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1、二五年九月福建龙洲运输股份有限公司办公自动化（OA）系统解决方案一. 前言1.1 系统简介福建龙洲运输股份有限公司OA系统是一套基于运输公司管理体系开发的办公自动化系统，集成于微软.net技术开发而成。产品的目标是实现办公自动化，提高办公的效率，减轻工作人员的工作负担，节约办公经费，使各项工作均处在有效的管理和监控之下，从而实现办公自动化、操作无纸化、资源信息化、决策科学化。并对各种知识信息进行积累，为各级领导的决策提供有效的支持。由于是基于运输公司订制，所以产品的针对性强，比起其他通用型OA更能适应运输公司的工作需要。系统主要解决：l 传统办公事务工作的繁琐、重复劳动、统计和检索的不便;l
2、规范办公事务操作的标准化和程序化，使公司的办公流程变得规范、有序，提高办事效率;l 信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度;l 任务分配的不明确，缺泛协作和反馈;l 员工的经验和知识缺乏积累和共享使企业不能迅速提升;l 人员流动对企业造成的损失;l 缺乏依据造成领导层的决策困难;1.4 系统特点l 完全基于浏览器界面，客户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件l 系统基于B/S结构，客户端零管理，避免了C/S系统维护的烦琐，降低维护成本 l 采用了电子签章和数字签名技术及远程视屏技术。l 构件于B/S上的实时提醒系统，能及时提醒用户需要处理的工作。l 细分的
3、权限管理，可满足用户不同的权限管理要求l 灵活的配置，可方便自定义的工作表单、工作环节和工作流程l 系统将身份认证、权限分配及USB硬件加密认证有机结合起来，保证系统运行的安全性、良好的系统开放性和可扩展性，为企业轻松架构Internet应用l 基于学习的各种模板和知识库。二系统功能2.1 功能模块图系统设置：角色、职务、单位、部门、流程、表单、2.2 功能介绍2.2.1 信息中心1. 公司公告公司公告是用来发布和查看公司信息的，分：公共信息公司信息部门信息工作组信息个人信息。通知公告短消息管理（以上信息管理按权限分信息浏览、信息提交、信息审核、信息删除、信息栏目管理）2. 通讯录 常用通讯录
4、公司通讯录部门客户通讯录个人通讯录。3、. 调查问卷提供各种问卷调查 （最新问卷、问卷列表、问卷管理）4、短消息网关功能。 和公司数据库结合按需发送短消息。5、内部论坛。电子论坛、最新帖子、论坛管理。2.2.2 公文流转1. 我的公文公文流转采用电子印章和数字签名技术，包括拟稿，核稿，会稿，查看等用于公文处理相关的功能。2. 收文管理管理公司收文记录。3. 发文管理对已经过领导同意的公文进行确认发送及抄送，关键字记录。 4、公文参数设置公文模板、流程模板管理及相关参数设置。 5、文件管理：包括知识地图、基础设置、文件柜管理、印章档案管理、印章借用管理、电子签名管理、文件模板管理、文件范本管理、
5、工作流管理八个模块，其中文件柜管理和知识地图管理是重点。 6、档案管理：档案分类、档案处理、档案借阅、档案移交、档案销毁、参数设置（文件类型设置、密级设置、保管期设置、库位设置、主题词设置案、案卷类型设置）【主要功能】1）、档案处理过程严格根据国家档案管理标准和行业标准进行，包括整理（立卷）、归档等一系列工作。 适用于企事业单位档案管理。2）、用户可自定义档案分类层次树以便直观显示档案类别。可为每个类别的档案设置许可借阅用户名单。3）、档案文件来源于知识库中的文件，故文件归档直接在电脑上进行，若归档有误，可将所选档案拆散，重新归档。4）、根据档案许可用户名单借阅档案。档案借阅后能自动更改档案状
