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1、國立臺灣大學行政品質評鑑表 96 學年度 受評鑑單位： 學生事務處 單位承辦人簽章： 日期：97年4月30日聯絡電話：336629952997電子信箱：yiwenleentu.edu.tw單位主管簽章： 日期：97年4月30日 97年4月製表壹、前次評鑑結果建議改進事項之執行情形P1P4貳、共同評鑑項目P5P13一、公務環境(p.5)二、專業能力與服務態度(p.6)三、行政流程管理(p.7)四、業務電腦化(p.8)五、公文品質與時效(p.9)六、工作簡化及業務創新(p.10p13)參、單位自訂評鑑項目P14P31一、建立核心價值加強品德教育(p.14p16)二、營造優質校園文化(p.17p20
2、)三、關懷扶助弱勢學生(p.21p23)四、營造健康安全的校園環境(p.2427)五、推動校園國際化(p.28p31)肆、單位年度重點工作及執行情形P32P37伍、顧客滿意度調查(委員會提供範本)P38P40壹、前次評鑑結果建議改進事項之執行情形建議改進事項執行情形(單位自我評鑑)編號93B01：建議繼續加強處內組與組間職員之輪調。1.本處配合實施，並訂處內組與組間職員5年之輪調制度，並持續加強處內組與組間職員之輪調。2.96年7月起陸續輪調李毓璱輔導員至學生活動中心，並於97年2月調升活動中心主任；朱惠敏輔導員由畢輔組調至課外活動組；高麗華輔導員由課外活動組調至畢輔組；韋樹仁輔導員調至醫學院
3、學務分處。3.配合教官之退休及歸建軍訓組作大幅調動，96年12月軍訓教官全數離開宿舍及各組室，歸建軍訓組(校安中心)，而陳鳯娟組員由軍訓組調至課外活動組。 4.住宿服務組李憶雯（96.8）調至學務長室、甄補李俊弘、研三女舍輔導員呂靜慧（97.1）調住宿組，另因應軍訓教官歸建軍訓組，改由約聘僱人員遞補，新聘人員：女二舍程銘慈（接任傅台湘調動缺）、女三舍馮安華（接任彭瑞姬教官退伍）、男一舍劉亞柏（接任皮世翹調動缺）、男四舍張書瑋（接任吳宏成教官歸建）、研三女舍徐海吟（接任呂靜慧調動缺）、女二舍楊添蘭（接任蔣先凰離職）；96年住宿服務組調動人員：男一舍皮世翹、男五舍傅台湘調任男二舍、女三舍吳楊雅芬調
4、任女七舍、水源舍趙之屏調任男十六舍。 編號93B02：導師制度如何落實？其效果如何評估？宜有積極的作法。1.落實學系所導師工作委員會功能，目前本校各系（所）均已成立系導師工作委員會，專責推動各系（所）導師相關工作。2.分別針對學系主任、新進導師、一般導師及學系導師業務承辦人為對象，辦理分流導師知能研習。3.建構網路版導生資訊管理系統及導生資訊申報系統，並與導生綜合資訊查詢系統即時連線，讓導師可線上查詢所屬最新導生選課、歷年成績及個人基本資料。 4.辦理優良導師獎勵制度，建立公平的回饋系統。編號93B03：新進教師報到時，應給予適當的導師工作說明，而導師基本資料建檔工作可由人事室提供，以利於主動
5、提供新進導師學生事務處理要點及相關可運用資源。而就導師制度之落實與效果之評估宜有更積極的作法，可參考教學課程之設計，成立各級導師委員會，認真處理導師相關工作，或可推動優良導師之選拔活動，鼓勵教師同仁重視導師工作。此外，導師營活動可不必與郊遊活動配合，可縮短時間，增加次數，並鼓勵新導師的參與。1.為協助新進導師熟悉本校導師制度相關現況，交換導師工作經驗，並提昇其輔導知能有效協助學生輔導工作；本處生輔組分別於95年4月28日及96年5月5日，針對本校新進教師辦理種籽導師營，研習會內容以本校導師制度相關業務（導生查詢系統、急難救助、院輔導教官、校園安全維護、學院專屬輔導老師）、輔導知能講座、綜合座談
6、為主題；連續2年參加人數均在70位以上左右，活動滿意度均在4.6以上（滿分5）。2.目前本校各系（所）均已成立系導師工作委員會，專責推動各系（所）導師相關工作。3.為獎勵本校輔導績優與熱心服務導師，特於96年經2階段的評選及學務處與委員們的訪查與討論，最後由56位學系所推薦之候選人中評選出8位優良導師代表，除於教師節茶會頒獎典中由校長親自表揚外，8位老師專書採訪亦將於12月底出版。4.有關導師知能及業務研習，已針對不同對象系主任、一般導師、新進導師、系所導師業務承辦人，分別辦理不同層級研習內容，以落實導師工作；如與系主任有約、導師營、種籽導師營、精進導師工作研習營。編號93B04：學生宿舍不足
