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1、 工程档案管理实施细则输电工程档案管理实施细则 1 目的和使用范围1.1 为规范公司工程档案资料管理，统一工程档案的验收标准，保存齐全、完整的工程档案，特制定本办法。1.2 工程档案是指从建设项目立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的、应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的材料。1.3 本办法适用于供电局负责实施建设管理的输变电工程。2 编制依据2.1 中华人民共和国档案法 2.2 中华人民共和国档案法实施办法2.3 DA/T 28-2002国家重大建设项目归档要求与档案整理规范2.4 GB/T 118222000科学技术档案案卷构成的一
2、般要求2.5 国家档案局、国家计委文件国档发（1988）4号基本建设项目档案资料管理暂行规定2.6 国家档案局1997年颁发建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（修改稿）2.7 原能源部文件能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则2.8国家电网办2010250号(关于印发国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）3 档案管理体系3.1 根据公司输变电工程管理特点，工程档案管理工作按照“统一领导、分级管理、谁形成、谁负责”的原则，建立工程档案网络管理体系。3.2 供电局指定档案管理人员，负责其自身档案资料的归档立卷的组织管理工作，负责组织、协调、监督和指导输变电工程项目档案管理
3、、过程控制及工程档案竣工验收工作。4 职责分工4.1建设单位档案管理职责4.1.1在局主管部门领导下，负责建设单位工程现场施工阶段档案的全过程组织管理。根据局计划编排，负责落实项目参建单位档案管理职责，针对具体工程牵头成立工程档案协作组，明确责任，统一要求。4.1.2 贯彻执行档案法及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定工程档案管理的有关规章制度及实施细则。4.1.3 负责组织对各参建单位档案管理人员实施业务指导和业务培训工作。4.1.4负责组织建设单位有关部门收集、整理形成的工程档案资料，督促各部门做好归档工作。4.1.5分阶段定期对工程各参建单位档案资料的形成、积累进行指导、监督和检查。
4、参加设备现场开箱，及时检查设备文件材料的收集、归档情况。 4.1.6督促监理单位按照合同要求，对设计、施工等参建单位档案资料进行验收、检查，实施全过程管理。4.1.7工程结束前，负责督促监理单位组织各参建单位及时审核、汇总项目竣工档案。在监理单位配合下，组织各参建单位档案全引目录数据审查工作；并组织各参建单位完成工程全套档案资料数据的合库整理，形成完整的项目工程档案案卷目录和档案文件目录数据库。并上报局档案室。4.1.8负责督促监理单位组织工程档案自检工作，并将验收结果上报供电局。参与工程档案预验收、竣工验收，督促监理单位组织对预验收和竣工验收中提出的问题进行整改。4.1.9 完成局主管部门布
5、置的工作，及时做好工程档案统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4.2工程设计、监理、施工和调试等单位档案管理职责4.2.1工程设计单位档案管理职责4.2.1.1按照设计合同规定，向建设单位移交各设计阶段文件材料，均为正本，并加盖公章。4.2.1.2设计变更通知单应根据有关要求进行编号，格式规范、标准。必须归档原件，并填写设计变更汇总表。4.2.1.3根据合同规定，设计单位根据施工单位竣工草图编制出版竣工图，设计单位还应根据设计变更通知单的内容，按国家编制竣工图的规定进行编制、审核，杜绝漏编、错编。4.2.2.2 监理单位档案管理职责4.2.2.2.1参加设备开箱，负责审核设备文件材料
