某科技公司各部门管理手册.docx

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1、目 录第一部分威奥特公司组织架构图总经理市场销售总监业务发展部86首席运营官（常务副总经理）首席财务官市场产品部销售部20技术支持部7运营总监工程服务部21客服中心1质量管理部4技术总监无线业务部3产品开发部24企业发展部3综合办公室4人力资源部3分公司(筹)8其它分支机构商务部4财务部3图1 威奥特公司组织架构图第二部分财务部部门管理手册概 述财务部参与企业经营决策，统一调度资金，厉行节约，合理分配公司收入，合理使用资金，统筹处理财务工作中出现的问题,检查监督财务纪律。 为规范和协调部门及部门间工作，明确责权义务，特制订本手册。第一章 部门职能部门职能说明书部门名称财务部部门编号1-05制定

2、时间2003-8主要工作职责一、 日常财务事务1、 建立对外会计核算体系，负责企业的财务管理和经济核算，包括经营过程中的一切财务核算、会计核算。2、 如实反映公司的财务状况和经营成果。按时提供对外报表，依法计缴国家税收并向有关方面报送财务报告。3、 与工商、税务、银行、担保公司等政府机构和相关部门保持良好的关系。4、 客户的资信调查。5、 正确进行成本费用的核算，及时准确提供公司的财务信息，并进行整理、分析和报告。6、 合同保函的办理。7、 参与公司合同付款方式的审核。付款审核。8、 向合同项目负责人发出销售合同款催收书。二、 日常财务管理1、 组织、制定、完善公司的各项财务制度。2、 建立健

3、全公司内部核算的数据管理体系，执行与控制公司预算的相关财务指标。3、 公司运营的资金分析。4、 参与企业经营决策，统一调度资金，厉行节约，合理避税，合理使用资金。5、 为公司上市拟建上市公司财务体系。6、 拟订年度经营利润分配草案及其他财会资料供公司董事会决策使用。三、 资金运作1、 对公司筹措资金提出计划、建议、并具体操作经批准的债券融资。2、 对外投资的财务分析。四、 财务知识的培训五、 监督和建议1、 监督、检查公司各项财务计划执行情况，提出财务分析报告，并提出加强经营管理和财务管理的建议。 2、 对公司的资金使用情况进行监督，并提出建议。权限范围1、 财务人员有权拒绝办理不符合规定的报

4、销单据。2、 财务部有权按照财务制度审核员工借款项是否确实需要发生，并且前一笔借款是否已经核销。3、 员工借款后一个月仍没有报帐的，并且没有前提特殊说明的，财务有权按照财务制度给予一定经济处罚。4、 各项费用的领取和报销均要按公司规定格式填写计划和粘贴凭证，不符合规定的，财务人员有权拒绝支付。工作流程1、 报销流程：经办人部门秘书部门经理会计审核财务经理审核财务总监批准出纳报销2、借款流程：同报销流程3、票据传递流程：出纳报销（现金、银行日报表）会计审核记帐4、对外报表流程（所有对外报表需经他人审核）：制表人审核人第二章 部门组织结构财务部经理会计出纳 第三章 部门岗位描述 岗位说明书一、财务

5、部经理：岗位名称：财务经理所属部门：财务部直接上级：主管副总经理直接管辖范围：财务部各项事项工作目的：参与企业经营决策，统一调度资金，厉行节约，合理分配公司收入，合理使用资金，统筹处理财务工作中出现的问题,检查监督财务纪律。具 体 工 作 职 责1. 在总经理的领导下，总管公司会计、报表、预算工作。 2. 负责制定公司利润计划、资本投资计划、财务规划、销售前景预测、开支预算或成本标准。 3. 建立健全公司内部核算的数据管理体系，以及核算和财务管理的规章制度。 4. 组织公司有关部门开展经济活动分析，组织编制公司财务计划、成本计划、努力降低成本、增收节支、提高效益。5. 负责完成经批准的债权性融