7、，建議加強協助校外住宿之機制，此外，宿舍除安全講習授課外，宜進行常規性實際模擬演習訓練，而工作日誌的格式應再合理性或e化，並進一步分析，以提早獲知可改善之事務，以免成為形式化。1.宿舍不足部份：已與太子建設公司合作興建BOT學生宿舍，預計97年9月起可以供應1100床學生宿舍床位，98年9月起可再供應2400個床位,屆時將可提供3500個學生住宿床位，可抒解宿舍床位不足現象。 2.安全講習部份：j於本校學生住宿管理辦法中明定住宿學生每年必須參加宿舍消防演練課程，學生宿舍各舍區學年初即排定學年消防演習時間表及公告，消防演習時並請消防局或消防公司派員支援，於研習中實際由學生操練滅火器、水龍等消防器
8、材。k根據學校法規編訂學生緊急意外特殊事件反映處理流程、消防防護作業流程，供宿舍教官、管理員、工友處理緊急意外事件，並印製宿舍緊急意外事件處理表，內載相關處理措施及各類緊急聯絡電話，張貼於學生寢室內，提供學生緊急事故時求助。3.工作日誌登錄內容已簡化並設計e化格式，由宿舍輔導員依每日重點工作線上登錄，由各輔導員線上登錄內容可得知其每日工作項目、工作量，以為精實作業改進對象。編號93B05：建議考慮畢輔組與校友聯絡室資源之整合。1.每逢佳節，請校友聯絡室寄送電子賀卡給校友，使其感受到臺大的關心。2.補助各系所辦理系友座談會的講師費，並請校友聯絡室推薦優秀校友名單，讓系所邀請在各領域發展卓越的校友
9、回校分享經驗。3.各項活動訊息，請校友聯絡室轉發活動訊息給校友，歡迎校友踴躍參與。並請計中透過電子郵件將訊息發送給校友，亦在台大校訊刊登，歡迎校友踴躍參與。4.提供畢輔組建置畢業生流向平台校友資料給校友聯絡室參考使用。編號93B06：行政大樓一樓公佈欄應全面重新規劃考量，另如提供獎學金申請表格之呈現，或可更予以親近、鼓勵性質。1.本處為呈現行政大樓公佈欄外觀設計之統一與完整性，預定配合校規小組之行政大樓公佈欄統一更新工程，惟校規小組表示更新計畫時程尚未確定，因此建議本處自行小幅度翻新或自行設計更新，各組室亦在運用極少預算內做到公佈欄的美化、更新。2.為落實E化政策，節省紙資源，本處生輔組自96
10、年度2月獎學金申請系統啟用以來，已全面實施申請表格線上下載列印，不再提供紙本申請書，讓學生不用到辦公室也可以拿到申請表，並大量節省紙張之消耗，申請表格。3.為服務家中無網路的使用者，生輔組於辦公室設有公用電腦提供使用者現場線上申請及文件下載列印服務。編號93B07：心理輔導室外在環境宜積極進行美化調整，如增設照明設備，以維護夜間諮商時安全。1.學生心理輔導中心周圍環境美化工程於95年2月28日正式完工。2.本美化工程完成目標有：j環境空間符合衛生標準(水溝加蓋與地下化、請本校事務組依照其校園除草與消毒的工作時程協助辦理、與相鄰單位（校刊室、化工系、環工所）合議共同維護庭院整潔、每週定期由工讀生
11、專職整理維護)。k環境景觀美化(完成校園規劃小組給予本中心的建議：中心門前補植花草、門口水池整理廢除、移除不必要的盆栽、保留大樹、修剪草地，使庭院景觀開闊、庭院地表鋪設、透水磚、碎石及磨石步道、擺設木桌椅、休閒傘及木質長板凳)。3.提高中心位址能見度(重製中心門牌字樣，讓中心標示更為醒目、增闢庭院入口，提高中心的能見度、與相鄰單位合議更改中心所在大樓名稱為望樂樓，大樓名稱已於95年4月18日懸貼外牆及彩繪美化外牆，並已請校規小組配合更新校園動線指標名稱、增設庭院照明設備)。編號93B08：意外事故聯絡電話號碼建議改以諧音好記，如調整為2363 9595(救我救我)2363 1995(要救救我)
12、2363 7979(急救急救)；另就學生危急狀況之處理，建議以沙盤推演方式，建立處理之程序。目前意外事故聯絡電話號碼已統一為諧音好記，符合需求。就學生危急狀況之處理，已建立處理之程序。編號93B09：教學訓輔的經費應要求校方依一定比例核撥，不應隨意減少。目前教學訓輔經費校方已維持穩定額度，依合法比例核撥。編號93B10：建議醫學校區師生活動中心應可再加強。據悉醫學校區分處以院管理費來支付約聘人員(人數頗多，其他單位亦然)，但若經費來源發生困難時，勢必發生人力支援的問題，進而影響工作績效，因此建議檢討並列出實際人力與經費之需求，積極向校方反應。1.杏園師生活動中心於96年4月啟用，典雅優質之環境