6、齐全完整性，审核设备材料供应商资质、质保文件。4.2.2.2.2负责审核工程竣工档案编制质量，确保工程档案内容的完整、准确和系统性，并签署意见。4.2.2.2.3负责工程监理工作档案的形成、立卷和归档移交工作。监理文件材料的形成应按专业编号，建立工程监理文件包。4.2.2.2.4负责编制监理档案案卷全引目录及数据，并报送公司。配合建设单位档案管理人员完成竣工档案数据的审核工作。4.2.2.2.5负责组织工程档案自检工作，并将验收结果上报建设单位。参与工程档案预验收、竣工验收，督促各参建单位组织对预验收和竣工验收中提出的问题进行整改。4.2.3工程施工安装单位档案管理职责4.2.3.1在建设单位
7、和监理单位组织下，负责施工过程档案资料的管理，协调解决工程档案工作中存在的问题。4.2.3.2负责所管辖工程施工阶段（自工程开工直至工程竣工验收、移交）档案资料的收集、整理、归档和移交。主要包括工程项目开工、竣工报告，施工组织设计，施工中的地质水文资料，建筑、安装工程原始记录，隐蔽工程验收记录，质量验评记录及签证书，消缺记录及永久性缺陷记录，重要施工材料的性能证件、检验报告、复试报告，重大的设备、人身伤亡事故报告、施工安装验收总结等文件材料。4.2.3.3工程开工，参加工程档案协作组，负责贯彻执行国家电网办2010250号(关于印发国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）。向监理单位报送工
8、程档案负责人和档案管理人员名单及联系方式。接受建设单位档案管理培训，按统一的归档要求建立工程施工安装文件包。4.2.3.4参与工程竣工档案自检和预验收，对不合格档案提出整改要求。根据预验收中提出的本单位不合格档案问题，在规定时间内整改。4.2.3.5工程竣工后，对施工技术资料进行汇总，编制竣工草图2套，合并整理档案目录。经监理单位审核通过后，向建设单位、设计院移交。4.2.4工程(物资采购代理)设备材料供应厂商档案管理职责4.2.4.1根据合同、协议负责提供设备材料的产品合格品、出厂试验报告、说明书、装箱单和质保资料等设备文件。如为物资采购代理单位，应形成设备材料供应明细表，以备核查。4.2.
9、4.2 参加现场设备开箱工作，提供设备材料的资质、质保文件,形成设备开箱文件资料。4.2.4.3工程项目的设备交接、开箱工作根据工程实际进行，设备材料供应厂商在交接设备材料时必须将质保资料提交给监理单位审核。设备档案统一由设备材料供应厂商或指定的单位负责收集、整理和移交（含档案电子数据移交）。4.2.5工程设备监造单位档案管理职责4.2.5.1根据合同或协议负责提交设备监造计划、实施方案、措施，在监造过程中形成设备监造技术记录及设备监造会议纪要，与生产厂家、建设单位的来往函件等，完成监造工作时需提交设备监造总结。4.2.5.2负责设备监造档案的收集、整理和移交工作。配合建设单位在规定的时间内，
10、做好工程设备监造档案的汇总、移交（含档案电子数据移交）和验收工作。4.2.6工程咨询、招标代理档案管理职责 根据委托书或合同,完成相关工程咨询和招标工作，负责收集、整理、移交（含档案电子数据移交）工程咨询和招标工作档案。4.2.7工程调试、试验单位档案管理职责4.2.7.1根据合同和协议负责提交设备调试、试验工作计划、实施方案和措施，提交设备调试、试验记录，形成并提交调试或试验过程中出现的缺陷登记及处理记录，提交设备调试或试验工作总结。4.2.7.2负责上述文件材料的收集、整理和移交工作。配合建设单位在规定的时间内，做好工程调试或试验档案的汇总、移交（含档案电子数据移交）、验收工作。4.2.8
11、工程质量监督机构(指现场质量监督机构)档案管理职责：根据委托书，进行工程质量监督管理，负责收集、整理、移交（含档案电子数据移交）与建设项目质量监督工作有关文件材料。4.2.9工程运行单位职责4.2.9.1 根据工程组织安排，参加工程档案内容的质量审查，并按照科学技术档案案卷构成的一般要求等规范要求接收工程竣工档案。4.2.9.2负责收集、整理和移交项目投产后试生产期间的运行文件；参与项目投产达标考评工作。4.2.9.3参与项目建设期间的档案业务支持工作，及时与建设单位沟通本单位在项目档案工作中的具体要求。4.2.9.4向建设单位提供建设项目档号，以便建设单位统一下达档号计划，以便实施项目文件包
