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1、第二部分 中财研究院办公室岗位职责及实施细则第一章 办公室岗位职责第一节 办公室主任岗位职责说明书职位名称办公室主任职位代码所属部门办公室职 系行政后勤负责人职等职级部门经理薪金标准直属上级院长（董事长）直接下属岗办公室副主任职位概要：此岗位为综合管理协调岗位，具有一定的涉密性，参照高级管理人员管理，工作重点主要围绕对外联络、综合性事务处理、部门协调展开，对院长起参谋、助手作用。全面负责中财研究院中南大区行政管理和后勤保障工作，确保行政管理和后勤服务高效运行,为员工创造良好的工作环境。 主要工作事项：日常行政事务承办，接待及后勤服务管理，固定资产管理，办公用品管理，车辆管理，会议管理，文秘管理
2、，档案管理，消防安全管理、与相关政府职能部门和客户公共关系的建立与维护管理等，负责对行政管理和后勤服务过程中发现的问题进行调研并提出合理化建议，主抓企业文化建设等。岗位职责：1.负责院全局性的会议和大型活动的筹划、组织工作，对会议决定事项的贯彻实施加强督导、保证执行落地，对活动的开展进行统筹协调，保证顺利实施；2.根据制度规定和院长（董事长）指示，安排院长（董事长）办公会议及其他有关会议，传达会议精神，督促落实到位，并将各部门落实情况及时反馈院长（董事长）以及人力资源部、监察审计部；3.协调处理部门间的争议，如遇特殊事故及时上报院长（董事长），并协助处理；4.全面负责行政办公环境、办公秩序的维
3、护与监察；负责院车辆日常维护、管理和调配，确保车辆安全运行；5.负责起草拟定院全局性的文件、计划、总结等文书材料；负责公司内部文件或通知、精神口号的及时传达，对有效性、及时性、实用性负责；负责公司对外文件的审阅、收发、存档和情况反馈；6.做好外来重要客人的接待，圆满完成院长（董事长）指派的接待工作等相关的外事工作的协调，并据情处置；7.负责监督企业介绍信、公章和领导印章的使用（保管由财务部负责），对各部门使用印章的情况进行把关，做好登记；8.负责本单位的工商登记、年检和其他行政事务的协调和督办；9.拟定规范院行政管理制度，经院长（董事长）审批后，负责实施与监察；10.负责行政费用年度预算，审核
4、行政费用开支的合理性和真实性，汇总送交董事长和财务部；负责固定资产、办公用品采购审核及管理；11.完善直接下级的岗位职责、每日每周每月刚性工作内容，对其进行绩效考核；12、协助后勤与资产管理部管理公司资产，包括办公用品与固定资产等物资管理，建立固定资产、办公用品管理台帐13.根据酒店管理部全年客房，餐饮运营指标，监督酒店管理部制定并执行经营月度计划、季度计划及年度计划，并确保计划目标的有效完成。（负监督职责，执行由酒店管理部负责），对酒店物资和食材的进货渠道把关，协助酒店做好食品安全管理14.负责中财华融企业发展战略与管理思想总纲要的宣传贯彻执行、落地；负责企业文化建设的策划与推进。中财研究院
5、中南大区办公室主任每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除200-500元绩效工资）1.每日上午8:30至下午17：30，不定时巡查中南大区办公工作秩序；2.每日上午8:30，和人力资源部一起调取员工打卡信息，核查员工到岗情况，对未办理请假手续不在岗员工责成其所在部门负责人查清人员去向，作出书面情况说明，并对当事人作出处理决定，记录在案；3.每日检查中南大区各部门责任区卫生和消防安全状况；4.每日检查司机精神面貌及工作状态以及车辆保养情况；5.每日检查办公自动化设备及网络运行状况，保证公司所有的设备能够正常运行，督导上网纪律，对违规情况进行处理；6.每日协同人力资源部处理员工关怀日常
6、性事务（家属、员工等）。7.每日下班前督导员工检查电脑、空调、加湿器等所有电器是否切断电源。8.每日对当天遇到的问题以及各部门之间的协调问题及时解决并记录保存，能在办公室职责和能力范围内处理的及时处理，无法解决的事情及时上报院长并预先提出备选解决方案供领导参考；9.每日抽查各部门工作日志，并形成记录。10.每日上午9:00组织办公室部门早会，总结前一天工作，布置当天工作，安排翌日工作。11.督促并指导下属岗位员工做好院长日常事务性服务工作，了解院长行程与当日工作计划，协助处理相关事宜，为院长提供优质保障性工作。12.及时处理当日日常性决定事项的落实，做到工作日清日结。中财研究院中南大区办公室主
7、任每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除200-500元绩效工资）1.主持每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所），并以会议纪要形式向院长（董事长）汇报上周中南大区行政管理情况，内容必须涉及但不限于每周行政管理、规章制度执行情况、行政费用开支汇总明细（办公耗材、员工福利及物资采购、车辆加油费等）、下周行政管理计划等。 2.每周一上午9:00前督促人力资源部汇总各部门工作周报，初审合格后呈送院长（董事长）审阅；初审不合格打回重做，超过时限按相关制度处罚，并责成其部门负责人提出指导意见。3.检查、汇总每周所有车辆出车信息和车辆违章
