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1、 目 录 一 课程介绍二 时间管理基础三 提高效率的时间管理工具四 提升效能的时间管理思路与方法五 制定并实施你的计划课 程 介 绍一 课程介绍有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命到工业革命再到信息革命，时间管理的理论也可以分为四代。l 第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。l 第二代理论强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。l 第三代理论注重优先顺序的观念，即依据轻重缓急设定短、中、长目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间精力加以分配，争取最高效率。l 第四代理论主张关键不在于时间管理，而在于个人管理，与其着重于时间与事务的安
2、排，不如重心放在提升人工作和生活的质量上。强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。课程目标： 结果： 自然法则： 时 间 管 理 基 础 二 时间管理基础（一） 时间管理基本概念1“时间”是什么？Time is a continuum- in which events succeed one another from past through present to future. -Websters Dictionary时间 区分事件发生先后次序的量度。符号为T，单位为秒。时间是加在空间三维上的第四维，用时间可以指出原因
3、和后果，并且根据人们的知觉可以指出过去、现在和将来- 剑桥百科全书1994年第2版2“时间”这一概念中最根本的要素是“ ”。所以“时间管理”就是一种“ ”。3时间，我们无法“管住”它，不让它流逝，“子在川上曰：逝者如斯夫!”但我们可以管理时间的用法，有选择地运用我们的时间。Time management is not about managing time ;it s about managing how we choose use our time. Time Management = Choice Management4关于事件的控制程度及我们的态度(二) 个人组织性的几个环节个人组织性水
4、平测试对你个人的组织性表现情况打分，如果左面一栏所描述的情况 与你相似，请圈较低的分数，如果右面一栏所描述的情况 与你相似，请圈较高的分数，如果情况在两者之间，请圈中间的分数。我总担心忘掉细节 细节 我非常有效地处理细节 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10我没有个人组织管理系统， 组织性 我总随身携带个人组织管理 各种事情分散于我的家中， 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 工具以管理我的时间和信息办公室，公文包内 我以随机的方式安排自己的活动 优先级 我总是将每周、每天的活动 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 按优先顺位排序 我没有有效的方法来记录 对人的承诺 我有有效的
5、方法来记录和和管理我对别人的承诺 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 管理我对别人的承诺。拖沓是我的别称 拖沓 我有一些有效的做法使我不拖沓 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10在记住别人对我的承诺方面 别人对你的承诺 我有一个好的系统来记住别人我存在问题 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 对我的承诺为未来做计划？你在开玩笑！ 计划 我有一个好的系统以计划 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 未来的事件和活动。我不能给出电话/会议上 文件 电话、会议和其他沟通方式说了什么的证据 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 所记述的事情被井然有序地记录、归挡 由于干扰，我几
6、乎做不成 干扰 我对于减少和控制干扰有好的技巧任何事情 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 我的办公桌太乱， 办公桌 我的办公桌总是整洁有序我不能确认东西放在哪里 12 3 4 5 6 7 8 9 10我总有太多的事情记着要做， 落实 我运用有效的方法落实每项活动和承诺 很难集中于手头的工作 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 统计资料表明，在接受“时间管理”培训后，如果学员持续运用一套自我时间管理系统，其在个人组织性的11个方面所表现出的技巧、行为和态度会呈现显著的正向变化。这11个方面是：计划性、优先顺序、组织性、文件管理、细节处理、避免拖沓、对付干扰、办公桌管理、记住承诺、对
