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1、办公室职务说明书目 录办公室主任职务说明书1办公室后勤副主任职务说明书4办公室行政副主任职务说明书6办公室行政秘书职务说明书8办公室文字秘书职务说明书10办公室文印职务说明书12办公室房产管理职务说明书14办公室网络管理职务说明书16办公室档案主管职务说明书一八办公室档案管理职务说明书20办公室出国管理职务说明书22办公室司机岗职务说明书24办公室话务接待管理职务说明书26办公室医务管理职务说明书28办公室维修物业管理职务说明书30办公室维修及库管职务说明书32办公室门卫保安职务说明书34办公室保洁职务说明书36办公室翠办值班职务说明书38办公室主任职务说明书岗位名称办公室主任岗位编号所在部门
2、办公室岗位定员1直接上级总裁职系管理职系直接下级行政副主任、后勤副主任、网络管理、档案资料主管、档案管理所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责办公室的全面工作，保证公司内部行政管理体系的稳定运行职责与工作任务：职责一职责表述：负责组织制定本部门所承担的行政办公、后勤管理、网络管理以及档案管理的年度工作计划，并完成工作总结工作时间百分比:一五%工作任务根据公司领导的要求制定行政办公年度工作计划，并完成工作总结频次：1次/年根据公司领导要求制定后勤管理、网络管理及档案管理年度工作计划，并完成工作总结频次：1次/年职责二职责表述：建立健全公司行政办公制度、后勤管理制度、网络管理制度以及档案管理
3、制度工作时间百分比:20%工作任务建立健全公司收发文制度及其他各项行政办公制度，并组织实施频次：不定期根据上级要求，组织制定公司后勤管理有关制度频次：不定期组织制定公司网络管理的相关制度和办法，并负责公司网络资源使用权限的设置和审批，以及公司级网络信息发布的审批频次：不定期组织制定公司档案管理制度和办法，明确归档要求和程序频次：不定期职责三职责表述：组织公司行政办公制度的落实工作时间百分比：10%工作任务编写办公会议纪要，组织编写年度总结及重要报告，并督办、检查各部门对公司级会议决定、决议、指示的落实情况频次：日常配合编写质量体系文件频次：日常组织完成中电报道、公司年度大事记、文件汇编等工作频
4、次：日常根据部门年度工作计划，督促指导下属完成会议、宣传、车辆管理、接待工作、领导公务日程安排及其他行政事务工作频次：日常职责四职责表述：组织后勤工作的落实工作时间百分比：5 %工作任务按照年度工作计划，指导后勤工作的落实，处理突发事件频次：不定期在授权范围（10万元）内，对供暖、供水、供电、防水、装修等工程的方案和预算的审批；对电话交换机、电梯、计算机及相关设备购置和维护合同的审批。频次：不定期 对授权范围外的上述工作，提出可行性报告及预算方案报总裁或办公会审批频次：不定期 对中层干部通讯费的审批频次：不定期 职责五职责表述： 负责公司网络管理工作的实施和完善工作时间百分比：20 %工作任务
5、组织配合软件开发的前期工作（包括协助确定软件需求方案），督促工作进度和监督质量，协调解决在软件开发中出现的问题，原则问题报总裁或办公会解决频次：不定期 组织完成网络设备、终端设备及管理软件的购置、维护和管理，确保网络的正常运行频次：不定期 职责六职责表述：负责公司档案管理制度的实施 工作时间百分比：20%工作任务落实人员编制及必要的物质条件频次：日常组织建立档案的基础工作频次：日常职责七职责表述：负责内部组织管理工作工作时间百分比：5%工作任务负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行频次：2次/年负责部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员频次：2次/年负责部门内工作任务分工，合理安
6、排人员频次：1次/年拟定本部门财务预算，控制实际费用支出频次：1次/年职责八职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：5%权力：对公司决定、决议有督办权职责范围内决定权对所属下级的工作有监督、检查权有对直接下级岗位人事管理权对所属下级的考核评价权必要的资料索取权公司车辆的调度权有对各部门安全保卫工作的监督检查权有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力权限内的费用审批权对所属下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系集团及其他有关单位任职资格：教育水平硕士及以上学历专业管理或与公司业务相关专业培训经历经济、法律、商务知识、外语、企划、信息管理、计算机等培训经验6