13、、精緻美味之餐飲提供師生餐飲、休憩之場所。2.學生自習空間:醫學校區提供206室，設有電腦門禁管制，已於九十六學年度改為使用學生證感應卡，使用權以本校區學生優先。3.規劃聯教館三樓改為醫學院學生社團辦公室暨活動場地;一樓圓型教室變為音樂性社團演奏及練習用間，已就整建計劃建構達成共識，本年度應可招標施工。4.96年9月已改善醫學院陽光走廊西晒困擾，在玻璃窗安裝防晒布幔, 方便同學們閱讀。5.規劃所需經費及人力不足,擬將於下一年度正式編列預算，請校方協助支援及補助。編號93B11：公衛學院新大樓完成遷移後所增加之學生事務，應考慮分處人員之補充。1.社會科學院學務分處現主任1人、副主任1人、訓導員2
14、人、組員1人、工讀生1人、學生活動中心工讀生、看管工各1人負責支援服務全部醫學校區。2.醫學校區公衛學院新大樓人力調配尚不足，擬請校方考慮增加分處員額，以解決所需之問題。編號93B12：社科院保健中心之定位應及早定案。醫務室自94年12月增聘藥師一名後，正式恢復門診醫療服務，恢復原來醫務室名稱。實際運作順暢，服務對象不限於法社學院師生，已逐漸成為負責徐州路校區師生的醫療單位。編號93B13：建議社科院學務分處辦公室加強綠化。已於走廊布置盆栽，並於室內加強擺設室內植物。編號93B14：限於經費及人力，社科院心理輔導中心只能開放2個半天，應向校總區爭取支援增加開放天數，並就人力、空間適當調整，避免
15、浪費。分處諮商輔導室已於95年3月起增開半天值班時段，空間問題目前尚符合使用需求，但98年法律學院預定可以遷回總區，屆時院區使用空間可做大幅的調整，應可爭取更好的使用空間。編號93B15：學務處應即早規劃社科院系所遷返校總區後工作人員之整合及工作之分配。目前社科院遷院作業尚於建築圖繪製階段，擬於圖樣確定開始動工後，召集所屬人員討論各項整合及工作之分配。在動工前，社科院學務分處工作人員已在精實方案等計畫中，跟校總區同仁保持密切之互動關係。編號93B16：自我評鑑內容多屬過程描述，不盡適當。感謝委員意見，本次自我評鑑內容加以改進。評鑑委員意見貳、共同評鑑項目(各項指標括弧內文字係基本要項，受評單位
16、可另提列其他項目；如有必要之數據，請檢附並標明附件。)一、公務環境指標(一)整體及一般環境：整潔、安全、效率、特色(辦公區域整潔明亮；雙語環境；美化創意；安全設施標示清楚；逃生通道暢通)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.辦公區域整齊清潔：本處各組同仁均相當重視辦公環境整潔，除每日清潔工作外，並定期擦拭門窗、清掃辦公設施，使辦公環境清潔舒適。2.營造雙語環境：本處各組標示牌及承辦人員職名牌皆以雙語標示，以利外籍人士來訪洽公。3.辦公室美化創意：本處共有九個組室，雖然辦公室空間略狹小，但會利用桌面或窗戶邊放置綠色植栽，並定期依不同節慶簡易佈置。目前辦公室空間有限，學生資料及文
17、件儲存也愈來愈多，然因本處業務多與學生習習相關，常會有學生往來晤談與會議，各組室仍利用空間來設有簡易桌椅，以供學生來訪晤談與會議時使用。4.安全設施及逃生通道標示清楚：本處各組室所處位置分佈於校總區行政大樓及校區內，因所屬業務分別與學生的社團活動、宿舍安全及醫療衛生密切相關，所以，本處各辦公室所處樓層之緊急逃生路線及逃生設備配置地點清楚標示，安全門及安全梯皆依規定保持淨空與暢通。5.提供便民服務及便民化之設施：為便於本校師生於中午時間洽公或舉辦各項活動，本處各組室中午用餐時段不休息，加強服務師生；設置公文放置專區，並指派專人收發控管公文，加強公文處理效率。指標(二)標示：人員與指標系統(業務及
18、其承辦人員告示牌標示；各項服務說明簡介；辦公室人員位置及設施配置恰當；動線安排適宜)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.業務和承辦人員告示牌標示清楚明白：本處各辦公室入口處，均標示中英文雙語辦公室招牌，門口張貼人員座位示意圖及工作職掌，明確標示承辦人員座位圖及業務辦人姓名座位，以方便師生了解及清楚辦識，其所處位置等。2.各項服務說明簡介：明白且易於查詢，同時配置專人值勤j各承辦人姓名、工作職掌等服務內容在本處網頁均作詳細介紹，以便使用者快速獲取完整資訊。k生輔組編印本校地圖、生活魔法書等，課外組編印新生入學手冊及校園地圖導覽等，放置於辦公室供來往同學取用。l各組室提供12台
