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1、 岗位管理模式研发成果（办公室 试行）21册XXXXX有限公司二七年八月目 录21册第一部分 岗位设计一、岗位汇总表 3二、岗位说明书 41、办公室主任（BG-GL-A01） 42、办公室督查督办副主管（BG-GL-B01） 83、办公室行政副主管（BG-GL-B02） 114、办公室档案管理专责（BG-GL-B03） 145、办公室行政专责（BG-GL-C01） 176、办公室宣传专责（BG-GL-C02） 217、办公室宣传员（BG-GL-E01） 248、办公室接待员（BG-GL-E02） 279、办公室档案管理员（BG-GL-E03） 29第二部分 制度汇编一、制度清单 32二、规定
2、341、Q-GD-001会议管理规定 342、Q-GD-002档案管理规定 39三、流程 451、Q-LC-CD01-001发文处理流程 452、Q-LC-CD01-002收文处理流程 513、Q-LC-CD01-003会议管理流程 554、Q-LC-CD01-004事业部行政用车管理流程 605、Q-LC-CD01-005督查督办管理流程 636、Q-LC-CD01-006行政物资审批流程 667、Q-LC-CD01-007接待流程 688、Q-LC-CD01-008外部报表管理流程 729、Q-LC-CD01-009内部管理报表报送流程 7410、Q-LC-CD01-010员工信息处理流程
3、 7911、Q-LC-CD01-011张贴管理流程 82四、规则 841、Q-GZ-CD01-001会议管理规则 842、Q-GZ-CD01-002复印管理规则 883、Q-GZ-CD01-003督查督办管理规则 914、Q-GZ-CD01-004对外公共关系管理规则 975、Q-GZ-CD01-005阅览室管理规则 1036、Q-GZ-CD01-006宣传栏管理规则 1067、Q-GZ-CD01-007看板管理规则 1088、Q-GZ-CD01-008文化牌管理规则 1109、Q-GZ-CD01-009播音管理规则 11110、Q-GZ-CD01-010通讯员管理规则 11211、Q-GZ-
4、CD01-011印章管理规则 11312、Q-GZ-CD01-012行政用车管理规则 11613、Q-GZ-CD01-013档案管理规则 11814、Q-GZ-CD01-014员工内部信息管理规则 12815、Q-GZ-CD01-015办公用品管理规则 13016、Q-GZ-CD01-016行政办公物资管理规则 133五、规程 1381、Q-GC-CD01-001档案整编作业规程 138第一部分 岗位设计一、岗位汇总表岗位合计：9个 人数合计：11人 序号岗位编号岗位名称岗位等级设计工时岗位人数1BG-GL-A-01办公室主任A2972.8h12BG-GL-B-01办公室督查督办副主管B/C2
5、806h13BG-GL-B-02办公室行政副主管B/C2638h14BG-GL-B-03办公室档案管理专责B/C2568h15BG-GL-C-01办公室行政专责B/C1800h16BG-GL-C-02办公室宣传专责C/D2643h17BG-GL-E-01办公室宣传员E2632h18BG-GL-E-02办公室接待员E1920h19BG-GL-E-03办公室档案管理员E2804h3二、岗位说明书办公室主任岗位说明书岗位名称总经理助理兼办公室主任岗位编号BG-GL-A-01所属部门办公室直接考核人事业部总经理/副总经理岗位等级A设计工时岗位目的建立事业部行政公共管理体系和良好风气，确保公司政令畅通和
6、执行落实，为公司员工提供优质服务，营造和谐氛围，取得各方对企业的支持，确保目标实现。1.岗位职责岗位职责目标作业卡/工作卡号1负责事业部日常行政事务的管理，其中包括拾遗补缺工作及突发事件的处理，并协助事业部总经理处理事业部事务。事务处理率100%，无不良影响B0038、B0065、B0069B0072、B0090B0144-B0148、2负责事业部公共关系网络的建立、重要对外关系处理及内外协调工作。公共关系网络覆盖率90%，协调处理率95%B0129-B01333负责重要行政指令的督察督办工作，确保公司政令畅通，建立事业部良好风气。畅通率100%，有效率90%，执行率100%B0043-B00
