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1、信息管理1.2.1信息管理的定义信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说，信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。对于上述定义，我们要注意从以下几个方面去理解：1.信息管理的对象是信息资源和信息活动(1)信息资源它是信息生产者、信息、信息技术的有机体。信息管理的根本目的是控制信息流向，实现信息的效用与价值。但是，信息并不都是资源，要使其成为资源并实现其效用和价值，就必须借助“人”的智力和信息技术等手段。因此，“人”是控制信息资源、协调信息活动的主体，是主体要素，而信息的收集、存储、传递、处理和利用等信息活动过程
2、都离不开信息技术的支持。没有信息技术的强有力作用，要实现有效的信息管理是不可能的。由于信息活动本质上是为了生产、传递和利用信息资源，信息资源是信息活动的对象与结果之一。信息生产者、信息、信息技术三个要素形成一个有机整体信息资源，是构成任何一个信息系统的基本要素，是信息管理的研究对象之一。(2)信息活动是指人类社会围绕信息资源的形成、传递和利用而开展的管理活动与服务活动。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、传递、存储、处理等活动为特征，目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、分析、选择、吸收、评价、利用等活动为特征，目的是实现信息资源的价值，达到信息管
3、理的目的。单纯地对信息资源进行管理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动，信息管理的研究对象是不全面的。2.信息管理是管理活动的一种管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”仍然是信息管理活动的基本职能，只不过信息管理的基本职能更有针对性。3.信息管理是一种社会规模的活动它反映了信息管理活动的普遍性和社会性。它是涉及广泛的社会个体、群体、国家参与的普遍性的信息获取、控制和利用活动。1.2.2信息管理的特征1.管理类型特征信息管理是管理的一种，因此它具有管理的一般性特征。例如，管理的基本职能是计划、组织、领导、控制；管理的对象是组织活动；管理的目的是为了实现组织的目标等等，在信息管理中同样具备。但
4、是，信息管理作为一个专门的管理类型，又有自己的独有特征：(1)管理的对象不是人、财、物，而是信息资源和信息活动。(2)信息管理贯穿于整个管理过程之中。2.时代特征(1)信息量猛增随着经济全球化，世界各国和地区之间的政治、经济、文化交往日益频繁；组织与组织之间的联系越来越广泛；组织内部各部门之间的联系越来越多，以致信息量猛增。(2)信息处理和传播速度更快由于信息技术的飞速发展，使得信息处理和传播的速度越来越快。(3)信息处理的方法日趋复杂随着管理工作要求的提高，信息处理的方法也就越来越复杂。早期的信息加工，多为一种经验性加工或简单的计算。现在的加工处理方法不仅需要一般的数学方法，还要运用数理统计
5、方法、运筹学方法等。 (4)信息管理所涉及的领域不断扩大从知识范畴上看，信息管理涉及到管理学、社会科学、行为科学、经济学、心理学、计算机科学等；从技术上看，信息管理涉及到计算机技术、通信技术、办公自动化技术、测试技术、缩微技术等。1.2.3信息管理的分类1.按管理层次分类宏观信息管理、中观信息管理、微观信息管理。2.按管理性质分类信息生产管理、信息组织管理、信息系统管理、信息产业管理、信息市场管理等。3.按应用范围分类企业信息管理、政务信息管理、商务信息管理、公共事业信息管理等。4.按管理手段分类手工信息管理、信息技术管理、信息资源管理等。5.按信息内容分类经济信息管理、科技信息管理、教育信息
