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1、第四章 电子文件鉴定工作,第一节 电子文件鉴定工作概述,本章所述的鉴定概念是价值鉴定（appraisal）,电子文件鉴定是指鉴别档案的真伪与价值，确定其保管期限，删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。,一、电子文件鉴定的含义与目的,真伪鉴定开放鉴定密级鉴定价值鉴定,电子文件载体与信息的可分离性决定其鉴定包括内容鉴定与技术鉴定两个方面双重鉴定。,内容鉴定与传统纸质档案基本相同，分析文件所含信息内容的价值大小，这主要通过分析文件与其形成机构的关系等。,技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，以确定其原始性、真伪性，包括载体、网络连接设备等硬件检查和可读性、可靠性、完整性、
2、有无病毒鉴定等软件检查。,2013年9月，河南邓州市马香兰等当地三名只有小学文化程度的农民，以当地政府“不作为”为由，公然宣布“撤销”了邓州市人民政府，并在市政府旁私自组建了“新邓州市人民政府”，宣布其下辖文渠乡、高集乡、汲滩镇三个乡镇政府 。,三人私刻印章10余枚，并以中央九部委红头文件形式下发文件、任职公函40余份，发布通告、公告20余份，先后有200余户不明真相群众在该处办理农村土地承包经营权证书，甚至还对外招聘“公务员”等违法行为，先后有10余名大学生上当受骗。,2014年4月，因向邓州汲滩镇一个城镇开发项目下发了“镇政府违法建房处罚通知书”才被警方察觉目前三人已经以涉嫌“伪造国家机关
3、公文罪”受到公诉。,这些文件应当保存多长时间文件保管期限,电子文件鉴定工作的目的判断四个待解决的问题,哪些文件需要开展鉴定工作鉴定对象,哪些文件可以保存下来文件留存与否,如何保证鉴定结果得到实施文件处置或处理,二、电子文件鉴定工作的内容,一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性。 即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子文件，是 否是组成完整的系统的电子文件。,二是确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家关于档案保管期 限表确定其保管期限。,在系统设计阶段：,（一）电子文件的鉴别工作,
4、解决“哪些文件需要开展鉴定工作”的问题,根据调查分析的结果，设计文件登记模块，赋予每一份电子文件惟一的文件号，文件号是鉴别的成果。凡经登记的电子文件都应得到鉴定。,调查分析机构的职能结构和业务活动，明确各项活动中要求形成哪些电子文件，从而确定电子文件的生成节点。,内容鉴定：鉴别电子文件的价值，判断电子文件信息的有用程度，并根据电子文件的内容价值划分保管期限。,（二）电子文件的内容和技术状态鉴定,解决“哪些文件可以保存下来”的问题,技术鉴定：检查电子文件的技术状况，判断电子文件有用程度是否具有实现的可能，明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态，提出在保管期限内配套的技术环境要求。,在收集归档
5、阶段：,一方面，根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。,（三）电子文件的处置,在保管维护阶段：,解决“文件应当保存多长时间”的问题,另一方面，对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。,（四）电子文件鉴定过程记录,解决“如何保证鉴定结果得到实施”的问题,鉴定范围较之传统档案鉴定工作有所拓宽，鉴定工作与其他多项工作具有密切联系，在内容上有交叉的地方。,三、电子文件鉴定的特点,（一）多维性,电子文件的鉴定工作不是一蹴而就的，需要在其生命周期中开展多次鉴定活动。,（二）连续性,电子文件的鉴定的职责需要由多方承担，一