7、444负责组织拟订事业部宣传方案及实施工作。有效率90%B00925负责事业部档案管理工作。档案管理达国家二级水平B0045-B00466负责拟订部门年度目标及目标分解，部门人才需求分析，选用，员工培训和考核、评价。员工岗位合格率90%，淘汰率10%B0149-B0156、B0158-B0170、B0172-B0174、B01782.任职条件条件经验与业绩应知应会职业素质其他合格1、5年以上管理工作经验，其中办公室管理相关经验3年以上；2、具有大型企业管理经验。1、熟悉行政管理的专业知识；2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训能力；3、掌握企业项目和生产管理方面的知识。1、有强烈责任
8、感；2、有良好的亲和力和压力承受能力；3、能坚持原则，敢抓善管；4、诚信正派、豁达乐观、廉洁自律。1、年龄：30岁以上；2、学历：大专以上；3、管理类专业，中级以上职称。达标1、8年以上大型企业管理工作经验，并有过较好的业绩，办公室管理经验5年以上； 2、有过培训经验；3、能掌控大型企业管理过程。1、掌握人力资源管理的专业知识；2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习、总结能力；3、掌握生产管理、工程建设等方面的知识；4、有一定的财务知识。胜任1、10年以上大型企业管理工作经验，同等岗位经验8年以上，并有过较好的业绩；2、有过培训经验； 3、能熟练的掌控大型企业管理过程。1、有很
9、强的管理策划能力；2、有很强的组织、沟通和协调能力；3、有善于发现、分析和解决问题的能力；4、精通企业管理的专业知识和生产经营管理方面的知识。3工作事项说明（工作卡）序号作业卡/工作卡号工作事项名称工作等级1B0038事业部公文审核D2B0043督办工作实施A3B0044督办评价A4B0045档案管理制度的制订A5B0046档案管理制度的修改完善B6B0065体检策划审核C7B0069内部报表的审批C8B0072外部报表审核B9B0090事业部行政物资需求计划复核C10B0092编制年度宣传计划C11B0129重要公共关系网络的建立A12B0130重要公共关系网络的日常维护与协调A13B013
10、1特殊事项的公关处理A14B0132重大活动的组织与策划A15B0133重大活动总结A16B0144发现职责以外的问题A17B0145提出处理措施C18B0146督促问题处理C19B0147相关情况反馈F20B0148协助事业部总经理处理事业部事务。A21B0149部门工作事项罗列与修订C22B0150部门工作事项价值分析与修订C23B0151部门工作事项过程分析与修订A24B0152根据部门工作分析设计岗位A25B0153确定部门岗位任职资格标准A26B0154编写部门岗位说明书C27B0155确定部门岗位编制D28B0156部门人力需求管理D29B0158部门员工试用期沟通和辅导F30B0
11、159组织部门员工年度考评A31B0160部门员工年考评反馈沟通F32B0161部门员工素质能力评价C33B0162部门员工月度职责履行、工作计划督查D34B0163组织部门员工月度绩效考评A35B0164组织部门员工月考评沟通F36B0165部门员工考评结果应用C37B0166组织部门员工优秀员工评选C38B0167部门员工日常奖惩管理D39B0168部门员工试用期评价D40B0169部门员工转正定级D41B0170部门不合格员工处理D42B0172进行部门员工培训F43B0173部门关键员工发展规划C44B0174部门后备人才培养A45B0178部门员工离职原因沟通D4.本岗位常用制度和表
