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1、2004年物流与采购联合会优秀案例2005-10-26发布方：网友评论 0 条双利达物流集团信息化成功案例1. 引言随着社会经济的发展和城市建设的加快，物流产业作为国民经济中一个新兴的服务行业，正在全球范围内迅速发展。随着物流市场的逐步扩大，物流企业间的竞争也会愈加激烈。对于物流企业而言，这意味着机遇与挑战并存。一方面，企业可以通过提升自身的管理服务水平获得更大的发展；另一方面，企业也有可能因经营不善而被市场所淘汰。因此，广大物流企业必须依靠先进的管理思想和科学的管理手段，准确把握市场的脉搏，找准物流市场的切入点进行经营创新，才能在激烈竞争的环境中处于不败之地。信息化建设已成为企业发展必不可少
2、的重要组成部分，企业信息化势在必行。2. 公司简介北京双利达物流有限公司简介： 北京双利达物流有限公司（以下简称双利达）的前身是北京双利达货物运输有限公司，始建于1997年，是一家为生产制造企业和商品流通企业提供物流服务的股份制企业。通过几年来的不懈努力,公司已经拥有资产3000多万元，形成了以北京为中心，覆盖东北、华南、华东等全国三十多个大中城市的运输服务网络，并通过与230多家货运企业紧密合作，形成了可以覆盖全国的运输配送网络。北京泰阳科技有限公司简介： 北京泰阳科技有限公司（以下简称：泰阳科技）一直专心致力于中小企业的信息化事业，拥有一支长期从事计算机应用、软件开发、系统集成和人员培训的
3、高素质专业队伍。2000年曾经为国有大型企业重庆钢铁集团五厂CIMS一期工程设计整体解决方案，并受到客户的高度好评。2002年起专门致力于中小物流企业的管理信息系统的开发与实施。并为北京和广州的多家中小型物流企业成功实施自主开发的物流管理信息系统。3. 项目背景作为一家大型民营物流企业，为了满足客户的服务要求，双利达早在2002年就曾经委托一家软件公司“量身定制”一套信息系统。该软件公司通过半年多的开发，将双利达的现有业务模式通过软件加以实现。但是由于对业务流程没有深刻的理解，系统使用后不久，就不得不根据双利达提出的要求不断对软件进行修改, 随着修改难度不断增加，该软件公司最终退出了合作。虽然
4、双利达的第一次信息化并未取得实际的成果，但双利达的高层领导敏锐地意识到信息化将给企业带来巨大的变革。在与泰阳科技人员第一次接触时，双利达的主要领导感到泰阳软件从企业管理理念和业务流程设计上，充分体现出泰阳科技人员对行业管理难点的了解，甚至误认为泰阳科技是业内“同行”。因此双方的合作一拍即合。通过双方的多次交流，双利达的高层领导和普通员工都一致认为：泰阳物流管理信息系统是一个成熟、完善的物流管理信息系统，仅需进行较小的系统修改即可符合企业的现有业务模式，也能较好的满足双利达未来发展的需要。4. 企业特点及需求分支机构多：双利达的业务网点覆盖了东北、华北、华东、华南三十多个大中城市，通过各地分公司
5、独立进行核算的“利润中心”模式，有效的提高了管理效率。如何加强对各地分公司的业务和资金的管理，一直是公司高层领导迫切希望解决的问题。客户要求高：双利达的重要客户均为国内知名企业，对货物跟踪和回单管理的要求都比较严格。如何满足客户要求，快速回收运费是企业健康发展的重要问题。货物流量大：双利达为了满足不断增加的货物运输需要，购置了数十辆大型长途运输车辆。如何提高车辆满载率，降低运输成本是提高企业盈利能力的关键问题。并且由于货物流量大，全公司每月用于传递货物信息和查询货物到达情况的长途电话和传真费用相当可观，如何降低企业运营成本也是一个很重要的问题。企业发展快：双利达的高层领导通过几年的不懈努力，使
6、公司快速成长为有一定规模的中型物流企业，但是由于物流管理人才的缺乏，严重限制了企业规模的进一步扩大，因此如何培养和造就一批合格的管理人才是企业发展战略中急需解决的问题。其他需求：传统的操作方式造成员工劳动强度大，差错率高。希望通过信息系统彻底改变现有的工作方式，减轻员工劳动强度，提高工作效率。5. 解决方案：泰阳物流管理信息系统（以下简称：系统）将物流企业的货物和回单的处理过程，归纳为一个全程、全网的闭环工作流程。将物流、资金流、信息流有机的结合成一个完整的统一体。并为物流运输企业建立了一套科学规范的运作流程和一系列的职责明确的关键工作岗位，规范了各个岗位的工作职能。系统的业务流程示意图系统是
