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1、越秀集团会议管理咨询项目会议手册 内部资料 注意保密越秀集团会议管理咨询项目会议管理手册2011年06月30日 137目 录1手册概述51.1目的51.2适用范围52会议体系规划62.1会议体系总览62.1.1会议管理模式62.1.2会议分类72.1.3会议地图92.2公司治理类会议152.2.1公司治理类会议总览152.2.2公司治理类会议详细说明162.2.2.1总经理办公会162.2.2.2党政联席会172.2.2.3董事会182.2.2.4董事会战略委员会192.2.2.5董事会薪酬与考核委员会202.2.2.6董事会预算委员会212.2.2.7董事会审计与风险委员会222.3上市公司
2、业绩会议232.3.1上市公司业绩会议总览232.3.1.1中报/年报工作启动会242.3.1.2业绩汇报会252.3.1.3XX上市公司业绩发布前审核委员会262.3.1.4XX上市业绩发布前董事会272.3.1.5XX上市公司业绩发布投资者见面会282.3.1.6XX上市公司业绩发布新闻发布会292.3.1.7股东周年大会302.3.1.8重大资本运作事项董事会312.3.1.9股东特别大会322.4战略构建会议332.4.1战略构建会议总览332.4.2战略构建会议详细说明352.4.2.1战略规划沟通会352.4.2.2战略规划质询会362.4.2.3战略规划协调会372.4.2.4战
3、略规划专题汇报会382.4.2.5战略规划研讨会（与事业计划及财务预算研讨会一起开）392.4.2.6董事会战略委员会（战略规划）402.4.2.7人力资源战略规划沟通会412.4.2.8各部门职能编制计划制定启动会422.4.2.9产业板块信息化规划专题会432.5战略落实会议442.5.1战略落实会议总览442.5.2战略落实会议详细说明472.5.2.1事业计划沟通会472.5.2.2事业计划质询会482.5.2.3事业计划协调会492.5.2.4事业计划专题汇报会502.5.2.5事业计划及财务预算研讨会（与战略研讨会一起开）512.5.2.6董事会战略委员会（事业计划）522.5.2
4、.7董事会薪酬与考核委员会532.5.2.8财务预算工作布置会议542.5.2.9资产处置专题会议（不定期）552.5.2.10资产处置专家评审会（不定期）562.5.2.11重大投资决策研讨会（不定期）572.5.2.12资本运作融资专题会（不定期）582.5.2.13资本运作资金通道专题会（不定期）592.5.2.14资本运作重组专题会（不定期）602.5.2.15资金专题会612.6战略监控会议622.6.1战略监控会议总览622.6.2战略监控会议详细说明632.6.2.1季度经营分析会议（分板块召开）632.6.2.2中期审计工作会642.6.2.3经济工作会议652.6.2.4年度
5、审计工作会662.6.2.5审计结果沟通会672.7战略评估会议682.7.1战略评估会议总览682.7.2战略评估会议详细说明692.7.2.1薪酬与绩效核算报告沟通会（版块高层）692.7.2.2董事会薪酬与考核委员会（集团高层、考核结果）702.7.2.3人力资源薪酬检视会712.7.2.4财务决算工作布置会722.7.2.5员工敬业度研讨会732.7.2.6人力资源绩效考核沟通会742.7.2.7人力资源人才发展评估沟通会752.7.2.8人力资源晋升评审委员会会议762.7.2.9集团品牌管理总结会772.7.2.10资产处置总结会议782.8战略支撑类会议792.8.1战略支撑类会
6、议总览792.8.2战略支撑类会议详细说明802.8.2.1招聘启动会802.8.2.2培训相关会议或论坛812.8.2.3人力资源系统工作会议822.8.2.4品牌公关专题会832.8.2.5纪检监察系统季度例会842.8.2.6纪委会852.8.2.7民主生活会862.8.2.8书记例会872.8.2.9党工系统工作例会882.8.2.10纪律教育月相关会议892.8.2.11党建工作会议902.8.2.12工会全体委员会会议912.8.2.13工会工作例会922.8.2.14工会半年度(全年度)工作会议932.8.2.15职工代表大会942.8.2.16工会总部分会委员会会议952.8.
