《兰德-昆明星耀房地产公司GMS管理流程文件-176DOC.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《兰德-昆明星耀房地产公司GMS管理流程文件-176DOC.docx（181页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、昆明星耀集团实业有限公司房地产公司（GMS）管理文件 二七年七月GMS管理流程说明星耀集团房地产开发有限公司GMS管理流程文件（以下简称文件），是基于房地产开发全过程的管理程序文件，结合了兰德公司GMS管理体系要求，突出了星耀房地产项目运作特点，同时，对房地产开发过程中集团公司与开发公司的工作责任与方法进行了规定。1、本文件是星耀集团房地产公司推进和实施项目制的纲领性文件，适用于公司所有房地产开发项目的行政管理、人力资源管理、采供管理、项目工程管理、营销管理。各部门、项目部均要严格执行。2、本文件对管理控制流程进行了说明，对相对复杂的控制阶段或者结点配合以流程图解，追求文字的简明扼要和流程图示
2、的关键结点识别，确保使用者能够在最短时间内获得管理要求和工作方法的相关知识。3、每个管理文件的制作都运用过程方法的原则（PDCA循环），识别管理及过程控制的关键点，保持与公司其他管理体系文件的一致性。4、文件的制作充分结合星耀集团房地产公司人力资源配置和项目工程管理的实际状况，以“简洁实用、控制有效”为文件设计主导思想，避免文件数量和内容上的冗长繁复。5、本文件为公司受控文件，所有相关事宜由公司行政人事部统一负责。6、文件持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意修改。未经批准，任何人不得将文件提供给公司以外人员。7、文件持有者调离工作岗位时，应交还行政办公室，并办理核收登记。8、在文件使用期间，
3、如有修改建议，各部门、项目部都应及时反馈到行政人事部。由行政人事部组织评审，并对文件进行必要的修改，以确保项目管理体系的持续改进。9、本文件由公司讨论通过，总经理批准颁布后施行。注：GMS兰德公司设计的房地产开发企业“全面管理体系”的英文缩写。目 录第一部分 行政管理61-1工作环境71-2考勤管理91-3固定资产与办公用品管理131-4办公网络系统管理151-5行政办公费用管理171-6文书管理办法181-7档案管理201-8会议管理231-9工作督办管理251-10法律事务管理27第二部分 人力资源管理282-1劳动合同管理292-2人员招聘、录用312-3员工离职管理332-4劳资纠纷处
4、理352-5培训管理36第三部分 财务管理383-1开发成本核算393-2资金计划预算管理473-3财务付款管理493-4支票管理533-5现金管理553-6会计档案563-7财务分析报告58第四部分项目手续办理61与设计管理614-1项目证照手续办理624-2设计管理644-3设计委托与设计评审654-4设计变更管理68第五部分采购管理715-1供方资源库建立725-2招标管理735-3设计单位评定755-4工程施工单位评选准则765-5工程监理单位评选准则775-6材料、设备供应商评选准则785-7工程造价咨询（审计）供方评选准则795-8市场调查/可行性研究咨询单位评选准则805-9办公
5、用品/设备供应商评选准则815-10工程结算委托审计工作流程825-11经济合同管理办法83第六部分项目工程管理906-1项目目标916-2施工图设计交底936-3施工图纸管理956-4施工组织设计审查976-5项目部例会1006-6施工现场临时水电管理1026-7项目进度控制1036-8工程质量管理1056-9安全生产文明施工管理规定1076-10监理单位管理1116-11工程核价及现场签证管理1136-12配套工程成本控制办法1176-13工程结算管理1196-14分部、分项、隐蔽工程及竣工验收管理1226-15工程交接验收管理办法1236-16项目应急事件处理办法125第七部分项目销售管
6、理1277-1市场调查管理1287-2销售管理办法1327-3广告推广管理1377-4销售报表编制办法1407-5建筑面积测绘1427-6配合销售技术交底管理规程1447-7案名与地名门牌申报1457-8房屋销售价格管理规程1467-9签约流程1487-10客户房款收缴、退款管理1507-11商品房买卖合同管理规程1547-12按揭贷款管理规程1607-13回款跟踪管理1627-14客户档案管理1637-15房屋交付管理1657-16客户投诉处理规程1737-17客户满意度调查管理规程1755第一部分 行政管理1-1工作环境目的加强对公司工作环境的管理，展示公司的内外部形象，体现公司的管理水平
