物流系统培训说明书.docx

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1、优速物流-系统功能说明一、目 录(一) 常用功能介绍1、系统通用功能项说明2、增加UC系统用户名3、卡西欧巴枪安装使用(二) 系统各菜单使用说明1) 【系统】菜单说明2) 【设置】菜单说明3) 【运单】菜单说明4) 【扫描】菜单说明5) 【监控】菜单说明6) 【结算】菜单说明7) 【代收款】菜单说明8) 【物料】菜单说明9) 【办公】菜单说明10) 【罚款】菜单说明11) 【报价】菜单说明12) 【报表】菜单说明二、常用功能介绍(一) 系统通用按钮说明: 查询:调出查询条件选项对话框,以输入查询条件 刷新:刷新当前条件下的数据记录 查看:查看当前选定数据的明细记录 修改:修改当前选定的数据 删

2、除:删除当前选定的数据 过滤:定制条件,筛选出相关的列 导出:将当前数据以excel的形式导出 关闭:关闭当前功能项。 查询:查询符合条件的数据记录(二) 增加UC系统用户:说明:本操作分两步走,第一步在设置公司员工菜单增加员工用户名;第二步在系统用户管理分配角色给予相应的系统使用权限A、设置公司员工增加UC员工:1、点击查询可查看当前用户所属部门的员工资料2、员工编号规则为:网点编号+数字,系统已经默认网点编号,维护时只需输入后面几位编号、姓名,并指定岗位,其它项可根据需要填写(员工编号的数字最好按顺序编写):注:扫描密码为巴枪用户密码,可在此更改后下载至巴枪3、按左上角“查看”按钮,查看已

3、经增加的员工资料B、系统用户管理增加一个UC用户:1, 点击“添加”按钮,在“员工姓名”处选择之前公司员工刚加入的员工,系统会带出相应的员工资料,密码为系统默认口令,在下面角色选项中,将需要的角色选择至右方,勾选启用用户,保存。(如选择只能登录授权电脑,则必须在指定电脑上使用该账号)(三) 卡西欧无线巴枪安装使用:1、 巴枪连接:A、串口线:选择配件盒中的扁口RS-232线,两头分别与电脑和巴枪底座的COM1接口相连,底座接通电源适配器,打开底座的电源开关,RS-232指示灯亮 巴枪底座COM口与电脑COM口连接B、USB线:将配件盒中的光盘放入电脑光驱中,如弹出自动运行窗口,选择“安装USB

4、驱动”。选择配件盒中的USB线,宽头接电脑USB接口,方头接底座USB接口,电脑显示发现新硬件,自行安装。如果没有安装USB驱动,请在发现新硬件后,选择驱动路径(光驱G:usb-driverwin),找到win 文件夹,选择“下一步”-“确定”。电脑会发现两次新硬件,请选择相同驱动文件目标位置,安装完成USB指示灯亮。注意USB线不需要接电源。巴枪底座USB线与电脑连接2、接口认识:9针com口USB口:3、底座连接电脑注意事项:l 串口连接(com口):目前总部提供的卡西欧底座仅供上传数据使用,不能给巴枪充电使用。电池、充电器需用户自行配置!l USB连接:卡西欧底座通过USB口连接电脑需数

5、据线将电脑与底座连接备注:底座连接电脑只需一个USB数据线即可!使用USB线要安装底座USB驱动,台式电脑默认串口COM34、系统资料导入巴枪1、按”PW”键,打开巴枪,输入用户名和密码2、按4传送,再按2下载索引出现下载索引界面,按ENT”确认,再将巴枪放入巴枪底坐上按4传送再按2下载索引将巴枪放入巴枪底坐上按ENT”确认3、进入优速物流管理系统里,点击扫描菜单下的传送巴枪文件4、出现如下图所示资料上传巴枪界面,分别选择要上传的用户、业务员、网点等资料,点击传送到巴枪,将各项资料分次传送至巴枪备注:巴枪为指定的员工扫描,那么就在用户资料前打勾;5、巴枪数据上传到电脑A:进入巴枪主菜单B:按4

6、传送,再按1上传数据出现上传选择的条件,一般选0全部文件按4传送,再按1上传数据先0全部文件C:再把巴枪放在巴枪底座上D:进入优速物流管理系统里,在扫描菜单下点击扫描数据上传出现扫描数据上传界面,点击:读取巴枪图标,扫描菜单下点击扫描数据上传出现扫描数据上传界面,点击:读取巴枪图标E:等数据上传到电脑上,检察数据的正确性,确认无误后点击远程保存三、系统管理各菜单说明1. 【系统】菜单说明:A. 注销当前用户:重新登陆UC,一般在维护完价格、系统资料、员工资料,或者切换用户名时用。B. 用户管理:详见 “增加UC系统用户”功能介绍C. 修改密码:修改UC的密码,输入旧密码,再输入最新的密码,点“

