《DLFlo工作流程管理系统白皮书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《DLFlo工作流程管理系统白皮书.docx（21页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、DLFlo工作流程管理系统白皮书DLFlo Workflow System White PaperJanuary 2003用我们的软件和服务,提升您的企业效率Do Our Best for You上海东兰科技发展有限公司Tel:(86)21-64694579 64845030Fax:(86)21-54640596Email:donglanWebsite:目 录1概述31.1工作流定义31.2工作流应用举例31.3实施工作流的目的31.3.1 没有实施工作流系统的企业运作情形31.3.2 实施工作流程管理系统后的效果42DLFLO工作流系统介绍62.1软件架构62.2系统特点72.3流程管理工具
2、122.4普通用户界面122.5中间件及接口132.6后台数据库163DLFLO管理和维护173.1安装和配置173.2流程管理173.3用户管理173.4组织结构管理173.5数据备份174系统运行环境185DLFLO的优势196DLFLO功能一览207DLFLO的成功案例221 概述1.1 工作流定义现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。工作流管理系统就是业务流程的计算机化或自动化
3、。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流自动化管理系统需要解决的问题。1.2 工作流应用举例适用行业：消费品行业，制造业，电信服务业， 银证险等金融服务业，物流服务业，物业管理服务公司，进出口贸易服务公司，政府事业机构，研究院所及教育服务业等, 特别是较大的跨国企业和集团公司。应用举例：关键业务流程：订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周
4、报等凡是原来手工流转处理的行政性表单。人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。客户服务类：客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。特殊应用类：ISO系列对应流程，质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处理，新产品信息跟踪处理等各种通过表单逐级手工流转完成的任务,均可应用工作流软件来自动实现。1.3 实施工作流的目的1.3.1没有实施工作流系统的企业运作情形 手工处理工作流程,特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环
5、相扣的，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。问题的具体表现如下：很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上审批过程效率低下，导致市场和客户反应滞后对于没有规范业务流程的企业，管理混乱对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的纪录，标准无法贯彻企业数据
6、和知识得不到充分利用处理时间、费用、效率无法控制和度量关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐无法实现表单的查询、检索、统计等内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用举例：报销出差费首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为
7、了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一个电话留言。最后员工给经理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是他开始填报销单两个星期以后的事情了。公司在处理这张报销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而往往并没有意识
8、到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。报销是一个很简单流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每个流程上浪费的时间金钱累积起来是一个可观的数字。工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用东兰公司的工作流自动化软件以后，员工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在出差申请流程中输入的信息将相关输入项填好，员工只需要输入他必须提供的信息。系统自动计算出总金额，决无计算差错。如果员工在规定的时间里没有填报销单，系统会用Email发出催办信。填完后员工点击“确定”按钮，这张电子化的报销单立即流转到部门经理那里，出现在经理