7、，提高工作效率。范围工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公司办公场所和辅助设施（如卫生间、会议室等）及各部门、项目部办公场所。职责 公司行政人事部负责对工作环境的管理，指导监督各部门、项目部的工作环境管理情况。各部门、项目部配合行政人事部工作。 工作程序1、前台（1）前台接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出公司人员、物品的登记、检查，严禁擅离工作岗位。（2）员工出入公司，如果携有物品，前台认为必要时，应接受前厅前台的询问或检查。（3）凡公司外人员来访者，前台应起立、主动询问来访人员的单位、姓氏及要找的部门和人员；熟知的，应主动问好，并告知要找的部门和人员的情况；不认识的，前台接待人
8、员可要求来访人员进行登记。（4）当来访人员等待时间超过5分钟时，前台人员应主动联系受访人员，并将联系情况告知来访人员。2、公共场所环境管理（1）公司公共场所的环境卫生由公司各部门员工负责维护，办公室负责监督、检查保洁员的工作。（2）公司员工应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，严禁在公共办公区吸烟。（3）办公室应及时更换公共场所的花卉，并做好花卉保养工作。（4）严禁在公共场所大声喧哗，影响他人。3、部门内务管理标准（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。（2）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。（3
9、）室内文件柜文件摆放有序，外观整洁。（4）各部门墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。（5）最后离开办公室的员工应对本办公室作最后的安全检查；最后离开公司的员工应对公司作最后安全检查。（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯。（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开部门请关闭空调。（9）窗帘悬挂要整齐。（10）办公桌、沙发、茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）。（11）各部门内不允许长期存放与工作无关的私人物品。（14）未经部门负责人同意，其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台
10、、文件柜等办公家具、办公设备。4、改址和装修（1）公司搬迁或对工作环境进行改造、装修的，包括设计、施工单位的选择及施工管理由行政人事部负责与集团公司行政部协调解决。（2）相关部门应积极配合、协助。1-2考勤管理目的严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展。范围公司全体工作人员必须遵守考勤管理要求。职责公司考勤工作由行政人事部负责，各部门、项目部配合执行。工作程序1、上下班（1）员工上班应提前到达。到达办公室后准备好当日工作所需要的文件资料等，上班时间开始准时进入工作状态。（2）需要直接到其它单位或项目现场的，必须在上一工作日或当日上班时间前告知部门领导。办完事务回公司应按实际到达
11、时间打卡。未经同意或未告知的，按迟到或旷工处理。（3）上班时间，员工不得谈论与工作无关的话题；不得闲逛、串岗、处理私人事务及与工作无关的事情；不得玩游戏、上网聊天或使用电话聊天；不得擅离工作岗位；不得在上班后外出用餐或在办公室用餐。以上情况一经发现，按违反工作纪律处理。（4）中午有宴请活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的部门领导。（5）下班时，应整理好桌面，收拾好文件资料，防止文件资料的损毁、遗失和泄露。（6）下班前不能回公司签到的，应告知直接部门领导。（7）以上任何一种因事务导致不在岗的，需告知直接部门领导，然后由部门领导通知考勤
