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1、电商采购精益模式设计与实践运用改善成果材料申报单位：浙江省烟草公司台州市公司课题联系人：任茜 13957623329 陈晨 135668681492016年11月目 录一、研究背景1（一）项目背景1（二）现状分析11、大环境与行业内现状12、传统采购与电商采购比较2二、精益目标5三、精益思路8（一）项目开展思路8（二）具体实施步骤81、前期调研82、可行性分析103、采购模式设计104、项目实施105、实操培训106、评估与改进117、总结和推广11四、项目实施12（一）电商采购形式12（二）电商采购内容12（三）电商采购要求121、基本服务要求122、个性化服务要求13（四）电商采购流程13
2、1、采购计划152、需求审批153、下单账户管理164、货物验收175、评价反馈机制17（五）监管措施18五、项目成效21（一）项目效益测算211、社会效益212、经济效益213、管理效益23（二）电商采购案例解析261、案例一 安装维保类商品采购262、案例二 集中下单-分散发放采购293、案例三 定制化商品采购32（三）项目主要成果341、创新性方面342、实践性方面373、示范性方面37附：项目发表与推广情况4848一、研究背景（一）项目背景21世纪是经济全球化和信息化的时代，作为信息技术在商务领域的积极应用，电子商务以其巨大的优势迅速崛起并呈现蓬勃发展之势，在全球的资源配置领域占据半壁
3、江山。仅中国， 2015年中国电子商务市场交易规模达16.4万亿元，占据GDP比重近五分之一，增长迅速。在“互联网+”的时代，电商已经成为经济活动中一股重要的推动力量。随着B2B、C2C、B2C等电子商务模式的日益成熟以及大数据商业力量的充分释放，企业采购与互联网的结合也成为大势所趋，电商采购成为政府采购和企事业单位集团采购中一种全新的采购模式。（二）现状分析1、大环境与行业内现状（1）大环境现状。政府采购和企事业单位集团采购是一个存在很多寻租机会的领域。尽管针对采购有各种规章制度，但实际操作中还是暴露了一些问题与不足，尤其是传统采购模式中存在的流程繁杂、缺乏监督、成本高昂等“痛点”必将把低成
4、本、高效率、开放透明的电商采购模式推向“互联网+”的风口。采购电商化是企业采购流程 “升级再造”的重点内容，它突出强调了采购信息的可获得性、采购过程的公开和透明性、交易的规范性以及监管部门、采购机构与采购双方的及时回应互动，改变了传统的采购组织形式，从而提高了采购效率和采购效益。（2）行业内现状。目前行业内对采购组织形式的要求越来越趋向区域集中化，提倡合理打包，化零为整，提高单次采购的体量。为提高集中采购比例，各地市公司也做了一些有益的尝试：由市公司组织招标，为各县级分公司在当地选择一家供应商。由此产生的问题是仅仅在招标组织形式上实现了集中，本质上未实现行业大采购的目标，且同一个项目要分为多个
5、标段操作，工作繁琐，每个子标段采购量小又极易流标，规范与效率的矛盾较为突出。若全地区集中招标一家供应商，异地采购会给县级分公司带来诸多不便，满意度不高。面对上述现状，结合行业采购工作的发展趋势，我们提出电商采购试点方案。2、传统采购与电商采购比较传统采购与电商采购比较。行业内传统采购模式一般分为定点供应商（库）采购和非供应商采购两种，其中定点供应商（库）采购相比其他采购模式具有一次采购（公开招标或其他方式）、长期供货和服务、采购效率高、支付方便等优点；而电商采购则在此基础上，创新性地将定点供应商搬到网上，以全地区线下公开招标的形式择优选择一家电商平台作为合作伙伴，既提高了采购效率，又便捷了日常
6、操作。电商采购模式与传统采购模式的异同如下表1.1所示：表1.1 传统采购模式与电商采购模式对比表传统采购电商采购非供应商采购定点供应商（库）采购采购类别物资/服务物资/服务物资采购方式公开招标/邀请招标/竞争性谈判/单一来源/询价公开招标/邀请招标/竞争性谈判/单一来源公开招标采购组织形式省集中/市集中/分散省集中/市集中/分散市集中省集中供应商单个供应商；单项合约；单个/多个供应商；框架性整体协议；单个供应商；框架性整体协议；采购形态单次采购；需求集中后采购；采购流程不可视、不可控；随时可采购；采购流程可视化、数据透明；运用价值流图（VSM）可以看到传统采购中需求部门提出采购需求，到采购部
