某公司项目部办公室岗位业务说明书.docx

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1、项目部办公室岗位业务说明书办公室主任一、 岗位职责1、负责项目部往来文件的阅办，协调项目部各职能部门之间的关系，按照领导的意见，综合处理工作，发挥对内对外的桥梁作用；2、负责人力资源管理工作，严格遵守国家的法规；掌握项目部的综合管理情况，按照项目部及项目部领导的要求及有关部署，办理相关管理有关事宜；3、负责管理和使用项目部的印鉴，负责出具因公事对外联系的信函和证明；4、负责项目部的后勤保障工作及领导和因公人员的小车管理；5、负责项目部办公用品及生活用品的采购，管理好办公用品和各种办公设备，负责公司、分局及项目部内部文件的传阅；6、负责项目部的宣传工作，在施工生产中搞好劳动竞赛活动；负责档案管理

2、和保密工作，抓好干部管理工作；7、负责项目部的党务工作，抓好党员的管理工作。负责项目部的工会、共青团和妇女的各项工作；8、当好领导参谋，完成领导交办的其他工作。二、岗位业务流程描述1、年度工作计划编制流程 （1）控制目标规范分局项目部办公室年度工作计划制定。 （2）适用范围 本流程自“提出工作计划”开始，至“形成最终执行计划”结束。适用于项目部办公室系统年度计划编制工作。 （3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01提出工作安排办公室主任提出办公室年度工作计划安排。办公室年 度工作计划02编制工作安排办公室其他人员根据主任安排，编制各自

3、岗位年度工作计划。03审核办公室主任对各岗位工作计划进行审核。04汇总办公室主任审核通过后，汇总各岗位工作计划，形成办公室年度工作计划。05审核分管领导对办公室年度工作计划进行审核。06执行办公室主任审核通过后，正式执行年度工作计划，并作为部门岗位工作完成情况的考核依据。流程结束。（5）输出文档模板五分局*项目部办公室*年工作计划一、工作思路*年办公室工作总体思路是：*.二、工作要点*2、专项工作督查督办流程（1）控制目标规范分局项目部办公室专项督查督办工作。（2）适用范围 本流程自“针对某项工作提出督查督办要求”开始，至“登记、归档”结束。适用于项目部办公室系统专项工作督察督办。（3）流程图

4、（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。督查督办通知单01提出要求项目领导（分局）分局或项目领导针对某项工作提出督查督办要求02草拟督查督办单办公室主任根据领导安排，就具体事项进行了解、分析，并草拟督查督办单。03审核项目分管领导对督查督办单内容进行审核。04办理受督查督办部门受督查督办部门严格按照督查督办单要求，按期办理具体事宜，并书面回复办公室。05整理材料办公室主任收集并整理受督查督办单位或部门回复的文字材料（对于未限期回复的进行催办）。06审核项目经理审核呈报文字材料。07登记归档办公室主任将督查督办材料登记归档。流程结束。（5）输出文档模

5、板督查督办通知单编号：办公室【 】 号 页数： 签发日期：年 月 日 签发： 发至： *： 责任领导（个人）签字： 办结时间： 年 月 日 反馈时间： 年 月 日前 督办联系人： 联系电话： 注：请在“责任领导（个人）签字”一栏签署后将本单传（送）我部。文字秘书一、岗位职责1、严格执行文件控制程序、记录控制程序的规定，作好本单位体系文件（包括管理手册、程序文件、作业文件、技术标准、顾客提供的文件、记录等）的管理工作，确保管理体系文件的完整性、适宜性和有效性；2、负责编制本单位受控管理体系文件清单，并按规定对受控文件进行跟踪控制；3、负责将审批后文件及时正确地分发，并作好记录；4、对受控和非受控

