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1、 冀中能源井矿集团 OA协同办公系统简明操作手册 尊敬的公司领导：感谢您使用A6协同管理软件！用友致远A6协同产品以“协同管理、赢在执行”为实现理念，是一个融入先进的协同管理理念，能切实解决公司办公管理工作中的关键应用的信息软件平台。集团OA协同办公系统是利用集团公司网络系统，采用集中部署方式，搭建起的一个满足从集团公司到各子公司管理人员办公事务处理的基础信息平台。平台应用的目的是形成集团公司基于工作流架构的协同办公、公文处理、表单应用等事务处理机制，为领导提供一个方便有效的事件跟踪、监督和管理手段，实现办公自动化及管理信息化。此次培训工作将分三步进行：第一步，讲解系统设置及常用的协同工作，保
2、证您在短时间内便能迅速掌握OA协同系统，熟练操作协同的发起、审批、处理等工作；第二步，介绍公文操作，实现您在OA系统中完成单位内部拟发文审批过程和外部来文的收办、收阅过程。第三步，会给您安排表单审批的讲解，以便实现您对下级表单的审批或上级表单的上报，实现表单在整个OA系统内的流通；以下是第一期培训资料：系统设置及常用协同办公操作简明手册。A6协同管理软件 整体产品功能个人桌面: 将待办事项，跟踪事项，公共信息，关联人员，关联项目，历史信息，电子邮件等信息个性化设置，实现第一时间全面展现信息。协同工作: 通过该功能实现日常办公中80%的重要管理应用。协同工作以“流程”的表现方式发起、处理、归档，
3、完成日常的请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、文件传递等实际工作，有自建流程和模板套用两种方式实现协同流程。关联项目，关联人员: 通过该功能实现对信息组织高度集成和优化，以人或事件为中心，把日常办公中对自己关注的人或事的状态、过程、结果关联起来集中呈现和管理，是信息组织高效的创新应用模式。表单应用: 表单是办公管理元素的载体和展现，通过自定义表单，实现单位内部的审批单，申请单、调查单等各种业务，把它与角色、流程、权限绑定，解决日常管理协同中的关键应用，并可按条件进行统计、查询。公文管理: 通过拟文、审核、审批、封发、传阅、来文登记等流转方式，实现单位内部拟发文审批过程管理和外部来文的收办、收
4、阅过程管理。支持痕迹保留、公文套红、手写签名、电子盖章功能，内置国家的6种标准公文模板、自动套用。文档管理: 通过该功能完成单位、部门、项目及个人的信息分类管理，提供文档借阅和综合查询等应用功能。有多级档案管理员设置，通过自由定义分类，严密、灵活的权限体系，实现多层次、多角度的文档共享需求。同时提供转发协同，转发邮件共，达到信息互通互联。电子邮件: 以Web Mail方式连接各种企业邮箱，通过系统提供的邮件管理功能实现外部mail信息与企事业内部协同信息的互动，进入到协同工作的流程管理。即时消息: 提供点对点的即时消息通讯，文件传送等应用，并能作为办公通的离线通知器, 在不进入协同系统的情况下
5、，及时获取办公通系统内的提示信息。常用连接:常用连接可以实现门户应用，通过简单的参数配置，即能将如用友NC，HR，网络分销系统，客户网站以及其他任何基于BS架构的系统连接在一起，实现从办公系统到其他系统的一键式访问。日程计划会议: 通过该功能有效实现日程、计划、会议管理，并可随时了解他人日程安排和计划，运用工作日志、周计划、月计划管理功能来进行工作计划的申报、批复、总结等日常事务管理。一、如何登录您的OA系统？方法有二：1、 打开IE浏览器，输入地址：http:/192.168.1.8:8080 ，输入用户名、密码，点击“登陆”。2、 采用A6精灵: 点“开始”“程序” “用友致远办公系统”“
6、A6精灵登录”, 运行后弹出配置界面，输入密码即可完成登录。若勾选“自动登录”，则下次开机A6精灵便自动激活登录。注意：A6精灵日常使用OA系统界面右上角的 键是A6系统的切换键，点击它可缩小到右下角变成精灵图标，精灵图标上可以直接切换到首页、直接发协同、公文等。二、如何修改您的个人信息及密码？1、 个人信息设置：如上，点击快捷菜单栏中，“个人设置”“个人信息设置”，在“个人信息设置”页签下，便可修改个人相关信息，如出生日期、电子邮箱、单位电话等基本信息，可以进行短消息提示声音是否屏蔽的设置。2、 修改密码：在系统首页左上方快捷菜单栏，点“个人设置”“个人信息设置”，在“修改密码”页签下，修改
