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1、第四章 办公自动化软件应用由美国微软公司开发的Microsoft Office XP 是办公人员最常用的通用软件，Office XP由文字处理软件Word XP、电子表格Excel XP、电子演示文稿PowerPoint XP、电子邮件Outlook版、表格图表数据处理、幻灯片制作播放、网络邮件传输、网站建立及网页设计、数据库管理等功能、是理想的办公自动化软件。本章主要介绍文字处理软件Word XP、电子表格Excel XP和电子演示文稿PowerPoint XP的基本功能和应用。4.1文字处理软件Word XPWord XP是Microsoft公司开发的办公软件Office XP的一个重要组
2、件。它的主要功能是进行文字处理和排版编辑,它具有简单易学、界面友好、智能程度高等特点，是一个使用广泛、深受用户欢迎的文字处理软件。4.1.1 Word XP的介绍1. Word XP的特点Word XP作为最优秀的字处理软件，主要具有以下几个特点：(1) “所见即所得”功能:这一功能还应用到Microsoft Office XP的其他应用程序中。“所见即所得”是指在计算机屏幕上所见到的文章、图表、表格等的效果与将来打印出来的效果是一样的。这里的“效果”，包括字体、字号和表格等。(2) 文字编辑：文字编辑是任何一种字处理软件的基本功能之一。Word XP在文字编辑方面也有其独特之处，除了常见的选
3、定、移动、复制、删除等传统操作以外，Word XP还提供了自动更正及自动图文集功能。前者用于及时更正常见的输入、拼写及语法错误；后者则允许在自动图文集里定义、存储经常用到的文本或图形，并在需要的时候将它们插入到文档中去。(3) 格式编辑：在Word XP中，格式编排涉及字符、段落及页面格式设置。也就是说，用户可以灵活地根据需要对文档中的字符、段落或页面进行单独设置，以活跃整个版面。(4) 模板、向导及样式：模板、向导及样式是最能体现Word XP特色的三个常用功能。模板是一种包含特定格式说明的专用文档，当以模板为基础生成新文档时，其所包含的格式就将自动有效，这样就使操作简化到只须填入相应的内容
4、就可以了。向导能够帮助用户选择合适的模板，并将按次序填写模板上的具体内容，直到生成整个文档。样式则是具有名字的特定编排格式的组合，可以认为样式是用户自己设计的能够重复使用的格式编排命令。(5) 图文混排：Word XP中最值得标榜的特色功能之一就是图文混排，它不仅具有绘制简单图形的功能，而且还可以在文档中插入其他精美的图片，通过文字与图形的混合编排，制作出赏心悦目的高级文档来。(6) 表格处理：在Word XP中，创建、修改一个表格或把一个文本转换为表格等操作是一件轻而易举的事。如果需要在表格中插入图片或公式，对表格进行各种修饰，Word XP也能很好的满足用户的要求。(7) 传真、电子邮件与
5、Web ：Word XP最突出的特点就是网络功能得到了加强，其中包括传真、电子邮件、Web及主页制作等。尤其值得一提的是Word中的上网功能，使用户在Word 环境下就能够直接进入因特网。它的最大好处是可以将网上的Word 文档或其他类型的文档直接下载到Word XP中，也能够将自己的文档发布到网上去。2. Word XP的新特征(1) 即点即输：可以将文字、图形或表格等放置在页面上的任何位置。只需将鼠标指针移动到要输入的位置，然后单击，便可以开始输入。(2) 打印缩放：可以设置文档的打印比例或每页打印的版数，以便适应不同尺寸的纸张或在一页纸上打印多页文档。(3)收集与粘贴：最多可以在剪贴板上
6、保留24次复制或剪切的内容，并允许粘贴全部或部分内容。(4）浮动表格：可以将表格放置在页面上的任何位置，就像图片一样。(5) 图片项目符号：可以在项目符号列表的各项前插入小图片，使列表更富有特色。4.1.2 认识工作窗口1. Word XP的安装Word XP是Microsoft Office XP的一个重要组件,要安装Word XP就需要安装Office XP。安装Office XP的过程与安装较低版本的Office大致相同,只要按照Office XP安装向导的提示进行操作就可轻松安装。也可以任选需要的组件进行安装,在以后的使用过程中遇到尚未安装的程序或命令时,Office XP会自动弹出对
