某某综合能源有限公司项目档案管理办法.doc

《某某综合能源有限公司项目档案管理办法.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《某某综合能源有限公司项目档案管理办法.doc（63页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、南网能源综201333号附件11Q/CSG-E南方电网综合能源有限公司企业管理制度Q/CSG-E213007-2013 2013年8月28日 发布 2013年8月28日实施南方电网综合能源有限公司 发 布南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法目 录1总则22定义23规范性引用文件44职责55管理内容和方法75.1归档范围75.2基本要求85.3项目档案管理方法及工作流程125.4项目档案管理工作的考核275.5归档时间285.6档案的保管及利用285.7档案的鉴定和销毁306附则307附录31南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法（2013版）1. 总则1.1为加强和规范公司项目档案管理工

2、作，确保项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统项目档案一体化管理，保障项目管理文件资料的可追溯性，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、中国南方电网有限责任公司档案工作规定、南方电网综合能源有限公司档案管理办法等法律法规和制度规定，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2公司项目档案管理工作实行集中管理、分级负责的原则。1.3公司项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。1.4本办法适用于公司各部门（单位）及所属机构（含全资及控股企业）的项目档案管理。2. 定义2.1项目：指公司参与管理的项目，包括公司投资的项目（全额投资或控股投资）及非公司投资的项目（如公司承揽的工程

3、项目、咨询项目等），以下统称为“项目”。2.2项目管理单位：指公司为完成项目管理内容和目标而设立的项目管理机构，包括项目公司、项目管理部（事业部）、项目工作组等，以下统称为“项目管理单位”。2.3项目文件：指产生于项目全过程，流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与项目有关的文件资料。从项目立项开始到项目竣工投产直至运维结束整个项目周期，包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。主要包括下列文件：（1） 项目标准文件（

4、包括工程审查文件、批复文件、评估文件、项目建设准备文件等）；（2） 设计院提供的勘察报告可研报告初步设计询价书施工图纸（包括竣工图纸）等；（3） 制造厂家（含国外厂商）提供的设备制作图组装图安装说明书出厂试验及检验报告用于设计的资料等；（4） 工程信函及会议纪要；（5） 招投标资料（包括招投标过程中的答疑）及合同文件；（6） 施工调试过程文件（如开工报告、工程联系单、图纸会审记录、施工调试过程记录等）；（7） 项目后评价文件；（8） 项目运维文件；（9） 相关标准、规程、规范；（10） 其他有关项目文件（含各类电子文档及声像资料）。2.4项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件，包括项目从酝

5、酿、决策到建成投产及项目运营期的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。2.5项目电子文件：指在项目管理过程中形成的，依赖计算机等电子/数字设备生成、交换或存储以及阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有凭证效力的各类数据和文件，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件、项目运维文件等在内的各类项目文件电子版。2.6项目电子文件归档：是指项目管理单位及各参建单位通过内网、档案信息化系统或其他脱机存储介质向公司档案部门移交经整理的项目电子文件。包括物理归档和逻辑归档。物理归档是指：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案归口管理部门移交的过程。逻辑归档是指：在

6、计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案归口管理部门移交的过程。2.7电子化移交：是指通过管理信息系统或其他存储介质向公司档案归口管理部门移交经整理的项目电子文件。主要分为项目建设、运维资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。2.8参建单位：指参与公司投资或承揽项目的技术服务、勘察、设计、供货、施工、调试、咨询等各种业务的合作单位。3. 规范性引用文件3.1. 中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令1987第58号）3.2. 中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）3.3. 企业档案管理规定（国家档案局、国家经贸委、国家计委档发2002

7、5号）3.4. 重大建设项目档案验收办法（档发20062号）3.5. 建设项目（工程档案验收办法（国档发19928号）3.6. 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）3.7. 电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）3.8. 照片档案管理规范（GB/T11821-2002）3.9. 建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）3.10. 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）3.11. 归档文件管理规则（DA/T222000）3.12. 电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-20053.13. 电力工程达标