12、格序号常用制度名称制度编号常用表格名称表格编号1Q-GD-001会议管理规定2Q-GD-002档案管理规定3Q-LC-CD01-001发文处理流程4Q-LC-CD01-002来文处理流程5Q-LC-CD01-003会议管理流程6Q-LC-CD01-004事业部行政用车管理流程7Q-LC-CD01-005督查督办管理流程8Q-LC-CD01-006行政物资审批流程9Q-LC-CD01-007接待流程10Q-LC-CD01-008外部报表管理流程11Q-LC-CD01-009内部管理报表报送流程12Q-LC-CD01-010员工信息处理流程13Q-LC-CD01-011张贴管理流程14Q-GZ-C
13、D01-001会议管理规则15Q-GZ-CD01-002复印管理规则16Q-GZ-CD01-003督查督办管理规则17Q-GZ-CD01-004对外公共关系管理规则18Q-GZ-CD01-005阅览室管理规则19Q-GZ-CD01-006宣传栏管理规则20Q-GZ-CD01-007看板管理规则21Q-GZ-CD01-008文化牌管理规则22Q-GZ-CD01-009播音管理规则23Q-GZ-CD01-010通讯员管理规则24Q-GZ-CD01-011印章管理规则25Q-GZ-CD01-012事业部行政用车管理规则26Q-GZ-CD01-013档案管理规则27Q-GZ-CD01-014信息管理规
14、则28Q-GZ-CD01-015办公用品管理规则29Q-GZ-CD01-016行政办公物资管理规则督查督办副主管岗位说明书岗位名称督查督办副主管岗位编号BG-GL-B-01所属部门办公室直接考核人办公室主任岗位等级B设计工时岗位目的建立督查督办体系，提高办事效率和工作质量，确保政令畅通和工作有效，促进公司的重大决策、重要工作部署的落实与执行，建立事业部彻底的执行文化。1.岗位职责岗位职责目标作业卡/工作卡号1负责建立和优化事业部督查督办体系，包括工作督办事项的收集、汇总、标准建立、事项督办、结果分析、评价、通报等。重大督办事项完成率100%重大督办事项良好率80%督办事项不良率5%督办事项评价
15、准确率95%B0042-B00442负责部门员工培训需求分析（知识、技能、素质修养等），培训计划提报，组织员工内外部培训以及培训效果测评、运用，及新员工的引导工作。培训有效率80%；领导工作满意率80%B0157、B0171、B01723组织事业部员工健康体检。按时按质按量完成，差错率1%B0064-B00674负责部门安全管理。安全责任事故0，不发生泄密事件B01775日常行政工作，具体包括复印管理、员工信息管理。工作有效率80%；领导、员工工作满意率80%B0077-B00806完成上级领导交办的其他任务。按时按质按量完成B0138、B01792.任职条件条件经验与业绩应知应会职业素质其他
16、合格1、3年以上管理工作经验，1年以上行政管理经验；2、熟悉行政管理内容和企业管理内部审核。1、 熟悉行政管理的专业知识；2、有一定的计划、组织、沟通协调、控制、总结能力；3、了解生产管理方面的知识；4、熟悉公文写作，具有一定的写作水平。1、能遵章守纪，融入公司文化；2、有一定的亲和力和压力承受能力；3、能坚持原则，实事求是。4、不图私利；5、敢于开展批评和自我批评。1、年龄：25岁以上；2、学历：大专以上；3、行政、文秘或相关管理类专业。达标1、具有3年以上大型企业行政企管经验，能熟练的掌控大型企业管理过程；2、有过培训、安全管理经验；3、掌握企业管理内部审核内容。1、了解铝电解、铸造、火电
17、、阳极等相关基本知识，熟练掌握企业管理知识和社会学知识；2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力。胜任1、5年以上大型企业管理工作经验，同等岗位经验1年以上，并有过较好的业绩；2、精通培训、安全管理；3、精通企业管理内部审核内容。1、有较强的管理策划能力；2、有很强的组织、沟通和协调能力；3、有较强的发现、分析和解决问题的能力；4、精通企业管理的专业知识和铝电解、铸造、火电、阳极等生产管理方面的知识。3工作事项说明（工作卡）序号作业卡/工作卡号工作事项名称工作等级1B0042编制督查督办单C2B0043督办工作实施A3B0044督办评价A4B0064体检策划C5B0066组织分批体检D6B0
