某公司税务管理手册.docx

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1、安达信全球最佳实践财务分册-V（税务部分）安达信（上海）企业咨询有限公司企业咨询部财务与运营解决方案小组第一版（译文）二零零二年四月 10.0 管理财务与物资资源（续）最佳实践10.5 税务管理 110.5.1 确保遵守国家性法规10.5.2 确保遵守地方性法规10.5.3 确认并满足客户服务要求 2610.5.4 管理税务争议 32 10.5 税务管理最佳实践执行概要A. 将税务计划融入企业的总体战略。B. 制定年度税务操作计划，并对其进行监控。C. 建立一个专业化的，高度集成的税务部门。D. 在全公司范围内，广泛传达税务信息。E. 采用新兴的技术手段提高税务部门的效率。F. 有选择的将某些

2、税务活动外包，以提高效率和专业化程度。G. 对能影响税法制定的公共活动提供资助。执行概要概述现在，领先的公司会采用一种与以往截然不同的方式管理他们的税务问题。因为他们认识到，在当前这种机构不断精简，核心竞争力不断提到的趋势下，传统的、被动的纳税方式已经不能满足公司的需要。这些公司往往聘请税务问题专家对公司的纳税策略进行管理终极目标是合法避税。为了达到这个目标，很多公司积极的对税务部门进行了重组，并将税务计划工作提升到了重要位置。当然，这还需要税务问题专家和各个业务部门的经理进行良好的合作。这些经理应该认识到，他们参与税务计划实际上也是在为公司创造利润。最佳实践注：安达信对那些税务管理良好的公司

3、进行了仔细研究，并广泛听取了有关专家、顾问和行业领导者的意见，获取了大量税务管理方面的知识。以下的最佳实践谈到了很多与税务部门组织架构有关的问题，合理的组织架构是高效的公司税务部门的关键。只有公司拥有一个高效的税务部门，才能真正降低公司的税务负担，增加利润。- 制定总体税务计划- 制定操作计划- 建立税务组织- 宣传税务工作- 应用技术手段- 外包某些业务- 资助公共活动 将税务计划融入企业的总体战略。在领先的公司税务部门中，他们将税务计划视为一项最重要的工作。只有进行有效的税务计划，公司才可以实现合理避税。在进行总体税务计划时，必须对公司当前各项业务的税务进行评估。这需要税务部门和各个业务专

4、家进行紧密合作。而在以往，通常这些业务部门只是在年底向公司税务部门递交相关数据，由公司税务部门汇总成公司的总体税单。公司可以将税务计划纳入公司的总体战略，从而有效的提高税务计划的重要性。公司应当明示每位高层领导：税务计划是他们应尽的职责。这样，各部门的领导会意识到，税务计划员不仅是年终税务文档的编制者，还是部门制定业务决策时的合作伙伴。他们可以向部门领导提出有关各类交易的建议，比如：在销售、采购、合并和收购中如何合理避税。公司应该根据总体的战略目标制定具体的税务目标。首先必须认识到，公司税务部门的一项重要职责就是：保护公司的现金资产。如果公司的税务专家有机会参与各项业务的决策，他们会提出有价值

5、的税务建议，这些建议往往可以有效地帮助各个部门实现盈利目标。而在以往，由于在业务决策时忽视了税务负担，这些目标实现起来往往具有更高的难度。 制定年度税务操作计划，并对其进行监控。通过对公司税务部门职责的有效管理，管理层可以对总体税务负担进行有效评估并努力减轻这些负担。最终目标是，找到一种有效的方法，在法律允许的范围内，将公司的应纳税总额降至最低。例如，很多领先的公司建立了税务准备循环，他们采用了税务日历和一套系统化的工作方法处理每张纳税申报单。这个方法大大提高了总体税务流程的管理水平，优化了未来纳税申报单的处理步骤，从而降低了税费和罚款。有些领先的公司采取了另一种有效的方法更频繁的对应纳税收入

6、进行确认。例如，某公司以前每季度进行一次这样的确认，现在改成每周进行一次，这样，他们就避免了年底巨额税单的冲击。这种做法还可以使公司不至于因为纳税而出现现金不足的情况。在谈到税务问题时，大多数公司都知道，政府只是要求他们按时、足额的缴纳税款。除此之外，他们有足够的自由设法降低自己的税率。尽管这样，很多公司还是不能采取有效的策略，切实减少税务开支。这就是税务计划的重要性所在。有些公司的税务负担很轻，甚至可以避免某些税款，他们就是进行了有效的税务计划。通常这些公司每天都会对应交税款进行调整，努力将其降至最低。有些公司甚至建立的完整的税务信息数据库，这样，每个部门能实时的访问相关信息，帮助他们做出决