6、文件，分别加盖受控和非受控标识，对保留的作废文件，加盖作废与保留两种标识；5、根据有关部门发出的文件更改通知单，督促本单位的文件使用者及时进行更改；6、应将文件分类编目、整理、保管，以便查阅，并注意防潮、防蚀、防止文件丢失、损坏；7、应归档的文件应妥善保管，并定期进行归档，应处理的文件须及时处理，并按规定办理文件归档、借阅、处理手续；工程竣工后按有关档案管理规定和公司、分局的有关要求完成资料的整理、归档和移交工作；8、按文件保密管理制度，作好保密工作；9、负责项目部办公用品及生活用品的领用、发放和保管，管理好办公用品和各种办公设备，负责公司、分局及项目部内部文件的传阅；10、负责项目部的劳资工

7、作，严格遵守企业制度，做好人员工资核算工作；11、负责管理和使用项目部的印鉴盖章；12、来访客人的接待以及会议室的整理接待；13、办理好部门主任交办的其他工作。二、岗位业务流程描述1、外部文件、传真接收处理流程（1）控制目标规范分局项目部办公室外部文件、传真接收流程。（2）适用范围本流程自“外部来文、传真”开始，至“处理完毕归档”结束。适用于项目部办公室系统外部来文、传真的处理。察督办。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01接收秘书接收文件、传真，并在登记薄上登记。收文登记表02打印秘书打印文件或传真，纸质版复印后保留原件。03呈

8、报秘书事务性传真由文字秘书附附件，一并呈报办公室主任审核。文件处理卡04呈报秘书紧急事务性传真由文字秘书直接呈递领导审核。05审核主任审核内容及附件，填写文件处理卡，呈报领导审批。06审批相关领导审批文件。07办理秘书按照领导批示意见办理。流程结束。2、重大事项内部报告流程（1）控制目标规范分局项目部办公室重大事项内部报告。（2）适用范围本流程自“重大事项收集”开始，至“审核上报、归档”结束。适用于项目部办公室系统重大事项内部报告的处理。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度流程开始。重大事项内

9、部报告表01报告重大事项相关部门根据文件要求，有重大事项的部门及时报告，当月没有重大事项发生的，在月末最后一个工作日反馈情况说明。02收集文字秘书有重大事项的及时收集汇总，并交部门主任审核；无重大事项的情况说明统一汇总归档。03审核办公室主任审核重大事项是否上报，需上报的交项目经理审核。04审批项目经理审批重大事项是否上报。05上报文字秘书根据项目经理审批意见，将重大事项及时上报分局办公室（一般先电话再书面，确保及时性）。流程结束。（5）输出文档模板中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度第一章 总 则第一条 为规范中国水利水电第五工

10、程局有限公司（以下简称“公司”）重大事项的内部报告、传递程序，保证信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，保护公司利益，确保公司规范运作，根据中华人民共和国公司法、中国水利水电建设股份有限公司重大事项内部报告制度和中国水利水电第五工程局有限公司章程等有关规定，制定本制度。第二条 重大事项内部报告制度是指当公司或所属各单位、各子公司、控股或参股公司等，发生或即将发生可能对中国水电股票及衍生品种的交易价格、公司正常经营活动产生较大影响的任何事实或事件以及本制度规定的其他重大事项时，负有报告义务的单位和个人应按照本制度要求，及时高效将有关信息向公司报告的制度。第二章 组织机构和职责第三条 公司执行董

11、事（总经理）统一领导和管理重大事项内部报告工作，总经理工作部主任具体组织和协调公司的重大事项的内部报告工作。第四条 下列单位为本制度所称重大事项的报告义务单位：公司总部各部门、公司属各单位、各子公司、参股公司、派出机构以及其他负有报告义务的部门或单位。公司总部各部门及各派出机构负责人、公司属各单位的主要负责人、各子公司的董事、监事和高级管理人员，全面负责本部门或本单位、本公司的重大事项报告工作；对于各参股公司，公司所委派的董事、监事或高级管理人员负责参股公司重大事项的报告和日常联系工作。上述报告义务的单位（子公司）、派出机构应当指定一名部门主任级别、公司总部部门应当指定一名部门副主任级别人员作