7、话框,询问是否立即进行安装,此时只需把Office XP的安装光盘放入CD-ROM中,单击对话框中的【安装】按钮,安装过程即可自动完成。2. Word XP的启动在安装了Office XP以后,就可以启动Word XP了。启动的方法为:单击“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office ”|“Microsoft Office Word XP”命令,即可打开Word的工作窗口。另外，如果桌面上有指向“Word XP”的快捷方式图标，也可直接双击打开。3. Word XP的退出退出Word的操作非常简单,用户可以采用以下几种方法之一退出Word。(1) 单击“文件”|“退出”命令。(2
8、) 单击窗口右上角的【关闭】按钮。(3) 双击窗口左上角的控制菜单图标。(4) 在任务栏的当前窗口的按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。(5) 在当前编辑窗口为工作窗口的情况下，直接按下Alt+F4.4. Word XP窗口组成启动Word之后,将打开Word的窗口。如图4-1所示。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。下面将对窗口中的各个主要组成部分进行简要的介绍。图4-1 Word XP窗口界面(1) 标题栏:标题栏位于窗口的最顶端,显示当前文档的名称。其右侧的【最小化】按钮、【最大化】按钮/【还原】按钮和【关闭】按钮,分别用于窗口的最小化、最大化/还原和关闭
9、操作。(2) 菜单栏:菜单栏分别由“文件(F)”、“编辑(E)”、“视图(V)”、“插入(I)”、“格式(O)”、“工具(T)”、“表格(A)”、“窗口(W)”和“帮助(H)”等9个菜单项组成,每个菜单项都有一组命令或下级菜单。单击菜单标题,打开相应的下拉菜单, 用键盘同样可以打开相应的菜单，用Alt键与菜单名称后边“（）”内的字母组合键可以选择相应的菜单。单击其中的命令或子菜单的命令,Word就会执行该命令所代表的操作。(3) 工具栏:每个工具栏都是由一些工具按钮组成的,每个工具按钮代表一个常用命令。使用工具按钮时,只要用鼠标单击或双击按钮即可。默认情况下Word会显示“常用”和“格式”工具
10、栏。Word有很多工具栏,当要使用其他工具栏时,用户可以选择需要使用的工具栏,方法是:单击“视图”|“工具栏”子菜单,然后单击选择需要的工具栏命令。在子菜单中,若工具栏前面有“”标记则表示这个工具栏正显示在窗口中,没有“”标记表示此工具栏在窗口中未显示。 如图4-2所示。工具栏既可以显示和隐藏,还可以移动和重新排列。移动和重新排列工具栏的方法是:移动鼠标指针到工具栏左侧虚线位置,当鼠标指针变成实心的黑色十字形状时,按下鼠标左键并拖动到窗口工作区中,此时就会变成浮动的工具栏,如果要还原其位置,只要双击工具栏的标题栏即可。(4) 标尺:标尺分为水平标尺和垂直标尺,标尺主要用来查看正文、表格、图片等
11、的高度和宽度。也可以使用标尺对正文进行排版,如进行段落缩进,首行缩进，设置制表位等操作。可以在“视图”菜单中进行设置。图4-2 工具栏选择情况界面(5) 工作区:也称为文档窗口。用户可以在工作区内输入文本,或者对文档进行编辑、修改和格式化操作。是Word 的主要工作区域。(6) 滚动条:滚动条分垂直滚动条和水平滚动条两种,用来滚动文档的内容。使用垂直滚动条可以使文档上下滚动,使用水平滚动条可以左右滚动文档,以便查看文档的内容。(7) 【视图切换】按钮:位于状态栏之上，用于切换文档的不同视图方式。(8) 状态栏:显示出当前文档的页数、当前页码、插入点所在的位置、插入/改写状态等文档相关信息。(9
