息-公司基本信息】，如图1.1.2组织机构维护组织机构的设置和变更，一般由系
3、统管理员根据公司的实际情况来操作，一般业务人员是不允许被授予设置或变更组织机构的权限的。在此模块下，用户可根据本单位及下属单位的实际业务情况任意设置组织机构信息，查询和设置下属公司的组织机构相关业务属性值，删除没有使用过的组织机构信息，使用过的任何组织机构信息只能标记为无效，而不允许删除。设定或更改组织机构信息后，应在下次登录即生效。点击【系统管理-公司信息-组织机构维护】，如图组织机构新增新增，点击下方【新增组织】按钮，弹出组织机构明细界面，填入组织明细信息，如图如需修改组织明细，则点击【打开组织】按钮，进行修改，如图点击【删除组织】按钮可对组织机构进行删除操作，点击【是】删除成功，如图注：
4、若该组织机构下已存在员工信息，则该组织机构无法被删除，只能通过停用启用按钮进行操作；员工新增，点击【新增员工】按钮，进入员工新增明细界面，如图注：员工工号必须填写，讲作为员工系统登陆使用，员工密码默认为1；信息填写完毕后，点击【保存】按钮进行保存，如需修改可双击列表信息或者点击【打开】按钮进行修改，如图如需更改员工组织机构，可点击【！】按钮进行修改，确定后点击【确定】按钮保存，如图1.2功能权限1.2.1 公司模块维护加盟商加盟手拉手公司后，总部公司需要针对新加盟的加盟商新建一个对应的公司账号，并对该加盟商进行相对应的模块授权，否则加盟商则没有相关的权限来使用该系统；公司模块授权，点击【系统管
5、理-功能权限-公司模块维护】，进入模块授权界面，选中列表加盟商公司信息，勾选列表模块信息，确定后点击下方【保存权限设置】按钮，如图1.2.2角色权限维护角色，相当于一家公司中的某一类职位。角色权限维护，即通过系统授权，赋予该角色在系统中所能够完成的某些操作权限点击【系统管理-功能模块-角色权限维护】，进入角色权限维护界面，如图角色新增，点击【新增角色】按钮，在弹出的角色新增界面，输入角色相关信息，确定后点击【确定】按钮进行保存，如图角色确定保存后，如需修改角色信息可选中角色列表中的角色，点击【打开角色】按钮，也可双击该角色，进入“角色明细”界面，如图角色新建完毕后，需对相应的角色进行模块权限的
6、维护，选中相对应的角色信息，在模块列表中勾选相对应权限的模块，最后在右边操作列表中勾选相关按钮权限，确定后点击右下方【保存权限设置】按钮进行保存，保存后权限授权结束，如图1.2.3用户授权维护点击【系统管理-功能权限-用户授权维护】，进入用户授权维护界面，如图选中某一用户，可对该用户进行权限设置。权限设置方法有按角色列表授权和按模块列表授权两种。按角色列表授权，即在角色权限维护中创建相应的角色后，在用户权限维护中，可直接选择相应的角色，完成权限维护。如图按模块列表授权，选中用户列表用户信息，在模块列表中勾选相对应的模块，在模块操作列表中勾选相对应的按钮权限，如图在完成所有的用户权限维护后，点击
7、【保存权限设置】，保存维护好的信息。点击“关闭”按钮，即可退出该功能模块。2、客户关系2.1客户车辆2.1.1客户信息维护客户信息是指与加盟商发生销售业务关系的客户明细信息，加盟商可以根据客户信息的不同可以在客户信息维护里面进行新增、修改的操作；加盟商还可以根据客户的状态来确认与客户的业务关系，方便加盟商加强与客户的往来关系从而提高加盟商的业务业绩；点击【客户关系-客户车辆-客户信息维护】，进入客户信息维护界面，输入客户名称、手机、证件号码、车牌号等自定义查询信息，点击【查询】按钮进行查询，如图客户信息新建，点击下方【新建】按钮，进入客户信息新增界面，在基本信息里面输入相对应的客户详细信息，确