6、管理、军事信息管理等。1.4信息管理的原则原则，是人们观察问题、处理问题的准绳。对问题的看法和处理，不同的人有不同的原则。信息管理的实践表明，在信息管理中，管理者必须具有相同的观察问题和处理问题的准绳，才可能获得满意的管理效果。本节所述的信息管理原则是在任何信息管理活动的任何环节中都应该遵循的原则。1.4.1系统原则信息管理的系统原则是以系统的观点和方法，从整体上、全局上、时空上认识管理客体，以求获得满意结果的管理思想。信息管理为什么要遵循系统原则呢？首先是因为管理客体不仅自身是一个系统，而且必定是另一个大系统的组成部分，即子系统；其次，是因为系统是信息流的通道，是信息功能得以实现的前提和基础
7、，要管理信息资源和信息活动，就离不开对信息通道的管理；第三，系统是对信息资源和信息活动进行管理的重要工具，任何信息管理的意图最后都是需要通过系统去实现。系统原则的内容包括整体性、历时性和满意化等三个原则。1.整体性原则整体性原则要求把管理客体作为有机整体来认识。系统的特征之一就是整体性，要认识系统、管理系统，首先就应该把握系统的整体性，按整体规律去处理问题。而系统的整体性质和规律，存在于各个部分之间的相互联系、相互作用之中，孤立地认识每一个部分的性质和规律，就不能揭示系统的整体属性。同时，任何系统不仅自身是一个系统，同时还是另一个大系统的子系统。系统内各个部分之间、系统与系统之间、系统与环境之
8、间是相互作用和相互制约的。因此，它要求人们要把管理客体，即系统，作为一个整体来看，从整体和部分的相互关系上来揭示系统的运动规律。在实际工作中，如果缺乏整体观念，就会把管理客体分割成若干部分，分别加以考察后再机械地叠加起来，以致由于违背了系统的整体性而使管理工作失败。例如，在MIS的建立过程中，只重视系统的硬件和软件建设，而不注重将组织重组、管理全过程等因素纳入系统中，致使当今80%的MIS是失败的系统。从信息管理的角度来看，就是没有把系统看成是一个整体，将系统内的各个部分割裂开来的结果。2.历时性原则历时性原则要求，在信息管理中必须注重管理客体的产生、发展的过程及其未来的发展趋势，就是要把客体
9、当作是一个随时间推移而变化着的系统来考察，从客体的形成过程中所表现出来的规律来认识客体。应该说，这也是整体性原则的体现，只不过是从时间的方向上来认识系统的整体性特征。系统作为一个整体，以一定的要素、按一定的结构对内维持一种相对稳定的状态，对外表现出一定的自适应能力。随着系统内部要素、结构的改变或外部环境的变化，系统自身能够随之变化，或者变得越来越强，或者变得越来越弱，乃至消亡。管理者能够把握这种变化的规律，就能够使自己管理的系统走向强大，避免弱小和消亡的发生，即使是避免不了的消亡，也能够寻找到新的发展点。中国信息产业选择分散与集中相结合的体制，就是以信息产业系统的历时性所表现出来的规律作依据的
10、。因为信息产业最发达的美国采用的是“分散型”的体制，信息企业发展得很好，但是由于缺少集中的机制，所以国家级的许多工作就出现了问题。信息产业发展后起之秀的日本，采用的是“集中型”的体制，国家层面的工作做得快而且好，但是基层信息企业的发展受到一定的限制。我们国家的信息产业管理体制就采用了分散与集中相结合的体制。3.满意化原则满意化原则要求对管理客体进行优化处理，从整体的观念出发，调整整体与局部的关系，拟定若干可供选择的调整方案，然后根据本系统的需要(目的)和可能(条件)，选择满意度最高的方案。因为系统本身是可以通过人为调整、进行优化处理的。经验告诉我们，对于一个系统，局部最优，不等于整体就一定最优
11、；局部不优，也不等于整体就一定不优。在系统中，组成整体的各个局部会因为组合方式的不同而使整体表现出不同的功能，既可能使本来最优的局部组成了不优的整体，也可能使本来不优的局部组成了一个最优的整体。例如，有两组数据，甲组为，乙组为，显然，如果我们将数字的大小看作是功能的强弱，很显然，甲组的局部功能比乙组的局部功能弱。但是，将它们组成一个整体来进行“团体比赛”，可以形成32 , 54, 16 的结果，也就是说，甲组3：2胜乙组，本来最弱的局部组成了最优的整体，而本来最优的局部组成了一个最弱的整体。所以，对系统作优化处理的原则必须是局部优化以整体优化为指导，整体优化要通过局部优化来协调，从整体的结构设
12、置与局部的协调相结合来达到优化系统的目的。不过，优化处理并不是一定要选择最优的方案。在管理实践中，最优的方案有时并不是最满意的方案。决定信息管理工作成败的因素很多，某一方案从这一角度来看，可能最优；从另一角度来看，可能就不优了；有的方案从理论上看，可能最优，可是缺少可操作性，无法实施，也就不能选择；或者方案虽然最优，但成本投入太大，也是不值得选择的方案，等等。所以，在实际工作中，只能是权衡利弊，统筹全局，兼顾各方，选择满意度最好的方案。1.4.2 整序原则整序是指对所获得的信息按照“关键字”进行排序。信息管理为什么要遵循整序原则呢？首先，是因为信息管理中的信息量极大，如果不排序，查找所需信息的
