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1、Harbin Engineering University 密级： 哈尔滨工程大学科研项目管理手册 项目名称： 甲 方： 承担单位： 项目负责人： 联系电话： 填 写 说 明为规范我校科研项目管理，使广大教师员工熟知科研管理程序，根据我校关于科研项目的管理办法，并结合保密要求，制订了哈尔滨工程大学科研项目管理手册。学校所承担的每个项目均配套一式两份管理手册，各学院和科技处各留一份，做到一项一册，可手填也可打印。管理手册使用的形式为活页式，可随时根据具体需要进行补充和更新。封皮活页夹由学校统一制定并下发。管理手册的电子版可登陆进行下载。该手册由四部分组成，共25个表格，贯穿了项目管理的始终，即立
2、项管理过程管理验收管理成果管理。为方便使用，现将手册的填写做如下详细说明：一、凡带号的表格和栏目涉密项目必须填写，非涉密项目可不填写。项目负责人在研制工作正式开始之前填写承诺书。二、封皮活页夹封皮活页夹由各院系提前领取和使用，在正式上报合同审批表后进行填写。如果项目立项失败，其已发生的在立项过程中的管理表格自动失效，由各院系按照保密要求自行处理。经科技处同意立项后，各院系和科技处业务主管科室负责手填封皮活页夹，要求一致。其中项目名称和甲方必须完整和准确；联系电话为项目负责人的常用电话。三、科研项目基本情况表该表为办理合同审批前所必须完成的。 项目名称和甲方必须完整和准确； 项目密级是初定的，5
3、个备选项中选其一，在所对应的上打； 定密依据要根据项目背景、研究内容和技术指标来确定，语言要精练； 文件资料名称是指为立项所撰写的项目建议书、开题报告、论证报告、先期实验报告等，要将名称填写完整； 成果约定是在合同约定之外，学校与各承研项目组所约定的具体形式和数量，作为后续科研项目检查、评价项目质量、考核项目完成情况、项目组成员科研绩效考核的重要依据。预计成果形式有多个备选项，可根据项目的实际情况进行选择，在所对应的上打，并注明数量。上述内容由项目组填写。 院系科研办、科技处知识产权办须签署意见，在其同意后，科技处业务主管科室方可签署意见，允许进入立项工作。四、立项评审意见此表由科技处填写。立
4、项评审意见是指甲方或甲方组织的专家对拟申报或参研的项目是否立项的意见，是甲方正式下达的或有专家组长签字的评审意见，主要集中在计划类项目和重大横向科研项目。我校承担的科研项目有评审意见的，可将其复印后粘贴到立项评审意见表中，若无评审意见可不填。五、科研项目计划表该表为办理合同审批前所必须完成的，可手填也可打印。此表由项目组填写，相应管理部门签署意见。预计节点完成内容应与拟签定的合同或协议相一致，若合同或协议中没有明确规定的，项目组应按照内容和时间合理安排研制工作节点计划。在合同或协议执行过程中需要更改研制工作节点计划时，须由项目组对更改计划作出明确调整，并表述更改理由，理由要充分，不能借项目研究
5、内容难度大、人员少作为托词。项目负责人、各院系科研办应对计划表负责，并认真按照节点履行。六、课题组成员信息表该表为办理合同审批前所必须完成的。该表由项目组填写。各项目组在填表时必须实事求是。本表将作为项目报奖、职称评定、硕博导评定以及其他关于科研项目人员界定的唯一有效依据。 该表中的专业是指某人现在所从事的专业； 任务分工是指在本项目的研制过程中，某人所做的工作范围； 涉密编号等级是涉密人员的涉密编号和等级，如43010001，核心； 调入是指在研制过程中，根据需要进行人员调整时，补充进入项目组的人员，可在本表中按次序进行补填，并在调入栏中打进行标识； 调出是指在研制过程中，根据需要进行人员调
