《XXXX上海车展策划书-XXXX上海车展策划书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《XXXX上海车展策划书-XXXX上海车展策划书.docx（33页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、策划书 AS组展公司2011上海车展目录：一、展会项目立项可行性研究报告21、市场环境分析22、展会项目生命力分析53、风险预测6二、展会执行方案71、展会名称72、办展地点和时间73、展品范围74、办展机构85、展会规模及定位86、展会进度计划87、现场管理计划（详见附录1）9三、展会营销宣传101、展会招展招商102、赞助商方案（详细见附录2）133、展会宣传推广13四、展览财务预算14一、 展会项目立项可行性研究报告1、 市场环境分析（1）、目前国内汽车市场总体情况分析 、2009年实现汽车产销1300万辆目标已成定局，暂列世界第一，美国产销未过1000万辆，日本也仅有6、7百万辆。 2
2、010年1-10月，全国限额以上企业商品零售额达到4.6万亿元，其中汽车的零售额1.3万亿元，占到28%。中国新车销量与美国比，已经拉开了距离，成为世界第一大新车市场。2010年的销量增长异常之高创纪录，我们按照三段论分析今年汽车市场销量。今年1-8月的厂家销量同比增长327万台，增幅达到39%，其中1-4月的销量较09年同期增长234万台，而5-8月的销量增长仅有93万台。今年的9-12月销量按照570万台测算，这样汇总的2010年销量1730万台，相比较09年增长了430万台，这样的增长趋势算是历史高位。 、2009年表现为汽车市场刚性需求的特征，范围之广、力度之强都是近几年来出乎意料的，
3、甚至一些专家学者预测中国汽车市场仍将有10-20年的高速发展期（年均20%-30%的增长）。 、行业部门、汽车制造商、专家业内人士、相关机构对2010年车市总体预测很乐观，认为最少要有10%-15%的增长率，甚至有可能达到30%的增长，且这种增长将持续到2011年。 、2010年国家关于汽车消费的政策已经出台，社会反应不一，大多数认为明年政策力度仍然较强，如7.5的购置税政策也影响不大，总之，持乐观态度的占多数。（2）当前国内汽车行业的主要特征、追求规模经济。今年奔驰与克莱斯勒合并，大众与宝马争购维克斯集团旗下的劳斯莱斯, 均表明了对规模经济的追求以及对市场份额的激烈争夺已经成为当代国际汽车行
4、业发展的主方向。而国内，各个汽车行业的合并与收购也呈现出追求规模经济的趋势。、寡头垄断的市场结构。在汽车行业处于成长期时，生产厂商为降低成本、追求规模经济而进行日趋激烈的竞争，最终经过破产、倒闭、联合、兼并形成寡头垄断的市场结构，行业发展步入成熟期。在这一阶段，生存者寥寥无几，但都已实现规模经济。、政府参与。作为社会经济的支柱产业，汽车行业无论是在发达国家还是在发展中国家都无一例外地受到政府的扶助。一国产业政策也对汽车行业具有深远影响。 1979年，克莱斯勒公司濒临倒闭，美国政府立即于当年12月通过了克莱斯勒贷款担保法案，由政府出面为公司提供财政担保。克莱斯勒公司接受贷款援助后逐步走出困境，于
5、1982年盈利24亿美元，汽车销售超过200万辆。 这一事例成为政府扶持汽车行业的成功典范。（3）2010年政府政策对汽车市场的影响 、2010年国内小排量乘用车购置税减半征收等政策仍在持续，国内小排量乘用车稳步发展。 、政府发展城市化的政策从未改变，而中等发达城市甚至城镇这些地区消费升级后对汽车有着庞大的需求。 、自从1997年亚洲金融危机后，中国就提倡拉动消费，10年以来表现最成功仍然是汽车业。2010年的中国汽车业上空应该仍是明朗的天。 （4）2011年中国汽车行业发展前景 、2011年，预测中国经济将保持“温和”的增长趋势，中部、西部、东北区域经济环境将持续较快发展，中小城市和城镇化建