13、速度会非常慢、非常困难，甚至找不到。其次，是因为未排序的信息只能反映单条信息的内容，不能定量地反映信息的整体在某一方面的特征。整序之后，信息按类(按某一特征)归并，在此特征下信息总体内涵和外延容易显现，也便于发现信息中的冗余和漏缺，方便检索和利用。第三，因为同一组信息，按不同的关键字排序所得到的序列也不相同。管理者可以根据自己的需要选择信息的特征进行整序，以便获得自己需要的信息序列。例如，职工档案简明登记表是一组由“编号、姓名、性别、年龄、基本工资、籍贯”等构成的信息，其原始数据是无规律的物理顺序。如果记录(表中一行为一条记录)很多，欲查找某一记录，速度将非常慢，不采用特定技术甚至连计算机也难
14、查到。如果我们按某一关键字(表中的列字段，例如编号、姓名等均可作为关键字)对该表进行排序(索引)，便可以方便地查到指定的信息。现以文献检索说明整序原则，文献检索的整序原则包括分类整序、主题整序、著者整序、号码整序、时间整序、地区整序、部门整序等方法。1.分类整序分类整序是以信息内容的学科类别为信息标识，以学科层次结构体系为顺序的整序方法。(1)文献信息分类的通用标准我国目前通用的关于文献信息分类的标准有中国图书馆图书分类法、中国科学院图书馆图书分类法、中国人民大学图书馆图书分类法。企业、机关等单位的图书、期刊、资料类载体的信息，可选择上述标准进行分类。(2)分类的规则不便使用上述中国图书馆图书
15、分类法等标准进行分类的信息，可以自行按照分类的理论和方法进行分类。根据逻辑学关于划分和分类的理论，对一个对象进行划分和分类时必须遵循一定的规则，违背这些规则所作的划分是不科学的，就要犯最基本的逻辑错误。划分的规则是：划分必须相称、划分的子项不能越级、划分的子项不要互相交叉重复、每次划分的根据必须相同。在进行信息分类整序时也应当遵循这四个原则。原则之一：划分必须相称。划分必须相称，指的是划分出的各个子项的外延之和必须等于母项外延，既不能大于，也不能小于。如果各个子项的外延之和小于母项的外延，那么，必定有一些本属于母项的对象被遗漏了，就犯了“划分不全”或“以偏概全”的逻辑错误。如果各个子项的外延之
16、和大于母项的外延，那么，必定是把一些不属于母项的对象当作子项列了进来，就犯了“多出子项”的逻辑错误。例如，关于“计算机系统”的文献信息，可以划分成“计算机硬件系统”和“计算机软件系统”两个子项。它们的外延之和同母概念“计算机系统”的外延相等。如果划分成“计算机硬件系统”和“系统软件”两个子项，其外延之和就小于母概念的外延了，是“划分不全”。如果划分成“计算机硬件系统”、“计算机软件系统”和“通讯系统”三个子项，其外延之和就大于母概念的外延了。是“多出子项”的逻辑错误。原则之二：划分出的子项不能越级。在划分后的子项、子子项体系中，属于那一层级的子项只能处在那一层级上，既不能上提，也不能下放。否则
17、，分类体系就会混乱。出现“子项越级”的逻辑错误。例如，上述关于“计算机系统”的文献信息，若划分成“计算机硬件系统”、“计算机软件系统”、“系统软件”、“应用软件”四个子项，其外延之和同母概念“计算机系统”的外延是相等的，但是仍然不合要求，因为“系统软件”和“应用软件”均为“计算机软件系统”的下位概念，现在放在同 “计算机软件系统”相同的层次上，属于“越级”，不妥。原则之三：划分出的子项不能相互交叉或重复。即要求子项互相排斥，指的是各子项之间是不相容关系。如果划分的子项不是不相容的话，就会出现有一些对象既属于这个子项，又属于那个子项，必然在分类体系中引起混乱。这就叫做“子项相容”的逻辑错误。例如
18、，上述关于“计算机系统”的文献信息，若在“计算机软件系统”下有一个“操作系统软件”和“网络系统软件”两个子项，这两个子项有交叉部分“网络操作系统软件”，属于“交叉”，子项相容，不妥。原则之四：每次划分的根据必须统一。每次划分的“根据”只能是一个，即标准必须统一。在同一层次上划分出的各项，不能这几项是采取这一标准，那几项是采取那一标准。划分标准不统一，结果就会混乱不清，犯“混淆根据”的逻辑错误。例如，关于“计算机软件系统”的文献信息，如果划分成“系统软件”、“应用软件”、“字处理软件”(属于应用软件)、“财务软件” (也属于应用软件)四个子项，就是同时用三个标准来划分的结果。(3)分类整序的步骤