12、) 任务窗格:任务窗格是Word中一项很有用的功能。它可以通过单击“视图”|“任务窗格”命令来打开或者关闭。在Word中,共有“新建文档”、“剪贴板”、“搜索结果”、“剪贴画”、“样式和格式”、“显示格式”、“邮件合并”等几类任务窗格。各种任务窗格都有不同的用途。5. 文档视图Word提供了多种文档的显示方式,称为视图。包括普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、文档结构图视图和阅读版式视图。这些视图可以满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要。(1) 普通视图普通视图方式非常适合于文字的录入工作。用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作,并对文字格式进行编排。普通视图可以显示文
13、本格式,简化了页面的布局,所以可以方便快捷地进行一般的文字编辑。在普通视图中,不显示页边距、页眉、页脚、背景、图形等对象,所以不能在普通视图方式下编辑页眉、页脚、背景、图形等对象。切换到普通视图的方法是:单击“视图”|“普通”命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮均可切换到普通视图方式。(2) Web版式视图Word有较强的Web页编辑功能,网页的编辑与普通文档的编辑存在一些不同,Word的Web版式视图方式就是用来编辑简单网页的。在Web版式视图中,可以完整地显示所编辑的文件的网页效果。切换到Web版式视图的方法是:单击“视图”|“Web版式”命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮。
14、(3) 页面视图页面视图是Word的默认视图,页面视图是按照用户设置的页面大小进行显示的视图方式,它的显示效果与打印效果完全一致。在页面视图中可以编辑各种对象,比如页边距、文本、图片、页眉、页脚和页码等，可以很方便地看到所编辑的对象在整个页面中的具体位置。切换到页面视图的方法是:单击“视图”|“页面”命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮。(4) 大纲视图大纲视图特别适合于较多层次的文档,比如具有多重标题的文档。大纲视图将所有的标题分级显示出来,层次分明。在大纲视图方式下,可以通过标题的操作,改变文档的层次结构,即可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别,方法是:使用“大纲
15、”工具栏上的【提升】按钮和【降低】按钮。还可以在“显示级别”下拉列表框中选择在大纲中显示文档的各个大纲级别的内容,如图4-3所示。图4-3 大纲视图切换到大纲视图的方法是:单击“视图”|“大纲”命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮。(5) 文档结构图视图文档结构图视图是用来显示文档结构的,它在窗口中显示为一个独立的窗格。文档结构图是以文档标题列表的形式来显示文档结构的。窗口被分为两列，当在左侧窗口中单击某个标题名称时,即可直接将光标定位到该标题对应的页面,从而实现对整个文档的快速浏览。切换到文档结构图视图的方法是:单击“视图”|“文档结构图”命令,即可打开文档结构图。文档结构图窗口，如图4
16、-4所示。图4-4 文档结构图6. Word XP的帮助功能Word XP的帮助系统包括Microsoft Office Word 帮助目录、Office 助手、Microsoft Office Online 等，用户可以通过帮助系统随时获取有关的帮助。(1) 显示特定主题的帮助信息在菜单栏右侧的下拉列表中直接输入需要帮助的主题（如“新建”）并按Enter键，系统把相关内容罗列在“搜索结果”任务窗格中。在菜单栏上选择“帮助”|“Microsoft Office Word帮助”选项，或按F1键，打开“Word帮助”任务窗格，在“搜索”文本框中输入要帮助的主题，单击文本框右边的“开始搜索”按钮。(
17、2) Office助手Office助手可以帮助用户查找帮助主题、显示提示信息并针对正在使用的程序的各种特有功能提供帮助。(3) 使用帮助目录查看帮助信息单击“Word帮助”任务窗格中的“目录”，将显示Word XP帮助系统全部内容的目录，用户可以在帮助目录中选择自己所需要阅读的主题。4.1.3 文档的基本操作1. 创建新文档通常情况下,当启动Word时,系统会自动打开一个名为“文档1”的空白文档,标题栏上显示“文档1-Microsoft Word。Word文档的扩展名为.doc。在Word中允许用户同时编辑多个文档,而不必关闭当前的文档。新建文档可以采用以下两种方法。(1) 利用菜单命令新建文
