采购物流手册模板.docx

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1、连锁企业总部采购物流手册模板采购物流手册模板微信号：wscjyjy6zsjdmytdjdgd目录目录21商品采购31.1商品定位及品类组合31.2商品开发41.3商品采购72商品价格管理112.1新商品定价112.2商品价格变动管理113供应商管理123.1供应商准入制度123.2供应商动态评估163.3供应商退出机制174仓库作业管理204.1仓库分区204.2验货入库管理204.3出库管理234.4退库管理265仓库日常工作管理285.1仓库库存管理285.2仓库盘点管理285.3仓库日常维护336车辆管理356.1车辆管理细则356.2车辆管理工具表单367第三方物流管理377.1第三方

2、物流商准入制度377.2第三方物流商动态评估407.3第三方物流商退出机制421 商品采购1.1 商品定位及品类组合商品定位：以进口食品为核心的高品质产品服务提供者。商品结构：以亚洲产品等为主销进口食品，并辅以部分国产高端产品共同构成，其中15-20%的产品为欧美食品，45%-55%的产品为东南亚及东亚等食品，20-25%的国产精品以及5-10%的其他产品构成。品类组合：糖果等口感体验类产品为主品牌形象产品占40%左右；饼干等休闲类产品为主销售产品占30%左右；休闲零食类产品为辅助销售产品占20%左右；其他为补充产品约占10%。1.2 商品开发1.2.1 商品开发流程1.2.2 商品开发规范步

3、骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单商品信息收集1) 建立信息来源渠道,渠道来源包括供应商及其网络、各大名牌的产品发布会、全国及世界范围内的糖酒会等2) 商品部人员阅读休闲食品行业的报刊、杂志、网络信息等，收集商品信息3) 商品部人员搜集各供应商、商品信息以及休闲食品市场信息4) 商品部人员及门店员工搜集消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等信息5) 各门店要主动将顾客的消费偏好消费需求等信息与商品部人员沟通,反馈门店的商品需求,市场行情及竞争信息6) 商品部人员及时将各信息资料分类、汇总、整理、分析，并存储,定期进行更新、整理u 工作重点建立有效的信息收

4、集渠道商品部、门店、其他相关部门商品市调（新品建议引进）表商品信息研究和分析1) 根据商品部/其他部门提供的商品信息，对消费者的消费动态、消费口味的转变、消费心理趋势等进行分析2) 根据门店提供的商品市调（新品建议引进）表对行业的流行口味等进行分析；重点是对竞争者的畅销品、赢利商品进行分析。 u 工作重点商品部人员依据收集到的商品信息进行分析，以找到市场的热点，对消费者进行针对性的商品开发，以迎合消费者口味。商品部商品规划报告根据上一步的信息研究与分析结果，并参考运营部等部门的意见，制定商品规划报告，主要是对目前市场趋势进行分析预测；并针对商品市调（新品建议引进）表建议引入的商品给出分析结论，

5、决定是否引入商品体系中，规划商品的价格带等。u 工作重点准确预测市场趋势、制定合理的新品价格带商品部商品规划报告采购样品依据审批后的商品规划报告，确定样品评审的方式及样品采购数量。u 工作重点确定样品数量及评审方式等商品部样品评审1) 样品评审的方式：n 商品部组织人员进行试吃，依据试吃人员的反馈意见决定评审结果。n 商品部通过门店进行消费者试吃调查，依据消费者的反馈意见决定评审结果。n 商品部通过门店进行样品的试销，依据试销情况决定评审结果2) 在试销的过程中，注意进行成本的核算，以确定合理的商品价格，为商品的正式引进确定依据。u 工作重点样品评审反馈意见的收集，这些信息是评审的主要依据。商

6、品部样品评审报告商品采购计划商品引入评审通过后，制定商品采购计划，主要确定商品的供应商、商品的采购批量、商品物流方式等。u 工作重点品类、价格带、数量、采购时间规划商品部1.3 商品采购1.3.1 商品采购流程1.3.2 商品采购规范商品采购依据供应商的来源可以分为国内采购和国外采购；依据采购商品的批次可以分为新商品采购和商品补货采购。n 国内商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围内的商品提供者，国外商品的中国大陆代理商也属于国内商品采购。n 国外商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围之外（包含港澳台地区）的商品提供者，国外供应商提供的商品都需要通过中国海关进入内地市场。n 新商品采购是指在体