6、整时，调出项目组的人员，可在调出栏中打进行标识； 项目负责人和其他项目组成员均必须本人签字确认。七、场所和设备使用备忘表该表为办理合同审批前所必须完成的。该表由项目组填写。物理环境位置分布是指项目组在进行科研项目研制过程中，所在的位置及部位涉密等级。如31号楼203室，一般。要害部位必须有防护措施且满足保密要求。涉密复印机和打印机是指在本项目研制过程中要用到的机器，且必须注明保密编号。在研制过程中，若场所、设备有调整的，可进行更改，填写更改记录。说明更改的事项和时间，将更改后的场所和设备按照上述要求进行描述。八、合同审批意见表在完成本文所述的三至七项后，可填报合同审批表。 项目编号是指由上级机
7、关或甲方下达的编号，若没有编号，则由学校进行登记编号； 项目简称必须经过脱密处理； 合同类型中的1至5项，由项目组进行选择或填写，第6项由科技处负责认定和填写。以下5种情况之一的为校管项目，其他为院管项目：1. 机密级以上的项目（含机密级）；2. 国防重大专项；3. 跨院系合作项目；4. 我校为大乙方的项目；5. 质量体系内的型号生产项目。 校管项目以学校科技处为主，各院系配合进行管理；院管项目以各院系为主进行管理，科技处负责监督和检查。合同意见审批表中必须明确校管项目或院管项目。九、科研项目分合同审批表院管项目的分合同审批表只签署到院系领导一层即可；校管项目按照实际情况由各单位和领导进行签署
8、。无论是校管项目还是院管项目，其分合同编号必须由科技处统一登记编排。十、涉密会议基本情况证明该证明是项目组在参加完涉密会议后，用于代替会议通知报销会议期间所发生的费用。主管部门意见中，校管项目由科技处签署意见；院管项目由各院系科研办签署意见。十一、涉密合同经费信息表该表是项目组办理有关财务事宜时，用于代替涉密合同的文本。主管部门意见中，校管项目由科技处签署意见；院管项目由各院系科研办签署意见。十二、无论校管项目还是院管项目，减免管理费、预开发票和不做固定资产均要求学校进行审批。十三、科研项目经费拨付情况统计由科技处填写。十四、科研项目节点检查表该表是根据项目研制工作计划，在项目研制过程中，管理
9、部门对项目执行情况进行掌握的手段之一。各级科研管理部门必须按照项目节点计划表进行检查。校管项目由科技处组织检查，院管项目由各院系科研办组织检查，检查结果报科技处备案。该节点所产生的成果由项目组填写。在检查过程中，若项目组由于保密工作不到位而引发了严重的泄密或失密事件，须另行起草专项保密检查报告予以说明，报保密办留存。十五、科研项目节点检查整改意见通知单校管项目由科技处根据节点检查结果下发整改通知，各院系科研办配合对项目组整改工作进行督促和检查；院管项目由各院系科研办根据节点检查结果下发整改通知，并在项目组完成整改后填报整改验收意见，报科技处备案。十六、重大科研涉密活动审批表校管项目的重大科研涉
10、密活动由科技处承办，保密办审批，院管项目的重大科研涉密活动由各院系科研办承办，科技处及保密办审批。活动时间和内容由项目组提供。每个审批表后应附重大科研涉密活动专项保密方案，方案由活动承办部门负责制定。十七、科研项目结题、验收报告通知单由科技处填写下发到各院系。十八、历次会议所形成的评审意见、纪要汇编在项目执行、结题、验收过程中，会议所形成的评审意见和纪要复印后粘贴在此表中，校管项目由科技处负责，院管项目由各院系科研办负责。十九、项目验收审核表由科技处填写。二十、归档证明项目研制工作结束后，项目组应尽快将项目有关技术文件和资料归档，根据学校关于档案的要求执行，并由档案馆开具归档证明，并将归档证明