8、投产管理办法中电建协工20066 号3.14. 中国建设工程鲁班奖评选办法建协【2008】17 号3.15. 中国电力优质工程奖评选办法2011 年版3.16. 中国南方电网有限责任公司档案管理制度3.17. 中国南方电网有限责任公司档案基础管理作业指导书3.18. 中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定3.19. 南方电网综合能源有限公司档案管理办法4. 职责4.1. 公司职能部门职责4.1.1 公司综合部是公司项目档案的归口管理部门，负责公司项目档案管理制度的制定和修订，负责对公司项目档案工作进行组织协调、指导、监督、检查，负责公司本部所属项目档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供

9、利用等工作（包括本部门形成的涉及项目管理的各种载体材料的收集、整理和归档工作）。4.1.2 公司财务与资产经营部负责职责范围内的涉及项目管理方面的档案（如项目财务决算资料、合同文件、项目后评价文件等的收集、整理、移交）。4.1.3 公司人力资源部负责职责范围内的涉及项目人事档案的收集、整理、移交。4.2. 公司事业部、下属机构职责4.2.1负责项目档案文件的收集、整理和移交等工作。 4.2.2设立专门的文档管理机构或指定专人负责项目建设全过程管理文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档等工作。4.2.3负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理，并牵头组织对参建

10、单位收集整理的项目文件进行归档初审；4.2.4根据公司规定或归口管理部门要求需完成的其它事项。5. 管理内容和方法公司项目档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、统一标准、集中管理、分级负责”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。5.1. 归档范围5.1.1公司项目档案管理以项目为管理单位，项目归档资料包括项目建设期归档资料和项目运营期的归档资料两类。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。5

11、.1.2纸质文件归档范围：项目建设期归档资料包括从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套工程档案资料。5.1.3电子文件归档范围：按国家关于纸质文件归档的现行有关规定执行，即项目管理过程中产生的电子文件，凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。对实行办公自动化联网的，其归档的正式电子文件应记录有公文拟稿、核稿、签发以及承办等流转环节的责任人和相关意见;正式电子文件必须保证其不被非正常改动，用扫描仪等设备获得的图形电子文件，以JPEG 、TIFF为通用格式归档。对办公自动化系统以外形成的电子文件，由项目管理单位各专兼职档案员负责收集归档。5.1.4声像文件归档范围：按国家关于

12、声像文件归档的现行有关规定执行，即项目管理过程中产生的电子文件，凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。包括但不限于项目开工典礼、奠基基地原貌、地上地下建筑基础、重大设施、设备安装施工阶段概貌和管线布置情况及工程竣工落成的声像材料。5.2. 基本要求5.2.1项目档案的管理工作，必须贯穿于工程建设始终，做到项目档案管理与项目建设进度同步。5.2.2整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。5.2.3纸质文件收集及归档要求：（1）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。（2）非纸质文件材料应与

13、其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（4）文件材料一律用微机打印，确需书写的文字材料，需字迹工整，归档文件材料的载体和字迹必须符合耐久性要求。（5）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（6）公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有关合同、协议另有规定的，按其规定执行。5.2.4电子文件的收集及归档要求

14、5.2.4.1电子文件的载体要求：电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘。光学载体包括只读光盘，可写人光盘、可擦写光盘等。推荐使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。5.2.4.2电子文件的收集要求1)电子文件记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文及其电子版本的定稿均应和正式纸质文件被保留。2)对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。文字型电子文件以AML、RTF、TAT为通用格式。3)对用扫描仪等设备获得的采用非

15、通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以J PEA ,TIFF为通用格式。4)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。5)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG , AVI为通用格式。6)对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV , MP3为通用格式。7)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等