18、档单击“文件”|“新建”命令,打开“新建文档”任务窗格。单击“空白文档”按钮,此时Word将创建一个新的空白文档,系统将自动为新创建的文档取一个名称(如“文档2”,以后可以根据需要用新名称保存文档)。(2) 利用工具栏中的按钮创建文档单击“常用”工具栏中的【新建空白文档】按钮,也可以创建一个新的文档。2. 文档的打开(1) 用下列三种方法之一弹出 “打开”文档对话框，如图4-5所示。 单击“常用”工具栏中的【打开】按钮 单击“文件”|“打开”命令，在弹出的对话框中设置打开文件的信息 按快捷键Ctrl+O图4-5 “打开”文档对话框(2) 在“打开”对话框的“查找范围”列表框中选择驱动器、路径、
19、文件类型和文件名。Word文档的扩展名是.doc，确定后单击“打开”按钮。此时被指定的文档被打开，文档的内容显示在文档编辑区内。3. 打开并转换非Word文档 Word可以将传统的标准文件（如txt文件、wps文件）等转变成Word文档，并在Word环境下编辑。打开和转换的方法如下：(1) 用打开Word文档的方法弹出“打开”文件对话框，指定文件所在的盘符和路径； (2) 在“文件类型”下拉列表框中选择非Word文件的类型或选“所有文档（*.*）”选项；相应类型的文件名等文件信息显示在窗口中间；非Word文档的主要文件类型有纯文本文件(*.txt)、Windows位图文件(*.bmp)、Wor
20、d模板文件(*.dot)、WPS文书文件(*.wps)； (3) 在文件名清单中打开非Word文档的文件； (4) 在“文件”菜单中选“另存为”打开“另存为”对话框，如图4-6所示；图4-6 “另存为”对话框(5) 在另存为的“保存类型”中选取所有Word文档；(6) 单击“确定”按钮，被转换的文件显示在Word XP的编辑区内。4. 输入文本Word的文本输入十分方便,可以输入文字和各种符号。(1)使用输入法输入文字启动Word后,即出现一个空白文档,在新文档窗口中,有一个不断闪烁的光标,它所在的位置就是文本输入的插入点。可以用以下方法切换不同的输入法: 用Ctrl+Shift组合键可以在英
21、文和各种中文输入法之间切换，用Ctrl+Space(空格)组合键可以切换中英文输入法。在输入文档的过程中,可通过鼠标的单击或双击,将光标定位到文档中的任意位置来进行输入操作。另外在输入文档时还应注意下面两点。l 输入文档时有两种工作状态,即“改写”和“插入”。在“改写”状态下,输入的文本将覆盖光标右侧的原有内容,而在“插入”状态下,将直接在光标处插入新输入的文本,原有内容依次右移。按Insert键或用鼠标双击状态栏右侧的“改写”标记,可切换“改写”与“插入”状态。l 输入文本时,如输入的文本到达右边界后,下面输入的文本会随光标的移动而自动转至下一行。在文本输入一个段落结束时,需按回车键换行。(
22、2)插入特殊字符在Word文档中经常要插入字符,例如插入运算符号、单位符号和数字序号等。具体插入方法是:在Word文档中确定插入点的位置,单击“插入”|“符号” 命令,如图4-7所示，或右击插入点,在快捷菜单中单击“符号”命令,打开“符号”对话框,从中选取符号插入。也可以通过中文输入法提供的软键盘输入一些特殊符号。Word中还专门总结了一些常用的特殊符号，可以通过单击“插入”|“特殊符号”命令直接插入。图4-7 “符号”菜单(3)输入当前日期和时间 在Word文档中可以用不同的格式插入当前的日期和时间，操作方法如下： 单击“插入”|“日期与时间”命令，弹出“日期与时间”对话框，如图4-8所示；
23、 在“日期与时间”对话框中，单击所需的日期和时间后，再单击“确定”按钮，当前的日期和时间以所选的形式插入到文档的插入点位置上。(4)插入其它文件的内容如果所需文档已经输入完成，Word允许把其它文件的内容插入到当前编辑的文档中。利用这种功能可以将几个文档组合成一个文档。图4-8 插入“日期和时间”对话框5. 编辑文档(1)文本的选定利用鼠标选择文本用鼠标选定文本的最基本操作是“拖动”, “拖动”可以选定任意数量的文字，但在实际使用中，当选定较大范围的文本时，用这种方法并不方便，以下介绍多种用鼠标选定文本的方法：l 将鼠标光标移到被选择内容的开始位置，按下鼠标左键，将鼠标光标拖到被选择文本的结束