12、为本单位（子公司、部门）重大事项报告工作的日常联系人，日常联系人应当熟悉相关业务和法律法规，并报总经理工作部备案；若日常联系人发生变动，应于发生变动之日5个工作日内向总经理工作部办理变更登记。上述报告义务的部门或单位应由相关的专门机构具体承担本部门或单位重大事项的报告工作。第五条 下列人员为本制度所称重大事项的报告义务人：（一）公司领导班子成员、高级管理人员；（二）公司总部各部门负责人；（三）公司属各单位领导人员；（四）公司属各子公司董事、监事、高级管理人员；（五）公司委派至参股公司的董事、监事、高级管理人员； （六）公司各派出机构主要负责人；（七）上述部门或单位指定的日常联系人。上述报告义务

13、人均负有按照本制度规定的时点向公司报告其职权范围内所知悉的内部重大事项的义务，并对所报告事项及相关资料的真实性、准确性和完整性负责。第六条 公司总经理工作部是公司重大事项内部报告工作的归口管理部门，具体承担重大事项内部报告的相关工作。第三章 重大事项的范围及报告时点第七条 本制度所称重大事项，包括但不限于：（一）拟提交公司党政联席会、总经理办公会等会议审议的事项及相关决议，应当及时报告。（二）发生的以下重大事项，应当于中标通知书发布或合同签署前5个工作日内报告：1、签订与日常生产经营活动相关的境内重要合同（包括一般承包与联合体承包，施工、劳务分包与工程分包等）的合同额达到人民币1亿元以上，制造

14、安装及设计咨询、试验检测、物业服务、职业教育等多元业务合同额达到人民币1000万元以上；2、境内投资（包括固定资产投资、设备购置、转让或收购股权、合资、委托理财、BT、BOT 等合同）、融资（包括委托贷款）等达到以下标准的：（1）合同额或交易涉及的资产总额达到人民币5000万元以上； （2）合同履行或交易预计产生的利润达到人民币500万元以上。3、海外业务涉及金额达到1000万美元以上。（三）对外任何担保（包括但不限于因申请由银行向第三方出具的投标保函、预付款保函、履约保函等提供的反担保）。 （四）进行关联交易事项，达到以下标准之一的，应当在合同签署前5个工作日报告：1、与关联自然人之间发生的

15、交易金额在人民币10万元以上的关联交易；2、与关联法人发生的交易金额在人民币100万元以上的关联交易；3、根据证券监管机构要求应当披露的其他关联交易。由公司财务部牵头相关业务部门配合于每季度结束后 15 个工作日内向公司总经理工作部报送关联交易的数据统计和分析。公司投资部应当将关联人变化事宜发生之日起5个工作日内向总经理工作部报送因股权关系导致公司关联人变化的关联人名单及关联关系的说明。（五）发生重大诉讼、仲裁事项，达到以下标准之一的，应当及时报告：1、涉及金额在人民币50万元以上的（标的额为外币的，按立案当日汇率折算）的重大诉讼、仲裁事项；2、虽未达到前款标准或者没有具体涉案金额的，但基于案

16、件特殊性，可能对公司产生较大影响的诉讼、仲裁事项；3、涉及公司相关决议被申请撤销或者宣告无效的诉讼事项；4、涉及到公司法定代表人个人及各单位（子公司）主要负责人本人的诉讼、仲裁事项。（六）出现下列可能致使公司面临重大风险的情形时，应当及时报告： 1、发生重大亏损或者遭受重大损失；2、发生重大债务或重大债权到期未获清偿；3、可能依法承担的重大违约责任或大额赔偿责任；4、计提大额资产减值准备；5、拟决定解散或者被有权机关依法责令关闭；6、预计出现资不抵债；7、重大的购置资产；8、主要债务人出现资不抵债或进入破产程序，公司对相应债权未提取足额坏账准备；9、主要资产被查封、扣押、冻结或被抵押、质押；1