12、管理。 5 归档范围、份数、时间5.1归档范围及责任单位归档范围及责任单位详见附录。5.2归档文件的份数5.2.1归档的工程前期（公司本部形成）、竣工验收的档案为2份原件，均保存在公司档案室。施工过程文件（包括竣工图）为3份，其中1份档案原件交公司档案室，另2份移交给生产运行单位。5.2.2在工程现场形成的所有文件材料均应形成完整的、与档案原件对应的电子版本1套，刻录成电子光盘3套，移交公司、建设单位和运行单位各一套。要求形成的电子版本必须是WORD和EXCEL软件形成,文件名称、编号均与纸质档案相同。5.3归档时间5.3.1合同、协议签订完毕后即归档。5.3.2 初步设计阶段形成的材料，在审
13、查批复后即归档。5.3.3 设计、监理、施工、设备招投标文件，一般在决标后即归档。5.3.4 各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。5.3.5竣工图及竣工资料在工程试运行结束后一个月内归档及移交。6档案的移交档案移交是各参建单位在建设单位、监理单位组织下向公司档案室和运行单位移交的档案，要求在工程投运后1个月内办理移交。移交工程档案时，应办理移交签证手续，填写移交目录3份（可以案卷全引目录代替）及其电子版本，双方签字、盖章后交接。移交目录由宁夏电力公司中卫供电局和运行单位各1份。 7 考核管理7.1 建设单位和监理单位对工程现场档案工作实施“全过程控制管理”，要求工程文件材料按工程建
14、设的阶段进行归档，与工程进度保持一致。7.2建设单位和监理单位定期或不定期组织进行文件材料的检查工作，针对检查出的问题进行考核，一般按扣除1%-3%当月的进度款的形式进行考核。7.3考核要点：7.3.1指定了有关部门和专人负责工程技术文件材料的收集、归档等工作，有单位负责人主管此项工作，保持档案管理人员稳定性。7.3.2贯彻落实国家电网办2010250号(关于印发国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行），根据工程建设阶段，建立相应的工程文件包，使工程文件材料得到有效积累。7.3.3已形成的工程文件材料符合形成质量要求，采取控制措施防止文件材料破损、脏污。7.3.4建立了文件材料收发、借阅和
15、档案目录等基本管理台帐。7.3.5工程文件材料流转符合管理程序要求，得到及时办理。7.3.6工程文件材料按阶段进行归档，未出现大量后补情况。7.3.7工程文件材料的电子版本完整、准确，已保存在规定的计算机文件夹中，并在移动硬盘上进行定期备份。7.3.8在规定的时间，规范完成工程技术资料的汇总分类和整理工作，按时完成竣工草图的编制工作，通过公司达标投产检查和工程档案验收工作。7.3.9配合建设单位完成向公司、运行单位移交档案的工作，接收单位提出的需整改问题整改完毕，通过接收单位审核，移交工作正常完成。附表一：建设项目档案验收申请表附表二：输电线路工程归档范围及责任单位附件三：关于利用数码照片资料
16、加强输变电工程安全质量过程控制的有关要求附件四：工程建设管理单位数码照片采集要点附件五：监理单位数码照片采集要点附件六：施工单位数码照片采集要点附表一：建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准、备案）机关立项日期投资规模建设时间项目法人设计单位主要施工单 位监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联 系 人联系电话地 址邮 编电子信箱项目法人自检意见项目名称（单位盖章）年 月 日验收组织单位意见（单位盖章）年 月 日附件三：关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的有关要求为进一步加强输变电工程建设过程安全质量管理，全面落实安全文明施工标准化要求，提高工程建设安全质量管理水平，经研究
17、，决定以采集工程施工过程数码照片资料为手段，强化对输变电工程建设安全质量的过程控制。具体要求如下：一、适用范围1公司系统全资及控股的110kV及以上输变电工程（含新建、扩建和改建项目），其他工程建设项目可参照执行。二、数码照片的采集2数码照片由工程建设管理、监理、施工等单位负责采集，采集范围应包含但不限于以下内容：工程建设管理单位主要负责采集重要工程协调会、建设项目安全委员会活动，以及现场检查指导过程中反映监理、施工人员是否尽职到位等情况的数码照片（具体要求参见附件一）。监理单位主要负责采集由自身组织的有关安全检查、质量验收等活动，以及输变电工程施工阶段影响工程质量和施工安全的关键部位、关键工