7、门下单，再到最后确认收货的一系列活动。整个过程采取传统人工作业方式，可选产品种类有限，耗时较长，如下图1.1所示：图1.1 传统采购模式VSM示意图如果采取电商采购模式，可以在采购信息公开透明的基础上，缩短采购各方的时空距离，提高采购效率：采用电商化采购后就可以将所有区域、部门的采购通过电子系统集中完成，将原本繁琐的采购工作简单化、信息化，避免各个部门分别采购带来的低效率，既可以降低财务成本，还可以节约时间成本。电商采购模式的价值流图如下图1.2所示：图1.2 传统采购模式VSM示意图具体来看，电商采购的优势有以下五方面：（1）公开透明，采购行为更加阳光化。企业采购是一个存在很多寻租机会的领域
8、，容易滋生腐败，而通过电商化采购价格面向全社会公开统一，信息对称，则可以做到公开透明，最大限度的实现阳光化操作。（2）突破地域局限，实现跨地区集中采购。在电商采购模式下，中标单位不再局限于本地供应商，可以在更大范围内选择资质条件高，规模大，品种全，实力强的企业长期定点供货，大幅提高采购品质。对于采购方而言，也解决了需求发生频次高，发生时间不确定，计划性差，异地采购不便等一系列问题。在电商采购模式下，县级分公司等基层单位在本地pc终端就能完成个性化定制采购，大大提高了工作效率，提升了基层满意度；同时也顺应了行业集中采购的发展趋势，使得跨区域大采购成为可能。（3）有效解决招标难，公开招标率低的问题
9、。烟草商业系统的日常采购项目主要为办公耗材、IT耗材、电器设备、日用品等低值易耗品，具有小、零、散、杂的特点，每个项目都实行招标具有较大的操作难度，招标成本也较高，容易造成流标、违标等无法保障真招实招的情况出现，严重影响了招标的真实性。既要让基层单位小零散项目能纳入到规范招标的范围内，又能提高基层工作效率，电商采购将成为一个有效的解决途径。（4）提高采购工作效率，提升基层单位采购满意度。借助电子商务全天候、全透明、超时空的采购环境，能实现采购信息的公开化，扩大采购市场的范围，简化采购流程，减少采购时间，降低采购成本，提高采购效率；同时，借助于电商平台我们还能解决市、县公司零星采购多样化，需求发
10、生频次高，发生时间不确定等一系列问题，在集中采购的基础上提高了县级公司的采购便捷性，从而提升基层单位的采购满意度；此外，电商平台上物资品类丰富、可选择性强，能有效满足采购部门的个性化需求，减少零星采购，从而提高公开招标率。（5）降低采购成本。全地区作为一个采购主体进行集中采购，在与供应商谈判时将因采购体量大而获得更多的议价权，获取更多的价格优惠。此外，一般而言，电商平台上产品的价格会明显低于实体店价格，通过电商采购，能有效节约采购资金。同时，很多小零散项目可以通过电商采购解决，不用再单独立项，这也大大的减少了采购成本 。二、精益目标在通用的物资类采购中推行电子商务采购，是创新行业采购模式，进一
11、步探索精益化采购的重要内容。通过调研，我们可以知道，在预期内，行业内创新采购运作模式，能有效解决行业传统采购规范与效率矛盾突出等瓶颈问题，打破地域限制，提高采购透明度，扩大单一供应商的供货品类，减少采购立项项目数量，降低采购成本，提高采购部门的工作效率和基层采购满意度，切实解决小零散项目招标难的情况，减少招标频次，提升公开招标率，显著降低采购成本，缩短采购周期。对烟草企业来说，推行电商采购主要希望达到几个目标：一是节约采购资金，在可预期的情况下节约企业费用支出，实现企业精益管理；二是提高公开招标率，借助电商采购有效减少非公开招标项目、零星采购项目，进一步提高采购的有效管理，实现精益采购；三是解
12、决小零散项目招标难问题，提高采购部门的工作效率和基层采购满意度。这三个目标可以分别细化分解为2个定量化的具体目标指标来：（1）节约采购资金：采购资金节约率、招标费用节约额；（2）提高公开招标率：招标频次减少率、公开招标率提升比；（3）提高采购部门工作效率和采购满意度：订单（单次采购）完成周期提升率、采购满意度提升率；这6个定量指标目标的实现可以说明创新性推出电商采购能获得的经济效益和管理效益；根据目标设定SMART原则，综合企业的管理要求、前期的市场调研情况以及台州地区的实际采购情况，项目组拟定以下具体精益目标：（1）采购资金节约率：经调研，线上产品与线下产品的差价在3%-50%左右，而办公耗
