《xx集团行政管理制度》.docx

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1、 安徽XX集团行政管理制度 二一一年七月修订目 录1、员工礼仪行为守则 2 2、员工工装管理办法 6 3、档案管理办法 8 4、印章管理办法 22 5、证照管理办法 27 6、公文管理办法 29 7、保密管理办法 35 8、资料报送、接收管理办法 39 9、信息管理办法 43 10、会议管理办法 46 11、总裁办公会议制度 5012、协同管理平台（OA）系统管理办法 5313、财产保险管理办法 57 14、办公固定电话及空调使用管理办法 61 15、公务手机使用及话费核报管理办法 64 16、计算机信息系统管理办法 66 17、公务招待用餐管理办法 72 18、车辆管理办法 7619、固定资

2、产及低值易耗品管理办法 86 20、印刷品印制管理办法 89 21、办公用品管理办法 91 22、公务礼品、招待用品管理办法 95 23、办公场地卫生管理办法 .99 24、集体宿舍管理办法 101 25、员工食堂管理办法 109 员工礼仪行为守则第一章 总 则第一条 为使公司员工日常工作行为有所规范，促进优秀企业文化的形成，特制定本守则。第二条 本守则适用于集团总部及各公司所有员工。第二章 礼仪规范第三条 形象规范一、头发1、员工应保持头发整齐、清洁，不得将头发染成过分鲜艳颜色；2、男员工头发长不过耳。二、指甲1、应注意修剪，员工指甲不能太长；2、女性员工不得涂彩色指甲油。三、胡须应注意修剪

3、，不得留长须。四、着装1、员工日常上班时间须配戴工牌，服饰可自选，但要遵循以下原则合理搭配；2、不得穿无袖衫、超短裙、短裤等过分暴露或休闲的服饰；3、着长衬衫时须系好袖扣，不得挽起袖子；4、员工上班时间不得穿拖鞋；5、在公司有重大活动或有通知要求时，应统一着工装（正装）并佩戴领带。第四条 语言规范一、员工在公司内应尽量不要讲方言，接待外来客人时应讲普通话；二、员工语言表达应文明礼貌，不允许讲脏话、粗话；三、员工不得在办公场所大声说笑、嬉闹、争吵；四、员工在上班时遇见同事，要说“您好”或“您早”；五、公司员工之间称呼：下级称呼上司以职务相称；同级之间，一般以“姓氏+工种”称呼（如：何工、李师傅）

4、，年长者称呼年幼者可以“小李、小张”相称；六、对公司以外的人称呼：以职务称呼领导，以先生、小姐称呼一般人员；七、得到他人帮助时，应当说“谢谢”；表示歉意时要说“对不起”或“抱歉”；八、电话用语要求：接电话时，要说“您好，XX集团”；结束通话时，要说“再见”。第五条 举止规范一、迎送1、对公司的客人或客户，要表示欢迎，事前联系的应在约定的时间内会见；2、有客人或客户来访，要起身热情迎接，同时要面带微笑地说“您好，请问您有什么事需要我帮助”； 3、来客多的情况下，按先后顺序或轻重缓急接待；4、在客人或客户离开时，要起身热情相送，同时要面带微笑地说“您有什么事需要我帮助，请随时与我联系”。 二、介绍

5、1、直接见面介绍的场合下，应先把职位低者介绍给职位高者，若难以判断，可把年轻的介绍给年长的；在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人；2、把一个人介绍给很多人时，应先介绍给其中职位最高的；3、男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；男女职位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。三、握手1、在握手过程中，上身要稍微倾向对方，目视对方眼睛，脊背要直，不要弯腰低头，要面带微笑，同时问候对方；握手时切忌用左手或戴手套、墨镜与人相握；2、上司同下属握手时应由上司先伸手；宾主间握手是客人抵达时应由主人先伸手，客人告辞时应由客人先伸手；同性间应先向职位低或年纪轻的伸手；异性

6、间应先向男方伸手。四、就座1、相对式坐法一：双方就坐时，一方面朝正门，另一方背对正门，面朝正门的座位为上座，应请客人就座，背对正门的座位为下座，由主人就座；2、相对式坐法二：双方就坐于室内两侧，并且面对面地就座时，进门后以右为上座，应请客人就座，进门后以左为下座，由主人就座；3、主席式坐法：宾主双方就圆桌而坐时，一般由主人面对正门而坐，右侧第一座为主宾，左侧第一座为次主宾，副主人应坐在主人正对面，第三、第四宾客分别坐在副主人的右侧和左侧，第三、第四主人与第三、第四宾客相对而坐，其余座位由宾主双方随意就座。五、出入办公室1、进入办公室，要先轻轻敲门三声，听到应答再进；2、进入办公室后，如对方在讲