6、般而言，电子文件在规档前的鉴定工作主要由电子文件形成部门承担，归档后的鉴定工作则主要由档案部门负责。,（三）分散性,此外，鉴定的范围也需要由领导、文书人员、专业人员共同确定。,电子文件鉴定的内容增加，意味着可能发生错误的环节增多，无形之中增加了工作的风险。,（四）风险性,由于鉴别失误而遗漏某些可能存在的文件由于技术鉴定不周而使归档文件不具有可利用的文件形式错误判断文件的保管期限对文件未作及时的处理未能完整记录鉴定的过程,课堂讨论4-1,基于上述特点，你觉得电子文件鉴定应当注意什么问题？,电子文件数量的增长电子文件信息的易逝性电子文件的软硬件依赖性电子文件信息的相关性电子文件信息存储的高密度性,
7、四、电子文件鉴定的注意事项,电子文件鉴定的影响因素,明确鉴定范围，由领导、文书人员、专业人员共同划定；划分鉴定的责任主体，归档前的鉴定主要由形成部门承担，归档后则主要由档案部门负责；注意鉴定的复杂性，鉴定工作与其他多项工作具有密切联系，内容有交叉；注意鉴定的持续性，从电子文件形成制作到归档、保管、利用、迁移、销毁过程中需开展多次鉴定；注意鉴定的风险性，尽量不出现遗漏某些文件、错误判断保管期限以及致使文件不可利用等问题。,鉴定是电子文件管理中最难且最具挑战性的环节。,档案学者莫斯说过：“鉴定是档案工作整个系统中第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居
8、第一。”,第二节 电子文件鉴定的方法,在电子文件鉴定工作中，内容鉴定和技术鉴定相辅相成，缺一不可，其中内容鉴定是决定鉴定工作质量的关键。,一、电子文件的内容鉴定,为谁鉴定由谁鉴定文件价值,都必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。,年龄鉴定法行政官员鉴定法内容鉴定法/直接鉴定法职能鉴定法双重价值决定论利用决定论,统治者、文件形成者、学术研究人员(主要是历史研究人员)、社会全体公民?,1901年德国档案学者迈斯奈尔提出“高龄档案应当受到尊重”，并总结出了一套档案价值鉴定的理论体系，包括6条原则和7条标准。,（一）年龄鉴定法,年代越久，保存下来的档案数量就越少，即使
9、内容并不很重要，也可以起到再现历史片断的作用，而且有些年代久远的文件作为档案同时还具有重要的文物价值，应永久保存。,档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应由行政官员自行决定。,（二）行政官员决定法,1922年英国档案学者詹金逊在其代表作档案管理手册中系统阐述，指出 “让行政官员成为选留和销毁其文件的惟一代理人”。,（三）内容鉴定法和直接鉴定法,内容鉴定法：通过直接审阅文件的内容判断其价值，强调必须审阅文件的正文而不仅单纯查看文件标题、名称等。,直接鉴定法：根据鉴定档案价值的原则和标准，按照档案的实际情况直接判定其价值，确定其保管期限，一般需要逐件逐张地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和案卷标
10、题就判定其价值。,（四）职能鉴定法,20世纪二三十年代由波兰档案学者卡林斯基提出，得到众多国家档案学者的重视，“职能”也经常被作为档案鉴定中的重要因素来考虑。,档案文件的价值大小和保管期限的长短与其形成机关的地位高低和职能重要性成正比，按照立档单位在政府机关体系中的地位和职能的重要性来确定档案价值的方法。,1956年美国档案学者谢伦伯格在其代表作现代档案原则与技术中系统阐述文件有两种不同的价值，一是对形成机关的第一价值，体现为行政管理价值、凭证价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，包括历史研究价值和情报价值。,（五） “文件双重价值论”,形成机关的行政官员对
11、鉴定第一价值负主要责任；而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。,20世纪六七十年代菲斯本、布里奇弗德和芬奇等一些美国档案学者提出， 在鉴定工作者的选择上与“行政官员鉴定论”相反。,（六） “利用决定论”,核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为鉴定档案价值的最重要标准，宣扬第二价值决定档案的根本性质，并坚持由档案人员决定应该保存什么样的档案。但是仅从一个方面引申TR谢伦伯格鉴定理论，片面性显而易见。,课堂讨论4-2,你认为哪种内容鉴定方法更适合电子文件鉴定，为什么？,前者的关键是通过审阅电子文件的内容判断其价值，以美国国家档案馆为代表；,在国外,经过文件、档案工作者