7、策。 建立一个专业化的，高度集成的税务部门。如果公司税务部门期望得到其他部门的尊重和大力支持，就必须拥有一些重要人物。在领先的公司，通常会由一位副总裁领导税务工作，而税务部门本身也会被当作一个重要部门。税务部门的经理或主管往往会参与公司各项业务的决策，甚至是公司级别的决策。现在，越来越多的公司取消了税务部门以往那种层级式的组织结构，取而代之的是项目组式的合作结构。这打破了各个领域之间的界限。以往总是分得很清楚，国家税、联邦税、财产税、以及销售税等等。领先的公司认识到，分散的税务计划和纳税行为会导致大量的重复工作，将大大增加公司的税务工作成本。同时还有可能引起各个专家之间的意见分歧，而导致无法有

8、效合作。这些领先的公司还认识到，一个综合性的公司税务部门能集中所有人员的智慧。该部门的每个职员或者每个小组可能会为不同的部门提供建议，但他们是整个税务部门的代表。在他们开始各自的工作之前，会参考公司整个税务部门的历史知识和经验。 在全公司范围内，广泛传达税务信息。如果公司税务部门可以和其他部门员工进行经常性的沟通，税务问题将得到广泛的重视，并能推动双方合作制定税务计划。沟通的常用方法有：正式的税务公告，或者时事通讯等等。最有效的沟通方式是让每个员工得到与本职工作密切相关的信息，特别是那些和各单位收入有关的信息。公司如果期望其他部门的职员能更多的参与税务计划的制定，就必须让各种税务专业信息更便于

9、访问，更便于理解。有些公司指定了专职人员负责回答有关税务的问题，有些甚至设立了“税务热线”。公司如果想了解他们是否有效的满足了其他部门员工的税务信息查询要求，也许最好的方法就是直接询问。领先的公司税务部门会定期主动收集内部客户其他部门员工的反馈意见，并利用这些反馈信息提高自己的工作水平。 采用新兴的技术手段，提高税务部门的效率。当前，人们不断追求更高的效率和更低的成本，于是技术手段成为了一项有价值的工具。新技术可以帮助公司的税务部门有效的改善工作流程并提高工作效率。例如，很多公司的税务部门将自己的电脑和公司的网络相集成，并与其它部门员工共享某些信息。这至少带来了两点好处：避免了数据的重复输入；

10、加快了数据的获取速度。税务操作软件是一个很重要的工具，最好的程序包含以下几种软件包：多种税率软件包、税务申报准备软件包、以及税务计划软件包等。很多公司的税务部门建立了集中式的数据库，取代了先前分散在各个部门的单一数据库。如果将信息进行分散维护和处理，会导致很多重复数据。集中式数据库的维护费用相对也低得多，也便于对税务信息进行稽核这可以提高工作效率。 有选择的将某些税务活动外包，以提高效率和专业化程度。很多公司逐渐意识到，聘请外部税务服务机构会给公司带来很多好处，尤其是在处理一些专业水平要求比较高的短期项目时。外包对季节性的税务活动是很有好处的。公司可以以较低的成本在一年内获取数次专业服务，而且

11、可以将公司本身的税务专家解放出来，让他们从事更有战略意义的工作。很多公司认为，在决定是否将税务服务外包时，应该首先对内部税务部门的优势和弱点进行分析评估。这可以帮助公司确定目前的税务职员是否具备足够知识优势，能有效处理公司那些不适合外包的税务工作。在大多数情况下，内部税务部门是更好的选择，他们比较方便管理，也比较易于和业务运营集成，并能对一些重要的战略活动进行有效控制。不过，公司仍然可以将一些常规工作和季节性工作外包，以充分利用规模效应和外部机构的先进技术，还可以弥补本公司员工的技能不足。 对能影响税法制定的公共活动提供资助。只要一个公司愿意投入足够的金钱和时间，甚至可以影响税法的制定。假如公

12、司还能为此制定一套系统的公共宣传策略，这种行为将更为有效。那些公共宣传行为通常包括一些游说活动、参与专业协会以及建立和政府的良好关系。领先的公司甚至会聘请专人全职的从事这项工作，努力使税收政策向本公司倾斜，宣传本公司在税收政策上的建议。当然，无论是请公司内部人员做这件事还是请外部人员充当说客，都需要大量的投入。不过这能确保公司的立场得到关注。另外一种比较经济的方法就是参加行业或者贸易协会。有些重要的协会和政府有紧密的联系，他们甚至资助一些全职的说客。不过这种方式有一个缺点，协会的建议总是由多数会员主导的，少数会员的意见不会得到重视。当前一些大型企业的普遍做法是，直接资助政坛的候选人。不过这种做