6、设发展提速 ，将促进汽车市场需求保持稳健增长。预计2011年汽车市场整体销量将达到约2000万辆，同比增长约11%。 、中国汽车业“十二五”规划，据介绍，在汽车业“十二五”规划中，新能源汽车的发展重点将以汽车电动化和动力混合化两大技术结合为标志，进行产品换代与产业升级。国务院办公厅日前发出的“关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定”也指出，5年后，知识技术密集、物质资源消耗少的战略性新兴产业增加值将占到GDP比重的8%。而10年后，新能源汽车等产业将成为国民经济的先导产业。国家工信部最近宣布，中国未来10年将投入超过1000亿元的资金，用于扶持新能源汽车生产。使中国成为全球最大的新能源汽车生产
7、国。综合分析：综上所述，可见汽车市场在中国呈现出乐观上升趋势。汽车行业在中国的发展也越来越规模化，而汽车市场的竞争也越来越激烈。各项政策也有利于汽车行业的发展壮大。为了适应形似的发展，国内汽车业都必须实现新的改革与创新，而车展正是为了汽车业能够更好的交流与合作，为汽车业提供了相互学习，技术交流的平台。同时，随着汽车消费的加大，随着人们对汽车需求的增大，这展也为消费者提供了一个完整的平台。“十二五”的提出，使得中国汽车将逐步由传统汽车向新能源汽车发展，由此可见汽车行业是常青树。2、 展会项目生命力分析（1）、从2003年起，在国内，北京、上海、广州等地陆续举办了一届又一届大型汽车展览会。且从20
8、05年起各类汽车配件展、汽车装饰展业陆续开展。至今，国内比较知名的是上海国际汽车展览会和北京国际汽车展览会。作为附着汽车行业发展的车展，伴随着汽车行业这棵常青树，车展也将长青不倒。（2）、随着国内外汽车行业的发展，不论是旧的燃油汽车还是到新能源环保汽车，汽车作为一种时代必须的交通工具，作为身份与地位的象征受到了广大消费者的喜爱。伴随着经济的发展和社会的进步，汽车也从奢侈品慢慢转变成了生活必需品。（3）、汽车行业是一个有强大生命力与发展潜力的行业，作为展示汽车舞台的车展也受到了广大汽车制造业、汽车装潢、汽车服务、消费者的喜爱，据统计，2009年北京国际汽车展览会拥有将近9万的参与人数。且，每一个
9、展会都为举办方带来了巨大的利益。作为一个展示着时代必需品和潮流的展会，汽车展拥有强大的生命力，和盈利能力。（4）、“十二五”规划的提出，使得国内汽车行业逐步由传统汽车向新能源汽车进行结构调整。而新能源汽车的发展也需要一个展示和交流的平台，这就为车展提供了广阔的市场。3、 风险预测（1）、目前社会各界广泛关注的国内通货膨胀问题，关键不在于通货膨胀现象，适度的通货膨胀会推动经济发展，关键在于社会各界对通货膨胀预期敏感，一些社会现象已经比较明显，而09年四季度和10年汽车狂热购买现象，其中也有通货膨胀预期的影响因素。由于社会各界对通货鹏展的敏感度不同，2011年汽车市场也可能出现萧条现象，而2011
10、年车展也可能会受到影响。（2）、由于汽车销售、消费市场的高速发展，市场越来越成熟，消费者也越来越成熟，消费者的汽车消费观念已经发生了重大的转折和变化，对车市已经产生了巨大影响，在各种因素的影响下，消费者的消费观念、消费趋势、消费偏好仍有难以预料的状况发生。所以2011年车展也可能面临观众、参展商稀少的问题。（3）、随着汽车行业的火热发展，各地的汽车展也此起彼伏，由于没有统一的规划，各种规模不一，定位不清的车展泛滥，容易混淆参展商和参观者的目光，会对2011上海车展照成影响。二、展会执行方案1、展会名称与主题2011上海车展主题：家庭中的第四成员2、办展地点和时间地点：上海新国际博览中心时间：2
11、011年5月1日5月4日3、展品范围整车：轿车，商务车，客车及卡车，特种车等。 汽车设计及新概念产品，特色节能环保汽车。汽车零部件：发动机系统，变速箱，排气系统，车桥，转向，制动，悬挂系统，车身及附件，电气系统，轮胎，轮毂。汽车附件：汽车内饰部件，汽车音响，视听系统，汽车导航，车载通讯系统，空调系统，汽车安全和防盗系统。汽车测量，检测，诊断设备，维修保养设备，汽车养护用品，汽车油漆，润滑油，添加剂等。电脑控制系统及相关软件。各类书籍，报刊及其他相关服务。4、办展机构 主办单位：中国机械工业联合会中国机械工业集团公司中国国际贸易促进委员会中国汽车工业协会 承办单位：中国国际贸易促进委员会汽车行业