7、系中首次引入某一新种商品，寻求供应商、供应商谈判及商品送货的过程。n 商品补货是指在与供应商签订采购协议之后，依据仓库的实际需求，向供应商要求补货。 新商品采购规范步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单供应商谈判1) 根据商品开发流程中所制订的采购计划，以及供应商准入选择流程选择至少2-3家合适的供应商，与之进行谈判2) 采购人员在谈判过程中的内容包括：询价、议价、定价、质量、交货时间、供货能力等u 工作重点与供应商的谈判技巧商品部（采购部门）商品采购谈判记录表编制商品采购单采购人员根据需要制定商品采购单，需包括：商品品名称、采购数量、规格、单价、商品总金额等细节内容u 工作重点在充分考虑门

8、店数量和对新商品的销售预测基础上编制商品采购单商品部（采购部门）商品采购单付预付款1) 付款方式依据签订的采购协议确定，常用的方式有：n 现金支付，即在购买商品之前将货款先行支付给供应商。n 预付定金，即在购买商品之前先行缴纳一部分定金给供应商，待商品到仓之后在交付尾款，完成货款支付。n 货款月结，即在签订采购协议之后，供应商按采购商的采购单供货，以月度为结算周期进行货款的支付。结算周期一般有30天，60天，90天。2) 商品部依据付款方式，要求财务部协助完成货款的支付。目前阶段由于采购量限制多采用现金支付方式。u 工作重点依据签订的付款方式，及时完成货款支付，与供应商形成良好的合作关系商品部

9、、财务部新商品信息及定价在新款商品到总仓之前，制定好商品信息及定价信息及时知会运营部和商品部配送中心信息人员，以便提高作业效率。u 工作重点新款信息及定价及时知会相关部门新商品信息及定价录入将商品部（采购部门）制定好的新商品信息录入信息系统中。u 工作重点保证信息录入的准确性信息管理部商品送货1) 商品送货方式依据签订的采购协议确定，常用的方式有：n 供应商送货，即供应商送货到采购商的仓库或是送达指定的门店。n 采购商取货，即采购商去供应商处取货，物流费用由采购商承担。n 第三方物流，指由第三方物流负责将商品由供应商处送达采购商处。第三方物流的费用依据签订的采购协议确定。2) 目前由于采购量的

10、限制多采用自取货及第三方物流的方式，承担物流费用。u 工作重点无论采取何种物流方式，首要确保的是商品按时按质按量到库商品部、供应商商品检验结合的实际情况及商品情况，采取抽检方式。抽检指对到仓的商品随机抽取部分进行检验，这种检验方式所需人力、时间较少，但是存在检验不到位的情况。u 工作重点商品检验严格按照检验流程进行，确保入库商品的质量、数量等满足入库要求。商品部（配送中心）供应商评估、资料归档1) 供应商评估办法详见下文供应商管理2) 交货完成后，要将所有采购相关资料进行归档，需要存档的资料：供应商报价单，采购申请单、采购合同。其中，采购合同交给总经办保存正本，商品中心及财务部相关人员保留复印

11、件供以后参考查询。u 工作重点及时对供应商的合作情况进行评估商品部（采购部门/配送中心）供应商评审表 商品补货规范商品补货流程是新品采购流程的一个简化，节省了供应商谈判和商品信息制定环节。付款、商品送货、商品检验等环节可以参照国内新品采购规范执行。2 商品价格管理2.1 新商品定价新商品的价格参考竞争对手价格、超市价格等情况制定。n 竞争对手有的商品定价=竞争对手的价格n 超市有的商品定价超市有的商品（价值低于20元的）定价=超市价格+（34元）浮动n 自己独有的商品定价=进价/（1毛利率）加盟商销售的商品必须按照总部制定的价格统一销售。2.2 商品价格变动管理2.2.1 商品价格变动类别 主

12、动促销变价n 竞争变价：由于市场竞争的原因，商品部对相应的商品进行售价的调整n 季节变价：由于季节的变换，商品部对相应的商品进行进价及售价的调整n 企划促销变价：商品部根据企划的促销方案对商品价格进行价格调整 被动清仓变价n 临期商品变价：对于滞销临期的商品进行进行降低价格，清仓处理，直至售完为止。n 瑕疵商品变价：对于外包装有破损但是不影响商品品质的商品进行降价处理，尽可能降低损耗。 成本节约变价n 进价降低商品变价：由于体系不断壮大与发展，在销售谈判中的话语权增强，商品进价降低，同步的将商品的零售价格降低。n 物流成本节约商品变价：物流渠道的改善，物流费用在商品成本中的比例降低，从而商品零