12、人员进行考勤。2、打卡签到 员工上下班实行打卡或签到。上下班不得连在一起打卡（签到），不得请人打卡（签到）或代人打卡（签到），一经发现给予当事人旷工半天处罚。3、迟到 员工按规定的上班时间迟到15分钟内的，视为迟到。迟到一次，扣发当日工资的25%。迟到15分钟以上的视为旷工半天。4、早退没有正常工作理由、并且没有办理请假手续而提前外出的，视为早退。早退一次，扣发当天工资的25%。早退15分钟以上的视为旷工半天。5、旷工（1）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：员工未经批准擅自缺勤或考勤后擅离工作岗位去向不明的；员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；员工不服从或违反工作安排，消
13、极怠工；其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班的等。（2）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：旷工按200%扣发当日工资；月内旷工两日以上的，加扣发当月满勤奖；月内旷工三日以上，年内累计旷工15日以上的，解除劳动合同，给予辞退处理。6、请假、休假规定（1）国家法定的节假日（可统一调整）元 旦 放假一天；劳动节 放假三天；国庆节 放假三天；春 节 放假三天。（2）休息日每周休息一天，一般安排在周日。休息日安排值班。（3）事假为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理。员工确因特殊情况需请事假的，应在不影响工作的前提下，事先书面申请，经公司核准后酌情批给。事假一律无薪
14、。（4）病假员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。员工因病需休息时，需持有乡镇以上医院的诊断说明书，办理书面请假手续。获准请病假者，病假期间发给基本工资。病假年内超过2个月的，视为自动离职，解除劳动合同。（5）婚假员工结婚请婚假，需持结婚证，经批准后，可享受5日婚假。员工父母、子女结婚，可享受2日婚假；员工与配偶的兄弟、姐妹结婚，可享受1日婚假。婚假期间扣发出勤奖，工资与其它福利待遇照常发放。（6）产假符合计划生育的女员工，享受90日产假。产假结束后需续假的，按事假处理。违反计划生育政策的，不享受公司全部待遇。员工妻子分娩，凭生育指标可申请享受2日带薪护理假。护理假期间，待遇与产
15、假一致。法定产假期间扣发出勤奖，工资与其它福利待遇照常发放。（7）丧假员工亲属（父母、岳父母、公婆、配偶、子女）死亡的，可享受4日丧假。丧亡者在外地需员工本人前去料理的，可根据路程另给往返路程假。员工祖父母、外祖父母、兄弟、姐妹丧亡的，可享受1日丧假。规定的丧假及路程假期内，员工产生的差旅费用自理。丧假期间扣发出勤奖，工资与其它福利待遇照常发放。（8）工伤假员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司行政人事部会同有关部门确认、总经理批准后方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。员工工伤医疗期间扣发出勤奖，工资与其它福利待遇照常发放。医疗费用除工伤保险支付外，剩余部分
16、由公司承担。7、请假手续的审批 员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、工伤假）均应填写员工请假单，并附上有关证明，按相关审批权限审批和行政人事部核实后才能休假。若因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用电话及其它快捷、准确方式向其直接主管请假，并于假后上班两天内补办相应手续。（1）员工的婚假、丧假、产假的申请由部门领导同意签字，报办公室核准备案。（2）员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：员工请假三天（含）以内，由所在部门负责人核准；请假三天以上，由部门负责人、主管领导核准，总经理批准。部门负责人以上人员请假直接报总经理批准。（3）员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不