18、序、重要及危险作业环节的数码照片（具体要求参见附件二）。施工单位主要负责采集反映施工过程中安全质量控制主要活动和关键环节，以及人员培训教育、现场安全文明施工“六化”标准执行情况、施工工艺亮点的数码照片（具体要求参见附件三）。3数码照片拍摄基本要求：照片分辨率设置为12001600像素及以上、采用JPEG“精细”压缩方式，拍摄时设置“日期时间显示”功能，具体拍摄要求参见附件一、附件二、附件三。4工程建设安全质量过程控制数码照片资料应与工程建设进度同步形成，用数码相机实地拍摄，真实反映现场工程安全质量实际情况，严禁采用补拍、替代、合成等弄虚作假手段。三、数码照片的管理5施工建设单位应定期（一般每周
19、）对采集的数码照片进行整理，其中电子文档以文件夹形式分层归档，一级文件夹以工程名称命名（如“*工程施工安全质量控制数码照片资料”），二级文件夹为三个，分别为“安全控制类”、“质量控制类”、“其他”；三级文件夹线路工程以施工杆塔号命名，变电工程以单位工程命名（必要时建立四级文件夹，以子单位工程名称命名），相关照片归入对应文件夹；“其他”文件夹专门存放安全质量事故等特殊事件过程照片。6项目监理部应定期（一般每周）对自行采集的数码照片进行整理。其中电子文档以文件夹形式分层归档：一级文件夹以工程名称命名（如“*工程监理安全质量控制数码照片资料”）；二级文件夹为两个，分别为“安全控制类”、“质量控制类”
20、，“安全控制类”下设“安全检查签证”、“旁站监理”、“巡视监理”、“定期检查”、“其他”五个三级文件夹，并按照附件二的要求将相关照片归入相应文件夹；四级文件夹除“其他”可下设以事件名称命名的五级文件夹外，其余五级文件夹线路工程以施工杆塔号命名、变电工程以单位工程名称命名（必要时建立五级文件夹，以子单位工程名称命名）。“质量控制类”下设“ 材料和设备检验”、“隐蔽工程验收”、“安装工程验收”、“监理初检”、“工程中间验收”等五个二级文件夹，三、四、五级文件夹设置原则同上节，文件夹名称参考附件二。7建设单位定期(一般每月)将自行采集的数码照片整理归档, 其中电子文档以文件夹形式分层归档，一级文件夹
21、以工程名称命名（如“*工程安全质量管理数码照片资料”），二级文件夹为三个，分别为“工程日常安全质量管理”、“安全生产委员会重要活动”、“工程项目管理人员日常监督检查”，三、四、五级文件夹设置原则同上节。四、数码照片资料的管理和移交8在工程建设过程中，工程建设管理、监理、施工单位按照57款的要求，收集、整理电子数码照片。9安全质量事故、重大隐患整改等全过程数码照片由监理单位负责整理归档。10工程竣工后一个月内，各单位应完成数码照片的整理（单张数码照片名称应能反映事件的主要内容、并尽可能简洁），并用不可擦除型光盘刻录并移交。11.随同纸质资料移交和保存。数码照片资料由工程建设管理单位保存，可不随工
22、程档案移交。保存期限为自工程竣工移交生产后至少5年五、管理与考核12各级工程管理人员要充分利用该管理手段，发挥“数码照片资料”的作用。建设管理、监理、施工等单位应定期对自身及所管理单位采集到的数码照片进行检查分析，对反映的的安全质量管理亮点要及时表扬和推广，对照片中发现的问题要及时采用“违章曝光栏”等形式给予通报，并采取有效措施及时消除各类管理不到位的现象。有关缺陷通报（或整改通知）应附典型照片，整改闭环后附对应照片。13国家电网公司将数码照片资料的采集情况和照片内容纳入日常监督检查、竞赛评比以及工程达标投产考核和优质工程评选考核的重要内容。14.各工程管理、监理、施工单位要认真落实本规定的各
23、项要求，配备必要的数码照相和存贮器材，加强对工程建设的全过程管理，进一步提高工程建设的安全管理水平和内在质量，为建设坚强的国家电网做出新的贡献。附件四 工程档案案卷质量基本要求 1 目的：为规范供电局负责建设管理的工程技术文件材料的形成质量要求；确定项目档案案卷组卷原则和方法，明确案卷和案卷内文件材料的排列、案卷编目、案卷装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。2 适用范围： 适用于供电局负责建设管理的工程项目档案的案卷整理。在建设项目过程中形成的某些形式特殊的工程技术档案案卷整理执行本要求。包括其它载体形式档案。3 依据标准、规范：3.1 中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求G
