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1、提升团队效率什么是hooMa设计团？hooMa设计团是设计团队的项目管理工具。你可以随时在线开通一个专门用于管理自己的设计项目的网络平台，也可以在公司内部的局域网里自己安装搭建属于自己的项目管理平台。hooMa设计团能做什么？被用户誉为设计团队的作战指挥系统。管理者可以用它给员工安排工作，随时了解业务进度，掌控项目结果，考核团队绩效。为什么选择hooMa设计团？随着业务扩大，人员增多，项目繁杂，团队中开始出现配合不给力，项目进度难掌控，导致每月花大量时间在琐碎的管理事务上，无法集中精力潜心创作和拓展业务。 hooMa设计团就是为了解决这些问题而研发的。它针对性强，便于实施，简单易用。只需很少的
2、投入就能在自己的局域网上实现网络化管理，让日常工作条理更清晰。有效帮助管理者从繁琐的日程中解脱出来，集中更多精力进行业务拓展和经营决策。谁在用hooMa设计团？建筑设计公司、装饰设计公司、展示设计公司、平面设计公司、广告制作公司、陈列道具制作公司、影视制作公司、工业产品设计公司、动漫创作团队、摄影工作室、企业的设计研发部门、画廊等。官方网站：免费下载：在线试用：在线演示：目录一、安装和访问5二、功能概览8三、为用户开通帐号91.为员工开通账号92.为客户开通账号11四、项目管理131.创建项目132.项目送审. 143.审批项目154.暂停/重启项目. 185.项目结算196.利用项目动态来跟
3、进项目执行情况227.利用子项目管理复杂的项目248.管理客户信息269.查看项目汇总信息2710.项目列表的排列形式. 2912.项目列表的分类方式3113.根据客户名和关键词筛选项目. 34五、日程管理351.利用日程管理来制定工作计划352.同事之间利用日程管理来安排工作373.利用日程管理来记账39六、公共文档. 40七、小技巧411.如何发通知/给指定的人发通知. 412授权给员工发通知. 433.如何创建奖罚单. 444.如何关注项目. 45八、数据备份和服务器控制. 461.数据备份.462.服务器控制48九、常见问题49【附表】用户权限表52一、安装和访问1、安装请到hooMa
4、官方网站下载最新版的hooMa设计团软件。下载地址：如果你用一台普通PC安装，可以下载自动搭建版，如下图。下载好以后只要双击解压后的文件就可以自动安装。安装过程中要选择一下安装在C盘还是D盘。2、访问hooMa设计团软件只需要安装在一台电脑上作为服务器。局域网上其他电脑登录时，只要在浏览器地址栏中输入安装了软件的电脑的IP地址就可以访问！不需要每台电脑都安装软件。服务器的IP地址要设置成固定的，以便于大家记住和使用。如果觉得IP地址不便于记忆，可以设置电脑的机器名，用机器名访问也可以。二、功能概览我们认为设计公司的每人每天的工作无外乎可分为两大类：一种是客户委托的订单（项目），还有一种是日常琐
5、事（日程）。hooMa设计团可以迅速搭建一个公司集体使用的网站，用来管理项目和日常日程，提高团队的整体工作效率。只需要一台普通的PC机就可以作为服务器安装hooMa设计团，搭建属于自己的项目管理平台。员工的电脑不需要安装任何软件，只要用网络浏览器访问平台即可。地址就是安装了hooMa设计团软件的那台电脑的IP地址。如果对自己搭建和维护一台服务器感到麻烦的话，可以使用我们提供的在线版hooMa设计团。只要用邮箱注册开通一下就可以使用。详见：三.为用户开通账号1.为员工开通账号进入管理中心，单击【新增用户】按钮，为员工开通账号。在弹出的对话框里输入员工的用户名和密码等信息，保存并激活后，员工就可以