17、予准假，或缩短假期，或改期请假。（4）所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。（5）违反上述规定的处罚：未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处理。各类假期超过规定时日不及时办理续假手续的，视为旷工处理。8、临时外出工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级。没有委托和告知而影响工作的，给予警告。委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。销售现场工作人员的考勤，执行销售管理规定，接受行政人事部的检查。1-3固定资产与办公用品管理目的规范公司内部以及项目部固定资产与办公用品管理。范围适用于公司内部及项目部固定资产与办公用品的管理。职
18、责行政人事部负责固定资产及办公用品的管理。工作程序1、 分类（1）固定资产包括电脑设备、办公家具、传真机、复印机、车辆、投影仪、照相器材等财产。（2）办公用品包括文件夹、软盘、硒鼓、墨粉、U盘等低值易耗品。2、固定资产和办公用品的采购（1）审批程序各部门根据需购买的设备与用品提出申请，填写“申购单”，由部门经理签字后报行政人事部汇总。行政人事部根据现存物资情况，填写“采购计划清单”送总经理审批后统一组织采购。行政人事部对申购行为有异议或否决，应及时与申购部门沟通。如果物品一时无法采购到，也必须及时答复相关部门。（2）组织采购物资采购由行政人事部负责，采用定点、就近、两人经手的原则进行。采购人员
19、必须严把进货关、质量关、价格关，不进“三无”产品，不进质次产品，不进价高产品。进行采购时，配置要按申购岗位的工作需求而定。严格办理验收登记及出入库手续，购货发票经手人必须签字并签盖入库章后到财务入帐报销。3、固定资产与办公用品的管理（1）行政人事部与财务共同建立固定资产总账，由财务负责账目管理，行政人事部负责实物管理。（2）固定资产原则上不得外借，特别情况下必须向行政人事部申请并填写固定资产借用表，明确借用人。在借用期间由借用人负责该物品的保管，如有损失责任由借用人承担。（3）公司实行固定资产领用承包制。行政人事部及各部门一经领用，就是财产直接责任人，对资产的遗失、损坏等负有直接责任。办公用品
20、由各部门派专人到行政人事部填写办公用品领用表后统一领取。（4）固定资产、办公用品出现故障，须填写保修单，报行政人事部统一修理。固定资产如遗失、借失，均由领用人或资产承包人负责赔偿。每位员工在职务调动或辞职时，必须先办理资产移交手续，做到核对无误。若资产使用部门发生变更，应由行政人事部及时登记入册，或改签责任人。行政人事部与财务部不定期对公司固定资产进行清查盘点，力求账目相符，各岗位要给予支持配合。4、固定资产处置审批程序（1）由行政人事部负责办理固定资产的报废。对报废、报损的固定资产，要求出示损坏的原物，填写“报废（损）表”由部门负责人签字后报行政人事部核实，行政人事部经理、财务部经理签字后报
21、总经理同意，由行政人事部按照集团行政部规定统一处置。（2）固定资产处置收入由行政人事部统一收取，任何个人和部门不得私自占有。1-4办公网络系统管理目的加强公司信息化建设工作，规范网络系统硬件和相关办公软件的使用管理。范围适用于公司机房、网络设备、电脑及外设、电话系统及相关软件的管理。职责行政人事部负责依据集团公司信息部要求实施公司信息化建设工作，负责公司网络软件系统的管理。工作程序1、办公业务网络及设备使用 （1）办公业务网由公司行政人事部统一管理；除办公用机、业务用机外，其他部门和个人未经批准严禁在办公业务网上连接任何设备（包括网络设备，路由设备，智能设备，服务器等）。 （2）对公司建设的网
22、络环境（包括网络、通讯线路及其接口），未经行政人事部同意，任何人不得擅自安装、拆卸和破坏；（3）办公用机和业务用机软件安装遵守统一的标准：操作系统： win98、winXP 、win2000客户端版。办公系统： office97、office2000、officeXP、瑞星，IE等。业务系统：EOE、销售系统、预算系统、财务系统、信息报关系统等客户端软件。其它经行政人事部批准并备案的软件。（4）办公网内计算机名称应与使用者姓名相同（若多台机器属同一责任人则在该名称后添加数字以区别）。2、电脑硬件设备管理（1）电脑硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、投影仪、照/摄像器材等电脑硬件设备；（2