7、话或通电话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也应看准机会。六、递交物件1、如递文件，要把下面、文字对着对方的方向递上去；2、如递自己的名片，应双手捏住名片的两角，将名片正面和字体朝向对方；在接受别人名片时，要很郑重且认真地读一遍名片上的姓名、企业名称、职务；3、递钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；4、若递刀子或剪刀等利器，应把刀尖朝着自己的方向。第三章 附 则第六条 凡违反本行为守则的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。工 装 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为树立公司形象，规范工装管理，特制订本办法。第二条 本办法适用于经集团批准需配备员工工装的部门管

8、理。第二章 工装购置与发放第三条 工装配备标准：春秋装男女均为西服套装，内着白色衬衫；男式夏装为短袖衬衫和西裤，女式夏装为短袖衬衫和短裙；数量各为贰套。第四条 夏装每两年发放一次，春秋装每四年发放一次，自申请工装之日起计算。第五条 集团办公室（行管部）负责于每年6月份购置夏装；每年2月和9月份购置春秋装。工装购置费用由员工所在公司承担。第六条 自申请工装之日起，凡工作满半年未满一年离职的员工，承担其春秋装制作费用的50%；未满半年离职的员工，全额承担其春秋装制作费用。员工办理离职手续时由行政专员在离职会签单上签字注明扣减的工装金额，人事专员在计发工资时凭单结算。第三章 工装申领程序第七条 部门

9、经理负责通知本部门员工于正式录用一周内向集团办公室(行管部)申请制作工装。第八条 员工填写工装制作申请表（附件1），由部门负责人签署意见，人事专员对该员工是否转正予以审核确认，行政专员登记审核后报公司总经理（集团办公室主任）审批；第九条 集团办公室（行管部）行政专员负责工装发放，逐一对工装领用情况建立明细台帐予以汇总（附件2），并负责确认工装发放时间。第四章 工装使用与保管第十条 配备工装的员工应及时清洗熨烫工装，保持服装整洁。上班时间（含周六、周日）一律着工装，并依照员工礼仪行为守则相关规定合理搭配服饰。试用期员工不配备工装，但应遵守员工礼仪行为守则相关规定着装。集团及各公司有大型活动时，男

10、员工着工装（正装）时必须佩戴领带。第十一条 若遗失、损坏工装需重新购置的，应及时按程序申领工装，但个人必须全额承担工装费用。第五章 附 则第十二条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十三条 本办法由集团办公室负责解释。档 案 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团实际，特制定本办法。第二条 集团档案是集团总部和各公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、账册、录音、录像、光盘、图片、

11、实物、图纸、技术资料等所有档案。第三条 集团办公室是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团总部、安庆公司所有的档案以及各公司相关档案，并利用档案为公司的经营管理服务。第四条 各公司档案（安庆公司除外）统一由各公司行政管理部存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团办公室报送档案目录（含电子版）；集团职能部门和安庆公司档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。 第二章 立卷归档第五条 各部门（以下均指集团各职能部门以及各公司下设各部门）在工作中形成的各类文件、材料必须统一归档，定期向档案室移交，任何人不得据为己有。第六条 各部门应指定专人负责本部门文件、材料的收集、整理与归

12、档，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的档案。并及时向档案室移交。第七条 档案的收集与归档时间要求：一、财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室或各公司行政管理部(财务档案实施细则依据会计档案管理办法执行)。二、人事档案中的在职员工档案由集团人力资源部（行政管理部）自行归档管理。三、工程类档案在单项工程竣工验收并结算后半年内，经部门经理审核后，将工程竣工验收资料收集整理齐全，移交档案室归档。四、合同类档案通过OA将合同目录及时传递至档案室，招商、材料采购合同在合

13、同签订完毕后一周内移交至档案室，工程合同在合同签订完毕后每季度末移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），经部门经理审核后，双方在移交清单上签字；对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。 五、外出参观学习、考察和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料等移交档案室。六、各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天内由主办部门负责将有关文字资料、声像照片等移交档案室。七、各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内由经办人及时交档案室归档。八、大事记，由各公司总经理