8、定后点击【保存】按钮保存，如图如果该客户存在一辆或多辆车辆信息，可点击【新增】按钮增加客户的车辆信息，进入车辆信息新增界面，输入车辆详细信息，确定后点击【确定】按钮保存，如图信息输入保存后，如需修改，可双击列表客户信息或者点击【打开】按钮进入客户信息明细界面进行修改，确定后保存即可，如图客户信息新建完毕后，点击【会员维护】按钮，进入会员信息维护界面，可针对该客户维护相关的会员信息，确定后点击【保存】按钮保存即可，如图点击【消费明细】按钮，可查看该客户的消费明细，如图点击【往来账明细】按钮，可查看该客户的往来账明细，如图2.2会员管理2.2.1会员账户信息加盟商客户信息新建完毕后，可以根据客户的
9、客户信息及客户的会员账号进行现金充值及服务的购买；点击【客户关系-会员管理-会员账户信息】，进入会员账户信息界面，输入客户名称、会员卡号、手机号码等自定义查询信息，点击【查询】按钮进行查询，如图双击列表客户信息或者点击下方【打开】按钮，可进入会员信息界面进行查看，如图点击下方【充值】按钮，进入账户充值界面，输入充值金额，确定后点击【保存】按钮即可，如图点击【项目购买】按钮，进入项目购买明细界面，如图输入现金支付金额，点击【新增】进入项目查询选择界面，勾选要购买的项目名称，点击【确定】按钮保存，如图确定后，输入会员卡类型、本次购买有效期等信息，点击【保存】按钮进行保存，如图点击【套餐购买】进入套
10、餐购买界面，如图输入现金支付金额，点击【新增】进入套餐查询选择界面，勾选要购买的套餐名称，点击【确定】按钮保存，如图确定后，输入会员卡类型、本次购买有效期等信息，点击【保存】按钮进行保存，如图点击【购买历史】按钮，进入历史明细界面，输入查询日期，点击【查询】按钮查询，如图3、库存管理3.1库存管理3.1.1产品库存维护采购订单确然到货入库操作后，点击库存管理库存管理产品库存维护，进入产品库存维护界面，可按照库位代码、产品编码、产品状态、产品名称、产品分类等类别进行筛选查询或直接点击查询按钮进行模糊查询，则系统内自动显示产品库存数量。新入库产品，需要双击货勾选该产品进入该产品的产品库存明细，对产
11、品库位代码及销售单价重新进行编辑后，点击保存按钮，如下图所示对应产品库存明细保存完毕后，单击选择某一产品，点击页面右下角流水账按钮，系统显示该产品的自定义时间段内库存流水账明细，如下图所示3.1.2产品报损处理在库存盘点或其它情况下，如果发现产品少了或坏了，就可以做一张产品报损单，把相关数量从系统库存中出掉，保证系统库存跟实物库存一致。【库存管理产品报损处理】，如下图所示点击【产品报损处理】界面【新建】按钮新建报损单，点击新建选择需报损物料后添加报损数量、选择报损单类型点击保存，如下图所示新建报损单保存完毕后【进行审核】、【财务审核】、【过账出库】操作，产品报损单处理完毕。如下如所示3.1.3
12、产品报溢处理在库存盘点或其它情况下，如果发现产品多了，就可以做一张产品报溢单，入到库存中，保证系统库存跟实物库存一致。【库存管理产品报溢处理】，如下图所示点击【产品报溢处理】界面【新建】按钮新建报损单，点击新建选择需报损物料后添加报溢数量、选择报溢单类型点击保存，如下图所示新建报损单保存完毕后【进行审核】、【财务审核】、【过账出库】操作，产品报损单处理完毕。如下如所示3.1.4产品主数据维护产品主数据是指手拉手加盟商做销售和采购等业务的最基础数据，可由总部维护，也可由手拉手加盟商自己维护，加盟商做厂家采购的产品，都是总部维护的，加盟商对外采购的产品，都是加盟商自己维护的。加盟商维护的销售价，存