13、材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资的产品差价在5%-30%之间，项目组对这四类物资分别抽取15样产品，测出他们的资金节约率分别为：16.7%，23.8%，8.9%，4.5%；按照台州电商采购计划中这四类物资的采购金额比重分别为：5%、55%、25%、15%，可算出预计采购资金节约率可达到16.8%，刨除抽样调查可能存在的误差以及实际采购中采购金额比重的变化，采购资金节约率的目标值取不低于15%。（2）招标费用节约额：经统计，2015年采购计划中共有8个项目可通过电商采购实行，为防止可能出现的风险，先试验其中一个项目取消公开招标（线下采购）而完全采取电商平台采购的效果，而其余项目则采取线
14、上、线下同时可购买的方式，等电商项目稳步推进后，再逐步偏移到线上采购。目前，一个项目采购公开招标方式，最低招标费用4500元，因此，招标费用节约额目标初步定为不少于4500元。（3）招标频次减少率：2015年台州共计划59个公开招标项目，减少其中一个项目的公开招标而完全采取电商采购形式，则招标频次可减少1.7%，因此招标频次减少率的目标定为超过1%。（4）公开招标率提升比：通过电商采购，可减少小零散非公开招标项目及零星采购项目的实施，并把这部分采购金额以电商采购的形式归入到公开招标范围内；经各采购单位、部门统计，这部分采购金额预计10万左右，而全年预计物资采购公开招标率82.13%，经测算公开
15、招标率提升比可高于0.01%。（5）订单（单次采购）完成周期提升率：经统计，台州地区传统物资类定点供应商（库）采购，单笔订单从发起审批到付款完成的平均时间为22.3天；从实际情况看，电商平台下单与传统采购各环节的效率各有优劣（如上文），如电商下单的效率（0.11小时）要高于传统采购的电话沟通或现场沟通方式（0.54小时）；电商平台的配送时间（13天）则要长于传统采购同城送货时间（0.5天），经采购全过程统计，预期通过电商采购，单次采购完成周期能提升高于5%。（6）采购满意度提升率：电商采购可以让采购单位有更多的产品选择，获得更实惠的价格；并减少中间操作环节，直接通过电脑完成下单，因此预计较传统
16、采购可获得更高的采购满意度；由于该指标值的测算涉及采购人员对两类采购方式的满意度对比，因此项目组拟在电商采购运行10个月后，通过问卷调查的形式对采购人员进行满意度数据采集，并通过数据分析对比，测算最终的提升率。经过抽样调查，采购部门采购人员对于电商采购满意度的提升预期在5%以上，考虑到实际采购过程中，一些采购环节的增设导致工作量的增加以及电商采购初期“代下单”形式的存在，采购满意度提升率初步设定目标值为不少于3%。综上所述，整个电商采购项目的精益目标如下表2.1所示：表2.1 电商采购项目精益目标表类别总体目标序号具体目标指标（Specific）目标值(Measurable)是否征询意见（Ac
17、ceptable）实际情况分析（Realistic）时限(Timed)经济目标节约采购资金1采购资金节约率15%；集体会议通过如上2015.122招标费用节约额4500元；集体会议通过如上2015.12管理目标提高公开招标率3招标频次减少率1%；集体会议通过如上2015.124公开招标率提升比0.01%；集体会议通过如上2015.12提高采购部门工作效率和采购满意度5订单（单次采购）完成周期提升率5%；集体会议通过如上2015.126采购满意度提升率3%；集体会议通过如上2015.12三、精益思路（一）项目开展思路鉴于行业内实行电商采购项目的特殊性和复杂性，我们按照PDCA循环（PlanDoC
18、heckAction）对电商项目拟定了“4个阶段、7个步骤”的精益开展思路，即“前期调研可行性分析采购模式设计项目实施实操培训评估与改进总结和推广”这一实施路径，如下图3.1所示：图3.1 电商采购项目实施路径图在一个循环结束后，进入推广阶段，则又开始下一个循环：下一个推广的单位也要结合企业自身实际进行调研和可行性分析，并本土化采购模式，进而推进项目实施和实操培训循环往复，持续改进电商采购项目，并推广电商采购项目至全行业。（二）具体实施步骤1、前期调研现在主流的电商模式一共有三种。第一种是B2B模式，典型代表是阿里巴巴1688平台。做法是采购人在电商平台上进行招标，让具有相关资质的企业通过该平
