归档文件整理培训.docx

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1、方 法 步 骤昭通市档案干部短期业务培训教材归 档 文 件 整 理昭 通 市 档 案 局 编 印 2007年2月修订前 言 2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22一2000归档文件整理规则(以下简称规则)。 规则从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。规则的实施，是我国机关档案工作的一次改革。规则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作，降低了劳动强度。规则兼顾了计算机和手工两种管理方式，

2、兼顾了机关档案室和档案馆的管理需要，为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础，也将有力地促进机关文档一体化管理。 2002年,为配合规则的贯彻实施，在全市推行实施新的归档文件整理规则，市档案局组织业务人员对规则进行了学习，通过考察、参观，借鉴了许多地方的先进经验和成功做法，结合昭通实际，编写了本教材。该教材阐述了规则的主要原则和精神，概述了归档文件整理的操作步骤和具体方法，是各级档案部门、广大档案工作者研究、教学、学习、推广、实施规则的重要参考材料和培训教材。 2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（以

3、下简称规定），1987年颁布的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档范围和不归档的范围同时废止。规定的发布施行，标志着我国档案法制化建设取得了新的成果，对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保档案资料的齐全、完整将起到积极的推动作用。 为做好规定的推行实施和业务培训工作，市档案局业务骨干对教材进行了修订和完善，以适应广大档案干部学习规定的需要。编 写：昭通市档案局修订组成员：易正春 陈光德 杨应焦 朱 兰审 定： 易正春统 稿： 杨应焦 朱 兰执 笔： 杨应焦 朱 兰修 订 时 间： 2007年2月修订 目 录 1. 第一讲 归档文件

4、的收集.1 2. 第二讲 归档文件的价值鉴定.1 3. 第三讲 归档文件的装订.4 4. 第四讲 归档文件的分类.4 5. 第五讲 归档文件的排列.8 6. 第六讲 归档文件的编号.10 7. 第七讲 归档文件的编目.11 8. 第八讲 归档文件装盒.13 9. 第九讲 规则与计算机档案管理.15 10. 归档文件整理流程图.18 11. 附件1: 归档文件目录的式样及填写.19 12.附件2: 盒内备考表式样及填写.20 13.附件3: 档案盒盒脊式样.21 14.附件4: 归档文件目录封面式样及填写.22 15.附件 5：文书档案保管期限表 第一讲 归档文件的收集 一、收集概述 归档文件的

5、收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。 收集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。 二、收集文件 收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。收集方法上要注意两点： 一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的

6、文字材料收集起来；平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、商定事项所带回的文件、材料收集起来；平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；年终还要注意把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。第二讲 归档文件的价值鉴定 归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个方面。 第一， 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝

7、归档。在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。按照2006年国家档案局发布的第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定， 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查

8、考价值的文件材料。 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

9、第二，对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记

10、等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材

11、料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关应根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后

12、执行。一般说，本单位形成的文件、材料最为重要，绝大多数都属永久。 文书档案保管期限表。（见附件5）第三讲 归档文件的装订 归档文件以“件”为单位进行装订。一般以每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 归档文件在装订前对不符合要求的归档文件进行必要的修整，如：对破损文件的修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，对超大纸张的折叠，去除易锈蚀的金属物等。 归档文件装订前必须按顺序进行排列。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。不同文字的文本，无特殊规

13、定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。 装订时应将“件”内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的，将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下侧对齐。装订材料采用符合档案保护要求的不锈钢订书针，较厚的文件也可采用钢夹、塑料夹或线进行装订。采用不锈钢订书针装订的，一般只订一颗针。第四讲 归档文件的分类 规则中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。规则虽然对归档文件整理工作的许

14、多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的基本步骤留了下来。 一、分类方法 分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。规则选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的分类方法，这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规律和要求。 (一) 年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用得最广泛的分类方法。 运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况需要注意： 1、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日

15、期、发文和收文日期等。分年度时，一般来说应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。例如：1995年形成的19962000年工作规划，应归入1995年度；1997年形成的1996年机关工作总结，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。 2、跨年度形成的文件 如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年归

16、档。 3、几份文件作为一件时，“件”的日期 按照规则规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。 4、文件没有标注日期 文件没有标注日期的，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 5、有专门年度的分类方法 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分

17、类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如1995年与19951996学年归入同一类。 (二)、机构(问题)分类法 1、机构分类法： 采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如，先排办公室，后排业务处(室)、后勤部门等。 采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个

18、机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定，有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，归入有关机构类中。业务部门起草，以机关或办公(室)名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，应归入负责起草文件的机构类，否则归入负责发文的综合机构内。 机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归类文件归入该类保存。如临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。 2、问题分类法 问题分类就是按照文

19、件内容所说明的问题对归档文件进行分类。运用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年应归入同一类中。 (三) 保管期限分类法 保管期限分类法，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案