6、态、数量并进行借阅跟踪。档案借阅申请工作流程可通过“工作流开发”自行设计。5）、可定期将档案移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。6）、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，可在办理审批手续后实施。档案销毁工作流程可通过“工作流开发”自行设计。2.2.3 人事档案1. 员工管理主要是员工档案记录，方便提交，并处理岗位调动，员工离职等事务，每个员工记录对应一个OA登陆帐号，无人数限制。人力资源管理系统由8大子系统60多个功能模块组成，全面构造企业人力资源管理平台，其关系图如下：一、基
7、础管理【系统简介】实施人力资源系统从设置企业组织结构和职务体系开始，这是企业人力资源管理基础工作。本系统支持集团级组织结构，并能按“行政纬度”或“业务纬度”构建组织结构图。通过岗位分析，可得出各岗位定员、工作职责和人员配置要求；通过岗位评价，可得出岗位重要程度及特征。本模块还可确定各岗位任职资格、职业计划、培训计划、考核计划等，并可生成内容详尽的职务说明书，为人力资源招聘、考核、薪酬管理、培训与开发等提供基础资料。本系统包括基础设置、组织设计、评价指标管理、考核指标管理、职务管理五个模块。 【主要功能】1）、基础设置可设置企业人事资料审批权限、考勤规则、保险法规、个人所得税税法等基础资料。2）
8、、系统提供灵活的组织模型设计与管理方案。能够根据需要提供多纬度组织结构图，可按“行政纬度”或“业务纬度”构建组织结构图，对结构图可设定生成范围。可对机构进行合并、拆分；可灵活查看部门编制人数、现有人数及尚欠人数；可在一个界面查看部门岗位分布、人员分布及部门调整情况等。3）、随系统提供了一套标准的岗位评价指标、调查问卷和企业岗位考核常用定性指标，用户可直接修改使用，可大大提高岗位评价的效率和绩效考核效率。4）、系统提供直观的岗位评价的功能，轻松点击即可评价，评价结果可由系统自动汇总。5）、系统记录职位的基本信息、工作内容、任职要求、职位性质、权限与责任、职位特征情况、职级、职责范围、工作设备与工
9、具、工作环境、素质模型、培训计划、考核计划等信息，可生成内容详尽的职务说明书。6）、职务职能管理模块为定额管理系统、招聘系统、考核系统、薪酬管理系统、培训与开发系统提供数据支持，和这些系统实现无缝连接。7）、可按职位结构图或从组织结构图按部门查询职位。自动计算每个职位定编人数、到岗人数、尚欠人数；可查看各职位历界任职人员名单。二、人事资料管理系统【系统简介】人事主档收集了员工个人各方面资料，主要包括：基本信息 、档案附件、个人简历、社会关系、惩罚记录、奖励记录、异动信息、保险档案、健康档案、工伤档案、劳动合同、资源配置、职业管理档案、出勤档案、薪资档案、培训档案、考核档案等近30多项资料（用户
10、可自由添加其他人事资料到此界面上），用户可在一个界面上查询当前员工在公司期间所有人事资料。用户可随意查询、统计，并得出各类报表。本系统包括人事主档、奖励档案管理、处罚档案管理、劳动合同管理、资源配置管理、人事异动管理、离职管理七个模块。【主要功能】1）、在人事主档界面可查询涉及该员工的所有人事资料，用户可随时添加其他人事资料到人事主档界面上或从此界面上移开。2）、可运用多种方法快速方便地从众多数据中定位某一员工，支持模糊查询、按拼音查询及自定义查询条件等多种查询统计方式。能进行各种人事资料统计分析，并可用统计图或列表方式输出结果，用户可自由设计或修改报表样式。3）、可按岗位定额合理配置员工劳动
11、资源（如办公用品、劳动工具等）。4）、人事档案项目可自行定义，甚至可自定义一个新表。（其实所有模块均有此功能）5）、档案附件可以是任何文件格式（如图片、WORD、EXCEL等），并可在浏览时双击打开查看。这些文档均保存在服务器数据库中，确保文档安全及查找的灵活性，同时保管、备份、移动及管理均十分方便。6）、可定义不同类型的劳动合同及每种合同中的特殊项目；记录合同的签订、生效、失效日期等信息；合同到期前一个月（可修改此时间）系统自动预警；提供合同维护功能；可进行合同续签、变动处理和违约及其它协议处理等。7）、提供工作流提醒供能，系统自动提示员工生日、试用期满、合同期满等项目。提醒逻辑可自行定义，
