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1、龙煤集团股份有限公司双鸭山分公司信息化建设工程生产管理系统操作手册（各矿）版本/修改状态V2.0受控状态受控非受控总页数18密级秘密编制审核PMO完成日期2011年12月1日批准日期2011年12月4日二一二年三月目录第1章系统运行环境11.1客户端运行环境1第2章系统登录及初始化设置22.1系统登录22.2系统初始化32.2.1修改密码32.2.2安装iweboffice插件42.2.3安装电子签章插件52.2.4安装flash插件7第3章矿内发文93.1功能概述93.2主要流程93.3单位拟稿103.4文件中心143.5文件排版173.6文件终审193.7行文管理22第4章公文制发274.
2、1功能概述274.2主要流程274.3单位拟稿284.4文件接收334.5单位文件中心34第5章呈文管理385.1功能概述385.2主要流程385.3基层及部室呈文385.4收文查阅41第6章公文归档446.1功能概述446.2主要流程446.3文件查询44第7章通知公告及待办工作提醒447.1通知公告447.2待办工作提醒45 I 龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目 协同办公系统操作手册第1章 系统运行环境使用协同办公管理系统完成公文的制发、审批及查看，首先必须安装软件系统。“安装软件”是指在的各矿机房服务器端上的安装。各客户端并不需要安装程序，只要接入双矿局域网，利用Windows XP/
3、2003/7等系统自带的IE6.0以上浏览器，就可以正常运行协同办公管理系统；同时为了保障系统的功能正常使用，需要安装Office2007及上版本，并安装协同办公管理系统提供的在线文档编辑插件和电子签章插件。所以，为了能够使用户充分了解软件的运行环境，长期良好运行系统，必须注意本章提出的一些软硬件环境。1.1 客户端运行环境l 硬件环境建议配置：处理器应为Pentium(R) 4以上(含)或同级别处理器，512M以上内存，1G以上可用硬盘空间，显示分辨率支持1024768 或更高版本。l 软件环境操作系统： Microsoft Windows XP + Sp1或Sp2、Microsoft Wi
4、ndows 2003 Server + Sp1或更高版本、Microsoft Windows 7.0；浏览器：Internet Explorer 6.0或更高版本；办公软件：Microsoft Office 2007 或 更高版本；Flash播放器：Adobe flash Player 10.0或更高版本；插件：协同办公管理系统网页中提供的插件，即：iweboffice插件、电子签章插件，flash插件，安装插件操作详见2.2节。北京北大软件工程发展有限公司 第 1 页第2章 系统登录及初始化设置2.1 系统登录协同办公管理系统作为双矿企业信息化管理平台其中一个子系统，访问方式为：打开本地IE
5、浏览器，在地址栏中输入访问地址后回车即可打开系统登录界面，如图2-1所示。 图表 2- 1协同办公管理系统登录界面首次使用协同办公管理系统，在登录界面输入初始的用户名和密码。使用之前注意机器的IE设置，要正常使用协同办公管理系统，需要关闭IE的弹出窗口阻止程序，如图2-2所示，同时关闭第三方程序对IE弹出窗口的拦截，如雅虎助手，百度搜索栏、soso工具栏、QQ珊瑚工具栏，新浪点点通，卡卡上网助手等。图表 2- 2 关闭弹出窗口阻止程序输入初始的用户名和密码后，单击“登录”按钮，系统打开如图2-3所示的协同办公系统功能主界面。图表 2- 3 协同办公管理系统功能主界面2.2 系统初始化2.2.1
6、 修改密码从安全角度出发，用户首次进入系统后首选要修改密码，而每个用户也应该定期的修改密码，确保密码不会被泄漏，保证非法用户不能使用自己的用户名和密码登录系统，泄漏文件信息。下边看看那如何修改用户的密码。在协同办公管理系统功能主界面单击“修改密码”，进入“修改密码”页面，如图2-4所示，按照提示信息填写相应的内容，完成后单击“确定”按钮，提示密码修改成功。图表 2- 4 修改用户密码2.2.2 安装iweboffice插件登录系统后，要正常的使用系统进行在线文档编辑，则需要安装在线文档编辑插件。第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 5 插件下载页面第二步：在插件页面选