17、0、主要或全部业务陷入停顿；11、发生重大安全生产事故；12、因涉嫌违法违规被有权机关调查或受到重大行政、刑事处罚；13、主要负责人无法履行职责或高级管理人员因涉嫌违法违规被有权机关调查或采取强制措施及出现其他无法履行职责的情况；14、因前期已报告的信息存在差错，未按规定报告或虚假记载，被公司责令改正后报送的；15、公司认定的其他重大风险情况。（七）负有报告义务的部门或单位，其内部发生下列情形之一的，应当及时报告：1、部门或单位的主要领导变更情况；2、变更名称、章程、注册资本、注册地址等；3、经营方针和经营范围发生重大变化；4、减资、合并、分立；5、变更会计政策、会计估计；6、生产经营情况、外

18、部条件或生产环境发生重大变化（包括产品价格、原材料采购、销售方式发生重大变化等）；7、新颁布的法律、法规、部门规章、政策可能对公司经营产生重大影响；8、获得大额政府补贴等额外收益，转回大额资产减值准备或者发生可能对公司的资产、负债、权益或经营成果产生重大影响的其他事项；9、其他可能影响公司声誉、经营活动等重大事项。第八条 报告义务人已按照第七条所述的重大事项向公司报告后，还应当按照下述规定持续报告重大事项的进展情况： （一）负有报告义务的部门或单位就该重大事项形成决议的，及时报告决议情况；（二）拟就该重大事项与有关当事人签署意向书或者协议的，应提前 5 个工作日报告意向书或者协议的主要内容；上

19、述意向书或者协议的内容或履行情况发生重大变化或者被解除、终止的，及时报告发生重大变化或者被解除、终止的情况和原因；（三）该重大事项获得有关部门批准或者被否决的，及时报告批准或者否决的情况；（四）该重大事项出现逾期付款情形的，及时报告逾期付款的原因和付款安排；（五）该重大事项涉及的主要标的物尚未交付或者过户的，及时报告交付或者过户情况；超过约定交付或者过户期限三个月仍未完成交付或者过户的，及时报告未如期完成的原因、进展情况和预计完成的时间，并每隔三十日报告一次进展情况，直至完成交付或者过户；（六）该重大事项发生可能对中国水电股票及其衍生品种交易价格产生较大影响的其他进展或者变化的，及时报告进展或

20、者变化情况。第四章 重大事项报告程序第九条 重大事项的报告应遵循下列程序：（一）报告义务人在知悉本制度第七条所述重大事项发生时，按照本制度规定的时点以电话或传真（并加盖公章）等书面方式向公司总经理工作部报告；特别重大或紧急的事项可直接向公司执行董事（总经理）报告，并及时书面报至公司总经理工作部；（二）负有报告义务的单位发生本制度第七条所述重大事项时，公司相关管理部门应对报告事项内容进行确认，并在收到总经理工作部报告的一个工作日内将确认结果反馈给总经理工作部；（三）公司总经理工作部对报送的重大事项进行合规性审查，确定是否属于法定的披露事项，若属于法定披露事项，提请公司执行董事（总经理）批准后，及

21、时报至股份公司董事会办公室，履行相应的披露程序；若不属于法定披露事项，提请公司执行董事（总经理）审批后，总经理工作部建档备案。（四）对于第（三）款中不属于法定披露事项，总经理工作部应根据实际情况，组织有关方面及时与有关部门进行沟通与交流或进行必要的澄清。 第十条 本制度第九条第一款所述的“有关书面材料”，包括但不限于：（一）发生重大事项的原因、各方基本情况、重大事项的主要内容；（二）所涉及的中标通知书、合同意向书或协议书等相关法律文件；（三）所涉及的政府批文、法律法规、法律文书等；（四）公司总法律顾问、法律事务部、中介机构关于重大事项出具的法律意见；（五）部门或单位内部对重大事项审批的意见、相

22、关决议；（六）公司执行董事（总经理）、总经理工作部或报告义务人认为与事项密切相关的其他重要材料。第十一条 总经理工作部需要进一步了解重大事项的详细情况的，报告义务人应当积极配合。第十二条 总经理工作部应根据公司实际情况，适时组织对报告义务人进行公司治理及信息披露等方面的培训，以保证公司内部重大事项报告的及时和准确。第十三条 总经理工作部及负有报告义务的单位应当建立重大事项的管理台帐。 第五章 保密措施第十四条 在重大事项报告过程中，应当合理界定需要知悉该重大事项人员的范围。任何接触或知悉重大事项的单位和个人均负有保密义务，在其任职结束后仍然有效，直至该秘密成为公开信息。涉及公司或相关部门、单位