7、一个基于互联网的物流管理平台，它将货物信息按照业务流程和运输方向，在各地分公司之间进行共享，彻底改变了各地分公司之间依靠电话和传真进行业务联系的传统方式，不但保证了信息的传递速度和准确性，并极大的降低了通讯费用。系统还为物流企业建立了一套符合业务需要的运费结算模式，能有效地帮助各地的财务人员准确的记录各种费用的收支情况。与此同时，通过系统自动生成的各类统计报表，让各地公司经理可以随时掌握本地的业务信息和资金的回收情况，也能让企业的高层管理人员实时监控各地分支机构的业务和资金的详细信息。“透明化”的管理大大提高了公司各级管理人员对业务、资金的监控力。系统在设计时就将“帮助物流企业满足客户需求”作
8、为关键要素，对货物运输过程进行了全程全网的跟踪与管理，并将回单处理作为物流过程进行管理。因此无须任何改动，便很好的满足了双利达的需求。特别需要指出的是，由于系统本身具有流程化管理的特点，重要客户随时可以通过互联网了解货物运输的全过程。极大地提升了双利达的核心竞争力。系统通过信息的实时共享，将货物信息按运输线路自动进行分拣。让车辆调度人员能够随时了解货物信息，轻松实现“以货定车”，有效地提高了车辆的满载率。特别是在国家有关部门开展的“治理公路超限运输”的巨大压力下。双利达的配载载人员通过系统中的车辆配载模块，合理的按照“轻重搭配”的原则进行货物配载。顺利实现平稳过渡。 系统为物流企业建立了一系列
9、的职责明确的工作岗位，并且本着“以人为本”的设计思想为企业培养员工，内部挖潜管理人员创造了条件，基本解决了企业发展急需的人才问题。系统在设计时已充分考虑到目前物流企业普遍存在人员文化水平不高，计算机知识比较匮乏的实际情况，因此将易用性放在一个极为重要的位置，从而极大地降低了员工的操作难度。6. 实施过程由于系统是一个相当规范和成熟的系统，在实施时仅需针对双利达先进的“利润中心”模式进行一些小的修改即可。泰阳科技的开发人员在与双利达的有关人员进行了深入探讨后，提出了一个有建设性的解决方案，马上得到了双利达高层领导认可。经过紧张的开发与测试，很快就圆满的完成了系统的修改工作。双利达的信息化实施过程
10、中培训是最关键的问题，泰阳科技的培训人员根据双利达的具体特点，采取业务与系统相结合的培训实施方案。对北京总部的业务和财务人员进行了全面系统培训。通过北京总部实践操作工作所取得的成功经验，将全国各大区的系统管理员集中统一培训，在短期内取得了比较好的培训效果，并将系统管理员分配到各个大区，由各区系统管理员完成对员工的培训工作。这样不但提高了培训速度而且减少了企业在培训环节中的投入。系统实施后的业务运作流程图如下所示：7. 实施效果管理方面：合理的岗位分工，明确的岗位职责，不但减少了员工的重复劳动，还激发了员工的工作责任心。因此有效的减轻了各级管理人员的工作压力。以前错货、串货的问题一直未能得到有效
11、的解决，使用系统后，由于明确了岗位责任，并通过对货物和单据处理环节的层层复核，有效地把问题杜绝在萌芽中。系统的自动汇总报表，让各级经理都能随时了解公司各方面的运转情况。只需轻点几下鼠标马上就能知道，各个网点的营业额、实际运费收入、单车毛利等等信息，并且通过异常报表和改单记录能及时掌握公司的各种异常情况。极大的提高了各级管理人员的管理和决策的能力。如何管理好各地分公司的回收现金是企业的难点之一。原有家族式管理模式对异地管理有一定的作用，但随着企业规模的壮大，这样的管理模式已满足不了企业的发展需要。通过系统自动产生的统计报表，能让公司的高层领导随时了解各分公司每天的现金回收情况，降低了资金流失的风
12、险。 华北区的李总经理对此深有感触：“使用泰阳软件后，我感觉好处特别多，不是一句二句能够说清楚的，只想送给泰阳科技几句话来表达我的感受：忽如一夜春风来，千事万事简便拆。方便实用易操作，泰阳之花我家载。”服务方面：一名从事客户跟踪服务的员工说：“从前，我为客户查一票货物需要了解很多信息，并且先要记录下来，然后和异地分公司联系，不但电话打的很多，而且有时还不能及时查到，可想而知客户会有什么样的情绪。使用系统后，可以在几十秒内查到所需要的情况，客户不用挂电话就能知道货到了没有，谁提走的。特方便。”另外，清晰明确的业务管理流程，全程全网的货物跟踪方式，让不少大客户十分认可双利达企业管理模式，极大提升了
