CIFI-JT-OP-YX-002 营销供方战略采购管理流程（集团）.docx

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1、营销供方战略采购管理流程（集团适用）编号：CIFI-JT-OP-YX-002版号：A/0页码：第 31页 共 31 页营销供方战略采购管理流程（集团适用）编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1 目的1.1 统一和规范集团营销系统战略采购工作管理流程，保证集团营销系统战略采购工作的顺利实施，实现战略采购降低营销成本、提升运营效率的目的。 2 适用范围2.1 适用于集团与媒体、展会、策划代理公司等供方进行长期合作等重大项目的战略采购工作。3 术语和定义3.1 无4 职责4.1 集团营销系统战略采购领导小组4.1.1 集团营销系统战略采购领导小组设组长一名，由总裁

2、或总裁指定的人员担任；4.1.2 集团营销系统战略采购领导小组成员由集团营销分管领导、营销管理部经理、财务管理部经理、法务人员等组成（成员可根据具体采购项目作相应调整）；4.1.3 相关部门人员作为列席人员参加，列席人员由组长指定；4.1.4 决策方式：组长决策且半数以上小组成员通过； 4.1.5 负责集团营销系统战略采购实施的决策；4.1.6 审批集团营销系统战略采购的项目及其战略采购实施方案；4.1.7 审批入围投标供方；4.1.8 审批招标文件；4.1.9 审批中标供方；4.1.10 审批战略采购合同。4.2 集团营销管理部4.2.1 组织营销系统战略采购的项目可行性研究，编写战略采购实

3、施方案；4.2.2 编制战略采购招标文件，组织战略供方的考察和入围供方的选择；4.2.3 参与技术标的评审，负责战略采购合同的签订工作；4.2.4 建立战略采购的实施、跟踪监控、评估体系；4.2.5 建立战略供方资料库；搭建和维护战略采购信息工作平台。4.3 事业部和城市公司的营销部4.3.1 事业部和城市公司的营销部是集团营销系统战略采购在具体项目上的实施机构；4.3.2 提出战略采购需求计划；4.3.3 协助集团营销管理部编写战略采购实施方案；4.3.4 提出战略采购实施方案的评审意见；4.3.5 执行战略采购合同；4.3.6 评估战略供方。5 工作程序5.1 战略采购的原则5.1.1 集

4、中采购：已签订战略采购合同的项目，各事业部和城市公司只能向战略供方采购。5.1.2 统一定价：各事业部和城市公司只能按战略采购合同确定的价格向战略供方采购。5.2 战略采购项目的确定5.2.1 集团营销管理部组织进行每个战略采购项目的可行性研究分析工作，并编制战略采购实施方案；5.2.2 集团营销管理部组织集团营销系统战略采购领导小组有关人员参加战略采购实施方案评审会；5.2.3 评审会对实施方案中的以下事项达成一致意见：1) 该项目是否实施战略采购；2) 该项目战略采购的范围；3) 该项目战略采购的期限； 4) 入围供方的选择原则和合作方式；5) 战略采购的方式；6) 评标原则（低价中标或合

5、理价格中标）。5.2.4 集团营销管理部根据评审会意见，发布战略采购实施方案评审结果；已获通过的项目，各事业部和城市公司不得列入新签合同的范围内；5.2.5 首次纳入战略采购的项目必须编制战略采购实施方案。5.3 战略采购的方式5.3.1 战略采购的方式包括直接委托、邀请招标、议标；5.3.2 对于具有垄断性特点的采购项目，可以采用直接委托的方式；5.3.3 对于不具有垄断性特点的采购项目，可以在战略采购实施方案评审结果中确定采购的方式。5.4 直接委托项目5.4.1 采用直接委托的项目，由集团营销管理部编制战略采购实施方案，送集团营销系统战略采购领导小组进行评审；5.4.2 在战略采购实施方