13、售价格降低。2.2.2 商品价格变动规范n 变价前必须做好准确的商品盘点，确保该商品库存的准确性。n 商品价格调整方案确定后，信息管理人员必须价格信息无误的录入到信息系统中。门店收银员必须严格按照收银流程，在打开收银机的第一时间查询有无商品变价信息。督导人员必须注重重视终端门店的零售系统是否正确变价，如果没有，即时采取补救措施。n 变价商品必须有醒目的POP，价格标志明显，以达到吸引顾客和渲染门店气氛的目的。n 除清仓降价、季节性降价、成本节约变价外，其它的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢复原来价格。3 供应商管理3.1 供应商准入制度3.1.1 供应商准入规定3.1.1.1 供应商入围基

14、本条件n 依法成立，具有法人资格，有独立承担民事责任的能力；n 遵守国家法律、法规，具有良好商业信誉和纳税记录；n 具有良好的资金，财务状况；n 通过ISO质量管理体系认证；n 供应商具备长期供货能力；n 供应商客户服务意识强烈，能及时有效的沟通，满足食品连锁要求。3.1.1.2 供应商需提供的资料供应商需向商品部提供真实的企业资料，方便公司进行供应商档案管理n 营业执照，税务登记证n 营业许可证n 银行资信证明n 供应商基本信息n 商品画册等3.1.1.3 供应商评估n 商品部负责对供应商的信息资料进行初步审核，符合条件的统一备案，进入供应商评估程序。n 公司对进入供应商评估程序的厂商：属于

15、制造企业的，运用供应商准入评估表-制造商进行评估，评估项目为管理能力、员工能力、工艺技术能力、品质、供货能力、价格，满分100分；属于代理公司的，运用供应商准入评估表-代理商进行评估，评估项目为管理能力、客户服务能力、商品丰富度、品质、供货能力、价格，满分100分；n 由商品部、运营部配合共同打分，厂商综合得分70分以上，“品质”和“供货能力”两项总得分24分以上，可以通过准入评估。n 公司商品部经理、运营部经理共同组成评估小组，对供应商资格做出最终认定，由总经理审批。3.1.2 供应商准入流程3.1.3 供应商准入规范步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单获取供应商信息1) 获取供应商信息

16、2) 获取供应商信息的方法：自行搜集、供应商投递、第三方介绍3) 自行搜集供应商的渠道有：网络、黄页、电话、报刊、行业杂志等媒介u 工作重点供应商信息多渠道收集商品部（采购部门）供应商初步甄别1) 了解、核实供应商信息是否真实有效，一般通过电话、网络等2) 对供应商信息进行甄别：主要是甄别供应商提供商品与品牌定位、商品规划是否一致。3) 符合商品需求的，进入初步洽谈；不符合需求的，暂时终止，归入潜在供应商资料库u 工作重点核实供应商的基本情况 商品部（采购部门）索取供应商资料1) 索取供应商资料，包括供应商企业简介及资信证明、产品介绍、联系人、联系方式等2) 填写供应商基本资料卡u 工作重点初

17、步洽谈，了解供应商企业及产品信息商品部（采购部门供应商基本资料卡评估与审核1) 结合与供应商的访谈情况，调查供应商核实其提供资料的真实性2) 商品部与运营部一起对供应商进行综合评估，填写供应商准入评估表3) 对供应商进行评估审核，填写供应商评审表4) 通过评估审核的供应商可以与建立合作关系；未通过审核的，归入潜在供应商资料库，以备需要时调用u 工作重点评估工作真实有效，减少评估人员的主观性干扰商品部、运营部供应商准入评估表-制造商供应商准入评估表-代理商供应商评审表建立合作关系1) 商品部与通过评估、审核后的供应商建立业务合作关系2) 把供应商的资料整理、归档，进行合作供应商管理u 工作重点把

18、供应商资料归档，注意供应商的维护工作商品部（采购部门3.1.4 供应商准入工具与表单3.1.4.1 供应商基本资料卡供应商基本资料卡填卡日期： 编号：1企业名称： 企业性质：2地址： 邮政编码：3电话： 传真： 4负责人或联系人姓名： 移动电话：5营业执照号码： 注册资金：6开户银行： 帐号： 税务证号：7企业成立时间：8员工总数： 技术人员： 检验人员： 管理人员：9产品品类规格产品执行标准10年产量： 年产值（万元）：11小批量订货供应周期：12生产特点： 成批生产 流水线生产 单台生产13主要生产及检测设备名称规格型号生产厂商拥有数量备注14工艺文件： 齐备 有一部分 没有 16主要客户