12、而且还可添加其他提醒项目。8）、提供离职、转岗员工详细的资源使用清单、财务处理清单、工作交接清单以及培训情况清单，用户可自定义员工离职、转岗工作流。9）、离职员工个人档案信息可转入企业后备人才库，并对离职员工进行跟踪记录，以求在适当时候反聘回来。10）、员工异动（调整岗位或调整部门）后，自动更新人事主档、岗位人数、部门人数等。三、考勤管理系统【系统简介】考勤管理系统对员工出勤资料进行登记并处理，使之成为薪资计算的依据。本模块支持所有将数据导出成文本文件的考勤机（如感应卡机、条形码机、指纹机等），同时也支持手工考勤。系统充分考虑到多班别、请假、出差、排休、违纪出勤等多种特殊考勤情况，能根据用户定
13、义的考勤规则和考勤公式进行数据处理并形成报表输出，同时可将相关资料导入薪酬管理系统，参与工资计算。通过自助系统，员工还可进行在线请假、出差申请（提交出差计划及费用预算）。考勤管理系统主要模块包括：考勤档案管理、排班管理、出勤记录管理、休假计划管理、休假管理、出差管理、加班管理、临时外出管理、违纪出勤管理、出勤资料汇总与管理十个模块。 【主要功能】1）、可为每个员设置不同考勤作息时间，员工每日可设置多个时段的工作时间，满足企业轮班、轮岗的考勤需要，支持批量排班，支持隔夜班。2）、本系统支持IC卡考勤、手工考勤和纸卡考勤等多种考勤方式。支持市场上几乎所有多数考勤机（如条码机、射频机、指纹机等）。可
14、设置时间间隔自动读取考勤机数据。3）、可根据本公司实际情况灵活设置考勤规则（可以对每个部门或每位员工设置不同的考勤规则），进行考勤汇总（自动判断是否迟到、早退或旷工，自动导入休假、出差、临时外出、加班等出勤资料生成员工出勤纪录）。能灵活处理多班别及加班、停工待料、出差、请假等近20多种特殊考勤，实现考勤数字化。5）、可设置参数进行批量数据录入，如加班申请可一次录入一个部门所有员工的加班申请。6）、可利用本系统基础平台之“工作流开发模块”自定义请假申请、出差申请、加班申请、临时外出申请工作流，进行自动化管理。7）、提供休假、出差到期预警与注销功能。预警逻辑可自定义。8）、可为员工制定休假计划，并
15、对休假情况进行记录；可自动计算和累计员工的假期，生成各类假期的积存余额记录。9）、临时外出可根据情况设置为扣时或不扣时，扣时之临时外出记录将在考勤汇总时扣除。10）、可统计每位员工的月出勤结果并提供给薪资系统进行计算，并且能被绩效管理模块调用；可以通过图形直观地列出设定时间范围内个人/部门/公司的出勤数据，并进行各种比较和分析。四、薪酬福利管理【系统简介】薪酬管理系统将工资项目、工资结构及工资计算公式的决定权交给用户，用户可根据自己的实际情况，确定工资项目、结构及其计算公式，并可随时进行更改。本系统支持多套工资方案，支持按日、按周、按月发放工资，可同时处理计件工资和计时工资，工资计算所需的基础
16、数据如出勤资料、计件资料、住宿费用等由系统从其他模块中自动抓取。本系统可自动计算个人所得税、社会保险及工资尾数，所有工资数据可进行综合分析，生成常用工资报表（如工资明细表、工资汇总表、工资条等）。本系统主要模块包括：工资调整档案、保险福利管理、个人所得税管理、计件单价管理、计件工资管理、工资尾数管理、工资资料汇总与管理七个模块。 【主要功能】1）、工资项目、结构及计算方式由用户自行定义，并可随时调整。支持多套工资方案，同时处理计时工资和计件工资。2）、考勤资料、计件资料、水电房租等可实现与工资系统完美结合。工资资料基本自动处理，需人工录入项降到最少。3）、薪资调整可按照设定规则批处理，也可个别