8、情况，对车辆违章责任人定责并作出处理，处理方法和标准严格遵循中财华融企业制度体系汇编（2014版）第十二章“车辆管理制度规定”。（未完成或未及时完成扣除月基本工资5%，每月四周，可以累计）；4.负责行政办公区环境、办公秩序监察管理，对违反相关规章制度者提出处罚和整改意见。5.负责每周定期和不定期会议的组织工作，并对会议决定事情的监督、督导、执行落地、责任到人，对工作结果督导，协助人力资源部进行问责考评，对各部门所接收工作任务严格按照中财华融工作任务督办单中的内容进行工作方案、任务承诺、完成时限与验收标准的监察；此项工作任务是重要考核内容，未完成或者未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资
9、10%（每月四周，可以累计）6.对各部门重复性和重要日常性的工作协助制定相关工作流程7.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资2%（每月四周，可以累计）。8.要求人力资源部提供本周员工入职、离职明细表，员工入职时发放必备办公用品（电脑、办公用品、网络设施等），办理物品领用手续并做好登记工作，员工离职时会同财务部、人力资源部监督全部收回上述办公物品，此项工作财务部、人力资源部作为第一责任部门和责任人，办公室主任督导不力每次扣罚80元；如有办公用品无法收回，办公室主任及时上报公司领导，并追究相关责任人责任，责成赔偿等值损失。 9.每周做好客户接待
10、工作，圆满完成接待任务，不得借故拖延。接待工作应提前制定方案并及时汇报，以切实关注细节礼仪规范、客户风俗偏好和行业特性等重要关键点作为接待工作的主要原则。接待过程中务必与涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处理）。10.每周六汇总所属省公司各部门遇到的问题，各部门的处置建议和需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供院长参考，并主动问询院长针对出现的问题作出的批示或者处理意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。中财研究院中南
11、大区办公室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元绩效工资）1.每月第三个工作日前汇总上月院会议精神贯彻落实情况，呈报董事长审阅。2.每月第五个工作日前提交上月度行政管理汇总表并制定下月度行政管理采购表呈董事长审阅并抄送财务计划稽核部，内容必须涉及但不限于上月行政开支汇总、上月车辆管理记录、上月特情汇报、上月能耗及物耗说明、当月行政开支预算；3.每月20日前完成企业网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议。4.每月25日核定酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划，签署部门意见。5.每月最后一个工作日协同人力资源部检查当月员工入离职档案整理情况、员工月考评
12、情况、员工离职面谈记录，并对人力资源部提供的招聘情况进行分析及签署意见，以书面形式呈送院长（董事长）审阅。6.每月28日前，要求公司各部门或相关人员（遇部门岗位人员配置不齐时）提交下月工作计划，审查工作计划合格与否，工作计划的审查要求为：必须明确工作内容并可量化；工作计划具有可执行和量化的考评标准；完不成任务的自我处罚承诺与量化标准；每项工作完成的时限；工作计划必须饱满有序。下月工作计划审查后必须在企业群内或共享空间内予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午10点；7.每月月末倒数第二个工作日下午5:30前，会同人力资源部、监察审计部汇总当月工作计划落实情况、公司重要事项执行落实情况、以及
13、办公环境、办公秩序、制度落实情况，并以书面报告进行汇报；对每月没有完成工作任务部门或个人，会同人力资源部拿出书面处理意见，上报院长办公室。8.每月第一周周末评选、公示公司上月度最佳部门、优秀员工，提交表彰与奖励方案。评选需公正、公开、公平，以达到奖优罚劣、激励先进的目的。负责组织召开表彰会议并代表院长宣布表彰决定。同时评出月度预警员工和部门予以公示，并会同人力资源部对相应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。9.每月末最后一天下班前汇总当月所属省公司各部门遇到的问题，各部门的和下月解决这些问题需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供董事长或总经理参考，并催促董事
14、长针对出现的问题及时提出具体意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。（此为部门联席协同制度，办公室负总责，考评比例为200至500元）10.组织办公室内部月度工作总结例会。领导责任：1.对本部门的整体绩效工资负责。2.对组织会议的执行效果负责。3.对下属人员的工作负直接领导责任。4.对院长（董事长）的各类指示落实高度负责。主要权力：1.对重大会议根据需要有现场指挥权。2.对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权。3.对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权。4.对本部门成本预算和控制权。5.院各项活动的策划和建议权。任职资格： 教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大