13、双利达在物流行业中的竞争力。如今，双利达已经在多个项目投标当中脱颖而出，依靠的就是先进的管理方式和及时快速的服务响应能力。业务方面：对于双利达这样规模较大的物流公司，仅北京公司每天就有上千票单据要受理。通过使用系统，全部手工抄写单据和计算工作完全由计算机完成，大大降低了员工的工作量，提高了工作效率。一个业务经理对此深有感触。他说“以前每个业务经理需要联系车辆、配载货物、核定中转、送货费用、本地核算等，工作量极大。通过系统将货物信息自动分拣、安排路线、简单勾选货物配载、按比例自动核定各项费用、自动生成对帐清单等功能，极大的减轻了业务经理的工作，提高了工作效率，加班到天亮的情况已经很少发生了。”系
14、统在提高车辆满载率上取得了良好的收效。公司副董事长宋总曾经这样说：“通过系统，可以及时了解各点上的各条线路货源情况，根据货源情况对运费价格做出相应的调整，在保证车辆基本利润的基础上，创造更多剩余价值，极大提高了车辆的满载率。”8. 实施体会企业进行信息化建设是个复杂的系统工程，因而影响实施效果的因素是多方面的。根据我们的实施体会，影响企业信息化建设的关键因素有：人员、培训、软硬件及数据，抓住这些关键因素是成功实施的必要条件。而在这众多因素中，人员的因素是最为重要的。人的因素首先体现在双方理解与合作上，只有双方人员良好的沟通与充分的合作，才能保证系统的顺利实施。其次企业信息化是对现行业务的改革与
15、创新，必然要牵涉到业务流程重组，冲击原有业务人员的利益及工作习惯。因此成立一个由关键业务骨干组成的领导小组，并得到“一把手”的充分支持，是系统实施的重要保障。 系统实施对企业各层人员来说是一个全新课题，因此培训及培训效果考核是一个不可逾越的重要过程。软件是灵魂，硬件是支撑，因此一定要按软件的运行要求配置硬件体系，不能省的一定不要省，过分强调“节约”会给系统的实施带来负面影响。不正确的数据将导致系统瘫痪。数据的及时、准确依赖于管理的完善与提高。系统只是一种工具，提高系统使用质量就是追求企业管理水平的提高。9. 使用意见华北区总经理李飞：“以前每个业务经理需要联系车辆、安排装车、核定各种费用，工作
16、量极大。使用泰阳管理软件后，极大的减轻了业务经理的工作，加班到天亮的经历已经很少发生。”北京公司业务经理：张龙1.我本人有个习惯，每天早上起床上班后第一件事是看头天晚上的报表。自从用了这套物流系统方便了很多，我想看哪一票货都很方便，既省时又准确。2.在装车之前去库房看一下有多少货，可是不知道有多少钱。在用了本系统以后就方便多了，只要你一勾就知道这车能挣多少钱，所以很方便。北京公司配载员：韩金荣系统使用以来，确实给我们带来了许多方便，让我们省了好多时间，大部分工作都是由电脑来操作，节省了人力，使我的工作起来更轻松，更开心。北京公司核算员：张红丽在使用后的这段时间给我们的工作量减轻了许多，提高了工
17、作效率。就查询货物而言，改变了以往的手工查单子的方法，节省了很多时间，从而给大脑一个思考的时间，能够更好的解答客户所提出的疑问，同时也方便了各下属公司查询收货人的联系方式，我们用该系统能以最快的时间联系到客户，用起来方便，快捷。再比如，分流货物打合同，以前用手写，用的时间较长，写起来比较麻烦，准确性不高，现在应用了泰阳科技系统，提高了打合同的速度和准确性，对那些配载员来说，不用写清单，不用传清单，可以由系统自动发送，让分公司立刻就知道车上装的什么货了。泰阳科技的系统，保证了信息快速及时，准确的在业务流程中传递，为整个业务操作提供了稳定的信息化平台。总公司系统管理员：姜先生泰阳物流信息系统对企业
18、信息、货物、资金的运行状态进行系统化管理，从每笔业务接单运行开始，直到最后结款完毕，以及售后等一系列过程中，真正实现了实时监控的效果，环环相扣。并且系统考虑到我们行业操作的特点，提供完善的服务，尤其是对于客户服务方面提供了完美的技术支持。由于操作过程中人为操作不当，而引发的故障，贵公司总是提供细致周到的服务，并且能以最快的速度解决，充分体现了人性化经营理念。泰阳物流信息系统同时也做到了针对行业特点而设计，十分适合我们行业发展信息化，并为企业发展壮大提供了强大的动力。10. 结束语北京双利达物流有限公司的信息化建设取得了圆满的成果，双利达物流有限公司企业信息化已经走在了行业前列，企业管理也已达到了先进水平，企业的规范化管理不但树立了企业在客户心目中的形象，而且创造了良好的公司文化，为企业日后的发展创造了坚实的基础。