7、栏中输入您的新密码两次，确认后修改成功。下次登录系统使用新的密码。三、如何设置个性化的个人首页？系统支持个人和单位双首页，打开后显示默认显示“个人首页”，有4个工作模块，默认为：待办事项、跟踪事项、我的模板、关联人员/项目。1、 栏目个性化效果：个人首页除第一栏（待办事项跟踪事项）已固化，其余的三个栏目可个性设置。 操作方法：在系统首页左上方，点“个人设置”“个人首页设置”，点击每个栏目下面的“选择栏目”按钮，进行栏目的配置。点击“确认”，设置成功。2、 各栏信息展示配置：在配置好个人首页栏目后，点该栏目下“配置模版/人员/项目”，用户便可进行各个栏目展示信息的推送，方便日后快捷点击查看及使用
8、。 3、 界面风格个性化效果：系统界面支持经典蓝色、apple风格、蓝色海洋风格、Vista风格。操作方法：在系统首页左上方，点“个人设置”“个人首页设置”，在“个人风格设置”页签下，即可更改自己喜欢的界面风格，通过首页换肤，提高界面现代感和潮流感；通过首页风格变化，提高对使用者不同感官的满足。四、如何配置您常联系的人员及关心的项目？关联人员是把与自身工作相关联的人员、上级领导、助手/秘书等进行信息的整合，设置好后该人员将在首页，通过直接点击该人员便可与其进行相关的协同、公文、文档等往来；上级领导可直接给下属安排日程任务，并随时查看其办公状态。1、 设置个人首页方法：在系统首页左上方，点“个人
9、设置”“关联人员设置”，直接选择人员，确定关联人员、上级人员、助手/秘书人员。 设置完成后在“个人首页”右下角显示关联人员2、 “关联人员”的使用：设置完成后，点击该人员“XX发给你的”和“你发给XX的”的更多出现的界面中，可将与该联系人之间交互的事项进行转发。相互选定的人员在关联人员中可以直接对其进行日程事件的安排。3、 您所关心的项目查看：如果您是该项目的负责人，则需要您来配置该项目。配置项目填写新建项目填写项目名称填写项目类型选择项目开始结束日期选择项目主管领导选择项目成员选择项目相关人员对此项目进行描述选择项目状态确认提交。可查看和新建此项目的：项目协同、项目文档、项目计划会议日、留言
10、讨论等，也可修改此项目的设置等。如果您是该项目的主管领导或项目成员或相关人员，那么在您的“关联项目”中就存在该项目，您可以查看此项目的有关协同、文档、讨论留言、计划会议日程等、也可以新建协同、新建文档、发表讨论等，但不可对其项目进行设置。 注意：关联项目设置若新建立的项目中，您是建立者或相关项目负责人和人员，则该项目建立后系统会自动将该项目推送到您的关联项目桌面上显示。点击某项目则可直接查看与该项目有关的协同、文档、会议日程、讨论等。五、如何自由创建您的协同工作？操作方法：点击一级菜单“协同工作”“新建协同”，进入新建的页面，发送一新协同最基本要包含4步骤，填写【标题】，编制【流程】，书写【正
11、文】、点击【立即发送】。注意：新建协同正文可以是文本文件，也可以选择word、excel、wps、et等文件。此协同文件也可以选择常用格式（个人格式/系统格式），也可以将此协同文件归档或选择项目，可以选择有无跟踪，可以选择重要程度等。如果您的协同还未编辑完整可以先暂时选择【保存待发】。六、如何处理别人发给您的协同？操作步骤：第一步：用户选择所要办理的事件，点击该协同事件；“个人首页”“我的代办事项” ；第二步：用户根据实际情况，选择“转发”，“回退”、“终止”、“知会”、“加签”、等操作。第三步：选择“已阅”，“同意”，“不同意”，填写意见，同时可以进行“继续并提交”、“继续并归档”、“继续并
12、删除”。注意：如果需要对正文进行修改，则选择修改正文，对此文件进行修改，提交后可以看到修改的痕迹，方便您的审批工作。修改的正文以word文件最为明显。七、几个常用工具的应用：1. 如何查看已经办理的协同事项：只需选择“协同工作”“待办/已办”。2. 如何查看在线人员：选择首页上“在线人数”，打开在线呼叫系统。3. 如何和在线人员进行交流，并查看历史交流信息：打开在线呼叫系统（如上图），选择查看人员、部门岗位和发短信息，点击，打开发送信息对话框。查看历史交流信息：在“个人首页”“待办事项”“在线信息”可查看或下载历史交流信息。4. 如何给不在线人员留言：打开“常用工具”“员工通讯录”选择人员详细
13、信息发送留言。附注：1、处理协同中各功能按钮简介：1）、 【转 发】您可将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为您发向被转发用户。2）、 【回 退】若您感觉该协同内容不合理，则可转发将流程回退至前一节点，回退前可以加注您的意见、态度等。回退之后，该协同事项将出现在您的前一节点用户的“待办事项”中，该用户会收到系统自动发出的回退提醒，并可以在“待办事项”中查看您回退的意见。 注意：系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改，直至定案。并且当用户只能回退至前一节点，操作时系统会出现警告询问提示。3）、
