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1、浙江洁美电子科技股份有限公司 采购业务内部控制受控状态文件编号文件版本实施日期修改日期页码共 31页 编制扶 文 凯审 核批准一 内控目标 1 促进本公司合理采购，满足公司经营需要，规范采购行为，防范采购风险；2 确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求；3 保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪，同时合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率；4 维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略；5 确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离，保证采购资料及数据记录
2、的真实、准确、完整；6 加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二 关键风险 1 采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资金浪费；2 供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；3 采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。内控范围 本手册主要描述浙江洁美电子科技股份有限公司股份有限公司（以下简称本公司）关于采购管理的相关控制流程，主要包括供应商管理、类商品采购、物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。三 购买1. 本公司的采购
3、业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。2. 本公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。3. 本公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按
4、照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。4. 本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。5. 本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施
5、程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。6. 本公司应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对本公司采购价格的影响。 大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。7. 本公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。本公司应当根据生产建设进度和采购物资特性
6、，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。8. 本公司应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向本公司有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。9. 本公司应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。本公司应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理
7、，确保采购过程的可追溯性。四 付款1. 本公司财务核算部及各子公司财务部应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。财务核算部及各子公司财务部在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。财务核算部及各子公司财务部应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。财务核算部及各子公司财务部应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。2.
8、 财务核算部及各子公司财务部应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付 款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。3. 总部采购部、分厂部、仓储部门、财务核算部及各子公司财务部等应当共同加强对购买、验收、付款业务的系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。本公司应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。本公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货
9、物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。五 关键控制点 1. 供应商准入标准的制订与审核2. 供应商巡检、评及奖惩的实施3. 供应商清场的审核4. 供应商培训的编制与开展5. 供应商第三方审核的实施6. 年度采购计划的编制、审核与实施7. 采购订单的审核确认8. 非常规采购申请的审核确认9. 提前解封申请的审核确认10. 委外加工采购的审核确认11. 退供应商采购的审核确认12. 供应商引进计划、标准13. 采购合同的审核与确认14. 服务供应商引进计划、标准的制订、审核与确认15. 服务采购合同
10、的编制、审核、确认与签订16. 服务提供方权力义务的谈判与确认17. 返利的申请、审核与确认18. 商品生命周期预估量计划19. 体验评估（ ）结论20. 新品/老品引进计划制订、审核与确认21. 商品分析报告审核与确认22. 质量/非质量商品下市及方案制订、审核与确认六 相关制度目录 浙江洁美电子科技股份有限公司采购一、采购部制度汇编浙江洁美电子科技股份有限公司品质管理部制度汇编浙江洁美电子科技股份有限公司库存管理部制度汇编七控制表单1. 供应商准入标准2. 供应商巡检记录3. 供应商评估表4. 供应商奖励/惩罚记录5. 供应商清场清单6. 供应商培训方案、课程7. 供应商第三方审核记录、报