13、法需要谨慎对待，因为这直接影响公司的公众形象。如果公司一旦决定这么做，那么一定要确保任何捐助都在法律允许的范围内进行。A.将税务计划融入企业的总体战略。原理 为什么运用最佳实践公司可以将税务计划纳入公司的总体战略，从而有效的提高税务计划的重要性。公司应当明示每位高层领导：税务计划是他们应尽的职责。这样，各部门的领导会意识到，税务计划员不仅是年终税务文档的编制者，还是部门制定业务决策时的合作伙伴。他们可以向部门领导提出有关各类交易的建议，比如：在销售、采购、合并和收购中如何合理避税。忽视税务计划会使公司失去很多利用纳税策略节省开支的机会。这对公司来说是不必要的风险，让公司支付高额的税款，浪费了一

14、些本可以支持业务发展和增长的资源。 公司能得到什么- 高级经理更关注税务活动- 提高业务决策的成本效率- 降低税率- 更好的合作氛围行动步骤 改进公司的流程1. 告诉高级经理税务计划的重要性，并明确他们的职责。在刚刚引进税务计划这个概念的时候，应该对高级经理们进行简单的介绍，明确公司对他们期望，以及他们作为不同业务单位领导所应当承担的职责。这样，他们可以了解到为什么税务计划是战略规划重要组成部分。介绍通常应该包括以下几点：- 公司税务部门的目标如何与公司的总体战略目标相一致- 管理层如何支持这项工作- 税务部门的工作将如何影响业务单位- 编制税务计划所需的信息沟通渠道- 与税率相关的绩效评估体

15、系2. 将公司税务部门的目标与公司的总体战略目标相统一。公司税务部门能有效的保护公司的财务资源。它能帮助管理层实现公司当前和未来的愿景。其主要方法是通过保护利润来为业务增长和新产品开发提供足够的经济支持。税务部在处理业务时把公司看作一个整体，而不是分散的业务单位，这样就能够使这些单位通过良好的合作来减少税款，实现收入和利润的增长。如果税务部能致力于以下几方面能力的提高，将更容易完成任务：- 竞争力- 盈利性- 客户服务能力- 成本控制- 质量此外，管理层应当明确，公司是采用激进的税务政策还是保守的税务政策。采用激进策略的公司通常在市场上采取的是一种进攻姿态，他们积极利用一切减少税款和延期纳税的

16、机会来增加收入和利润。这些公司通常会承担更大的风险，有时甚至会因此受到一定程度的税务罚款或惩罚。当然，公司有责任在税务申报单中对一切不明事项作适当披露。如果公司预计到税务审计单位会对特定的疑点提出质询，就应该在准备税务申报单的同时准备好这些相关补充材料。3. 让公司税务部门的员工与其他部门的员工合作。大多数业务决策会影响公司的税率。可是，许多公司直到年底缴税时才想起公司的税务部门，希望他们帮助减少应缴税款。如果让税务部门参与业务决策的制定，公司就可以避免那些引起税务不利的方案。税务专家可以提出有助于公司降低税率的建议。此外，通过明确各项业务的税务责任，公司能保证所有交易的合法化，减少意料之外的

17、罚款和惩罚，有效的保护公司声誉和财务资源。和公司税务部门合作，能对员工进行有关税务问题的教育，提高他们的重视程度。这种合作关系的成功有赖于公司高层管理者税务经理和业务单位经理的意愿。一些公司需要对税务专业人员进行公司业务方面的培训；对业务经理进行税务问题培训。然而最大的挑战可能是改变公司文化，也就是传统的将税务部与业务单位相分离的文化。公司首先可以明确改变工作方法将带来的收益，这些利益能有效的推动合作。安达信发现有的公司税款较低，处罚也较少，他们通常在编制税务计划上花费了大量的时间，而在税务操作、税务报告、汇款上只花费了一小部分时间。研究发现，这类公司通过把税务计划与企业战略相结合，平均节约了