13、到库存里面。【库存管理-产品主数据维护】，如下如所示【产品主数据维护】界面，选择需要产品转库存的物料后点击【产品转库存】按钮，再出现的库存转入界面输入成本单价、销售价格、库存数量等心细如，点击【保存】按钮，则该产品自动转入加盟商库存。如下图所示加盟商对外采购的单品，需在【产品主数据维护】界面，点击【新建】按钮进行新建。外采购产品编码需自行维护，产品编码必须以符号*开头。外购产品在【产品主数据维护】新建维护后，对该产品进行方能够进行【产品转库存】采购后，方能进行【外产品采购】、【产品到货入库】处理。如下如所示3.2采购管理3.2.1厂家产品采购加盟商向区域代理或手拉手公司进行产品采购，若向区域代
14、理采购则查询当前区域代理的库存制定产品采购订单，区域代理审核后产生交货单下发加盟商，若无库存则由区域代理向手拉手公司采购；加盟商像手拉手公司采购，制定产品采购订单上传手拉手公司，由手拉手相关人员根据订单产品大类确认是否手拉手直发还是转单精品部门受理；加盟商只能向指定供应商采购；点击【采购管理-厂家商品采购-厂家产品采购】，进入产品采购界面，根据采购订单编号，输入采购订单的起止日期等查询信息，点击【查询】按钮查询销售订单信息，如图新建厂家采购订单，点击下方【新建】按钮，进入新建采购订单界面，首先悬着产品大类，系统内产品默认为三大类，A类、B类、C类（A类产品为日常销售的常规产品、B类为手拉手工作
15、服、维修工单单等产品、C类产品尚未添加），如图点击【新建】，进入产品查询界面，如了解产品代码/产品分类/产品名称或模糊名称中任意一项均可进行查询填充内容点击查询，否则点击查询按钮系统默认为模糊查询。界面如下图所示例现需要美孚机油产品，则在产品查询界面产品名称内输入美孚,点击查询按钮，系统将会自动查询出带产品名称中带有美孚字段的所有商品，双击所需产品名称或点击产品编码前方框勾选，点击下方确认按钮，则需订购产品名单选择完毕，如下图所示需订购商品选择完毕点击确认后，系统自动转换至下图界面，系统默认采购数量为该商品的最小订购量，如下图所示点击采购商品所对应的采购数量，如美孚力霸机油系统默认最小订购量为
16、6瓶(6瓶为1箱)，本次所需采购量为24则填入24，系统默认采购数量为最小订购量的整数倍，如美孚力霸机油最好订购量为6，若填入的对应采购数量为7则系统自动按整数倍生成为12，采购数量确认后点击保存按钮，如下图所示订单确认，选择之前所创建的采购订单（新创建的采购订单订单状态为新建），点击下方确认按钮确认所创建的采购订单；如需更改或取消确认，选择所创建的采购订单点击取消确认按钮；如下图所示订单上报，选着所确认的采购订单（已确认的采购订单订单状态为已确认），点击上报按钮，则订单上报发送到手拉手总部；采购订单状态为新建、总部驳回如需取消可点击作废按钮，则该订单作废处理；如下图所示3.2.2产品到货入库
17、厂家产品采购，对应订单状态为完全受理后，点击左侧业务菜单栏库存管理采购管理产品到货入库，点击查询按钮；对应订单交货单状态为已发货状态时，选着对应订单点击到货入库按钮，进行订单到货入库操作；如对应订单交货单状态为未发货状态时，加盟商也未收到货表示手拉手总部未发货；如对应订单交货单状态为未发货状态时，加盟商已收到货则表示系统管理员在系统上未及时进行订单交货处理操作，请及时与总部人员联系，以便采购订单能够及时入库。如下图所示3.2.3产品对外采购加盟商除了向手拉手总部采购产品外还可以自定义产品主数据还会向外部的供应商进行采购产品增加收益，通过新建对外采购单并审核通过后进行入库、退货等操作；加盟商新建
