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1、上海热线企业邮箱用户手册一、关于本手册文档概要本文档详细描述企业邮箱的最终用户，即电子邮箱的使用者，如何利用常用的收发电子邮件的工具，使用、管理自己的邮箱帐号及其帐号中的个人信息。读者对象本文档的读者对象是商务邮箱系统的最终用户或者指导最终用户使用本系统的相关人员。我们假定最终用户已经掌握如下知识：Windows95/98/Me/NT/2000/XP 等操作系统的使用；常用邮件客户端管理工具Microsoft Outlook Express或Foxmail的操作使用；常用浏览器工具 Microsoft Internet Explorer 的操作使用；基本的 Internet 和 Email 的
2、原理常识。二、客户端使用说明邮箱系统既支持WebMail收发方式，也支持 SMTP/POP3/IMAP4 协议，使用这些协议，用户可以通过邮件客户端软件进行收取、发送电子邮件，并对这些电子邮件进行灵活的管理。下面以 Microsoft Outlook Express6 和 Foxmail 为例，说明如何利用设置、使用这个软件，对商务邮箱进行邮件的收取、发送等常规操作。Microsoft Outlook Express（简称OE）是随 Microsoft Internet Explorer（简称IE）软件包一起发行的软件，按照默认选项安装 IE 之后，就会自动安装好 OE。关于客户端软件设置OU
3、TLOOK EXPRESS 设置方式1、在“工具”菜单上，单击“帐号”； 2、单击“添加”，选择“邮件”选项； 3、在“显示名称”输入框内填写您的名字并单击“下一步”； 4、在电子邮件地址输入框内填写您在完整的邮件地址，如yourname域名.com，然后单击“下一步”； 5、在服务器类型列表中选择“POP3”； 电信用户设置：SMTP：POP3：pop. 网通用户：SMTP ：smtp-POP3：pop-cnc. 海外用户SMTP：smtp-POP3：pop-hk. 如果Outlook Express告诉您所填写的POP3/SMTP服务器可能不是有效的服务器名，并提示您是否使用该服务器，请单
4、击“是”，然后单击“下一步”； 6、选择“登录方式”并在“POP帐号名”输入栏内填写您的邮件地址，如yourname。如果您在注册登记时所选择的域名是“”，也可以只输入您的帐号名，如“yourname”； 在“密码”栏内填写您设定的密码。如果您不填写，Outlook Express将在每次连接到收取信件时，都会提示您输入。单击“下一步”； 7、单击“完成”；8、帐号设置完成后选定该帐号然后单击“属性”；9、在服务器选项中选择“我的服务器要求身份验证”；MICROSOFT OUTLOOK 设置方法1、在“工具”菜单上，单击“帐号”；2、单击“添加”，选择“邮件”选项；3、在“显示名称”输入框内填
5、写您的名字并单击“下一步”；4、在电子邮件地址输入框内填写您在完整的邮件地址，如yourname，然后单击“下一步”；5、在服务器类型列表中选择“POP3”； 电信用户设置：SMTP：POP3：pop. 网通用户：SMTP ：smtp-POP3：pop-cnc. 海外用户SMTP：smtp-POP3：pop-hk. 6、“帐号名”输入栏内填写您完整的邮件地址，例如： yourname； 在“密码”栏内填写您设定的密码。如果您不填写，MICROSOFT OUTLOOK将在每次连接到收取信件时，都会提示您输入。单击“下一步”； 7、使用哪种方式连接INTERNET，要跟据企业实际的情况已定，如果不
6、确定选择哪种，可能与贵公司的管理员确认；8、单击“完成”；9、帐号设置完成后，选定该帐号然后单击“属性”；10、在服务器选项中选择“我的服务器要求身份验证”；FOXMAIL 设置方式1、在“帐户”菜单上，单击“新建”；2、选择“下一步”；3、在“用户名”输入框中输入完成的域名，例如：yourname ，并选择“下一步”；4、在“邮件地址”一栏中，输入完整的邮件地址,例如 yourname ；5、选择“POP3帐号”输入完整的帐号及密码；电信用户设置：SMTP：POP3：pop. 网通用户：SMTP ：smtp-POP3：pop-cnc. 海外用户SMTP：smtp-POP3：pop-hk. 单