11、告8. /年度采购计划书9. 采购订单10. 规采购申请表11. 提前解封申请表12. 委外加工采购订单13. 退供应商采购订单14. 月度/年度采购计划书15. 供应商引进计划、标准16. 采购合同17. 采购订单18. 常规采购申请表19. 服务供应商引进计划、标准20. 服务采购合同21. 服务确认书22. 返利申请单23. 商品生命周期预估量计划24. 记录表25. 体验评估（ ）表、新品/老品引进计划月采购计划管理年销售指标已产生管理计划制定已完成年度销售计划年度/月销售计划表历年度销售报表不通过通过年度/月度采购计划洁美科技懂事长审批年度采购计划库存管理部经理总经理通过审核年度采购
12、计划（采购经理）年度/月度采购计划通过不通过通过历年度销售报表审核年度采购计划历年度销售报表历年度销售报表库存管理部库存计划员拟定年度采购计划通过不通过年度销售计划年度销售计划产品类管理副经理进行品类比例划分操作公司年度销售指标品类管理部品类分析高级品类管理部品类分析高专员进行品类比例划分操作进行品类比例划分操作年度/月销售计划表年度销售计划年度销售计划年度销售计划年度计划风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购业务 业务流程编码：当前子流程名称：年度采购计划管理 当前子流程编码： 控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现
13、有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11采购计划与需求不相符保证采购计划符合实际需求存管理部经理审核年度计划：1、对参考数据进行审核2、对采购计划数据进行审核1.2保证采购计划符合实际需求商品总监根据库存管理部提交的年度采购计划表，对采购计划数据进行审批1.3保证采购计划符合实际需求供应链系统副总裁复核年度采购计划2.12采购计划未经过有效的审批保证采购计划经过有效的审批总裁审批年度采购计划供应商月度计划通知供应商完成库存管理部管理员通知供
14、应商供应商月度计划采购订单处理采购计划产品中心总监OA系统OA系统销售计划（经理）OA系统统公司总经理不通过不通过产品库存管理部库存计划员库存管理部管理员库存管理部管理员打印供应商月度采购计划市场营销中心总监销 售计 划(市场总监)销售计划销售计划审批采购计划产品库存管理部经理维护计划协议计划协议不通过年度采购计划管理已完成产品周期制定已完成年品类计划已设定产品销售计划(市场总监查询产品库存OA系统年度采购计划年度采购计划通过年度采购计划销售计划年度采购计划商品周期使用设定产品库存管理部库存计划员采购计划制定采购计划制定产品销售计划产品管理部规划管理品类计划设定风险控制文档（RCD）单位名称：
15、浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：月度采购计划 当前子流程编码：控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11月度采购计划订制不合理保证月度采购计划合理的制定每月26-27日订单计划员根据供应商生产能力、运输能力，参考物流中心库存计品类销售计划及目前库存情况制定采购计划。2.12月度采购计划未经有效的审批保证采购计划经过有效的
16、审批库存管理部经理根据订单计划员制定的采购计划进行审批，检查合理性 风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：月度采购计划管理 当前子流程编码： 控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制3.13采购订单未被准确的制定保证采购订单根据采购计划准确的制定库存管理部订单员根据已经审批的采购计划，在系统中进行维护
17、，制作采购计划协议供应商评估需求供应商巡检报告供应商培训成绩表通过不通过采购部文员质量管理部文员录入供应商评数据供应商沟通记录表产品质量问题召回数据质量部部长辅料采购专员辅料采购主管供应商年度绩效评估表复核供应商进行评估表投诉率汇总表辅料供应商评估表成品供应商评估表供应商链副总裁销售中心总监产品总监产品总监助理复核供应商评估表复核供应商评估表汇总供应商评估表供应商年度绩效评估表供应商年度绩效评估表供应商年度绩效评估表供应商年度绩效评估表产品总监复核供应商绩效评估表供应商年度绩效评估表品质通过通过其他不通过库存管理经理采购经理采购主管零星成品高级专员产品采购专员通知供应商完成审核供应商评估表通知
18、供应商完成提交评估报告成辅料采购专员库存管理部主管采购部文员采购部文员成品采购专员质量管理主管分析评估数据成库存管理部管理员质量管理部文员成品供应商评估辅料供应商评估表进行导出供应商评估的操作OA系统供应商奖励供应商惩罚供应主数据申请修改表不通过供应主数据申请修改质量管理部文员提交供应商主数据申请表通过懂事长审批供应商年度绩效评估表供应商年度绩效评估表不通过通过风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购业务 业务流程编码：当前子流程名称：供应商评估 当前子流程编码：控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的
19、文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11供应商评估信息不完整、不准确保证被评估供应商的信息完整、准确1 品质管理部文员录入系统无法直接导出的考核项目数据2采购部文员录入供应商评估表内的系统无法直接导出的考核项目数据采购品质管理制度第二十七条1.2保证被评估供应商的信息完整、准确供应商评估员从SAP中导出供应商评估表，评估表中的内容应包括：供应商商品贡献率、送货准确率、及时率等，并对评估表进行再整理采购品质管理制度第二十七条风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁
20、美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：供应商评估 当前子流程编码：控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制2,12未能对供应商进行合理、准确的评估保证对供应商的评估是合理、准确的品质管理部品质管理主管、品库存管理部分销资源主管、采购部成品采购专员、采购部辅料采购专员对导出的供应商评估表进行整合和分析，得出并提交供应商绩效评估表采购品质管理
21、制度第二十七条2.2保证对供应商的评估是合理、准确的1采购部经理、库存管理部经理审批供应商绩效评估表。2品质管理部经理审批供应商绩效评估表。采购品质管理制度第二十七条风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：供应商评估 当前子流程编码：控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制2.32未能对供应商进行合理、