7、修改密码”按钮即可。下次登陆系统时时,需要输入新密码才能登陆。D. 获取机器码: 新系统用户在选择只能登录授权电脑后,会提示获取机器码。如更换电脑需将机器码发给系统管理员,以便开通使用。E. 自动升级:系统当前版本有更新包的时候,可以点击此功能,自动下载更新包。2. 【设置】菜单说明A. 公司员工:具体操作见“增加系统用户名”功能:增加员工编号与姓名作用:主要用于增加用户权限、扫描、统计时用。限制:用户编号与姓名全网络不可以重复。如提示重复,则表示姓名或编号有重复,这时需改变姓名,如在姓名后加或者前面加网点名称。比如:张三1,或者虎门张三B. 客户资料: 说明:在此菜单下维护客户资料,录单时可

8、以带出所维护的资料,月结客户在“结算类别”中维护为“月结”。如果是VIP客户,打勾于客户。限制:客户编号不可以重复,“客户简称”与“客户全称”可以重复,(只用以寄件客户)C. 网点信息: 用以修改本网点在系统中显示的相关信息,各网点必须填写完整。D. 网点资料查询: 用以查询网络内目前开通的网点,“导出”功能可以从系统中将相关网点信息以EXCEL格式导出,保存至本地。E. 目的地查询 用以查询网络内目前开通的目地的,“导出”功能可以从系统中将相关网点售息以EXCEL格式导出,保存至本地。F. 基本资料同步更新: 更新本地网点、目地的数据,使之与服务器同步。3. 【运单】菜单说明1、运单录入:

9、A. 红色字体为必录项:运单编号、原寄地、目的地、目的网点(录完目的地后敲回车键,可以自动链接出系统的相应网点)、付款方式、运费、运费币别、物品类别、件数、实际重量、业务类型、服务方式、快件类型、取件员。B. 子单号的快速录入方法为:输入最前一个子单号后按“-”再输入最后一个子单号回车,则可以输入全部子单号。C. 到付款:“付款方式”选择到付,“运费”栏录入到付款金额;D. 月结:“付款方式”选择月结,“运费”栏录入月结款;(如果将月结客户在客户资料维护中添加,录单时会按该客户自动带入月结 到付限额与代收款限额:因整个网络管理的需要,到某个目的地的到付款与代收款不 能超过限额,如超过限额,则不

10、能录入E. 【配置】选项可以选择录单时初始值设置、光标跳转设置、自动复制设置F、录完相关信息以后,点击保存,运单录入完成。点击取消,可以选择其它附属功能项。2、运单批量录入:用于快速录入运单信息 A、运单编号、目的地、目的网点、取件员、件数、实重必须录入B、使用方向键或回车键切换C、其他录入方法与“运单录入”相同D、录完所有的资料后,点击保存,确定录入无误,点击上传,将运单资料上传到服务器。未上传之前需要修改,可以选中错误单号,点击修改或删除。E、【配置】选项可以选择进行录入选项设置3、运单查询(寄方)A. 此菜单集成运单修改、删除功能,B. 查询方法分为: 1按单号查询:以运单编号、转单号、

11、子单号、回单号查询 2组合条件查询:查询多条件下的录单数据。C、选定查询出来的单号,可以点击修改选项调出录单界面进行修改。点击删除选项可以删除错误的运单(三小时内)。D、本功能用以查询本网点的出货录单数据。 注:中心有扫描记录的单号不允许网点再次自行修改和删除,如要修改请发问题函至结算部门,由中心修改4、运单查询(派方) 此功能用以查询系统中录单的目的网点为本网点的记录,可以用作预报只能查询,不能修改和删除。详细功能雷同 【运单查询(寄方)】,5.派件单录入 用于本站录入派件单的签收信息,供对方站点与客户查询货物是否签收;签收单直接反映着一个网点的派送质量,所以一定要录l 必须录入运单编号,寄