7、年以上工作经验，4年以上相关管理岗位工作经验，2年以上相关领导岗位 知识掌握企业行政管理知识，了解法律知识，财务知识、人事知识、商务知识、信息管理知识、计算机知识、档案管理知识及熟悉国家法律法规等技能技巧较强的组织领导和协调能力，较好的实施能力和判断决策能力、较强的口头表达能力和公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件，一定的外语水平其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备工作环境独立的办公室工作时间特征正常工作时间，偶尔加班、出差所需记录文档通知、简报、汇报材料、工作计划、工作总结、公司文件、办公文件发放记录、行政费用台帐等备注：办公室后勤副主任职务说
8、明书岗位名称后勤副主任岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级维修物业管理、维修及库管、门卫、保洁、宿舍管理、文印所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责公司后勤管理工作职责与工作任务：职责一职责表述：协助办公室主任制定部门工作计划，主持制定分管业务工作计划，督促检查计划的实施工作时间百分比：20%工作任务协助办公室主任制定部门年度工作计划频次：2次/年制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结频次：2次/年职责二职责表述：负责公司消防、保卫、绿化、保洁等工作工作时间百分比：一五%工作任务负责联系和参加街道、区及上级相关部门的有关会议并贯彻会议精神频次：不
9、定期组织落实消防器材和措施检查，确保办公区的安全频次：不定期制定公司消防、保卫、绿化、保洁规章制度并组织实施频次：日常职责三职责表述：负责公司午餐的联系管理工作时间百分比：20%工作任务负责联系供餐商，根据职工需要随时更换频次：日常负责组织公司餐厅的管理和保洁频次：日常职责四职责表述：负责组织公司维修计划的实施和急修事件的处理工作时间百分比：一五%工作任务负责根据年度计划草拟大修和维修合同，提交审批频次：2次/年负责合同执行的管理和工程质量的检查频次：2次/年职责五职责表述：负责公司供暖工作的管理工作时间百分比：一五%工作任务根据国家有关政策，制定公司实施办法频次：不定期解决收取供暖费方面的问
10、题频次：不定期职责六职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：一五%权力：对部门工作的建议权对分管工作的管理权有对各部门安全保卫工作的监督检查权对直接下级的工作有监督、检查权对直接下级的考核评价权有对直接下级岗位人事管理权对直接下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系街道、区、国机集团等任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业管理专业或与公司业务相关专业培训经历行政管理知识培训、物业管理知识培训、消防安全知识培训、经验5年以上工作经验，3年以上相关业务岗位工作经验，1年以上管理工作经验知识掌握企业行政管理知识，具备一定的工程管理知识、物业管理知识技能技巧一般
11、使用计算机办公软件，具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、组织协调能力其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档后勤工作计划和工作总结、维修记录、办公用品主要供应商名单、物业管理台帐等备注：办公室行政副主任职务说明书岗位名称行政副主任岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级行政秘书、文字秘书、话务接待、司机、出国管理、医务管理、房产管理所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责公司日常行政事务管理工作职责与工作任务：职责一职责表述：协助办公室主任制定部门工