12、分会 中国汽车工业国际合作总公司 中国汽车工程学会 中国机械工业集团公司上海分公司 策划运作：AS组展公司 5、展会规模及定位 由于受国际金融风暴影响，国际上大汽车集团正在激烈地应对市场危机，申请破产保护、重组、兼并！国际汽车形势动荡不安，而中国汽车行业受到金融风暴的影响极小，甚至在2009和2010年出现了购车热潮。所以此次展会定位只针对的是国内参展商和观众。 此次展会将使用上海新国际博览中心W1-W5馆和E1-E馆，展会具有相当的规模，属于中国车展盛会之一。 6、展会进度计划2011年4月1日4月15日 展览报名；2011年4月15日20日 汇总资料、展品审核 2011年4月20日30日
13、编印展览会会刊，各单位进行展台设计、制作；2011年4月25日4月30日布展；2011年5月1日5月4日 展览时间； 5月1日8:00-8:30展会开幕式 8:30-9:00参展商入场 9:00-17:00仅对仅面对持有特邀观众请柬或特邀观众胸卡的观众入场 5月2日-3日8:00-9:00参展商入场 9:00-17:00面对所有观众开放5月4日8:00-9:00参展商入场 9:00-15:00面对所有观众开放 15:10-16:00闭幕式 16:00参展商撤展 展会同期活动：（详见附录3） 7、现场管理计划（详见附录1）会展开幕式现场管理：展会现场布置 VIP（very important p
14、erson) 接待媒体的接待和管理展会开幕 开幕酒会服务策划会展布展与现场管理：办展机构现场管理参展商的现场管理工作观众登记和入场管理 撤展管理 会展现场风险与安全管理：会展现场的风险类型 会展风险管理 重大紧急事件管理 其它管理：现场广告管理 交通、物流管理 餐饮管理 证件管理 新闻管理酒店、旅游服务会展资料的采集与编写 会展设备管理 三、展会营销宣传1、展会招展招商2011上海车展邀 请 函_公司:我协将于2011年5月1日4日在上海新国际博览中心举办2011上海车展，诚挚邀请贵公司参展。中国车工业协会中国国际贸易促进委员会2011年4月1日 专业一流的汽车展览会 深受我市消费者及车商喜爱
15、并参与的车市销售平台 备受中国汽车行业关注、支持、热情参与的汽车界盛会之一2011上海车展招展书【汽车展背景】我国在国家政策的支持下，2009年汽车产销均突破1360万辆，一举超越美国成为全球第一大汽车市场。今年一季度，中国汽车产销量分别超过400万辆，依旧保持强劲势头，持续领先国际市场，彰显出了中国汽车市场成为挽救全球车市的重要动力。在这样的背景之下，2011上海车展吸引全球汽车制造商的高度关注，国际著名跨国汽车公司和国内汽车厂商都投入了巨大人力和财力高调参加本届车展。“2011上海车展”活动，更加注重活动的档次、规模、互动和签单效果。“铸品牌、促销售、重服务、见实效”的意识将始终贯穿整个车
16、展。本次车展恰逢5.1，将成为上海及周边地区一次重要的假日经济活动，成为上海汽车经销商的一次盛会，成为汽车消费者购车、赏车的品牌平台，成为市民百姓假日游玩休闲的好去处【主办单位】：中国汽车工业协会 中国国际贸易促进委员会【承办单位】：中国汽车工程学会 中国汽车工业国际合作总公司【策划运作】：AS组展公司【展会时间】：2011年5月1日（特邀买家与特邀观众日） 5月2日-5月4日（普通观众日）【展会地点】：上海新国际博览在中心【展会宣传】：电视媒体报道上海电视台、上海东方电视台、东方卫视、上海人民广播电台、上海东方广播电台；新闻报纸报道新民晚报、新闻晨报、新闻晚报、青年报、天天新报、第一财经日报
17、、每日经济新闻报 网站媒体杂志报道中国会展网、中国展会网、会展风向标、中外会展网、新华会展等【车展展品范围】各类轿车、商务车等国内外知名汽车品牌；相关汽车用品服务及其他：汽车配件、汽车美容、汽车养护、汽车保险、汽车维修、油品油料、二手车、汽车通讯设备、汽车用品、装饰件、汽车俱乐部、驾校等；【车展参展费用】标准展位（9 平方米起租） 光地（27平方米起租） A 区（高级展区） RMB21 262/9平方米 RMB2 126/平方米 B 区 RMB13,980/9平方米 RMB1,400/平方米 注：1）、非标准展台参展面积不小于100平方米。2）、本单位展台将：自行（委托）设计、制作安装，预计用