6、资工作。6. 负责拟订公司的年度财务收支、资金需求、成本费用、现金流量等计划，参与制订公司的经营计划，经批准后组织实施。7. 监督公司遵守国家财经法令、纪律，以及公司各项决议。8. 主持或参与审查、拟订公司重要经济合同、协议，组织审核项目预决算、用款方案、材料供应计划。9. 组织制定完善的财会制度和相应的实施细则。10. 负责对所有下属企业的财务监督与协调，审核所有上报的财务报表，及时回答公司领导、政府部门的质询。11. 负责指导、管理、监督财务部下属人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。关键决策与责任：组建公司预算体系，组织制订整个公司预算，考核每一项

7、资金的使用情况，提供预算分析报告。监督财务收支，组建对外会计核算体系，负责企业的财务管理和经济核算资格要求：学历要求：大学专业知识要求：技术资格要求：会计师职称专业背景要求：至少三年财务管理经验年龄/性别要求：无个性要求：认真负责，谦虚谨慎二、会计：岗位名称：会计所属部门：财务部直接上级：财务部经理直接管辖范围：编制记帐凭证，登记明细帐总帐，完成财务报表，报税事项工作目的：核算公司的各项成本费用和收入利润，正确反映公司经营情况具 体 工 作 职 责1. 负责公司的财务会计工作，严格遵守有关财经纪律和经济法规，协助财务经理做好公司的财务工作。 2. 严格执行公司财务制度，对其中出现的问题及时制止

8、、纠正，严重的应及时向财务经理汇报。 3. 负责监督、检查公司各项财务计划执行情况，提出财务分析报告，并提出加强经营管理和财务管理的建议，供公司领导参考。 4. 根据国家财务会计法规和行业会计规定，结合公司特点，负责拟订公司会计核算的有关工作细则和具体规定，报经领导批准后组织实施。 5. 参与拟订财务计划，审核、分析、监督预算和财务计划的执行情况。 6. 在经理领导下，准确、及时做好帐务处理和结算工作，正确进行会计核算，填制和审核会计凭证，登记明细账和总账。对各类资产的增减和经费的收支进行核算。 7. 准确及时计算收入、费用、成本，正确计算和处理财务成果，具体负责编制公司月度、年度会计报表、年

9、度会计决算及附注说明和利润分配核算工作。 8. 负责公司固定资产的财务管理，按月正确计提固定资产折旧，定期或不定期地组织清产核资工作。 9. 负责公司税金的计算、申报和计缴工作，协助有关部门开展财务审计和年检，负责与税收机关的协调。 10. 负责会计监督。根据规定的成本、费用开支范围和标准，审核原始凭证的合法性、合理性和真实性，审核费用发生的审批手续是否符合公司规定。 11. 及时做好会计凭证、帐册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作。 12. 主动进行财会资讯分析和评价，向领导提供及时、可靠的财务信息和有关工作建议。协助经理做好部门内务工作，完成财务经理临时交办的其他任务。关

10、键决策与责任：及时准备报送各项财务报表和报税事项资格要求：学历要求：大专专业知识要求：技术资格要求：助理会计师职称专业背景要求：年龄/性别要求：无个性要求：认真负责，谦虚谨慎三、出纳岗位名称：出纳所属部门：财务部直接上级：财务部经理直接管辖范围：公司现金和银行存款各个帐户工作目的：正确核算公司的现金和银行存款，保证帐实相符具 体 工 作 职 责1. 在财务经理的领导下，按照国家财会法规、公司财会制度的有关规定，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务。 2. 根据审核无误的手续，办理银行存款、取款和转帐结算业务；登记银行存款日记账；及时根据银行存款对账单，在月末作出相应调整，做到与银