7、2.17工会总部分会工作碰头会或工作例会962.8.2.18专题法律分享（学习）会972.8.2.19信息化项目计划启动及方案制定会982.8.2.20信息化项目上线汇报会992.8.2.21集团安委会扩大会议1002.8.2.22安委办月度例会1012.8.2.23安全生产事故分析会1022.8.2.24安全培训会议1032.9其他部门层面会议1042.9.1其他部门层面会议总览1042.9.2其他部门层面会议具体说明1042.9.2.1优秀审计项目评选会（初评）1052.9.2.2优秀审计项目评选会（复评）1062.9.2.3财务负责人例会1072.9.2.4人力资源系统工作会议1082.
8、9.2.5人力资源咨询项目1092.9.2.6品牌公关问题专题会1102.9.2.7制度建设专题会1113会议文化1123.1会议文化不容忽视1123.2简洁高效的会议文化1124单个会议效率提升规则1134.1会议角色及自测表1134.2会议规则1144.2.1会前有序组织1144.2.2会中有效控制1144.2.3会后高效执行1154.3影响会议效率的要素及在具体操作时的注意事项1155会议维护机制1175.1会议安排原则1175.2会议体系运行机制1175.3会议管理流程1185.3.1流程图常用符号使用说明：1185.3.2会议相关流程1205.3.2.1会议管理流程总图1215.3.
9、2.2会议发起流程1225.3.2.3会前材料上传流程1255.3.2.4会议督办处理流程1275.3.2.5会后材料归档流程1295.3.2.6会议后补管理流程1315.3.2.7会议变更流程1335.3.2.8上市公司业绩发布协作流程1355.4会议管理规范化模板1375.4.1会议材料摘要模板1375.4.2会议checklist1385.4.2.1内部会议工作细节checklist表1385.4.2.2外部会议或大型活动工作细节checklist表1395.5不同会议的资料归档要求1415.5.1集团内部的常规重要会议归档要求1415.5.2全集团范围内的大型会议归档要求1415.5.
10、3接待上级领导的会议归档要求1415.5.4集团领导出席的外部重要会议归档要求1415.5.5集团举办的重大活动归档要求1415.6会议材料共享范围的原则1426附录1436.1他山之石八家知名外企如何开会？1436.1.13M公司：控制会议人数1436.1.2荷兰银行：运营、战略议题分别讨论1436.1.3吉百利：专注于决策而非讨论1446.1.4罗氏：先弄清楚议题的真正价值1456.1.5卡地纳健康公司：尽快将议题划掉1456.1.6劳埃德TSB银行：有3种不同的备选方案1466.1.7巴克莱银行：采取通用的流程与标准1466.1.8加拿大铝业：将决策贯彻到底1476.2推荐读物1481
11、手册概述1.1 目的本文档描述越秀集团内部运营的会议体系规划、会议规则、会议文化和会议管理机制，旨在提高会议效率，建立高效企业、高效会议、高效个人。1.2 适用范围本会议手册适用于越秀集团总部。2 会议体系规划 2.1 会议体系总览从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理会议类型，如图21所示：决策类型时间触发的管理决策流程触发的管理决策周期性、固定决策战略管理流程上的决策运营流程上的决策项目管理流程上的决策月度/季度/年度管理例会战略会议运营会议项目管理会议事件触发型决策非常规会议图 21 按决策分类的会议类型决策类型分为按时间触发的管理决策、按流程触发的管理决策和按事件触发的决
12、策。按时间触发的管理决策引发周期性、固定议题的会议，例如：月度/季度/年度管理例会。按流程触发的管理决策引发各种会议，如战略会议、运营会议、项目管理会议等。按事件触发型决策引发非常规会议。2.1.1 会议管理模式针对越秀集团此次的会议体系梳理，我们引入了“3+2+1会议管理模式 ”，如图2-2图2-2 3+2+1会议管理模式所谓的“3”是指会议体系优化的三个步骤，“先梳理，后固化，再优化提升”。所谓的“2”是指两个强调：1、强调上下联动、内外联动和穗港联动；2、强调会议体系的计划性、标准化以及会议知识和资源共享。所谓的“1”是指实现一套与集团战略及事业计划实施节拍相吻合的会议管理体系。2.1.