24、B/T 11822-2000。3.2中华人民共和国国家标准照片档案管理规范GB/T 11821-2002 3.3 中华人民共和国国家标准CAD电子文件光盘存储、与档案管理要求GB/T17678.2-19993.4中华人民共和国国家标准电子文件归档与管理规范GBT 1889420023.5国家档案局1997年颁发建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范（修改稿）3.6原能源部文件能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则3.7国家电网办2010250号(关于印发国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）的通知)3.8 国家电网公司基建部关于利用工程数码照片强化输变电工程建设安全质量过
25、程控制的有关要求4 涉及的有关定义: 本要求采用下列定义。 4.1工程技术文件材料：是记录和反映基本建设管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。4.2 工程技术档案（以下简称工程档案）：是指基本建设管理活动形成的、具有保存价值的、应当归档保存的工程技术文件材料。4.3 案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。4.4 卷内目录：登录案卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。4.5 卷内备考表：卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。4.6 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。4.7 工程照片档案：是指在工程项目自可
26、行性研究、立项至竣工验收、达标投产及工程创优工作中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。4.8 芯页:用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。4.9电子文件:能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。4.10图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。4.11 图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件。4.12数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。4.13文本文件；一般用字处理技术处理形成的文字文件
27、、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。5 工程技术文件材料的形成质量要求：5.1文件材料的形成质量要求：5.1.1纸张要求:5.1.1.1除图纸外,一般工程文件材料均使用70g以上A4白色书写纸，报表可使用70g以上A3白色书写纸。5.1.1.2竣工图纸必须是蓝图，按标准A4幅面折叠。5.1.1.3其他形成的不规则文件材料必须通过粘贴、折叠等方式规范为A4幅面，其中粘贴到A4白色书写纸的文件材料如合格证等，应首先在A4白色书写纸上将文件材料题名、张数等标识出来，然后进行粘贴，详见附图1。5.1.1.4粘贴时必须整齐,试验报告等材料如果横向尺寸超过190mm,则应将表头粘贴
28、方向放在横向装订线处进行粘贴，若纵向尺寸超过,应进行折叠。5.1.2字迹书写材料：使用蓝黑、碳素墨水、中性签字笔、激光或喷墨打印机。不得使用圆珠笔、铅笔、红蓝铅笔、红色或纯蓝墨水、热敏纸传真机及普通色带。5.1.3原件要求：工程文件材料原件打印份数应考虑移交业主的3份和监理及本单位需要保存的份数，其中移交业主的3份文件材料必须是打印件,激光打印的工程文件必须清晰。不清晰的文件材料一律作为废件处理。5.1.3.1对工程技术文件材料原件的确定：归档文件材料必须为原件，即数据和亲笔签字为符合规定的字迹书写材料、单位公章为红章、表格为印刷或打印件。5.1.3.2不得作为归档的原件包括：5.1.3.2.