11、行对帐单相符。 3. 登记现金和银行日记账，做到月结日清，保证帐证相符、帐款相符、帐帐相符，发现差错及时查清更正。 4. 认真审查临时借支的用途、金额和批准手续，严格执行市（县）内采购领用支票的手续， 控制使用限额和报销期限。 5. 正确编制现金、银行的记帐凭证，及时传递给财务登帐。 6. 配合对应收款的清算工作。 7. 严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收支付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。 8. 根据人事部提供的薪金发放名册，按时发入公司职工的工资、奖金。 9. 负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、帐册、报表等会计资料

12、的整理、归档工作。 10. 负责掌管公司财务保险柜。 11. 完成财务经理临时交办的其他工作。 关键决策与责任：保证公司现金和银行存款的正确结算安全完整。资格要求：学历要求：大专专业知识要求：技术资格要求：助理会计师职称专业背景要求：年龄/性别要求：无个性要求：认真负责，谦虚谨慎第四章 部门工作流程一、报销流程报销人从部门秘书处领取报销登记单报销人按规定粘贴票据并填写相应表格交部门秘书初审、登记交部门经理签字财务核对经核对符合要求 预算内且500元以内 预算外以及特殊事项出纳核对并报销财务总监审核出纳核对并报销 出纳核对二、借款流程：同报销流程三、票据传递流程:完成报销/借款手续的票据，出纳编

13、制现金日报会计审核并编制会计凭证四、对外报表流程：审核人核定报表制表人编制报表五、与各部门之间配合流程商 务 部 ：合同评审流程、采购流程工程服务部：采购流程、出库流程产品开发部：采购流程、入库流程、出库流程销 售 部 ：合同评审流程、发票申请流程、保函申请流程综合办公室：采购流程、固定资产/办公用品领用流程第五章 附件一、财务相关表单1.1出差借款预算表员工姓名部门出差原因日期行程表申请费用出发地目的地机舱等级预算是/否金额飞机票火车票差旅补助住宿费其他借款金额合计申请人部门经理财务经理总经理日期日期日期日期1.2 出租车使用申请单部门姓名日期事由出发地到达地金额合计0申请人日期批准人日期1

14、.3 办事处资产统计表北京威奥特信通科技有限公司 办事处资产统计表年 月名称数量购买时单价保存地使用人使用情况备注填表人：审核：负责人：1.4 销售回款催收单北京威奥特信通科技有限公司财务部销售回款催收单年 月 日项目负责人：合同项目合同总金额本次应收款本次应收款时间催收记录销售反馈二、商务部1. （付款）合同评审单2. 合同付款方式、已付款和已收发票情况统计表3. 发票、合同的文件存档交接单4. 付款计划5. 采购流程三、销售部1. 销售项目立项书2. 销售合同回款催收单3. 分支机构房租预算审批表4. 销售人员费用使用情况表5. 发票审批表6. 保函申请表四、技术支持部l 合同保函（或者支

15、票质押）申请单五、企业发展部1. （提供财务数据）部门协调单2. 文件存档交接单3. 审计计划表、通知书4. 审计管理建议书六、人力资源部1. 公司绩效考核成绩表、扣款通知书、奖励通知书2. 考勤统计表3. 各项保险扣款明细表七、综合办公室1. 固定资产、公司手机（包括电话卡）领用统计表、盘点表2. 办公用品使用、库存统计表3. 汽车费用统计表第三部分商务部部门管理手册概 述商务部以商务谈判、签订各类商务合同、控制成本支出、加速现金流等为重要工作；为规范和协调部门及部门间工作，明确责权义务，特制订本手册。第一章 部门职能 职 能 说 明 书部门名称商务部部门编号1-10制定时间2003.8主要

16、工作职责一、商务谈判、签订各类商务合同：1、 市场销售部门参与的招投标项目投标书的商务审核和报价。商务部将对市场部参与的招标项目的投标书进行商务审核和报价。2、 市场销售部中标项目的商务谈判、签定销售合同和并跟踪执行合同商务部将依据市场部中标项目与最终客户商谈销售合同条款，签订销售合同，并跟踪协调此合同，及时催促市场部门与最终客户的沟通，以保证公司的应收帐款能及时收回。3、 市场部销售中标项目销售合同的采购执行，产品选型、厂家选择、商务洽谈、合同评审并签订合同。商务部应尽量在采购合同执行时做到准确及时到货，降低采购成本，同时争取最有利于公司的付款方式。4、 与工程队商务洽谈，签订工程分包、转包