14、、职能部门负责人审核后于每月5日前将上月大事记填写大事记报表（附件3）上报总裁办，每半年由档案管理员整理、汇总报总裁办主任审核后建档，次年初在集团网站发布。九、各部门的发文按照公文管理办法，将签发文稿、印本及附件、文件送达表等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，文件处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。十、各公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和保密性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。十一、新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理员登记验收后方

15、可领用；办公设备类说明书、质保资料三个月后由资产管理员移交档案室，专业仪器等资产说明书、技术资料由领用人保管，质保资料由资产管理员移交档案室。十二、审计和督查档案由督查部保管上一年度的档案，隔年的档案由督查部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案内容按审计管理办法和督查工作制度规定执行）。十三、其他档案资料由集团职能部门、各公司分类整理后在每年第一季度内送交集团档案室或各公司行政管理部存档，完成上一年度档案归档工作。第八条 各公司应向集团公司档案室移交的档案及要求（不含安庆公司）：一、荣誉证书、奖状等复印件；二、营业执照、组织机构代码证复印件（每年年检或变更后

16、均应提供）；三、公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；四、各地关于光彩大市场的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及光彩大市场建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；五、各地有关光彩大市场的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证、建设工程用地规划许可证复印件；六、各地关于光彩大市场宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件或复印件、宣传光盘；七、各地举办光彩大市场奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料；八、省级以上领导视察参观光彩大市场的照片；九、以上范围内的档案由各公司档案管理人

17、员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。第九条 文件材料归档的要求和手续：一、各公司档案管理人员应严格按照文件归档范围及不归档范围（附件1）移交归档文件，并按档案分类类目与保管期限表（附件2）正确划分保管期限，加盖归档章；二、各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数；三、归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写；四、各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向；五、各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里

18、截留；六、归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末；七、各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份。第十条 员工在内部进行岗位调动时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。第十一条 员工离职前，应将本人所借阅的档案资料归还档案室，档案管理员在离职会签单上签字确认。第三章 档案的管理第十二条 档案管理员要根据国家有关档案管理规定分类编号，认真编制检索目录，做到迅速、准确地

19、查询档案。第十三条 档案案卷装订前，要去掉易锈蚀的装订品，用线绳或不锈的材料装订；文书档案整理归档时，可在每件文件左上角或左侧装订，便于复印和扫描。第十四条 出入档案室的档案，应进行仔细清点和登记，重要及绝密档案应放入保险柜，在专门地点保存。第十五条 档案员应认真做好档案的安全工作，经常检查档案管理状况，对破损的图纸和变质的文字要及时进行修补和复制。第十六条 档案员应定期对档案清理核对，做到帐实相符。第十七条 对重份及无保留价值的资料，应编写清册，由部门签署意见，经集团办公室主任（行政管理部经理）签字核实后，报总经理批准，集中统一销毁，销毁时应派专人监销（两人以上），销毁后应在销毁清册上注明“

20、已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签名。第十八条 严禁各部门将不属于归档范围内的图纸、表格等资料移交至档案室。第十九条 办公室（行政管理部）对各部门档案立卷归档情况进行经常性的检查，督促各部门做好档案的收集与归档工作。每年集团办公室不定期对各项目公司的档案工作进行抽查，发现问题及时敦促落实整改，并指导、培训各项目公司的档案管理工作。第二十条 本单位人员非因工作需要不得随便进入档案室，外单位人员一律不准进入档案室（领导陪同参观除外）。第二十一条 档案室要做好防盗、防潮、防霉、防光、防鼠、防虫、防高温等防范工作。第二十二条 档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应按安全

21、规范设置，以防事故发生。 第四章 档案的微机管理第二十三条 集团各类档案立卷归档后，应将卷内文件目录录入档案管理系统，分类编辑，便于检索和查找。第二十四条 各公司、各部门应于每月10日前将上月未通过0A流程的重要数据拷贝到信息中心进行数据备份，以防数据意外丢失。第二十五条 重要档案或查找频繁的档案除录入目录外，还应录入要点和提纲。第二十六条 档案录入应遵循随时录入和定期录入相结合的原则。各类证照、荣誉证书等不需装订的档案随到随录；其他档案装订归档后定期录入。第二十七条 档案管理员的电脑系统应设置密码，以防离开电脑时他人进入档案系统，造成数据丢失。第二十八条 录入的档案数据应定期核对，进行必要的