7、待别人对自己的承诺、落实措施 根据美国著名测试公司DIAGNOSTICS PLUS， INC，的Dr. Paul Weener 对70家公司中2000员工的统计分析，持续运用一套时间管理系统达60天的员工报告说，他们平均每周可节省3.8小时。如果更好地运用此系统，他们还有每周节省2.7小时的余地。 如果我每周有额外的3.8小时，我将： （三） 为持续不断改进而养成好习惯1 习惯养成三要素2 自然法则：我们养成我们的 ； 然后，我们的习惯塑造 。提高效率的时间管理工具三提高效率的时间管理工具（一）计划与优先1 Plan: arrangement for carrying out some fut
8、ure activity. (Proactive, not reactive)Planning Is: Guidelines for effective daily planning:l Review values and goalsl Set specific daily tasksl Evaluate time versus taskl Anticipate obstaclesl Prioritize tasksThe more time we spend-on planning-a project, the less total time is required for it. Dont
9、 let todays busy work crowd planning time out of your schedule. -Edwin C. Bliss Getting things DoneCase: Mary Kay Ash在创办Mary Kay化妆品公司初期听到一则有关查尔斯.施瓦布的故事。（美国一家数一数二的钢铁公司Bethlehem Steel的总裁）一名企管顾问I. Lee对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”说“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说：“很公平。”接着施问Lee要怎么做，“我
10、需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施同意了。Lee开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下六件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久以后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了一张35，000美元的支票给Lee，并附了一个条，上面写道：这个主意是我所学到的主意中产生效益最大的一个。（在1930s这应当很值钱了） Mary Kay说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35000美元，对Mary Kay
11、也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下六件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的MK化妆品公司拥有三十多万业务员，印刷了上百万份的粉红色小便条本，每一张上写的都是：“我明天必须做的六件重要事项。” 为什么要做计划?为的是在必须牺牲什么的时候不作出错误的牺牲。每天的计划时间如同在使用杠杆来撬重物，代价很小，10-15分钟，但获益是整个一天的有序与高效。（诸如清楚地界定每件任务所需时间，增加对更重要任务的关注，在每天结束时更有成就感） 几种不做计划的借口A 没有时间。 72%的人以此为不做计划的借口（Daniel Howard-The Time Trap）这些人事实上是在说做
12、计划没有看电视、读报纸或多睡15分钟重要。如果你开始每一天是没有计划的，你是PROACTIVE， 还是REACTIVE？B 我已经知道我要做什么，为什么还要花时间计划呢？ 每天确实有许多程式化的事情（routine tasks）需要完成，有时候这些事情占据了我们大量的时间，但是还有没有一些不这么明显但却和我们的深层次理念相关联的事情呢？如果你曾问过你自己你想从生活中得到些什么，你想为你的事业或家庭做些什么，许多事情会浮出水面，而不仅仅是那些程式化的事情。为了那些未来将发生的事件，每天的计划是必要的，甚至是至关重要的。C 计划不适合我，我经常被打搅。许多人都有这样的经历：工作正进行到紧要关头，打
13、搅接踵而至。有许多办法来对付打搅，如果你控制了它们，它们就有可能变成机会而不是干扰。如果打搅已变成家常便饭而不是偶尔发生的事，我们就要仔细计划要完成的任务的数量或完成它们所需要的时间与我们所能利用的时间相比是否适合。如果时间有限，可以将任务分成小部分你可以在活动干扰的间歇将它们各个击破。D 当我面对一串我必须要做的事情时，我感到受约束（有被束缚的感觉） 面对现实，“事情”并不会因为你不写下来而消失 把“每日计划”当做工具2、Prioritizing :Ordering EventsPrioritizing is: (1) 80/20原则意大利经济学家帕雷托（Pareto）发现80%的财富在20
14、%的人手里，后来许多人发现在其他领域也有类似的规律，统计分析学家将它发展成一种图表叫（Pareto Diagram）,许多大公司都用它作为一种分析工具。例如：80% sales from 20% customers80% profit from 20% product line80% problems from 20% employees Douglas, Merrill E. and Donna Douglas. Manage Your Time, Manage Your Work, Manage Yourself 1989,NY:AMS80% prone calls come from 2