15、学专科及以上学历，具有中级以上职称。工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，敢于担当，抗压性强，情绪控制能力强，可承受一定强度的工作压力并能独立出色完成工作。经 验：五年以上办公室、行政管理工作经验，二年以上办公室主任（副主任）工作经验。技能技巧：1.具备一定的政治理论水平，理解掌握有关国家的大政方针政策，有清醒的政治头脑，较高的政治敏锐性。 2.熟悉企业行政管理及后勤管理各项工作流程及注意事项，促进工作的高效运转；3.爱岗敬业，认真负责，有吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风，办事稳妥，处事严谨，忠诚可靠；4.思想活跃，勤于学习，改革和超前意识强，有强烈的服务意识5.善于发现问题、分析问题和解
16、决问题，决策执行能力强；6.有较强的公关意识，能协调处理好公司内外各相关部门之间的关系；7.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；8.具备良好的时间管理能力；9.具备良好的书面和口头表达能力；10.能熟练使用办公软件和自动化办公设备；11.会驾驶。综合素质：1.公平公正，坚持原则，为人正直；2.踏实、严谨、干练；3.积极向上，工作热情饱满；4.具有良好的敬业精神和职业道德操守，及很强的感召力和凝聚力；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作压力。 工作条件：工作场所：办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：院长（董事长）助理、副院长可轮换岗位：人力资源部经
17、理、酒店管理部总经理可晋升至此的岗位：高级主管、办公室副主任第二节 办公室副主任岗位说明书职位名称办公室副主任职位代码所属部门办公室职 系部门副经理职等职级部门副经理薪金标准直属上级办公室主任直接下属岗行政司机、院长秘书、行政秘书职位概要：在办公室主任领导下，负责实施具体行政后勤保障工作，规范院日常管理，确保院行政管理、后勤保障高效运行。协助办公室主任完成日常事务性工作。工作重点主要围绕工作信息的上传下达、具体行政事务处理、部门沟通协调展开，并对办公室主任起到参谋、议事、协管的作用。 岗位职责：1.负责院内办公用品、微机耗材、低值易耗品、劳保用品的申报采购和登记发放；负责房屋等固定资产及其它重
18、要办公设施设备的维修计划的制定和报批；会同后勤与资产管理部按计划组织实施；2.协助办公室主任修改完善院行政管理制度并负责具体督办落实工作；负责院内一般性文件、各类材料、通知的拟定；对各部门所发文件进行格式、文种、文字和内容的审核修改，并按照发文流程编号、报批、制作、用印、下发、存档。3.负责院内会议的记录和会议纪要的撰写、报批和存档备案工作；4.负责公司环境卫生和消防设施的检查，以及公共设备的检修、报修； 抄录水电表并核准院每月水电使用量；5.负责培训期间物资管理和员工活动开展前的准备工作；在院会议召开前期及中期作好协调沟通和督办工作；做好来访人员的接待服务工作；6.督促秘书做好院长办公室的日
19、常整理工作，保证院长办公室窗明几净，家具排列整齐，办公物品、文件资料摆放有序，并坚持做好办公室绿化工作；7.了解掌握公司内外部需要院长处理的事务信息，跟据工作轻重缓急，对院长每天的工作日程做出合理安排，指导秘书做好院长工作和生活上的辅助工作，确保院长办公室的工作正常运转；8.为院长参加重要商务谈判和其他社会活动做好相关准备工作；妥善安排好一切事务，根据需要陪同出差时负责院长生活起居和安全健康相关事宜；9.及时准确传达院长对各类文件、申请（请示）、说明、报告或项目工作的处理意见；对公司内部报院长审阅的各种机要文件做好整理、归档、保密工作；10.完成办公室主任交付的其他工作任务。中财研究院中南大区
20、办公室副主任每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-50元绩效工资）1.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜访计划，接待计划，需要注意的工作事项等（程序性工作，每日必做），提前做好安排；2.每日协助办公室主任协调处理各部门反应和报告的问题，做好参谋助手；3.每日协助办公室主任召开部门早会并做好记录，负责会议安排事项的落实；4.督促并指导院长秘书、行政秘书、行政司机做好院长（董事长）日常事务性工作；5.主动做好办公室日常监管工作，包括每日早8:30至下午5：30不定时检查中南大区办公工作秩序、对办公自动化设备及网络运行状况进行监控、强调并督导上
21、网纪律、对办公区卫生及消防安全状况进行巡查、下班前检查提醒所有员工切断电脑、空调、加湿器等电器电源、密切关注车辆的维护保养和司机的精神面貌、工作状态；6.每日上午9:30前督促行政秘书做好院长办公室的日常清洁与整理工作，并维护好全天良好的工作环境。负责院办公室和院长办公室日常事务性工作。情绪稳定并时刻保持良好工作状态；7.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其他文字材料；负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收发、转送及归档工作，做到手续完备、及时准确；8.每日负责处理公司领导签批的文件、函电等，协助办公室主任对公司各部门起草的文件严把公文格式关