6、登陆了。员工用户权限参考：系统管理员权限 (5级权限)最高权限；经理权限 (4级权限)审批自己管理的项目、发布项目、生成合同、管理自己负责的合同；资深员工权限 (3级权限)可查看所有项目、可就所有项目发表回复、组建项目小组、分配任务、评价任务；员工权限 (2级权限)可独立承接项目、可查看自己负责的项目、仅对自己负责的项目可回复、可组建项目组、可就自己负责的项目分配任务；实习生权限 (1级权限)不能独立承接项目、可加入项目小组、可查看和回复自己担任组员的项目、可以提交任务、可通过完成任务获得积分。2、为客户开通帐号除了为员工开通帐号，还可以为客户开通帐号。客户登陆系统只能看到与自己有关的项目信息
7、。便于客户在线委托下单，还可以让客户通过平台跟踪项目进度，提出修改建议。进入【客户信息】，在客户名单中找到需要增加联系人的客户，再点击【新增用户】按钮。在弹出的对话框里输入客户的用户名和密码等信息，点击开通。激活后客户就可以登陆了。客户用户权限参考：客户负责人 (5级权限)可以开通客户代表权限的用户、可查看和管理本公司全部项目、可管理本公司合同、可发布新项目；客户代表 (4级权限)可发布新项目、可查看和管理自己负责的项目、可修改自己的身份信息。四.项目管理）创建项目点击首页【创建项目】。进入创建项目页面，输入项目信息。注：在项目分类里填入新的客户名，即可创建并保存该客户。如果需要自定义项目编号
8、，可在系统设置/项目设置中修改。2）项目送审项目完成之后，点击【项目送审】。项目经理就能在审批中心看到并审批。3）审批项目进入【审批中心】，在待审批项目中，打开需要审批的项目。打开需要审批的项目，点击【审批】按钮，对项目进行评价并确认积分。审批后的项目会从“未完成项目”列表进入“已完成项目”列表。小技巧：点击项目上方的：创建/送审/审批 按钮，可以查看该项目的创建人和创建时间/送审人和送审时间/审批人和审批时间。也可以在这一区域内：撤销送审/撤销审批。4）暂停/重启项目如果想要停止项目，只需打开项目，点击右上角的暂停图标。暂停的项目会自动进入：已暂停项目列表。在已暂停项目列表中，可以对项目进行
9、重启或者彻底删除。或者打开已暂停项目，点击右上角的重启按钮，也可以恢复项目。重启后的项目自动进入：未完成项目列表。如果该项目是在审批之后被暂停，重启之后会进入：已完成的项目列表。5）项目结算结算单个项目时，直接打开项目，点击【创建合同结算单】按钮。如果在创建合同结算单之前，填写过项目收入，该收入会自动进入合同结算单。填写金额，保存合同结算单。同时为一个客户的多个项目进行结算时，先在已完成项目中按客户进行排列，选定需要结算的项目，再点击【核定价格】按钮，生成合同结算单。小技巧：在项目中，不但可以创建合同结算单，还可以上传合同附件。6）利用项目动态来跟进项目执行情况点击项目列表中时钟图标，进入“项
10、目动态表”。或者直接打开项目，点击：时间计划，进入“项目动态表”。在项目动态表中查看任务分配情况。还可以切换到项目动态表大图，查看员工们填写的任务进展。7）利用子项目管理复杂的项目点击项目编号前的子项目按钮，即可创建子项目。子项目会以树形结构排列在父项目之下。打开父项目，左侧将显示其子项目。同样，打开子项目，也会在清单左侧其显示所属的父项目。8）管理客户信息点击进入【客户信息】。在客户列表中，可以为客户增加联系人、创建分类、邀请其他项目经理关注该项目、查看客户项目数量和项目合同总金额。9）查看项目汇总信息进入管理中心/合同结算单，可以看到所有客户的项目结算单。进入管理中心/财务管理，可看到工资