18、对外采购单时还需确定仓库库存是否存有相关对应的产品，如没有该产品还需先进行仓库库存的维护再进行外采；库存管理采购管理对外产品采购，如下图所示新建对外采购订单，点击新建按钮，进入外采订单明细输入外采件供应商名称，在新增中选择外采件（需确定仓库库存是否有相关对应的产品，如没有该产品需要进行仓库库存的维护在进行外采，即外采件必须有在产品库存维护里面录入产品名称），添加采购数量及采购单价等基本信息后进行保存。如下图所示 新建对外采购订单后，进行审核/取消审核作废入库等操作，待入库后对外采购订单实现闭环。3.3销售管理3.3.1产品销售订单加盟商向用户进行产品销售时需开立一张产品的销售订单，结算后才能进
19、行出库销售，并在库存产生销售记录；加盟商可以通过库存价格的调整进行销售；产品通过开立销售单进行销售时，加盟商还可以根据已经结算的结算单号对已销售出库的产品进行退货处理；产品销售后，需要进行结算销售单，并可以针对结算了的销售单进行销售收款及出库；点击【库存管理-销售管理-产品销售订单】，进入产品销售界面，根据销售订单单号，输入销售订单的起止日期等查询信息，点击【查询】按钮查询销售订单信息，如图新建销售订单，点击下方【新建】按钮，进入销售订单新建界面，如图点击【】按钮查询客户名称、车牌号等信息，用户可以选择客户信息及车辆信息，并自动带出，如图注：若客户档案无该客户信息，输入客户名称保存该订单后会自
20、动在客户档案生成客户信息；点击【新增】按钮，进入销售备件信息界面，点击【查询】查询所需库存信息，也可以输入备件编码或者备件名称进行查询，选中所需备件，点击【确定】保存，如图产品列表信息确定后，如需删除则点击【删除】按钮，列表信息确定后进行保存，如图如需修改产品数量或产品的单价，可在列表中直接修改即可，确定后进行保存，如图销售订单新建完毕，需要对销售订单进行审核，点击下方【审核】按钮，如图注：审核后修改单据状态为“已审核”，审核后可点击【取消审核】按钮进行取消；审核通过后，还需对该销售订单进行结算，结算后生成结算单号，如图注：结算后单据状态修改为“已结算”，结算后可点击【取消结算】按钮进行取消；
21、产品销售单结算后，点击【收款】按钮，用户可根据销售单单号进行收款操作，如图注：销售单收款可现金收款或者账户扣款，账户余额足够的情况下则只能通过账户扣款进行收款；新建的的销售订单无法被删除，如需删除则只能通过作废按钮进行作废，点击【作废】按钮，如图3.3.2产品销售退货加盟商向用户进行产品销售时需开立一张产品的销售订单，结算后才能进行出库销售，并在库存产生销售记录；加盟商可以通过库存价格的调整进行销售；产品通过开立销售单进行销售时，加盟商还可以根据已经结算的结算单号对已销售出库的产品进行退货处理；点击【库存管理-销售管理-产品销售退货单】，进入产品销售退货界面，根据退货单号，输入产品退货的起止日