20、鉴定等管理工作提供便利。 二、复式分类与分类方案 复式分类法也称组合分类法，就是将年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法组合运用的分类方法。在机关档案室档案整理中使用较多。如“年度机构(问题)保管期限”或“保管期限年度机构(问题)”分类法等。下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明。 (一) 年度机构保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。 (二) 保管期限年度机构分类法 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样

21、适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。 (三) 机构年度保管期限分类法 即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。 (四) 年度问题保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确，文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。 (五) 保管期限年度问题分类法 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问

22、题分类。 与此类似的还有保管期限问题年度分类法。 (六) 问题年度保管期限分类法 即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。 与此类似的还有问题保管期限年度分类。 (七) 年度保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。 (八) 保管期限年度分类法 即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成的文件数量少的机关。

23、第五讲 归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 一、 排列方法 排列的实际操作体现为两步，即先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。 (一) 同一事由内的归档文件排列 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，先产生的排列在前，后产生的排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。 (二) 不同事由间的归档文件排列 不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括时间、重要程度等。 1、 按不同事由形成时间的先后顺序排列 事由的

24、形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他因素。这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。一般同一事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理完毕归档保存。这样，不同事由的归档文件自然就按照形成时间的先后排列起来。采用年终集中整理的机关，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。 2、按事由的重要程度排列 将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。 3

25、、按事由具有的共同属性分别集中排列 (1) 按责任者或承办部门分别集中排列。例如设处的机关，一般以处为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同科(室)形成的文件分别集中排列。 (2) 按照不同问题分别集中排列。采用此方法，一般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。这里的问题是指小问题，与文书立卷时分类方案中的细类比较相似，比如同一机构的不同职能。此类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。第六讲 归档文件的编号

26、 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后面的编目工作及将来查找利用时的实体存取提供条件。 件号即文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。室编件号应在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从“”开始标注。 盖章：要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。 归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目。 归档章式样如图：全 宗 号年 度保管期限机构或问题室编件号页 数馆编件号盒 号 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中空

27、白位置，如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也放在前面作为首页加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可另附纸页在文件前面加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文件和收文章等交叉。第七讲 归档文件的编目 编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。 编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。 一、归档文件目录的项目填写 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项

28、目。 1、件号：指室编件号。 2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者一个人或若干人。填写时，一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明，难以判断的简称；也不能打点或用“同前”、“同上”等字样代替。联合发文，责任者过多时可以省略，但立档单位是责任者的必须抄录。对白头文件，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。 3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全。 4、题名：即文件标题，完整的题名由责任者、问题、文种3个部份组成，例市档案局关于加强档案安全保管的通知，也有的直接由问题和文种组成。 一般情

29、况下，文件只有一个标题，填写时照实抄录，有的文件还有副题名或并列题名，正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录，并列题名需要时与正题名一并抄录。 有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写和补充标题。 些归档文件的附件独立性强，也可在正件题名后抄录附件题名，外加“( )”号，例“关于进一步加强我市城市建设的意见(附：城市建设管理规划)”20010312 5、日期： 即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如： 2001年3月24日，标注为 20010324，也可填成两行（ ）。 对未注明日期或日期不清的， 应根据文件内容加以考

30、证填写。 6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。 7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“”，将具体内容填入备考表中。 在表格右上方设置有归档文件所属“机构(问题)”和“盒号”，便于准确查找和归位。 归档文件目录的式样、填写参见附件1。 填写归档文件目录项目时应采用符合档案保护要求的字迹材料(碳素墨水或蓝黑墨水)。已采用计算机档案管理的单位，可直接录入计算机，使用档案管理软件自动生成并打印出目录。 二、归档文件目录装订 归档文件目录应单独装订成册并编制封面，一式二份。 归档文件目录装订可以按机构

31、(问题)、年度、保管期限等分类装订，并用口取纸或文字注明，以便管理、查找利用。 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目，式样及填写见附件4。第八讲 归档文件装盒 装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。 归档文件应严格按照排列编制好的件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中的相应条目排列顺序完全一致，保证检索到文件条目后能对应地查找到文件实体，当利用完毕后能及时准确放回原位。否则，该文件就可能成为“死档”。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。如果不同类

32、别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。 装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。 装盒时应注意以下问题：应视文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损；依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。 档案盒封面填写。封面上应在已有的双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。 档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据

33、摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。盒脊式样及盒脊上各项的位置及栏目见附件3。 各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下： 全宗号 全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。 年度 年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。 保管期限 保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“定期”。 机构(问题) 机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写

34、机构(问题)项。 起止件号 起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，如“1632”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。 盒号 盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。 备考表填写 备考表印在档案盒封三上，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下： 1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等

35、，整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。 2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。 3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。 4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。 备考表的样式及表中各项目的具体位置(见附件2)。 归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应

36、随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。第九讲 规则与档案计算机管理 一、归档文件整理规则与档案现代化管理 信息时代，人们要求全面、迅速、准确地获取信息，那种传统的、手工的、落后的档案管理方法，已远远不能适应时代发展的需要。制定推行规则，改革归档文件整理方法，是国家档案行政管理部门的应对措施之一。 (一) 为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。诸如计算机一次输入、多次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利。 (二) 促进机关文档一体化管理的实现。文档一体化的目的，