18、电量。3）、各参展单位应符合国家商标法和知识产权保护等相关法律、法规。【车展展位图】2、赞助商方案（详细见附录2）金牌赞助商（仅限6名额）赞助费：16万RMB银牌赞助商赞助费：8万RMB3、展会宣传推广电视媒体报道中央电视台、上海电视台、上海东方电视台、东方卫视、上海人民广播电台、上海东方广播电台发布新闻和展会预告。新闻报纸报道新民晚报、新闻晨报、新闻晚报、青年报、天天新报、第一财经日报、每日经济新闻报等主流媒体对大会作了详细现场报道。网站媒体杂志报道中国会展网、中国展会网、会展风向标、中外会展网、新华会展等专业展览网站将对本次展会进行全方位立体化宣传其它观众组织广而告之：向国内相关行业寄发2
19、0万份商务请柬，利用广告、互联网、电子邮件、电话、传真及将派专人前往派发“展前快讯”与“展报”、参观券等；利用组委会庞大数据库资源邮寄请柬20万份、发送电子请柬50万份，同时也会采取公关邀请、直邮DM、短信邀请等多种方式发布信息组织专业观众。组委会将向各汽车协会、高尔夫协会、私营企业协会等拥有高级财富会员的协会合作，协助邀请观众。组委会将向各高档小区、银行VIP客户、航空公司VIP会员、电信、移动公司VIP会员、白领阶层等拥有高消费能力的观众，寄发邀请函和消费券及短信点对点邀请。市内观众组织 由上海市所有杂志报纸以夹放门票的方式来组织市内爱车观众。全国各地所有车展，我公司将派遣专业人员进行适当
20、宣传及合作。我公司成立推广宣传项目组为15人，特为此次车展，进行大幅度宣传。四、展览财务预算2011上海车展览会财务预算财务支出预算：一、展览场地及相关费用1928280元具体费用包括1、 展览场地租金费 ：新国际W馆E馆155个展位共计：1880000元/天场地：W馆（1500 m2）E馆(1000 m2)平日22500元/天20000元/天公众假日30000元/天25000元/天备注：1、 展馆以2000 m2为起租面积；从布展之日起至撤展日计算租金，室内展馆照明电、动力电、空调用电另计。2、在制定工作时间内使用,超过工作时段，按小时收取加班费。3、场地租赁免费提供保洁保安。2、 展馆空调
21、+新风费：416000元/天1500 /元/小时/层1500*3层*12小时*4天=216000元3、 展馆照明动力用电费：预算为45000元/4天220V/30A100+电费380V/40A200+电费380V/50A300+电费备注：押金4000元4、 展位特装费：12元/ M2/展期2000 M2的国际标准展位，共计24000元加上押金共计28000元施工单位提前与会展中心业务部联系，办理手续，交纳施工管理费及押金（14元/ M2/展期），方可进馆施工。5、 标准展位搭建费：45元/ 155个展位*9M2*45=62775元 共计62775元/展期6、展馆地毯及铺设费用： 15元/ M2
22、共计120925元/展期备注： 1、按实耗地毯面积计算2、各展位为同一地毯，公共区域不铺设地毯7、 展位搭建加班费：按展览总面积计费（不接受零星加班）1元/ M2/小时不足1小时以1小时计算1*155*9*4=5580备注：1、由主办方统一联系加班2、加班时间上限为4小时二、市场调研费8400元具体费用包括1、问卷调查（网络、纸质、打印）：1200元材料费：700元 （0.2元一份，2000份）人工费：800元 （0.5元、2份）2、数据调查（购买数据，数据录入费）：2200元3、实展调研：3000元4、资料费、复印费、通讯联络等办公费用：500元三、宣传推广相关费用242600元具体费用包括
23、1、广告宣传费用共计216600元电视广告：18万元A、广告创意、拍摄、制作费：5万元B、电视广告播放代理费：8万元C、移动电视广告（公交、地铁）：5万元纸质广告：24400元A、纸面广告制作：400元B、报纸广告刊登（以上海地铁免费发送的报纸为主）：彩板1万元,黑白4000元C、杂志广告刊登：2万元网络广告：12200元A、广告制作费（旗帜、banner、logo）1000元B、网络广告投入宣传费（网站合作、付费搜索引擎或者其他）：1万元C、制作展会官网：1200元2、新闻宣传费用（尽量节省预算）共计：8000元电视新闻6000元电视新闻、滚动字幕播报：5000元网络新闻投放：1000元新闻