29、1数据为合格的书写材料，但表式为复印件；5.1.3.2.2签字、盖章符合规定，但填写内容为复印件；5.1.3.2.3验收签证单各方人员签字为打印或盖章、签名不全、代签的情况；5.1.3.2.4合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产、生产证书的副本。5.1.3.2.5主送、抄送单位的红头文件是复印件。5.1.4文件材料打印要求：5.1.4.1除红头文件、工程简报可按国家或相关标准格式印制外，其他打印出的工程文件材料，应清晰无划痕，不得出现半字、无线表格情况。5.1.4.2文件材料正文标题要求使用黑体小二号或三号字体，正文内容使用宋体四号字体。形成的各类表格格式应符合国家电网公
30、司输电线路工程建设监理工作表式的具体要求。5.1.4.3文件材料一般在左上侧加页眉，写出工程名称，如：“？输电线路工程标段”，字体均为宋体小五号字，标段数字使用罗马数字。文件材料页眉右侧加“档号章”,格式见附图2，尺寸为60mm15mm。5.1.4.4形成的文件材料，均应在纸张左侧和上侧留出装订或空白位置20mm，下边和右边至少留出15mm的空白，做到美观、端正。5.1.4.5工程名称：按核准文件所给的工程名称规范称呼如下： ？输电线路工程。5.1.5具体工程文件材料必须根据国家电网公司输电线路工程建设监理工作表式中的编号要求进行编号，以便进行管理。编号的字体一般为宋体小四号字。5.1.6工程
31、文件的表式、工程文件的内容以及深度均应符合国家和行业有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。5.1.7工程文件应附件齐全、字迹清楚、图样清晰、签字盖章手续完备，内容的准确性、真实性通过工程管理各级人员的签字认可作保证。5.1.9复印文件材料要求：复印机用于日常往来文件材料和参考资料的复印，复印材料必须清晰、端正，不得出现划痕、黑线和歪斜情况。在保证移交业主的3套原件套数情况下，复印的工程文件材料只能用于工程档案其他副本中。5.1.10 传真文件材料要求5.1.10.1 必须使用激光传真机，硒鼓应保证无划痕、墨粉充足。5.1.10.2传真件首页必须使用本单位统一的传真纸张，并进
32、行编号，不得随意发送传真。5.1.10.3 传真件的传真日期、电话号码、签发人签字和盖章及内容应清晰、端正、美观。5.2 特殊载体形式的文件材料形成质量要求:5.2.1 照片：5.2.1.1根据工程建设实际情况，工程现场一般使用彩色胶片照相机或数码照相机，胶片推荐使用柯达、富士正品胶卷，数码相机要求像素至少为400万以上。5.2.1.2冲洗的胶片应做到底片、照片、说明齐全并对应，底片与照片影像应一致，照片尺寸大小一致。5.2.1.3 数码照片分辨率要求是12001600像素，显示拍摄当天日期及时间。5.2.1.4结合国家电网公司关于利用工程数码照片强化输变电工程建设安全质量控制的有关要求，建立
33、工程各阶段形成的数码照片文件包，照片移交时同时移交纸质和电子档，并在档案系统中挂接与其相对应的电子照片，保证纸质照片与电子档一一对应。5.2.1.5除前条要求中提到的照片归档内容外，照片归档内容不应仅限于前条要求，具体应和工程的阶段性及其阶段内容衔接，要能反映工程全过程每个侧重点、每个环节。包括工程管理、安全、培训、上岗、工程开工、图纸会审、线路复测等内容，5.2.1.6按本要求提供的模板进行编制，移交时需使用照片打印纸和彩色喷墨或激光打印机打印成册，并刻录光盘3套。模板见附图4。5.2.1.7冲洗的胶卷和数码照片中对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像
34、清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。5.2.2 录音录像带：5.2.2.1工程现场一般宜使用数码摄像机或录音笔作为工程录音、录像的设备。录像带应使用SONY正品带，录音笔应设置好文件夹，标识名称，并及时导入计算机系统处理。5.2.2.2 录像、录音带录制完毕后，应及时在标签上标明时间、地点、人物及内容简介。不应直接在原带上进行编辑，需编辑时应另行备份到编辑带上，并应刻录成光盘，随同编辑带一并移交建设单位。5.2.2.3 形成的录音、录像带应做到图像或语音清晰、主题明确，背景明显，内容完整。5.2.3 电子文件管理要求：5.2.3.1 电子文件是各参建单位在工程建设工程中形成、使用的文本文件、图