23、）电脑硬件设备采购需采购固定资产部门提出申请，填写“申购单”交行政人事部。行政人事部核实后确需购买 的，报总经理审批同意后由行政人事部统一采购。（3）电脑硬件设备的管理由行政人事部联系集团信息部对电脑硬件设备进行定期维护清理。行政人事部会同财务部每季度对公司及项目部所有电脑硬件设备采购、使用进行检查、核对，发现问题及时进行纠正、管理。硬件设备应由专人管理，要认真做好防尘、防磁、防潮、防高温、防火、防盗的工作，要保证设备的整齐清洁，各种软件应固定存贮于带锁的可屏蔽的磁盘柜中。禁止在上班时间玩游戏、上网聊天等与工作无关的事情。（4）硬件设备维修：所有电脑、打印机、扫描仪、复印机、投影仪、照/摄像器
24、材等硬件设备都由行政人事部负责维修；硬件设备损坏或故障时，填写“报修单”向行政人事部申请修理；行政人事部协助集团信息部对故障进行判断，硬件故障，送往厂家进行维修，在报修单上登记修理情况；计算机系统软件类的故障由行政人事部联系集团信息部，指定专人负责检查和维修，并确认故障性质，分清责任，并在报修单上登记修理情况。要切实作好防病毒工作。一旦发现病毒或其它故障时，操作人员不得自行处理，应保留现场信息，做好系统异常记录并报行政人事部。行政人事部协调集团信息部对系统软件定期进行检查、维护、更新或升级，各部门不得擅自安装、更换系统软件。3、信息系统建设（1）提出意向：需要新建或对原有信息系统二次开发的部门
25、提出需要，报行政人事部受理，汇总后协调集团信息部进行办理。（2）受理意向书：行政人事部会同有关部门进行调研，制定计划方案报总经理审批，同意后按集团公司采购规范进行实施。项目完成后行政人事部会同业务部门按照合同的要求组织验收，并跟踪服务。4、电话系统管理（1） 行政人事部协调集团行政部进行公司电话网络安装，维护整个网络的正常运行，保证公司正常办公需要；（2）行政人事部负责电话机的分发、调配、维修以及员工离职时的收回工作；（3）行政人事部负责报装新的电话、改装电话等相关事务。1-5行政办公费用管理目的加强对行政办公费用发生的管理，合理控制行政办公费用总量，提高费用配置的合理性。范围行政办公费用是指
26、公司管理工作过程中，各部门关于行政办公事务所发生的相关费用。包括办公场所及设备、用品开支和行政办公事务开支。职责行政人事部统一管理行政办公费用，各部门、项目部配合执行。工作程序1、费用控制原则（1）对相对固定的行政费用采用预算管理。（2）对其它相对变动的费用采用预算与额度相结合的管理方式。（3）对耐用大件的办公设备，采用控制管理的办法。2、相对固定费用的管理（1）相对固定的行政办公费用有房租、办公设备、保洁绿化、邮电通讯、交通车辆（汽油、保险、维修、车检等）水电消耗、订书报及茶叶饮品等费用。（2）对相对固定的行政办公费用，公司采用年度预算的方式，严格执行相关管理办法（如固定资产、车辆管理办法等
27、），厉行节约，严控不合理的费用发生。3、相对变动费用的管理（1）相对变动的费用有招待费、差旅费、会议费等。（2）对相对变动的行政办公费用，公司采用预算管理与总额控制的管理办法。招待费：来客或工作业务往来需要宴请、活动，统一由行政人事部定点安排，公司陪同人员签单挂账消费。费用统一由定点单位向公司财务收取。费用标准由陪同人员按客人具体情况酌情掌握。会议费、活动费：要求事先拿出计划方案和经费预算，报总经理审批后，按方案实施，费用附审批方案报销。修理费：有关设备发生故障，相关人员需填写“报修单”，由行政行政人事部安排修理。差旅费：参照差旅费开支管理暂行规定。1-6文书管理办法目的使文书管理制度化，增进
28、文书处理质量和效率。范围适用于公司日常工作中所有相关文书的事宜。职责1、以公司名义与外界来、往的文书，以公司行政人事部为主管部门；2、各部门、项目部之间往来文书原则上以发文部门/项目部为主管部门，必要时报公司行政人事部备案。3、发文部门由专人负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、档案管理等事宜。4、文书的收发、领取与寄送，由公司行政人事部为总收发部门，公司各部门/项目部应指定人员负责收发。工作程序1、文书的范围“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议诀议、规定、合同书、传真、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用文件。2、文书的分类机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。普通：指非机