16、应与电子文件一同收集。8)对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。9)定期制作电子文件的备份。10)每份电子文件均应在电子文件登记表中登记(见附录)电子文件登记表应与电子文件同时保存。11)传媒电子文件类目代码：1报纸、杂志文件；2音频文件；3视频文件；4网站文件；5电子邮件文件；6多媒体文件；7程序文件、结构性文件；8其它。5.2.4.3电子文件的归档要求电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。各单位电子档案一律实行脱机物理归档。其基本要求是：1）归档电子文件要标注：序号、题名、责任者、存人日期及位置、密级

17、、保管期限、文件的格式、编排结构、硬件和软件环境等。2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。3）实现办公自动化管理时，系统中电子文件的归档工作统一由经办部门（单位）负责，实行随办随归，即在其文件办结后就执行归档。4）各部门(单位)移交归档的电子文件，应保证其真实性、完整性和有效性。5）电子文件移交归档前，应检查其电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备，能生成纸质文件的必须同时归档一套与电子文件相对应的纸质文件。5.2.5声像文件的收集及归档要求5.2.5.1声像文件的收集要求1）录音带、录像带、摄像带、

18、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。2）接收原版，特殊情况下可接收复制件。3）声像文件的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。4）归档前的声像文件，一律由摄录人员负责收集，经过整理后移交档案室。5.2.5.2声像文件的归档要求1）各项目管理单位在项目管理过程中所形成的声像材料，应定期进行分类整理，随纸质文件同步归档。2）作为专项活动全部文件材料中不可分的一部分声像材料，可随该项活动的其它档案材料按公司档案制度规定的时间归档。5.2.6各单位归档人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向综合部

19、移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。5.2.7交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。5.2.8公司各部门、所属各单位应切实重视档案工作，建立和落实项目档案工作责任制，建立项目档案管理网络，将项目文件的归档情况作为项目业绩考核的重要内容。5.2.9项目管理单位在与各参建单位签订项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务的合同、协议时，应明确关于档案工作的条款，具体要求按本规定执行。5.2.10项目管理单位应向参建单位进行档案工作交底，并采取项目档案中间检查、项目文件归档审查、项目档案验收等措施，

20、积极主动地控制项目档案质量，保证项目档案的完整、真实、系统、准确。经参建单位申请，项目管理单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。5.2.11向参与项目的设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单位付款时，一次性付款及尾款支付需经各单位档案归口管理部门或档案管理负责人签字盖章，证明参建单位已按归档要求移交项目文件。5.2.12项目管理单位应统筹安排基建项目档案管理所需资金，在工程管理费用中明确必要的档案管理经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。5.3. 项目档案管理方法及工作流程5.3.1 项目文件管理前期准备5.3.1.1在相关的合同中须明确关

21、于档案工作的条款。项目管理单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：(1)在合同中明确约定对参建单位的归档要求：要求各参建单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002），完成各自职责范围或合同规定的项目文件的编制和整理、归档工作，确保项目文件完整、准确、系统。明确项目文件编制整理的套数、深度、质量要求、电子化要求及移交时间。(2)在合同中明确约定参建单位的归档职责：监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件；负责工程项目监理文件

22、的收集、整理；负责监督、检查施工、设计单位形成的项目施工、竣工文件的收集、整理、归档情况；参加项目管理单位组织的项目文件归档审查；按合同条款要求向建设单位档案归口管理部门移交经归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。设计单位负责项目设计文件的收集、整理；参加建设单位（项目管理单位）组织的项目文件归档审查，按合同条款要求向建设单位档案归口管理部门移交归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。施工单位负责工程项目施工文件、设备文件的收集、整理；参加建设单位（项目管理单位）组织的项目文件归档审查，按合同条款要求向建设单位档案归口管理部门移交归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。其他

23、参建单位负责合同范围内的管理文件、材料的收集、整理，经项目管理单位审核合格后，向所属的事业部或区域机构档案归口管理部门移交。(3)在合同中明确约定参建单位的归档流程：参建单位应在项目竣工投产一个月内提供项目文件原件至项目管理单位接受归档审查，同时应提交与文字、图纸档案目录相一致的电子文件。项目文件经项目管理单位归档审查合格后，工程竣工投产45天内，各参建单位要将整理完毕的全部档案（含竣工图）向项目管理单位档案归口管理部门移交归档。(4)在合同中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系：在合同中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经项目管理单位审查合格并确认归档后，方可向写作单位支付