17、处理。4）、可灵活处理各种形式之保险、公积金等福利项目。可灵活自动处理工资尾数及个人所得税资料。5）、能基于上月数据进行下月薪资计算，只需对变化部分进行调整，即不需要每月均设置薪酬规则和录入固定工资项目。6）、计件工资不仅可作为工资计算依据，还可作为生产进度分析、生产安排的依据。计件工资可批量录入，如一次录入一个部门所有员工的计件数量。7）、能自动处理绩效工资，与绩效考核管理模块实现无缝连接。8）、可对计算有误的薪资计算进行重算、纠错，薪资发放有误的可进行重设置并执行相应处理。9）、可生成工资明细表、工资汇总表、工资条及银行上报文件等。可进行多种形式之人工成本分析。10）、可以提供薪酬超标自动
18、预警，根据公司、部门工资预算，使总工资控制在公司计划总额内。五、招聘与运用系统【系统简介】求职者可通过登录企业门户网站注册，提交及管理个人简历，申请职位，在线测评，查看面试结果等。系统对应聘人员进行资料筛选及测评，得出测评结论，并对录用和不录用之应聘者发出反馈信息。未录用人员资料及其面试结果继续留在应聘者档案中，等待下一次再次筛选及测评，录用人员资料可导入正式人事档案中，减少人员再次录入资料。本系统主要模块包括：招聘网站收集、人才库管理、招聘计划管理、应聘申请、简历筛选、素质测评、招聘面试、招聘结果分析与管理八个模块。 【主要功能】1）、能与外部招聘网站连接，以不同职位、人数发布招聘信息。2）
19、、本系统基础平台可生成一个企业门户网站，其中有一个“人才招聘”栏目。人才招聘栏目提供了功能强大的在线招聘功能，包括简历提交与维护、岗位申请、在线面试、面试结果查询等功能。通过网上招聘平台可大大提高企业招聘效率，节省招聘成本。3）、系统可帮助企业建立外部人才库和内部储备人才库，为企业内部竞聘上岗提供人才资源。公司员工也可在线提交应聘申请，参与内部招聘。3）、可根据企业人力资源战略规划部门人员需求计划，灵活制订招聘、选拔方案。4）、系统实时显示职位空缺情况，并能根据职位的要求在正式员工库和企业人才库中查找符合条件（筛选规则可自行定义）的人选。5）、应聘面试可在线进行测评，测评问卷根据岗位要求自动生
20、成，打在计算机上答题，也可打印出来纸张答题。本系统提供150多个测评项目，2万多道测评题库，大大提高了招聘效率，降低了招聘招聘成本。6）、系统保存历次应聘者档案及其面试结果，招聘时自动筛选简历，按岗位面试计划进行结构化面试，并对面试结果进行回复，极大地方便了企业员工招聘与录用工作。7）、可自动给初试合格者发送通知单，把不合格信息转入人才信息库，并自动发E-mail致谢信。8）、面试结果及测评答卷保存在数据库中，可附随时查看各应聘者面试情况，包括弱点、优点等。9）、系统可对招聘费用进行控制与核算，对费用超标的招聘项目进行报警。 10）、录用人员的数据可自动转入员工信息库中，减少重复录入。六、培训
21、管理系统【系统简介】电子培训系统是知识管理系统的重要组成部分，也是人力资源管理系统的重点，是人才开发与升值的基本方法。她整合知识管理系统中已有的知识资源，通过课程设计者的重新整理，以多样化的形式，为学员提供设计合理的培训课程，并为教员提供考试、出勤统计的教学检查和监督工具。主要包括培训资源管理、培训课程管理、培训需求管理、培训申请管理、培训计划管理、在线培训、培训结果管理七个模块。 【主要功能】1）、本系统符合ISO9000-2000标准关于培训管理的要求。提供受控和自主两种学习方式。2）、可对培训教室、培训课件、培训机构、培训教师等培训资源进行综合管理。3）、用户根据培训需求制定培训计划，再
22、根据培训计划实施培训。培训计划可根据职务说明书设置的职务培训课程进行设计。可批量一次性设计多人的培训计划。制定培训计划前可利用“测评调查”模块进行培训需求调查。4）、年度培训计划确定后可按月份自动生成月度培训计划和报表，月未将当月培训计划未实施的项目显示为红色（特别的提示），并要求相应单位作出未完成计划之原因说明。5）、学员可在线打开教材进行自学性培训项目，并可在线考试，以检验学习效果，学员还可在线对培训教师、培训安排等项目进行评估打分。6）、培训结果及考核问卷保存在数据库中，学员和教师可查看学员的知识掌握情况，包括弱点章节、未访问过的知识点等。7）、系统可对培训费用进行控制与核算，对费用超标