19、和方法抽取特征，类间整序根据自己对信息使用的需要和为了检索的方便，确定一定的信息特征，按照上面所说的分类规则，进行分类，逐级划分出子项、子子项，并给出每个子项和子子项的名称，即类名。这叫类间整序。信息特征，是指信息所表现出来的某些性质。例如：对新生入学信息，可以提取姓名、院系、性别、出生年月、籍贯、入学总分、详细地址等特征信息。信息特征的抽取，规定了信息整序后的排列规则。信息特征抽取不当，会使整序后信息使用起来很不方便。例如，学校收发室为了及时将地址不详的信件送到同学手中，从招生办要来了全校各院系学生名单。这个名单对收发室不合用，就是因为信息特征提取不当造成的。招生办的学生名单招生排列的，它提
20、取的特征是总分，而收发室地址不详的信件上知道的只是学生姓名，并不知道其院系、班级，收发室难于使用。收发室应该提取姓名特征，对全校学生名单重新进行整序，即按姓氏笔画排列，查起来才方便。确定类名，明白单义分类体系列出之后，给每一层次的每一项确定一个名称，即类名。类名要做到单义、明白和准确，不要给出“死类名”，“死类名”是指检索时根本不会想到的那种类名。例如，教务处排出的课表，“课程名称”就是一个类名，如果有一个类名是“力学”，它既可能是“理论力学”，也可能是“材料力学”，就不是单义了。再像“数结”、“操系”这样的缩写就不明白了。类内再整，字顺为序在最低一层的类名之下，如果还有许多信息单元时，需要给
21、这些信息单元再整序。这叫类内整序。类内整序通常是以信息单元名称的首字字顺为序。所谓字顺为序，有音序法和形序法两种。第一，音序法，指以汉字的汉语拼音为序的整序方法。第二，形序法，指以汉字的笔画为序(英文按字母为序)的整序方法，包括部首法、笔画笔顺法和四角号码法。编号得表，相对稳定给划分的类名编号，得由类号、类名组成分类表。分类确定之后要保持分类表的相对稳定，不要随便改动。必要时可再编“类名索引”。(4)分类整序的适用范围公用信息资源整序，如企业的图书室、资料室、文书档案室所藏信息的分类整序。若是文献型信息，则必须严格按照学科来分类。最好用前面提到的标准分类法的规则进行分类。若是数据型或事实型信息
22、，则可按实际拥有的信息，自定分类特征，按分类规则进行分类。但不论用哪一种方法，都要考虑到用户使用的方便。自用信息资源整序，可以不受分类规则的限制，也不必按学科分类，只要自己明白、方便就行。在按照分类规则分出的若干子项中，有的子项下自己又没有这方面的信息，就可以删去这一子项；有的子项下自己有许多信息，就可以把它再分得细一些。2.主题整序主题整序是以能够代表信息单元主题的词语作为为信息标识、再按词语的字顺为序的整序方法。 代表信息单元主题的词语叫主题词或关键词。(1)主题整序的步骤主题整序的步骤通常是首先根据信息单元的内容选取3-8个主题词，再将各信息单元按主题词字顺为序排列。主题词的选取，要尽可
23、能地满足以下要求：一是必须从被整序的信息单元所包含的内容中选取；二是必须是能够代表信息单元主题的词语，尽可能使其概念单一、准确，概念的外延应尽可能地缩小，最好是能和信息单元的外延相一致。三是尽可能地选择规范词，学术性文献应该选择正式出版的汉语主题词表中所列的规范词，公文用主题词应该选择国务院办公厅发布的，国务院公文主题词表中所列的规范词。如果实在没有规范词，或者不熟悉主题词表，可以选用本学科内使用频率高、比较通用的词语。这些非规范的词被称作“关键词”。例1 论文：论信息管理中的整序原则 关键词：信息管理 信息管理原则 整序原则例2 论文：信息不对称条件下激励机制的设计 关键词：信息管理 激励机
24、制 激励强度 风险金例3 公文：国务院关于清理“三角债”工作的通知 主题词：企业 债务 通知(2)主题整序的适用范围主题整序主要适用于公用文献型信息资源和机关公务文书的整序。3.其它整序(1)著者整序，按作者姓名字顺为序的整序方法。(2)号码整序，按信息单元的固有序号为序的整序方法。(3)时间整序，按信息单元发表的时间或数据、事实发生的时间为序的整序方法。(4)地区整序，按行政区划名称字顺为序的整序方法。(5)部门整序，按部门名称字顺为序的整序方法。1.4.3激活原则信息管理的激活原则是对所获得的信息进行分析和转换，使信息活化，体现为管理者服务的管理思想。信息并不都是资源，未经激活的信息没有任