7、择 iweboffice 插件 进行下载安装，如下图所示：图表 2- 6 iweboffice插件下载页面第三步：选择Setup.exe进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表 2- 7 iweboffice插件安装页面2.2.3 安装电子签章插件在系统使用中需要对文件进行电子盖章及查看已盖章的文件都需要进行电子签章插件的安装。第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 8插件下载页面第二步：在插件页面选择 电子签章安装程序(最新) 插件 进行下载安装，如下图所示：图表 2- 9电子签章插件下载页面第三步：选择Installer.exe进行安装，安装后重新登录系统即可使用
8、。图表 2- 10电子签章安装页面2.2.4 安装flash插件在系统使用中需要进行文档上传，该功能需要flash插件的支持。第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 11 插件下载页面第二步：在插件页面选择 flash播放器 插件 进行下载安装，如下图所示：图表 2- 12 flash插件下载页面第三步：选择运行进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表 2- 13 flash插件安装页面第3章 矿内发文3.1 功能概述矿内发文主要实现矿内公文的拟稿、审批、行文等操作。针对矿办公室用户主要包括单位拟稿、文件中心、文件排版（行政）、文件排版（党委）、文件终审、行文管理。单
9、位拟稿：办公室拟稿人员通过该功能完成办公室拟稿登记的操作。文件中心：办公室初审通过的文件转到文件中心，办公室文书通过该功能完成文件的后续转交审批操作。文件排版：文件排版人员通过该功能完成文件的排版。行政文件排版人员通过该功能完成行政文件的排版，党委文件排版人员通过该功能完成党委文件的排版。文件终审：办公室终审人员通过该功能完成文件终审操作。行文管理：终审后的文件转到行文管理，该功能实现文件的盖章和行文下发的功能。3.2 主要流程矿内办公室公文制发的流程主要包括：【办公室拟稿】-【提交办公室初审】-【办公室提交矿长和书记审批】-【办公室排版校对】-【办公室行文下发】-【基层单位和科室文件接收】。
10、具体流程如下图所示：图表 3- 1矿内发文流程图3.3 单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员首先要在word中完成拟稿文件的编写工作。将编写完成的拟稿文件保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。登陆系统，从左侧功能列表中选择【矿内发文】-【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图3-2所示。图表 3- 2单位拟稿主界面u 拟稿在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择正确的签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文件，点击确定，完成单位拟稿信息的创建，如图3-3所示。图表 3- 2 单位拟稿-新增u 编辑选中一条记录，点击编辑功能按钮，弹出编辑窗
11、体，修改该文件相关信息后点击确定，完成单位拟稿信息的编辑，如图3-3所示。图表 3- 3 单位拟稿-编辑u 删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图3-4所示。提示：已审批的记录不能删除。图表 3- 4 单位拟稿-删除u 撤销转交对提交初审后且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交，已经审批了的文件不能进行撤销审批的操作。文件撤销后当前状态将回到拟稿状态。选择一条记录点击“撤销转交“操作，领导还未审批的文件撤销到拟稿状态。如图3-5所示。图表 3- 3 单位拟稿-撤销转交u 提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到初审人员
12、处，当前初审人员为办公室副主任，已提交或已审批过的记录不能重复提交。如图3-6所示。图表 3- 4 单位拟稿-提交初审u 查看文件选中一条记录，点击查看文件按钮，可以查看文件的详细内容，也可直接点击附件图标进行查看，还可以将文件另存到本地，如图 3-7所示。图表 3- 5 单位拟稿-查看文件u 查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，如图3-8所示。图表 3- 6 单位拟稿-查看处理过程3.4 文件中心单位拟稿中点击提交初审后的文件都将加载到文件中心列表中，办公室通过该功能完成文件后续的转交审批工作，并将文件提交排版，进行下一步的排版工作。登陆系统，在左侧功能列表中选