19、（公司/行业）：17新产品开发能力： 能够开发创新产品 只能开发简单产品 没有自行开发能力18国际合作经验： 是外资企业 是合资企业 与外资企业合作生产部分/全部产品 无对外合作经验验19职工培训情况： 正规培训 偶尔开展培训 基本不培训20是否经过产品和质量管理体系认证： 是 否通过的认证（体系或标准）：填写人：注：本表格由商品部填写并备案管理3.1.4.2 供应商评审表供应商评审表评审日期： 年 月 日 供应商名称： 电 话：地 址：联 系 人：在行业地位 具权威性 具较高知名度 一般知名度不知名综合评估得分品质和供货能力得分评审意见 通过 不合格，拒绝 不合格，可再次补充评审评审部门商品

20、部运营部核准注1：供应商综合得分70分以上，“品质”和“供货能力”两项总得分24分以上，确认供应商资格。注2：本评审表由商品部与运营部配合完成填写，并由商品部备案管理。3.2 供应商动态评估为了保证供应商的供应能力的稳定，对通过公司供应商准入制度成为公司正式供应商的制造商或代理商要进行动态评估，以此对供应商进行监督、考核。所有的供应商，按照五星制动态评估。3.2.1 评估标准n 销售数量品类占有率供应商所提供的商品销售金额占商品商品销售金额的80%（含）以上获得一星，小于80%将不能获得一星。供应商所提供产品在该品类商品销售金额占该类商品销售金额的80%（含）以上获得一星，小于80%将不能获得

21、一星。说明：此评级项目星级不能兼有n 结算方式供应商的商品结算周期，结算周期在一个月以上的，并且有销售发票的供应商可以获得一星，否则不能获得星级。n 交货准时率和缺货率以评估周期为单位，交货准时率达到100%且缺货率为0时，供应商可以获得一星，否则不能获得星级。n 供应商广告宣传支持供应商对自身商品有大力的广告宣传，并且能够配合做一定的商品广告支持（试吃、促销、海报等），供应商可以获得一星，否则不能获得星级。n 售后服务对于客户（包括）每次提出的商品售后服务需求响应及时并且能够妥善解决需求的供应商可以获得一星，否则不能获得星级。 3.2.2 评估规定 动态评估每季度进行一次，由公司商品部完成，

22、运营部、商品部（配送中心）、门店店长等配合。3.3 供应商退出机制3.3.1 供应商退出原因3.3.1.1 供应商被动退出在供应商动态评估过程中如有下列情况的，要求供应商退出：n 一次被评为一星，公司将由商品开发部通知供应商退出。n 一次被评为二星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为1个月，整改期满，公司派遣专人对该供应商进行重新评估，要求配合评估）。n 连续二次被评为二星，公司将由商品开发部通知供应商退出。n 连续三次被评为三星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为1个月，整改期满，公司派遣专人对该供应商进行重新评估，要求配合评估）。3.3.1.2 供应商主动退出供应商由于自身的一些原因主动提

23、出退出合作的，在保障双方合作利益的基础上，可以根据实际情准许其退出。3.3.2 供应商退出流程3.3.3 供应商退出规范步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单供应商退出原因1) 供应商没有通过的供应商商评估，被要求退出2) 供应商由于自身原因申请退出u 工作重点要讲评估结果通知给供应商。主动申请退出的需要说明退出原因，并要求其按照合作协议承担相关赔偿责任商品部供应商供应商维护人员与供应商的沟通1) 双方做到充分的交流沟通2) 对被要求退出的供应商明确指出供应商的不足；对主动要求退出的供应商以尽量挽留为原则u 工作重点不管原因如何，都要保持较好的维护关系商品部供应商签订退出协议1) 依据签订的