19、公用電腦，供來訪同學查詢及現場登錄使用。3.辦公及洽公人員位置、設備規劃適宜：j人員配置以業務性質區劃，以方便討論及相互代理，提高行政效率。k課外組及學生活動中心先前辦公室OA隔板較改，亦分期分批降低，以貼近與學生或來洽公人員距離。l因各組室辦公室分散，例如保健中心位於舟山路底，心輔中心住於舟山路頭，97年度規劃能整合二組室於同一建築物，以便利於學生及同仁前往，本處極為期盼學校支持同意。m第一學生活動中心二樓社團辦公室空間重新設計規劃，及第二學生活動中心global lounge之設立，為能提供另一整齊、明亮及清潔之活動空間，並提升學生國際視野，也讓外籍學生有一溫馨休憩所，希望能獲得學校及學生
20、支持。評鑑委員意見二、專業能力與服務態度指標(一)專業能力：專業知識與技能；創新及學習能力(對於本身的業務內容、流程與相關法令規章熟悉度；單位內外相關業務熟悉度及轉介能力；良好溝通協調能力)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.處內設有1位法律背景同仁處理本處各組室學生事務相關法令修改提供意見。2.要求同仁對於自身業務及職務代理人之工作皆熟悉，處內各項業務流程及法規編製手冊，讓同仁對其業務能清楚熟悉，即使調換業務者，亦能迅速了解上手。3.鼓勵同仁踴躍參加校外內的在職進修課程與研習會議，各組室亦每週針對業務召開研習及檢討會。本處於96年6月推動學務精實之旅，針對學務相關知能，陸
21、續聘請校外及校內專家學者為同仁授課，另特於11月及12月辦理美西三所姐妹校標竿學習及香港學生事務論壇及五所香港大學學務參訪，增進學務創新知識與交流，並利用每月之處務會議辦理參訪之成果分享，讓未前往參訪的同仁亦能在會議中得到新的知識。4.本處心輔中心由本校社會工作學系沈瓊桃老師兼任，專任輔導員11人、兼任輔導員15人，具臨床心理師或諮商心理師執照証照者達24人；均具國、內外心理學、心理諮商、教育輔導碩博士學位，且臨床經驗豐富。 5.本處衛生保健中心專業人員均係國家專業考試合格，並向主管機關辦理執業執照登錄，於中心執業，各專業人員嫻熟各專業領域法令規章，並依各專業執業法令規定接受繼續教育及訓練課程
22、，以增進新知提升專業能力。6.跨組室及跨處室的合作無間：目前本校邁向頂尖大學計畫業務，經常是跨組室也要跨處室，例如95、96年學生宿舍大整修，中間橫跨總務處營繕、購運及事務各組室；國際海外服務與研討交流部分亦與國際事務處合作無間；95年起與教務處共同執行本校服務學習課程改進方案；96年起與體育室合辦活動；96年底亦與教務處一起推動舍區服務學習中心；故無論組室內、跨組室或跨處室間的溝通均極良好。評鑑指標(二)服務態度：面晤及電話服務(擁有高度服務熱忱、用語溫和親切有禮、願意傾聽、會耐心答覆問題；對於顧客的不滿，設有適當投訴管道並主動追踪及回覆；電話鈴響幾聲接電話及答詢；網路答詢機制)單位自我評鑑
23、特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.學生事務工作就是服務與輔導學生，同仁均有一份熱情，以提供學生感動的學習經驗為工作基本態度，對同學總以多點雞婆、少點責難的方式處理其問題；當同學出現辦公室在東張西望時，主動親切尋問其需求，耐心傾聽其問題並答覆或協助解決問題。2.網頁設有電子信箱及電話，提供學生投訴管道，並有專人負責管理追蹤，於最短時間內答覆洽詢問題。另有專人負責本室信箱、校務建言系統上各項意見之回應，以儘速處理學生抱怨，於確認改善效果後送陳核備。3.設內規要求電話鈴響迅速接聽(以不超過3響為原則)，並要求接聽電話禮儀，就本身業務知能即時答覆，或轉接各組業務承辦人或轉介相關權責單位。如因