7、击“下一步”6、选择“SMTP服务器需要身份证验证”，并单击“完成”；7、完成所有设置；三、普通用户功能介绍Webmail 使用介绍登录下面的介绍，以 Microsoft Internet Explorer 6 为例，介绍使用界面；其他浏览器的使用方法完全相同，不再赘述。通过点击开始-程序-Internet Explorer，或者点击桌面浏览器图标，打开浏览器，在地址栏，输入服务器网址 域名回车后出现如下的窗口：按照页面的提示，输入用户名和密码。完成输入，点击登录按钮，进入邮箱界面： 我们看到，登录进入的主界面分为上、左下、右下三部分，上边部分和左下部分是功能区，以横向菜单形式和列表形式显示用
8、户可以使用的各项功能；右下部分显示相应功能的操作窗口。上部功能区中：点击收信，可以看到左下功能区中提供的邮件，搜索，网络硬盘的功能分类显示；点击文件夹的管理，将进入邮件分类存放位置的管理，并可自己新建存放文件夹。点击收件箱，将命令邮件服务器显示收到的所有邮件；文件夹表示邮件分类存放的位置，其中收件箱表示收到的邮件，发件箱表示已经发出的邮件，垃圾箱表示删除不用的邮件；草稿箱表示您多保存的邮件草稿；点击通讯录，可以编辑修改通讯录；点击个人设置，可以看到一些功能设置，包括修改密码，修改个人资料，设置过滤器查看，设置签名档，设置邮件转发，设置邮件邮件助理，设置黑白名单等。在上部的右侧可根据不同的搜索条
9、件，搜索邮箱中的邮件信息。点击退出可以离开邮箱，返回登录页面。阅读邮件点击功能列表区的收件箱，出现如下窗口：主界面分为三个部分，左边是功能列表区，右上方是邮件列表区，右下方是内容显示区。功能列表区列出了 webmail 的主要功能清单，点击相应的链接，可以进入相应的功能界面；右上方是邮件列表显示，显示每个文件夹中邮件的数量，是否已阅读，邮件容量大小，如果用户判断是垃圾邮件时可应用投诉链接对该邮件地址向管理员进行投诉。点击某个邮件的主题，可以在右下方内容显示区看到该邮件的详细信息，正文，附件等。也可以选择使用不同的汉字编码标准显示邮件，这样可以兼容简体、繁体中文（电脑需要安装繁体中文字库）。需要
10、注意的是，显示正文区上端，有个“加入地址本”链接和一个“拒收”链接，一个是将发件人地址加入本人的地址簿，另一个是将发件人地址列入拒收列表。显示正文区的上下，还有一条功能条，可以回复、全部回复、转发、删除、拒收、标记变更邮件状态等操作。撰写邮件在 webmail 主界面，点击功能区的写信，则进入下面的窗口：根据界面的提示，可以填入收件人的邮件地址，多个收件人的邮件地址中间可以用,逗号分隔；也可以点击收件人链接，进入地址本窗口，并选择收件人。如果需要附件，则点击添加附件，选择“浏览”、“粘贴”完成文件的上传，点击“完成”后回到本页面。信件内容完成后，点击立即发送，完成信件发送。企业邮箱有定时发送功
11、能，用户可以在本页面下方根据自己的需要选择不同的发送时间。通讯录在邮箱 WEB 页面，点击“通讯录”，进入企业地址簿页面：我们从此页面左侧功能列表的上方可以看到，通讯录分企业通讯录和个人通讯录两类，左侧默认的是企业通讯录明细；中部为企业通讯录内的详细地址列表；右侧则是地址的具体联系人信息。企业通讯录是不能被普通用户成员变更内容的，只有管理员才能对企业通讯录进行添加、新建联系人以及删除等操作。点击个人通讯录，进入个人地址本编辑；点击左侧的联系组管理链接，可以对个人通讯录内的邮件联系人进行分组管理操作。中部是个人通讯录的联系人列表显示区域。点取在右侧的添加联系人链接，可以添加个人地址本资料，如：“