18、067取体检结果D7B0077复印管理C8B0078信息、问题的收集F9B0079信息、问题的调查、处理F10B0080信息、问题的反馈E11B0138现场卫生查漏补缺F12B0157部门新员工上岗指引F13B0171确定部门员工培训需求C14B0172进行部门员工培训F15B0177部门员工安全管理F16B0179协助部门员工异动手续办理F4.本岗位常用制度和表格序号常用制度名称制度编号常用表格名称表格编号1督查督办管理流程Q-LC-CD01-0052督查督办管理规则Q-GZ-CD01-003周督查督办单未完成工作跟进情况汇报表督查督办情况分析表Q-GZ-CD01-003-001Q-GZ-C
19、D01-003-002Q-GZ-CD01-003-0033员工信息处理流程Q-LC-CD01-010问题与建议收集表Q-LC-CD01-010-0014复印管理规则Q-GZ-CD01-002复印审批单Q-GZ-CD01-002-0015员工信息管理规则Q-GZ-CD01-009行政副主管岗位说明书岗位名称行政副主管岗位编号BG-GL-B-02所属部门事业部办公室直接考核人办公室主任岗位等级B设计工时岗位目的建立、优化、完善事业部行政管理体系，优化、完善事业部对内对外办公、办事流程，建立彻底的执行文化体系；负责日常行政事务的管理；做好事业部领导、办公室主任的助手和参谋；为事业部各部门提供良好的支
20、撑服务，为公司员工提供优质服务，营造和谐氛围，积极取得各方对企业的支持，确保事业部战略目标实现。1.岗位职责岗位职责目标作业卡/工作卡号1行政事务管理：1、负责建立事业部行政管理体系；2、负责行政事务的管理，优化部门对外、对内办公、办事流程，有理、有力、有节开展部门工作；3、负责公司各种证照的办理、年检（审）及变更；4、负责督促检查部门人员工作职责履行及负责部门工作计划和总结的编制；5、负责事业部行政办公固定资产的管控；6、负责对行政车辆调度的监督。事务处理率100%B0001-B0010B0012、B00892文秘管理：1、负责事业部办公室范围内所有文字类工作把关、审核，确保各类文字类工作的
21、质量；2、负责事业部工作报告、总结、重要汇报材料的起草；3、负责对外公文的处理。满意率95以上B0037、B01003公关接待管理：1、负责大型活动及公关任务的策划研究，并指导接待员开展工作；2、事业部具体公关活动的实施。满意率100,效果90%B0148-B0149、B01544协助对外公共关系管理：1、协助主管领导处理重要对外公共关系处理及协调工作；2、负责与当地政府部门的关系协调处理。公共关系网络覆盖率90%，协调处理率95%B0140-B01445临时任务的处理。按时按质按量完成2.任职条件条件经验与业绩应知应会职业素质其他合格1、具有5年中型企业行政人事管理工作的相关工作经验；具有至
22、少3年以上中型企业行政人事负责人工作经验；2、对行政人事工作有较深刻的认识和理解。1、掌握行政人事方面专业知识，在技术、营销、生产、设备、商务、外贸等方面有一定知识储备；2、有较好的文学素养和行文能力；有一定的公关方面的能力和技巧；3、具有中级以上职称；4、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习能力；5、为人低调，性格沉稳，不谋私利；6、有良好大局观。1、工作态度：认可公司企业文化及理念，责任心较强、敢于面对困难和压力；2、工作作风：有较强的系统性和计划性，能坚持“高标准”，能坚持凡事策划研究、凡事讲究效益、凡是总结提高；3、有高度的合作协作精神、在团队建设方面有自己独到的见解；4
23、、品行良好。1、身体健康，形象气质佳；2、年龄30岁以上；3、全日制大学本科及以上学历；4、男：身高170CM以上；达标1、具有8年中型企业行政人事管理工作的相关工作经验；具有至少5年以上中型企业行政人事负责人正职工作经验；2、对行政人事工作有深刻的认识和理解。1、熟悉掌握行政人事方面专业知识，在技术、营销、生产、设备、商务、外贸等方面有较好知识储备；2、有良好的文学素养和行文能力，有较强的公关方面的能力和技巧；3、通过国家人力资源管理师资格认证或经济师、政工师方面资格认证；4、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习能力；5、为人低调，性格沉稳，不谋私利；6、敢于承担责任，大局观强