12、件站没录单时,则必须输入“寄件网点”与“目的地”;必须输入派件员,因为涉及到站点业务员派件提成;l 如果货物签收,则“派送状态”为“签收”,再输入“签收人”名称,注意此处不能输入“草签”等;l 如果货物未签收,则“派送状态”要改为“未签收”,并在“备注信息”中输入详细原因;l 每天派件结束后,不管是派送完还是未派送完的件,都要在此录签收信息,即录“签收”或“未签收”l 输完全部签收单后,按“保存”按钮将签收单上传到服务器l 选择下图所示该区域的时间,可以看到系统中,寄件单录入时,目的地为本站且中心已扫发件至本站,本站还没有录入签收的记录l 如果是代收款,则在代收款已收打打勾,可以标记一下货款已

13、收回来,方便站点查询。表示,中心今天有发件,本站没有录完签收的还有多少,功能寄件日期与中心发件签收对比6、签收单批量录入用于派件单快速录入,详细使用说明请参考派件单录入和寄件批量录入。7、派件单查询 (派方) 用以查询本站派件清单,集成派件单删除功能,可以删除当时错录的签收(三小时内)。派件单信息只能删除,不能修改。 8、派件单查询(寄方)查询本站寄件的派件清单及签收状况,具体使用可以参考【寄件单查询(寄方)】的使用4. 【扫描】菜单说明【扫描】菜单如上图,前三项为无线巴枪使用功能选项。1. 扫描数据上传:读取巴枪:从巴枪上读取扫描数据本地数据:读取保存在本地的巴枪数据文件远程保存:将巴枪的扫

14、描文件远程保存至服务器本地保存:将巴枪数据保存在本地,默认位置为UC系统安装文件down文件夹内单条删除:删除从巴枪读取数据中的某一条记录 一般使用功能项顺序:读取巴枪-远程保存 读取巴枪-本地保存-本地数据-远程保存2. 传送巴枪文件: 将系统中的巴枪用户资料、网点资料、业务员资料、发件录单数据传送到无线巴枪内部,勾选用户资料为下载指定岗位(操作员、仓管、跟车员、业务员)员工资料, 3. 巴枪设置: 调整巴枪与电脑的通讯端口和通讯速率。无线巴枪无法传送数据时,可以调整该选项,底座使用USB线连接至电脑的串口选COM1,使用RS232线。4. 扫描记录查询 作用:查询巴枪扫描的记录,可按到件、

15、发件、到件确认、发件确认、收件、派件等扫描类型查询使用方法:1, 通用查询:可按扫描类型,上下站等查询2, 高级查询:按单号查询1、 到件预报查询 根据中心扫描纪录链接出本站需要派送的清单。6、手工扫描录入该功能为有线巴枪扫描或手工扫描功能选项,6.1、收件扫描 作用:用于手工或有线巴枪进行收件扫描使用方法:输入收件员,在“扫描单号”输入单号按回车;如果用有线枪,扫描单号时“运单编号”自动换行;扫描完后,必须点击“数据上传”按钮,将扫描数据上传到服务器6.2、发件扫描 作用:用于手工或有线巴枪进行发件扫描使用方法:输入下一站,在“扫描单号”输入单号按回车;如果用有线枪,扫描单号时“扫描单号”自

16、动换行;扫描完后,必须点击“数据上传”按钮,将扫描数据上传到服务器6.3、到件扫描作用:用于手工或有线巴枪进行到件扫描使用方法:输入上一站,在“扫描单号”输入单号按回车;如果用有线枪,扫描单号后自动换行。扫描完后,必须点击“数据上传”按钮,将扫描数据上传到服务器6.4、派件扫描作用:用于手工或有线巴枪进行派件扫描使用方法:输入派件员,在“扫描单号”输入单号按回车;如果用有线枪,扫描单号后自动换行;扫描完后,必须点击“数据上传”按钮,将扫描数据上传到服务器7、 发件、到件、派件清单打印 打印系统中相关扫描的数据清单,勾选该选项,只查主单数据。注意选择时间、快件类型。:到件派件同进扫描在做到件到描

17、同,同时指定业务员,可以生成两条记录5. 【监控】菜单说明1、 收件扫描与录单对比 作用:查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录,这是站点主动查询自己有无录单的一种方法;2、 派件扫描与签收对比 作用:查询本站有扫描无签收记录或有签收记录无扫描的记录,这是站点主动查询自己有无录签收的一种方法3、 扫描与录单对比 作用:查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录,这是站点主动查询自己有无录单的一种方法;说明:右边“扫描类型”可以选择任何类型,一般选择:收件、发件4、 扫描与签收对比 作用:查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录,这是站点主动查询自己有无录单的一种方法;说明:右边“扫描类型”可以