18、74的成本。这里有一个来自全球电机工程巨人ABB美国分支的成功案例。1994年，当公司完成了两项重要的兼并后，该公司主管税务和进出口的副总裁Julietta Guarino，引进了“实时税务安排”方案。Guarino的主要困难是同时合并三个税务部门。她认识到需要重新培训其税务专业人员，把他们从“被动的后台服务人员”转变为“积极引导客户的服务团体”。她的“实时税务安排”方案要求税务部门的员工直接与业务部门合作。税务部门的员工作为内部顾问，在交易方案决策前提出所有的税务建议。Guarino说，“实时税务安排”带来了很多好处。首先，当交易签订时，相关的税务工作就基本完成了。第二个好处是：ABB的税务

19、很易预测，定期预测结果和实际结果总是惊人的一致。公司将所得税的循环周期缩短了50%；将销售和使用税的循环周期缩短了66%。结果部门的年终偏差为零，ABB的税务部门为其他公司的税务部门提供了良好的工作参照标准。B.制定年度税务操作计划，并对其进行监控。原理 为什么运用最佳实践通过对公司税务部门职责的有效管理，管理层可以对总体税务负担进行有效评估并努力减轻这些负担。最终目标是，找到一种有效的方法，在法律允许的范围内，将公司的应纳税总额降至最低。 公司能得到什么- 更有效的税务管理- 提高税务预测能力- 提高税率控制能力- 更好的安排协调税务操作日程和税务申报日期行动步骤 改进公司的流程1. 建立税

20、务准备循环，并定期检查，以实现不断提高。通过建立税务准备循环，公司能确保业务最繁忙的时候也不在税务问题上出现纰漏。许多公司使用税务日历、分步式工作计划处理每一张纳税申报单，并因此获益。当税务准备循环建立好之后，他们会不断的进行检查和调整，提高该循环的效率，以便将来获得更大收益。通过分析前一年的工作，公司可以发现改进的机会，这能降低税率和工作成本。审计员的历史业务记录和公司与税务机关达成的历史协议是非常重要的资料，应该进行仔细分析。最有效的方法是把来自业务单位和行政及法律部门的信息综合起来。2. 在整个财政年度中，阶段性地定期确认全年的应纳税收入。如果对公司的税务负担进行经常性的估计，而不是每季

21、度进行一次，公司可以避免年末受到巨额税款的冲击。公司要做的第一项工作就是根据对财务状况的影响大小识别并记录所有的财务信息，包括重要事项和或有事项，如营业税和投资收益等。然后和有关人员一起，逐一进行审查，并记录可能出现的纳税申报问题。Bushman公司对其税务负债进行严格的定期管理，该公司有300万美元的资产，生产造纸机的零部件。公司所有者兼首席执行官Bushman每周对公司的现金和税务状况进行分析这个惯例起源于公司早年发生的一场灾难。那场事故发生在4月14号，当时公司需要支付15000美元的税款，可是没有足够的现金，也无法通过贷款来解决这个问题。Bushman刚刚付了一笔巨款用来扩充公司的生产

22、设备。他错误的以为公司有很多现金，因此没有注意其税务负债。幸运的是，一位客户在最后缴税期限前下了大量订单，帮助他获得了必要的税金。从此以后，Bushman再也不想受到税单的困扰。因此，他每周用一个两页的表格来跟踪现金和税务状况。这一表格综合了各种数据，使Bushman能及时了解公司的现金流信息。3. 定期评估税务策略，寻求公司更低的税额。政府要求公司按时足额缴税。然而，公司可以在法律允许的前提下，把其适用的税率降到最低。法律为公司提供了减轻税务负担的机会。税务计划中，应当安排对公司的税务策略进行阶段性评估，这样公司就能从这些机会中获益。有些公司的税务负担很轻，甚至可以避免某些税款，通常这些公司

23、每天都会对应交税款进行调整，努力将其降至最低。虽然这听起来是一项十分麻烦的工作，但它仅需建立一套与所有业务决策相关联的税务评估程序。通过建立一个与决策和税务相关联的数据库，公司能很快明确如何避免额外税务，并能从各种税务减免机会中获益。以下是利用美国联邦税法进行合理避税的例子：- 净营业损失（NOL）。公司的净营业损失可以向前结转三年，或者向后结转15年。如果公司预期下一年会有较高的税级，就可以选择只向后结转，以此来有效利用将来的高税级。这一选择是不能取消的，但它仅适用于出现损失的当年；公司可以在下一个发生净营业损失的年度作出新的选择。- 折旧。每年公司可以注销固定数量的可折旧设备或机器，但是这