12、作计划主持制定分管业务工作计划，督促检查计划的实施工作时间百分比：20%工作任务协助办公室主任制定部门年度工作计划频次：2次/年制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结频次：2次/年职责二职责表述：负责组织公司重要会议、办公会等工作工作时间百分比：一五%工作任务制定公司会议管理规定频次：不定期定期编制公司会议计划安排频次：不定期作好会议的组织和管理频次：全年 职责三职责表述：负责公司企业形象方案的策划和实施管理工作时间百分比：20%工作任务负责参与企划方案的制定频次：日常负责组织企划方案的实施频次：日常职责四职责表述：负责公司广告、各类学会协会、各类媒体宣传的管理工作时间百分比：一五%工
13、作任务负责编制统一的宣传形式、口径、内容。频次：2次/年负责组织对外宣传资料的统计、整理和归档频次：2次/年职责五职责表述：负责公司医务、话务、车辆、领导公务工作的管理工作时间百分比：一五%工作任务根据公司实际情况，制定医务、话务、车辆、领导公务工作相关规定频次：不定期处理工作中出现的突发事件频次：不定期职责六职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：一五%权力：对部门工作的建议权对分管工作的管理权对直接下级的工作有监督、检查权对直接下级的考核评价权有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权权限内费用审批权对直接下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协
14、调关系集团及相关部门等任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业管理专业或与公司业务相关专业培训经历企业管理知识培训、经验5年以上工作经验，3年以上相关业务岗位工作经验，1年以上管理工作经验知识掌握企业行政管理知识，具备一定的商务知识、企划知识、文秘知识技能技巧一般使用计算机办公软件，具备较好的口头表达能力、公文报告撰写能力、具备较好的社交能力和组织协调能力其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档会议安排、企划方案、协会名单、车辆使用和维护记录等备注：办公室行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书
15、岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级行政副主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6月本职： 负责行政事务管理职责与工作任务：职责一职责表述：协助安排公司会议，会议通知和会议布置。工作时间百分比：30%职责二职责表述：协助安排总裁工作日程、领导公务活动。工作时间百分比：30%工作任务具体承担公司领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购等工作频次：日常职责三职责表述：承担公司资质年检、认证工作，负责学会、协会联系办理缴费工作，公司名片制作管理，定点餐费统计、油票管理。工作时间百分比：一五%工作任务按有关部门规定填写相关表格，上报年检资料。频次：1次/年与各学会、协会保
16、持联系沟通，并缴纳会费。频次：1-2次/年复制名片及费用统计频次：1次/季每季度按部门统计油票分摊费用频次：1次/季职责四职责表述：负责宣传、摄影、摄像工作工作时间百分比：10%工作任务起草、报批公司年度宣传及费用计划频次：不定期协助主管领导做好公司形象策划、摄影、摄像工作，样本制作、对外广告宣传、公司指示牌等，负责宣传品及器材的维护管理频次：不定期职责五职责表述：负责公司各部门话机的报装、移机、撤机更改帐号、及信件的邮寄工作工作时间百分比：10%工作任务 根据公司各部门需要到邮电部门办理所需电话的报装、移机、撤机、过户、更改帐号、信件的邮寄等工作事宜。频次：日常职责六职责表述：领导交办的其他
17、工作工作时间百分比：5%权力：对各部门有关资料的索取权公司文稿撰写权相关部门对外联络权相关协会学会工作管理权权限内费用使用权相关工作建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系集团公司办公室、各相关政府部门任职资格：教育水平大专及以上学历专业文秘专业、及相关专业培训经历摄影、摄相、企划等培训经验2年以上秘书相关工作经验知识具备相应的行政管理知识、和摄影等相关知识技能技巧一般使用办公自动化设备和办公软件；一定的办事能力；具备一定的写作能力、表达能力其它：使用工具设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间、偶尔加班所需记录文档会议计