25、何用处，只有在被激活之后才会产生效用。使用激活原则就可以使信息为管理者服务。信息咨询企业是专门为用户作“激活”信息服务的。所有的管理者都应该学会自己激活信息。激活能力是管理者信息管理能力的核心。1.综合激活这是以综合的方法，对已经拥有的较多的信息进行扩展、转换而获得新信息的激活方法。它是通过在深入分析和认识众多相关信息的基础上，根据需要，将信息逻辑地组合起来，以求形成一种新的认识。(1)简单综合这是“部分相加等于整体”的综合，又称作“l + l = 2”的综合。纵向综合：将过去和现在的各个不同层次的信息综合在一起以求获得新信息的方法。例如，对MIS结构的纵向综合，就是把不同层次的管理业务综合起
26、来。它沟通了上下级关系，便于决策者根据原有信息通过综合而得到新的信息，从而进行正确的分析和决策。财务系统就是各级财务子系统的综合。横向综合：将各种相互关联的不同区域和不同部门的信息综合在一起以求获得新信息的方法。例如，对MIS结构的横向综合，就是把同一层次的各种职能综合在一起。它使同一层的信息处理业务一体化，便于在原有的信息的基础上获取新的信息。外观综合：将具有某种关联的若干外表现象和外观的信息综合一处以求获得新信息的方法。例如，企业办公大楼的科室分布示意图；企业的全国销售网点分布图；工厂的生产流程图等。方面综合：将有关管理客体的某一个方面的全体信息提取出来综合成新信息的方法。例如，许多大企业
27、有了新的技术后，若不申请专利，担心被别的企业抢先申请或失窃。若申请专利，又怕暴露自己企业的技术研究动向；于是，往往把自己的某一个大技术分割成若干个小技术，分别去申请专利。于是，对于某一个时期内一个企业的全部专利技术进行简单综合，往往可以发现这个企业的技术研究动向，这是了解竞争对手信息的一个重要方法。纵横结合的综合：针对若干拥有的信息，综合运用上述四种手段，以求获得新信息的方法。例如，日本的炼钢技术，就是综合了奥地利的顶吹转炉技术、美国的高压炼钢技术和西德的熔钢脱氧技术而成的。(2)辩证综合这是通过对已有信息的多侧面综合和推演以求获得新信息的方法。又称“1+12”的综合。它可以是综合后的发展或深
28、化，也可以是由简单综合出复杂，还可以是从信息群中发现具有共同点的综合。兼容综合：这是将来自不同区域、不同角度、不同方面、不同层次的信息集中起来，兼顾考虑，以达到多样统一的综合。例如，在2001年1月出版的大败局一书中，记者出生的作家吴晓波，就是运用兼容综合的方法来获取写作信息的。他在书列举并分析了互联网服务公司瀛海威、秦池酒业、爱多VCD、房地产公司玫瑰园、三株口服液等10家企业的失败过程，指出我国改革开放初、中期企业失败的共同“基因”是“普遍缺乏道德感和人文关怀意识”、“普遍缺乏对规律和秩序的尊重”、“普遍缺乏系统的职业精神”等。扬弃综合：这是将若干内容上相互矛盾或对立的信息，既不是全部抛弃
29、，也不是全部接受，而是辩证地分析，扬弃伪信息，保留真信息的综合方法。例如，日本人偷袭美国珍珠港是震惊世界的战例。当年，日本人从计划到组织实施有三个月之久。在这期间，为了给偷袭作准备，不得不选择与珍珠港相似的海湾进行军事演习，派出大批间谍甚至潜艇去珍珠港刺探情报，在外交密电中不得已披露对珍珠港特别感兴趣等，这些都是真信息。为了掩盖其真实意图，又故意制造一些假信息。比如，与此同时，日本任命与罗斯福总统私交甚厚的海军上将野村为驻美大使。在临近偷袭之前，日本驶往美国植香山的商船照开不误，还将大批的日本水兵接到东京度假等，这些都是假信息。美军对于上述信息没有进行扬弃综合，也就没有能够发现日军的真实意图，
30、以致日军飞机都已轰炸结束，许多美国官兵还以为是自己军队在作军事演习。典型综合：又称“全息综合”。这是根据有代表性、典型性的局部信息作出整体判断的综合。无论是人类社会，还是自然界，局部和整体有着某种结构表达上的联系，许多局部信息就包容了整体所有信息的内容。典型综合的关键在于信息典型性的识别和判断是否准确。就是说，自身所拥有的信息，如果不具有典型性，或者不是全息性信息，那么从这一信息出发所作的典型综合就不可能得出正确的判断。例如，1983年，我国著名社会学家费孝通教授收到家乡吴江县松陵镇的同志写给他的信，请他帮助购买汽车以运销凤尾菇。费教授敏锐地从这一信息中感到这不是个别现象，而是具有普遍意义的事