11、或其复印件粘贴到此表中，作为项目结算的依据。二十一、科研项目结余经费结算申请书项目完成并经甲方验收后，项目组在办理完归档工作，即可申请结余经费结算。重大项目在完成某重大工作节点后，也可申请办理阶段性结算。结算的比例为项目总经费的10%。结余经费超过10%的项目不予结算，中央财政拨款的计划项目不能申请结算。二十二、项目专利信息表该表是项目在研制过程中或研制工作完成后，申报专利时项目组需要填报的。材料清单是指为申报专利所要提交的材料名称，专利申报成功后，将专利证书缩印并粘贴到此表中。二十三、项目奖励信息表该表是项目在研制工作完成后，申报奖励时项目组需要填报的。材料清单是指为申报奖励所要提交的材料名
12、称，奖励申报成功后，将奖励证书缩印并粘贴到此表中。二十四、项目成果推广前景预测该表由项目组负责填写。应结合本项目的研究成果和进展，在技术进步、社会效益、经济效益、潜在的应用前景以及继续后继研发工作的可能性进行阐述。承 诺 书为进一步加强对科研生产活动的管理，确保学校科研工作有序进行，项目负责人须履行如下责任：一、认真履行合同（任务书）约定的权利与义务。结合课题的特点制定并落实研制计划，对研制过程中的质量管理和进度进行控制。二、合理使用合同（任务书）经费，接受甲方或学校财务部门的监督与检查。三、对分承包项目实施质量控制。对涉密科研项目的外协、分承制方，要认真审核其资质，并做好项目的密级分解，严格
13、控制科研生产中涉密事项的知悉范围。四、按照合同（任务书）执行成果的归属在科研活动做好技术成果的知识产权保护工作。五、把保密工作与业务工作紧密结合，积极支持、配合、协助国家机关和学校开展各项保密工作，根据工作需要严格控制国家秘密的接触和知悉范围。六、对涉密项目的参研人员按照学校的有关制度进行监督管理，同时保留完整审查记录；依据项目密级，准确界定科研进程中有关节点资料、报告、数据、工艺实物及计划、生产、统计、质量、财务等信息密级。七、科研生产过程中所用计算机、便携式笔记本电脑和载体台帐清晰，使用、维修、报废要履行相关手续。八、所有电子文档与纸介质文档应与合同（任务书）文本同步确定密级，标注相应密级
14、标识，并确保科研资料完整归档。九、涉密计算机及涉密载体外出携带，严格遵守学校有关审查审批制度；涉密电子文档打印、复制应履行审批、登记手续。不私自销毁涉密载体。十、涉密场所禁止携带使用未经监管的便携式笔记本电脑及载体。十一、若因工作失误，造成项目不能按期完成，给学校带来重大损失，接受学校的处分和经济处罚。十二、若因未认真履行保密责任，造成本部门发生泄密或失密事件，接受学校的党纪、政纪处分及经济处罚，并承担相应的行政、刑事责任。项目负责人（签名） 年 月 日项目立项管理科研项目基本情况表立项评审意见表科研项目计划表课题组成员信息表 场所及设备使用备忘表合同审批意见表科研项目基本情况表项目名称项目负
15、责人需方单位（甲方）供方单位（乙方） 初步定密意见项目保密负责人： 项目密级： 秘密 机密 绝密定密依据： 立项过程中已形成的材料文件资料名称撰写人所用涉密机编号项目概述（包括本项目立项背景、主要研究内容、技术指标等内容概述，字数约为300字）成果约定成果归属：归我校所有 归甲方所有 双方共同所有具体约束条款：预计成果形式： 发明专利（国防专利） 数量： 实用新型专利 数量： 计算机软件 数量： 论文（三大检索） 数量： 著作 数量： 技术报告 数量： 样机 数量： 产品 数量： 其他 院（系）科研办意见： 签字： 年 月 日科技处知识产权办意见：签 签字： 年 月 日科技处项目主管科室意见：
16、 签字： 年 月 日立项评审意见表（附专家评审意见）科研项目计划表研制工作节点计划时 间 安 排预计节点完成内容预计成果形式年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日项目负责人签字：科研项目计划更改研制工作节点更改计划更改时间安排完成内容成果形式更改理由年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日项目负责人签字：院系科研办意见：科技处主管科室意见：课题组成员信息表姓名性别职 称年龄专 业任务分工涉密编号等级所用涉密机编