18、划安排、会议通知、资质统计和年审记录、协会名录、餐费统计、油票发放记录、影、相资料、广告资料等备注：办公室文字秘书职务说明书岗位名称文字秘书岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级行政副主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：公司文件、公司收发文管理职责与工作任务：职责一职责表述：负责各种收文、信函的管理，公司发文管理工作时间百分：35 %工作任务对外单位各种来文进行传阅登记、送达频次：日常传阅完毕后的文件，整理分类，并及时与档案管理人员办理交接手续。负责公司级内外发文的编辑、排版、封发频次：日常职责二职责表述：负责x的发布工作时间百分比：25%工作任务负责公司规章制度
19、、办法及行政信息的网上发布频次：日常负责中电报道与对外网站的连接频次：日常职责三职责表述：介绍信及公章管理工作时间百分比：10%职责四职责表述：主编中电简报，加强对内沟通、对外宣传工作时间百分比：一五%职责五职责表述：编写公司年度大事记工作时间百分比：10%职责六职责表述：完成领导交办的其他工作工作时间百分比：5%权力：对传阅公司文件的督促权原始稿件的挑选权大事记编著权授权网站资料的发布权对各部门有关资料的索取权相关部门联络权权限内费用使用权相关工作建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系国机集团相关部门任职资格：教育水平大专及以上学历专业行政管理、文书、文秘等相关专业培训经历计
20、算机应用、写作经验2年以上秘书相关工作经验知识通晓文秘专业知识、掌握计算机相关知识、精通办公软件、熟悉网页制作、网络知识、外语知识。技能技巧一定的文字表达、编辑能力，一定的组织协调能力和口头表达能力，熟练使用计算机。其它：使用工具设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常上下班，有时加班所需记录文档各种通知、简报、信函、公司文件等的登记、传阅和发放记录备注办公室文印职务说明书岗位名称文印岗位编号所在部门办公室岗位定员2直接上级后勤副主任职系服务职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6月本职： 负责文印工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责公
21、司和各部门文印工作的管理工作时间百分：30 %工作任务接受公司和各部门的文印申请频次：日常按照规定的时间和质量要求，进行复印、油印、晒图和装订等工作频次：1次/年对文印工作量进行统计频次：1次/两年提请复印纸、硒鼓等耗材的采购计划频次：不定时职责二职责表述：负责复印机、油印机、晒图机和装订机的管理工作时间百分比：20%工作任务进行简单的维修频次：1次/年负责对复印机、油印机、晒图机和装订机等的日常维护保养频次：有时制定复印机、油印机、晒图机和装订机等设备的更新计划频次：日常职责三职责表述：对外承揽其它经营范围内的任务工作时间百分比：20%工作任务根据工作的紧张程度，对外承揽其它经营范围内的任务
22、频次：有时对外承揽业务收入和成本统计分析频次：有时与客户建立良好的关系频次：有时职责四职责表述： 文印室的管理工作时间百分比：一五%工作任务文印室的清洁和整理管理频次：1次/年负责文印室的安全、通风工作频次：偶尔职责五职责表述： 文件BaoMi工作时间百分比：10%工作任务及时销毁作废文件资料频次：日常提高BaoMi意识，严守公司jimi频次：1次/年职责六职责表述：完成上级领导交办的其他工作工作时间百分比：5%权力：对复印机、油印机、晒图机和装订机的使用权对复印机、油印机、晒图机和装订机的更新建议权开展对外业务承揽的权力工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系对外承揽合作单位任职资格
23、：教育水平中专及以上学历专业行政管理、文秘等相关专业培训经历BaoMi制度、文印设备的使用经验1年以上工作经验知识技能技巧熟练的文件复制、装订技术，服务意识强其它：使用工具设备一般办公设备，复印机，晒图机等工作环境独立办公室工作时间特征正常工作时间、偶尔加班所需记录文档复印记录备注办公室房产管理职务说明书岗位名称房产管理岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级行政副主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年 6月本职：负责公司房产管理、固定资产管理、公司行政归口费用的支出及分摊等事务职责与工作任务：职责一职责表述：负责办理公司产权房的出售及其他管理工作时间百分比：40%工作任务根据