31、件，表明中国农村经济发展的大好形势。2.推导激活推导激活是根据已知的定理、定律或事物之间的某些联系，从已知的信息出发，进行逻辑推理或合理推导，从而获得新信息的方法。推导激活与综合激活不同，前者是根据单一信息通过激活而获得新信息，后者是从众多信息中通过激活而获得新信息。(1)因果推导这是根据事物之间的因果关系，从已知信息作前因后果的纵向推导，以求获得新信息的方法。例如，人们可以根据气温、云层等信息推导今天是否会下雪的新信息。(2)关联推导这是根据事物之间关系的已知规律或某种相互关联，从已知信息出发作前后左右的横向推导，获得由己知信息可能引起发生的新信息的方法。例如，2002年，美英等国家在海湾地
32、区聚集大量兵力，以“伊拉克拥有大规模杀伤性武器和反恐”为由，准备解除萨达姆的武装，石油出口国家及组织根据这一信息，及时调整油价，这就是关联推导的结果。关联推导和因果推导既有区别也有联系。区别在于因果推导是时间上先后的关联，先有因，后有果；关联推导是同时发生的事件之间的联系。所以，从广义上说，因果关系是一种特殊的关联，是一种纵向的关联。(3)辐射推导这是以已知信息为中心，向四周作发散思维，进行多角度思考，以获得新信息的方法。故此法又叫“多角度思考”法。这个“中心”可以是信息的某一个要素、信息的某一功能等。例如，某一地区农业大丰收，从这个信息的要素之一“农民收入增加”，就可以辐射推导出该地农民购买
33、力上升、储蓄额增长、货运量上升、春节货物供应量大等新的信息。(4)逆向推导这是从已知信息出发通过由“果”到“因”的思考，或者是由已知信息向相反方向思考获得新信息的方法。例如，二战期间，罗斯福总统要求美国驻柏林的武官每天报告柏林食品商店的食品价格牌上的食品价格。他要从食品价格的变动反推德国的军火生产情况。3.联想激活联想是由一事物想到另一事物的心理过程。联想激活就是从已知的一条信息想到另一条信息或几条信息，而这些信息本身可能是激活主体所需要的新信息，或者可以将它们综合成新信息，或者可以从它们中得到启发从而产生新的信息。联想和推导不同。联想并未像推导那样经过逻辑推理或者合理推导，是由此(已知信息)
34、而想到彼，有时是非逻辑的思维过程，或者是仅仅因为此(已知信息)而得到的启示。联想激活有以下三类四种：(1)相似联想这是由已知信息联想到与此相似的另一信息，而另一信息是激活主体所需要的新信息的方法。例如，1944年4月6日的夜间，在第二次世界大战的苏、德军队对峙多天的前沿阵地上是白茫茫的一片积雪。次日清晨，暖和的掩蔽室中，苏集团军炮兵司令员注意到刚走进来的参谋长肩章上附着的一层冰雪的边缘部分已开始融化，水珠清晰地勾画出肩章的轮廓。他立即联想到，天气转暖，阵地掩体中的积雪将会很快融化。要想避免掩体中变成泥泞、就必然要清扫其中的积雪。这就会暴露其掩体的轮廓和兵力部署。于是，炮兵司令员立即命令进行航空
35、照相侦察。结果，果然发现德军的第一道堑壕前后仍旧是一片洁白的积雪，一公里内的正面阵地上只有少量几处褐色的湿土；而第二、三道堑壕前的积雪则因被大量清出的泥土覆盖而成褐色。他据此判断，第一道堑壕内只有零星的值班侦察兵，而第二、三道堑壕内肯定布满了兵力。此外，他还发现原先暴露出的许多目标是假的，因为它们周围的积雪没有任何改变。这一切为苏军实施有效的炮火攻击提供了可靠的依据。在这里，苏集团军炮兵司令员从参谋长肩章上附着的一层冰雪边缘部分融化后的水珠清晰地勾画出肩章的轮廓，联想到德军阵地也会有相似的情形发生。(2)接近联想这是由已知信息联想到在时间上或空间上与已知信息相接近的信息，并通过联想到的信息可以
36、激活产生出主体所需要的新信息的方法。例如，有一位农民企业家，看电视时偶然发现我国南方某一生产甘蔗的地区发生洪涝灾害，他立即查看周边地区的甘蔗种植情况、近期降水情况以及抗涝情况，购入大量白糖。不久白糖价格上涨，他为此获得丰厚的收益。(3)比较联想这是将已知信息与由此信息联想到的另一信息进行比较，而激活产生出主体所需要的新信息的方法。比较时，运用类比的方法叫类比联想，运用对比的方法叫对比联想。类比联想就是从两个信息中具有相似特征的部分出发，经比较得出其余部分的特征也相似的联想。对比联想就是从两个信息中具有不同特征的部分出发，经比较得出其余部分的特征也不同的联想。例如，在中国加入世贸组织之后，中国的