37、是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。逐步实现“随办随归”。 (三) 为设计合理的电子文件整理方法打下基础。 二、计算机辅助归档文件整理 计算机辅助档案管理是档案管理现代化的核心。档案管理各个环节全部或部分依靠计算机完成，是计算机辅助档案管理的主要内容。由于规则同时适用于手工管理方式和计算机管理方式，使计算机全面介入归档文件整理工作，提高归档文件整理工作的效率。 (一) 计算机辅助进行归档文件整理工作 计算机辅助进行归档文件整理工作的前提是计算机能够处理机关全部归档文件的自身数据。在文档一体化管理条件下，无论是在收集齐全完整

38、的基础上进行整理，还是在手工整理后全部录入，都要求计算机实现对全部归档文件数据的管理。 计算机辅助归档文件整理的实现可以分为单机运用方式和网络运用方式。 在网络运用的条件下，档案部门或人员应确保能够以事先预定的分类方案处理收发文部门和各业务部门形成的归档文件信息数据。在分类的基础上，档案人员应通过网络，协助文书、业务部门人员或单独对归档文件数据进行排列、编制件号和编目工作，并随时监控文书或业务部门文件运行和整理情况。在进行最终整理时，档案人员应将打印完毕的归档文件目录发到文书或业务部门，然后由文书或业务部门人员进行归档文件实体整理工作；档案人员也可以依照归档文件目录独自完成加盖归档章、装盒等工

39、作。 在单机运行的条件下，档案人员通过使用软盘进行数据传递，同样可以实现上述整理过程。如果计算机软件尚不能做到这一点，档案人员可以在完成归档文件分类、排列、编制件号等工作后，将归档文件数据输入计算机，由计算机输出归档目录之后，再进行余下的实体整理工作；或者，档案人员在计算机上完成归档文件的分类、排列、编制件号打印归档文件目录等项工作后，再进行余下的实体整理工作。 总之，除去必要的手工劳动，归档文件整理的各个环节均可以由计算机自动或辅助完成。这样，可以充分发挥计算机的功能，降低档案人员的手工劳动量，提高归档文件整理工作的效率，为档案保管和提供利用打下良好的基础。同时，计算机辅助归档文件整理也是档

40、案管理现代化的一项重要内容。 (二) 建立归档文件之间的虚拟关联 虽然归档文件以件为单位进行整理，在实体排列时，仍然强调属同一事由的归档文件要排列在一起，以方便档案部门提供利用的工作。然而在使用计算机进行档案检索时，由于是文件级查找，其检索结果只能是个别档案，若利用者需要某一事由或某一类的全部档案。这就应该在进行归档文件整理时，应对已经录入计算机的归档文件建立事由虚拟关联。建立事由虚拟关联，即建立若干归档文件属于同一事由的特定标志，是计算机辅助进行归档文件整理工作中的一个重要环节。建立归档文件事由虚拟关联的目的在于保持归档文件的历史联系，保证档案查全率和查准率。 利用者通过计算机管理软件检索到

41、自己所需的一份档案后，还想检索与这份档案属同一事由的其他档案，那么管理软件应该检索出与这份档案有事由关联的其他档案条目，即属同一事由的其他档案的条目，并将检索结果显示出来，供利用者参阅。 这种在计算机运行中需要使用的关联就是虚拟关联。而事由关联只是文档一体化软件所需虚拟关联中的一种，一般情况，软件里都会有这个功能。 例如，利用者需要查阅以往某个会议的档案。档案人员在计算机上查到该会议的通知和纪要。在知道利用者还想看看其他会议材料后，档案人员无须进行重新查找，计算机可自动列出该次会议形成全部档案的所有条目。这就是事由虚拟关联所发挥的作用。 事由虚拟关联不会凭空产生，因为再高级的计算机智能，也无法

42、判断哪些文件属于同一事由。所以在归档文件之间建立事由虚拟关联只能由归档文件的整理者来完成。整理者在使用文档一体化管理软件进行归档文件排序，将同一事由的文件顺序固定后，可将同一事由的文件加上虚拟关联标记，以保证利用者在检索到所需档案后，其他相关档案能够同时检索到。 总之，虚拟关联的建立可以跨越分类界限。无论归档文件是否属于同一保管期限。同一年度、同一组织机构或问题，都可以建立事由虚拟关联或是其他虚拟关联，以最大限度地保证利用者检索档案的完整与准确。 归 档 文 件 整 理 流 程 图平时收集年终收集 收集齐全完整 划定保管期限：永久、定期（10年和30年两种）确定归档范围剔除勿需归档文件 鉴定 用不锈钢订书针装订左侧 去除金属物理齐文件以件为单位 装订 依据分类大纲准确分类年度分类法机构(问题)分类法保管期限分类法复式分类法