19、台进行投标，所招的供应商为电商平台上注册的第三方企业，一般为传统线下企业，招标成功后线下签合同。这种做法其实就是把招标流程放在网上，扩大了可选供应商的范围，其余方面还是没有突破传统采购的局限，未解决小零散项目多、采购管理工作效率低等问题。第二种是C2C模式，典型代表是淘宝网。这种电商采购，无法进行招标，虽然对个人消费者来说很便捷，但是对企业来说，会带来很多财务支付问题，如预付款、企业账户资金风险等。同时，由于供应商主体不一，货源、服务质量完全无法保证。第三种是B2C模式，典型代表是京东商城、苏宁易购等。这种电商采购，可以采用传统线下招标、确定定点供应电商的方式，所招的供应商为电商企业本身，一次
20、招标，多次采购，极大的方便了采购工作。同时，此类电商平台上有大量的自营产品，具备相关品牌授权，能保证产品质量，满足采购单位多样化的产品需求，也能得到电商企业的全程售后服务，并且，发票开具主体单一，既保证资金安全，又方便财务管理，可谓一举多得。三类电商模式各有不同的优缺点，具体如表3.1所示。表3.1 三类电商采购模式对比表B2B电商模式C2C电商模式B2C电商模式代表性电商阿里巴巴（1688平台）等淘宝等京东商城、苏宁易购、国美在线、1号店等招标特点1）招标流程放在网上；2）线上招标、线下签合同；3）每次采购前均需重新招标；无法进行招标1）传统线下招标流程；2）定点供应商，一次招标、多次采购；
21、供应商1）电商平台注册的第三方企业，一般为传统线下企业；2）每次招标的供应商不同，需要管理多家供应商；1）电商平台注册的第三方企业，一般为传统线下企业；2）每次采购的供应商不同，供应商可能为企业或个人；1）电商企业本身；2）供应商为定点采购，每次采购主体相同（多家定点供应时，为供应商库）；货源1）各企业自有产品，线下供货；2）货源、服务质量无法保证；1）非自营产品，线上供货；2）货源、服务质量无法保证；1）电商自营产品，线上供货；2）具备相关品牌授权，保证产品质量，电商企业全程售后服务；存在的问题未解决小零散项目多、采购管理工作效率低等问题；1）财务支付问题；2）发票开具单位不一，不便管理；财
22、务支付问题；2、可行性分析根据烟草行业的现状和前期调研情况，包括市场上政府电商采购情况、行业内电商采购状况和可选供应商情况等等，结合不同电商采购模式的优缺点，我们认为第三类B2C电商模式较为适合引进至行业采购工作，即通过公开招标形式，确定网络供应商，并在同一电商平台上实现省、市、县三级单位既集中又灵活的网络化采购。其次，确定电商采购先从办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资上试点，在发展成熟后扩展至其他类物资和服务。同时拟定实施电商采购后烟草系统所需采取的管理和监管措施，以及可能出现问题的应对措施等等。3、采购模式设计经过前期的调研和可行性分析，结合行业相关政策进行制度研究，设计完整
23、的电商采购运作模式、业务操作流程和监管节点，对电商采购的各个流程、操作环节和相应监管措施拟定科学详细、合理可行的制度规定。具体内容在下一章节进行详细阐述。4、项目实施拟定合理、可行、有效的招标文件和采购合同，通过公开招标的形式选择一家具有较高资质条件、具备较大自营规模的综合性电子商务企业作为网络采购定点供应商。在每个采购单位安排电商采购专用机位，配置桌面监控系统；制定采购需求申报表（电商采购专用表）和电商采购物资验收单；制定烟草系统电商采购管理规定，对电商采购范围，采购计划审批，项目需求申报与公示，账期及结算方式，下单账户、专用机位进行设定与管理，出台电商内部管理流程与监管措施等制度和流程。5
24、、实操培训进行电商采购实务操作培训，对各采购单位/部门的相关工作人员进行电商采购制度解读和实操指导，并就电商采购过程中的关键环节、重要节点、疑点难点以及可能出现的失误点进行强调与说明，夯实电商采购实际操作的基础。实施电商采购时，企管部门需汇总各需求单位/部门的采购目录并进行公开，采购人员需对每笔采购的进度、操作过程、下单与验收等内容进行实时跟进。6、评估与改进根据阶段性采购实施情况，进行电商采购满意度调查，不断改进项目，优化采购流程，解决实际操作中存在的问题。7、总结和推广在捋顺流程节点，得到较好的评价反馈后，总结经验，深化推广。可在有条件、有需求的省市公司重点推广，对推广过程中出现的问题进行