22、期、客户名称等查询信息，点击【查询】按钮查询销售退货信息，如图新建销售退货单，点击【新建】按钮，进入退货单新建界面，如图销售单号为必须选择项，若无关联销售单号，则不能新增产品列表，点击【】按钮进入销售单查询界面并选取产品销售单号，如图销售单号选取确定后，自动带出订单明细信息，点击【新增】按钮，进入产品查询界面查询，如图产品确认后，可以在产品列表中直接修改产品的数量，确认后点击【保存】按钮进行保存，如图注：其中退货数量不能大于可退数量销售退货单新建保存后，需要对退货单号进行审核，点击下方【审核】按钮审核3.4调拨管理3.4.1产品调拨入库在实际业务中，公司下可能会存在多个加盟商或多个加盟商存在合
23、作的关系，在平时产品采购中会存在门店之间的调拨行为，调拨分为出库及入库两种；调拨出库时，产品会减少库存数量及库存成本金额，但不会影响成本单价；库存管理调拨管理产品调拨入库 新建产品调拨入库单，点击产品调拨入库界面下端新建按钮进入新建产品调拨入库界面，选择调拨入库产品及数量后，填写调拨单位名称、经手人、手机登基础信息，保存 新建产品调拨入库单后，点击该入库单进行审核、入库操作进行调拨入库处理。3.4.2产品调拨出库在实际业务中，公司下可能会存在多个加盟商或多个加盟商存在合作的关系，在平时产品采购中会存在门店之间的调拨行为，调拨分为出库及入库两种；调拨出库时，产品会减少库存数量及库存成本金额，但不
24、会影响成本单价；库存管理调拨管理产品调拨出库新建产品调拨出库单，点击产品调拨出库界面下端新建按钮进入新建产品调拨出库界面，选择调拨出库产品及数量后，填写调拨单位名称、经手人、手机登基础信息，保存新建产品调拨出库单后，点击该入库单进行审核、出库操作进行调拨入库处理。3.5领料管理3.5.1内部领料出库在实际的仓库库存管理中，公司内部人员可能也需要从仓库中提取产品，该类操作则需要做一张内部领料单进行领料出库，这样既可以记录内部领用记录，也可以保证库存准确。库存管理-领料管理-内部领料新建内部领料单，点击内部领料出库界面新建按钮选择要内部领料的产品，填写领料人、备注等相关信息后，点击保存按钮内部领料
25、单新建完毕新建内部领料单后，点击该领料单进行审核、出库操作进行内部领料处理。3.5.2维修领料出库在实际的仓库库存管理中，维修开单后需要从仓库中提取产品，该类操作则需要做一张维修领料单进行领料出库，这样既可以记录维修领用记录，也可以保证库存准确。库存管理-领料管理-维修领料出库维修单领料明细维修领料界面查询所需领料工单，打开进入维修领料明细，对多对应的工单进行领料、补领、退料等业务处理。4、门店管理4.1基础数据4.1.1维修项目维护维修项目是门店维修快速开单的基础信息之一，主要用于定义维修快速开单的维修内容及维修工时，方便门店开单查询；手拉手公司会定义一部分的维修项目内容用于门店的维修开单及
26、快速开单业务，门店也可以根据自身的情况自定义维修项目；门店对于手拉手定义的维修项目只能针对门店的单价及金额进行编辑；维修项目栏是否OEM标记选购的项目，为总部系统设定的项目。单击选定的维修项目，点击右下角启用键和停用键，可对给维修项目进行启用和停用设置。双击需要编辑的维修项目，进入维修项目明细可根据总部定义的标准工时和标准工时单价，根据门店的实际情况自行定义门店工时、门店工时单价、门店项目金额。编辑完成后，点击保存按钮进行保存设置。新建维修项目，如总部设置的维修项目不能满足各门店实际运营情况的，门店可在维修项目维护页面点击右下角新建按钮，进行维修项目新建设置。编辑维修项目代码（为与总部设置的维