23、的培训项目进行报警。 8）、为每个培训设定合格分数，对于在标准评分以下的显示红色以便培训管理人员进行跟踪。七、测评、考试与调查系统【系统简介】本系统突破了传统测评软件固化了测评项目、题库和评分标准的特点，而以用户自由定义自己的测评项目、题库、评分标准及结果分析评语等为主要特征，同时提供测评、调查和考试等多项功能，可用于企事业单位招聘、素质测评、管理调查和业务培训。系统由测试控制管理端和考生答卷端组成，监考人在控制端查看考生答题情况及进行评分；考生通过WEB或桌面工作站答卷、查分，问卷版面完全同传统纸张试卷。本系统支持填空类题、判断类题、选择类题、问答类题、作文类题等考试中常用题型，所有题目均可
24、附加图片。可固定出题，可随机抽题；可机试，也可打印出来笔试。为了减轻企事业单位编制题目的工作量，系统已内置了150多个测试项目及2万多道测试试题，含各专业、各文化程度、各技术岗位及企业常用招聘提问、管理调查、能力和心理测评题等。本系统主要包括：测试项目管理、试卷管理、自由测试、测试计划管理、手工评分、测试结果分析与管理六个模块。 【主要功能】1）、测评项目可自定义，用户可根据得分范围编写结果分析及运用意见书。2）、系统内置150多个测试项目及2万多道测评题。含各专业、各文化程度、各技术岗位及企业常用招聘提问、管理调查、能力、心理测评题等。对企事业单位非常适用。3）、题库创建及维护方便，用户可导
25、出、导入试题。支持填空类题、判断类题、选择类题、问答类题、作文类题等考试中常用题型，所有题目均可附加图片。灵活运用，可设计出所有样式的题目。4）、可非常灵活、快捷地根据题目类别、题型及难度组织试卷，对于知识性测试，可随机抽题，避免企业不断出题而带来繁重的工作量。试卷组成后，可机试，可打印出来笔试，试卷版面完全同传统纸张试卷。5）、严格的测试监控机制。所有测试均按计划进行，且可对作题时间、查询分数、查询答卷等权限作出规定。测试通知可通过短信发至测试者信箱，通知参考，也可打印出来张贴。6）、监考人在控制台可以随时看到考生参考情况及答题情况，可进行手工评分及其他管理工作。7）、可原样保存考生原始答题
26、试卷，考生和管理员均可根据权限查看测试成绩和答题情况，分析考生知识薄弱环节，以针对性学习。8）、对测试结果进行全方位分析，并以表格和图形等方式输出结果。测试结果还可通过短信发至测试者信箱，及时反馈测试结果及运用意见。9）、可通过WEB页面进行测评、考试，学员或被测评者可通过WEB页面查看测评、考试结果。10）、测评考试系统与培训管理系统、招聘管理系统实现无缝连接。2.2.4 资产管理1. 用品库存管理公司用品的出库和入库记录，并对剩余物品实现库存统计。2. 用品申请申请办公用品3、固定资产管理系统固定资产管理系统管理企业生产经营的主要物质条件，它标志着企业的生产能力和物质技术力量。本系统供多种
27、固定资产折旧方法，并能自动核算，如自动提取折旧、自动将折旧费转入财务系统、自动生成有关的记账凭证等。系统可对有关固定资产变动的历史进行跟踪；能够按多种方法准确计算固定资产的折旧；本系统可单独使用，也可与账务子系统集成，提供多种快速查询与检索；该系统能对企业的各类资产进行严密的科学管理，充分发挥资产的效能，最大限度的减少资金占用，保证企业生产经营活动的顺利进行。本系统还可对重要固定资产设备进行重点管理，如设备保养和维修等。固定资产管理系统包括资产卡片、资产变动、资产租借、工作量录入、计提折旧、设备保养计划、设备保养记录、设备维修记录八个模块。2.2.5 会议管理1. 会议记录记录各场会议内容和与