24、人員公出或請假時，同仁間均落實職務代理制度，如涉及跨組業務、案情複雜或需請示相關單位時，則請對方留下聯絡電話，錄案了解後儘速回覆。評鑑委員意見三、行政流程管理指標(一)效率 (製作作業流程並宣導；多元申辦管道；電話、面晤、書面及網站查詢處理速度)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.本處及本處各組最新消息、人員職掌、相關法規、作業流程、各項表單皆登於處內及組室網頁上，相關問題者皆可上網查詢相關訊息並下載相關表格使用。2.相關業務（奬學金、床位侯補、講習課程等等）最新消息，因本處網頁資料係由組內各指派一專人至後台更新，故本處各組皆在接獲新訊息或公告即立即在網頁刊登使資訊公開透明
25、。3.提供線上申請，例如奬助學金、工讀助學金、學雜費減免、就學貨款、床位申請、海報張貼、預約掛號等等多項學務業務皆採用線上申請，並可上網查詢相關進度。4.對於電話、面晤查詢事項，提供即時、詳盡之答覆，處內有專人控管校務建言、公務信箱之業務，且規定要求組室問題需當天答覆，涉及跨組室業務則要求3日內答覆，如無法在3日內回覆亦需先上網答覆原因並敍明處理。另各組室亦有專人處理校務建言、公務信箱之業務，負責同仁每天均會上網了解投書的訊息，並迅速轉給相關承辦人答覆，若承辦人未即時回覆，此一專人會負責追蹤，要求同仁答覆問題。指標(二)資源及分工(辦公室經費之控管及節流機制；人力資源不足與多餘之調節機制；業務
26、分工明確；有代理制度；團隊精神之培養機制)單位自我評鑑特優R 優 尚可 稍差 差 說明或建議：1.本處強調以合作為目的之分工，定出本處業務之6項核心價值流（請參考”參、單位自訂評鑑項目”），依此組成6項綜效功能小組，定期討論各組室業務協調、達成綜效之問題與成果。2.本處為培養處內同仁團隊精神，自96年5月推行學務精實之旅，每階段皆召開處內大型成果發表研習會。期間辦理標語競賽選出前三名給予獎勵，並張貼於各組室辦公室中互相提醒。97年2月16日於龍潭渴望園區辦理團體共識課程，由各組室主管帶領12名同仁共同參加培養團體精神，預定於97年後半年陸續再召開12場次團體共識課程讓所有學務同仁皆能參與。3.
27、各同仁業務分工明確，並落實職務代理人制度，遇同仁請假或公出，職務代理人能協助處理相關業務，避免延宕公文、或影響各項業務申請。4.本處各同仁隨時相互支援協助、互相討論及分享業務心得，各項活動與計劃各同仁彼此分工、協助業務推動，使各次活動皆能圓滿完成。5.本處經費一向以撙節開支為原則，超過使用年限尚可使用之財產仍繼續使用，不堪使用時才予汰換；傳達同仁的重要消息則利用學務處網頁公告，減少紙張浪費；處內有採購需求則共同供應契約採購，以節省經費。評鑑委員意見四、業務電腦化指標(一) e化實施情形(業務上網公告、表格提供及辦理項目；人員電腦操作能力；網管人員及制度)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差
28、說明或建議：1.為配合全校e化發展，學務處成立e化小組，首先以整合學務處各組的資源，並協助將人工作業流程轉換為網路化系統，降低資料重複輸入之人力耗損，同時我們也秉持著以服務的觀點為出發、便利全校師生為宗旨。2.本處e化小組94年9月開始著手進行e化的工作，在95年7月底率先成立了導生綜合資料查詢系統，替學生及導師帶來了24小時線上即時服務。之後本處再與教務處、總務處、圖書館及國際事務處合作，將所有與學生在校期間的相關資訊統一集結，建置了學生資訊服務網，透過友善的使用介面，以提供師生即時查詢服務，同時創建了本校豐富多元化的學生校園生活資料庫。至97年4月止，使用人次約為914,609人次，縮短公
29、文往來的時間達50%以上，讓學生不受限於時空與地點，隨時隨地上網查詢，並且增進了各單位資訊共享的觀念。3.建立獎學金系統、社團管理系統、場地管理系統、工讀系統、掛號系統、初談預約系統等，迄今已成立十餘個大大小小的系統。4.在96年12月，為便利學生紀錄在台大的日子裡所有的個人榮譽事蹟，我們建置了台大人學習檔，經由網路提供學生與學校更容易及快捷的溝通管道，藉由線上即時服務，加速學生資料取得上之不便，未來臺大人在世界的任何一個角落只需連上網路；在臺大的日子裡所有與個人相關的經歷及獎勵將一一呈現。5.未來也將陸續開發台大線上活動報名系統、求才求職系統等，期許台大邁向百大之際，e化的腳步也能夠愈來愈穩