22、补充或更改，做到帐实相符。第二十九条 系统内的文件发生异常，应及时报告计算机管理人员，以防止电脑病毒及其它机器原因造成档案资料的不完整。 第五章 档案的借阅第三十条 员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件；确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。第三十一条 借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记簿上详细填写案卷内容、卷号和借阅目的，并按期归还。第三十二条 调阅一般文档，由档案员审定直接提供；调阅机密文档，应经常务副总裁（总经理）同意方可提供，但不得借出。第三十三条 档案每次只能借阅一本，再次借阅时必须将上次所借的归还。确因工作需要一次借阅数本的，

23、经集团办公室主任（行政管理部经理）批准后，方可借阅。第三十四条 借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案，特殊情况须经档案提交部门负责人审核同意方可借阅，经督查部负责人同意的督查审计工作除外。第三十五条 涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时应集团常务副总裁（总经理）批准同意后，方可借出。第三十六条 外单位需要借阅公司图纸、技术资料时，应持单位介绍信，并经对口部门领导批准，经常务副总裁(总经理)同意后，方可借阅。严禁任何部门或个人未经批准私自代外单位复制档案。第三十七条 银行、税务部门查账需调阅财务档案时，应经各公司财务部经理

24、批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时归还。第三十八条 任何员工不得将档案借出后带回家。第三十九条 档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。第四十条 档案借阅期限：一、文档：一周；二、财档：十天；三、图纸：一周；四、其他类：半个月。如借阅期满，仍需继续使用，须再办理续借手续。第四十一条 档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。第四十二条 档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷内文件情况进行仔细检查核对。 第六章 附 则第四十三条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予

25、以处理。附件一：集团文件材料归档范围及不归档范围为更快地实现档案管理现代化、标准化、规范化，确保集团总部和各公司在各项工作活动中形成的公文、帐簿、图册、报表、照片、录音录像等各种门类的档案能得到完整、系统地保存，提高归档文件材料的质量，避免混杂无查考利用价值的材料，以适应集团各项工作的需要，结合实际，特制定集团总部和各公司文件材料的归档及不归档范围。一、归档文件材料的范围（一） 集团形成的文件材料1、集团总部及各公司印发的文件签发稿和正本以及工作条例、规章制度、岗位职责等；2、集团总部及各公司党支部、工会组织召开的代表大会以及在工作中形成的文件材料；3、集团总部及各公司中高层会议、公司级会议及

26、专题会议形成的会议记录、纪要、讨论通过的文件；4、集团总部及各公司对外的报告及批复，下属机构的工作请示及集团领导批复、批示；5、集团总部及各公司的历史沿革、大事记、年鉴、企业简介、经验总结、年度工作总结等。6、集团总部及各公司各种营业执照、荣誉证书、奖牌和其他有纪念意义的凭证性实物等；7、集团总部及各公司编印的简报、报纸，报刊杂志刊登的反映集团重要工作活动的材料；8、集团总部及各公司机构成立、合并、撤销、更改名称资料，资质申报、年检报告等；9、集团总部及各公司人事任免、培训考核、工资方案等资料；10、集团总部及各公司与有关业务单位往来文书、签订的合同协议等；11、集团总部及各公司举行重大活动从

27、筹备到结束形成的文件材料；12、集团总部检查各公司工作、调查研究形成的文件材料；13、集团副总裁以上人员公务活动形成的重要信件、电报、传真等资料；14、集团总部及各公司宣传企业形象、领导视察工作时形成的题词、录音、录像、光盘、照片资料；15、集团总部及各公司基本建设项目的土地征用、项目建议书、可行性报告、工程规划及有关批复，从设计到施工、竣工各阶段形成的资料；16、集团总部及各公司财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；17、集团总部及各公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；18、集团总部及各公司购进大型设备的随箱资料，包括说明书、保修卡、图纸等。（二） 政府部门及不相隶属机关的文件材料1、

28、不相隶属机关与集团总部及各公司联系、协商工作的重要来往文件；2、有关业务机关对集团总部及各公司工作检查形成的重要文件；3、政府部门及不相隶属机关颁发的需要贯彻执行的法规性文件。（三） 各公司报送的文件材料1、各公司报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务报表人等资料；2、各公司报送的文件。二、不归档文件材料的范围（一） 集团总部及各公司的文件材料1、重份文件；2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；3、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件；4、一般性文件的历次修改稿（重要制度除外）；5、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来文来信；6