28、会人员。2. 会议管理用来通知各部门及领导参加会议，并对到场预定时间和人数进行统计，方便会场布置，及食宿管理。 3、视屏会议系统功能功能。 4、 车辆信息由于福建龙洲运输股份有限公司已经有一套完善的车辆管理系统，所以在OA只提供车辆的一些信息。2.26合同管理 合同参数设置、合同模板、合同签订、合同执行、合同管理、合同查询、合同存档。 合同参数设置：合同类型、类别、期效2.2.7 申请管理1. 我的申请我提交的申请、我办理的申请相应员工申请记录，并可以提交新的表单。2. 申请管理对需要对其审批的申请表单进行管理3. 申请设置设置各种申请表单2.2.8 工作报表1. 我的报表我看的报表、我做的报
29、表相应员工所提交的报表，按时间段（月、季、年等）2. 报表管理对相应报表管理3. 报表设置设置各种报表2.2.9 工作计划与任务管理1. 我的计划查看自己的工作计划和计划完成进度 分：个人计划、部门计划、工作组计划、公司计划2. 我的任务查看自己的任务，分已完成和未完成3. 布置任务向下属布置新的任务，每个任务都有一个对应的讨论区2.2.10 工作流三、工作流开发套件【系统简介】工作流程是对一整套规则与过程的描述，以便管理在协同工作进程中的信息流通与业务活动。它的目标在于根据企业实际规范和业务操作来定义电子化的工作流，以智能的方式处理过程，保证工作中的某项任务完成后，按预定的规则实时地把工作传
30、送给处理过程中的下一步，保留工作流转进程中的操作痕迹，更重要的是，保证相关数据的自动更新。天纵工作流引擎符合WFMC标准，完全基于用户需求，具有较强的灵活定义功能，根据不同企业的不同运作模式，可由具有相应权限的人员对流程进行维护和订制，并能够图形化的显示出来。从流程的创建到归档全程跟踪控制。为企业搭建一个高效、灵活的工作流平台。主要包括流程定义、流程设计、流程角色管理、流程监控管理、流程日志管理五个模块。 【主要功能】1）、提供流程仿真工具，图形化拖拽方式设计工作流模型，丰富的流程图形元素，可快速设计出形象直观的流程图。2） 支持活动产生多个任务，支持数据的分裂与合并处理。3） 在工作流处理平
31、台列出目前未完成之流程，可调出流程图（未完成的活动和已完成的活动以不同颜色区分），同时通过进度条形式形象直观地显示工作流程目前进度，轻松点击便可打开任务内容进行处理。4）、可实现串行、并行、循环、与、异或、投票、会签等各种复杂的流程逻辑关系，可中途修改流程或转交给其他人处理，同时支持子流程设计。5）、可设定任务的多种分配方式与分配策略，可按部门、角色、用户等方式分配任务。6）、可设定任务到达参与者的多种通知方式，包括邮件、手机短信、短消息。系统自动根据设定好的时间进行提醒和催办。7）、支持流程自动触发和手动触发多种触发方式，实现流程自动化处理。8）、流程监控系统可查看目前未完成流程之状态，并可
32、调出流程图，同时通过进度条形式形象直观地显示工作流程目前进度。9）、流程日志系统保存流程流转过程中的工作情况，包括流转痕迹、审批意见、通知消息等。(图9:工作流设计)(图10:工作流监控)(图11:工作流处理C/S界面)(图12:工作流处理B/S界面)2.2.11 个人工具1. 我的邮箱独立的邮件服务器，可对外收发邮件2. 我的消息内部员工实时消息机制3. 日程管理为自己设置日程并在对应时间提醒用户4. 个人信息管理个人信息，比如联系方式和家庭住址5. 密码修改修改OA登陆密码6. 我的文件夹存放重要或者临时文件，可共享给他人2.2.12 员工社区1. 员工论坛员工讨论区2. 聊天室聊天室 3论坛管理和聊天室管理2.2.13 系统设置1. 菜单设置设置系统菜单2. 公司设置设置公司部门机构3. 权限设置设置菜单的权限三. 系统配置3.1 服务端 Win2000 + .NetFramework/WinXP + IIS + .NetFramework/Win20033.2 客户端 Windows 98/ME/NT/2000/XP/2003操作系统IE6.0及以上浏览器
