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1、电子公文文档一体化业务流程管理规范（征求意见稿）1 范围本标准适用于国家行政机关制发的电子公文管理。党的机关和其他机关制发的电子公文管理可参照执行。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB 18030-2000信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充GB 2312-1980信息交换用汉字编码字符集 基本集GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式GBT
2、188942002电子文件归档与管理规范DAT22 归档文件整理规则DAT18 档案著录规则中办发199614号中国共产党机关公文处理条例国发200023号 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法ISO 15489信息与文献文件管理3 术语和定义GB/T 9704-1999、GB/T 18894、中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本标准。3.1电子公文electronic official document电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境
3、中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范体式的文件。3.2归档电子公文件 archival electronic official document指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文(31)。3.3背景信息 context 指描述生成电子公文(31)的职能活动、电子公文的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。3.4元数据 metadata 指描述电子公文(31)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。3.5留痕
4、信息 trace information将电子公文在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行保留，以确保信息的不可否认性和可追溯性。3.6保存日志 save log电子公文在其成文过程中对所有操作、日期及行为的记录和描述。3.7版式文件 template file能够将纸质文件原版原式呈现的电子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。常见的版式文件格式有PDF、CEB等。这类版式文件通常具有以下特点：保留原版原式，忠于纸质文档的原有排版格式，图文并茂。内容不易修改，保证原文的正确性、完整性和保密性。4 符号和缩略语4.1XML 可扩展置标语言（eXtensi
5、ble Markup Language）。4.2CEBCEB是Chinese E-paper Basic的缩写，是一种带语义的跨媒体版式文档，在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。5 电子公文管理的基本要求电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。电子公文归档管理，按国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法执行。电子公文文档一体化要求电子公文形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对
6、电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。文档一体化管理保证电子公文内容的完整性、元数据等数据结构的一致性，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通、完整。6 电子公文文档一体化业务流程6.1 业务流程简图图1中的业务流程描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。图1 电子公文文档一体化业务流程简图6.2 流程中的关键节点电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（OA）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，直接影响电子公文全程管理的业务数据流的
7、是否畅通。本标准规范了交换（收发文）、归档和移交三个节点的电子公文业务数据，保证电子公文文档一体化业务流程的数据顺畅。6.3 业务流程中其他节点的一般要求电子公文文档一体化业务流程中的其他节点，也是电子公文管理的组成部分。各节点的全部事务处理活动和元数据、背景信息，如责任人、时间、结果等，都要完整和准确记录下来。电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。7 电子公文交换的业务数据规范7.1 电子公文交换业务数据内容电子公文交换业务数据内容，在发文和收文环节中，可采用如下结构中的任