13、择【矿内发文】-【文件中心】功能，右侧会显示文件中心画面，记录背景色为绿色的为待办工作，记录背景色为红色的为急办的文件，记录背景色为黄色的为办结的文件。如图3-9所示。图表 3- 7文件中心主界面u 转交办公室文书根据文件的状态和文件的审批内容转交给相关领导审批。点击“转交”按钮在弹出的转交人列表页面选择要转交的领导，点击确定完成文件的转交。如图3-10所示。图表 3- 8 文件中心-转交u 撤销转交：对转交错误的记录可以通过该功能撤销之前的转交操作，撤销转交后的文件回到转交之前的状态。选择要撤销转交的文件点击“撤销转交”,完成文件的撤销操作，审批通过的文件不能进行撤销转交操作，如图3-11所
14、示。图表 3- 9 文件中心-撤销转交u 提交排版全部走完审批流程的文件通过该功能提交排版，选择要提交排版的记录点击“提交排版”操作，提交排版后该记录的提交排版状态变为“是”。如图3-12所示：图表 3- 10 文件中心-提交排版u 查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，选择一条记录点击“查看处理过程”在弹出画面中可以查看该文件的审批过程。如图3-13所示。图表 3- 11 文件中心-查看处理过程u 统计统计不同领导需要待审批文件的个数，如图3-14所示 图表 3- 12 文件中心-统计3.5 文件排版文件中心提交排版的页面转到文件排版界面。登陆系统，在左侧功能列表
15、中选择【矿内发文】-【文件排版】功能，右侧会显示文件排版画面，如图下图所示：图表 3- 13 文件排版主界面u 排版在排版页面选择一条记录点击“排版”操作，在弹出的在线文件页面进行排版操作，排版后点击保存并推出完成文件的排版。如下图所示：图表 3- 14 文件排版u 转终审对已排版好的文件进行转交终审的操作，选择一条记录点击“转终审”,该文件转交到文件终审页面，如下图所示： 图表 3- 15 文件排版-转终审u 查看处理过程可以查看该文件的行文操作过程，包括操作类型，处理时间、处理结果等，如下图所示：图表 3- 16 文件排版-查看处理过程3.6 文件终审文件经过文件排版（行政、党委）后转终审
16、到文件终审界面。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】-【文件终审】功能，右侧会显示文件终审画面，如下图所示：图表 3- 17 文件终审主页面u 终审对已排版的文件进行终审操作，在终审页面选择一条记录点击“终审”操作，可审批该文件，也可保存在本地，如下图所示：图表 3- 18 文件终审u 转排版对终审时还需要排版人员继续排版的可以进行转排版的操作，选择一条记录点击“转排版”,该文件转交到文件排版页面，如下图所示： 图表 3- 19 文件终审-转排版u 转发文对终审通过的文件可以进行转发文操作，选择一条记录点击“转发文”,该文件转交到行文管理页面，如下图所示：图表 3- 20 文件终审-转发
17、文u 查看处理过程可以查看该文件的行文过程，包括操作类型，处理时间、处理结果等，如下图所示：图表 3- 21 文件终审-查看处理过程3.7 行文管理行文管理主要实现对已终审的文件进行盖章和下发操作。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】-【行文管理】功能，右侧会显示行文管理画面，如下图所示：图表 3- 22 行文管理主页面u 行文登记对于不通过系统进行审批和排版的文件，可以直接通过该功能上传文件下发给相关单位。点击“行文登记”按钮，在行文登记页面录入相关信息并上传正文后完成行文登记的操作。如下图所示：图表 3- 23 行文管理-行文登记u 行文下发在行文管理页面选中要下发的文件，点击行文下
18、发按钮，系统打开行文下发窗口，在行文下发窗口显示公文中指定的主送和抄送人员名单，根据该名单在用户列表中选择相应的用户进行公文下发。完成下发后，通过点击页面列表公文记录的接收状态可以查看公文接收状态。如下图所示：图表 3- 24 行文管理-行文下发u 撤销下发选中一条行文下发的记录，点击撤销下发，在弹出撤销下发页面，选择需要撤销下发的单位，点击表单上撤销下发按钮，取消对该单位文件的下发。如下图所示：图表 3- 25 行文管理-撤销下发u 撤销下发转终审选中一条记录，点击撤销下发转终审，该记录将会重新返回到文件终审模块中，进行重新终审操作，再经转发文来到行文管理模块中。如下图所示：图表 3- 26
19、 行文管理-撤销下发转终审u 办结归档选中一条记录，点击办结归档按钮，列表的行文状态列会变成已归档，办结归档的文件即进入公文归档，用户可以根据权限在公文归档功能页面中进行文件查询具体。如下图所示：图表 3- 27 行文管理-办结归档u 查看处理过程选中一条记录，点击查看处理过程按钮，弹出的表单中可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等。如下图所示：图表 3- 28 行文管理-查看处理过程u 盖章选中一条记录，点击盖章按钮，在线打开要盖章的文件，选择要电子签章点击文件中需要盖章的地方进行盖章，盖章完后点击保存并退出完成文件的盖章。如下图所示：图表 3- 29行文管理-盖章北京北大软件