18、选择任何类型,一般选择:收件、发件5、 扫描对比 功能强大、灵活的对比方式作用:任意巴枪扫描类型进行对比,用左边条件与右边条件相对比即可;包括到件确认、发件确认、回单发件、回单到件、到件、发件、派件等扫描类型的对比,可按全部网点或单个网点进行对比6、 本站到发件对比 分为 已到未发和已发未到两种对比类型已到未发:本站已经做了到件扫描,却没有做发件扫描的记录已发未到:本站已经做了发件扫描,却没有做到件扫描的记录7、 录单与签收对比 作用:1, 寄件站的寄件,本站点没有录签收的记录2, 本站点录了签收,但寄件站没录单的记录如果本站没有派件扫描,可以用该功能监控本站派件录签收情况6. 【结算】菜单说

19、明网点对账教程A、 出货对账l 审单。在UC系统的“运单”,“运单编辑”中用有线巴枪扫描单号(或直接录单)带出录单数据后,核对每一票所录入数据与面单数据的一致(目的地、件数、重量、付款方式、到付金额、保险金额),同时可以核查是否全部收件已录完单。l 制作出货清单。在UC系统的“运单运单查询(寄方)”,可选定时间“昨天上午的9点,到今天的8点”。点查询后,导出所需数据:单号、寄件客户、目的地、件数、重量、付款方式、运费、代收款、外务员、保价金额。系统菜单:结算寄件网点与中心对账1、基本对账:a、最原始方法:将面单的单号输入单号栏,逐票(或几票一起)核对每票的重量、到付款、网管费、中转费、保险费、

20、其它费用(新增费用项目)等。注其它费用指除正常报价以外的其它费用,如加收超重超长费、入仓偏远费等。b、按出货清单,将单号输入单号栏,核对费用。c、寄件站运单查询,导出基本资料,复制入单号栏,核对费用。按以上方法核对完费用后,有问题的,打上问题勾,并注明原因,无问题的打上确认勾。(对账时间为五天,货物发出时间开始计算)2、账单审核:a、检查是否有漏对账的,选择,前对账日期查询五天的。核对是否本站漏单,还是中心扫描错误。b、检查派件网点未录入签收,导致未退本站到付款。,查对账日期五天前,通知客服核查问题件,并对派件方催促录入签收。c、勾上“只查问题件” ,核查本站勾的问题件,中心是否有及时处理。B

21、、 派件对账系统菜单:结算派件网点与中心对帐l 制作派件清单。(本站到达报表)以签收单手工录入EXCEL表。或“派件签收单查询”导出已签收的。系统对账:“结算”,“派件网点与中心对账”a、将签收单的单号输入单号栏,逐票(或几票一起)核对每票的重量、到付款、派送费、其它费用(新增费用项目)等。b、按派件签收单查询导出直接核对票数、费用。根据账单费用,进行打确认勾,或问题件。l 账单审核:a、检查是否有漏对账的,选择,查询对账日期五天前的。核对是否本站漏单,还是中心扫描错误。b、检查派件网点未录入签收,导致未付本站派送。查对账日期三天前,核查是否本站未录入签收,或通知客服核查问题件。c、勾上“只查

22、问题件” ,核查本站勾的问题件,中心是否有及时处理。C、问题件说明:1、本站有单,系统无记录。说明此票单,中心漏扫或错扫,通知中心问题件;或说明此票未走UC优速网络。2、本站无单,系统有记录。说明此票,中心错扫,系统上勾问题件并注明非我站出货/派件;或有到本站,但单不见的,自己找单处理。3、本站/对方站录单错了,如目的地错了,系统上勾问题件;如重量错了或到付款错了,属于本财务中心内的,系统上勾问题件;属于本财务中心外的,与对方在OA上确认,确认后再在系统上勾问题件;如对方不确认再传真单据给中心财务进行确认处理。4、价格表、区域表注明、公告公布加收费用,如:超长超重、入仓偏远、保税区等,直接在系

23、统上勾问题件。要求需要单据的,由网点直接向派件网点或派件网点所属中心要。5、价格表上未注明,但需要加收费用的,系统费用确认后,再系统上勾问题件。6、偏远费、入仓费、加收派送费一律视为派送费外加收的费用(其它费用),专车派送费为包含派送费用。7、运单上重量、付款方式、到付金额有改动过的,一律不能当此运单作为凭证进行处理问题件,必须与对方确认中心才能处理。8、超过五天,因本站未及时对账导致的问题件,中心将不给予处理。9、作为财务文员,务必实事求是,与实际费用有差异时,主动勾问题件。D、预付款查询作用:预付款收支明细直接对账,勾确认勾各项功能说明: 预付款余额查询:查询本站点截止当前预付款余额 预付