29、、集团内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；7、为参考目的从各方面收集的文件材料。（二）非隶属机关的文件材料1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。附件二： 集团档案分类类目与保管期限表类别类目保管期限机构设置、变更、注销、年检等资料永久综合类营业执照、税务登记证、法人代码证等证照永久先进企业申报及评选资料、奖牌、荣誉证书永久年度工作报告、计划、总结永久党支部会议（通知、大会记录、领导讲话等）永久党委工会类工会会员代表大会（选举办法、结果及批复、大会记录）永久工会开展活动、竞赛及评比资料长期企业印发的重要文件、

30、规章制度、岗位职责等永久一般行政事务性请示、报告、批复等文件短期企业召开的重要会议材料永久企业的一般专业会议材料长期行政管理类单位之间协商工作的往来文件短期不相隶属机关制发的针对本企业主管业务并要贯彻执行的文件永久不相隶属机关制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件短期处理有省市主要领导人重要批示和处理结果的文件材料永久处理有集团领导批示的文件材料长期集团编辑的并反映主要职能活动的出版物永久企业宣传类集团大事记、组织沿革永久报刊杂志刊登集团重要工作活动的材料永久集团安全工作会议记录永久安全工作类安全生产、检查等文件短期安全事故处理材料长期财产保险资料短期为光彩事业捐物、捐款资料永久社会公益类社

31、会扶贫资料永久修建光彩小学资料永久集团举办的大规模奠基、开业庆典、签字仪式有省以上领导人参加的永久大型活动类集团举办的有市级领导参加的活动、仪式资料永久集团领导外出参加重要会议并需要贯彻执行的资料永久设备购进设备的说明书、保修卡、合格证长期设备维修及改装、报废文件长期集团经营方针、决策、规划长期经营管理类经营业绩突出、创优文件资料永久与外单位签订的重要合同、协议等永久与外单位签订的一般合同长期人事管理制度永久工资改革、调整方案长期员工花名册永久劳动人事类员工培训、考核资料、员工劳动合同短期人事任免文件（集团高层领导及下属单位负责人任免文件）永久人事任免文件（部门负责人任免文件）长期劳模、先进工

32、作者文件材料永久员工养老、医疗保险资料永久对影响大、问题严重的有关人员的处分材料永久督查类对员工一般的处分材料长期法律事务类资料长期专项审计报告长期财务管理类财务工作计划、文件长期税务、贷款等方面文件资料长期项目建议书及批复永久可行性研究报告永久设计文件项目评估、设计任务书、设计合同永久工程地质勘察报告永久总体规划设计永久设计鉴定及审批永久征用土地批准文件、用地图永久工程管理文件承发包合同、协议书、招投标文件永久中标通知书、施工许可证永久工程技术要求、图纸会审纪要短期原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期施工文件建筑材料试验报告长期设计变更、工程更改洽商单、工程改造维修资料、永久隐蔽工程验收记录永

33、久分项、分部、单位工程质量检查、评定长期项目竣工报告、竣工验收报告永久竣工文件土建、水电竣工图永久工程预、决算资料永久物业管理类业主（客户）档案资料， 业主大会、业主委员会活动资料长期公告、公约、客户投诉及函件资料短期印章管理办法第一章 总 则第一条为加强集团公司印章管理，规范印章的保管和使用，特制定本办法，本办法中的集团印章包括集团总部及各公司的印章。第二条集团印章的分类：一、公司公章：指“安徽XX集团”行政公章、各公司的行政公章、合同专用章和法定代表人的个人印鉴章。二、财务章：集团总部及各公司的财务专用章和发票专用章。三、部门公章：集团职能部门及各公司部门公章。第二章 印章刻制第三条公司公

34、章和财务章的刻制，由常务副总裁或各公司总经理签批，由集团办公室（行政管理部）按照国家有关规定在指定的单位刻制。第四条 集团职能部门公章，由部门负责人提出申请，经常务副总裁批准后，由集团办公室办理；各公司的部门公章，由部门负责人提出申请，经公司总经理批准后，由行政管理部办理。第三章 印章保管第五条 集团印章的保管实行专人负责制。一、公司公章由集团办公室（行政管理部）印章保管责任人负责保管；二、财务专用章和发票专用章由集团财务部和各公司财务部指定出纳以外的专人保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章；三、集团职能部门公章（财务部除外）由各部门负责人指定专人负责保管，部门负责人暂缺的，由其分管领导指