8、何一种进行数据传递： 完全符合国家标准的XML格式 版式公文+公文的描述信息 公文文头（图形格式）+公文内容（txt格式）+公文的描述信息7.2 电子公文描述信息数据的格式规范在发文和收文环节中，电子公文的描述信息应符合表1的要求。 表1 电子公文基本描述信息元素数据类型说明发文字号字符型(长度100)公文的发文字号，应严格按照国标规定的形式进行记录文件标题字符型(长度192)文件标题信息，应能准确反映公文内容文种字符型(长度10)党政机关或其它机关公文的种类名称主题词字符型(长度100)公文的主题词发文机关（责任者）字符型(长度100)公文制发机关的规范性全称。联合行文时，包括主办机关和协办
9、单位。主送机关字符型(长度100)公文的主送机关信息抄送机关字符型(长度100)公文的抄送机关信息签发人字符型(长度20)公文签发人签发时间字符型(长度20)公文签发时间公文密级字符型公文密级信息，公文的密级包括普通、绝密、机密紧急程度字符型公文的紧急程度信息，公文的紧急程度包括特急、加急、急件、平件保密期限字符型公文的保密期限信息附件名称字符型(长度260)公文附件的名称信息内容描述字符型(长度500)对公文内容的简要描述信息页数字符型公文页数控制标识字符型公文允许上因特网的控制标识7.3 电子公文描述信息元数据项目XML结构形式 - - - 7.4 版式文件规范在排版格式上应符合GB/T
10、9704-1999要求。8 电子公文归档的业务数据规范电子公文在创建（形成）、办理之后，符合归档范围，应按本标准的要求（见附录A A.1），收集相关的内容，形成电子公文及相应的元数据。所有数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构（见附录A A.2）和数据格式。8.1 电子公文归档数据格式对于各种不同类型的电子公文，其文件存储格式均应尽量采用通用格式（XML、CEB、PDF、TXT），采用现阶段允许格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同时保存该格式的阅读器。如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应进行转换，如无法转换，则应将相关软件一并收集。8.2 电子公文归档数据项电子公文归档数据项
11、应符合表2要求。 表2 电子公文归档数据表序号元素类型名称定义数据来源备注1 标识信息电子文档号管理电子公文的一组符号代码用户必选2文件档号分配给每份文件的唯一识别编号系统/用户必选3分类号档案分类中的类目代号系统/用户必选4内容信息文件标题指文件的主题内容和性质系统/用户必选5文件编号文件的发文字号，指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号系统/用户必选6文种指文件种类的名称系统/用户必选7主题词用以表达文件主题内容的规范化的词组系统/用户必选8内容描述内容摘要或文本描述（对文件内容的描述）系统/用户可选9附件名称指正文后的附件材料的题名系统/用户可选10背景信息签发人文件签发
12、人员姓名系统/用户必选11责任者指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人系统/用户必选12文件形成部门归档工作承担单位的全称系统/用户必选13文件形成时间指文件产生、签署和批准的时间系统/用户必选14密级记录文件保密程度等级系统/用户必选15保密期限记录文件的保密期限，是对文件秘密等级的时效说明系统/用户必选16归档时间记录文件归档的时间信息系统/用户可选17页数文件以件为单位编制的总页数系统/用户必选18控制标识指判定该份文件是否无需控制，可向社会公开提供利用的符号代码系统/用户必选19保管期限在采取处置行为之前，文件必须保存的时间期限系统/用户必选20接收单位接收文件的单位系统/用户可选
13、21接收人对文件接收承担责任的人系统/用户可选22接收时间接收单位收到文件的时间系统/用户可选23语种记录文件内容所用的语言种类系统/用户可选24发文依据或相关文件对相关文件的参照系统/用户可选25存储位置电子公文存储的物理/逻辑位置系统/用户可选26硬件环境主机、网络服务器型号、制造厂商等系统/用户可选27软件环境文件创建时的软件环境情况如操作系统型号主版本等系统/用户可选28数据库系统处理文档所必需的数据库系统系统/用户可选29相关软件文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等系统/用户可选30原件描述信息数据类型关于文件数据的类别信息系统/用户必选31数据大小记录文件数据的字节数系统/用户必
14、选32数据格式构成文件的数据的逻辑格式系统/用户必选33文件存储名指电子公文存储在载体上的文件名用户可选8.3 电子公文元数据项目XML结构形式 - - - 8.4 电子公文归档的数据结构电子公文归档数据结构，应符合附录A A.1要求。9 归档电子公文移交归档电子公文在完成有关档案著录、整理、鉴定、保管等工作之后，应在一定的时间内或即时向档案馆（电子文件中心）移交。 向档案馆移交的电子档案应是文书处理过程中产生的最后核定归档的定稿。 移交的电子档案应包括说明文件形成的背景信息和元数据，以及电子文件办理过程的记录信息。 移交档案馆的电子公文格式应符合规定的文件格式要求，专用软件产生的电子文件应转