6、案评审通过后，由营销管理部直接组织供方约谈，视情况邀请法务人员参加约谈，将约谈结果报集团营销分管领导审核，然后报请集团营销系统战略采购领导小组审批。5.4.3 集团营销系统战略采购领导小组审批通过后，由营销管理部组织供方进行商务洽谈，视情况邀请法务人员参加洽谈。营销管理部将战略采购合同及附件，连同合同审批表一起报送集团营销分管领导、财务部、法务部进行审核，集团总裁审批。5.4.4 审批完的战略采购合同由总裁办公室根据印章管理权限加盖合同章并存档合同审批表后转至营销管理部，战略采购合同成立。5.5 邀请招标的项目5.5.1 采用邀请招标的项目，由集团营销管理部编制战略采购实施方案，报送集团营销系

7、统战略采购领导小组进行评审；5.5.2 招标工作计划表在战略采购实施方案评审通过后，由营销管理部拟定战略采购的入围营销供方审批表和招标工作计划表。计划表应列出标前会议、完成招标文件、发标、答疑、开标、评标、定标、发中标通知的组织/实施责任人及计划完成日期。5.5.3 标前会议标前会议由集团营销系统战略采购领导小组组长在发标前组织战略采购领导小组召开，确定招标文件中的各项明细内容，包括：标书编制要求、报价清单及评标原则（低价中标或合理价格中标）等。5.5.4 招标文件招标文件由集团营销管理部负责编制。招标文件编制完成后，报送战略采购领导小组审核，总裁审批后成立。5.5.5 发标、答疑集团营销管理

8、部组织集团营销系统战略采购领导小组成员和入围供方，召开发标会、答疑会。集团营销管理部负责整理答疑会的会议纪要，以电子邮件(或OA的方式)的方式发报送集团营销系统战略采购领导小组成员，以书面形式送达所有投标供方。5.5.6 开标、评标集团营销管理部通知集团营销系统战略采购领导小组成员参加开标会（集团营销分管领导、法务人员应到场），填写开标记录表并汇签。集团营销分管领导组织集团营销管理部完成标书的复核与评审，整理汇总后完成评标报告。5.5.7 定标完成评标报告后，集团营销分管领导通知集团营销系统战略采购领导小组成员参加定标会，讨论确定中标的营销供方，集团营销系统战略采购领导小组组长签署定标书。5.

9、5.8 发中标通知集团营销管理部负责向营销供方分别发出中标通知及未中标通知。5.5.9 合同审批营销管理部将战略采购合同及附件，连同合同审批表一起报送集团营销分管领导、财务部、法务部进行审核，集团总裁审批。5.5.10 合同成立审批完的战略采购合同由总裁办公室根据印章管理权限加盖合同章并存档合同审批表后转至营销管理部，战略采购合同成立。5.6 议标项目5.6.1 采用议标的项目，由集团营销管理部编制战略采购实施方案，报送集团营销系统战略采购领导小组进行评审；5.6.2 招标工作计划表在战略采购实施方案评审通过后，由营销管理部拟定战略采购的入围营销供方审批表和招标工作计划表。计划表应列出标前会议

10、、完成招标文件、发标、答疑、开标、评标、商务谈判、定标、发中标通知的组织/实施责任人及计划完成日期。5.6.3 标前会议标前会议由集团营销系统战略采购领导小组组长在发标前组织战略采购领导小组召开，确定招标文件中的各项明细内容，包括：标书编制要求、报价清单及评标原则（低价中标或合理价格中标）等。5.6.4 招标文件招标文件由集团营销管理部负责编制。招标文件编制完成后，报送战略采购领导小组审核，总裁审批后成立。5.6.5 发标、答疑集团营销管理部组织集团营销系统战略采购领导小组成员和入围供方，召开发标会、答疑会。集团营销管理部负责整理答疑会的会议纪要，以电子邮件(或OA的方式)的方式发报送集团营销