24、位置，再松开鼠标左键。开始位置与结束位置之间的文本将被“选择”；l 选择一个句子:按住Ctrl键，同时将鼠标光标移到待选句子上，单击鼠标左键，则鼠标所在的句子被“选择”，出现一个句号，为一个句子结束；l 选择一行:将鼠标移到一行的左边空白处，这时鼠标指针形状为指向右上角的空心箭头，单击鼠标左键，便选定了该行的全部内容；l 选择几行：将鼠标移到一行的左边空白处，这时鼠标指针形状为指向右上角的空心箭头，按下鼠标左键不放，沿垂直方向拖动鼠标；l 选择一个段落:将鼠标移到段落的左侧空白处，双击鼠标左键，则整个段落被选择；或者将鼠标移到要选择的段落上任意字符处连续三次单击左键，则光标所在的段落被选择；l
25、 选择几个段落：将鼠标移到段落的左侧空白处，按下鼠标左键沿垂直方向拖动，则经过的若干个段落被选择；l 选择一大片连续区域：单击被选内容的开始位置，利用滚动条找到被选内容的结束位置，按住Shift 键并单击此处。则以该两点为对角线的矩形被选择。l 选定全部文档: 将鼠标光标移到段落的左侧空白处连续单击鼠标左键三下。l 选定矩形文本:将鼠标指针移动要选定文本的起始位置处,按住【Alt】键,再拖动鼠标到终止位置处即可。使用键盘选定文本l Shift+:选定光标所在位置向前的一行文本。l Shift+:选定光标所在位置向后的一行文本。l Shift+ :选定当前行右侧文本。l Shift+ :选定当前
26、行左侧文本。l Ctrl+A:选定整个文档。(2）插入文本如果要插入的文本是已存在的独立文档,在插入状态下,直接在插入点插入文件即可。如果要插入的文本是非独立文档，在输入点直接输入即可。(3) 复制与粘贴文本复制与粘贴是一个互相关联的操作,一般来说,复制的目的是为了粘贴,而粘贴的前提是要先复制。当要复制的原文本距离粘贴位置较近时,可以通过拖动鼠标的方法来复制文本,具体操作步骤如下：选定要复制的文本。 按住【Ctrl】键,同时用鼠标将选定的文本拖动到要复制的位置,然后释放鼠标左键即可实现复制。当要复制的文本距离粘贴位置较远时,需要使用“复制”命令,具体操作步骤如下： 选定需要复制的文本。单击“常
27、用”工具栏上的【复制】按钮,或单击“编辑”|“复制”命令,也可以按【Ctrl+C】组合键。把光标移动到要插入文本的位置,然后单击“常用”工具栏上的【粘贴】按钮,或单击“编辑”|“粘贴”命令,也可以按【Ctrl+V】组合键。“复制”命令是把要复制的文本复制到剪贴板中,因此在“复制”一次之后可以多次地粘贴。(4) 移动文本当要移动的文本距离新位置较近时,可以拖动鼠标的方法来移动文本,操作步骤如下： 选定要移动的文本；把鼠标指针移到所选文本上,当鼠标变为空心指针时拖动文本到要新的位置,释放鼠标左键即可实现移动。当要移动的文本距离粘贴位置较远时,需要使用“剪切”命令或【F2】功能键,操作如下： 选定需
28、要移动的文本。单击“常用”工具栏上的【剪切】按钮,或单击“编辑”|“剪切”命令,也可以按【Ctrl+X】组合键。把光标移动到要插入文本的新位置,然后单击“常用”工具栏上的【粘贴】按钮,或单击“编辑”|“粘贴”命令,也可以按【Ctrl+V】组合键。“剪切”命令也是把要移动的文本剪切到剪贴板中,因此,在 “剪切”一次之后也可以多次地粘贴。另外还可以通过使用【F2】功能键移动文本。在选好要移动的文本以后,按【F2】功能键,此时,在状态栏的最左边将会显示“移至何处”的文字,如图4-9所示。然后再到要移入的目标位置处单击鼠标左键,这时光标变为一条垂直的虚线,按【Enter】键即可完成所选文本的移动。 图
29、4-9 利用【F2】功能键移动文本(5) 删除文本 一般在输入文本时,可以用【BackSpace】键来删除光标左侧的文本,用【Delete】键来删除光标右侧的文本。要删除大段文字或多个段落时,则需要先选定要删除的文本,然后单击“编辑”|“清除”命令(也可按【Delete】键或【BackSpace】键)进行删除。(6) 撤销操作方法是:单击“编辑”|“撤销”命令或单击“常用”工具栏中的【撤销】按钮,即可恢复上一次的操作，也可以按下快捷键【Ctrl+Z】,如果单击【撤销】按钮右侧的下拉按钮,可以从弹出的下拉列表中选择要撤销的多次操作。(7) 恢复操作当使用“撤销”命令撤销了本应保留的操作时,可以使