24、合作协议，明确双方需要承担的责任，并严格遵守2) 明确双方终止合作后相关后续事宜的处理方式和时限、责任人u 工作重点注意明确双方的责任和权利商品部供应商供应商退出协议后续事宜处理1) 供应商订购的商品是否已经全部到位2) 可退供应商的商品是否已经全部退回u 工作重点做到商品无差错商品部供应商财务核算1) 确认后续事宜处理完毕后才进行财务核算2) 财务核算时要将相应的赔付计算在内。u 工作重点核算做到仔细认真商品部供应商财务结算1) 依据财务核算结果完成财务的结算2) 对于应收账款和供应商的赔付要做到催促尽快到账u 工作重点要做到及时结算财务部供应商录入终止合作供应商信息1) 将终止合作的供应商

25、从合格供应商资料库中移到终止合作供应商资料库2) 保留对供应商因商品品质问题造成损失的追讨权利u 工作重点录入信息的及时准确信息管理部门4 仓库作业管理4.1 仓库分区 配送中心（仓库）区域划分为：收货区、扫描区、库存区、分拣区、包装区、发货区、办公区。 库存区分：商品区（合格品区）、次品区（不合格品区）、退货区、非商品区（低值易耗品、礼品、赠品等）。 商品区又按各商品品类、产地、规格等区分，分门别类摆放。4.2 验货入库管理4.2.1 商品验货入库流程4.2.2 商品验货入库规范4.2.2.1 接运作业接运作业是指商品运达制定地点后，收货单位（配送部门）组织人力、物力，向承运部门领取商品的一

26、系列活动。 货物到仓库的方式n 供应商送货到仓库。n 运输部门派车去供应商处或是码头等货物集中地接运货物，即接运作业。考虑到现阶段的实际情况，接运作业是目前的主要方式。 接运作业的注意事项n 凭货物领取通知单和有关证件，在规定日期内提货，防止因延期提货造成的费用增长。n 接收商品时，应有专人到场，并会同承运部门清点商品，并做好接收记录。n 交接手续办完后，及时将货物运回仓库，并将运输交接单回执在3天内盖章送回供应商。n 认真检查、分清责任，出现问题及时处理。商品清点检查出现问题的，要经承运部门复查确认后，由承运单位填写“货运记录”，并交给接运人员。4.2.2.2 验收作业 验收方式：由于的商品

27、属于“多品种、大批量”商品，所以只能选择抽检的验收方式。 抽检的验收方式最重要的是确定一个合适的抽样比例。n 商品在10箱以下的，要全检。n 10箱到20箱的，抽检比例为：10箱+20%抽检n 21箱到50箱的，抽检比例为：10箱+15%抽检n 51箱-100箱，抽检比例为：10箱+10%抽检n 100箱以上，抽检比例为：10% 验收的要素：数量验收、质量验收、包装验收、条码验收。 商品验收中要注重商品保质期的验收，要求所有到库商品生产时间不能超过2个月。 验收中单证不符或单证不全的处理n 有货无单。是指货物先到达而有关凭证还未到达。出现这种情况，可先进行商品预检，并同时向采购部门索要凭证。待

28、凭证到齐后，再正式办理入库手续。n 有单无货。是指有关货物凭证已到，而在规定的时间内商品未到库。应及时向采购部门反映比便采购部门及时向供应商或承运部门查询。若经过一段时间后仍没有见到货物，应查明原因，将单证退回注销。n 货未到齐。指由于运输方式的原因，同一批商品不能同时到达，对此，应分单签收。 验收中质量不合格的处理n 在生产中或流通领域中长期存放或保管不善造成商品品质变异的，责任在供应商，应及时与供应商联系，做出退货或是调换的决定。验收人员在接收时应详细说明数量和变质的程度。n 在承运过程中发生的商品变质，责任方在承运方，验收人员应索取承运方的记录，交由供应商或是采购部门交涉处理。 验收中商

29、品数量不符的处理：如经验收后发现商品的实际数量与凭证上所列的数量不一样时，应由收货人员在凭证上详细做好记录，按实际数量签收，并及时通知供应商和承运方。4.2.2.3 入库作业商品检验合格，商品信息扫描入信息系统后，商品可以入库作业。商品的入库作业要严格按照5.1.1.1的商品储存策略、商品储位管理进行入库。并且入库商品要做好商品的保管维护。4.2.3 商品验货入库工具表单4.2.3.1 商品验收单 商品验收单 表单编号：订购单编号： 日期： 年 月 日编号商品名称订购数量规格符合单位实收数量单价总价是否12345678910供应商分批交货 是 否检验抽样 %不良验收结果采购仓库检验总经理主管制

