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1、供应商主数据(维护和查询)培训教材 作者：董梅 日期：2000/8/25 审核：张建飞 目 录流程介绍 3基本概念 6系统操作步骤 7系统操作方法 2 供应商主数据的查询. 供应商主数据的创建.7 供应商主数据的更改.19 供应商主数据的冻结.21 供应商主数据的删除.24 一、维护供应商主数据流程介绍:一、流程描述： 为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。需要在系统中创建并维护供应商的主数据。如果供应商主数据发生变更，需要及时更改有关数据。主要活动：供应商主数据维护流程主要包括以下内容。一、 产生维护新的供应商主数据的需求。1、 在系统中查找是否存在该供应商的编码；2、 如果新的供应商在集
2、团范围内已经存在，扩展维护公司代码数据和采购组织数据；3、 如果新的供应商在集团范围内不存在，在SAP系统中创建供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。二、 产生供应商主数据变更需求。1 如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据，通知相关平台后，在系统中更改有关数据；2 如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购组织数据，在系统中更改有关数据。三、 需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供应商主数据。二、基本概念：供应商主数据包括三个层次：一般数据、公司代码数据、采购组织数据。 一般数据：是集团公司内部各子公司共同使用的数据。包括供应商的地址、电话、与其进行联系所使用
3、的语言、以及供应商的银行信息、税务信息等。 公司代码数据：是公司一级的有关供应商的会计信息。包括统驭科目、付款条款等。 采购组织数据：是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。包括定单货币、付款条 款、合伙人功能等。 三、系统操作步骤：1、 在SAP系统中查询供应商编码。2、 在SAP系统中创建供应商主数据。3、 在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。4、 对SAP系统中的供应商主数据进行更改。5、 对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。6、 对SAP系统中的供应商主数据进行删除。四、R/3系统操作方法(含所需单据)1、 在系统中查询供应商是否已经存在：- 查询某供应商的一般数据是否在
4、系统中存在？- 查询某供应商在某个采购组织下是否存在？路径：后勤 物料管理 采购主数据供应商清单显示采购清单操作说明：进入“供应商清单：采购”屏幕将光标置于供应商空白处，点击 图标出现检索条件窗口。点击图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。由于增殖税号码是唯一的，所以可以确定供应商的唯一性输入字段1) 检索词：用于建立一个匹配码的短名。检索词的命名规则：国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。 国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母 命名。 例如：国外供应商 TOSHIBA CORPORATION 的检索词为 “TOSHIB” 国内供应商上海惠普有限公司 的检索词为“
5、SHHPYX”。操作方法：1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然后点击 图标。 2、使用模糊查询。如：要查询所有检索词中带有“H”的供应商， 需要在空白处输入“*H*”， 然后点击 图标。 3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何内容然 后点击 图标。2) 名称：供应商名称 操作方法与检索词相同3) 增值税代码：供应商的增殖税代码 操作方法与检索词相同显示查询结果： 如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击图标显示查询结果。 结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在0205LTL(沈阳)采购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。2
6、、 创建供应商主数据：（1） 创建一般数据：路径：后勤 物料管理 采购主数据供应商中央的创建操作说明：一般数据包括地址、控制、收付交易。进入创建供应商：初始屏幕输入字段： 1）、公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入。 2）、采购组织：输入采购组织，按键选择输入 3）帐户组：输入帐户组，或者按键选择输入。 帐户组分为集团内供应商（如：香港联想）、集团外国内 供应商（能够开具增值税专用发票的供应商，如：上海惠 普有限公司）、集团外国外供应商（如：东芝）、临时供 应商（不能具增值税专用发票的供应商）。 4）参考：可以参考已经创建好的供应商的数据创建。 I）供应商：输入要参考的供应商 ii）公司代
7、码：输入要参考的供应商所在公司代码 iii）采购组织：输入要参考的供应商所关联的采购组织输入所须项后，按键进入下一屏幕：输入字段：名称：供应商公司注册名称。(必填)检索词：查询所使用的短名。(必填)街道：作为地址部分的街道和房屋号码。(必填)城市：作为地址部分的城市名称。(不带”市”字)(必填)地址：对街道的补充。邮政编码：注册地址的邮政编码。(必填)国家：在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。(必填)地区：为供应商所在的省份。在空白处输入国家代码，或者点击图标进 行选择。(必填)语言代码：在空白处输入语言代码，或者点击图标进行选择。(必填)电话：在空白处输入电话号码。传真号：在空白处输
8、入传真号码。因特网地址：在空白处输入因特网地址。回车或者点击图标，进入下一屏。输入字段：客户：如果该供应商既是我公司的供应商又是我公司的客户，则点击图 标选择客户类型。目前暂不使用此功能。税务代码 1：此处输入该供应商的增值税代码。国外供应商此处不填.(15位)(必填) 回车或者点击图标，进入下一屏。在国家空白处输入国家代码或者点击图标进行选择。然后将光标置于银行户主空白处，按回车键弹出银行数据窗口。在空白处输入银行的名称(必填)、地区、街道、城市、分行信息，然后按回车键进入下一窗口。在银行帐户空白处输入相关信息.(必填)在银行户主空白处填写完全的帐号的科目。(必填)点击图标进行选择。银行户主