11、系统战略采购领导小组成员，以书面形式送达所有投标供方。5.6.6 开标、评标集团营销管理部通知集团营销系统战略采购领导小组成员参加开标会（集团营销分管领导、法务人员应到场），填写开标记录表并汇签。集团营销分管领导组织集团营销管理部完成标书的复核与评审，整理汇总后完成评标报告，评标报告需要包括谈判计划建议。5.6.7 正式商务谈判集团营销分管领导向集团营销系统战略采购领导小组汇报评标结果及谈判计划建议，集团招标领导小组确定谈判目标。正式商务谈判由集团营销管理部组织，法务人员和集团营销系统战略采购领导小组成员视情况参加。5.6.8 定标商务谈判结束，集团营销分管领导通知集团营销系统战略采购领导小组

12、成员参加定标会，讨论确定中标的营销供方，集团营销系统战略采购领导小组组长签署定标书。5.6.9 发中标通知集团营销管理部负责向营销供方分别发出中标通知及未中标通知。5.6.10 合同审批营销管理部将战略采购合同及附件，连同合同审批表一起报送集团营销分管领导、财务部、法务部进行审核，集团总裁审批。5.6.11 合同成立审批完的战略采购合同由总裁办公室根据印章管理权限加盖合同章并存档合同审批表后转至营销管理部，战略采购合同成立。5.7 战略采购合同签署后的工作5.7.1 对于选择的营销供方，集团营销管理部可定期或不定期地对其进行评估。若评估结果其服务达不到集团的要求（比如考核低于多少分的供方），营

13、销管理部可向集团提出申请，要求和对方解除合约，经营销分管领导审核，总裁审批后可重新进行营销供方的选择工作。6 支持性文件6.1 销售前期管理流程6.2 营销供方项目明细表6.3 合同管理作业指引7 相关记录7.1 营销策划公司甄选评分表7.2 销售代理公司甄选评分表7.3 长期业务合作方甄选评分表7.4 营销供方采购实施方案审批表7.5 营销供方采购预审文件7.6 入围营销供方审批表7.7 营销供方采购招标工作计划表7.8 营销供方采购招标文件审批表7.9 营销供方采购招标答疑会纪要7.10 营销供方采购招标开标记录表）7.11 营销供方采购招标评标报告7.12 营销供方采购招标定标会议纪要（

14、定标书）7.13 营销供方采购中标通知书7.14 营销供方采购招标未中标通知书7.15 营销类合同审批表7.16 战略采购实施方案7.1 营销策划公司甄选评分表编号：适用说明：在广告公司的招投标过程中，需要对参与竞标的广告公司进行客观、公正的评价，从而判断哪家广告公司更适合该项目的营销推广。该表格所设计的评价指标和权数为基本框架，各项目可根据自身特性增减指标或调整权数。各分项得分最高分5分，最低分0分，依次类推。竞标项目:竞标单位:指标权数得分公司基本情况公司背景及服务记录8%公司规模及组织架构3%公司服务稳定性机制2%公司广告业务水平有效创意及平面表现能力20%有效策略及执行能力20%媒体整

15、合与购买能力10%相关资源有效整合能力10%有效沟通与配合能力10%公司与项目契合度创作风格与项目气质的契合度7服务风格与项目推广特点契合度5%服务小组成员综合水平及稳定性5%评分人总体得分营销管理部经理审核集团营销分管领导审核/审批总裁审批日期：7.2 销售代理公司甄选评分表编号：适用说明：在销售代理公司的招投标过程中，需要对参与竞标的销售代理公司进行客观、公正的评价，从而判断哪家销售公司更适合该项目的营销推广。该表格所设计的评价指标和权数为基本框架，各项目可根据自身特性增减指标或调整权数。各分项得分最高分5分，最低分0分，依次类推。竞标项目:竞标单位:指标权数得分公司基本情况公司背景及服务