24、国家房改政策，办理公司产权房出售给个人或调房的全部手续，并处理售后问题频次：日常协助有关部门办理参加公积金人员的有关手续。频次：日常收取公司产权房租赁给个人的房租等费用。频次：日常整理及保管房产资料。频次：日常根据公司安排，负责对办公用房的调整，及时给电话室人员提供资料更改电话表。频次：不定期接洽和处理各区其他与房产有关的事情。频次：日常职责二职责表述：负责翠微路办公楼闲置房屋的出租及管理工作工作时间百分比：20%工作任务负责与租房单位签定协议书，并负责相应管理工作频次：5次/年职责三职责表述：负责公司固定资产台帐的登记及管理工作时间百分比：一五%工作任务建立公司各种固定资产实物台帐。对随时增
25、减的各类固定资产及时准确记录频次：不定期与各部门办理增减固定资产的有关手续频次：不定期保管各类固定资产的资料及相关文件频次：不定期职责四职责表述：负责办理有关费用的支出手续及归口费用的分摊工作工作时间百分比：一五%工作任务办理公司莲花办公楼及翠微办公楼的保险费交付手续频次：1次/年每季度对各部门发生的行政费用进行对口分摊，并建立费用分摊台帐.频次：4次/年职责五职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：10%权力：对房产有关工作有建议权、监控权、制止权、督办权对租房工作有建议权、审定权、盘查权相关部门对外联络权相关工作建议权权限内费用使用权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系
26、北京市各区房地局、区资金中心、北京市有关政府部门任职资格：教育水平大学专科及以上学历专业管理、统计专业专业培训经历行政管理知识学习、物业管理知识学习、有关政策法律知识学习经验4年以上工作经验，2年以上相关业务岗位工作经验知识熟悉国家及北京市的房改文件，具有统计及会计的专业知识,具备一定的管理知识，技能技巧熟练使用计算机办公软件，具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、有较强的工作协调能力其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档公司产权房台帐、分调房名单、房屋租赁记录、固定资产台帐、费用台帐等备注：
27、办公室网络管理职务说明书岗位名称网络管理岗位编号所在部门办公室岗位定员2直接上级办公室主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责公司的网络建设、网络运行及相关管理工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责对网络设备的监控维护，网络软件的使用维护及日常管理工作时间百分： 30%工作任务负责机房、网络设备及软件的使用和维护，确保公司网络的正常运行，并作好网络运行记录频次：日常负责审核公司计算机及相关设备的采购和管理，处理设备故障频次：日常职责二职责表述：负责公司网站的建设 工作时间百分比：10%工作任务负责建设公司网站，租用域名频次：不定期制作发布公司网页，并定期更新频次：
28、日常确保网页的各链接正确无误，确保网站的正常运行频次：日常职责三职责表述：负责组织网络软件的开发和应用推广 工作时间百分比：20%工作任务配合软件公司提供相关资料，并组织部门的需求调研频次：不定期负责对开发的网络软件运行中发现的问题进行整理、反馈和修改频次：不定期负责组织对部门进行网络使用培训和推广工作，提供必要的网站管理技术支持频次：不定期职责四职责表述：制定网络管理办法和相关规章制度，建立正常有效的运行方式 工作时间百分比：10%工作任务负责制定公司网络规章制度和机房管理办法频次 ：不定期整理并将软件开发数据资料、运行记录和相关资料归档频次 ：不定期职责五职责表述：负责公司各部门电脑设备的
29、维修、维护和技术支持工作时间百分比：20%职责六职责表述：完成上级领导交办的其他任务工作时间百分比：10%权力：拟定计算机相应管理办法的建议权对计算机、局域网及其相应设备的使用权对计算机、局域网相关设备和软件的采购的建议权对计算机局域网的安全有检查监督权对各部门计算机及相关设备的使用情况的监督检查权相关部门对外联络权相关工作建议权权限内费用使用权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系计算机及相应设备供应商，计算机软件开发公司任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业计算机及应用等相关专业培训经历、等计算机软件方面的培训，以及其他硬件方面的培训经验两年以上工作经验知识通晓各种计算机软件的