24、一次性工程款或工程尾款。5.3.1.2 项目文件现场保管条件项目管理单位在项目建设过程中应配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。项目电子文件应及时备份，并进行离线存储。5.3.1.3档案工作交底各事业部、所属机构在工程立项或承揽合同签订后应对项目管理单位进行档案工作交底，项目管理单位在工程开工后应对参建单位进行档案工作交底。档案工作交底记录样式详见附录A。5.3.1.4业务培训 项目立项或承揽合同签订后，各事业部、所属机构视具体情况可组织对项目管理单位文件管理人员进行档案业务培训。项目开工后，经参建单位申请，项目管理单位可组织各

25、参建单位的项目文件管理人员进行有关的档案业务培训。培训内容包括项目文件管理人员的工作职责、文件的归档收集要求、文件整理组卷要求、文件审查验收要求、文件的移交手续及电子化移交等。5.3.2 项目文件的收集5.3.2.1收集内容项目文件的归档范围、分类、保管期限、保管单位，参见国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）和附录B-项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。5.3.2.2 收集要求1)文件材料必须收集齐全、完整。各单位参照本规定附录B中的归档范围进行项目文件的收集，包括文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不同载体的应当归档保存

26、的全部项目文件。2)质量要求：归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件；字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采用A4纸(297210mm)尺寸；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。所有施工记录表中出现空白的地方，要求统一划上斜杠。3)各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。5.3.2.3收集方法项目管理单位和参建单位应使用收集袋(盒)对项目文件材料进行存放。收集袋是在文件收集过程中所使用的

27、用以分门别类装放文件的袋子(盒)，收集文件时参照本规定5.3.2.1要求分类保存并拟出案卷题名，标示在文件袋上即可形成收集袋。5.3.3项目文件的整理5.3.3.1纸质文件整理5.3.3.1.1纸质文件整理要求：项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成部门（单位）负责整理，将项目文件参照本规定5.3.2.1进行分类后，按其形成规律和有机联系组成案卷（组卷）。案卷质量应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）的要求，分类、组卷、排列、编目规范、系统。5.3.3.1.2

28、组卷原则组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于基建项目档案的保管和利用。5.3.3.1.3组卷方法1)项目管理单位形成的项目前期、过程管理、竣工验收、试运行、后评价等管理性文件，一般应按问题、时间组卷。2)设计单位形成的设计文件一般应按专业、卷册组卷。3)施工单位形成的施工文件，一般按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。4)监理单位形成的监理文件，一般应按专业或时间、文种组卷。5)原材料质量证明文件，一般应按专业、品种、型号组卷。6)设备文件一般按专业、台件组卷。7)成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。8)同一卷内有不同

29、保管期限的文件，该卷保管期限从长。5.3.3.1.4卷内文件的排列1)文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2)图纸按专业、图号顺序排列。3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。5.3.3.1.5案卷的编目5.3.3.1.5.1档号的编写1）档号结构。档号由项目代号（目录代号）、分类号、案卷顺序号三组代号构成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。档号结构示例如下图。（有标段的可自行在项目代号后或案卷号前用圆点分隔加标段号。）2）项目

30、代号（目录代号）属于电网项目的项目代号按照电网建设项目档案管理业务指导书（试行）执行。非电网项目代号用7位字母和阿拉伯数字组合标识（风电项目用5位字母和阿拉伯数字组合），中间无分隔符号。代号由项目类别代码、机构代码、项目顺序号、工期四部分组成（但风电项目由项目类别代码、工期号、机组号三部分组成）。项目类别代码固定在项目代号的首位，项目类别代码见下表：类别代码工程类别说明备注一电网项目S输电线路含送电工程、大跨越工程等82、85、92、95L电力电缆工程含架空电缆、地下电缆、水下电缆（海缆）等83、93B变电站变电站（所）84、86、94、96W电网工程捆绑在一起的输变电工程（含配网、微电网工程