11、信息、发票信息、支收管理、费用管理和应收账款。10）项目列表排列形式在项目列表中，项目可以以两种形式进行排列：列表形式和读图形式。排列形式为：列表。点击【列表】：项目将以列表形式排列。如下图：排列形式为：读图。点击【读图】：项目会以图片形式排列。显示的图片一般为项目缩略图，未上传缩略图的项目，则显示留言中最近上传的一张图片。点击图片，就可打开对应的项目。11）项目列表的分类方式首页显示的项目，是根据创建时间排序，分为：本月、上月、更早 三个时间段，显示未完成的项目。进入到项目中心，根据项目进度，又可分为：未完成项目/已完成项目/已暂停项目。在项目进度下，又可以按月份/客户/合同/开票进行项目分
12、类。例如：把全部项目按照月份分类，如下图。点击月份，可展开该月全部项目。例如：按客户名排列。点击：全部项目/按客户，进入客户目录，查看某一客户的全部订单（包括未完成和已完成），。点击该客户名，即可查看全部订单。如果客户比较多，在客户目录中查找比较麻烦，可以通过：切换客户，或直接输入客户名，迅速找到需要的客户。12）根据客户名和关键词筛选项目随着时间的推移，客户和项目会不断增加，想要搜索以前的客户或者项目时，就可以用到：关键词筛选 这一功能。输入关键词进行搜索，可以输入建立时间/项目名/项目负责人名，来进行项目的搜索。例如，输入“201401”，即可筛选出所有2014年1月创建的项目。例如，输入
13、“海报”，即可筛选出项目名中包含“海报”二字的项目。例如，输入“小李”，即可筛选出小李作为项目经理的所有项目。“关键词筛选”这一功能可以搜索到所有项目，特别是能快速搜索以前的项目。当您需要查看一些资料时，可以随时调出，就像一个灵活的“知识库”。新员工进入公司，也可以通过调看过去的项目，从中了解到客户们喜好、要求；公司的设计理念、设计方向。而且随着时间的流逝，有些客户和项目已经模糊，也可以通过这样一个“知识库”，随时查看以前的项目。五、日程管理）利用日程管理来制定工作计划制定今明后三天的计划，直接在首页填写。还可以通过更改日程的时间，改变日程排列顺序。例如，将某一日程时间调整为：08-00，该日
14、程自动排列到8点之前的日程的前面。制定周计划或者月计划、年计划时，打开主菜单中：日程，进入日历页面，双击日期格填写工作计划。管理员也可以通过：团队日程，查看所有员工的日程。）同事之间利用日程管理来安排工作点击日程中的分享图标，进入分享页面，再选择需要分享的同事即可。分享后的日程会写入到同事的日程表里。同事们还可以就这条日程发表回复。日程收到回复后，会在首页出现提示。3）利用日程管理来记账在记录日程时可以加一些特殊的关键词，以便于日后搜索查询。例如：在利用日程记日常现金账时，可以在金额前一打一个“￥”符号。今后只要在搜索栏里输入“￥”搜索，就能把所有的流水账列出了。小技巧：利用日程中的关键词进行
15、搜索，可以查找到以前记录的日程。六、公共文档公共文档是系统上的文档分享平台,在这里,您可以上传并和其他用户分享自己手中的文档，也可以查看和下载其他用户上传的文档。还可以关注某一文档。进入【公共文档】页面，点击【新增文档】，填写所属分类和文档名称之后，就创建了新的文档。注：在文档所属分类里填入新的分类名，即可创建并保存该分类。打开文档，可以发表留言以及上传文件。也可以对已有的文档进行下载。七、小技巧1）如何发通知/给指定的人发通知进入个人中心/通知/发通知。在通知页面选择发公告，或者仅仅通知部门或者某个人。员工收到通知就会在首页出现提示，点击【签收】之后才能在首页消失。2）授权给员工发通知一般情