15、换为规定的格式；不能转换的应将相关软件随同文件一同移交进馆。 对于加密的电子档案，应解密后再行移交。 移交进馆的电子档案应按照DA/T 22的要求，经过系统整理、鉴定和编目。归档电子公文移交内容符合附录A A.1要求。所有移交数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构（见附录A A.2）和数据格式。9.1 归档电子公文移交数据归档电子公文移交数据项应符合表3要求。表3 归档电子公文移交数据表序号元素类型名称定义数据来源备注1 标识信息电子文档号管理电子公文的一组符号代码用户必选2全宗号用户必选3保管期限代码永久-Y；长期-C；短期-D用户必选4年度系统/用户必选5归档机构代码文件形成部门汉
16、语拼音缩写系统/用户必选6盒号系统/用户必选7件号系统/用户必选8文件档号分配给每份文件的唯一识别编号系统/用户必选9分类号档案分类中的类目代号系统/用户必选10内容信息文件标题指文件的主题内容和性质系统/用户必选11文件编号文件的发文字号，指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号系统/用户必选12文种指文件种类的名称系统/用户必选13主题词用以表达文件主题内容的规范化的词组系统/用户必选14内容描述内容摘要或文本描述（对文件内容的描述）系统/用户可选15附件名称指正文后的附件材料的题名系统/用户可选16背景信息签发人文件签发人员姓名系统/用户必选17责任者指对档案内容进行创造、
17、负有责任的团体或个人系统/用户必选18文件形成部门归档工作承担单位的全称系统/用户必选19文件形成时间指文件产生、签署和批准的时间系统/用户必选20密级记录文件保密程度等级系统/用户必选21保密期限记录文件的保密期限，是对文件秘密等级的时效说明系统/用户必选22归档时间记录文件归档的时间信息系统/用户可选23页数文件以件为单位编制的总页数。系统/用户必选24控制标识指判定该份文件是否无需控制，可向社会公开提供利用的符号代码系统/用户必选25保管期限在采取处置行为之前，文件必须保存的时间期限系统/用户必选26接收单位接收文件的单位系统/用户可选27接收人对文件接收承担责任的人系统/用户可选28接
18、收时间接收单位收到文件的时间系统/用户可选29语种记录文件内容所用的语言种类系统/用户可选30发文依据或相关文件对相关文件的参照系统/用户可选31处置授权机构具有文件处置授权权力的机构系统/用户可选32处置责任者实施处置行为的责任人用户可选33处置行为保管期限期满时对文件采取的处置行为用户可选34处置时间对文件采取处置行为的时间用户/系统可选35保管日志文件长期保管利用中对所有操作日期及行为的记录和描述系统可选36存储位置电子公文存储的物理/逻辑位置系统/用户可选37加密方式如何对文件进行加密的信息系统/用户可选38硬件环境主机、网络服务器型号、制造厂商等系统/用户可选39软件环境文件创建时的
19、软件环境情况如操作系统型号主版本等系统/用户可选40数据库系统处理文档所必需的数据库系统系统/用户可选41相关软件文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等系统/用户可选42原件描述信息数据类型关于文件数据的类别信息系统/用户必选43数据大小记录文件数据的字节数系统/用户必选44数据格式构成文件的数据的逻辑格式系统/用户必选45文件存储名指电子公文存储在载体上的文件名用户可选46载体信息载体类型存储电子公文载体类型用户必选47载体编号存储电子公文载体编号用户必选48其他纸文件地址对应的纸质文件存储地址用户可选49备注对文件的其它说明用户可选9.2 归档电子公文移交数据XML结构格式 - - FIE
20、LD FieldName=归档机构代码 FieldType=String WIDTH=10 / - 9.3 归档电子公文移交数据的数据结构归档电子公文移交数据，应符合附录A A.2要求。10 电子公文日志和留痕信息归档要求电子公文日志和留痕信息应做到真实、准确，所采用的相关技术应是经过各方面实践认可、成熟稳定的技术。对于电子公文留痕信息的保留有两种类型，一种为保留电子公文的具体修改内容，即修改内容留痕。另一种为保留修改痕迹，即为留真信息。10.1 电子公文日志文件归档要求电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录电子公文的办理结点及办理过程的信息留痕，以保证
21、归档电子公文的真实性。至少保留具体的公文流程结点、操作者、时间、动作及其它相关内容并将其存储在日志文件中。归档时，电子公文日志文件名为：文件名+日志.TXT或文件名+日志.XML,并打印成纸质载体长期保存。电子公文日志文件归档时,显现效果如下：文件名序号公文流程结点操作者时间单位部门版本标记文件名：将要产生或刚接收的电子公文标题。公文流程转结点：电子文件生命期内的一个活动阶段。由单位生成的电子文件其生命期内一般有：起草、改稿、审稿、定稿、归档等几个活动阶段，其中起草、定稿、归档只能出现一次，其余不限。操作者：系统认可、允许在该电子文件生命期内各阶段进行工作的人员中文名单。时间：由系统自动记载工作人员结束本程序工作的时间，包括年、月、日、时、分、秒。单位部门：操作者所在单位和工作部门（中文）。版本标记：