24、些扣除额不能引起净营业损失。当公司的设备或机器的成本超过20万美元时，这一规定就不再适用，哪怕不被允许的扣除可能会无限制的向后结转。从1993年到1996年，设备或机器折旧的允许扣除额为17500美元，1997年增加到18000美元，并会继续加速递增，预计到2003年折旧注销上限将达到25000美元。此外，公司可以主动承担一些损失，低价出售或报废一些不再使用的设备和机器，并将其成本注销。但要求有必要的文件证明该设备或机器已经十分低效、过时或不再有用。公司还能通过调整资产购买时间来增加设备或机器的折旧值。许多公司根据自己的会计年度每隔六个月计算一次折旧，不管资产购买在会计期间的何时发生。然而，如

25、果公司采用的不是季度折旧法需要有关部门的批准，公司不能在最后一季度完成全年40以上的采购金额。- 股利扣除。只要持有股票45天以上，公司就可以在税前扣除股票红利。- 慈善捐助。公司可以扣除一部分慈善捐助。这通常限制在公司收入的10（在扣除净营运损失、股息收入、任何向后结转的资本收入和慈善捐助本身之前）以内。公司还能扣除他向教育或服务机构捐赠的财产或设备的成本。这类慈善捐赠还有减少多余存货的好处。- 递延收入。公司能把当年发生业务的部分收入推迟到下一个年度，这样可以降低当年的收入水平。这通常需要与客户就延迟商品装运或其它服务进行协商。- 应收帐款。通过减去无法收回的过期帐款，公司能降低利润表余额

26、。4. 使税务惩罚和罚款最小化。税务处罚和罚款低于平均水平的公司有下列共同管理经验：- 他们把收入纳税申报单准备流程自动化。- 他们维持总帐对税务的敏感度。- 他们定期进行质量保证检查。- 他们与相关的政府税务机构有密切联系。- 他们在填报纳税申报单时就考虑到了审计需要。C.建立一个专业化的，高度集成的税务部门。原理 为什么运用最佳实践如果公司税务部门期望得到其他部门的尊重和大力支持，就必须拥有一些重要人物。只有管理层的支持才能有效地推动公司税务部门和其他部门之间的沟通和合作，也许委任一位高级主管或者副总裁负责此事是一个好方法。头衔本身并不重要，关键是让员工意识到税务部门在业务决策中的重要性。

27、 公司能得到什么- 更专业的税务部门- 税务部门的人才储备更加充足- 更好的合作环境- 税务工作的效率和准确性提到行动步骤 改进公司的流程1. 授予税务部与其他主管部门相等的地位。公司对税务问题的重视程度通常可以从税务部门的组织架构中得到体现。如果税务部门的责任是在法律允许的范围内尽可能的降低税率，就需要得到管理层的支持，能与公司领导进行有效沟通，并有权作为业务顾问向公司其它员工提供建议。如果可能的话，公司可以在部门内设置一定的级别，并指定一名经理或主管来指导税务工作。他在管理层和主管会议上代表税务部门，并和其它业务部门建立合作关系。一些公司把税务工作人员分散到各个业务单位中。这会导致税务计划

28、和对税法的运用不一致，或引起重复劳动。这还会导致不必要的地方保护主义和竞争，从而引起税务人员的纠纷，而他们本该作为一个团队来合作并分享他们的知识和经验。为了防止这一点，公司可以建立一个简单的税务部门，负责计划、报告和组织活动，并委派税务员工在必要的时候与业务单位合作。一个简单的部门不仅较节约成本，还更利于开展经验共享来提高部门的专业知识和技能。2. 聘请具有敏锐业务理解力的税务专家。以往，大多数公司都热衷于雇佣具有专业税务背景的人员，但他们很快发现最好的员工还应具备对公司业务的理解能力。此外，他们还应掌握足够的沟通技巧，能与业务单位建立牢固的工作关系。一旦明确了为哪个业务部门工作，税务工作人员

29、就应该学习与之相关的业务知识，这样他们才能更好的制定战略性的税务计划。公司可以提供培训课程或进行指导，让业务单位员工向税务员工提供信息，帮助他们理解部门业务和公司业务的目标。在许多最佳实践公司，业务单位和公司税务部门都建立了正式的联系，以便双方定期沟通。在Texas Instruments Inc.，这种合作关系堪称典范。Bill Blaylock，是这家达拉斯电子巨人的税务主管，他经常和外部税务服务机构一起，根据美国国内税务部的标准，对本公司和其他公司的税务部门进行审查。这种定期审查使公司成功地改善了其税务计划流程，同时也获得了人事方面的收益。Blaylock现在拥有最好的税务专业人才，并能