29、密文书。传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。3、文书收发管理（1）收文登记来文由收发人员拆封后，于收文登记簿登记收文编号、日期、来文单位等必要信息。收发人员将文书分送至各收文单位（经办部门），必要时进行交接登记。经办人办理文件时，原则上应将拟办或复文拟搞签呈主管审批，并将处理经过、结果或复文摘要进行记录。（2）发文拟稿、登记经办人拟妥文稿，交行政人事部审批后，经收发人员编号、按印章管理办法用印后，在发文登记簿上填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名等必要信息。发文处理收发人员核对上信息准确无误后即行发文。（3）文书处理要点重要文件，由行政人事部将正本归档，应用时应以副本进行分
30、发、使用和处理。涉及其他部门的，由行政人事部通知配合部门，及时处理文书上的各项要求。（4）文书处理期限收发人员收文时，应随到随送，不得积压。来文有答复期限者，必须于来文所定期限内处理完毕。文件归档，原则上应当日完成，最迟不得逾二日。签呈文件，按分层负责的决议层次订定时限。1-7档案管理目的加强对公司档案的管理，对各类档案有效利用和共享，防止各类档案的丢失、损坏。范围本办法适用于公司本部、项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。职责1、行政人事部负责对公司的各类档案实行统一监督管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法
31、的施行情况，对各职能部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。2、行政人事部负责对公司本部人事档案的直接管理。3、项目部在行政人事部、项目管理部的监督、指导下负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。4、销售部负责销售档案、客户档案的管理。工作程序 1、档案的分类公司档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。2、立卷、归档（1）行政人事部及各职能部门应定期或不定期的进行档案的收集。（2）立卷归档的时间有保留价值的各类法规、政府文件等外来文件，各部门、项目部在收到或取回文件后，原件必须在5个工作日内送交行政人事部，进行统一管理。各类文书文件由行政人
32、事部在办结后随时归档。规章制度类文件在成稿后由行政人事部归档。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内立卷归档。与项目有关的证照在项目交用前均在部门保存，房屋交用后须移交行政人事部保存。（3）立卷归档的要求归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。案卷要求归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题简明，保管期限准确，装订整齐。归档文件要按次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。卷内文件排列要有顺序，便于保管和查找。填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹清晰。（4）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠
33、品等）归档必须使用原件。（5）影像档案摄录必须记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3、档案交接（1）交接的资料必须完整、准确，做到文、图、物相符，签字手续完备。（2）归档资料必须为原件，如遇特殊情况需总经理批准。（3）交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档。（4）交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，由经手人和负责人签字。（5）对工程资料档案的特殊要求：工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面。所