17、合同。5、 与进出口公司商务洽谈，鉴定进口代理合同。6、 公司固定资产、办公用品和礼品的采购工作。商务部应根据公司各部门的申请和要求及时地做好采购工作7、 与公司业务合作伙伴的合作洽谈。商务部负责新的业务合作伙伴的寻找和洽谈，建立如代理、等良好的合作方式。二、内部管理工作：1、 供货商的管理工作。2、 公司报价体系的建立和完善。3、 分析、了解竞争厂商价格体系等商务情况。4、 销售、采购利润率的分析和控制。5、 培训销售合同谈判技巧6、 协调与公司各部门之间的关系。7、 存货、库房的管理。8、 建立完善采购、销售等各种档案体系。权限范围产品选型合作厂家选择商务洽谈合同评审签订合同工作流程详见：

18、商务采购流程第二章 部门组织结构根据商务部的部门职责，商务部内部按如下架构进行组织：商务部经理 商务助理商务助理商务助理商务助理第三章 部门岗位描述 岗 位 说 明 书一、部门经理表单编号：003岗位名称商务部经理所属部门商务部直接上级主管商务副总经理直接管辖范围：总部和各办事机构商务人员工作目的：具 体 工 作 职 责1 全面负责商务部日常工作；2 负责、电信类代理、产品技术选型、商务谈判、采购签约；3 负责大宗采购商务谈判、合同跟踪执行；4 负责监督销售合同执行情况，跟踪到货、验收及付款情况；5 负责公司产品进出口事宜；6 负责协调与公司内部销售部门、财务部门、工程部门、研发部门接口事宜；

19、7. 所辖部门员工的指挥、调度权、奖惩、聘任、辞退、晋级建议权。关键决策与责任商务合作厂家的确定商务合同的确定资格要求学历要求大本以上专业知识要求电信专业知识、商务知识、财务知识、进出口知识、法律知识项目管理知识技术资格要求无专业背景要求管理类、理工科，邮电类院校优先考虑年龄/性别要求35以下个性要求工作细心、认真、踏实、有责任心二、商务助理表单编号：003岗位名称商务助理所属部门商务部直接上级商务部经理直接管辖范围：工作目的：具 体 工 作 职 责1、电信类代理、产品技术选型、商务谈判、采购签约；2.大宗采购商务谈判、合同跟踪执行；3.监督销售合同执行情况，跟踪到货、验收及付款情况；4.负责

20、公司产品进出口事宜；5.协调与公司内部销售部门、财务部门、工程部门、开发部门接口事宜。关键决策与责任：商务合作厂家的选择和初步确定商务合同的初步确定资格要求：学历要求：大本专业知识要求：电信专业知识、商务知识、财务知识、进出口知识、法律知识技术资格要求：无专业背景要求：国际金融、外贸、理工科，邮电类院校，有硬件开发经验优先考虑年龄/性别要求：35以下个性要求：工作细心、认真、踏实、有责任心 第四章 部门工作流程采购申请单一、采购流程图部门经理审批 有异议返回修改有异议通过通过商务部核准有异议通过主管副总经理审批通过商务部询价供应商确定有异议各部门合同评审签定合同不合格退货（商务部）合格到货验收