17、号等级调入调出签字项目负责人签字：场所及设备使用备忘表填表人：物理环境位置分布1地点：涉密部位：要害 一般防护措施： 有且满足保密需要 无2地点：涉密部位：要害 一般防护措施：有且满足保密需要 无3地点：涉密部位：要害 一般防护措施：有且满足保密需要 无办公自动化设备统计涉密复印机编号：1、 2、 3、 涉密打印机编号：1、 2、 3、 4、 5、 更改记录： ：合同审批意见表项目编号项目经费总 额（万元）密级项目名称项目简称(需脱密处理) 需方单位（甲方）供方单位（乙方）项目负责人保密负责人 技术负责人质量负责人项目执行时间 年 月 日 至 年 月 日合同类型1基础研究： 国家自然科学基金
18、博士点基金 省市基金 船舶行业基金 武器装备预研基金 社科基金 重点实验室基金 973 863 国防科工委基础研究 技术基础 核能开发 装备预研 演示验证 2型号生产： 军品型号生产 民品型号生产 3横向科研： 军品横向 民品横向4专 项： 5、其 他： 6、管理类别： 校管项目 院管项目审 批 意 见院（系）科研办意见：签字：年 月 日院（系）领导（保密领导小组）审查意见：签字（盖章）：年 月 日科技处主管科室审核意见： 签字： 年 月 日保密办公室审查意见（机密级以上项目填写）： 签字： 年 月 日、科技处领导审批意见（30万元以上合同填写）： 签字： 年 月 日 主管副校长审批意见（10
19、0万元以上合同填写）： 签字： 年 月 日项目过程管理科研项目分合同审批表涉密会议基本情况证明涉密合同经费信息表免交管理费申请书（分合同）免交管理费申请书预开发票（收据）申请书科研项目经费拨付情况统计设备不做学校固定资产申请书科研项目节点检查表项目节点检查整改意见通知单重大科研涉密活动审批表 ：科研项目分合同审批表来源合同编号 分合同编号： 分合同名称分合同简称（需脱密）需方单位（甲方）哈尔滨工程大学 学院/研究所分合同密级供方单位（乙方）分合同经费（万元）分合同执行时间年 月 日至 年 月 日乙方提供的成果形式该项目分承担方具有保密资格 有 提供保密资质证明项目负责人签字： 无 审核是否脱密
20、审 批 意 见院（系）科研办意见：签字：年 月 日院（系）领导（保密领导小组）审查意见：签字（盖章）：年 月 日科技处主管科室审核意见： 签字： 年 月 日保密办公室审查意见（机密级以上项目填写）： 签字（盖章）： 年 月 日、科技处领导审批意见（30万元以上合同填写）： 签字： 年 月 日 主管副校长审批意见（100万元以上合同填写）： 签字： 年 月 日 ：涉密会议基本情况证明会议名称（脱密）： 会议通知文号：会议时间： 年 月 日 至 年 月 日会议地点：会议类型： 立项/开题 方案评审会 订货会中期评审会 成果鉴定会验收会 工作协调会研讨会其他（请注明） 会议主办单位：会议协办单位：收
21、取会务费/评审费情况：会议通知中有明确要求，有收费标准 会议通知中有明确要求，无收费标准会议通知中无明确要求金额： 参会人员： 所属课题：备注：主管部门意见：签字（盖章）：年 月 日 ：涉密合同经费信息表项目经费卡号项目负责人涉密合同名称（须经脱密处理）编 号甲方乙方起止时间涉密合同经费付款信息1、合同经费： 2、乙方单位户名： 开户行： 账号： 3、付款方式： 4、付款内容： 5、备注： 项目组意见以上内容与签订的 合同相应部分属实。项目负责人签字： 年 月 日审核意见 主管部门负责人签字：年 月 日 ：免（减）交管理费申请书（分合同）科技处： 我项目组签定的 项目，合同总金额 万元，其中与