13、2 会议分类越秀集团的会议体系涵盖了内外、穗港、上下等三大层面，如图2-3。本次项目重点关注与董事长、总经理相关的以及两个分管领导或以上参与的跨条线会议（办公室管理），其它单职能线条汇报、部门内部会议纳入会议体系，由部门自行管理。图2-3 越秀集团会议体系对于越秀集团的内部会议，我们围绕战略管理的主线进行了梳理和优化，总共分为7大类：集团公司治理、上市公司治理、战略构建、战略落实、战略监控、战略评估以及战略支撑。如图24所示：图 24 会议分类基于对国内外标杆企业的会议体系的研究和分析，并结合越秀集团的实际情况，我们找到了一条符合越秀集团发展需要的，以战略的PDCA闭环为主线的，会议体系规划道
14、路。并基于此对现有的会议进行了梳理和优化，如图2-5图2-5 越秀集团战略PDCA闭环，及其涉及到的会议2.1.3 会议地图为了让大家对越秀集团会议体系有个全貌理解，特绘制越秀集团会议地图，如图2-6所示，表格中数字代表会议持续时间（单位：小时），黄色部分会议为总经理相关会议。图 26 会议地图会 议 地 图（通用版）会议名称1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月123412341234123412341234123412341234123412341234上市公司业绩会议中报/年报工作启动会22业绩汇报会33越秀房托业绩发布前审核委员会11越秀交通业绩发布前审核委员会11越秀
15、地产业绩发布前审核委员会11越秀房托业绩发布前董事会22越秀交通业绩发布前董事会22越秀地产业绩发布前董事会22越秀房托业绩发布投资者见面会11越秀交通业绩发布投资者见面会11越秀地产业绩发布投资者见面会11越秀房托业绩发布新闻发布会11越秀交通业绩发布新闻发布会11越秀地产业绩发布新闻发布会11股东特别大会重大资本运作事项董事会越秀房托股东周年大会 1越秀交通股东周年大会1越秀地产股东周年大会 1公司治理集团半年董事会4集团年度董事会4临时董事会董事会战略委员会44董事会薪酬与考核委员会444董事会预算委员会44董事会审计与风险委员会44党政联席会444444444444总经理办公会4444
16、44444444战略构建战略规划沟通会20战略规划质询会20战略规划协调会4战略规划专题汇报会4战略规划研讨会8各部门岗位编制计划制定启动会人力资源战略规划沟通会产业板块信息化规划专题会4444总经理办公会（战略规划）8党政联席会（战略规划）4董事会战略委员会（战略规划）4董事会（战略规划）4战略落实事业计划沟通会20事业计划质询会20事业计划协调会4事业计划专题汇报会4事业计划及财务预算研讨会20总经理办公会（事业计划）8党政联席会（事业计划）4董事会战略委员会（事业计划）4董事会（事业计划）4董事会薪酬与考核委员会（集团高层考核方案）4党政联席会（集团高层考核方案）4董事会（集团高层考核方案）4总经理办公会（板块高层考核方案）4党政联席会（板块高层考核方案）4财务预算工作布置会议4总经理办公会 444444444444党政联席会（不定期） 资产处置专题会议（不定期） 党政联席会（资产处置）（不定期） 资产处置专家评审会（不定期） 重大投资决策研讨会（不定期）