9、是银行帐户的全集,银行帐户是银行户主的子集.如图所示:然后按回车键进入下一窗口排序码：此处选择014，即订单号。(必填)统驭科目:2030100,即应付帐款-集团外(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。付款条款：向供应商付款的期限。(必填)容差组：选择103，即应付帐款。(必填)检查双重发票:选中.(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。信函功能暂不使用。回车或者点击图标，进入下一屏。催款程序：LXJT（必添项）回车或者点击图标，进入下一屏。创建采购组织数据：订单货币：在空白处输入或者点击图标进行选择。(必填)付款条件：应向供应商付款的日期。在空白处输入或者点击图标进行选 择。系统会自动统计在某
10、一时点应向供应商付款的总金额。(必 填)国际贸易条件：如果是国外供应商，在第一个空白处选择贸易条件。在第二 个空白处填入补充条件。例如：在第一个空白处输入CIF， 在第二个空白处输入“北京”。方案组, 供应商：平台向北京采购使用的供应商选择2“公司间采购”，其他 情况不选。销售员：供应商销售员的名称。电话： 供应商销售人员的电话。控制数据：基于收货的发票校验 ：收货以后才能进行发票校验 (必填) 回车或者点击图标，进入下一屏。系统提供了多项合伙人功能。当商品供应商、发票提供者、承运方与供应商不同时，将该供应商的编号输入在号码空白处。例如：发票提供者为“董梅的集成东芝测试供应商，财务部将应付帐款
11、计到“董梅的集成东芝测试供应商”而不是“新进电脑系统（上海）有限公司”身上。回车或者点击图标，屏幕显示产生一个新的供应商。系统信息栏显示在该公司代码下的某采购组织下创建了编号为XXXX的一个供应商。创建结束。3、 在SAP系统中显示已经维护的供应商主数据。路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商中央的显示操作说明：根据SAP菜单路径操作，将出现初始屏幕1 、显示 供应商：初始屏幕 输入字段 1） 供应商：输入要显示的供应商的编码，或按键选择输入 2）公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入 3）采购组织：输入采购组织的编号，或按键选择输入 4）一般数据：如须显示，用“”选择 I）地址：如
12、须显示，用“”选择 ii）控制：如须显示，用“”选择 iii）收付交易：如须显示，用“”选择5）公司代码控制 I）会计信息：如须显示，用“”选择 ii）受付交易：如须显示，用“”选择 iii）信函：如须显示，用“”选择 iiii）预扣税：不选择。6）采购组织数据 I）采购数据：如须显示，用“”选择 II）合伙人功能：如须显示，用“”选择 点击图标全选。 填入须填项后，按键进入下一屏： 显示 供应商：地址 连续按键可查询在初始屏幕中所选各项目的明细信息。查询后，按键退出操作。4、供应商主数据的更改：路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商采购中央的修改操作说明：更改供应商：初始屏幕 输入字
13、段选择需要修改的字段，用“”选择。方法与显示相同。进入需要修改的屏幕后对有关字段进行修改。 按键结束操作。5、供应商主数据的冻结路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商中央的冻结操作说明：1、 冻结/解冻 供应商：初始屏幕 输入字段： 1、供应商：输入已知供应商编号，或按键选择输入 2、公司代码：按键选择输入 3、采购组织：输入供应商所对应的采购组织，或按键选择输入 输入完毕，按键进入下一屏幕：2、冻结/解冻 供应商：细节1） 记帐冻结I）所有的公司代码：在所有的公司代码下冻结。ii）指定的公司代码：选中指定的公司代码下进行冻结。解除冻结时，则将 ”取消。2）采购冻结：I） 所有的采购组
14、织：如果要在所有的采购组织范围内冻结某一供应商，则用 “”选择此项；如果要解除某一供应商的冻结，则将“”取消。 II）选择的采购组织：如果在某采购组织内冻结某一供应商，则用“”选择此 项；如果在某采购组织内解除某一供应商的冻结，则将“”取消。 3）由于质量原因而冻结：按键选择。如解除冻结时，此处空白。 操作完毕后，按键回到初始屏幕：在此屏幕下的信息栏有“变化已经发生”的信息出现按键结束操作。6、删除供应商主数据：路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商中央的删除标记操作说明：待删除标记 供应商：初始屏幕 输入字段： 1、供应商：输入已知供应商编号，或按键选择输入 2、公司代码：按键选择输
15、入 3、采购组织：输入供应商所对应的采购组织，或按键选择输入 输入须输入的项后，按键进入下一屏幕： 2、待删除标记 供应商：细节删除标记：1） 所有范围：若对某供应商删除的动作在全集团范围内进行，用“”选择此项；2） 公司代码的删除标记：若删除有关公司代码数据时，用“”选择此项；3） 选择的采购组织：若对某供应商删除的动作针对某采购组织进行，用“”选择此项；按键，再按键回到初始屏幕：在删除供应商主记录前在此屏幕下的信息区有“变化已经发生”的信息出现按键结束操作。附表：供应商申请表事业部:申请日期: 年 月 日名称集团内供应商集团外国内供应商集团外国外供应商临时供应商供应商码公司代码采购组织账户
16、组10203040供应商注册名称检索词供应商注册地址城市邮编国家CNCN语言ZHZH/ENZH电话传真增值税码银行国别银行名称银行账号统驭科目203020020301002030100排序码1.014 2.0031.014 2.0031.014 2.003容差组103103103是否检查发票XXX订单货币付款条件国际贸易条件国际贸易条件(地点)是否基于发票校验XXXX合作伙伴功能标识合作伙序号申请人: 事业部经理: 数据创建人:主数据修改申请表(冻结/删除)申请时间：申请部门：申请人：申请部门领导签字：关键字修改字段新系统中的数据须修改成的数据需要修改的原因受理人意见及是否已修改1.数据修改负责人将本申请表打印出书面文件，部门领导签字后提交数据组，数据组将据此文件进行修改。2、表格中“关键字”一列对于物料： 填工厂新物料编号；对于供应商：填采购组织供应商序号对于客户： 填客户序号销售组织分销渠道产品组信用控制范围。