34、有竣工图均应加盖竣工图章。文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 4、档案的保管（1）档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。（2）按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。（3）行政人事部定期（每季度）对各类档案的归档、保管情况进行检查。 5、档案借阅（1）需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。（2）职能部门工作人员可直接查阅属本业务工作范围的档案资料。如需查阅其他重要文件和有密级档案，须经行政人事部批准，方可借阅。（3）借阅档案必须按期归还。不得
35、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。6、档案鉴定和移交（1）行政人事部应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（2）档案的鉴定工作应在行政人事部经理的指导下，由有关业务人员鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经总经理批准后方可销毁。（3）工程档案的移交工作应严格按照城建档案馆的规定及要求进行。1-8会议管理目的提高会议质量和工作效率，促进内部沟通与信息传递，确保会议决议的贯彻落实。范围适用于公司所有工作会议的管理。职责1、行政人事部负责公司会议的组织安排，各部门、项目部配合执行。2、各部门、项目部负责主办的专题会议、例会的
36、组织安排。工作程序1、 会议类型（1）公司会议分为总经理办公会、专题会、例会、员工大会及公司半年度、年度工作会议等。（2）专题会议包括资金计划会议及预算执行情况分析会、薪酬及考核会议、设计方案评审会议、招标会、工程进度、质量、安全会议、项目市场推广、营销会议、其他专项协调会议等。（3）例会包括总经理办公会、工程现场例会、销售现场例会等。2、会议提议与审批（1）公司定期例会无须提议和审批。（2）临时会议使用会议室需提前向行政人事部预约或询问。（3）需要集团领导参加的，提议人应提前与集团领导、本公司总经理协商并说明事由。3、会议准备（1）会议召集人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟定会议议
37、程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案通知与会人等）。（2）召集人一定要提前发放资料、议案，避免在会场才熟悉会议资料。（3）需要下发会议通知的，会议召集人应拟制通知并提前1-2个工作日下发。（4）对于一般性会议或者人数少于5人（含）的小型会议，可通过电话方式通知，但必须得到被通知人的确认。4、会议纪律（1）严格遵守会议时间，按时开会，准时闭会。（2）公司级会议、专题会议或其他重要会议，参加者应在会议签到表上签字。（3）会议参加人员要主动、积极发言，严禁“开小会”。（4）出席会议的人员均对会议所议事项有保密义务，不得擅自披露未决议或有争议的事项。5、会议记录（1）公司办公会
38、由行政人事部负责现场会议记录，专题会议由会议召集人指定记录人。（2）需要形成会议纪要的，记录人应在会后一个工作日内整理出会议纪要，并交会议参加人员签认。（3）会议纪要保存期为五年。6、督办（1）会议的每一项决议应包括决策意见，工作计划安排、目标、时间、评定标准，责任人和督办人。（2）会议结束后，督办人要切实承担起督办职能，责任人要按照会议要求及时、圆满地完成会议布置的工作。在工作办理期间，应主动向督办人汇报。1-9工作督办管理目的为提高工作质量和办事效率，保证指令畅通及各项决策的贯彻落实，特制订本办法。范围适用于公司重要决策、会议决议、工作部署和行政指令的督办管理。职责1、公司分管领导负责公司