23、对外商务谈判、投资及股权变更、资产债务重组等事项，当事各方必须在事情发生前签署保密协议，任何人不得在公司依法履行信息披露义务前泄露该信息。第十五条 负有报告义务的公司部门或单位，按相关要求向银行、税务、工商、统计、国资委等外部单位报送的材料、报表等含有第七条所述重大事项的，应事先征求总经理工作部意见。第六章 奖 惩第十六条 公司建立重大事项报告的考核评价制度。第十七条 由于报告义务人的失职，对应报告重大事项瞒报、少报、漏报或导致重大事项泄漏的，公司将追究相关报告义务人的责任；由此给公司带来不良影响或损失的，公司将根据公司遭受损失的程度向其提出适当的赔偿要求；情节严重触犯有关法律的，由司法机关处

24、理。第七章 附 则第十八条 本制度所称“及时”是指第七条所列重大事项发生的当天。本制度中的“以上”均包含本数。第十九条 负有报告义务的部门或单位应根据本办法，制定本部门或单位的重大事项报告制度，应报公司总经理工作部备案。第二十条 本制度未尽事宜，适用有关法律法规、中国水利水电第五工程局有限公司章程等规章制度的有关规定。 第二十一条 本制度及其修订自公司总经理工作部印发之日起生效。第二十二条 本制度由公司总经理工作部负责解释。重大事项内部报告表模板中国水利水电第五工程局有限公司SINOHYDRO BUREAU 5中国 四川 成都 一环路东四段八号 电话:84461307电话：028-844613

25、07 传真：028-84422633重大事项内部报告表编号：【 】 号报告义务人： 报告时间： 年 月 日报告主题： 报告内容： 附：相关书面材料共 页3、收文处理流程（1）控制目标规范分局项目部收文处理工作。（2）适用范围本流程自“收文登记”开始，至“归档”结束。适用于分局项目部收文登记工作。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01收文文字秘书接收文件，做好收文登记，填写文件处理卡。02审核主任审核，并呈请相关领导（部门）阅办。03批示相关领导审核文件，并作出相应批示。04传递文字秘书负责文件传递和催办。05办理文件承办部门根据领

26、导批示，办理文件，制定相关措施，反馈办理结果。06归档文字秘书收回文件，并做好归档工作。流程结束。（5）输出文档模板文件处理卡片文 件 处 理 卡 片来文单位来文编号来文份数1文件标题收文日期 年 月 日收文编号缓急类别办公室意 见领 导意 见运 转（传阅）记 录签名日期备 注主办部门意 见处理结果归卷日期年 月 日归入卷号收文登记表收文登记表序号文件字号文件标题收文日期备注4、发文流程图（1）控制目标规范分局项目部发文处理工作。（2）适用范围本流程自“起草文件”开始，至“发文并做好发文登记”结束。适用于分局项目部发文处理工作。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流

27、程步骤描述输出文档备注流程开始。01拟稿发文部门发文部门根据具体事宜草拟文件，并由部门主任审核。02审稿办公室文字秘书审核文字，统一排版并制作文件签发底稿分局公文管理办法03制作文件相关部门（领导）审阅文件，并提出意见和建议，没有异议签字确认。04办公室签署意见办公室主任办公室主任审核文件，并根据会签情况，确定是否呈请领导签发。05会签职能部门、领导审查文件内容，提出异议反馈给发文部门。06签发领导签发文件。07出正式文件办公室根据领导签发意见，打印红头、盖章，形成正式文件。08发文办公室将正式文件流程结束。（5）输出文档模板发文处理卡签发人办公室审核意见主办部门及负责人会 签部 门负责人拟稿

