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1、益田商业 营运部 益田假日广场营运资料管理制度 益田假日广场营运资料管理制度一、目的： 为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。二、需归档的文件资料：1. 政府下发的重要文件及相关部门来函；2. 公司下发的重要文件；3. 商户资料：1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；2）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）；3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4. 部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）；5. 其它重要
2、资料。三、文件的收、发管理1、 部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续； (1) 资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；(2) 部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；(3) 资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收； 2、需对外发送的文件资料：(1) 工作联络单、传真、会议纪要；(2) 部门回函；四、文件的传阅、借阅管理1、传阅程序、范围和借阅程序、范围：(1) 文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；(2)
3、 部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；(3) 部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写文件借阅登记表，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；(4) 文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；(5) 文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；(6) 部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；2、 建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）发布人：部门长 （3）发布程序：所有发布文件须经部
4、门经理审核签字后方可进行发布五、文件的保管、保存1、 设立独立资料柜保存本部门重要资料；2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5、资料保存时间（每年10月12月对部门所有文件进行修理，对需归档的文件进行归档，保存日期以部门长界定；） 6、保管方式：要求书面文档(原件或复印件)六、文件的保密1、机密文件系指
5、：1）租户与公司的合作条件；2）涉及具体数据的相关资料；3）对租户和公司有重要影响的文件等；2、根据文件的重要性设置不同的密级及保密时效；3、机密文件的调阅需经部门长审批同意后方可调阅；4、资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；七、文件的销毁1、对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门长共同签字认可后，方可进行销毁；2、销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理。八、附录：附件【1】 发文登记表 附件【2】 收文登记表 附件【1】发文登记表序号日期编号文件名称份数发至部门签收备注5附件【2】收文登记本NO编号文件名称份数发文部门发放人收文部门收文人收文日期备注