25、全方位的反馈、分析，有效评估总结后再在全国范围内推广实施。整个项目推进如下图3.2所示： 图3.2 电商采购项目推进情况示意图四、项目实施（一）电商采购形式电商采购项目采取全地区公开招标的形式，择优选择一家具有较高资质条件、具备较大自营规模的综合性电子商务企业作为网络采购定点供应商。结合前期调研资料和市场上潜在电商供应商的情况，重点把握招标文件的制定工作；而招标流程与线下传统招标类似，技术成熟，操作性强，合理规范。2015年1月6日，台州烟草商业系统电商采购项目顺利招标，确定了网络定点供应商是京东商城。台州电商采购项目的成功试点，为电商项目在全省推广奠定了基础。2015年11月3日，全省烟草商
26、业系统统一的定点电商采购项目顺利招标，最终确定的长期战略合作伙伴也是京东商城，完成台州试点与全省推广的顺利衔接。（二）电商采购内容电商采购的使用范围锁定在办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资上，涵盖简单易耗品和相对复杂、需安装调试维保的电器设备。这类物资具有经常性、不定期、小零散的特点，非常适合采取电商采购的形式。在电商采购逐渐成熟后，不仅产品采购类别可进一步扩大，甚至发展成统一或分散定制多元化产品，作为零售客户的奖励产品直接邮寄至零售客户手中；同时，零售客户也可以凭借卷烟销售积分等，从电商平台采购差别化、个性化的奖励商品。（三）电商采购要求1、基本服务要求（1）要求提供所有商品的
27、包邮服务；（2）承诺7天无理由退、换货；（3）要求承诺对所供商品，均提供相应的送货上门及安装服务；（4）承诺所供产品均为正品；（5）提供产品“三包”服务； （6）缺货时，进行全国货源调配；（7）配备专门的服务团队及项目经理，提供优质的售后服务。2、个性化服务要求（1）自营产品。（2）库存锁定。（3）账期。（4）定制专属页面和平台LOGO。（5）专场促销活动。（四）电商采购流程电商采购的采购流程和相关节点控制均不同于传统的线下采购，因此需要单独设计电商采购的内部工作流程。根据ECRS分析法，在传统的线下采购流程基础上，对已有的采购流程进行取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（
28、Rearrange）、简化（Simplify），优化电商采购流程，保证电商采购合理有序开展，科学高效，具体分析如下图4.1所示：图4.1 电商采购流程ECRS分析示意图如图4.1所示，传统的线下采购流程，基本采取的是“计划编制-项目审批-公开（邀请）招标/竞争性谈判/单一来源/询价-采购下单-货物验收-获取发票-付款结算-服务评价-采购信息公示”这9个步骤。由于电商采购的特殊性，采购流程需进行相应的调整：（1）由于电商采购在台州试点成功以后，采取的是全省统招的模式，因此对于地市公司来说不需要再单独发起公开招标等采购方式，因此原步骤三“公开（邀请）招标/竞争性谈判/单一来源/询价”可以取消。（2
29、）传统采购在确定供应商之后，就可以采购下单，而电商采购作为新兴的采购方式，为保证充分的监督，则需增加“采购需求提报-需求汇总、公示”2个环节，即让各单位、各部门每月进行需求上报并全市统一汇总、公示；同时，从整个电商采购流程的完整性角度上来看，每个采购部门均需在下单之前进行商品搜索、库存锁定并完成需求审批工作，即增加“搜索商品、库存锁定-需求审批”2个环节（具体参见下文），以保证电商平台上商品的顺利采购。（3）在采购过程中的“采购下单-货物验收-获取发票-付款结算”这四个环节中，电商采购与传统采购的步骤相同，但是每个步骤的具体发生形式、采购人员工作要点、监管人员监管内容都不尽相同，因此需对这四个