22、 签订 分合同，合同金额 万元，现申请减交分合同经费的管理费，请批示！ 项目负责人签字/日期： 院系科研办意见： 签字/日期： 院（系）领导意见： 签字/盖章/日期： 科技处主管科室意见： 签字/日期： 科技处领导意见： 签字/盖章/日期： ：免（减）交管理费申请书校领导及科技处：我项目组签定的 项目，合同总金额 万元，现申请减免部分经费（金额 万元）的管理费，请批示！免扣管理费理由：（不属于分合同及设备费的情况填写） 项目负责人签字/日期： 院（系）科研办意见： 签字/日期： 院（系）领导意见： 签字/盖章/日期： 科技处主管科室意见： 签字/日期： 科技处领导意见： 签字/盖章/日期： 主
23、管校领导意见： 签字/日期： ：预开发票（收据）申请书存根我项目组承担的 项目（涉密项目名称需脱密处理），根据 （单位）的要求，需预开发票（收据） 万元，特申请办理预开发票手续。单位（各院系） 经办人： 科室： 审批人： 日期： ：预开发票（收据）申请书 科技处及财务处：我项目组承担的 项目（涉密项目名称需脱密处理），根据 （单位）的要求，需预开发票（收据） 万元，特申请办理预开发票手续。原由：项目负责人签字/日期：院（系）科研办意见：签字/日期：科技处主管科室意见： 签字/日期：科技处领导意见： 签字/盖章/日期：-财务处意见：签字/盖章/日期： 科研项目经费拨付情况统计（单位：万元）序号总
24、经费计划拨付时间实际拨付时间拨付金额结余金额是否预开发票是否免交管理费1是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否2是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否3是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否4是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否5是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否6是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否7是 见预开发票审批单：否是 见免交管理费审批单：否 ：设备不作学校固定资产申请书科技处及资产处：我项目组承担的 项目（涉密项目名称需脱密处理）需采购 1. 2. 3. 等设备，价值 万元，该设备将交付甲方，因此申请办
25、理不作学校固定资产手续。请批示！项目负责人签字/日期： 院（系）领导意见签字/盖章/日期： 科技处主管科室意见： 签字/日期： 科技处领导意见： 签字/盖章/日期： 资产处意见： 签字/盖章/日期： ：科研项目节点检查表项目名称项目负责人节点检查依据：参照本册中科研项目计划表该节点所产生的成果成果名称成果形式密级备注节点检查结果（综述项目完成情况、成果、经费使用情况及保密工作） 院系科研办签字：年 月 日节点检查意见科技处业务主管签字：年 月 日 ：科研项目节点检查整改意见通知单 课题组：现根据 年 月 日对 项目进行节点检查后发现，在节点工作完成工作中存在如下问题，特发整改通知单，请课题组在 年 月 日之前完成项目整改。整改意见（主管部门根据项目节点检查意见填写）整改结果项目负责人签字/日期 院（系）科研办签字/日期 整改验收意见主管部门签字/日期 重大科研涉密活动审批表承办单位活动负责人活动类型 涉密会议 涉密试验 密品运输 其它 活动名称活动地点涉密等级参加人数活动时间及内容简况拟采取的保密防范措施承办单位负责人签字：年 月 日科技处业务主管部门意见签字（公章）：年 月 日保密办公室意见签字（公章）：年 月 日项目验收结题科研项目结题、验收报告通知单项目验收审核表历次会议所形成的评审意见、纪要汇编归档证明科研项目结余经费结算申请书