20、工程发展有限公司 第 44 页第4章 公文制发4.1 功能概述公文制发主要实现公司级文件的拟制、审批、提交局办初审；公司文件的接收；公司文件的矿内传阅。针对办公室用户主要包括单位拟稿，文件接收，单位文件中心3个功能模块。单位拟稿：办公室文书直接拟稿，转交局分管领导审批，后提交局办公室初审。文件接收：接收到的局办公室发布的各种文件，套上矿内批办单，在矿内进行批办。单位文件中心：显示已套矿内批办单的公司文件，通过该功能实现文件的转交审批、办结，撤销办结等操作。4.2 主要流程公司公文制发矿内部分主要流程为：【矿内单位拟稿】-【转交本单位领导审批】-【转交矿分管领导审批】-【提交局办初审】-【查看处
21、理状态】-【接收局下发文件】，具体流程如下图所示：图表 4- 1 公司公文制发流程图4.3 单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员首先要在word中完成拟稿文件的编写工作。将编写完成的拟稿文件保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。登陆系统，从左侧功能列表中选择【公文制发】-【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图3-2所示。图表 4- 1 单位拟稿u 新建在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择正确的公司签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文件，点击确定，完成单位拟稿信息的创建，如下图所示。图表 4- 2 单位拟稿新建u 编辑选中一条记录
22、，点击编辑，弹出单位拟稿表单，修改相关信息后点击确定，完成操作，如下图所示。图表 4- 3 单位拟稿编辑u 删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图4-4所示。图表 4- 4 单位拟稿删除提示：已审批的记录不能删除。u 转交处理该功能主要实现文件转交审批的功能，选择一条记录点击“转交处理“，在弹出的转交人员列表中选择相关领导，点击确定，完成文件的转交操作。文件转交审批后状态显示为该领导正在审批。如下图所示：图表 4- 5 单位拟稿转交处理u 撤销转交对转交错误且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交，已经审批了的文件不能进行撤销审批的操作。
23、文件撤销后当前状态将回到转交处理操作之前的那个状态。选择一条记录点击“撤销转交“操作，领导还未审批的文件撤销到上一个状态。如下图所示：图表 4- 6 单位拟稿撤销转交u 提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到局办公室初审，已提交或已审批过的记录不能重复提交，正在审批的文件也不能提交初审，如下图所示。图表 4- 7 单位拟稿提交审批u 查看文件选中一条记录，点击查看文件可查阅该文件，或是点击附件列的word图标来执行查看文件操作，如下图所示。图表 4- 8 单位拟稿查看文件u 查看处理过程通过该功能可以查看该文件的当前的审批状态和审批处理过程，包括处理人，处理时间等，如下图所
24、示：图表 4- 9 单位拟稿查看处理过程4.4 文件接收文件接收主要实现局下发文件的在线接收和查看。登陆系统，在左侧功能列表中选择【公文制发】-【文件接收】功能，右侧会显示文件接收画面，或者可以通过点击首页的待办公提醒相关链接也能打开文件接收列表。如下图所示。图表 4- 10 文件接收u 转单位内传阅选中一条记录，选择对应的批办单，点击转单位内传阅按钮，列表中单位传阅状态列变为已创建，已创建的文件已转至单位文件中心，如下图所示：图表 4- 11 文件接收 转单位内传阅4.5 单位文件中心单位文件中心主要实现了局下发文件矿内的转交审批功能。登陆系统，在左侧功能列表中选择【公文制发】-【单位文件中
25、心】功能，右侧会显示单位文件中心画面，如下图所示：图表 4- 13 单位文件中心u 转交审批选中要转交的公司下发文件，点击转交审批按钮，弹出转交人员列表，在转交人员列表选择要转交的相关领导点击确定，完成文件的转交审批，该功能可同时转交多人进行审批。具体如下图所示：图表 4- 14 单位文件中心转交处理u 撤销转交转交错误的且领导还未审批的文件可以通过该功能进行撤销转交，选择一条记录点击撤销转交，则领导还未审批的记录已撤销,具体如下图所示：图表 4- 15 单位文件中心撤销转交u 办结对全部审批通过的文件进行办结操作，已办结的记录不能再进行转交操作，选中一条没有办结的记录，点击办结，完成该文件的