30、环节的责任部门责任人、责任内容、记录表单、监管内容等都进行重新设置，在制度中作出详细明确的规定。（4）传统采购中，全部采购流程完结之后就可以进行“采购信息公示”，但是电商采购由于采购部门多、发生频次高、单次采购金额少，信息公示较传统采购更为繁杂、琐碎，如台州一个地区就有10个采购部门，每个月发生电商采购的频率，少则几笔多则几十笔，每笔金额几十元至几百几千元不等，如果每笔都进行公示，不仅工作量大、监督成本也提高，因此在公示之前增加“已实施项目分类汇总”环节，即在对采购部门当月实施的采购项目进行分类汇总，每个月公示一次，既起到了应有的监督作用，又减少了采购人员的工作量，降低了监督成本。综上所述，根
31、据ECRS分析结果，我们归纳出完整的电商采购示意图，对每个流程进行细化分解，并对每个工作步骤设置相对应的负责部门和岗位，规定相应的时间节点和详细的表单记录，如下图4.2所示：图4.2 电商采购流程示意图1、采购计划每年11月份由市公司按全省统一的采购计划四级目录编制下一年度采购计划；下一年度1月份，由市公司相关职能部门按下达的采购计划完成项目审批程序。可实行电商采购的项目按采购标的类别分项，均含线上线下两种采购途径，但并不对线上线下进行资金分配，由采购主体在实际执行时自行决策。纳入电商采购范围的办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资我们也同时通过公开招标建立了线下传统定点供应商库，形
32、成电商采购与传统采购并举互补的采购格局，以防范电商采购模式导入初期可能面临的各类风险，确保电商采购稳步推进。2、需求审批在每笔采购发生之前，需求部门需要提前一个月提出采购需求，由采购人员填写台州烟草电商采购项目需求目录（参见附件），报送至企管处，企管处汇总后在行业办事公开公告栏中进行公示。如有临时性发生的零星采购需求，没有提前在上月进行集中申报的，在未超出本单位信用额度的基础上，由采购人员向企管处报备后可增补项目。进入正式采购环节，采购人员先搜索确定商品，加入购物车，启动库存锁定，确保在需求审批期间，产品库存有保证且产品价格不会变动；然后填写电商采购专用的采购需求申报表（参见附件），列出已锁定
33、库存的拟采购货物的名称、品牌、规格型号、单价、数量，进入采购需求审批程序。审批通过后在电商采购专用电脑上完成采购下单，并在电商采购专用电脑使用登记表（参见附件）中进行使用登记，以便接受监管部门的检查。3、下单账户管理台州全地区设立市县两级母子账号体系，上级单位可以宏观调控下级单位的采购计划，实时监测采购行为，掌握采购数据，自动进行数据分析整理和行为测算。根据采购需求部门设置，台州全地区共建立了10个企业下单账户，分别为市级公司办公室、信息中心、配送中心和七个县级分公司办公室。市级公司三个采购需求部门独立下单，市公司其他职能部门的采购项目汇总至办公室代为下单。县级分公司的采购项目统一由办公室下单
34、。各下单账户均有50万元信用额度。企业下单账户绑定IP地址，须在专用机位登录，该机位配置桌面监控系统，对访问信息全程记录。市级公司采购需求部门，县级分公司办公室指定专人负责电商采购下单账户的管理，严禁下单账户私用，借用，窜用等行为发生。下单人员在专用机位登陆电商网站进行货物搜索和比选时仅能开展与工作有关的操作。专用机位室的管理主要采用“目视管理”，即将电商采购的标准化作业指导文件、采购流程、管理规定、登记表单等内容一目了然地展现在相应区域，提高管理透明度，并结合电脑桌面监控系统和室内高清摄像头，便于各方面人员的协调配合与相互监督，如下图4.3为台州市局电商采购专用机位室目视管理实际效果图。图4
35、.3 电商采购专用机位室目视管理实际效果图4、货物验收采购部门实物资产管理员负责电商采购的货物接收和验收，验收时应就下单货物与实收货物是否符合进行核实，并填写电商采购物资验收单（参见附件）后交部门负责人审核。采购部门负责人对采购验收环节负责。但是，在验收环节，货物接收和验收人员与下单人员不能为同一人。货物验收无误后由实物资产管理员签收入账，采购人员凭后续收到的增值税专用发票至财务部门办理货款结算。5、评价反馈机制每笔采购完成之后，需要进行电商采购服务评价，填写供应商单次采购评价表和台州烟草电商采购项目满意度测评表（参见附件），以收集采购部门的意见和建议，与电商及时沟通，完善电商采购运作模式。最