30、单员主管收货员主管检验员4.3 出库管理4.3.1 商品出库流程4.3.2 商品出库规范4.3.2.1 订单作业物流企业的配送中心从接受客户及各门店订货开始至准备着手拣货之间的作业阶段称为订单处理，包括各门店（直营店和加盟店）订单的资料确认、存货查询、单据处理及出货配发等内容。 门店订货方式门店信息系统会在每一个订货时间点自动给出门店的订货单，门店店长（店主）对门店订货单做出必要的调整后，通过互联网将门店订货单电子传递到运营部，运营部审核后，将订货单转交商品部的配送部门，进入商品出库流程。 订单处理作业内容n 接收订单：是订单处理的第一步，主要是获取门店的订货资料，包括门店基本信息、所订商品的

31、信息及数量。n 处理订单1) 门店订单建立档案。2) 订单资料的核对与确认：详细核对订单所包含的门店信息、商品信息，核对无误后，生成最终的订单资料。3) 分配存货：按照订单的顺序及特殊要求分配库存商品。4) 订单资料输出：经处理后的订单资料，会形成一系列出货单据，以辅助开展后续作业。主要有拣货单、送货单等。4.3.2.2 拣货作业拣货是指依据连锁门店订单的要求，将物品按品种、出入库先后顺序挑选出来，并放在指定位置的物流作业活动。 拣货作业基本环节n 产生拣货信息：订单作业生成的拣货单是拣货作业的指导文件。n 拣货人员的搬运：拣货人员根据拣货单在库存区寻找商品并拿取商品。行走路线和搬运距离的选择

32、是提高配送中心（仓库）拣货效率的关键。要根据配送中心（仓库）的布局、商品储位安排制定合理的行走路线。n 获物拣取：工作重点是根据拣货单认真核对货物品名、规格、数量等内容，保证拣取商品的正确。n 货品集中：将拣选完毕的货物集中于分拣区，待分拣完毕后组织货物的包装及发运。 出库商品信息扫描出库商品信息的扫描与拣货作业同步完成。在将拣选的商品搬运到分拣区时完成商品信息的扫描，对库存信息进行相应的调整。4.3.2.3 分货作业分货作业是指拣货作业完毕后，再将商品按门店或配送路线的区别做分类集中。分货作业依据送货单进行，分货作业要认真负责，保证分货的准确性。4.3.2.4 包装作业包装是在物流过程中保护

33、产品、方便储运、促进销售、按一定技术方法采用容器、材料及辅助物等将物品包封和标志的工作总称。配送中心（仓库）出库的商品有的可以直接装运出库，有的还需要经过包装待运环节才能满足商品运输机销售的要求。 配送中心（仓库）包装作业的种类n 散装货的包装：指将散装商品按照一定的标准封装，以便于运输与商品数量计量。n 拆分商品的包装：指依据销售的实际需要，将大规格的商品分装为小规格的商品包装。n 防护性包装：指为了在商品的运输、存储和装卸的过程中保护商品所进行的包装。4.3.2.5 交接作业包装完毕，并且贴上相应的标签后，进行交接作业。库管员与领货人（运输部门人员或第三方物流人员）当面点验商品，办理交接手

34、续，交清后，由领货人在“出库单”上签名。4.3.2.6 登记入账 货物交接后，库管员将一联出库单交予财务部人员，财务人员要及时将出库信息录入到财务系统中，以完成对门店的财务管理与监督。4.4 退库管理4.4.1 商品退库流程4.4.2 商品退库规范 退库作业时间要求运营部在每个月的第2周周五补货前提醒门店完成门店退货流程；商品部（配送中心）在每个月的第2周周五补货前提醒门店完成退货前准备（退货商品整理打包，封装）。 退库商品运回配送中心（仓库）规范n 退库商品由补货车辆在返程时运回配送中心（仓库）。n 商品退货单必须与退货商品一并送达配送中心（仓库），如无商品退货单的，可退回门店（加盟商），由

35、此产生的一切费用由门店（或加盟商）承担。 退库商品入库保管规范n 库管人员根据商品退货单清点整理退库商品，数量核对无误后入退库商品区保管。n 仓库将退回的商品，视不同退库原因，分别存放于退库区并做相应标记。5 仓库日常工作管理5.1 仓库库存管理5.1.1 商品存储管理仓库的商品存储管理有两层含义：n 商品的储存，是指依据仓库的布局和商品特性，将商品存放在适宜存放的环境或场所的活动。n 商品的保管，是指为保证商品安全可靠、数量无差错、质量无变化而进行的商品看管和维护作业。5.1.1.1 商品的储存 储位指派的原则：n 确保商品安全原则：对商品的温度、湿度有特殊要求的商品，必须存放在要求的存储环