15、0% callers80% meals ordered in a restaurant come from 20% items on menu80% of all TV viewing is spent watching 20% shows.Le Boeuf, Michael. Working Smart80% dirt is on 20% floor areas that is highly used80% interruptions caused by 20% interrupters.(2) William E. Moore CaseMoore于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到
16、业务员的工作。当时月薪是160美元，但满怀雄心壮志的Moore仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当他逐渐对工作得心应手后，他立刻拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，他把其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余的20%的客户。80/20法则成了Moore的秘方，第一年他就实现了月薪1000美元的目标，第二年轻易超越了这个目标，而成为美国西海岸著名油漆制造商，成了（Kelly-Moore Paint Company）的董事长。 集中精力在能获得最大回
17、馈的事情上；别花费时间在对成功无益的事情上。（记住：这不是让你唯利是图，而是让你在做事时想着它和你的理念有多大关联）（3）A/B/C/系统A B C：A- Vital, must be done;B- Important, should be done;C- Trivial, nice be done.在决定时可以问自己下面的问题：- 不完成有什么后果？- 如每天只能做几个做哪几个？- 哪些是和目标直接相关的？- 哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）- 哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，丈夫，父亲，孩子，）（二） 工具1 每月月历（1） 会议与约会l 在具体的某天l 在特殊性的时间l 你必须亲
18、自出席（2） 值得纪念的特殊事件2“本月的任务”在本月前就已计划好的要发生在本月，但具体时间未定的活动3“任务”今天要做的事情：l 工作时间的活动l 工作时间之外的活动在每周将“本月的任务”移转到本周具体的某天在下班之前计划好明天要做的“任务”4“优先级”划分A：今天必须做的事情B：今天应该做的事情C：今天可以做的事情5每日计划将“会议与约会”及“任务”按时间排好6关于“承诺”l 别人对你的承诺：记录别人对你的承诺-记在“每日计划上l 若该承诺不发生在本月，记在“未来任务”上l 设立记录承诺的专页，记在该页上l 你对别人的承诺：记录你对别人的承诺l 将“会议与约会”记在每月月历上l 将有具体日
19、期的活动记在“每日计划”相应栏l 设立记录承诺的专页，记在该页上。7信息记录（1） 电话交流信息记录（2） 计划会议（3） 计划与别人沟通8A-Z标签（1） 记录电话号码或姓名（2） 储存信息字母索引（三）工具使用技巧1 四把钥匙：llll2 四种方法：l 优先排序l 监控进展l 记录事项l 整合连接提升效能的时间管理思路与方法四、 提升效能的时间管理思路与方法l 为什么有人忙来忙去，却不知道自己在忙些什么？ -没有目标。l 为什么有人达到目标后认为没有意思，或发现这不是他想要的？-目标没有与价值观（人生信条）相联系。（一） 效率与效能（二） 产品与产能（三） 指南针与金字塔l 价值观： 价值
20、观举例：忠诚、正直、善良、真诚、慷慨、幽默、合作、亲情、友情、家庭、财富、智慧、自由、责任感、创造性、同情心、有条理、节俭、权力、健康、教育、事业、坚韧、快乐、美丽、勇气、冒险、追求卓越、内心宁静、积极心态、经济上的安全l 角色： 三个工作中的角色 三个生活中的角色 l 使命： （四） 时间管理象限不重要 重 要 不紧急 紧急 事务分类表 偏重的结果1.偏重第一类事物I结果：l 压力l 筋疲力尽l 危机处理l 忙于收拾残局IIIVIII2 偏重第三类事物IIIIII结果：l 短视近利l 危机处理l 轻视目标与计划l 缺乏自制力，怪罪他人l 人际关系浮泛，甚至破裂IV3 偏重第三、四类事物III
21、III IV结果：l 全无责任感l 工作不保l 依赖他人或社会机构为生着重第二类事务I II 结果： 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 （五） “大石头”理论制定并实施你的计划五、制定实施你的计划（一） 管理方法六标准1、 一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致。2、 平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可以弥补他方面的遗憾，那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失？3、 有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，着重于不紧