36、后在每月月末，采购部门需要对当月已实施的每笔采购项目按计划条目进行分类汇总，并提报企管处，由企管处进行采购信息公示。具体每一笔订单的采购流程，从普通物品采购到定制化商品采购，从安装维保类商品采购到集中采购、分散送货入户等，除个别细节外（如定制商品无法使用账期功能，需要先网银转账进行付款；安装维保类商品需在收货后联系品牌商全国统一售后进行安装调试；分散送货商品需提供多个收货地址），基本操作一致，就不一一赘述。（五）监管措施为了进一步规范电商采购活动，完善内控机制，实现对企业电商采购行为的有效监管，项目组运用标准作业（Standard Operation Procedure）程序对整个电商采购过程
37、中的所有监控行为进行细化和量化，并形成电商采购标准操作步骤，拟定台州市烟草系统电商采购管理暂行规定（参见附件）。总的来看，电商采购活动共包含了4个监控点，每个监控点由不同的监控部门和责任人进行定期或实时的检查监管，如下图4.4所示。 图4.4 电商采购监控示意图监控点1：需求审批环节，要求采购人员填写采购需求申报表（电商采购专用表）报部门负责人审批，部门负责人需要核对表上填写的品类、规格、价格等内容是否同电商平台上下单的内容相一致。 监控点2：采购下单环节，要求每家单位配备一台电商采购的专用电脑，采购人员必须在该台电脑上实施采购，后台全程监控采购过程并录像存档，监管部门不定期抽查下单的真实性。
38、 监控点3：货物验收环节，采购部门的实物资产管理员需要现场核对下单货物与实收货物是否相符，是否存在质量问题等。采购部门负责人对验收结果负全责。 监控点4：付款结算环节，由财务部门的出纳员在付款前核查转账凭证与发票帐实是否相符。付款结算环节还是一个廉情风险点，需要由采购部门和监察部门进行实时过程跟踪，查看采购人员是否按采购流程操作。作为新兴的采购模式，电商采购涉及到的企业资金安全是风险防控的关键内容，如何有效监管、实现企业资金的安全使用是核心问题。因此，在设置电商采购程序的各个监控点及廉情风险点后，项目组通过潜在失效模式与后果分析（Failure Mode and Effects Analysi
39、s）对电商采购的整个风险监控程序重新进行了风险评估，如下表4.1所示：表4.1 电商采购资金安全监控FMEA分析根据FMEA分析结果，项目组在普通监控的基础上，针对性加强了企业下单账户的安全监控，并采取了以下几点监管措施： 一是由信息中心负责落实设置下单专用机位，并在专用机子上安装实时电脑监控软件，全程记录专用机子的工作信息。 专用机位室配置摄像头，对室内活动进行监控。通过机位访问信息的全程监控可确保下单信息与电商网站的实时信息相一致，防止出现下单人员以截屏历史信息冒充实时信息，在网络低价时下单以截屏高价报销的情况出现。二是由监管部门负责组织监管人员，对电商采购项目开展定期或不定期检查，检查内
40、容包括下单账户的聊天记录；专用机位的电脑监控信息；采购需求申报表；下单记录；物资验收单；财务转账凭证增值税发票账实相符性等内容。 当监管人员在检查中发现采购人员在电商专属采购平台进行工作以外的下单、聊天等行为时，由监管部门负责人向市局（公司）三项工作管理委员会主任报告，需要问责的，应将问题及线索移交给纪检监察部门进行处理。五、项目成效（一）项目效益测算实现电商采购，不仅是行业内采购模式的创新，还是精益采购的重要内容，该项目主要包含社会效益、经济效益和管理效益。1、社会效益电商采购是国民经济和社会信息化的重要组成部分，顺应了“互联网+”的时代发展趋势，代表了现代企业采购工作的发展方向，是创新行业
41、采购模式的重要探索，也是精益采购的重要内容。企业电商采购的大范围实施能有力地促进商品和各种要素的流动，有利于促进社会产业结构调整，提高国民经济运行质量和效率；电商采购的公开透明更有利于消除妨碍公平竞争的制约因素，进一步降低交易成本，推动全国统一市场的形成与完善，实现市场对资源的基础性配置作用。2、经济效益通过电商采购可以有效降低采购成本、节约采购资金，电商采购的经济效益主要体现在采购资金节约率和招标费用节约额这两个指标上：（1）采购资金节约率电商平台上的产品价格相对来说，会明显低于实体店价格。由于品牌制造商为了避免同个产品在线上、线下不同分销商之间的恶意竞争，通常会错开线上、线下的供货品类、规