30、提供最好的服务。目前，德州仪器的税务部门中共有五名曾为政府税务部门工作过的专家三名来自国内税务部，两人来自州税务部。3. 利用团队合作来提高税务部门人员的绩效。团队合作打破了人员之间的界限，传统上，税务员工都是单独工作的，几乎互相隔离。例如，公司会有一个小组来处理联邦税务问题，另一个小组处理州和地方的税务问题。另外一些公司可能会有一个小组来处理营业税和消费税，一个小组处理所得税，还有一个小组处理财产税。这种隔离式的工作方法成本昂贵，并阻碍了知识分享。税务小组的构架和目标随具体需求而变化。例如，一些税务小组的工作重心是税务活动的合法性，而无关税务类型（所得税、营业税、财产税）或法律上的管辖权（州

31、、地方、联邦）。其它税务小组直接和业务单位合作，帮助他们认识税务问题以及业务决策如何影响公司的税率。最终结果是，整个税务部门不断成长，具备了多种职能。他们的工作能确保每项税务活动的合法性。这一方案通常会产生额外的收益，因为参与的员工会接受其专业领域外之的培训。服装制造厂Levi Strauss公司的税务部门有一个横跨各个税务专业的小组，并称之为“自由构建”小组。这种命名是较为准确的，因为该小组能独立决策，并进行自我管理。税务部门的任何员工都可以提出节约税款的建议，并自愿领导执行。其它对此建议感兴趣的员工会可以组织一个会议，在会上将确定各人的职责并提出实现该建议的项目计划。税务委员会副主席Vin

32、cent Fong说，建立这种小组，能更好的提供服务。他说，员工能更好的合作，把资历差异和个人追求放在一边，集中精力积累知识，以增加他们为公司创造的价值。Fong自己也在由年轻员工领导的团队中工作。两年后，税务部门的专业化程度有了很大提高，服务有了明显改善。英国Grand Metropolitan PLC 的美国分部试图通过营造一种团队文化来推动流程的转变。Joel Walters，是食品和液体复合物的资深税务副主席，最近将其属下的35位税务员工组建成6支队伍。每支队伍仅仅处理一项业务：所得税、非所得税、业务支持、质量控制、管理、和人力资源。Walters说他的目标是“清除部门中因循守旧的发展

33、模式，这样就可以根据每个人创造的价值，而不是头衔来给予员工报酬”。他相信，最终这种团队方法能够鼓励员工自觉地改进税务部门的运作方式。4. 对税务部门的职员提供定期的培训计划和职业发展计划。税率和税务规章会经常变化，因此许多专业税务员工都要求接受持续的教育和培训。对此给予支持的公司将从中受益，因为随着培训的进行，税务专业人员的能力得到了提高，他们能为公司提供更专业、更有价值的建议。每个公司可以根据自己的需求来确定培训类型。通常，公司会关注以下几方面的问题：- 当前税务发展趋势- 不同税务专业之间的培训- 税务研究方法- 新技术- 谈判和沟通技巧- 管理技能和方法有些公司把税务工作的重点从合法性审

34、查转变为税务计划编制后，他们发现员工培训是很必要的。没有哪家公司可以保证其员工能接受这种转变，但每个公司都能为员工提供一些帮助，以推动他们接受转变并学会如何解决工作中的新问题。当林业产品巨人Georgia-Pacific Corp.在进行这种转变时，发现很多人员都不能适应新的要求。这家亚特兰大的公司不得不面对这种痛苦的现实：某些税务专业人员不具备必需的技能；接下来就要确定是否培训会对他们有帮助。在有些情况下，培训也未必有用。不过在纸品制造商Fort Howard公司，培训发挥了重要作用。该公司目前归Fort James所有，David Stevens是该公司的首席税务官，他为其员工提供了有效的

35、培训，帮助他们从一个注重合法性审查的部门转变为制定税务计划的部门。David Stevens解释说，许多税务专业人员对“为在全国具有影响力的管理者提供顾问服务”感到紧张。为了减轻他们的焦虑情绪并使他们对新的职责有所准备，Stevens安排了培训课程，涉及许多主题，包括演示和说服技巧。D.在全公司范围内，广泛传达税务信息。原理 为什么运用最佳实践在税务部门与非税务部门之间的定期交流能有效的提高税务部门工作的受关注程度和税务计划的正确性。通过让全体员工都了解税务方面的事项，公司能加强各部门员工之间的合作。这些员工是公司制定税务计划的信息来源，也是计划的执行者，所以沟通显的格外重要。 公司能得到什么