24、发布会新闻发布会会场布置费用：2000元3、海报宣传：共计：6000元设计制作、印刷、材料费：5000元海报张贴租金：1000元4、宣传资料共计：7000元宣传册+秩序册：6000元设计、印刷、材料（各1000本，3元/本，内含参展商，赞助商性息，环保咨询等相关报道）：6000元：DM宣传单：1000元设计、印刷、材料（2万份，1000元）5、宣传人员办公费：5000元四、招展与招商费用190000元具体费用包括1、招展代理费用共计：171000元劳务费（代理公司人员劳务领取范围）：10万元差旅费（外出招展人员）：3万元办公费（包括招展资料复印、印刷、办公文具等）：8000元电话营销费：200
25、0元资料编印和邮寄费：4000元客户联系费（参展商，专家，相关政府人员）：3万元宣传推广公关费：1万元2、招商费用：共计：13000元信件邮寄费：1000元招商联系费（赞助商，供应方，合作伙伴）：1万办公费：2000元3、备用费用：用于不可预见的支出费用：6000元五、筹备相关费用174140元具体费用包括1、 停车证（50元/张）共计：5000元沪牌、外地牌、货车等2、仓储、运输等费用共计：108800元仓库租赁1.2元/天500 *1.2*3天=1800元仓储服务管理费：2000元装卸服务：进出150元/吨 5000元备注：1）、不足一吨按一吨计算，凡每增500KG按75元逐增。2）、10
26、吨以上，价格可与参展商面议。3）、泡货按体积计算：按80元/M3计算。4）、人工搬运：50KG/件以内按10元收费。50KG/件按10元递增。运输费：10万3、展具租赁费共计：100340元A.人字梯：2 M高、3 M高 20元/架/天(10+5)*20*4=1200元B.平板小推车 1.070.63(M) 20元/辆/小时10辆*20*10=2000元C.二层脚手架 3.5 M高 50元/半天5台*50*4=500元D.手动堆高车 1500公斤 60元/辆/小时3*60*8=1440元E.液压升降平台 9 M高 100元/辆/小时2*100*4=800元F.折叠咨询桌 10.50.75(M)
27、 100元/张/展期50*100=5000元G.简易桌 1.80.450.75(M) 80元/张/展期100*80=8000元H.玻璃展示柜 横竖方三种规格 200元/个/展期50*200=1000元I. 长臂射灯 100W/220V 10元/只/展期10*200=2000元J. 搁板 10.3 (M) 10元/块/展期80*10=800元K.软隔离 10元/根/展期10*80=800元L.指示牌 10元/块/展期10*30=300元M.插座 三孔+两空 4元/只/展期2*155*4=1240元N.折椅 8元/张/展期8*155*2=2480元O.挂环 U型、Q型、圆头 1元/个/展期500*
28、1=500元P.围板 9 ，12m2标准规格 50元/块/展期（80*3+40*4）*20=20000元Q.楣板 展位标准规格 15元/块/展期120*15=1800元R.桌布 5元/块/展期150块*5=750元S.宽带网络接口 200元/端/展期200*3*3=1800元T.无线路由器 50元/个/展期50*3*3=450元U.其他租赁费用（饮水机、打印机、DVD电视设备等） 10000元六、配套活动费用11600元1、开闭幕式共计：22000元主席台搭建（场地租金地毯背景板挡板等）：8000元花卉、绸带彩球、贵宾胸花、升空小气球等：2000元彩旗、礼仪小姐、绶带等：1000元音响设备等：
29、500元2、会议、研讨会：中国汽车发展报告、汽车发展论坛、汽车商务论坛、中国汽车有关单位圆桌会议会议室租赁费：100座 1000元/半天 3000元提供茶水、音响设备、联网设备、空调多功能厅：150座 2500/半天 5000元提供茶水、音响、话筒、投影、发言席、联网设备、空调贵宾会晤室：20座 500元/天 1000元提供茶水 、空调、服务员一名休息室 50座 200元/天 600元会议横幅制作100元/条，会议喷绘背景制作700元/块6*100=600 700*2=1400共计：11600元3、配对会晤：贵宾买家与参展商5、其他特殊布置费用：5000元七、其他相关费用500000元1、办公
30、费用胸牌、席卡制作费等（设计、编订、印刷）5000元文具纸张等相关用于办公的费用 500元2、人员费用邀嘉宾出场费：1000元嘉宾接待费：1000元3、接待费酒店房间、交通费、餐饮：3万4、茶歇点心包括酒会、会议茶歇点心等：5000元5、装饰品开幕式、会议及展览会场2000元6、服装展览会纪念LOGO衫 3000元7、纪念品礼品环保袋+小礼品 5000元8、门票制作设计、印刷 2000元9、一次性物资费一次性水杯等一次性用品 2000元10、保险费用展品保险、观展客意外伤害保险、会展设备安装与拆卸工程保险、会展融资信用保险 5万11、相关税收20万八、其他不可预见费用（赔偿费等）15万 总支出