30、健。評鑑指標(二)網路運作情形(網頁資訊豐富且完整之程度，並能及時更新，應顯示最近更新日期；單位設有電子服務信箱或問答區，並有專人負責答覆；網路流程設計簡便，並有詳盡解說；相關資料與文件能在網站下載及便捷線上申辦)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.本處於97年4月全面更新網頁，為能更有效讓使用查詢者可以得到更新的資訊，本處各組室皆指派專人隨時得自行至網頁後台更新最新訊息及增加資料。2.本處及本處各組室之網頁皆有指定e化人員每日維護、網頁內容即時更新，並有顯示最新更新日期，網頁內電子信箱指派專人每日上、下午上網點閱並交承辦人回覆。3.網頁設計以簡單便於使用，內容豐富，可輕鬆
31、於網頁查詢相關資訊，各項表格亦於網頁上可下載使用。4.本作業流程、各項表單皆登於網頁上，相關問題者皆可上網查詢相關訊息並下載相關表格使用。另開放奬助學金、工讀助學金、學雜費減免、就學貨款、床位申請、海報張貼、預約掛號等等多項學務業務皆採用線上申請，並可上網查詢相關進度。評鑑委員意見五、公文品質與時效指標(一)公文品質(主旨目的明確度，用詞簡淺明確，格式正確性)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.依據本校文書組頒訂之標準公文格式簽辦公文，主旨明確、用詞力求簡淺易懂，能讓長官及會辦單位了解公文內容。2.人事室舉辦之各次公文寫作研討會皆派新進同仁前往參加，使其了解本校公文寫作格式
32、及精確之公文用語。3.新進同仁簽文時先與資深同仁討論寫作格式與公文用詞，確保公文品質。指標(二)公文時效(公文減量；公文稽催成果；公文控管系統機制：公文登錄、設有專人負責公文控管、控管機制電腦化)單位自我評鑑特優 優R 尚可 稍差 差 說明或建議：1.處內及各組室皆設有專人登錄與收發公文，各類簽稿、申請報告、簽會公文皆予以登記，並配合文書組建置公文追踪系統登錄校收文，主任批示之公文立即登記傳送之單位，鈞長核可之公文立即轉回承辦人續辦，每日迅速處理各項公文，未處理之校收文有專人向承辦人稽催。2.處內派專人每日上網查詢公文辦理流程，於期限到前先通知承辦人員辦理，以避免發生公文稽催事宜。3.傳送相關
33、資料以處內及組室網頁公告系統為主，重要公文或消息傳遞並要求同仁以email寄發，以電腦化作業處理公文及加速公文作業時間化，並減少公文量。4.為使處內同仁更清楚公文流程、追蹤及稽催作業，由處內專人製作學務處公文流程，並由處內同仁自已召開說明會議，讓同仁與會上網操作追蹤控管自己的公文流向與進度。評鑑委員意見六、工作簡化及業務創新指標(一)工作簡化(是否定期檢討作業流程；簡化作業程序與團隊參與機制；實際績效)單位自我評鑑特優R 優 尚可 稍差 差 說明或建議：1.本處自96年5月起，即要求各組（本校學生事務處、法社學務分處、醫衛學務分處及進修推廣部諮商輔導組等共計十二個單位之學生事務工作相關同仁）共
34、同實施學務精實之旅之業務革新活動，開始積極進行各項工作簡化及業務創新之工作。2.學務精實之旅時程為96年5月至97年4月，分五階段執行：j形成組織期：各單位舉行讀書會，一起研讀參考書麥肯錫一同與你探索精實之旅、推派單位精實專責人員。k診斷期：透過每週至少1次的內評外評，找出各組室的價值流、需改進之處。l規劃期：各組室每2週至少1次需以其價值流及自訂目標為本，提出改善行動計畫。全處業務共識成6項價值流，並成立6項綜效小組。m執行期：8月開始執行改善計畫，定期討論進度，繳交會議紀錄、鐘點工作日誌、執掌說明、價值流業務之標準作業流程等；並做各種必要的調整。n評估期：執行6個月起，即開始作績效評估。每
35、一階段完成時舉辦1次全處成果報告，呈現各團隊努力成果。3.目前各組室已針對重要業務提出標準作業流程(圖)，本處7個SOP流程、生輔組15個SOP流程、課外組45個SOP流程、住宿服務組9個SOP流程、衛生保健中心1個SOP流程、僑輔組28個SOP流程、學生活動中心42個SOP流程、畢輔組7個SOP流程、心理輔導中心20個SOP流程、軍訓組6個SOP流程、社科院學務分處24個SOP流程及醫學院學務分處17個SOP流程，合計211個SOP流程，並依業務性質將與申請者有關的SOP流程(圖)至於網頁上。4.6項綜效小組已就各組室在各項學務處價值流業務上的綜效評估，作出整理。（請參見”參、單位自訂評鑑項