21、不合格退货申请付款合格重新发货入库副总经理审批合格财务报销入库单及发票报帐二、出、入库流程2.1 入库：检验（相关项目组）验收入库（库房主管）验收核对（库房主管）入库清单入库物品入库凭证（相关人员）不相符2.2 出库：按清单提货（库房主管）清点、验收、签字（相关人员）领用清单（相关人员）三、与公司其他部门间工作流程3.1 公司管理高层接口人：公司行政副总内容：1、 合同审批流程：准备合同，填写采购合同审批表、工程合同审批表、销售合同审批表，由其他相关部门及商务部经理会审后，交行政副总进行最后审批。2、 采购申请单的审批流程：各部门提交采购申请单后，相关人员审批后，交行政副总最后审批。3、 请款

22、流程：根据合同要求填写支票申请单或请款单给相关人员审批后，交给行政副总最后审批。4、 工作报告流程：每天的工作报告抄送给行政副总，重要事情及时反馈给公司管理高层。3.2 财务部接口人：财务部经理内容：1、 合同审批流程：非自用产品采购，填写采购合同审批表，公司销售合同的签订，填写销售合同审批表，交给财务部经理进行审批。接口人：会计内容：1、 交发票流程：收到供应商的发票，复印留底后，将原件交给财务部会计，并让其在商务部文件归（存）档移交单上签字。2、 合同流程：收到签字、盖章后的采购合同，进行复印留底，将原件交给财务部会计，并让其在商务部文件归（存）档移交单上签字接口人：出纳内容：1、 付款流

23、程：a) 工程款：收到工程负责人的工程量确认书后，安排付款；写请款单申请、交质量管理部、商务部、主管副总经理审批后，交财务部审批，将签好字的请款单交给出纳，准备付款；待付款后，向其要付款底单（汇款底单或支票）进行复印传真给相关工程队并进行留底。b) 其他款项：根据合同，到付款期限后，写请款申请交质量管理部、商务部、主管副总经理审批后，交财务部审批，将签好字的请款单交给出纳，准备付款；待付款后，向其要付款底单（汇款底单或支票）进行复印留底。2、 合同盖章流程：合同审批后，在合同盖章本上登记，本部门经理签字后，到财务部出纳处盖章。3.3 企业发展部接口人：企业发展部经理内容：1、提供合同汇总表和应

24、收应付款汇总表流程：每月按期提供合同汇总表和应收应付款汇总表，以及在对方需要时提供相关资料。2、提供资质审批、融资等工作申请时与公司财务和商务相关的信息。3.4 人力资源部接口人： 新酬专员内容：1、 绩效考核流程：每个月填写绩效目标书，并上交人力资源部。接口人：招聘主管内容：1、 人员招聘流程：提交招聘申请，人力资源部给予候选人员，经商务部经理初步筛选后交人力资源部初试，商务部复试，通过后通过人力资源部办理相关手续正式入职。3.5质量管理部接口人：质量主管内容：1、 工程款、项目辅材款的支付审核流程：得到相关文件填写请款单、支票申请单后，提供相关资料给质量主管进行审核。2、 9000质量体系

25、的执行流程：每月协助质量主管9000质量体系执行的本部门检查工作，有问题及时更正。3、 合同评审流程：非自用产品采购，填写采购合同审批表交给质量主管进行审批。接口人：技术主管内容：1、 交/查阅相关文件流程：收到相关合同、资料，交给质量管理部技术主管，并让其在商务部文件归（存）档移交单上签字；工作需要时，到资料室借阅相关资料。2、 盖公章流程：需盖公章的文件，在盖章申请本上登记，交商务部经理签字后，到质量管理部技术主管处盖章。3.6 产品开发部接口人：产品开发部经理内容：1、 采购合同的评审流程：非自用产品的采购合同的评审，填写采购合同审批表交给产品开发部经理进行审批。 接口人：各项目协调负责

26、人内容：1、 开发项目与商务部门的协调配合流程：开发部相关人员提出要求后由商务部门给予配合。3.7 市场销售部接口人：相关销售人员内容：1、 签订销售合同流程：销售部门确定项目中标后，由商务部负责与最终客户商谈销售合同条款，填写销售合同审批表，交相关部门审批后签订销售合同。2、 询价和采购流程：对市场部提供的采购申请单进行审核，经相关部门审批后，进行产品的询价工作和采购工作。3、 招标项目商务部分审核和商务报价流程：协助市场部进行招标项目的商务部分适合和商务报价。3.8 技术支持部接口人：各项目负责人内容：1、 商务报价流程：技术支持部确认投标项目的技术规范、设备配置清单、列表价、折扣率后由商