12、姓名”“电子邮箱地址”等，完成后按页面下方的“确定”，即成功添加一个地址。还可根据实际所属的联系组进行分组管理。如下所示：联系组的建立步骤与此类似，在通讯录页面，点击右侧的联系组管理，进入个人通讯录编辑页面，在输入框中输入销售部，点击页面左侧的“新建”，进入下列界面：在新的联系组建立完成后，可以对自建组进行编辑、改名、删除等工作，也可以方便的通过组显示的列表向组联系人发邮件，同时也能够将企业通讯录内的联系人导入到工作组中，也可以新建联系人到工作组当中。个人设置点击页面上方的“个人设置”选项，进入邮件设置页面：修改资料：点击个人信息中我的资料链接，可以对个人资料进行修改，如下图所示。修改密码：通
13、过修改密码页面，可以对用户的登录密码进行修改，但要注意的是，密码长度最少为6位，且密码长度不能超过32位，如图所示。个性设置在个性设置的功能里面包含 快捷按键快捷按键：进入快捷按键链接页面，则可以看到有系统目前设定的几个常用功能的快捷键使用组合。帐户管理：在其他帐户的帐户管理功能，用户可以利用它方便地实现将现有的其它电子邮箱的邮件都统一收到自己的企业邮箱当中。基本设置参数设置：在基本设置模块下，选择参数设置功能，可对邮箱系统显示功能根据自己的喜好进行设置。别名设置：选取别名设置功能，能够为自己的邮箱改另外一个喜欢的帐号。，此功能默认不开通，但可以根据需要由管理员为用户进行开通。这样真实的企业邮
14、箱和别名邮箱都能接收邮件，但必须使用真实邮箱名进行邮箱登陆，无论 WEB方式或POP方式。自动回复：当用户无法即时处理电子邮件时，为了怕寄信方不知道用户是否已收到信件，用户可以编辑并启动自动回复功能。自动回复启动后，当您收到新邮件时，邮箱将会自动回复一封您预先设置好的文字内容 Email 到对方的信箱中。如下图所示：设置自动回复的方法：1. 打开“选项”页面，点击“自动回复”，进入“自动回复”页面；2. “是否使用”选择“启用”；3. “回复内容”中输入您要自动回复的信件内容；或者点击“默认内容”按钮，将会显示系统默认的信件内容；4. 点击“确定”按钮，完成设置。自动转发：自动转发功能可以使发
15、往该信箱的Email自动转发到另一个指定的信箱。这对拥有多个信箱的用户非常方便（此处最多可输入2500个字符，多个邮件地址之间用英文半角“,”分隔。例如每个邮件地址长度都是24个字符，加上分隔符，最多可输入100个；如邮件地址长度为9个，加上分隔符，最多可输入250个）。签名管理：用户可以通过此功能进行个性化签名设置，发往不同的联系人，用的签名格式不一样。可以区分用户发给同事、客户、家人等不同场合。过滤功能邮件助理在这里，用户可以设定自定义过滤器,以实现自己的特殊目的。同时，在收邮件时可以按照自己设定的规则和设置，将邮件分类，并放到不同文件夹中。黑白名单黑白名单设置实现用户阻止和特许某个ema
16、il 地址发送的邮件。用户可以通过黑名单功能将被添加进了黑名单的电子邮件地址所发的信件自动拒绝接收或发送到垃圾箱。而来自白名单清单中的所有邮件，将不受自定义反垃圾规则的影响，保证畅通。高级搜索功能用户可以对搜索范围进行确定，通过发件人、收件人、主题、内容、起始日期等关键字段进行设定搜索条件来方便地查询到邮件。网络硬盘功能(需另行购买方可使用)用户可以将文件上传到网络硬盘中以保存。网络硬盘提供用户文件上下载、目录管理、共享管理等功能。点击左侧导航栏的“网络硬盘”栏即可进入网络硬盘管理。如图：G附件发送功能G附件发送是为用户提供的发送大附件的功能，由系统管理员为用户分配网络硬盘帐号，用户可以上传文
17、件并将链接发送给任意的信箱账号。点击发送G级附件按钮以后进入网络硬盘界面：与正常发邮件一样输入收件人地址及主题，需要发送的文件可以在左侧的文件列表中勾选，在列表中不存在要发送的文件时，可以点击右上角的“浏览”按钮选择本地的文件，然后点击“上传”将文件上传到邮件系统此账号的网络硬盘中。要发送的大文件也可以通过“网络硬盘”进行管理。输入文本后点击“立即发送”将邮件及选择的大文件的链接发送给接收信箱。点击“删除”按钮，即可将对应行的文件从用户账号的网络硬盘中删除。网络硬盘还可用于管理超大文件，可以实现文件的上传、下载、删除、发送等，如下图，列表显示了目前系统中保存的用户上传的文件以及文件的大小、上传日期、上传的状态、占用空间等。点击左上角工具的“上传”按钮，出现文件上传输入/浏览框，可输入本地文件名或浏览本机上的文件，点击“上传”将文件上传到系统中本账号的空间。