16、记录5%公司规模及组织架构3%公司销售代理综合水平有效市场调研及分析能力3%有效产品设计建议能力2%有效推广策略建议及执行能力15%相关资源有效整合能力2%有效销控策略建议及执行能力10%有效价格体系建议及执行能力10%现场销售管理及有效成交能力30%客户档案管理及跟踪销售能力10%有效沟通与配合能力5%公司与项目契合度服务风格与项目销售任务契合度2%服务小组成员综合水平及稳定性3%评分人总体得分案场经理审核营销管理部经理审核营销分管领导审核/审批总裁 日期：7.3 长期业务合作方甄选评分表编号：类别：喷绘业务类 包装业务类 印刷业务类 网站类服务项目甄选供方基本资料是否曾合作及合作情况内容分

17、析报 价甄选综合评分甄选意见参评人确认（签名）意见确认日期：7.4 营销供方采购实施方案审批表 编号：营销供方采购项目名称发文单位旭辉集团发文部门营销管理部发文日期采购实施方案编制人采购实施方案审核人采购实施方案签发人采购实施方案要点摘录（采购项目、采购方式、入围单位选择原则、预估金额等）采购实施方案审批意见评审会召开日期评审会意见营销管理部经理营销分管领导财务部经理法务集团总裁7.5 营销供方采购预审文件编号：以下部分内容由营销供方自行打印填写。机构与组织1、公司名称：注册办公地址： 电话号码：传真：法人代表： 电话： 授权与本公司接洽之业务经理名称：职务： 电话： 2、 营业/供应/资质范

18、围： 经历及经验曾经承担类似项目的经历及经验：附加资料1、 附在本预审文件后的企业资料：营业执照复印件税务登记证明资信证明各种质量体系认证文件、获奖证书、相关资质证书复印件2、 请填写贵司认为有助于评估贵司的任何资料，请在此列出名称，并将资料附后。 承诺书致旭辉集团股份有限公司：本组织郑重承诺，以上全部资料内容及所附资料均真实无误，并同意贵司采取其他方式调查验证。本组织承担因失实而产生的所有责任。组织机构名称（加盖公章）：授权代表签字： 填写日期：年月日7.6 入围营销供方审批表 编号： 营销供方采购项目名称采购方式营销供方信息供方名称业务范围以往业绩注：对于初次合作的供方，应附供方调查表。审

19、批部门审批意见营销部营销分管领导总裁注：本表由营销部负责填写。7.7 营销供方采购招标工作计划表采购项目名称： 序号事项计划完成日期责任人参与部门备注1标前会议2完成招标文件3发标4答疑5开标6评标7商务谈判8定标9发中标通知书10合同报批11合同成立制表： 审核： 7.8 营销供方采购招标文件审批表 编号：营销供方采购项目名称招标单位招标方式邀请招标 计划发标日期计划回标日期发标地点发文单位旭辉集团发文部门营销管理部发文日期招标文件要点招标文件审批意见评审会召开日期评审会意见营销管理部经理营销分管领导财务部经理法务集团总裁7.9 营销供方采购招标答疑会纪要 编号： 营销供方采购项目名称答疑会

20、日期答疑会地点招标单位出席人投标供方出席人答疑纪要及解答是否需要投标供方签字确认需要 不需要姓名供方联系电话招标单位签字确认并盖招标单位公章姓名部门7.10 营销供方采购招标开标记录表 编号：营销供方采购项目名称招标单位招标方式邀请招标 开标日期开标地点参加开标人员投标基本情况投标供方名称投标报价(元)工 期备注记录人：唱标人：参加开标人员会签:7.11 营销供方采购招标评标报告（参考格式）（此评标报告为参考格式，在使用时可以根据实际情况进行调整，但评标报告所包含的内容不得少于此评标报告所反映的内容。）营销系统战略采购领导小组：根据原定的工作计划表， *项目于*年*月*日发标，回标时间为*年*