22、，并按公文程序进行修改、编号、印发、存档； 9.每日保证各部门联络畅通，了解和收集各部门工作动态、工作内容及活动情况，并向院长及时反馈； 10.协助办公室主任处理应急事件，完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室副主任每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-200元绩效工资）1.协助办公室主任开好每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所），并做好记录，撰写会议纪要2.每周一上午9:00前协助办公室主任对各部门工作周报进行初审，合格后呈送院长（董事长）审阅；不合格打回相关部门限时重做，超过时限未完成的按相关制度处理，并
23、责成其部门负责人提出指导意见。3.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资2%（每月四周，可以累计）。4.根据人力资源部提供的本周员工入职、离职情况，发放和收回办公用品（电脑、办公用品、网络设施等），办理物品领用和交接清单；如有办公用品无法收回，及时上报公司领导，未上报或未办交接清单的要追究责任并负责赔偿 5.收集并整理本周车辆出车信息，汇总每周车辆违章情况，定责并作出处理。处理方法以及标准严格遵循中财华融企业制度体系汇编（2014版）第十二章车辆管理制度规定；6.负责检查行政办公区环境、办公秩序，对违反相关规定者提出处理意见；对员工做好安全和
24、保密意识教育；7.每周做好客户接待工作，不得借故拖延；接待工作应提前制定计划和方案，将细节礼仪、客户风俗偏好和行业特性等作为重中之重来抓；仔细与接待过程中涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处理）。8.每周六汇总工作进展及遇到的问题，提出改进建议及处理方案，供办公室主任参考。中财研究院中南大区办公室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元绩效工资）1.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在
25、的问题，汇总到院长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。2.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，所需数据等信息需其他部门报送的要和部门积极沟通，在必要时可以采取不定时、不定点督查收集相关信息，确保报告论据充分，真实有效。如遇办公室副主任出差情况下，需要办公室主任替补完成此项报告，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。3.每月最后三个工作日内向院长请示下月工作的主要计划和工作内容，并协同人力资源部一起结合各部门月度工作计划，制定并发布所属省级分公司精细化下
26、月月度工作计划和工作任务要求、绩效考评要求。4.每月20日前完成公司网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议；5.每月25日协助办公室主任核查酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划；6.每月28日前，协助办公室主任对各部门提交的下月工作计划进行审查，审查要求为：必须明确工作内容并可量化；工作计划具有可执行和量化的考评标准；完不成任务的自我处罚承诺与量化标准；每项工作完成的时限；工作计划必须饱满有序。并在企业群内或共享空间予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午10点；7.协助组织每月评选公司上月度最佳部门、优秀员工活动，并提交表彰与奖励方案。做好表彰会议的相关准备工作，同时对评出
27、的月度预警员工和部门予以公示，参与对相应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。8.协助办公室主任每月末最后一个工作日下班前汇总当月分公司、各部门遇到问题，以及下月解决问题需要提供的支持和处理建议，呈送院长（董事长）审批，并督促迅速落实院长（董事长）批示，促进各分公司、各部门工作顺利开展。（此为部门联席协同制度，办公室负总责，每月考评金额为200至500元）9.协助组织办公室内部月度工作总结例会。任职资格： 教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，建议具有初级以上职称。经 验：三年以上办公室、行政管理工作经验。技能技巧：1.熟悉公司文档和后勤服务工作流程
28、，能有效为分公司、各部门提供满意服务2.具有良好的组织协调能力和亲和力，能有效的为院长提供专业服务3.具有较强的公关意识，能协调处理好公司内外的关系；4.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；5.具备良好的时间管理能力；6.具备良好的书面和口头表达能力；7.能熟练使用办公软件及办公自动化设备。8.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；9.善于发现问题、分析问题和解决问题，提供决策能力强。10.会驾驶。综合素质：1.公平公正，坚持原则，为人正直；2.踏实、严谨、干练、细心、耐心；3.积极向上，工作热情饱满；4.善于学习和自我激励；5.能承受较大的工作压力。 工作条件：工作场所：办