9、的任务列表上。经理如果在规定的日期之前没有处理，系统会给出警告。经理不必打电话问员工为哪桩业务报销，因为报销是出差费用流程的一部分，这张报销单是系统根据先前批准的出差申请而生成的。经理处理后，报销单流转到财务部的出纳那里，出纳不必检查有没有计算错误，因为肯定是正确的。员工很快就拿到了报销的钱。这张报销单的有关数据最后自动传递给公司的财务软件。整个过程高效而简洁，没有差错。1.3.2实施工作流程管理系统后的效果企业实施工作流管理所带来的好处是非常明显的，这包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的
10、效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。具体表现为：将最适当的事务在适当的时候传递给适当的人员工可将精力集中到自己的关键业务上管理层可随时掌握业务和工作流程处理效率减少纸张浪费，降低成本无需进行流程的培训、平滑实现流程变更随时得到历史数据和报表后台数据库应用，提供表单管理功能，支持企业决策轻松实现远程和移动办公，实现事务处理“0响应”发现并重视企业核心业务流程，提升核心竞争力真正实现向“知识管理型企业”过渡2 DLFlo 工作流系统介绍2.1 软件架构DL
11、Flo 工作流系统是参照WFMC（国际标准化工作流组织）所提供的工作流模型，按照多层结构技术, 由东兰科技自主设计开发的一套基于数据库和WEB的工作流系统。其中核心的工作流引擎以组件形式封装，用户可以调用其中的接口,自行开发用户界面或内嵌到其他软件系统。在工作流引擎内部，采用了缓存和多线程等技术来提高系统性能。DLFlo有Windows平台和基于Java的跨平台两种版本。这两种版本的结构都大体分以下三层: 1：用户界面采用HTML和DHTML技术,用户通过IE浏览器以WEB形式进行操作。管理员流程定义工具采用Windows应用程序通过ODBC连接到数据库。 2: 商业逻辑层包括工作流引擎和用户
12、具体应用中间件。工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成, Windows版中间件以Com+的形式存在，内部调用ADO、CDO等Microsoft的系统组件，与数据库和Email等系统相联。跨平台版中间件以JavaBean的形式存在, 内部调用JDBC、Javamail等与数据库和Email等系统相联。 3：数据服务层包括工作流定义数据库，工作流实例数据库和用户应用数据库。 整个系统可运行在UNICODE环境下，提供对多语言的完好支持（如可同时输入和显示中、英、日等语言）。 同时提供完善的接口,使系统与其他信息系统(ERP, HR软件, Word/Excel等)方便的互联。 2.2 系统特点
13、DLFlo 参照WFMC提供的工作流模型开发设计, 并且在很多知名企业得到应用。能够适应企业业务现状和企业的快速发展。具有以下主要特点：能满足复杂的实际应用，确保业务不断扩展之需要如：报销需根据金额，有不同的报销流程；BUG管理中修正人员需组长来指定，外出时需要把某些任务转发给副经理DLFlo的条件流转，通用表单数据接口，缺席处理等策略，能很好地满足这些需求。只有选择高品质的应用平台，业务发展时才能够轻松面对。参考：合同审批流程举例（图一）（图一 合同预审流程）可视化的流程设计定义工具 可视化的流程设计引擎可以大大降低流程设计的时间和难度。该流程设计工具可以设计比较复杂的工作流程：并行流程，串
14、行流程，回退流程等。每个节点的入口参数和出口参数可以灵活设置。能够满足客户复杂业务的流程要求。 对于流程的控制手段多：条件流转，按条件暂停流程，流程挂起，周期启动流程，滞后通知等。监控流程的手段多：每一步开销统计，每个流程开销统计，每一步滞后时间统计等。（图二 查询、检索、跟踪等功能）组织结构级处理者指定功能传统的工作流管理软件，一般能实现用户级及角色级处理者指定功能。“用户级处理者指定”是指指定一个具体的用户名，“角色级处理者指定”是指指定一个角色名，再在角色管理中对应一个用户，但由于缺少人员的归属关系，碰到以下情况时就难以应付，比如请假要由请假者的项目经理进行审批的情况。DLFlo中通过组
15、织结构树的定义，实现了组织结构级用户指定，即在处理者中可指定为申请者的项目经理来处理。在用户指定上可按与处理者的关系，如：提交者的项目经理，部门经理，与提交者属于同一Team的所有员工，与提交者属于同一Group的所有员工，及指定一个集体，如：开发部所有员工，财务部所有员工，当然也可指定单一用户。（图三， 组织结构定义及组织结构级处理者制定功能）（图三 组织结构定义及组织结构级处理者制定功能）B/S结构，纯浏览器应用，降低使用成本分布式运用的客户端早期都为应用程序（C/S），应用程序的缺点是需要安装，不支持INTERNET，并具有平台相关性，随着WEB技术的发展出现了浏览器应用（B/S），浏览