21、月*日。（议标后回标、开标过程详述，略）。经审核回标书，我部现将招标分析情况汇报如下：一、采购项目概况 略二、投标供方 略三、招标方式 略四、开标（一）*年*月*日在*公开开标，与会人员为*。（详见附件）（二）各投标供方报价情况如下（排序从总价由低到高）：序号投标供方投标报价（元）工期123五、开标分析（一）商务标分析及意见。（1） 总价分析及意见：（主要分析报价范围是否符合要求，影响报价的关键点和报价差异关键点）；（2） 单价分析及意见：（附详细的价格分析） 各投标供方报价对比表； 与公司内部过往合同单价对比分析（若有）； 市场价格调查情况：（必要时，需要附详细的市场价格调查报告）；（二）技

22、术标分析及意见(工作内容、工作量、效果是否符合要求)。（三）其他需补充分析的内容。六、开标后综合结论 对拟中标供方的实力、技术标的符合性、中标价格的合理性做出说明。七、谈判建议 略附件：1、招标答疑会纪要； 2、开标记录表 3、其他文件以上建议妥否，请批示。 旭辉集团股份有限公司 营销管理部*年*月*日7.12 营销供方采购招标定标会议纪要（定标书） 编号：营销供方采购项目名称招标单位招标方式邀请招标 发文单位旭辉集团发文部门营销管理部发文日期投标情况简评定标审批意见定标会召开日期定标会意见营销管理部经理营销分管领导财务部经理法务集团总裁7.13 营销供方采购招标中标通知书 编号：致 公司：

23、由我司组织的 招标工作已经结束。根据评标结果，决定该项目由贵公司中标。1、中标金额：2、工期：3、质量：4、合同款支付：5、合同签约:若中标人同意并接受上述内容，请于所附之确认回执中签署并盖章，并于收到本中标通知书后2天内交回我司。自我司收到此回执日起，本中标通知书即成为对双方具有约束力的协议。旭辉集团股份有限公司 *年*月*日确认回执致：旭辉集团股份有限公司 我司同意并接受中标通知书的内容，成为 项目的供方，在规定的日期内提交合格的履约保证书，并与贵公司签订合同。 公司盖章： 法人代表签署： 日期： 7.14 营销供方采购招标未中标通知书 编号： 致： 感谢贵司积极参与我司 项目的投标。很遗

24、憾通知贵司，经过我司慎重评议，贵司未能中标。我司对贵司在投标过程中所付出的努力表示由衷感谢和敬意。望贵司能一如既往地关注我司并给予我司支持和帮助。贵司在收到本通知后，请即联系我司营销管理部按相关程序办理手续（请注意：请务必于 年 月 日 之前到营销管理部办理相关手续，若逾期不办理或者不联系的，则视为放弃该项权益，并不再对下列权益进行追讨，而由我司自行处理。） 若贵司在投标时缴纳了投标押金，请贵司按招标须知要求归还我司所有招标资料，然后办理退还押金手续。 若贵司在投标期间送交了样品需要回收，请贵司联系我司营销管理部收回样品。 若贵司所递交的投标文件内有属企业机密或知识产权保护的方案类文件，请贵司及时联系我司营销管理部办理退还。 联系人： 小姐 / 先生联系电话： 旭辉集团股份有限公司 *年*月*日7.15 营销类合同（初审、复核）审批表 编号： 合同名称 经办人合同总价甲方名称供方名称合同形成方式招标 议标 直接委托合同要点说明：部门意见 签署集团营销管理部 集团财务管理部集团法务下属公司总经理 （注：如集团为下属公司提供服务，还需下属公司领导审核） 集团营销分管领导集团总裁审核意见处理情况 经办人:注：1、各级领导签字确认后，在合同上盖骑缝章后返回起草部门； 2、合同先请对方盖章，我方盖章须用盖有骑缝章的稿件进行核对，此工作由经办部门经理用印前负责终稿。