22、急但却极重要的事。4、 重人性：管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则为重心者更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔会牺牲效率，迁就人的因素。5、 能变通：管理方法因人而异，不可一成不变，须视个人作风与需要而调整。6、 携带方便：目的在于随时的参考和修正。（二） 个人管理四步骤l 确定角色l 选择目标l 安排进度l 逐日调整附 录附 录1.文件管理统计资料表明，超过90%的人在办公桌上堆资料（Stack Management）人们堆资料的原因如下：（1） 提醒自己要做某事（2） 怕再也找不到它们了（3） 还没有决定什么时候做它们或在那里存放这些资料通常用堆的方法会将你的办公
23、桌变成文件堆。我们探讨一种控制这种情况的办法可以使你的办公桌成为能集中精力工作的地方，提高工作效率。Time Activate 是解决问题的关键。Time Activate是指将活动时间化。即：a. What I need to do;b. When I need to take action;c. Where any necessary information is stored.为了知道必要的信息存放在哪里，首先要找个存放的地方。在办公桌的抽屉中按字母顺序存放是个好办法。桌上的纸可分两类：“活动”和“信息”。典型的“活动”有：备忘录、报告、要付的帐单；典型的“信息”有：历史资料、供参考的资
24、信，数据。决定是哪一类时，问自己：这片纸是否要引起一个行动？如果是，它什么时候发生？将它记在“小秘书”上，并将此纸存档。如果不是，它是不是还有用？如果不知道或不能区分什么时候用，就扔掉它。或者设立一个永久或长期档案来存此类信息。但专家统计那些储存超过一年的资料，其中只有5%会再用。所以，在存之前仔细考虑一下，并附一个存入的时间，或建一个关于档案存入时间的日程表。2、 SMART GOAL SpecificMeasurableAgreed upon in writingRealisticTime activated(耶鲁大学统计资料)a. 83%的人没有明确的表达出来的目标b. 14%有具体的目
25、标，但没有写下来c. 3%有具体且书面的目标B组平均收入 倍于A组，C组平均收入 倍于A组。3Case:（1） Conrad Hilton: Hilton将他的成功全归功于目标的魔力。1929年的经济萧条打击了希尔顿。自股市大崩盘后，没人想要旅行，就算有，他们也不会住进希尔顿在20年代中收购的那些旅馆。到了1931年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在潦倒之际，他偶然看到了沃尔多夫饭店（Waldorf Hotel）的照片：6个厨房、200名厨师、500位服务生、2000间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写
26、上“世界之最”。希尔顿事后形容1931年：“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”但那张照片自此就保存在他的皮夹里。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，天天看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下。18年后，1949年10月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。（2） Lewis J.Walker:前美国财务顾问协会总裁刘易斯沃克在回答记者的问题：“到底是什么因素使人无法成功？”时说：“模糊不清的目标。”记者请沃克进一步解释，他说：“我在几分钟前问你，你的目标是什么？你说希望有一天可以拥有一栋山上的小屋，这就是一个模糊不清的目标。问题就在有一天不
27、够明确，因为不够明确，成功的机会也就不大。”“如果你真的希望在山上买一间小屋，你必须先确定在哪座山上造一个什么样的小屋，它现在值多少钱，你打算什么时候拥有它，为此每月要存多少钱” “如果你现在30岁，希望自己在65岁时有100万美元，你只要每个月存100美元，再加上复利计算的利息，就可实现这个愿望。但如果你不采取任何实际行动，你就只能寄希望于摸彩票中大奖了。”4 The tyranny of the urgent:Urgency engulfs the time manager; yet the most urgent task is not always the most important
28、. The tyranny of the urgent lies in its distortion of priorities. One of the measures of a manager is the ability to distinguish the important from the urgent, to refuse to be tyrannized by the urgent, to refuse to manage by crisis. -R. Alec Mackenzie The Time Trap5 建造人生金字塔知行合一，将价值观体现于每日活动中，千里之行始于足下把握今天因为昨天不过是一场梦而明天只是一个幻影。但是好好地度过今天，就会让每一个昨天都是一场美梦，而每个明天都是可预见的希望。因此，好好地把握今天。rrr