35、定专人保管；各公司部门公章统一由行政管理部指定专人保管。第六条 印章刻制后，均须在办公室（行政管理部）登记留样备案，由印章保管人到办公室（行政管理部）办理领取手续。更换印章的必须先交回原印章并办理移交手续后方可领取新印章。第七条 办公室（行政管理部）印章保管责任人保管的印章必须存放于专用保险柜内。从开启保险柜取章、使用印章直到印章锁入保险柜的全过程要由印章使用人和印章保管责任人共同监督完成，特殊情况须经办公室主任（行政管理部经理）批准方可盖章。第八条 公司公章必须在办公室内使用，不得带出办公室。特殊情况需携带印章外出使用的，印章使用人应办理印章外借手续，按印章使用程序签批后报办公室（行政管理部

36、），经批准后由一名印章保管责任人携带印章与使用人共同外出使用。用印完毕后必须及时归还印章，并注明外借时间以及盖印次数。第九条 印章保管责任人发生变动时，办公室（行政管理部）应及时指定新的责任人并报集团常务副总裁（总经理）批准。原印章保管人须在做好交接工作后方可离任，接管保险柜密码的责任人必须及时更改密码。第四章 印章使用范围第十条 集团公司和下属各公司法人公章、财务专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。其他部门公章一律不得超出集团及下属各公司范围进行对外第三方使用。第十一条 集团行政公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文，不得在任

37、何对外经济业务往来性质的材料上使用。第十二条 公司行政公章的使用范围：一、用于对内、对外发送的公文、财务报表；二、对外签订的各类合同；三、向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料；四、对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料；五、总裁及分管总裁批准的其他用途。第十三条 财务章的使用范围：一、财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据；二、发票专用章仅限于对外开具发票。第十四条 合同专用章仅限于公司依据合同管理办法规定对外签订的各类经济合同中使用。第十五条 公司法定代表人印鉴的使用范围：一、财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；二、公司法定代表人履行职责；三、公司有关报表及

38、对外报送材料上需法定代表人签章的；四、其他经总裁批准的用途。第十六条 部门公章可在公司内部及有合同业务依据范围内用于对外联络、协调以及行文，但不得使用于任何经济合同、协议等相关资料。第十七条 集团印章不得在任何非集团工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。第十八条 未经总裁书面同意，集团印章不得做以下用途：一、在为集团以外的其他任何公司、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用；二、在为非集团员工开具的有关介绍信、证明等材料上使用；三、在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质

39、的文书上使用；四、其他非本章规定的印章使用范围。第五章 印章使用程序第十九条 使用集团公章须经常务副总裁签批；各公司的公章使用须经公司总经理或授权范围内的分管副总经理签批；财务章须经集团财务部总经理（财务部经理）批准后方可使用；部门公章须经部门负责人或分管总经理批准，部门负责人使用部门公章须经分管副总经理批准方可使用。第二十条 公司公章及部门公章的使用程序：一、由印章使用人如实填写用（借）章申请单（附件4），并按本办法规定，经有权限的领导签批后传至印章保管责任人；二、印章保管责任人在盖印前须对用印时间、用印名称、用印事由及有关领导的签字认真审核，经确认无误后方可使用印章；三、用印批准人因外出没

40、有在申请单上签批，但因情况特殊急需用印的，印章使用人应请示用印批准人，由其向印章保管责任人直接下达盖印指示后方可用印；事后，印章使用人必须及时提请用印批准人补签审批意见并交印章保管责任人，印章保管责任人应负责敦促完成印章使用手续；四、集团印章对外使用时由印章保管人负责登记造册。第六章 其他规定第二十一条 用印批准人必须严格履行职责，按照印章使用规定，做好对用印材料的审核工作。第二十二条 印章使用人必须按程序履行相关手续，印章保管人在手续未完备前不得加盖公章。第七章 附 则第二十三条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。证 照 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为了做好集团证照办理、加强证照使用管理工作，依据公司法、公司登记管理条例制定本办法。第二条 本办法所指集团总部和各公司证照包括：营业执照、经营许可证、组织机构代码证、法定代表人证、资质证等。第二章 证照管理第三条 集团办公室负责集团总部证照的管理;其他各公司的证照由各公司行政管理部负责管理；所有证照及办证相关资料必须存放在档案室集中管理。第四条 集团办公室（行政管理部）指定专人负责承办证照申办、