29、公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：办公室主任可轮换岗位：人力资源部主管、酒店主管可晋升至此的岗位：行政司机、行政秘书第三节 院长秘书岗位说明书职位名称院长秘书职位代码所属部门办公室职 系秘书职等职级薪金标准直属上级办公室主任/副主任直接下属岗职位概要：协助院长完成日常事务性工作，及时了解院长工作日程，为院长商务活动和出差行程安排做好筹备工作。岗位职责：1.保证院长（董事长）办公室整洁明亮，办公物品摆放有序，文件档案资料分类存放，日常工作安排合理； 2.了解院内外需要院长（董事长）处理的事务信息，合理安排院长（董事长）每天的工作日程；3.负责院会议通知及会务安排，起草、打印
30、、登记和存档院会议纪要，对决议事项进行检查和督办；4.依据事务轻重缓急，合理安排院长（董事长）与来访客户见面时间，做好来访客户的接待登记工作；5.协助院长（董事长）参加重要商务谈判和社会活动，并做好相关准备工作；6.妥善安排院长（董事长）商务旅行，负责酒店、机票预订等，并根据工作需要陪同院长出差，保证院长商务旅行顺利进行；7.及时准确传达院长院长（董事长）对各类文件、申请（请示）、报告和项目工作的处理意见；8.负责院长（董事长）审阅各种机要文件归档，并做好保密工作；9.完成院长（董事长）交付的其他工作任务。10.关注院长（董事长）的生活起居习惯和身体健康状况，调节好院长（董事长）的工作和休息时
31、间；11.协助办公室主任/副主任做好办公室相关工作。中财研究院中南大区院长秘书每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-100元绩效工资）1.每日上班后第一件事就是整理院长（董事长）办公室的物品及文件资料，告知一天的行程安排，请示工作安排；2.每日下午下班前向院长（董事长）汇报当天工作的完成进度，请示第二天需要配合和处理的工作事项，包括院长（董事长）工作行程、客户拜访计划、商务活动安排、接待活动等（程序性工作，每日必做）；3.负责来宾接待及院长指定人员的约见，保持良好工作状态和精神面貌。4.每日负责撰写院长（董事长）指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其他文字材
32、料。 5.负责寄至院长（董事长）的有关文件、资料、信函的收发、转送及归档，做到手续完备、及时准确。 6.负责院长（董事长）出差行程安排及酒店、机票预订等，并做好票据整理。7.每日保证分公司、各部门联络畅通，了解和收集分公司、各部门工作动态及活动情况，及时向院长（董事长）反馈。8.负责提醒院长（董事长）按时参加已经定好的商务和社交活动； 9.协助办公室主任/副主任对院各部门起草文件严把公文格式关，并按公文程序进行修改、编号、印发、存档，协助办公室主任处理应急事件。 中财研究院中南大区院长秘书每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-100元绩效工资）1.整理分公司、各部门提交的工作
33、周报、总结及下周工作计划，及时呈送院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的意见及时传达给相关人员；2.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长），报告必须论据充分，真实有效，并承担连带责任和信用责任；3.每周对呈送给院长（董事长），的工作行程和需要院长（董事长）参与、决策的工作事项进行梳理，并汇报工作进度，对于久拖不决或有遗忘的事项予以提醒。 中财研究院中南大区院长秘书每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-200元绩效工资）1.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、
34、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长），报告必须论据充分，真实有效，并承担连带责任和信用责任。2.每月负责将整理好的各部门月报呈送给院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的意见及时传达给相关人员；3.每月最后三个工作日内向院长（董事长）请示下月工作主要计划和工作内容，并协助办公室主任/副主任、会同其他各部门一起就分公司下月度工作重点作出安排，制定并发布院下月度工作计划、工作任务和绩效考核标准。任职资格： 教育背景：1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心；敢于担当，工作积极主动，沟通协调能力强，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压力并能独立出色完成