27、务部确认最终投标价格。3.9 综合办公室接口人：前台内容：1、固定资产的采购流程：收到填写的采购申请单，在其部门经理及主管领导审批后，根据要求进行询价、采购；货到后，交前台秘书办理入库手续。接口人：秘书内容：1、 将要行政副总审批的文件交给经理秘书，请其协助办理。2、 每天工作报告给经理秘书。3.10 工程服务部接口人：直放站工程组内容：1、 工程辅材采购流程：协助工程部进行相关辅材的采购工作，由工程人员提出采购申请、填写采购申请单，并由工程部大区经理签字后，进行询价、采购、安排到货，同时 发货通知单，对方收到货物后在发货通知单上签字并传真回总部。如发生退货，则由工程人员提出并填写退货申请单，

28、写明理由，由工程部大区经理签字，安排退货。2、工程合同的准备流程：向工程部提供工程标范合同，协助工程部与工程队洽谈相关条款最后提交工程合同审批表交给工程部大区经理审批。3、工程款的结算流程：根据工程部大区经理签字的工程量确认书给工程队请款并安排付款。接口人：各工程负责人内容：1、 工程协调流程：各相关工程负责人提出采购、工程协调等申请（流程如直放站工程组），商务部门负责采购、协调、配合事宜。第五章 附件一、采购申请单采 购 申 请 单申请部门申请日期：品名规格型号数量用途建议供应商要求到货时间备注经 办 人：部门经理确认：商务部审核：主管领导批准：二、退货申请单退 货 申 请 单申请部门：申请

29、日期：品名规格型号数量供应商退货原因经 办 人：部门经理确认：商务部审核：主管领导批准：三、采购合同评审表采 购 合 同 评 审 表 . 日期： 供应商地址电话传真联系人合同要求品名规格单位数量交货日期包装要求特殊要求评审意见产品技术指标、技术参数的确认开发部或工程部： 日 期： 物料供应能力评估商务部： 日 期： 供应商产品品质保证能力评估（仪器仪表计量合格证的确认）技术质量部： 日 期： 付款确认财务部： 日 期： 合同的条款的审查法律顾问： 日 期： 结论接受 拒绝商务部主管： 日期： 主管副总经理： 日期： 四、工程合同评审表工 程 合 同 评 审 表 . 日期： 工程队地址公司名称电

30、话传真联系人合同要求施工地点单价数量预计完工日期特殊要求评审意见施工能力、技术指标、确认工程部： 日 期： 付款条款确认财务部： 日 期： 结论接受 拒绝 商务部主管： 日期： 主管副总经理： 日期： 五、进仓库单进 仓 单送货单位：200 年 月 日编号：产品单位数量备注序号名称型号规格仓库主管：保管员：送货单位签名：六、出仓库单出 仓 单提货单位：200 年 月 日编号：产品单位数量备注序号名称型号规格仓库主管：保管员：提货单位签名：七、调货单调 货 单制表人：调出地市：调入地市：退货日期：序号产品名称规格型号厂商产品单位数量备注12345678工程部主管确认：商务部确认：仓库主管：八、发货通知单北京威奥特信通科技有限公司地址:北京市西城区北三环中路27号商房大厦邮编:100029x，8201一三62/63/64-102, 传真: .: :商务部 :：发 货 通 知 单请收到货物后签字回传北京商务部，谢谢！名称规格数量生产厂家名称发货时间发货地点发货方式发货人及联系方式到货地点收货联系人到货日期收货人签字九、请款单请 款 单编号：领用部门：领用时间：收款单位： 项目名称：设备名称单价合同总价发票