27、修项目相区别，门店自行新建的维修项目代码前必须加*号，如*493692426）、维修项目名称、维修项目分类、门店工时、门店工时单价、门店项目金额等信息编辑完毕后，点击保存按钮。4.1.2维修套餐维护维修套餐是门店维修快速开单的基础信息之一，主要用于各维修项目组合而成的服务套餐。门店可以根据自身的情况自定义维修维修套餐；新建套餐，点击维修套餐维护界面下端新建按钮，进入新建套餐维护明细；编辑套餐编码、套餐名称、维修套餐分类，点击套餐项目列表新增套餐包含的维修项目，点击套餐产品列表新增套餐所包含的产品。点击保存按钮，保存新建套餐维护明细。4.2维修管理4.2.1维修开单 客户来店维修保养，门店需要进
28、行维修工单新增同时也可根基维修工单明细查询任意维修工单信息。维修工单新增，点击维修工单界面新建按钮进入维修工单新增界面；填写工单信息、车主车辆信息（蓝色为必填项目）、点击新增选择维修项目或点击维修套餐选择维修套餐，如维修项目所用材料非耗材类则需点击维修材料列表新增维修材料、选择派工（自动派工：系统默认上次对该客户服务的人员进行派工、手动派工：根据实际情况进行人员派工）。维修工单新增后点击保存按钮，进行保存。维修材料领料出库后，对所对应的维修工单进行完工审查后，点击完工审查按钮，进行完工审查操作。5、财务管理5.1账款管理5.1.1维修结算维修结算：对维修工单进行工单结算、收款工作结算，在维修结
29、算界面选择已审查状态的维修工单，点击结算按钮，进入维修结算明细。工时折扣、材料折扣可根据门店情况自行编辑，编辑后点击保存按钮。维修收款可在维修结算界面直接操作也可在维修单结算后在结算收款界面收款。维修结算界面收款操作，选择状态为已结算的维修工单点击收款按钮，进入维修单结算收款界面。如果客户为充值客户、本次维修项目为已购买维修项目的会员客户，则维修单结算收款时自动扣除该客户的账户充值余额、扣除一次会员卡中扣除的维修次数（次数会员卡）、时间会员卡不扣次数，以上几种客户结算收款时本次实收金额自动默认为0.如非会员客户，本次实收金额正常应为结算金额，当结算金额角单位小于1元时，系统自动默认去零。(例1
30、：结算金额19.7元，是否已结清自动勾选，则本次实收现金19元，默认去零金额为0.7元；若是否已结清取消勾选，则显示欠款0.7元. 例2：结算金额为30元，本次实收金额20元，是否已结清自动勾选时去零金额10元欠款金额0元，则结算单状态为已结清；是否已结清取消勾选时去零金额0元欠款金额10元，则结算单状态为部分收款；部分收款的结算单，可在下次继续进行收款。)5.1.2结算收款结算收款，结算收款界面结算单分两类：销售结算收款和维修结算收款（维修结算收款也可在维修结算单内进行收款操作）结算单收款，选择结算单状态为未收款的维修/销售结算单，点击结算收款页面收款按钮，进入结算收款明细；同一会员的不同项
31、目结算单可以一同勾选，统一收款。如果客户为充值客户、本次维修项目为已购买维修项目的会员客户，则维修单结算收款时自动扣除该客户的账户充值余额（充值会员账户余额在结算收款明细-账户金额明细-账户余额内可显示）、扣除一次会员卡中扣除的维修次数（次数会员卡）、时间会员卡不扣次数，以上几种客户结算收款时本次实收金额自动默认为0.如非会员客户，本次实收金额正常应为结算金额，当结算金额角单位小于1元时，系统自动默认去零。(例1：结算金额19.7元，是否已结清自动勾选，则本次实收现金19元，默认去零金额为0.7元；若是否已结清取消勾选，则显示欠款0.7元. 例2：结算金额为30元，本次实收金额20元，是否已结清自动勾选时去零金额10元欠款金额0元，则结算单状态为已结清；是否已结清取消勾选时去零金额0元欠款金额10元，则结算单状态为部分收款；部分收款的结算单，可在下次继续进行收款。)