37、汽车业是应该抓整车呢，还是专攻汽车部件呢？有人根据几年前中国台湾电脑业放弃整机、集中优势专攻内存等硬件，以至今天能够在内存硬件上拥有很大市场份额的这一信息，进行类比联想，认为以“专攻汽车部件”为妥。1.4.4共享原则信息管理的共享原则是在信息管理活动中为获得信息潜在价值，力求最大限度地利用信息的管理思想。信息管理活动中为什么要遵循共享原则呢？是因为共享性是信息的基本特征。不仅组织需要信息共享，社会也需要信息共享，否则信息就不能发挥其潜在的价值。1.贡献原则贡献原则又称“集约原则”。它指的是信息管理者要善于最大限度地将组织拥有的信息，以及企业和组织成员所拥有的信息都贡献出来，供企业和组织及其全体
38、成员使用。贡献原则是实现信息共享的前提。为了实现贡献原则可以采取下列措施：(1)建立贡献意识，使人们意识到贡献是共享的前提(2)动员全体员工把信息贡献给组织(3)把组织内各自独立的信息系统联成局域网(4)组织及时地向员工公布应该公布的信息(5)利用社会公益信息系统和信息市场共享组织外的信息2.防范原则正因为信息是可以共享的，企业的竞争对手、敌对的国家等也可以共享我们企业和国家的信息，由此产生了信息安全问题，要求信息管理者随时予以防范。”这就是信息管理的防范原则，也叫安全原则。(1)信息安全问题严重存在当前，信息安全问题主要表现在以下几个方面： 安全意识差，观念落后 恶意侵害 泄密 技术落后(2
39、)保密防范的方式最常用的保密防范方式有： 封闭式，将信息局限在规定的范围以内的保密方式 伪装式，通过制造假信息，迷惑竞争者，以求保护核心信息隔离式，通过设计高性能的路由器、高性能的网络安全防火墙或者是物理上的双网并行，以保护计算机系统上的信息技术创新，通过技术创新保护信息安全的措施规范式，不仅采用被动防范的方式，而且，要提高人的素质，通过信息法律，信息伦理，约束人们信息活动的行为，达到保护信息的目的1.4.5搜索原则信息管理的搜索原则是信息管理者在管理过程中千方百计地寻求有用信息的管理思想。在信息管理中为什么要遵循搜索原则呢？是因为搜索就是查找有用信息，即使用信息，不能搜索，信息将毫无用处。信
40、息搜索，对于信息管理者来说，应该是强烈的搜索意识、明确的搜索范围和有效的搜索方法。搜索意识对于信息管理者至关重要，它是管理者及时、有效地获取信息的前提。因为任何信息不会自动地来到管理者的面前，学习“信息检索法”，只解决搜索范围和方法问题，有了范围和方法不等于就一定能搜索到有用的信息，最根本的在于管理者要能够时时、处处都有一种强烈的搜索欲望和搜索动机，这就是搜索意识。它是最重要的信息管理意识之一。搜索原则包括以下四种搜索意识：1.有意搜索这指的是管理者在做任何事情之前，都要去查一查有关这一事情的现实和历史情况的信息管理观念。具有“凡事先查，有意搜索”这种观念的人，搞课题理论研究，他要先查一查别人
41、在这一课题方面已经做过了哪些研究？搞技术发明，他要先查一查别人在这一技术方面已经做过了哪些工作？要进口一条生产线，要上一个新的项目，要开辟新的市场，等等，不论做什么事，他都会先查一查别人在这些方面已经做过了哪些？还没有做哪些？别人哪些是做对了的，哪些是做错了的？然后才决定自己怎么去做。例如，某乡村数学教师花费了几年的时间证明了一个命题并欲将其成果在权威的数学刊物上发表，结果编辑告诉他，该命题在十几年前就被人证明了。稿件被退回。这不是因为该数学教师水平低，是因为他处在闭塞的乡村中学，得不到信息，使得他浪费了精力。2.随意获取这指的是信息管理者在事先毫无思想准备的情况下，对于发生在身边的、瞬息即逝
42、的信息流，能够发现其中有的信息与自己的相关性，并且能够及时地抓住不放，进一步予以激活和利用的信息管理观念。这一观念的特点在于信息管理者并无具体的搜索目的，事先并不知道他所需要的信息会发生，没有任何思想准备，是一种偶然的发现。不过，偶然之中包含有必然。心理学认为，认识主体在没有思想准备的情况下对身边发生的信息产生注意是一种无意注意。无意注意的产生，往往是由于感受主体内心长期思考形成的一种潜在需求，只不过主体还没有意识到这种需求的存在，一旦身边的信息与这个潜在的需求相一致时，便引起了主体的无意注意。这就是无意注意的产生机理。可见，能够产生无意注意的信息往往就是主体需要的、但还没有意识到的信息。从这