30、使用方法，熟悉各种常用硬件设备的性能及维护方法，以及局域网的相关知识技能技巧具有丰富的计算机理论知识及实践经验，较强的计算机操作能力、组织能力和动手能力以及工作协调能力其它：使用工具设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般办公环境工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档网络设备维护记录、计算机培训记录备注办公室档案主管职务说明书岗位名称档案主管岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年 6月本职：负责公司档案资料的管理、办理新技术资料及图书采购的审批手续、其他管理职责与工作任务：职责一职责表述：根据档案法
31、和公司要求，制定档案管理年度工作计划，并完成工作总结工作时间百分比：10%工作任务制定档案管理年度工作计划。频次：1年/次组织实施工作计划并完成工作总结。频次： 日常职责二职责表述：组织制定档案管理制度工作时间百分比：20%工作任务根据国家档案法及行业相关制度的规定，建立和完善公司的档案管理体系，制定和完善各项档案管理制度频次：10次/年职责三职责表述：负责组织档案管理制度的实施工作时间百分比：30%工作任务定期组织档案信息的搜集整理工作频次：12次/年督促公司各部门执行档案管理制度，宣传和贯彻档案法频次：日常定期对档案进行分析，深度挖掘档案价值，撰写调查、分析报告，为公司提供信息支持频次：日
32、常职责四职责表述：负责有关技术书籍及资料购买、发布通知、办理审批采购手续等工作时间百分比：20%工作任务及时在网上发布新颁布和修订发行的技术图书、行业标准、规范等，为所需部门办理采购审批手续频次：日常负责技术资料的集中购置、报销分帐、登记发放等，完成计算机建档频次：日常负责受控技术资料的标识、发放控制工作，对作废失效的资料及时回收防止误用频次：日常职责五职责表述：负责对档案管理业务的指导工作时间百分比：10%工作任务组织档案管理技能培训及档案业务指导。频次：日常职责六职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：10%权力：对归档资料的搜集有监督检查权、审定权对资料借阅保管有督促权、索取权相
33、关部门对外联络权相关工作建议权权限内费用使用权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系集团公司相关部门任职资格：教育水平本科及以上学历专业资料档案管理、相关技术专业培训经历资料档案管理培训、相关技术专业培训经验4年以上工作经验，2年以上相关业务岗位工作经验知识具备档案管理知识、相关技术知识技能技巧熟练使用计算机办公软件、网络知识、公文报告撰写能力、熟悉档案装订技术其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间所需记录文档档案管理年度工作计划、技术书籍及资料的购买和发布记录、档案管理技能培训及档案业务指导记录备注：办公室
34、档案管理职务说明书岗位名称档案管理岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6 月本职：负责公司各部门送交存档资料的整理、立卷、借阅、登记职责与工作任务：职责一职责表述：根据公司档案管理制度搜集公司各部门归档资料工作时间百分比：20%工作任务定期公布公司各部门归档资料的信息频次：12次/年督促公司各部门交存各类归档资料频次：日常职责二职责表述：负责将各种交存资料分类整理工作时间百分比：30%工作任务将分类整理好的归档资料进行立卷。频次： 日常及时按档案管理要求对归档资料进行分类整理。频次： 日常职责三职责表述：负责各类档案资料的借阅保管