24、款收支明细查询:为网点发件及派件及其它相关费用的抵扣明细查询 预付款每日汇总:为网点每日发件及派件及其它相关费用汇总查询,可监控站点每天预付款的发生汇总,双击出明细。“按账单日期”查询:在指定时间段内预付款产生的明细,以对账日期进行汇总 预付款按网点汇总表:此汇总表为财务中心使用7. 【代收款】菜单说明代收货款对帐流程(网点版本)1:寄件代收货款查询作用:以寄件方查询出货的代收件状况及代收问题件使用方法:1、此界面网点必须按每一票录入单号或出货代收明细查询,并核实每一票代收货款的金额及有无漏单2、注意查看出货的代收款对冲状态是否已对冲;派件方反馈的问题件需及时处理。也可以分别按对冲状态、问题件

25、、处理状态分类查询处理3、特别时间说明:产生时间:货物经过中心第一次扫描的时间,此时系统会自动产生账单交派站时间:中心扫描发件的时间2:派件网点代收款查询与问题件登记作用:以派件点查看派件方代收件的数据及代收问题件的登记使用方法:可以按不同时间选项查询本站实际派件代收状况,核实每一票的代收金额,以及对代收问题件的登记处理 3:代收货款结算帐单查询作用:根据结算日期查询网点每天预冲、对冲、调整金额、实收实付、本日差额等的总明细预冲、对冲、调整、实收实付栏如果有结算明细,在该处双击之后就可以链接出对应的窗口明细表名词解释: 结算日期:对账数据来源的日期上日差额:表示上日网点与中心对冲代收后的差额。

26、本日预冲金额:表示网点上日的寄收应收代收和上日的派件应付代收之差。如果是应付金额大于应收金额,相差就是负数,表示网点要预冲金额,如果是应付金额小于应收金额,相差就是正数,表示网点不做预冲。返上日预冲金额:表示网点在上日预冲多少,今天中心就返网点多少。本日对冲金额:表示上上日的应收与应付的差额,正数表示中心付给网点钱,负数表款网点返中心钱调整金额:中心根据网点的费用调整申请在确认后调整的金额,0表示没有调整。实收实付金额:表示中心与网点实实在在的收支金额,正数表示中心收网点金额,负数表示中心付给网点金额本日差额:就是本日结算后寄派件代收款的差额注:未处理问题件的代收款带入预冲款中,但不对冲,省内

27、问题件必须三日内处理或退回,否则系统强制对冲4:代收款预冲前查询,代收货款对冲前查询,代收货实收实付查询,代收货款调整查询。以上几个功能其实就是预冲、对冲、实收实付,调整明细查询,等同在代收货款结算帐单查询中双击相应栏调出的明细。8. 【物料】菜单说明1, 物料申购:首先,选择“物料名称”,再输入数量,注意,数量项,一定要按最小单位输入。按其他单号进行申购的,必须在“备注”中注明原因;。2,物料申购查询查询本站点向中心申请的物料记录,有申购的详细日期以及数量等,供中心与站点自己进行查询,同时避免了因现传真申购而造成的问题;如果站点登记错误的,请致电中心物料管理员,作废申请记录;3,网点领用物料

28、清单指中心实际发给本站点的物料清单,以及数量、扣款等,同时也便于与中心进行核对9. 【办公】菜单说明1、 快件追踪 链接OA货物跟踪功能,查询简单运单录入信息和巴枪扫描信息。2、 查看公告 功能说明:查看中心发布的公告(E3登陆时也会出现该提示窗口),可通过过滤功能项快速查询。3、 问题件登记 登记相应的问题件,直接发给相关网点或中心,4、问题件查询查询本网点登记的问题件、本网点收到的问题件。4、 费用登记确认 说明:用于登记一条费用,由对方网点去确认;登记后按保存按钮即可5、 接受网点费用调整确认 说明:用于本站确认对方站点的费用;要确认的,在“确认标识”打勾即可,保存。6、 费用调整查询 查询本站一段时间内登记和受到的费用调整数据7、 投诉登记 说明:用于登记一个投诉,可以投诉个人或站点8、 投诉方查询 说明:用于查询本站点或本中心所属站点登记的投诉内容9、 被投诉方查询/回复 查询、回复本站收到的投诉。只有被投诉方中心处理以后,才可以查询 UC优速IT部 2009-12-1536

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