31、）890、891、990、991H换流站换流站86、96Z直流线路直流输电线路85、95二非电网项目F风电场项目风电场工程、微电网工程G合同能源管理项目含工业、建筑、节能照明等合同能源管理项目T中央空调冷站集中供冷项目M煤矿瓦斯综合利用项目Y余热余压综合利用项目N分布式能源站含冷热电三联供项目K光伏开发含园区及建筑屋顶光伏项目C 电动汽车充换电项目下属机构代码见下表：机构代码机构名称说明备注一事业部JN节能服务事业部JZ建筑节能事业部NZ能源综合利用事业部XN新能源事业部SC市场开发事业部ZM节能照明分公司二下属机构SZ深圳分公司FS佛山公司GZ贵州公司YN云南公司GX广西营业部HN海南营业部

32、ZH珠海营业部项目顺序号：项目顺序号是分别对同一项目按建设期和运维期进行的编号，在项目代号中固定在第四至第五位，用二位阿拉伯数字标识，其中01表示建设期、02表示运维期。工期：为工程期数，除风电工程外，其余项目的工期在项目代号中固定在第六位至第七位，用阿拉伯数字标识。不分期数的项目用“00”标识。3）分类号分类号由二位或四位阿拉伯数字组成，用0-9标识。建设项目档案按照工程代码确定目录号，如果没有工程代码，则项目代号的设置按照原能源部电力工业企业档案分类规则及分类表执行，其中风电项目的分类号具体见NB/T310212012风力发电企业科技文件归档与整理规范，其它参见附录B，不足部分可依据本办法

33、自行补充和细化。电力工业企业档案分类设十个一级类目，标识方法具体如下：“0”表示党群工作“1”表示行政管理“2”表示“经营管理“3”表示生产技术管理“4”表示财务审计“5”表示人事劳资“6”表示产品（工程）“7”表示科学技术研究“8”“表示基本建设“9”表示设备仪器凡针对具体项目、科研课题、设备仪器和产品（生产）的文件材料归入6-9大类。一般技术管理文件则归入生产技术管理类。4）案卷顺序号案卷顺序号是最低一级类目下的案卷排列流水编号，用三位阿拉伯数字从1开始编写。5）档号示例示例：煤矿瓦斯发电项目M NZ 01 00-XXXX-001案卷顺序号（第1卷）分类号(2-4位数字)工期（不分期）项目

34、代号项目顺序号（建设期）机构代码（能综部）项目类别号（瓦斯利用项目）5.3.3.1.5.2编制卷内文件页号1）编制卷内文件页号卷内文件按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件为单位编写页号，每份文件页号均从“1”开始。印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，案卷脊背裱装于案卷装具脊背处。2) 编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背，案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背的样式具体见附录

35、C。由建设单位向各参建单位提供项目档案分类编号方案，各参建单位在项目文件移交前，档号、案卷题名一般用铅笔在档案装具上临时编制，通过电子档案管理信息系统著录案卷、卷内目录，待项目文件通过归档审查移交给建设单位进行汇总整理，统一编目后，再打印案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背装盒。案卷按照“案卷封面卷内目录文件材料备考表”的顺序进行排列。5.3.3.1.5.3编制检索工具参建单位完成整理后，编制好项目档案分类目录和卷内目录作为案卷清册，准备接受项目文件归档审查。科技档案分类目录样式见附录D。事业部、下属机构完成项目档案的汇总整理后，为每一个单项工程设立相应的项目档案目录夹。档案目录夹按照“竣工档