31、：3118,020元财务收入预算：一、政府拨款：30万二、WE馆展位费收入：共计360万A区RMB21 262/9平方米（标准展位）/ 光地标 准 展 位 配 置RMB2 126/平方米l 9 m2标准展位三围板、地毯、一张咨询台、三把椅子、二只射灯、一个220V电源插座、参展单位楣板l 12m2标准展位三围板、地毯、一张咨询台、四把椅子、二只射灯、一个220V电源插座、参展单位楣板l 18m2标准展位三围板、地毯、一张咨询台、一张圆桌或方桌、六把椅子、四只射灯、一个220V电源插座、参展单位楣板B区RMB13,980/9平方米（标准展位）光地RMB1,400/平方米注：两面开口展位费加收50
32、0元 ， 三面开口展位加收800元A区：65万B区：80万退展费（退合同价60%）5万前提：假设展位全部卖出三、会议及相关活动收入：共计：23万1、参会费收入：5万元2、向服务商收取的差价：5万3、相关活动收入（观众活动参与费）：3万4、交易提成费（由主办方促成的项目）：10万四、赞助收入共计：80万1、广告收入（挡板、幕墙广告、展馆内广告、宣传手册广告等等）：60万2、金牌赞助：96万（6个名额） 3、银牌赞助：64万（8个名额）五、保险赔偿费：5万六、其他相关收入：5万总收入：633万元收入6,330,000元支出3,118,020元利润3,211,980元附录1：2011上海车展现场管理
33、计划一、会展开幕式现场管理：（1）展会现场布置 ：布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据车展对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。（2）VIP（very important person) 接待：对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。（3）媒体的接待和管理 ：展会开幕前，办展机构要与
34、有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。（4）展会开幕 开幕时间和地点。 开幕式讲话稿和新闻通稿。 开幕方式的确定。 （5）开幕酒会服务策划 开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。 开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的 。 二、会展布展与现场管理：（1）办展机构现场管理 1、展会现场布置 2、展会注册及入场管理 3、展会证件
35、与门票管理 4、展会设备设施管理 5、展会现场的安全管理 6、展会现场的知识产权保护工作 7、展会现场的相关活动管理8、展会现场的其他服务9、应急处理小组（2）参展商的现场管理工作：展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。 展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵
36、线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。 展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。1、布展 2、配备展台的工作人员 3、展台接待 4、贸易洽谈 5、情况记录 6、其他相关宣传推广活动 7、信息收集工作8、细节管理注意事项9、应急处理小组（3）观众登记和入场管理：观众登记处的主要任务之一就是维护展览会
37、入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外，我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。1、预登记2、现场登记3、信息收集4、导引与通道维护5、告知