30、用“恢复”命令恢复刚做的撤销操作。恢复操作的方法是:单击“编辑”|“恢复”命令或单击“常用”工具栏中的【恢复】按钮,就可以恢复上一次的撤销操作。如果撤销操作执行过多次,也可单击【恢复】按钮右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择恢复撤销过的多次操作。(8) 查找文本l 单击“编辑”|“查找”命令,或按【Ctrl+F】组合键,打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡,如图4-10所示。图4-10 “查找”窗口l 在“查找内容”下拉列表框内输入要查找的文本。l 单击【查找下一处】按钮,Word即开始查找文本。l 当Word找到第一处要查找的文本时,就会停下来,并把找到的文本反白显示,再次单击【查找下
31、一处】按钮可继续查找。按【Esc】键或单击【取消】按钮,可取消正在进行的查找操作并关闭此对话框。注意:Word的查找总是从光标当前所在的位置开始查找，如果想要查找所有文档，在执行此操作之前要先将光标定位于文件头。(9) 替换文本替换文本功能是用新文本替换文档中的指定文本。例如用“Word”替换“Word XP”,具体操作步骤如下。l 单击“编辑”|“替换”命令,或者按【Ctrl+H】组合键,打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。l 在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的文本,例如:“Word”。l 在“替换为”下拉列表框中输入替换文字文本,例如:“Word XP”。l 如果需要设置高级选项
32、,可单击【高级】按钮,然后设置所需的选项,如图4-11所示。图4-11 “查找与替换”对话框(10) 保存文档保存新文档l 单击常用工具栏上的“保存文件”按钮或单击“文件”菜单中的“保存”命令，打开“另存为”对话框，如图4-12所示；l 在“另存为”对话框中指定驱动器、目录和文件名；l 单击“确定”按钮，存盘后并不关闭文档窗口，继续处在编辑状态。图4-12 “另存为”对话框保存已有文档按CtrlS组合键或单击工具条中的“保存文件”按钮或单击“文件”|“保存”命令后，即按照原来的驱动器，目录和文件名存盘。存盘后并不关闭文档窗口，继续处在编辑状态。以其它新文件名存盘如果当前编辑的文档是已有文档，文
33、件名是W1.DOC，现在希望既保存原来的W1.DOC文档，又将修改后的文档以W2.DOC存盘，则操作步骤如下： 单击“文件”|“另存为”命令，弹出“另存为”对话框； 在“另存为”对话框内指定存储修改后的新文件W2.DOC的驱动器、目录和文件名； 单击“另存为”对话框中的“确定”按钮，则当前编辑的文档内容以新的文件名存盘，而原文件仍保留。自动保存文档Word有自动保存文档的功能,即每隔一定时间就会自动地保存一次文档。系统默认时间是10分钟,用户可以自己修改间隔时间,方法是:单击“工具”|“选项”命令,打开“选项”对话框,再打开“保存”选项卡,选中“保存选项”选项组中的“自动保存时间间隔”复选框,
34、并在右边的微调框中输入时间,单击【确定】按钮即可，如图4-13所示。图 4-13 设置“自动保存文件”对话框(11) 文档的保护对于某些重要的文件，可以为其设定为以只读方式打开，或设置打开或修改的密码，以实现对文件的保护，打开方式不同，对文件使用的权限也不同。以只读方式打开文件 以只读方式打开的文档，用户只能查看而不能修改。为文件添加保护密码添加密码后如果不能提供正确密码，则打不开文件，为文件设置密码的操作方法如下： 单击“工具”|“选项”命令按钮，打开“选项”对话框； 打开“安全性”选项卡； 在“打开文件时的密码”后添加打开密码，在“修改文件时的密码”后添加修改文件密码，单击“确定”按钮；如