36、案立卷说明科技档案分类目录对应分类目录中的卷内目录”的顺序排列。竣工档案立卷说明标题字体采用二号黑体、正文字体采用三号仿宋体。竣工档案立卷说明应包含下列内容：工程概况（包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等）、立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。5.3.3.1.6 案卷的装订1)案卷的装订要求文件右下页边齐整、无倒页；破损的文件应修复；去掉留存在文件材料上的金属物；文件幅面参差不齐的应折叠或托裱为统一幅面。图纸按GB/T10609.3技术制图、复制图的折叠方法进行折叠，一般要求向内折叠后幅面为A4（297mm

37、210mm ）尺寸，标题栏外露。案卷内文件可采用整卷装订或以件为单位装订两种形式，图纸可不装订。装订时应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订（永久保存的除外）。装订的案卷厚度一般不超过40mm。以件为单位装订的文件或不装订的图纸在每份文件材料的右上角加盖档号章，档号章样式见附录E。2)装具规格及制成材料档案盒采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。档案盒外表尺寸为310mm220mm，厚度分别为10、20、30、40、50、60mm。案卷表格（案卷目录、卷内目录、备考表）规格为：297mm210mm，宜采用70g以上白色书写纸制作。案卷封面、案卷脊背和案卷表

38、格中的字迹要清晰端正。5.3.3.2电子文件的整理归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类，还可按同一纸质文件进行分类。5.3.3.3声像文件整理5.3.3.3.1 分类1）按年度一保管期限一问题进行分类。2）声像档案按载体形式分为：照片、底片及其说明、反转片、影片胶片、录音磁带、录像磁带、计算机磁盘、光盘八种。其中后五种载体的声像材料的母胶片或原带源盘与其拷贝片或复制带，拷贝盘不分别设类，而以相同编号的正、副本方式区别之。照片与同一影像的底片则分别设类、分别编号。3）照片的排列，应在同一年度和保管期限中按

39、照片形成的时间顺序，分问题连续排列装册，按照照片档案管理规范进行。4）电子照片的分类，可将同一次活动、同一件事务或同一次会议的照片分为一组，一组视为一份文件，同一组内的每一张照片视为一页文件归档。5.3.3.3.2档号编制1）档号一般采用三段式：第一段用四位数字表示形成年度，第二段为保管期限，分为永久、长期、短期，(也可以按问题分类)，第三段为表示归档的流水号。各编号段间用“一”号机隔。2）册内照片及其底片反转片一般为各独立的画幅。编号可以事由完全相同的连续画幅，按年度、保管期限、照片张号连续编写。3）数码相机直接形成的电子照片，其档号编制及要求与一般照片相同。 5.3.3.3.3编目1）电子

40、照片文字说明，每一组照片和每一张照片均应编写照片说明，说明包括六要素：时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等。2）一般照片的说明的格式：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。3）说明的内容，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物姓名、职务、地点、事由等要素尽可能齐全。4）声像档案经过系统整理后，应组成案卷(册)，案卷要有卷内目录和备考表。5）卷内目录以照片、胶片的自然情况或有说明的若干张为单元(一组)填写，或以声像档案载体中反映的独立事件，活动的内容为单元填写。6）载体特殊(如盘、盒等)或规格超大的声像档案由档案部门视情况另行组织保管单位及选择案卷封面格式。7）声像档案应

41、编制案卷目录，案卷目录格式见附录。5.3.4项目文件中间检查5.3.4.1 中间检查主要内容 在项目实施过程中检查项目管理单位和参建单位对项目文件的管理情况：是否配备足够的项目文件管理人员及建立相应的项目文件管理机制；是否应用收集袋（盒）等收集方法保证文件材料收集齐全、完整；看现场项目文件保管条件是否符合要求；是否进行档案工作交底。5.3.4.2 中间检查形式 由项目管理单位组织对参建单位的项目文件中间检查；公司事业部、下属机构组织对所属的项目管理单位的项目文件中间检查；公司档案归口管理部门根据需要可组织对事业部、下属机构组织的项目档案中间检查。5.3.4.3检查反馈与整改落实中间检查应以书面