35、形文件、图像文件和数据文件。在本要求中主要是指通过WORD、EXCEL等办公软件形成的文件材料，应与纸质文件保持一致。5.2.3.2归档的电子文件应保证其载体安全和信息安全。必须一式两套，一般先进行归类并与纸质档案对照无误后，统一加盖各单位电子印章，然后刻录光盘。5.2.3.3必须保证归档电子文件的完整性、准确性和系统性。5.2.3.4确保载体有无病毒、有无划痕；载体一般为光盘、磁带、磁盘、硬盘等。光盘要求使用符合质量要求的正品不可擦除型金盘。5.2.3.5在计算机中形成的工程文件材料电子版本不得覆盖、删除。必须在计算机中建立单独的文件夹进行管理，文件夹和文件名称应包含项目简称、标段号和文件材
36、料名称，文件名上应标明版本号，定稿的版本直接标明最终版，移交的文件材料为最终版本。5.2.3.6 工程文件材料电子版本的文件夹实行分层归档管理，一级文件夹名以工程名称+标段号+单位简称构成；二级文件夹名以分部分项工程名称构成；三级文件夹以文件包名称构成；四级文件夹以每类文件类型作为子文件夹，子文件夹内为每份文件材料。5.3档案用品及装具质量要求：档案用品及装具必须符合国家和电力行业标准要求。 6 档案的整理质量要求6.1工程依据性文件：6.1.1凡本单位的发文或形成的其他文件材料均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文，均应以红头文件归档。直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档，间接关系的
37、转发文件可以清晰复印件归档。6.1.2工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。6.1.3在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件，不得分立。6.1.4密不可分的文件材料应依次排列：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图文紧密排列时，文字材料在前，图样在后。6.1.5征地文件：建设用地规划许可证、土地使用证等硬封皮资料，不应去除硬封皮，直接组卷。6.1.7工程评估材料、招、投标书、决标书、议定书、谈判协议
38、、现场备忘录等，按文件形成的规律分类、组卷。6.1.8协议、合同及工程启动竣工验收证书等履行双方签字手续文件均应以正本归档。6.1.9公司委托代理或由国家电网公司签署的有关进口设备材料合同，应保存合同副本归档。6.2工程设计文件：6.2.1按设计单位提供的卷册目录清点、收集、整理、归档。6.2.2国外设计图纸若有总目录时按它的顺序排序，确保是最终版本。6.2.3工程变更通知单由设计单位提供，以原件归档。6.3工程施工文件6.3.1由施工承包商负责收集、整理、分类、组卷，提交监理单位审查、汇总及移交。实行总承包的，各分包商负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包商汇总、整理。6.3.2施工承
39、包商按工程的标段和分部分项工程进行汇总，并按施工质量检验及评定标准进行分类、立卷、录入软件，并提交监理单位审查。6.3.3水、砂石、水泥、钢材等原材料合格证、试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确，且原件归档。其中砂石、水泥等排列顺序依次首先排为：砂、石、水、水泥，然后在每一类中按原材料数量和使用部位汇总表、检验报告、出厂试验报告、出厂合格证、厂商资质证明材料排列。水泥、钢材可单独另组卷，内部排列顺序同上。原材料检验出现不合格品时，应有相关的不合格品登记、与供应商交涉、处理结果等相关记录归档。6.3.4隐蔽工程记录齐全、完整，数据准确。必要时绘制有座标位置的草图。6.3.5施工质量处理、缺陷处
40、理报告，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等），按实际情况组卷。6.4调试、试验报告6.4.1由调试承包商完成调试方案、调试报告由调试承包商负责整理、编制提交监理单位审查及移交。6.5工程监理与质量监督文件6.5.1 监理产生的文件必须以原件归档。委托监理组卷的文件由建设公司提供，并负责外方提供的技术文件的组卷。6.6竣工草图的编制6.6.1竣工草图一般应由施工承包商在领用的施工图上进行（加工）编制，监理（监造）单位审签。6.6.2 图纸设计变更的部位,应使用“变更标识章+箭头”进行标识。变更标识章格式如附图5，尺寸为60mm30mm。箭头