22、准确的评估保证对供应商的评估是合理、准确的商品总监复核供应商绩效评估表2.4保证对供应商的评估是合理、准确的商品总监再次复核汇总后的供应商绩效评估表2.5保证对供应商的评估是合理、准确的供应链系统副总裁复核供应商绩效评估表3.13供应商评估表经过有效审批保证对供应商评估表经过有效的审批董事长审批供应商绩效评估表4.14未能有效的使用供应商评估结果保证能有效的使用供应商的评估结果供应商评估员根据供应商绩效评估表，修改供应商等级等数据采购品质管理制度第二十八条月度采购计划计划采购协议维护物流中心收货采购订单采购订单供应商进行下达采购订单的操作产品库存管理管理员产品库存管理部管理员货物已到收货地址进
23、行发送货物的操作供应商不通过通过确认系统采购订单产品采购订单产品采购订单确认系统中采购订单确认采购订单产品采购订单产品采购订单审核计划外产品采购订单（采购主管）不同意同意库存管理部经理审核计划外采购订单（库存管理部经理） 经理）不同意同意产品库存管理（管理主管）产品采购订单库存管理部经理产品库存管理部分销管理员打印计划内产品采购订单产品采购订单产品采购订单审核计划内采购订单打印计划外采购订单产品库存管理部管理员采购计划外采购订单创建采购订单采购订单库存管理理员库存管理分销管理员采购申请已提出非常采购申请采购计划内创建采购订单风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业
24、务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：食品采购订单处理 当前子流程编码： 控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11食品采购没有有效的采购订单保证所有的采购都有有效的订单库存管理员参照采购计划，和供应商沟通确认送货数量、时间，及时制定采购订单采购库存管理制度第 条1.2保证所有的采购都有有效的订单库存管理部订单员根据实际情况，并和供应商沟通，及时制定计划外采购订单
25、。采购库存管理制度第 条2.12采购订单内容不准确保证采购订单内容准确库存管理部经理审核确认采购订单是否符合采购计划，订单内容是否准确风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：采购订单处理 当前子流程编码： 控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制2.22采购订单内容不准确保证采购订单内容准确分销资源主管
26、审核确认订单内容是否准确采购库存管理制度第十三条3.13计划外采购订单经过有效的审批保证计划外的订单经过有效的审批库存管理部经理审核签批计划外的采购订单采购库存管理制度第十三条4.14采购订单经过双方的确认保证采购订单经过双方的确认供应商确认采购订单并回传，不允许修改订单，如有异议则与订单员沟通采购库存管理制度第十三条4.24采购订单经过双方的确认保证采购订单经过双方的确认订单员在收到供应商回传的订单后，在系统中确认采购订单采购库存管理制度第十三条物料需求已确定当月增补计划需求已产生行政管理部长申请职能部门人员企划部部高级专员营运管理部营运管理员企划部部高级专员行政管理部资产管理员销售企划部企
27、划专员营运管理部营运管理专员行政管理部管理专员计划协议创建计划协议采购计划非商品采购计划增补计划申请表工程管理部工程专员企划部部高级专员数据管理部文档管理员汇总采购需求或增补计划企划部专员营运管理部管理员数据管理部文档管理员进行物料抄送的操作汇总采购需求或增补计划行政管理部资产管理员企划部部高级专员工程管理部工程专员增补计划申请单采购计划采购计划增补计划申请单OA系统工程管理部经理申请智能部门人员总经理采购计划采购计划签核物资采购计划人力资源中心总监数据管理经理销售中心总监营运管理部经理部长销售部经理营运管理部部长不同意同意OA系统审批月度采购 申请单增补计划申请单申请智能部门人员不同意同意O
28、A系统申请物料采购OA系统申请智能部经理门采购计划采购计划采购计划增补计划申请表申请智能部门人员申请物料采购采购订单处理辅料采购高级专员辅料采购高级专员辅料采购高级专员辅料采购高级专员通知供应商完成供应商月度计划通知供应商打印供应商月度采购计划供应商月度计划增补计划已创建不需增补创建计划协议销售管理部管理高级专员创建计划协议录入增补计划营运管理部营运管理专员行政管理部资产管理专员数据管理部管理专员工程管理部管理专员销售企划管理部企划专员需增补风险控制文档（RCD）单位名称：浙江洁美电子科技有限公司 单位编码：业务流程名称：采购管理 业务流程编码：当前子流程名称：月度采购计划 当前子流程编码：
29、控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型控制目标具体描述现有控制措施控制文件的文号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11采购申请符合实际情况保证采购申请符合实际情况申请职能部门经理审核月度采购计划或增补计划申请单管理制度第 条1.2保证采购申请符合实际情况职能中心总监审批月度采购计划或增补计划申请单管理制度第 条2.12采购计划得到有效的审批保证采购计划得到有效的审批各职能中心总监签核月度采购计划或增补计划申请单常规采购申请进行供应商选别操作供应商成功案
30、例供应商征服供应商授权可材料采购专员材料采购专员审核询价和打样申请市场营销中心总监样品制作完成制作样品供应商需要制作样品定制样品不需要制作样品，其他物流不通过判断是否需要制作样品材料采购专员主管材料采购高级专员OA系统申请职能部门人员提交采购申请采购申请单通过申请职能部经理询价单申请职能部人员进行打样申请操作申请职能部人员询价单进行初步询价申请操作市场有品牌物流定制品物流储备供应商引进申请职能部人员判断采购类型计划外采购已产生采购委员会宽价单常规宽价单不通过采购订单处理不需要需要通过不通过审批比价单比价单采购部经理采购部部长不通过，宽价辅料采购高级专员辅料采购专员辅料采购高级专员采购部经理辅料
31、采购专员提报比价单进行比价操作比价单进行宽价的操作采购部经理比价比价单采购经理采购委员会宽价单2常规宽价单审核宽价单（总监）进行询价的操作常规宽价单采购委员会相关人员不通过，宽价进行询价的操作供应商征服常规宽价单不通过，议标通过采购委员会范围内通过采购委员会范围外审核宽价单进行询价的操作进行询价的操作辅料采购专员辅料采购高级专员辅料采购专员辅料采购高级专员辅料采购专员辅料采购高级专员进行询价的操作采购委员会宽价单采购委员会宽价单常规宽价单采购委会宽价单采购委员会宽价单常规宽价单项目主导单位相关人员采购合同会签相关人员辅料采购专员辅料采购高级专员采购委员会相关人员宽价采购示众宽价单提报宽价单采购示众宽价