42、形式发出检查通知，检查结束后由检查单位填写项目文件材料中间检查情况表（详见附录F），记录目前该项目的文件材料总体情况及存在问题，要求不合格单位限期整改。不合格单位在接到中间检查情况表后应按要求进行整改，填写项目文件材料中间检查整改情况反馈表（详见附录G），报送项目管理单位备案。项目竣工验收后，中间检查文件由项目管理单位收集整理后向事业部、下属机构移交。5.3.4.4中间检查次数及时间1）项目管理单位组织对参建单位的项目文件中间检查不限定次数和时间，根据项目实际情况灵活开展，但必须做好检查记录。2）公司事业部、下属机构组织对所属的项目管理单位的项目文件中间检查：项目总投资额在人民币5亿元及以上的

43、项目的中间检查工作，在项目建设期内至少检查两次；项目总投资额在人民币300050000万元的项目的中间检查工作，至少检查一次；其它工程可根据实际情况参照执行。3）公司档案归口管理部门对事业部或区域机构的档案中间检查可采取定期或不定期的方式，具体由公司档案归口管理部门根据实际情况自行确定。5.3.5 项目文件归档审查归档审查程序如下：1)施工单位、监理单位、设计单位在项目文件收集、编制和整理后，经自查合格后，由监理单位对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经审查合格后的项目文件进入归档审查；2)建设项目竣工投产前，项目管理单位组织有关单位对参建单位收集整理的项目文件进行预检，预检合格方可组织

44、竣工验收；3)工程竣工投产后一个月内，项目管理单位牵头组织参建单位、运行单位等，对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查。凡归档审查不合格，由项目管理单位出具限期整改通知，直到归档审查合格。4)项目管理单位负责审查项目文件的真实、完整、准确性，公司项目档案归口管理部门检查项目档案分类、整理、排列、装订等是否符合档案管理要求。5)归档审查合格后，参建单位与项目管理单位办理项目档案交接手续。项目管理单位负责收集归档审查记录经事业部、下属机构移交项目档案归口管理部门归档。6)在归档审查过程中，需要填写项目文件归档审查表（详见附录H）一式三份，由移交项目文件的参建单位、监理单位、项目管理单位、办公室部

45、门的责任人依次审核签字盖章，由移交单位、事业部或区域机构、档案归口管理部门各自保留一份归档。5.3.6 项目文件移交5.3.6.1 移交程序1)各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理项目档案移交表（详见附录I），并附项目档案移交清册（由移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同组成，案卷移交目录样式见附录J）。2)由业务职能部门移交的项目档案，项目档案移交表及移交清册一式二份。交接双方逐卷核对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，“移交人”、“归档文件审核人”由业务职能部门负责签字盖章，交接双方各存一份，以备查考。3)由参建单位移交的项目档案，项目档案移交表及移交清册一式三份。交接双方逐卷核对无

46、误后在移交表及移交清册上签字盖章，“归档文件审核人”由业务职能部门负责签字盖章，移交方、接收方、业务职能部门三方各自留存一份备查。4)公司档案归口管理部门审核并接收经各单位移交的项目文件，负责全部项目档案的汇总整理，并向项目所属的业务部门分发档案分类目录，编制项目档案立卷说明。5.3.6.2移交要求各事业部、下属机构向公司档案归口管理部门移交项目档案时，应同时移交纸质和电子文件，以及音像、照片等其它载体形式的文件。项目电子文件的归档应符合中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范的要求，各单位向公司档案归口管理部门移交项目档案份数不少于1套。公司下属机构所属项目的档案管理工作原则上由下属机构档案归口管理部门或人员进行统一管理，并接受公司综合部的指导、监督和管理。当公司认为需移交公司综合部管理时，应给予积极配合。5.3.6.3移交考核1)对不能按合同及本规定的要求向项目管理单位进行项目档案移交的参建单位，项目管理单位按合同条款扣留工程尾款，直到满足要求为止