36、境中。n 提高作业效率原则：对周转频次高，商品重量大的商品，要靠近拣货区和发货区，以节省拣货的时间和拣货的工作量。 储位编码当规划好各储区储位后，对每一个储位进行编码，并将储位编码与储存的商品的品种、商品的条码对应起来。大大简化了商品查找的过程，提高了商品入库、拣货及商品维护的工作效率。5.1.1.2 商品的保管商品保管主要有以下几个方面的工作： 严格商品验收。商品入库时要严格把关，查清商品状况，防止在储存期间出现商品品质、口味等的变化，造成商品损失。 认真检查商品。定期或不定期的检查库存商品状况，如商品的数量、质量、包装等。可与商品的盘点同时进行。 确保仓储条件。保证商品特性所要求的保管条件

37、，特别注意仓库温度湿度控制、保持库存区清洁，以维护商品质量安全。如有异常情况发生，应及时采取有效措施加以防治，并上报配送部门主管。5.1.2 商品存货管理商品存货管理是将商品的库存量保持在适当的标准内，以免存货过多造成资金积压、增加保管困难，或存货过少导致仓容浪费、货品供不应求，对的销售造成影响。 仓库安全库存的制定n 仓库综合商品的供应商情况、商品在体系中的销售数据、订购商品的到货时限等因素，制定出每一类商品的安全库存。n 安全库存并不是一成不变的，要随着商品在体系中的商品销售生命周期动态确定。5.2 仓库盘点管理5.2.1 仓库盘点时间n 每月与门店同步进行盘点，一般安排在每月的25号，采

38、取全盘方式。盘点时需有财务人员监督盘点过程。n 不定期的对畅销商品和贵重商品进行盘点。5.2.2 仓库盘点流程及规范步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单盘点前准备1) 明确建立盘点的程序和具体方法2) 配合财务会计做好准备3) 准备盘点使用的基本工具和表单4) 盘点计划的制定，盘点人员的准备5) 结算库存资料u 工作重点商品出入库资料的结算；盘点人员的到位商品部（配送部门）财务部培训盘点人员1) 对盘点的方法、盘点作业流程和要求进行培训2) 盘点人员需熟练掌握盘点的基本要领、工具表单填写3) 部门管理人员作为盘点监督人员，要熟悉盘点现场和盘点工作u 工作重点培训盘点人员，保证其掌握盘点要领

39、和工具表单的填写 商品部（配送部门）清理库存区盘点工作开始前，要对库存区及库存商品进行清理，包含的主要工作有：1) 对尚未办理入库手续的商品，应予以标明，不在盘点之列。2) 对已办理出库手续的商品，要提前通知有关部门或人员，运到相应的配送区域。3) 帐卡、单据、资料均应整理后统一结清。4) 整理商品堆垛、货架等，使其整齐有序，以便于清点计数。5) 通知各需求部门预领所需物品，盘点开始后，不能取用库存区商品。u 工作重点界定清晰盘点的商品，对未入库或已出库的商品不能计入盘点数据商品部（配送部门盘点作业1) 进行盘点工作2) 由于盘点工作比较单调，要注意加强对盘点人员的监督与领导，活跃工作气氛，注

40、意劳逸结合。3) 盘点人员工作要仔细认真，防止出现差错。u 工作重点盘点人员工作要仔细认真，监督人员加强监督商品部（配送部门商品盘点表盘点盈亏处理1) 盘点结束后，依据商品盘点表进行盘点盈亏分析2) 查找盘点盈亏的原因，对商品盘点盈亏进行调整，使账面数和实物数一致。u 工作重点通过盈亏分析及调整，保证商品账面数和实物数一致。商品部（配送部门财务部商品盘点分析表商品盘点盈亏调整表445.2.3 盘点工具表单5.2.3.1 商品盘点表 商品盘点表 表单编号：编号商品条码商品名称规格型号存放位置盘点数量复查数量盘点人复查人123567891011121314155.2.3.2 商品盘点盈亏调整表 商品盘点盈亏调整表 表单编号：编号商品条码商品名称单位账面数量实存数量单价盘盈盘亏备注数量金额数量金额1235678