39、重要决策、会议决议、工作部署和行政指令的贯彻、部署、督察督办、检查总结和反馈工作。2、各部门、项目部负责人是本部门承办事项的直接责任者，应认真完成安排的工作任务和要求。3、行政人事部负责总经理下达的指令的督办。工作程序1、会议督办执行会议管理办法的有关规定。2、指令督办（1）下达指令的人务必清晰、明确地下达指令，尽量用书面形式下达。接受指令的人应经确认无误后再执行。（2）需要督办的，下达指令的人应明确督办人。3、督办的方式（1）转办：对需要职能部门办理的事项，将领导批示、要求等填入工作联系单，直接送交责任部门负责人，进行书面交接。（2）协办：涉及若干部门的事项，指定牵头部门负责，并做好协调工作
40、。牵头部门对协办部门有统筹协调的权利，协办部门有义务配合和积极完成任务。（3）自办：不宜转办的事项，由本部门自行办理或组织有关部门协助办理。（4）督办与调研相结合：督办事项下达后，督办人要通过多种方式，跟踪了解落实情况，及时沟通信息，适时催办，并及时反馈进展情况，并应及时汇报。4、督办要求（1）需要督办的事项，由督办人负责全程督办。必要时，下达督办通知单（2）督办通知单发出后，督办人要采取多种形式及时检查、了解贯彻落实情况，并督促承办单位按规定汇报办理结果。（3）催办情况要及时向领导进行综合反馈，重要或紧急情况要专项及时报告领导。（4）督办人员要认真审核承办部门的办结报告，不符合要求的，通知承
41、办单位进行补办或重新办理。办结报告审核合格后，专项或综合报送有关领导。1-10法律事务管理目的建立健全公司法律事务管理体系，实现集中、统筹、专人管理法律事务。范围公司所有部门、人员、事件等法律事务的管理。职责 行政人事部负责公司法律事务的管理。工作程序1、行政人事部负责与集团公司指定的法律顾问、以及集团公司总裁办法律主管的日常协调和联络。2、各部门、项目部向业务对象出具的重要法律文书，尤其是格式文书或统一文书，在出具前交由行政人事部会同法律顾问审阅定稿，并由公司存档。3、各部门、项目部重大业务谈判，涉及自身不熟悉的政策、法律问题，应事先通过行政人事部咨询顾问律师。必要时，可请律师参与谈判。4、
42、公司所有重大采购合同须经公司法律顾问出具法律意见，并签字认可。5、各部门、项目部专人负责建立健全业务档案，保证管理及法律事务需要时，能够随时查阅和调取档案。6、各部门、项目部对自身可能涉及的法律问题登记备案，行政人事部指定专人负责，并转交顾问律师备案。必要时，请律师介入法律事务。7、各部门对正在进行或正准备进行的法律事务，必须及时报行政人事部，并由行政人事部转交法律顾问处理。8、公司范围内对外法律事务工作由行政人事部具体负责联系、接待、调阅资料，解答个案及相关事宜，配合、协调诉讼全过程工作。第二部分 人力资源管理2-1劳动合同管理目的加强公司员工劳动合同管理，保障企业与员工的合法权益。范围适用
43、于公司合同制员工劳动合同的签订、解除（终止）、续签等事项的管理。职责行政人事部负责劳动合同管理工作，各部门、项目部配合执行。工作程序1、员工与公司建立劳动关系应当签订劳动合同。新员工来公司报到时，需到行政人事部签署试用劳动合同（一式两份），转正后签署劳动合同（一式两份），公司与员工各持壹份。对于社会招聘的员工需确保与原单位解除劳动合同。2、劳动合同须经员工本人、公司法定代表人（委托代理人）签字，并加盖公司印章后生效。3、公司编印的试用劳动合同和劳动合同符合劳动法和劳动合同管理有关规定，合同一经双方签字确认即具有法律效力。4、合同期限合同制员工根据工作岗位的不同要求，分别签订不同期限的劳动合同：
44、期限5年的岗位：公司领导层人员期限3年的岗位：部门经理及财务人员；期限2年的岗位：行政人员、销售及市场人员、工程管理人员；期限1年的岗位：除上述以外的其它岗位。5、初次签定或续签劳动合同均统一在行政人事部办理，并由行政人事部建立劳动合同管理台帐。6、经合同双方当事人协商同意，可以变更劳动合同，公司方由行政人事部代表；一方当事人要变更劳动合同，应书面形式提出，并与另一方进行协商。变更劳动合同，变更内容经总经理同意后，双方当事人应以书面形式对变更的事项加以说明并签字确认生效。7、行政人事部应定期从人事信息档案中调出下二个月合同到期员工名单，并提供给部门领导和总经理讨论，确定续签和不再续签的人员名单。8、合同到期不再续签的人员，按终止劳动合同处理，由行政人事部在合同到期前一个月书面通知员工本人并做好思想工作和离职等其他善后工作。合同到期需续签的人员，由行政人事部在合同到期前一个月向员工发出续签劳动合同意向通知书，如员工同意续签，则带本通知到行政人事部办理合同续签手续；如员工本人不愿再续签劳动合同，按终止劳动合同处理。合同期满终止劳动合同的人员由行政人事部及时备案。9、为了便于管理，续签合同手续定为每月办理一次。为了满足这一要求，初次签定合同的起始时间和续签合同的时间，