35、工作时间百分比：40%工作任务制定借阅档案资料的登记管理制度频次： 日常各种档案实行专人管理，认真登记借阅及归还的记录频次： 日常职责四职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：10%权力：对归档资料的搜集有监督检查权、审定权对借阅保管有督促权相关部门对外联络权相关工作建议权权限内费用使用权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系集团公司相关部门任职资格：教育水平大专及以上学历专业档案管理、相关技术专业培训经历档案管理培训、相关技术专业培训经验3年以上工作经验，1年以上相关业务岗位工作经验知识具备档案管理知识、相关技术知识技能技巧熟练使用计算机办公软件、网络知识、公文报告撰写能力
36、、熟悉档案整理装订技术其它：使用工具/设备计算机、传真机、打印机、网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间所需记录文档档案分类台帐、档案借阅记录备注： 办公室出国管理职务说明书岗位名称出国管理岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级行政副主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责申报出国任务、办理护照，办理签证等工作及文件管理、综合管理。职责与工作任务：负责起草制订出国相关文件、管理因公出国的相关事务职责一职责表述：起草因公出国相关文件，负责出国任务的申报。工作时间百分： 14%工作任务起草出国相关文件，指导相关人员填写出国任务申请表，按
37、外事规定办理申报出国任务手续频次：日常负责将出国任务申请表进行编号，并登记归档，并办理出国任务批件，交由人力资源部办理出国政审手续，并负责出国政审报送频次：日常职责二职责表述：负责办理护照、因公出国签证、出境证明及出国团组统计等相关工作工作时间百分比：50%工作任务提供办理护照、因公出国签证、出境证明所需各种表格，指导出国人员填写并审核，办理相关手续频次：日常负责出国团组统计频次：日常出国人员回国后，负责及时收缴护照，并定期进行护照的清理频次：不定期职责三职责表述：按上级主管单位要求，负责邀请函的办理并统计归档，办理出国意见征询函工作时间百分比：24%工作任务协助有关人员填写被授权单位签证通知
38、表及其他相关表格频次：不定期负责对所填内容进行核实，办理相关手续并归档。频次：不定期负责指导组团相关填写征询函内容，并报出。频次：不定期职责四职责表述：机要文件管理工作时间百分比：6%工作任务负责机要文件的取送、登记、收发工作频次：每周三次负责机要文件分类、编号、组卷、复印副本。确定密级，并办理入库移交手续频次：日常负责分发无名印刷品、国内外信函、复印、张贴、查找收件人频次：日常职责五职责表述：负责礼品的发放、登记、出、入库工作工作时间百分比：2%工作任务填写出库单、经申领部门领导签字后方可出库。定期清点核实所管物品。提供各部门分摊费用数据，移交主管人员核实分摊频次：不定期职责六职责表述：完成
39、上级领导交办的其他工作工作时间百分比：4%权力： 出国任务申报的建议权各种相关文档的管理权办理出国签证、做护照等事宜的督办权相关部门对外联络权相关工作建议权权限内费用使用权工作协作关系：内部协调关系事业部、财务部、经营计划部、公司其他各部门外部协调关系集团公司外办、国机集团人力资源部任职资格：教育水平大学专科及以上学历专业管理及相关业务专业培训经历出国人员相关管理法规及制度，档案管理、行政管理、简单外语水平。经验3年以上工作经验知识熟悉公派出国人员相关管理法规及制度，熟悉档案法技能技巧具有一定的口头及文字表达能力，计算机操作能力和工作协调能力。其它：使用工具设备计算机、传真机、打印机、网络、文
40、件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档出国任务申请表、办理签证所需的表格、邀请函、被授权单位签证通知表、出国意见征询函、出国团组及人员统计、礼品领取记录备注办公室司机岗职务说明书岗位名称司机岗位编号所在部门办公室岗位定员2直接上级行政副主任职系服务职系直接下级所辖人员岗位分析日期2002年6月本职：负责公司领导出差及外事活动的接送、车辆维修、年检、交通安全等事宜职责与工作任务：职责一职责表述：负责公司领导出差及外事活动的接送工作工作时间百分比：40%工作任务按时间要求接送公司领导出差和外事活动的接送。频次：随时负责公司各部门重要活动的用车频次：随时职责二职责表述：负责车辆维修及缴纳养路税、车辆保险、年检工作时间百分比：30%工作任务负责车辆维修、保洁、缴纳养路税和购买油票频次：1次/年负责车辆保险、年检频次：1次/年职责三职责表述：负责交通安全工作。工作时间百分比：一五%工作任务定期组织有机动车辆驾驶照的员工学习交通法规，加强安全驾驶监督管理，确保出车安全频次：日常职责四