24、。胜任1、具有10年中型企业行政人事管理工作的相关工作经验；具有至少6年以上中型企业行政人事负责人正职工作经验；2、对行政人事后勤工作有很深刻的认识和理解。1、精通掌握行政人事方面专业知识，在技术、营销、生产、设备、商务、外贸等方面都很好知识的储备；2、有深厚的文学素养和行文能力，有很强的公关方面的能力和技巧；3、高级职称；4、有很强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习能力；5、为人低调，性格沉稳，不谋私利；6、敢于承担责任，大局观强，有独立开创行政工作局面的能力和魄力。3工作事项说明（工作卡）序号工作卡号工作事项名称工作等级1B0001公司营业执照的年检A2B0002组织机构代码证年
25、检B3B0003证照变更B4B0004办理公司名称核准审批单D5B0005办理工商登记C6B0006组织机构代码办理D7B0007土地征用A8B0008水土保持批文A9B0009项目立项批复A10B0010环境保护批文A11B0011项目审批文件的办理A12B0012项目竣工后有关手续的办理A13B0028事业部领导需审批（阅）文件质量把关F14B0037事业部重要材料（公文）撰写C15B0040外单位来文处理D16B0041内部文件处理D17B0071外部报表编制、汇总A18B0073外部报表报送C19B0074办公固定资产的添置C20B0075办公固定资产的日常管理C21B0076办公固定
26、资产的折旧报废处理C22B0134建立公关关系台帐D23B0135来宾信息收集C24B0137编写接待策划书C25B0138现场卫生查漏补缺F26B0139检查接待会议室准备情况F27B0143接待活动总结及考评建议F4.本岗位常用制度和表格序号常用制度名称制度编号常用表格名称表格编号1行政办公物资管理规则Q-GZ-CD01-016办公物资调配通知单固定资产报废审批表Q-GZ-CD01-016-001Q-GZ-CD01-016-0022对外公共关系管理规则Q-GZ-CD01-004对外公共关系行为活动策划表对外公共关系行为活动总结表XXXX公关人员必备素质Q-GZ-CD01-004-001Q-
27、GZ-CD01-004-002Q-GZ-CD01-004-0033接待流程Q-LC-CD001-007接待策划书Q-LC-CD001-007-001档案管理专责岗位说明书岗位名称档案管理专责岗位编号BG-GL-B-03所属部门办公室直接考核人办公室主任岗位等级B设计工时岗位目的建立健全档案管理体系，规范档案资料管理，记录建设和生产过程，发挥档案资料的作用，为企业生产和经营活动提供资料保障，更好地为公司各项工作服务。1.岗位职责岗位职责目标作业卡/工作卡号1负责建立与优化档案管理体系，包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定和销毁等管理工作。档案管理达国家二级标准：资料齐全率95%以上，档案
28、失密率为0B0045、B0046、B0054、B0056、B0058、B0061、B0062、B0063、B0082、B00832负责分管项目档案资料的收集、分类、组卷、编目等业务工作，协助做好其他项目资料的收发、整理、利用等工作。案卷质量符合科学技术档案案卷构成的一般要求，准确率98%以上，资料查全率、查准率达95%，服务满意率达100%B0049、B0050、B0051、B0052、B0053、B0055、B0059、B00603负责对档案室工作人员业务指导，对档案工作人员工作情况定期进行考核，检查工作进度。员工士气高，工作效率高，岗位目标达成的员工比率80%/4负责检查、督促、指导公司各