35、图4-14所示。 在弹出的“确认密码”对话框中，将输入的密码重新输入一次，以进行密码的确认。图4-14 设置“文件打开密码”对话框(12) 关闭Word文档编辑窗口 当完成文档编辑之后，可以用下列任何一种方法关闭文档窗口。 双击文档窗口左上角的控制框 ，相应的文档窗口被关闭； 单击文档窗口右上角的关闭按钮，相应的文档窗口被关闭； 单击“文件”菜单，弹出下拉菜单后单击“关闭”文件命令； 使用快捷键 Alt+F4键，可将当前活动窗口关闭。如果要关闭的文档尚未保存，屏幕将显示保存文件对话框，以提醒用户是否需要保存当前文档。(13) 多窗口的排列和切换要在窗口中同时显示多个文档,可以单击“窗口”|“全
36、部重排”命令,这样就会将所有打开了的未被最小化的文档显示在屏幕上,每个文档存在于一个小窗口中。多个文档的窗口切换种方法是:l 在任务栏上单击相应的最小化图标；l 打开“窗口”菜单,在其下面列出的文件列表中单击所需的文档名称,l 按【Ctrl+Shift+F6】组合键可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档,并且可按窗口文档标号顺序切换。4.1.4 格式化文档1. 设置字符格式字符格式主要包括字体、字号、字形、上标、下标、字间距、边框和底纹等设置。(1) 利用“格式”工具栏进行设置在Word窗口的“格式”工具栏中有设置字符格式的工具按钮,如图4-15所示。工具栏中的工具按钮有时
37、不完全显示出来,可以单击该工具栏右侧的【工具栏选项】按钮,在菜单中选择“添加或删除按钮”,找到所需的按钮并单击，被选中的按钮会自动显示到该工具栏中。图4-15 “格式”工具栏利用“格式”工具栏来设置字符格式的方法是:首先选择需要设置格式的文本,然后单击“格式”工具栏上的相应按钮,就可以对所选文本进行相应的设置。“格式”工具栏中常用的一些字符格式设置按钮如下： :设置所选文本样式。 :设置所选文本字体。 :设置所选文本字号。 :设置/取消所选文本加粗。 : 设置/取消所选文本斜体。 :对所选文字设置下划线或取消下划线，可以在下拉列表中选择线型。:：设置/取消所选文本的边框、设置/取消所选文本的底
38、纹、对所选文本进行字符缩放。：设置所选段落“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、“分散对齐”。 ：对所选段落添加编号、项目符号。 ：设置所选文字的颜色，可通过下拉列表进行选择。(2) 利用“字体”对话框进行设置在设置字符格式时,还可以利用“字体”对话框进行字符格式的统一设置,操作步骤如下： 首先选定需要设置的文本。 单击“格式”|“字体”命令,打开“字体”对话框,如图4-16所示。 在该对话框的“字体”选项卡中可以对选中文本的字体、字号、颜色、上下标、下划线、着重号、阴文、阳文、字母大小写等进行设置。 在该对话框的“字符间距”选项卡中可以对选中文本的字符间距、字符缩放比例和字符位置进行设置。
39、 在该对话框的“文字效果”选项卡中可以为选中文本设置动态效果,但是,这些效果只能在屏幕上显示,而不能打印出来。设置完毕后单击【确定】按钮,就可以改变所选文本的格式。 图4-16 “字体”对话框 单击“常用”工具栏中的【格式刷】按钮,此时鼠标指针变为刷子形状。 将鼠标指针指向要设置格式的文本开始位置,按下鼠标左键,拖动到该文本结束位置,此时目标文本呈反相显示,然后释放鼠标,完成文本格式的复制操作。如果要复制格式到多个目标文本上,则需双击【格式刷】按钮,锁定“格式刷”状态，然后逐个拖动复制,全部复制完毕后,再次单击【格式刷】按钮或按Esc键,结束格式复制。2. 设置段落格式构成一个段落的内容可以是
40、一个字、一句话、一个表格，也可以是一个图形。段落可以作为一个独立的排版单位,设置相应的格式。段落格式主要包括对齐方式、缩进、行间距和段间距等设置。在设置段落格式时,首先把光标定位在要设置的段落中的任意位置上,再进行设置操作。(1) 段落水平对齐设置段落水平对齐一般包括:两端对齐、居中对齐、左对齐、右对齐、分散对齐。简便的设置方法是:根据实际需要单击“格式”工具栏中的、按钮,也可以打开“格式”|“段落”命令,打开“段落”对话框,如图4-17所示。在打开的对话框中打开“缩进和图4-17 “段落”对话框间距”选项卡,在“常规”选项组内的“对齐方式”下拉列表框中选择所需要的对齐方式。(2) 段落缩进W