16、况下，只有4级和5级权限才能发通知/公告，但也可以通过授权让权限较低的员工也可以发通知/公告。进入：管理中心/用户管理，进入用户信息编辑页面，授权给员工发通知。被授权的员工也可以发通知/公告。3）如何创建奖罚单4）如何关注/取消关注项目点击项目前端：星形图标，即可关注/取消关注该项目。还可以查到所有：我关注的项目八、数据备份和恢复1）数据备份对于服务器的日常维护与管理，定期备份是一项必不可少十分重要的基本工作。备份其实很简单，需要备份的也只有如下两个地方：备份数据库位置：C:/ hoomastudio / MySQL-5.0.83 / data / hoomastudio如图所示，MySQL里
17、面的数据库是需要经常备份的，最好每天工作结束的时候都能备份一下。一旦遇到数据损毁，损失也是只是几个小时的数据。根据上面列出的数据库地址找到数据库，压缩一下保存出来就可以了。默认的数据库名字是hoomastudio。最后，最好给备份的文件包的名字前面加一个日期，以便于管理。备份上传文件位置：C:/ hoomastudio /htdocs / upload除了数据库需要备份，另一个就是上传的文件了。所有上传文件都在系统目录的upload子目录内。所以只要定期备份一下这个目录就可以了。另外，这个目录的文件比较大，也不会像数据库那样频繁的变化，所以不需要每天备份，可以每周备份一次。备份的时候也只是压缩
18、一个文件包，然后复制保存即可。同样注意标明日期，便于管理。2）服务器控制服务器控制面板在hoomastudio文件夹中，如下图：双击进入控制面板，只要在控制面板的输入光标处输入编号然后回车就会执行相应的服务器操作。例如：要重启服务器，只需要输入“23”，然后回车即可重启服务；要卸载软件，只需要输入“33 ” ，然后回车即可执行卸载操作。功能编号如下：20 - 启动服务器21 - 启动Apache服务22 - 启动MySQL数据库23 - Apache重启30 - 关闭服务器31 - 关闭Apache服务32 - 关闭MySQL数据库33 - 强行终止进程并卸载九、常见问题Q: 在win7系统下
19、安装时提示80端口已被使用，导致安装无法进行，该如何解决？A: 可以关闭一些可能导致占用80服务端口的软件，例如：IIS, Skype等。在win7中还有一种可能是操作权限不够导致的，如下图所示，在控制面板中设置一下即可。Q: 我把hooMa设计团安装在了公司内部的局域网上，是否可以在公司外面通过外网使用？A: 可以。首先你要申请一个域名，其次你要在你的局域网路由器上设置一下“花生壳”动态解析。在配置过程中你需要用到花生壳的官方网站申请的花生壳用户账号。关于通过花生壳实现外网访问参见花生壳网站。Q: 在不登陆自己公司的hooMa设计团的情况下如何让电脑在右下角弹出提醒信息？A: 可以实现。点击
20、系统顶部菜单的RSS订阅图标，参见里面的指导教程操作即可。Q: 公司里员工都是苹果机，苹果系统里可以使用hooMa设计团吗？A: 可以。hooMa设计团本身是跨平台的，不管用户使用的是PC机还是苹果机，甚至是手机或PAD平板电脑，都可以直接访问装有hooMa设计团的服务器。只要能上网的设备都可以用。对于服务器电脑的来说也一样是跨平台的。你既可以使用一台苹果机当服务器，也可以用PC机当服务器。但苹果机需要自己分别下载和搭建php,MySQL,Apache服务器环境。PC机就比较简单了可以直接使用我们提供的自动搭建版进行安装。 附表用户权限表权限1级实习生2级员工3级资深员工4级经理5级管理员加入项目小组查看和回复自己担任组员的项目提交任务通过完成任务获得积分独立承接项目查看自己负责的项目对自己负责的项目发表回复就自己负责的项目创建项目小组就自己负责的项目分配任务查看所有项目对所有的项目发表回复创建项目小组、分配和评价任务创建项目审批自己管理的项目管理自己负责的合同结算单审批所有项目管理用户信息管理客户信息管理所有的合同结算清单