29、部门及工程参建单位等档案的形成、积累、归档工作。资料合格率达98%以上B0047、B00485完成领导交办的其他工作。100%达到工作目标/2.任职条件条件经验与业绩应知应会职业素质其他合格有6年以上档案管理工作经验，专业知识扎实深厚。1、熟悉档案的收集、整理、编目、鉴定、利用等业务知识；2、熟悉档案管理、档案保护等方面的知识；3、具有较好的沟通技巧和管理能力；4、了解工程建设和企业生产等方面的知识。能独立完成公司档案的分类、整理、编目等工作；5、会电脑操作。1、刻苦钻研业务，有效创新；2、任劳任怨，不患得患失；3、思维缜密、工作细心、积极踏实、有高度的责任感，有极强的服务意识；4、认同企业文
30、化，能和企业共同发展。1、年龄：60岁以下；2、学历：大专以上；3、专业：档案管理专业或相关专业；4、身体健康，精神状态好，形象气质佳。达标有8年以上档案管理、档案技术岗位工作经验，专业知识扎实深厚，有较好的工作业绩；参加过大型企业的档案达标工作。1、掌握档案管理等专业知识;具有科学分类,规范管理公司档案资料的能力；2、熟悉公司档案工作特点和企业生产知识，能熟练运用现代化工具管理档案，开展档案利用等工作；3、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力。胜任有10年以上大型企业档案管理、档案技术岗位工作经验，专业知识扎实深厚，有良好的工作业绩；主持过大型企业国家二级档案管理升级工作。1、精通档案管理
31、等专业知识;具有科学分类,规范管理档案资料的能力；2、掌握公司档案工作的特点，熟悉企业生产知识，熟练运用现代化工具管理档案，开展档案利用等工作；3、有较强的计划、组织、沟通协调、管理能力和写作能力；4、精通档案管理、档案保护、档案编纂等专业知识。3工作事项说明（工作卡）序号作业卡/工作卡号工作事项名称工作等级1B0045档案管理制度的制订A2B0046档案管理制度的修改完善B3B0047对外施工单位所需归档资料整编工作的指导C4B0048各相关部门做资料整理归档的指导C5B0049对外文件资料发放D6B0050对内文件资料发放F7B0051图纸资料的发放F8B0052依据设备合同，给相关设备厂
32、家邮寄所需设备图纸F9B0053参加设备开箱A10B0054参加工程竣工验收D11B0055档案资料形成A12B0056档案进行审查B13B0057档案资料整理A14B0058档案资料保管A15B0059借阅手续办理D16B0060档案归还、归位D17B0061档案的鉴定A18B0062档案的销毁B19B0063档案统计工作A4.本岗位常用制度和表格序号常用制度名称制度编号常用表格名称表格编号1档案管理规定B0076Q-GD-002办公固定资产的折旧报废处理档案归档范围和保管期限表Q-GD-002-0012档案管理流程B0077Q-LC-CD01-006复印管理销毁清册Q-LC-CD01-00
33、6-0013档案利用流程B0078Q-LC-CD01-007信息、问题的收集资料借/查阅审批单借阅登记表查阅登记表Q-LC-CD01-007-001Q-LC-CD01-007-002Q-LC-CD01-007-0034阅览室管理规则B0081Q-GZ-CD01-005总部信息转办图书借阅登记表Q-GZ-CD01-0055档案管理规则Q-GZ-CD01-013图纸、资料借阅登记表图纸、资料查阅登记表资料借/查阅审批单资料移交清单销毁清册Q-GZ-CD01-013-001Q-GZ-CD01-013-002Q-GZ-CD01-013-003Q-GZ-CD01-013-004Q-GZ-CD01-013-0056档案整编作业规程Q-GC-CD01-001/行政专责岗位说明书岗位名称行政专责岗位编号BG-GL-C-01所属部门办公室直接考核人办公室主任岗位等级C设计工时岗位目的收集整理公司各类信息，为事业部和领导提供优质、高效的秘书服务，领导和办公室日常事务处理。1.岗位职责岗位职责目标作业卡/工作卡号1负责为事业部高管领导提供行政和秘书服务。工作高质高效，及时率100%，准确率100%，领导满意率达90%B0019- B00272负责事业部公文管理和事业部各类报告