42、格等，因此资金节约率的数值仅选取那些线上、线下同时具备且规格、型号相同的产品进行比较。由于物资种类庞大，不能进行一一比对，我们以随机抽取的物资样本来测算电商采购的资金节约率，并以此估算全省系统一年的资金节约额。如下表5.1所示，从台州地区已采购的电商物资中随机抽取台州当地实体店和京东商城同时具备的21种同规格物资进行统计，测算出采购资金节约率：=i=1n(si-pi)i=1nsi 100%=25.0%（注：=资金节约率；si=某类产品实体店价格；pi=某类产品电商价格；n=样本量）表5.1 电商采购资金节约对比表据统计，2015年台州全市电商采购共计44万，按25%的电商采购资金节约率，可测算
43、出2015年全市电商采购资金节约额为：U= P1-P=441-25%-44=14.7(万元)2016年全省电商采购计划预计4500万元，按25%的电商采购资金节约率，可测算出2016年全省电商采购资金预计节约额为：U= P1-P=45001-25%-4500=1500(万元)（注：U=电商采购资金节约额；=资金节约率；P=电商采购金额）即，2015年台州一个地区共发生电商采购44万元，节约采购资金14.7万元；按照2016年全省4500万元的电商采购计划，全省烟草系统全年预计可节约采购资金1500万元。 （2）招标费用节约额虽然为稳妥起见，所有可实行电商采购的项目，如办公耗材、IT耗材、电器设
44、备、日用品等物资类采购项目目前都还是采取“两条腿走路”的模式，即同个项目既可通过线下供应商库进行采购，又可通过线上电商平台采购，以避免可能出现的风险；但是电商采购推广后，仍有一部分项目可以完全通过电商采购解决，不用再单独立项、单独发起招标，这也大大的减少了采购成本 。以台州2015年实际采购为例，实行电商采购后，原计划公开招标的2015年台州市烟草公司健身器材采购项目就可以直接通过电商平台采购，不再单独招标，测算出招标费用节约额为：F= w1+w2+?+wn=4500(?)（注：F=招标费用节约额；wn=单次采购项目招标费用；n=由于电商采购不再单独发起招标的项目）即， 2015年台州地区由于
45、电商采购项目的实施，减少了一个公开招标项目，节约招标费用4500元。3、管理效益通过电商采购的应用推广，可以有效实现行业内物资的集中采购，减少招标频次，提高采购工作效率，提高公开招标率；解决传统采购速度慢、成本高、决策难等问题；可以在更大范围内选择采购品类，缩短供需距离，简化采购流程，提高采购质量，解决传统采购价格不统一、过程不透明、审批环节繁琐、管理多个供应商等问题；实现采购工作的实时监控，提高采购透明度和规范性。电商采购的管理效益主要体现在招标频次减少率、公开招标率提升比、订单（单次采购）完成周期提升率、采购满意度提升率这四个指标上：（1）招标频次减少率目前，在电商采购导入初期阶段，办公耗
46、材、IT耗材、电器设备及日用品等物资类采购项目采取的是“两条腿走路”的模式，即同个项目既可通过线下供应商库进行采购，又可通过线上电商平台采购，以确保两种采购模式平稳过渡。电商采购推广后，项目可以通过电商采购解决，不用再单独立项，降低了采购人员工作量，明显减少了招标频次。以台州2015年实际采购为例，实行电商采购后，原计划公开招标的2015年台州市烟草公司健身器材采购项目不再单独招标，减少公开招标一次，招标频次减少率为：?= AA100%=159100%=1.7%（注：=招标频次减少率；A=由于电商采购不再单独发起招标的项目数；A=全年招标项目数）即， 2015年台州地区由于电商采购项目的实施，
47、招标频次减少1.7%。（2）公开招标率提升比电商采购推广后，有一部分难以成功招标、只能采取非公开招标方式解决的小零散项目能通过电商平台采购、纳入到规范招标的范围内，同时很多零星采购也可以通过电商平台解决，有效减少零星采购，从而提高公开招标率。以台州2015年实际采购为例，由于台州物资类采购项目除维保、特殊物资（如燃油等）外均采用公开招标，而维保、特殊物资又无法通过电商采购实施，因此未有由于电商采购而减少的非公开招标项目；减少零星采购11笔，采购资金136509元，因此公开招标率提升比为：r= QE-Q-i=1nxi-i=1miE-i=1mi100%=86.04%-86.01%=0.04%（注：r=公开招标率提升比；Q=实际公开招标金额；E=实际采购金额；x