41、ord XP默认整个文档以页边距为边界。用户可以修改整个文档的左右边界值，也可以分别为各段落设定不同的左右边界。段落的左边界可以大于页面的左边距。此时，两个边距之间的空白处称为“左缩进”。同样，段落的右边界也可以小于页面的右边距，段落的右边界与页面的右边距的空白称为“右缩进”。段落缩进有4种形式,分别是首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。设置段落缩进可以使用标尺和“段落”对话框两种方法。使用标尺设置段落缩进可以单击“视图”|“标尺”命令来显示或隐藏标尺。在水平标尺上有几个和段落缩进有关的游标,分别为:左缩进、悬挂缩进、首行缩进、右缩进,如图4-18所示。左缩进悬挂缩进首行缩进右缩进图4-18
42、水平标尺首行缩进游标可以设置每个段落的第一行第一个字的起始位置；悬挂缩进游标可以设置每个段落中除首行以外的其他行的起始位置；左缩进游标可以设置段落左边界缩进位置；右缩进游标可以设置段落右边界缩进位置。操作方法是:根据需要用鼠标在标尺上移动相应的游标即可。 使用“段落”对话框设置段落缩进在图4-19所示的“段落”对话框中打开“缩进和间距”选项卡,在“缩进”选项组中,“左”微调框用于设置左端的缩进:“右”微调框用于设置右端缩进,在“特殊格式”下拉列表框中有“无”、“首行缩进”、“悬挂缩进”3个选项,“首行缩进”选项用于设置首行缩进,“悬挂缩进”选项用于设置悬挂缩进,“无”选项用于取消缩进设置；“度
43、量值”微调框用于精确设置缩进量。图4-19 “项目符号和编号”对话框(3) 设置行间距与段间距行间距是指段落中行与行之间的距离；段间距是指段落与段落之间的距离。行间距和段间距的设置方法是:打开“段落”对话框,打开“缩进和间距”选项卡,在“间距”选项组中,“段前”和“段后”两个微调框用于设置段前间距和段后间距。“行距”下拉列表框和“设置值”微调框,用来设置各种行间距。(4) 为原有段落添加项目符号和编号Word XP可以使用“格式”工具栏中的按钮或快速地为选定的文本行添加项目符号或编号,也可以使用“项目符号和编号”对话框来设置项目符号或编号。 使用工具按钮设置项目符号和编号使用“格式”工具栏中的
44、按钮添加项目符号或编号的具体操作步骤如下：l 选定需要添加项目符号的文本。l 单击“格式”工具栏中的【项目符号】按钮或【项目编号】按钮。 使用对话框设置项目符号和编号如果想要设置特殊格式的项目符号或编号，可以使用“项目符号和编号”对话框来设置。具体操作步骤如下：l 选定需要添加项目符号的文本。l 单击“格式”|“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,打开“项目符号”选项卡,如图4-20所示。 图4-20 “项目符号和编号”对话框 图4-21 “自定义项目符号列表”对话框l 在“项目符号”选项卡中选择所需的项目符号类型,如果在该对话框中找不到用户所需的项目符号,则可单击【自定义】按
45、钮,打开如图4-21所示的“自定义项目符号列表”对话框，可以自己设置字符或图片作为项目编号。l 完成设置后,单击【确定】按钮。使用“项目符号和编号”对话框设置编号的操作步骤与设置项目符号相类似,只是在“编号”选项卡中选择所需的编号类型,如果用户对该对话框中的编号方式不满意,可以自定义编号。 删除项目符号及编号 如果文档中的项目符号及段落编号是自动添加的，而用户不需要此项设置。可以按下列操作方法删除项目符号或编号。l 选择需要删除项目符号或段落编号的段落。l 选择下列删除项目符号或段落编号方法之一：当项目符号是小圆点或段落编号是1、2、3等基本形式时，单击“格式工具栏”中“编号”或“项目符号”按钮，使该按钮取消被选状态，编号或符号即被删除；项目符号或段落编号是其它形式时，选择 “格式”|“项目符号和编号”，在对话框中单击“无”效果，最后单击“确定”按钮。3. 设置边框和底纹前面提到过使用“格式”工具栏中“字符边框”按钮和“字符底纹”按钮,设置字符边框和底纹,如果设置段落或整篇文档的边框和底纹,就要使用“格式”菜单中“边框和底纹”命令。(1) 设置文本边框设置文本边框的步骤如下:l 选定要加边框的文本。l 单击“格式”|“边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框,打开“边框”选项卡,如图4-22