36、- 提高员工对税务部门的重视- 提高全公司对税务问题的关注程度- 提高税务计划的正确率- 更好的合作环境行动步骤改进公司的流程1. 定期制作和发行有关税务信息的内部刊物。公司如果期望员工了解业务决策对税务的影响，最好方法就是让他们了解税务问题。定期公告或简报是有效的手段。最好的书面沟通应该简明扼要，向读者提供实用的资料。所有税务部的员工都能向公告或简报投稿。作为激励，公司应该对优秀稿件的提供者给予奖励。2. 为税务咨询设立一个专门的联系方式或电话专线。这种做法体现了税务部工作的主动性，它可以由一个或多个员工共同完成这取决于具体情况。一些公司为各个业务单位设置了税务语音信箱。有些公司设置了热线电

37、话，每天在一定的时间段内提供服务。还有一种方式，让业务单位的员工直接与税务人员联系。这会加深员工对税务问题的了解，并鼓励他们重视业务决策对税务问题的影响如果公司准备将其税率在法律允许的前提下降到最低，则必须这样做。3. 明确全体员工都会感兴趣的税务信息的类型。公司税务部门通常处理两类查询要求：对标准信息的查询，如填报税单的日期或营业税表格等。针对某项交易的特定信息查询，如某项资产采购的税务影响。在明确了信息需求之后，公司税务部门就可以考虑定时发布相关主题的信息。这能减少税务部员工处理重复的电话工作，使他们有更多时间来及时处理更具挑战性的事务。4. 获取内部客户对公司税务部门的反馈意见。高级管理

38、层和其它业务部门的员工会经常与税务部接触。他们的反馈就是客户满意度，体现了税务部门对业务单位的支持程度。税务部可以通过与其他部门员工的访谈得到非正式的反馈，也可以发放书面调查问卷获得正式的反馈。有效的反馈信息会帮助税务部门明确自身在以下几个重要方面的表现：- 内部客户的满意程度- 员工是否掌握的应有的专业技能- 回答客户查询的有效性和效率如何E.采用新兴的技术手段提高税务部门的效率。原理 为什么运用最佳实践当前，人们不断追求更高的效率和更低的成本，于是，技术手段成为了一项有价值的工具。税务部是技术手段的主要应用对象，技术不但能提高工作效率，还能改进对数据记录和管理。一些新兴的软件可以通过确保交

39、易数据的完整性来提高数据的综合性。而且，将特制的硬件与税务软件相结合，可以精简人员，在提高公司税务部门工作效果的同时，节省大量成本。 公司能得到什么- 更好的税务管理- 对税务信息的更快访问- 提高税务部门的绩效- 有效节省成本行动步骤 改进公司的流程1. 评估税务部门对技术的需求。新技术能够以前所未有的程度简化公司税务部门的运作，并大大提高效率。例如，很多公司的税务部门将自己的电脑和公司的网络相集成，并与其它部门员工共享某些信息。这至少带来了两点好处：避免了数据的重复输入；加快了数据的获取速度。外部的技术顾问能向公司推荐最合适的硬件和软件。他们会根据公司的特定需求提出建议，但通常，他们会注重

40、下列目标的实现：- 取消人工作业- 提高部门的效率和组织性- 降低运营成本- 加快文件检索- 为用户提供更精确的信息，并确保信息的一致性- 改善对记录的维护- 推动对内和对外的沟通外部顾问能帮助公司明确短期需求和长期技术计划。长期计划是实施新技术的一种较为经济的方法，因为公司能分摊成本，不断采用最新的软件程序，并进行相应的硬件升级。花旗银行的税务部门通过评估其对技术的使用情况获得了很大收益。在20世纪80年代末，公司要求该部门的工作能更迅速、更准确，但不能增加员工，压力很大。税务经理认识到，因为既要遵守税法，又要增加成本有效性，所以他们必须改变工作方法。他们集合了税务和技术方面的专家对本部门进

41、行了评估。专家组首先认识到该部门必须重新定义其使命，成为一个流程导向而不是任务导向的业务部门。为了实现这一点，所有的税务小组都应该使用更先进的技术。经过整整一年的工作，专家组实现了这一目标，他们以局域网代替了税务部的主机系统。这一网络支持着一个精确的税务管理系统，该系统的特色是集中式的数据库和一系列完整的税务模型。例如，联邦税务操作组件通过使用国内税务模型简化了工作，该模型能自动进行时间安排，并自动生成纳税申报单的分析报告。其它税务小组都有各自的模型，但它们都有一个共同点：有助于花旗银行的税务部门提高工作水平，能提高成本效益，并能减少重复劳动。这样，税务专家有可以将更多精力集中在制定税务计划和