12、积极的探索，内容鉴定法和职能鉴定法渐渐成为电子文件鉴定采用的两种基本方法。,后者以判断形成电子文件的职能活动为中心，以加拿大、荷兰、澳大利亚、德国等国为代表。,职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法,在国内,职能鉴定法的视野广阔，内涵深刻职能鉴定法的效率高职能鉴定法关于“为谁鉴定”、“由谁鉴定”、“文件价值”三个要素的分析较准确,职能鉴定法在我国档案界得到普遍认可,技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。,二、电子文件的技术鉴定,（一）真实性鉴定,加拿大不列颠哥伦比亚大学图书档案信
13、息学院露西安娜杜兰蒂认为：“电子文件的真实性是指，文件由特定机构使用安全可靠的系统软件生成，并没有被篡改或破坏”。,针对电子文件对软硬件的依赖性而所造成的真实性问题，可采取以下措施：,分析各类电子文件确保真实性的必要组成要素；,根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；,可将某些文件转换成缩微等非数字形式；,记录文件的迁移信息，作为著录的重要内容。,检查要素集中手段是指分析联系一份文件各个要素的手段是否有效，这些手段包括超级链接、置标语言等。在现有技术条件下，一份文件的数据分布在若干台机器中，也可能以若干份文件相连接的方式而存在，鉴定时需要核实相关数据和文件是否收集齐全。,（二）完整性鉴定,完整性
14、鉴定可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。,检查文件要素是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不可视的部分。,（三）可读性鉴定,检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。,确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。其内容主要包括：,检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。,核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。,检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。,（四）无病毒鉴定,可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质是否携带病毒。,附：AV-TEST Institute的独立测试实验室
15、对25款消费防病毒软件及9款企业防病毒软件进行了评估，检测其对已知（20,646个样本）和未知（138个样本）恶意软件的阻隔性。,（五）介质状况检测,对电子文件介质状况进行检查，主要看其是否符合规定的形式、规格和质量要求，包括两个方面：,介质物理性能的检测介质规格的检查,PI ：1个row 是182bytes资料，1个ECC Block是由208个row组成,在1个ECC Block （208个row）中,只要有任何一个row中的data至少出现1byte的错误，即称为1个PI值。1个ECC Block PI值最多208,8个ECC Block最多就是1664个PI值。,PO：由于DVD读取设
16、备有错误纠正能力，如果data错误(PI值)若经读取修正后,1个row里面错误的data仍然超过5byte的话,那就产生一个PO值。DVD标准规定中,1个ECC Block不能超过4个PO值,8个ECC Block就总共不能超过32。,有多少错误可以忍耐？CD与DVD光盘质量深入探讨专题,PI Error与Jitter都是越小越好,工业级测试设备则严格按照业界规格设计，始终要保证稳定的低速率读取（一般不会超过2X），数据读不出来就是读不出来了，另外在专业测试中往往还会借助专业的微观设备以检查光盘表面的实际情况，以还原光盘的本来面目。,刻录一个容量为703MB的CD-R，3540A只用了2:58