36、目”）。指標(二)業務創新(業務內容改進之績效；主動開發業務之類型、數量及評估機制)單位自我評鑑特優R 優 尚可 稍差 差 說明或建議：1.本處為提升全體同仁行政效能、共識以轉型成學習型組織為目標，參考麥肯錫管理顧問公司推薦之豐田模式，全處於96年5月起共同推動學務精實之旅堪為這兩年來的大型創新業務。2.本處推動學務精實之旅時在第2階段診斷期時，訂定出學務核心價值TAIDA及6大價值流之學務綜效工作小組（請參見”參、單位自訂評鑑項目”）。3.本處於96年底推動更新網頁，於97年4月全面更替，新網頁加入生動活潑照片，且重新設計便於使用者清楚易懂；另為減少處內各組室之負擔，統一由處內發包設計，使學
37、務處整體網頁編排格式，呈現一致而獨特的風格。4.生輔組臺大新生家長日：提供校長、行政主管及各系師長與新生家長面對面相互瞭解建立關係的機會，宣達校長治校理念與相關行政措施，以期獲得認同與支持，並使家長多加瞭解學校。自95學年度創始辦理，臺大新生家長日約1500餘位學生家人報名參與，而實際出席家長人數約2400餘人，問卷回收調查滿意度皆有96%肯定。5.生輔組家長志工團：運用具愛心與熱忱的學生家長們所能提供的人力資源，配合每學年度開學前所辦學士班新生家長日，招募家長志工並成立家長志工團，人員招募後舉辦志工團年度集會暨新進人員基礎課程訓練講，配合各組室所提需求提供人力支援。從95學年度開始，招募67
38、位新進志工團團人員、96學年度再招募33位新進志工團團人員（謂逐步健全體制，自96學年度起，僅招募平日能固定排班服務成員）。6.生輔組臺大家長通訊電子報：臺大家長非常關心學生在校情況也非常渴望知道學校相關資料，由本處生輔組結合家長志工團一起編排了臺大家長通訊電子報進而於95年6月發出了創刊號，每月至少1報，累計已出版19期。7.生輔組優良導師推選：爲評選及獎勵熱心奉獻、輔導績優之優良導師，學務處於95學年依據本校優良導師評選及獎勵辦法及優良導師評選及獎勵作業計畫，首辦本校第1屆優良導師評選活動；並於96年4月23日及5月14日二次優良導師評選委員會議，透過二階段的評選及學務處與委員們的訪查與討
39、論，最後由56位學系（所）推薦之候選人中評選出8位優良導師代表；並將於96年9月28日教師節茶會頒獎典中由校長親自表揚。為表揚優良導師在輔導學生上不遺餘力的貢獻，將他們和學生相處的故事出版，與全校師生及社會各界分享，學務處特別和本校出版中心合作，完成因為有愛：第1屆臺大優良導師的故事，並配合本校97年2月13日新春團拜辦理新書發表。本書也獲得聯合報、中國時報及自由時報等新聞媒體熱烈採訪刊出訊息；同時各大專院校亦踴躍訂購作為導師輔導參考書，第1版3000本已訂購一空，目前出版中心已發行第2版；學務處希望藉由本書的出版，不僅讓學生和社會大眾能深入認識這些優良導師的教學理念與輔導態度，進而推動師生倫
40、理及尊師重道的精神。8.住宿組新生宿舍同儕團體：自94年起向教育部申請補助，第一年計畫的執行，以整合宿舍人力資源（宿舍輔導員、學生自治團體和同儕輔導），從行政和學生組織兩個面向，發揮宿舍增進新生融入與安全感層次的功能；目前持續發展次團體（讀書會、興趣小組、規律作息寢室自訂生活公約方案）與服務學習課程（外國學生服務學習、協助特需求學生服務學習、融入校園服務學習方案）以期發展宿舍的學習社群經由同儕之間的互動與合作學習提升宿舍的教育功能。9.住宿組學生宿舍大整修：為讓住宿學生在良好舒適環境中學習，在本校獲邁頂預算支援時，取後校長與學生支持，將學生宿舍分五年逐棟做全面性大型整修，95年暑假整修男一舍、
41、男十三舍、女五舍、女八舍及女九舍共五棟學生宿舍約1,500個床位、96年暑假整修男三舍、女一舍、研究生男生宿舍及研究生女生宿舍共四棟學生宿舍約2,000個床位。97年暑假持續整修男四舍、男六舍及大一女AB棟。10.課外組服務學習課程：95年初即多次會商研討改善現行服務課程，終於95年6月2日教務會議修訂通過國立臺灣大學服務學習課程施行辦法，並於95學年度第1學期開始實施。新制服務學習課程自95學年度開始實施，大一至大三每學年必修一學期零學分課程，課程內容包括:每一科系均於大一開設服務學習一，以愛校活動為主軸，打掃學校公共空間，大二開設服務學習二，以校內外非專業性服務為主，大三開設服務學習三，以