14、 【终 止】如果用户点击“终止”，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示。4）、 【知 会】您可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。 注意：该与转发事项的不同处在于，转发是生成一个新的协同事项，而知会是在原协同事项的流程基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点,知会操作支持一个或多个人。进行知会操作后不立即提交后台,只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。5）、 【加 签】您可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。 注意：加签人员将是
15、流程中的关键节点之一，加签允许并行加签和串行加签，加签操作支持加签一个或多个人，部门和组，同时支持节点权限的修改。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。6）、 【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完了，才会流转到下一节点。7）、 【修改正文】事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在事项正文后面显示。2、协同工作中各功能节点介绍：1)、 新建事项：点击一级菜单“协同工作”，选择“新建事项”，进入新建协同操作界面，可进行相应的操作。2)、 待发事项：包含了您对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。您可对其：l 【立即发
16、送】将协同事项进行发送，l 【转发邮件】将协同以邮件的形式发送，l 【删除】删除该列表记录。3)、 已发事项：包含了您所有已经发出的的协同事项，用户可以对协同处理情况进行实时查看。您对其可：l 【转发事项】您可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和转发新闻。l 【重复发起】若您是发起者则可将已发事项重复发起，以便再次形成一个流转圈。该功能适合对同一事项的多次重复讨论，直至定案。l 【归 档】将协同事项进行归档保存。l 【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中；协同流程撤销后回到“待发事项”。l 【跟踪】若您是发起者则可在列表中点击跟踪标志，可以进行修改跟踪的标志，将
17、跟踪标志由“有”修改成“否”，也可以由“否”修改成“有”。步骤：选择要进行发送的协同，点击“转发”, 可以转发协同,转发邮件。 【】您若点击补充正文按钮，对已发出的协同进行正文内容和附件的补充。 【】您若点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击击流程中的人员，可以发送在线消息。如果流程中组成员比较多，用鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看。4)、 待办已办：包含了您对已处理和未处理协同事项进行查看和处理。默认显示“待办”事项列表，点击“已办”显示所处理过事项，点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项同，处理状态分别表示：已办； 进行中；待办。您可对待办已
18、办进行：l 【转发事项】将所选择的协同事项转发给其他人员或部门。可根据需要选择以协同、邮件、公告或者新闻的方式进行转发。l 【归 档】将协同事项进行归档保存，在待办列表中做归档操作相当于执行了“继续并归档”的操作，可以进行批量处理。l 【】（待办协同）将当前的待办协同转化为日程，转化为日程的协同出现在处理人的日程事件列表中；l 【】（已办协同）在查看已办流程时，处理人可对已办流程后续节点未处理的流程进行回收，回收后成为处理人的待办事项，重新进行处理。对后续节点中有成员已经处理了的流程，则不能进行流程回收操作；l 【意见震荡回复】您在待办和已办事件列表中查看他人意见时，可以对他人意见进行震荡回复。可以选择是否对回复意见进行隐藏，如果选择隐藏回复意见，那么只有发起人和处理人可以看见该意见信息，对流程中其它人员则显示为隐藏。 第 13页 共 14 页 冀中能源集团OA项目组