17、的时间，平均写入速度为36.59x，刻录从21.65x开始一直到最后达到该刻录机支持的最高48x数据写入。,数据读取与数据录入指标差不多，同样达到了最高的48x,第三节 电子文件鉴定的过程及监控,一、电子文件鉴定的步骤,（一）制定电子文件保管期限表（二）将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护（三）鉴定归档前的文件（四）鉴定期满文件,电子文件鉴定的最终结果表现为：,电子文件处置工作主要分为两大类：销毁和保存,对文件存与毁的选择 对留存文件按照保管期限予以保存,二、电子文件鉴定后的处理,（一）销毁,（1）按载体来分，分为磁性载体及其记录数据的销毁，电子半导体及其记录数据的销毁；光盘及其记录数据
18、的销毁。,（2）按对象来分，分为非涉密数据的清楚和设秘书局的销毁两类。,（3）按方式来分，分为软销毁和硬销毁两种。,国家秘密载体销毁管理规定2009涉及国家秘密的载体销毁与信息消除安全保密要求2007,保存在文件管理系统中 脱机保存 缩微 迁移,（二）保存,迁 移,迁移（Migration）是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。当机构的系统环境发生变化时，应将所有在线存储和脱机保存的电子文件迁移到新的环境或格式中，保证归档电子文件在新环境中完 全兼容可用。,迁移是为了适应计算机软、硬件系统更新或电子文件格式淘汰以及 电子文件安全保管储存的需要。电子文件进行迁移时，须注意数
19、据校验工作，保证电子文件迁移前后完全一致。归档电子文件进行迁移操作后，还应填写归档电子文件迁移登记 表。,跟踪记录 鉴定报告 销毁记录 迁移记录 缩微记录,（一）记录电子文件鉴定工作的文件,三、电子文件鉴定过程的监控,检查在销毁、脱机、缩微等处置活动中形成的记录，确认操作是否规范等。,（二）电子文件鉴定工作的监控措施,检查鉴定报告，分析其是否现实、可行、符合效益要求；,检查文件系统中的审计跟踪记录，确认有无误操作；,本章知识小结,课后思考4-1,电子文件与传统文件鉴定异同,纸质文件鉴定：一般都是在文件形成之前。电子文件鉴定：被提前到文件管理系统后设计阶段前端控制内容之一。这是由电子文件载体与信
20、息的可分离性决定的，为保证电子文件的原始性，要求档案工作者介入提前文件管理。,1. 鉴定时间不同,纸质文件鉴定初次鉴定：是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值；二次鉴定：是档案室对保管期满的档案进行判定；三次鉴定：是档案需移交给档案馆时进行的，以确定是否进馆；四次鉴定：是档案对长期保管的档案进行期满鉴定，以决定其是否继续保存。纸质文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。,2. 鉴定程序不同,电子文件鉴定初次鉴定：是在编制信息系统软件时把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件进行鉴定；二次鉴定：是在电子文件形成阶段，对电子文件是否进行
21、网络归档和脱机保存进行内容鉴定和技术鉴定；三次鉴定：是在维护阶段由档案部门对电子文件的真实性、安全性、完整性等进行鉴定；四次鉴定：也是在维护阶段对保管期限满的电子文件留存与否、如何处置等进行鉴定。,传统档案鉴定：由于信息与载体紧密结合、分离难免不留痕迹，因此真伪鉴定轻而易举，故一般专指价值鉴定。电子文件鉴定：由于信息与载体的易分离性、信息的易变性、对系统的依赖性等，其真伪鉴定和价值鉴定都更加复杂，故内容包括内容鉴定和技术鉴定双重鉴定。,3.鉴定内容不同,档案文件的鉴定都包括真伪与价值两方面。,纸质文件鉴定：多采用内容鉴定法或直接鉴定法，在此基础上再分析档案来源和形成实践、文件名称和稿本、文件的有效性和外形特点。电子文件鉴定：多采用职能鉴定法等，一来提高效率；二来更容易实现原始真实性。,4. 鉴定方法不同,姓名：李姗姗E-mail：,Thanks For Your Attention,课堂互动2：下课时间让男生做萝卜蹲，让女生做“三个人、四个人的抱抱游戏”，输的人下次做课后作业。,课堂互动1：对上次课布置的作业进行点评，通过学生采集、鉴定和整理的20份个人相关档案情况，引向本章以及下章的主题鉴定和整理。,第四章的课堂互动与课后作业,课后作业1：本章课后布置结合实习经历比较分析传统档案鉴定工作与电子文件鉴定工作的异同。,