42、與學系或社團性質相關之專業性服務為主。 本課程每學系均要開課，95學年度至96學年度學系共開設1183堂課，除學系開課外，行政單位與社團亦可以開課，95學年度至96學年度社團與行政單位於服務二及服務三共開設了95個課程，例如自然保育社、慈青社、新心社、總務處事務組、住宿組宿舍同儕輔導，讓學生有更多元的學習機會。11.軍訓組孤星輔導專案：孤星計畫的立意在於使來自全國非明星高中學生進入本校後，能儘早適應本校生活，減少因缺乏高中學長（姐）同校而產生的疏離感，並透過院輔導教官每學期兩次的關懷輔導，做成訪談紀錄、分析個案狀況，以提供學生更為周全的照顧與服務。自94學年度開始推動孤星計畫，針對全國各高中職
43、校（非所謂明星高中）畢業且經過推薦甄試或大學指考考取本校同學（均為該校當屆畢業唯一錄取本校者），先請教務處提供聯絡資料，再透過各院系輔導教官根據學生個人狀況，進行聯繫與訪談，解決生活與學習適應問題，並適時介紹該校已有考上本校之學長、姊與其認識，形成生活互助、彼此關懷。孤星計畫訪談每學期進行兩次，分別於學期初及學期末進行，由院輔導教官訪談作成紀錄，並視需要會請各相關單位（如生活輔導組、學生心理輔導中心及住宿服務組等）提供實質協助，並持續針對同學生活與學習狀況，給予關懷及追蹤輔導，實施成效良好。12.心理輔導中心院輔導老師：為加強本校健康之心理環境，依據國立台灣大學第2464次行政會議決議，自95
44、學年度第1學期起加強院系輔導，由7位具有專業證照之專任心理諮商老師擔任各學院之輔導老師，另有4位資源教室之專任老師輔導各院之身心障礙學生，藉以提高行政資源聯繫與增進個案管理效能，強化本校學生之心理輔導，有效結合校園資源共同促進初級預防工作。具體措施：j透過會議、電子郵件、網站、電子報等媒介藉以宣傳導各學院之輔導老師聯絡方式及學院輔導活動之內容與辦理方式。96年10月05日發文全校各院系所週知臺灣大學學生心理輔導中心學院（含系、所）輔導活動申請須知。k96年11月設計個案轉介單，並發文通知全校學院系所與各單位，提供各單位聯繫本中心共同關懷學生之管道。l提供本中心緊急、重大事件通報單予全校院系所與
45、各單位，建立重大事件個案之主動通報機制。13.學生活動中心一、二活餐廳及大整修：j第一學生活動中心天井(文藝復興)、中庭(鐵皮屋)及廚房外側(圍籬)違建共計3處，為改善圖書館與農藝系間交通通道及景觀已於96年9月17日拆除完畢；中庭鐵皮屋違建拆除已達中庭開放、景觀維護及館舍合法使用之效果，同時改善四處阻絕情況；內庭天井綠美化及設置student lounge休閒室：內庭天井綠美化改善第一學生活動中心內庭景觀；student lounge休閒室設置提供師生課餘良好之休憩及討論環境，並於親友來校訪問時接待親友用；屋頂防漏工程：建築師已規劃完成，請總務處營繕組施工中，待工程完成將完全改善第一學生活動
46、中心前半部之漏水情形。k二活810樓社團辦公室空間重新規劃案，96.3.214.2召開社辦管理協調會，同學強烈反映希望改善目前社團辦公室的空間，以增加社團歸屬感、有家的感覺，96年12月17日召開基礎建設經費會議，通過此專案經費，目前進度為97年3月7日上網,3月21日開標,3月28日開評選會,預計5月2日下班前設計師會送出詳細圖說及詳細價後簽請上網招標。14.課外組研究生入學指導：有鑑於本校研究生人數逐年增加，本（96）學年度已達5,305人，且研究生之生活、學習及適應相關問題，業已成為本校校園文化相當重要之一環。故本校於本學年度首度針對全體研究所入學新生，舉辦研究生入學指導，希望透過校園各項生活資訊、學習資源與學校整體環境等的認識介紹，以及相關的法令宣導，使所有研究所入學新生均能迅速適應學校環境，展開充實的學校生活；在下一（97）學年度開始，舉辦共同之新生入門書院，以密集的生活與學習活動，使所有大學部與研究所新生，在入學伊始，均能對學校留下深刻印象，並強化對學校之認同感與團隊精神，早日適應，成為真正的臺大人（TAIDA）。15.僑輔組僑生心情故事徵文比賽：關懷僑生在臺學習、生活，發掘優秀作品，並以文學方式建立另類校園交流平台，內容以描寫僑生為對象，敘述在臺求學過程及生活互動心情點滴為主，得獎