26、办结操作。具体如下图所示。图表 4- 16 单位文件中心办结u 撤销办结对已经办结的文件进行撤销操作，选中一条需要撤销办结的记录、点击办结按钮，是否办结列的状态会变成否，如下图所示：图表 4- 27 单位文件中心撤销办结u 查看处理过程选择一条记录点击查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，或者直接点击记录中的处理状态链接。如下图所示：图表 4- 31 单位传阅文件查看处理过程第5章 呈文管理5.1 功能概述呈文管理主要包括基层及部室呈文，收文查阅，收文查阅审批。基层及部室呈文：各基层或部室单位向上呈文，可登记，提交初审等操作。收文查阅：局办收到的龙煤或省里的文件传阅
27、给各矿，进行矿内传阅批办。收文查阅审批：加载收文查阅中转交审批的文件，可执行浏览和审批操作。5.2 主要流程【协同办公】-【呈文管理】-【收文查阅】-【转交本单位领导审批】-【转交矿分管领导审批】-【审批完成后接收文件】5.3 基层及部室呈文单位拟稿工作前，首先要在word中完成拟稿文件的编写工作。将编写完成的拟稿word文件保存在本地机器，以便上传方便。登陆系统，首先在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【呈文管理】-【基层及部室呈文】功能，右侧会显示基层及部室呈文画面，如图5-1所示。图表 5- 1 呈文管理基层及部室呈文u 登记基层或部室呈文登记，向局呈文操作，如图5-2所
28、示。输入呈文相关信息后，必须点击正文按钮，上传完成编写的拟稿word文件。图表 5- 2 基层及部室呈文登记u 编辑选中一条需要修改的记录，修改完信息后点击确定进行保存。u 删除选中需要删除的记录，点击删除按钮，再弹出的表单中选择是删除记录，点击否取消删除操作，具体如图5-3所示。图表 5- 3 基层及部室呈文删除u 提交初审将公文提交分公司办公室初审。在文件列表中选中相应记录后，点击提交初审按钮，即可完成文件提交初审，提交初审后，可以通过查看处理过程功能及时掌握文件办理状态，具体如图5-4所示。图表 5- 4 基层及部室呈文提交初审u 撤销转交对提交初审的文件进行撤销转交操作，文件的当前审批
29、列的状态会变成空白。u 查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等。5.4 收文查阅登陆系统，首先在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【呈文管理】-【收文查阅】功能，右侧会显示收文查阅画面，如图5-5所示。图表 5- 5 收文查阅u 浏览文件选中记录，点击浏览文件按钮或是点击正文列的word图标都可查阅文件。u 转交审批加载基层及部室呈文经距离审批后下发的文，可转交给其他领导进行审批查阅操作等，如图5-6所示。图表 5- 6 收文查阅转交审批u 撤销转交选中一条是否办结列没有办结的记录，点击撤销转交操作，文件将不会加载在转交对象的列表中。u 办结选中一条没
30、有办结的记录，点击办结，是否办结列的状态会变成是，已办结的记录不能重复办结，具体如图5-7所示。图表 5- 7收文查阅办结u 撤销办结选中需要办结的记录，点击撤销办结按钮执行操作，撤销办结后的办结列的状态为否，没有办结的记录不能撤销办结。u 浏览文件选中一条记录点击浏览文件按钮或是每行记录中word图标来进行查阅或审批文件等操作。u 审批文件选中一条记录点击审批文件按钮，对word文件进行审批操作，还可另存等操作，具体如图5-9所示。图表 5- 8 收文查阅审批文件审批第6章 公文归档6.1 功能概述公文归档主要包括文件查询功能。文件查询：包括可对公司发文归档进行查询，公司收文归档的查询，还包
31、括矿内发文归档操作。6.2 主要流程【协同办公】-【公文归档】-【文件查询】6.3 文件查询登陆系统，首先在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【公文归档】-【文件查询】功能。接口根据文件类别、文件标题、公文类型、文号、拟发单位、发文日期等条件进行文件查询，如图6-1所示。图表 5- 9 公文归档文件查询第7章 通知公告及待办工作提醒7.1 通知公告通知公告主要显示矿办公室下发的各种公告信息，用户点击首页的公告标题可以直接查看公告的详细信息。登录系统在系统首页能看到矿办公室下发给自己的公告，如下图所示：图表 4- 4 首页公告通知页面7.2 待办工作提醒登陆系统，在系统首页的办公系统待办工作提醒栏会把所有与该用户有关的厂内发文、分公司发文传阅、呈文批复传阅文件在此统一提醒，显示提醒信息和语音提示，用户可以直接点击待接收的文件链接，查看文件。如下图所示：图表 4- 5 首页待办工作提醒页面