41、使用“ ”标识，指向变更处。标识工具应符合字迹材料书写要求。6.6.3所有竣工草图应加盖竣工图章，竣工图章如附图3，尺寸为：60mm80mm。6.6.4加盖竣工图章一律使用不易褪色的红色印泥，且应盖在图纸右下角图标栏上方的空白处，若图标栏上方有图表或文字，可盖在图标栏周围不压盖图表和文字的地方。6.6.5竣工图章中的填写栏目应填写齐全，签字人应亲笔签字，且必须用碳素墨水书写，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写材料书写或盖章。6.7 档号章加盖要求：6.7.1 一般已整体装订的工程文件材料不需加盖档号章，但单份未装订文件材料应加盖档号章。档号章加盖位置是文件材料右上角，距纸张上边边距5mm、右
42、边边距10mm。6.7.2 竣工图纸必须每张加盖档号章，使用不易褪色的红色印泥加盖，位置是图纸标题栏上方或标题栏附近其他空白处，距图纸标题栏边距5mm、与标题栏边取齐。要求整齐、美观、一目了然。7 工程文件材料的立卷7.1立卷的原则和方法7.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。7.1.2立卷按类划分。7.1.3立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm ，案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。7.2 案卷的编目7.2.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。7.2.2页号编写位置：单面书
43、写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸右下角露出标题栏，图纸编号在标题栏外右下角。7.2.3案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。7.2.4案卷题名的填写，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、标段号、专业名称、卷内文件的内容。归档外文资料的题名应译成中文。7.2.5立卷单位应填写负责工程文件材料组卷的单位。7.2.6编制日期应填写卷内文件形成的起止日期。7.2.7保管期限分为永久、长期、短期三种期限，按附录B中规定的保管期限填写。7.2.8档号由“工程项目代号类目号案卷顺序号”三段组成，工程项目代号由项目法人提供。7.3卷内目录的编
44、制应符合下列规定：7.3.1序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。7.3.2责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。7.3.3文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。7.3.4文件题名：填写文件材料标题的全称。如文件材料的标题只有“通知”、“工程联系单”等通用性题名时，要求根据文件材料实际内容自行拟定题名，以便区别。属于有连续编号的文件材料如“质量验评记录、设计变更单”可以作为一份文件材料处理，但题名时应标明编号或杆塔号。7.3.5日期：填写文件形成的日期。7.3.6页号：填写文件在卷内所排的起始页号。7.3.7卷内目录排列在卷内
45、文件首页之前。7.4卷内备考表的编制应符合下列规定：7.4.1卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。立卷人应由责任立卷人签名， 立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者签名，检查日期应填写审核的日期。7.4.2卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。7.5卷内目录应采用70g以上白色书写纸打印作，幅面统一采用A4幅面。7.6提高立卷质量及效率，案卷、卷内目录统一，并提交电子光盘3套。7.7 案卷装订7.7.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm），采用线绳三孔左侧装订法（左边、下边、右边要取齐），要整齐、牢固，便于保管和利用。不装订的案卷,应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章,见附图2。装订时必须剔除金属物。7.7.2 本项目档案要求统一使用档案内封面和卷内备考表。7.7.3 案卷内排列顺序是:案卷封面、卷内目录、文件材料、图纸、卷内备考表。7.7.4 案卷排列顺序是按档号进行排列，并形成案卷全引目录。附图1:粘贴纸格式档号章页眉 标题粘贴处装订 本页共有 张，用于 部位。附图2：档号章格式档 号件 号附图3：竣工图章格式编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理（监造）单位名称监理（监造）人