35、工作。2.23-45岁，男女不限，形象气质佳，普通话流利，女性身高163cm以上；男性身高在170cm以上。条件特别优异者可适当降低身高标准。3.熟练操作EXCEL、WORD、PPT等办公软件。4.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力。5.拥有良好职业道德操守、永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和较高的忠诚度。6.接受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经 验：2年以上高级秘书工作经验或同等岗位高级管理工作经验。技能技巧：1.熟悉文档管理；2.具备良好的沟通、组织、协调能力；3.具备良好的书面和口头表达能力4.能熟练使用办公软件及办公自动化设备；5
36、.具备较强的沟通能力、应变能力和危机处理能力；6.善于发现问题、分析问题和解决问题，能有效的为院长提供专业服务； 7. 具备良好的时间管理能力。8. 会驾驶。综合素质：1.工作细致、严谨、认真，条理性强；2.责任心强，勇于承担挑战性的工作；3.具备良好的团队合作意识；4.积极向上，工作热情饱满；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作压力。工作条件：工作场所：院办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：办公室主任、院长助理可轮换岗位：人力资源主管可晋升至此的岗位：高级行政秘书（从事行政秘书一年以上工作经验）第四节 办公室行政秘书岗位说明书职位名称办公室行政秘书职位代码所属部
37、门办公室职 系部门职员级职等职级部门职员薪金标准直属上级办公室副主任直接下属岗无职位概要:协助院长（董事长）完成日常行政工作和生活事务处理。此岗位为办公室分管专职协调院长（董事长）日常行政工作和生活事务的岗位。 岗位职责和工作绩效考核内容:1.合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序；了解公司内外部需要院长处理的事务信息，对院长每天的工作日程做出合理安排；2.做好董事长工作环境的改善，创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院长）办公室明亮整洁，家具摆放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作；3.逐步提高董事长的健康状况、健康标准、生活质量，注意并逐步改善董事长的生活习惯，让生活更有活力和健
38、康情趣，确保董事长身心健康、放松，进而促进经营业绩和管理绩效的提升；4.注意定期提醒督促董事长的体育锻炼、理发、亚健康保健、工作和休闲结合、体检等事宜，并有时间安排记录表，做好健康管理；5.按照董事长的吩咐提前或及时为亲朋好友、同事、下属购礼品、贺品，并做好一定物品的储备；6.每天做好日清日结，每周做周报表，每月做月报表，对董事长交代的事情要做好备忘录，并呈报办公室负责人或者相关部门进行处置，随时明示自己，也提醒董事长；7.在职权范围内，能进行自我管理，能自主、自立、自信地处理业务；8.完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务；妥善安排院长商务旅行，负责酒店、机票预定等工作，确保商务旅行
39、的顺利进行，根据工作需要陪同出差并保证安全工作；9.撰写董事长的有关报告、文件，负责完成其他相关部门交代的工作；负责整理院长召开的会议记录，整理相关会议文件；10.依据事务轻重缓急，合理安排院长与来访人员见面时间，并做好来访人员的接待服务工作；11.完成院长交付的其他工作任务。中财研究院中南大区办公室行政秘书每日刚性考核工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-500元工作绩效）1.每日董事长上班后，问候并提醒董事长健康管理（有无服药，昨日健康情况，身体有不适时，需要及时通知办公室主任安排董事长体检；在工作不繁忙的时候提醒并督促和陪同进行身体锻炼等）2.每日上午9:30前做好院长办公室的
40、日常清洁与整理工作，并维护好全天良好的工作环境。创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院长）办公室明亮整洁，家具摆放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作；3.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜访计划，接待计划，需要注意的工作事项等；（程序性工作，每日必做）4.负责院办公室日常接待和院长办公室日常整理工作。情绪稳定并时刻保持良好工作状态。5.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其他文字材料。 6.每日负责协助处理公司领导签批的文件、函电等，对公文进行修改、编号、印发。 7.负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等