28、人标 题字 号密级缓急时限主 送附 件主题词抄 报抄 送拟稿日期年 月 日份 数文件审核签发卡片发文登记表发文登记表序号文件字号文件标题发文日期备注4、印章申领、启用流程（1）控制目标规范分局项目部印章申领、启用工作。（2）适用范围本流程自“提供书面申请”开始，至“函告办公室并废弃旧印章”结束。适用于分局项目部印章申领、启用工作。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01申请项目办公室起草书面申请或复印机构成立文件。02审核分局办公室审核是否通过（提交公司）。03审核公司审核是否通过。04缴费印章领取人员在公司财务部缴纳相关费用。05

29、收费公司财务部出纳收取相关费用。06领取印章印章领取人员办理相关手续，领取印章。07登记分局办公室做好领用登记，并留下印模08启用印章项目办公室向分局函告印章正式启用日期，废止旧印章。流程结束。5、印章使用流程（1）控制目标规范分局项目部印章使用工作。（2）适用范围本流程自“提出使用印章需求”开始，至“登记使用信息”结束。适用于分局项目部印章使用工作。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01申请使用部门根据业务需要，向上级领导提出申请02审核部门负责人部门负责人对盖章文件、内容（外带情况）做审核并告知办公室03审核项目经理特色情况，

30、盖章文件、资料（外带情况）需项目经理审核同意，并告知办公室04盖章办公室办公室根据部门负责人意见及项目经理意见盖章或将印章交部门（个人）05登记办公室对盖章内容、时间、审批人、办理人做登记。流程结束。（5）输出文档模板印章使用登记表序号使用单位盖章内容盖章页数使用人签字日期备注6、印章遗失处理流程（1）控制目标规范分局项目部印章遗失处理工作。（2）适用范围本流程自“汇报遗失情况”开始，至“重新启用印章”结束。适用于分局项目部印章申领、启用工作。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01报备印章遗失单位（人）印章遗失后首先向总经理工作部

31、报备（先电话，后书面）。02登报印章遗失单位（人）发表登报声明。03责任追究秘书处机要秘书记录在案，做相关责任追究。04重新刻制印章秘书处机要秘书根据印章制作流程重新刻制印章。流程结束。7、派车处理流程（1）控制目标规范分局项目部派车工作。（2）适用范围本流程自“提出用车申请”开始，至“出车”结束。适用于分局项目部派车工作。（3）流程图（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01提出用车申请用车单位（个人）提交用车申请表。用车申请表02提出派车计划派车人根据车辆情况，提出派车计划。03审核办公室主任审核派车计划，做出派车安排。04上报用车情况车辆管

32、理人员根据用车情况，离开项目所在县市的，向分局报告（可事先电话告知。）05派车派车人根据办公室主任安排，派发（不派）车辆。行车命令单06执行小车司机根据派车人安排出车，并做好派车记录。用车运行表流程结束。（5）输出文档模板工作车辆使用申请表工作车辆使用申请表申请部门： 申请日期： 年 月 日申请人用途 私用 公用用车起止时间用车事由目的地行车路线预计行程申请人所属部门负责人审批用车人办公室审批车辆主管司机附注1用车起止时间、目的地必须如实、详细填写2事由栏依事项分列工作用车运行记录表工作用车运行记录表出车日期驾驶车辆出车时间出车 公里数用途及行程发生费用收车时间收车 公里数共行驶 公里数当值

33、司机办公室确认备注加油量支付油费过路费停车费其它小计注：司机每次出车前应对车辆逐项进行检查，并在车辆检查一栏的是与否框内打“”，如有异常状况请在备注一栏注明。行车命令单行车命令单用车人：司机：使用车辆：去往地点：出车时间返回时间：备注：3、会议流程（1）控制目标规范分局项目部会议开展工作。（2）适用范围本流程自“提出会议需求”开始，至“形成会议纪要、归档”结束。适用于分局项目部会议工作。（3）流程图编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01会议需求需求部门告之办公室会议情况，并准备好会议资料。02会议登记办公室登记会议，协助做好会前准备。03通知参会人员办公室通知参会人员，时间、地点，会议内容等。