16、器应用不需要安装，只要有浏览器（IE）即可办公，不需要花时间在安装与配置上，使维护成本大大降低，使用非常方便，并可实现INTERNET办公（移动办公），但如果浏览器应用中使用了客户端组件（ActiveX Control），将会导致平台不兼容的情况发生，即使同为Windows平台也可能互不兼容，Win98下好用，但NT下不好用的情况时有发生，这将给使用者造成很大的麻烦。DLFlo的办公桌面为纯浏览器应用，没有使用任何ActiveX Control，不但大大降低了使用成本，更使企事业移动办公变为可能。强大的安全性特色认证的安全性：系统支持NT、DLFlo或NT和DLFlo双认证，重大事件再认证。传
17、输的安全性：支持SSL协议。访问控制的安全性：基于纪录的安全性保证了每一个节点均可设置启动，读，跟踪，删除等权限。（DLFlo将用户对流程的操作权限分为：启动，读，跟踪，删除。） 启动权限是指用户是否可启动该流程。 读权限是指在流程启动之后、删除之前，用户是否可以看到该流程中表单的内容。跟踪权限是指在流程启动之后、删除之前，用户是否可以看到该流程的处理过程。删除权限是指在流程启动之后，用户是否可以删除该流程。表现层通过ASP/JSP表单实现，功能强大，扩展便捷当有新的业务要用工作流自动化系统来管理时，需要定义与该业务相应的表单，很多工作流自动化系统通过提供自开发的专用表单定义工具来完成，这些工
18、具常常能力有限，当客户购买这些产品时须特别注意表单定义工具是否能满足本公司当前及将来业务发展的需求，同时应注意表单开发的复杂度。DLFlo的表单采用最新技术的ASP/JSP表单，即活动网页技术。采用活动网页表单有诸多好处，首先，其功能强大，并会随HTML标准的扩展而功能不断强化；其次，再开发价格低廉；另外，再开发可由自己或第三方软件开发商完成，可不依赖工作流产品的提供商。灵活的超时、外出管理策略通常在工作流管理系统中通过Timeout（超时）来处理人员外出的情况，由于Timeout都要经过一定的时间，这并不能很好地反映实际处理情况。DLFlo的外出管理策略由Timeout与外出设置两部分构成，
19、当用户设置自己为外出时，依据流程中外出时允许转发的属性，发给该用户的任务会自动转发给指定的处理者。处理过程可跟踪、停止、挂起、跳转、重启等DLFlo不但保存处理的结果，同时保存处理的过程，事后可检索某个流程的处理过程，从而考核员工的办事效率。丰富的统计、查询、报表功能DLFlo提供丰富的报表统计功能，包括详尽的总报表和分类报表。比如步骤滞后时间统计、流程滞后时间统计，效率报表分析，籍此统计流程整体任务处理时间和滞后时间，分析企业流程的瓶颈，对改进和提高流程整体工作效率提供了量化的依据。与MAIL系统集成处理过程中相应信息会自动通过公司的MAIL服务器（如：Exchange Server）通知相
20、应的处理者。2.3 流程管理工具DLFlo 流程管理工具完成流程定义、用户管理、组织结构定义等功能, 具有功能强、可操作性好等特点。同时根据操作系统的语言种类,提供多语言支持。2.4 普通用户界面 DLFlo默认用户界面分首页，各种表单，待处理表单，我相关的表单，表单统计，分类报表等六个模块。简单直观地表达了系统的功能类别。如果系统采用NT认证，在用域用户进入操作系统后，进入DLFlo时，无需再次登录即可直接进入首页。根据不同的用户权限，所列出的功能模块以及各模块中所列内容可以不同。 2.5 中间件及接口DLFlo提供丰富的中间件及接口，方便用户进行表单报表以及与其他系统的连接等的开发。接口具
21、有功能强大，意义明确等特点。举例如下：A: 流程管理接口 包括流程的定义和实例两部分的接口。管理员每定义一个新的应用流程，产生一个Workflow。用户启动一个新的Case，即产生一个Task（工作流实例），其中每进行一步处理，产生一个Proc。B: 事件接口 包括对流程的启动、处理、退回和分派等动作处理的接口。C: 报表统计接口通过传入Sql语句和相关参数，可以返回所需的记录集。通过这些接口，还可以进行显示的分页处理。D: 流程与具体应用(如表单)进行连接的接口 生成新的工作流实例时，调用本接口。 通过RSID与用户数据库相关连。 通过Param和Receptor等参数，提供灵活的流程处理。
22、E：用户、组织结构、权限管理接口可以按功能需求建立多种类型的组织结构。同一个用户可以同时出现在不同的组织结构中。在用户接口中，提供对流程、实例、用户数据等列表的方法，这样，在用户界面中，所列出的内容即是该用户权限范围内所能读、处理、跟踪或删除的数据。F：其它接口包括流程的计划启动、系统参数设定、超时处理、当前登录用户信息等接口。应用中间件A：文件上载中间件 把文件通过Web上传到服务器。 B：表单系列号生成中间件 按业务规则生成表单系列号。 C: 树型中间件 WEB树型列表生成D: 日历中间件通过以上接口和中间件，提供用户界面操作所需的全部功能。2.6 后台数据库系统后台数据库分以下三个部分:
23、工作流模型数据库: 保存定义好的流程工作流实例数据库: 保存每一个实例信息用户应用数据库: 保存用户的具体应用的数据现在系统支持MSSql和Oracle两种数据库，由于系统基本采用通用的SQL语言，可以根据用户需求，快速开发出支持其他通用数据库的版本。3 DLFlo管理和维护3.1 安装配置DLFlo具有自动安装向导。主要是数据库、文件及Web站点三部分的安装。当正在使用的系统由一台计算机移到另一台时，只需把数据库恢复到新的计算机，同时把文件Copy到新的计算机，再建立Web站点即可。简单方便并能保证数据的安全和完整性。3.2流程管理DLFlo的流程管理具有实时性，当流程发生改变时，运行中的任
24、务能够按新定义的流程继续，也可由任务提交者或管理员退回或重启动该任务。3.3 用户管理用户可以从NT的域中导入，也可与其他系统中的数据库进行同步。3.4 组织结构管理组织结构的类型、领导名称等完全自定义，当组织结构或人员发生调整时，在组织结构管理中进行相应的操作，即可反映到流程处理中（如角色人选发生变化后，设定了该角色的处理节点，能够自动把任务发送到该角色的新人选那里）。同时，DLFlo中的组织结构完全可以在现有企业行政结构的基础上扩充。如为了完成一项任务，临时从各个部门中抽掉相关人选组成一个组织，设立该组织的负责人。这样，这个临时的组织也可以在流程定义中加以应用。3.5 数据备份使用数据库本
25、身的备份功能，即可把全部数据备份下来。同时，DLFlo提供相关接口，可以把数据导入/导出到数据库、WordExcel等地方。操作简单方便。4 系统运行环境Windows版本：服务器端: 操作系统：Windows NT Server 4.0以上WEB服务器: IIS 4.0以上数据库：SQL7.0以上、Oracle 8.0以上硬件：内存256MB以上、CPU PIII750以上、硬盘20G以上、网卡客户端: 平台：不限Web 浏览器：- Microsoft IE4.01以上内存：32MB以上跨平台版本:服务器端: 操作系统： Windows NT Server 4.0以上、 Linux、 Uni
26、xWEB服务器: Websphere、 WebLogic、 iPlant等数据库：SQL7.0/SQL 2000、 Oracle 8.0以上硬件： 内存512MB以上、CPU PIII750(或相当于)以上、硬盘20G以上、网卡客户端: 平台： 不限Web 浏览器：- Microsoft IE4.01以上内存： 32MB以上5 DLFlo的优势国内首家WMFC会员软件遵循国际标准,具有先进性和普遍性，能够适应各种情况以及未来的可扩展性。自主版权东兰科技对软件拥有自主版权，在升级和维护上有不可替代的优势。系统的开放性采用通用的技术，用户在此基础上可以方便的进行二次开发，减少甚至完全不再依赖于软件
27、开发商,降低了成本和风险。系统基于数据库便于对数据的统计分析，同时对于数据量大的应用,能够满足性能上的需求（一般基于消息的工作流系统，当访问数据库时，要经过复杂的中间件处理，在数据量大时，性能明显下降）。6 DLFlo功能一览P = DLFlo软件有该功能 工作流软件功能要求是否有该功能流程管理：可视化流程自定义P可视化、图形化流程跟踪（流程参与者用）P可视化流程监控（管理者用）P可同时基于用户、角色、工作关系和特定条件流转P条件流转里的高级功能，可以设置表达式P基于记录的安全性控制 P按条件暂停流程P任务退回（可退回到以前的任何一步）P自动代理P外出代理人设置P网络邻居(按相应的权限获取得他
28、人的任务)P中间处理结果保存P同一流程中可以限制不同处理者查看或输入不同的内容P提交或删除表单、进行关键业务处理时可以设置再次验证P到期E-mail提醒/超时任务处理P流程的导入、导出功能P流程启动方式：手工启动P设定条件启动（如周期启动）P其他程序启动（如E-mail启动）P网络邻居的功能P排除非工作日P按条件重复步骤P特送（特殊情况下越过某些步骤）P经办（每一流程经办人只有一个）P协办（出现在辅流中，无权修改表单）P催办（为有权限的参与者提供的功能）P复杂流程：直流P分流/条件流转：支持多种可能流向的选择P辅流：主办、协办相互协作的活动P会流：指会签P并流：并发任务的处理及汇总P子流P阅示
29、：在任一阶段用户皆可选择的功能P报表管理：流程统计任务平均办结周期分析P任务参与者办理时间分析P超期任务情况分析P人员的任务办理数量分析P人员的任务办理质量分析P报表分析功能P报表定制功能P通用表单数据接口P用户管理：用户、角色与工作关系管理P组织结构图P多级角色管理P可从NT系统中导入用户P系统管理：角色管理、权限分配、工作关系管理P用户管理和密码维护P与其他应用系统的接口PJava版本支持跨平台、多数据库P多语言版本：P7 DLFlo成功案例 百事中国投资有限公司 索尼中国有限公司 莎莉中国有限公司 上海朗讯科技有限公司 上海朗讯科技光纤有限公司 美国友邦保险有限公司上海分公司 中国网络通信有限公司 上海电信金山分公司 中国建设银行深圳分行