41、材料的收发、转送及归档工作。8.积极参与各项活动，协助办公室主任/副主任处理应急事件。 9.完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室行政院长秘书每周刚性工作考核内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-500元工作绩效）1.每周对院长（董事长）的身体健康状况进行跟踪管理，督促加强锻炼和身体检查；2.每周定期安排好院长（董事长）休闲娱乐和身体保养、理发等事项；3.每周对院长（董事长）的社交生活和日程安排、亲友的婚丧嫁娶等事项作好备忘录并按时提醒4.协助办公室做好每周工作计划的汇总工作。 5.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行独立性
42、核查和独立报告，并呈送给院长（董事长）阅，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。中财研究院中南大区办公室行政秘书每月刚性工作考核内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元工作绩效）1.每月给院长（董事长）制定健身和体检计划，按照计划安排院长（董事长）的活动2.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题，汇总到院长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。3.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，并呈送给院长（董事长）阅，此项工作
43、要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。4.每月最后三个工作日内向院长请示下月的主要活动计划，并做好备忘 任职资格:1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压力并能独立出色完成工作。2.专科以上学历，形象气质佳，普通话流利，身高163cm以上；男性身高在170CM以上。条件特别优异者可适当降低身高标准。3.个性开朗，工作积极主动，沟通协调能力强；有较好的沟通表达能力及服务意识，有相关董事长行政和生活秘书工作优先 4.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力；5.拥有良好职业道德操守，永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和对企业的绝对忠诚。6
44、.工作有条理，细致、认真、有责任心，办事严谨；7.良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正；教育背景:专科以上学历。并接受过卫生护理专业、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经 验:2年以上秘书工作经验技能技巧:1.有从事秘书工作的基本素质，细心，耐心，热心；2.具备良好的沟通、组织、协调能力；3.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；4能熟练使用办公软件及办公自动化设备；5.具备良好的时间管理能力。6.会驾驶。态 度:1.工作细致、严谨、认真，条理性强；2.责任心强，工作主动；3.具备良好的团队合作意识；4.积极向上、工作热情饱满；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作
45、压力。工作条件:工作场所：办公室。环境状况：舒适。危 险 性：无晋升与轮换：可晋升岗位： 第五节 行政司机岗位说明书职位名称行政司机职位代码所属部门办公室职 系行政后勤岗职等职级职员薪金标准直属上级办公室（副）主任直接下属岗职位概要：负责车辆安全驾驶、接送服务，以及车辆维护、保养、年审。岗位职责：1.遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理规章规则，安全驾车。2.着装整洁规范，保持良好的职业道德和热忱的服务态度，确保安全准时接送领导和客户。3.自觉遵守院各项规章制度，服从院领导和办公室调配。4.保持车辆整洁，经常检查车辆主要机件；定期汇报车辆运行情况，保证车辆在安全的状态下行使，并
46、记录车辆行程。5.自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车。6.上班不出车期间，必须按院作息时间准时到办公室坐班，服从领导统一调度。7.车辆维修、保养费用必须预先申请，经批准后，到指定维修厂维修，保持车况良好。8.负责车辆各种税费的缴纳、车辆年审以及车辆变更业务的办理。9.严守秘密、不得随意传播领导的讲话内容。10.完成上级交给的其他工作任务。中财研究院中南大区行政司机每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-150元绩效工资）1.每日上班须清洗车辆（上级主管临时明确规定除外），保持车内整洁美观，如遇下雨、下雪、沙尘天气可酌情处理。2.每日上班9：00前务必须做好车况检查（油、水、电、外观等），如遇特殊情况（领导安排其他事务，车辆不在身边），可酌情处理。（必备性事务，没有完成此工作，每次扣罚20元）3.每日上班时间，如无工作安排，应积极主动配合做好办公室卫生及其他工作；不出车时须在司机岗位待命；公司原则上鼓励行政司机在不出车情况下、没有工作安排时加强专业知识学习，或在岗位上学习其他文化知识，提高个人文化修养和职业技能；严格禁止在办公区域内串岗，说三