42、战略等增值性的活动上。2. 为税务信息建立一个集中式的电子数据库。一个集中式的电子数据库能有效替代税务部内各种庞杂信息数据库。例如，不同的小组通常维护不同的数据库，可是其中的大部分信息是一样的。一个集中式的数据库更加经济，也更加有效，因为它能消除数据的重复输入，并加快数据检索，使税务专家有更多时间来处理更有意义的工作，如制定税务计划等。另外一项重要收益是，中心知识库的税务信息能方便税务审计工作，从而加快税务工作循环。澳大利亚的Broken Hill Proprietary有限公司是全球最大的天然资源公司，它在1995年决定将其某些行政工作分散化，让各部门根据提高效率这一目标来进行重组。该公司的

43、税务部门利用这一机会来改善了文件归档和检索系统，结果提高了工作的效率和专业水准。这项计划被称为无纸化办公或POP，初衷仅仅是削减部门80至90的纸张消耗量。税务经理希望以电子格式储存所有文件，并让部门员工能通过他们的电脑进行查阅。他们对于电子归档有很多要求：归档、传真、文字处理和文件检索。此外，归档系统还是一种进行内外部信息交换的沟通工具。税务经理所设想的系统需要大量投资，包括新电脑、大型显示器、扫描仪、服务器和软件等方面。不过它使税务部门的工作更有组织性也更加有效。文件检索、检查、传递和归档只需几秒钟。审计工作也得到了改善，而税务部的员工不再被手工操作所拖累，工作变得更加专业化。3. 使用税

44、务操作软件。税务操作软件有一些很重要的特征，最好的程序包含以下几种软件包：多种税率软件包、税务申报准备软件包、以及税务计划软件包等。无论税务部门购买了何种软件，必须与公司的财务软件集成起来。如果彼此不是很匹配，可能还需要进行客户化。最好的税务软件通常有以下特征：- 是一种能完整输入准确数据的工具- 能有效备份- 可以恰当的反映信息修改和更新- 能保证数据的完整性和安全性- 以电子表格的形式存储，便于学习和使用，性能可靠且功能多样- 当内存溢出或提供信息不充分时，能发出警告信号F.有选择的将某些税务活动外包，以提高效率和专业化程度。原理 为什么运用最佳实践很多公司逐渐意识到，聘请外部税务服务机构

45、会给公司带来很多好处，尤其是在处理一些专业水平要求比较高的短期项目时。外包对季节性的税务活动是很有好处的。公司可以以较低的成本在一年内获取数次专业服务，而且可以将公司本身的税务专家解放出来，让他们从事更有战略意义的工作。外包还能防止正常的业务被打断员工有时会被要求做一些额外的工作，而他们没有受到相关的培训，因此常常要花2倍的时间来完成。由此看来，外包可以帮助公司更好的管理时间，节省了招聘、培训和指导临时工的费用，税务部门的资源能得到更有效的利用。 公司能得到什么- 税务业务具有更高的成本效率- 内部税务专业人员得到更有效的利用- 深化了税务专家的知识技能- 以低廉的成本获得特殊的税务服务行动步

46、骤 改进公司的流程1. 对内部税务部门的优势和弱点进行分析评估，并进行时间需求分析。当公司在决定将某项税务活动外包之前，需要了解内部税务部门的运作模式（如果没有正式的部门，则为内部税务人员）。主要应考虑以下几点：- 税务部门的组织结构如何？它分等级吗？- 税务部门的主要职责是什么？它与其它业务单位的集成性如何？- 税务部有多少员工？他们的常规工作和季节性的工作是什么？- 税务部员工具备了哪些特殊的专业技能？他们还缺乏哪些技能？- 哪些税务活动已经外包了？为什么（如果有）？- 税务部的运作成本如何构成？外包成本如何构成?通过将现实状况和目标期望进行比较，公司就可以明确，到底是将某项税务活动外包还

47、是内部完成。降低成本是外包的正当理由，这一评估会揭露一些值得公司思考的重要问题，例如内部员工对公司业务的了解有多少，这些知识是否对某些税务活动的成功十分关键。2. 确认外包哪些税务活动。对很多公司来说，如果某项税务活动需要对公司业务有比较深刻的理解，那么，内部税务部门是明智的选择。反之，公司可以外包一些不需要许多公司业务知识的常规活动，例如税务操作和代扣所得税等。通常，具有以下特征的活动不适合外包：- 涉及所有权和战略问题- 需要对业务进行进行重大整合- 由于存在固有风险，需要进行有效的控制通常，外包业务都具有以下特点：- 季节性的、常规性的或一次性的税务活动- 可以充分利用规模经济，能充分利用外界的先进技术和人力资源