38、观众展会日程6、现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）7、应急处理小组 （4）撤展管理 1、展位的拆除 2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁 6、撤展安全保卫（5）参展观众的统计1、依据观众办理登记手续的内容进行统计2、根据门票进行统计3、参展商的客户统计三、会展现场风险与安全管理：（1）会展现场的风险类型 ：1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类（2）会展风险管理 ：1、对场地进行安全分析2、同当地相关部门建立良好的工作关系。3、确定会展活动的利益相
39、关者具有相应的风险意识4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 5、制定一个媒体管理计划 6、预防“闹展” （3）重大紧急事件管理：为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。四.其它管理：（1）现场广告管理 在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。1、
40、广告载体分类与统一管理2、广告的规范与招标3、秉承公平公开的原则（2）交通、物流管理：对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。在本次展会中，我们委托XX运输公司来负责展品运输工作。（会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司的报关业务。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公
41、司代理。）1、展品运输（分为主办方签约物流公司与自行运输）2、撤展运输3、现场联络点4、线路规划5、对展品抵达时间的掌握，6、撤展管理与撤展物品监控7、紧急事件处理（3）餐饮管理： 会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。1、指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（主办方指定XX餐饮公司作为本次展会的餐饮供应商场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。）2、同时、我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情况。 （4）证件管理 为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。在本次展会中，
42、主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。由于本次展会出售门票，主办单位已事先向税务部门报告，并征得税务部门同意。（5）新闻管理本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。另外，本届展会主办会安排AS公司的总经理洪进先生作为新闻主管，负
43、责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。（6）酒店、旅游服务 酒店服务是会展主办单位参展商提供的基本配套服务项目。本次展会的相关节点旅游服务指定XX旅游公司为旅游代理商。由XX旅游公司与目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活动中涉及的各级目的地、各部门的接待工作，保证参展商或专业观众旅行活动的顺利进行。（7）会展资料的采集与编写印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，我们也将在展览会期间在展台上散发。参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料，由我们统