43、个意义上讲，信息管理者在日常的工作和生活中，如果发现身边的某一信息似乎对自己有用，当这种“一闪念”产生的时候，不要熟视无睹、充耳不闻，而应该立即抓住, 做进一步思考，在确认无用后再放弃，因为这很可能是一个对自己很有用的信息。例如，中国第一家互联网服务公司瀛海威总裁张树新，就没有发现杨志远的雅虎网站股票在美国一日之内由13美元飚升到43美元这一“偶然”，未能及时调整公司的战略，致使公司“大败”。3.求助搜索指的是信息管理者为了搜索信息而自身又没有能力去办到时，知道寻求社会帮助的观念。这一观念的特点在于将信息管理者的自我搜索，扩展到求他搜索。就是说，请求他人帮助来搜索本组织所需要的信息，也应该成为
44、信息管理者的一个重要观念。因为世界越来越复杂，决策所需要的信息量越来越大，决策的难度也越来越大，而信息管理者不是全才，不可能解决本组织的所有问题，也不可能把本组织所需要的目标信息都采集到，或者由于工作太忙，时间有限，也来不及去解决。目前，社会上可供咨询的机构和组织很多。有各类信息处理中心、技术和经济咨询公司、图书馆、科技情报机构、大专院校和科研机构，各种行业协会、学会、研究会和各级科协等团体。它们可以帮助组织解决各种各样的问题和困难。1.5 信息管理的职能1.5.1 管理的职能沃伦R. 普伦基特(Warren R. Plunkett)和雷蒙德F. 阿特纳(Raymond F. Attner)把
45、管理者定义为对组织的各种资源的使用进行分配和监督的人员，把管理定义为一个或多个管理者单独或集体通过行使相关职能和利用组织的各种资源来制定并达到目标的社会活动。其中组织的各种资源指原材料、资金、人员和信息等，相关职能指计划、组织、人员配备、领导和控制等。关于管理的职能，许多学者给出不同的界定。20世纪初，法国工业家亨利法约尔(Henri Fayol)在其著作工业管理与一般管理中提出，管理具有五种职能，即计划、组织、指挥、协调和控制；50年代中期，美国加州大学的哈罗德孔次(Harold Koontz)和西里尔奥唐奈(Cyril ODonnell)在其管理学的教科书中把管理的职能界定为计划、组织、人
46、员配备、指导和控制等五种；我国周三多和陈传明主编的管理学把管理的职能划分为七种，分别为信息获取、决策、计划、组织、领导、控制和创新。现在，大部分管理学教科书都把管理的职能压缩为计划、组织、领导和控制等四种。如图1-3所示，管理的四大职能彼此联系、相互牵制、协同作用构成一个完整的体系，共同目的是实现组织预定的目标。计划确定目标、制定战略和分计划以协调组织活动组织决定需要做什么、怎么做和谁去做领导指导和激励所有参与者以及解决冲突控制对活动和计划实施进行监控以确保其完成计划图1-3 管理的职能体系目的协同实现组织预定的目标1.管理的计划职能计划(Planning)职能包括确定组织目标、制定整体战略和
47、分计划，并将计划逐层展开，以便协调和将各种活动一体化。也就是制定目标并确定实现这些目标所必须的行动安排。组织中所有的管理者，包括高层领导、中层管理者和基层管理人员，都必须从事计划工作，处于不同层次的管理者在组织的计划工作中承担的责任和义务不同。高层管理者负责制定和组织实施战略性计划或长期计划，中层管理者负责实施战略性计划和制定战术性计划或中期计划，基层管理人员负责实施中长期计划和制定并实施短期计划或作业计划。组织的所有计划都是围绕组织的目标的达成而制定和实施的。2.管理的组织职能组织(Organizing)职能包括决定组织需要完成什么样的任务，怎样完成以及由谁来完成。管理的组织工作，就是根据组织目标，将各类管理活动进行组合，确定管理层次，建立各级机构（部门），配备人员，规定人员的职责和权限，并明确部门之间的相互关系、协调原则和方法，使得组织的人、财、物、信息和任务能够在组织内顺畅流动。其关键是通过积极的组织文化的形成和人力资源的合理配备来提高组织的应变能力。3.管理的领导职能领导(Leading)职能包括如何采取有效的方式指导和激励所有的参与者以及如何解决冲突问题。换句话说，领导就是激励和引导组织成员为实现组织目标而努力工作。管理者必须具备领导其下属朝着组织目标努力的能力。为使得领导工作卓有成效，领导者必须了解个人和组织行为的动态特征、激励员工以及进行有效的沟通。
