ECM高效沟通管理大型会议应用解决方案.docx

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1、ECM高效沟通管理大型会议应用解决方案 北京炎黄新星网络科技有限公司目 录1炎黄新星简介12高效沟通管理系统简介12.1ECM为客户带来的利益12.1.1高效沟通节省运营成本12.1.2加强内部上传下达、提高管理政策执行力度22.1.3加强平级沟通、提升部门协作效率22.1.4提供企业管理的有效依据22.2ECM主要功能22.3主要应用领域32.4主要客户及应用简介42.5ECM主要特点52.5.1高效的多渠道群发通讯工具52.5.2确保目标实现的管理工具52.5.3软硬件一体化，安装使用简单方便52.5.4领先的融合通讯技术、语音合成技术62.5.5ECM与CRM、ERP、OA的关系63大型

2、会议应用63.1会前计划73.1.1会议联系人导入73.1.2会议计划批量发放73.2会议召集83.2.1会议报名通知83.2.2会议报名83.2.3会议报名情况收集83.2.4会议报名催办83.3会前提醒93.4会议资料发放93.5会议服务安排93.5.1登记合作服务单位93.5.2合作服务单位通知103.5.3登记会议参与人房间分机号103.5.4会议参与人服务（如订票服务等）103.6会议组织103.6.1会议帮助103.6.2紧急联络113.6.3会议通知113.6.4会议变更113.7会议互动活动113.7.1会议投票113.7.2会议竟猜小游戏113.7.3抽奖活动113.7.4人

3、文关怀124成功案例124.1国家开发银行应用案例124.2中国旅游饭店业协会 会议应用案例15北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM高效沟通管理系统大型会议解决方案1 炎黄新星简介北京炎黄新星网络科技有限公司是一家面向智能化通信业务的综合技术服务提供商及相关软件产品的领先供应商。作为智能通信综合业务的设计师和建筑师，我们一直致力于以智能化通信产品开发、通信业务综合服务为核心的新技术、新产品的研发，投入了巨大的人力和资金，迄今为止拥有：炎黄新星独家最新提出的高效沟通管理（ECM）、第三代统一消息、电信运营商级的电子邮件系统，以及国际领先的、拥有自主知识产权的语音技术等一系列有核心竞争力的产品。炎

4、黄新星一直致力于在信息通信技术领域提供创新产品和解决方案，促进智能化通信业务发展。短短的三年时间我们拥有了众多精诚合作的合作伙伴：中国电信、中国移动通信、中国联通等国家级电信企业和国内外著名的IT企业，如：IBM、HP、清华同方、方正科技、清华紫光等。作为新一代高新技术企业，炎黄新星愿意运用公司丰富的技术资源，强大的研发实力，将技术成果带入您的企业，以最先进的技术、最优质的服务，为大中型企业的信息化建设及电子政务做出自己的贡献。2 高效沟通管理系统简介高效沟通管理（Effective Communication Management，缩写ECM）是基于管理学的理论，为企业提供强有力的通讯工具和

5、管理工具。它强调以现有的一切通讯手段作为基础，包括WEB、电话、电子邮件、短信、传真、即时通信等，结合多种管理手段，包括事务提醒、自动催办、确认回复、团队协作、监督和报警等，实现沟通的高效和管理。2.1 ECM为客户带来的利益2.1.1 高效沟通节省运营成本在企业里，员工和中级主管花在沟通上的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高。在使用ECM之后，员工用于沟通的时间将会大大减少，人员工作效率得到了提高，人力资源成本因此而节省。以每人每天节省半个小时计算，一个公司每年节省的时间也是非常可观的。ECM整合了多种通讯手段，员工可以用最合理的方式进行沟通，从而节省内部的

6、通讯成本，对于跨地域的集团公司来说，更能节省大量的长途电话费用。例如：国家开发银行总行及28个分行在使用ECM后，长途费用降低了50%，具体分析请查看 附件：成功案例。2.1.2 加强内部上传下达、提高管理政策执行力度ECM是一个可靠的多渠道通讯工具，它可以利用各种通讯手段快速的传递信息，并运用事务提醒、自动催办、确认回复、事务监督报警等管理手段，不但保证信息的准确到达，而且使企业各项事务具备可管理、可监督性。ECM还有一个重要作用，即将平时的“非正式沟通”行为转变为企业内部的“正式沟通”、“团队沟通”行为，使团队沟通信息在企业内部快速、高效、有序的流转。2.1.3 加强平级沟通、提升部门协作

7、效率ECM可灵活定义部门之间的协作过程。将各部门之间的沟通过程和事务办理情况进行明确记录和跟踪，消除灰色地带，并可以跨部门监督和报警，保证部门协作时各个环节的紧密有序，责任明确。2.1.4 提供企业管理的有效依据ECM将企业内部的各个环节进行有效关联，并采用自动事务记录机制，记录所有团队沟通信息，这将成为企业进行管理过程改进、组织结构安排、人员责任分明的重要依据，为企业管理者提供帮助。2.2 ECM主要功能多渠道消息群发ECM具备以下通讯方式：WEB 电子邮件固定/移动电话语音 手机短信 传真 即时通信ECM可以同时向多人发送消息，不但可用于企业内部，也可用于企业和投资人、合作伙伴、客户之间。

8、多种方式回复确认ECM为每一次沟通都加上回复确认机制，变单向沟通为双向沟通，一项事务只有在得到对方的回复后才确认结束，如“会议通知是否收到？”“事情是否完成？”，回复的方式也可以多种多样，如短信回复、IVR语音电话回复等。事务沟通管理用户可灵活使用ECM中的多种管理手段，包括：事务提醒 事务通知 自动催办 领导监督 系统自动报警等应用自动催办功能，ECM系统可代替负责人督促执行者尽快完成工作，领导可以随时监督事务处理状态，独特的报警机制避免事情延误。这些管理手段和多样化的通讯方式相结合，确保每件事务的沟通目标实现。团队协同工作对于需要多人参与的事务，用户可以灵活定义沟通过程，ECM系统自动对沟

9、通过程进行记录和跟踪，对每个执行者的工作内容和进度进行管理，保证各个协作环节紧密有序，责任明确。沟通灵活转移ECM可完全配合用户的使用习惯，或者特别情况下的需要（如出差，调动等），将沟通信息转移到指定的通讯方式上。用户可根据具体需要，将某些事务转移给其他责任人进行处理。查询统计ECM能清楚记录系统中的各种信息，提供给用户和管理员进行事务、信息发送的统计和查询，方便管理者了解企业的工作效率。2.3 主要应用领域ECM能够满足企事业单位的各种通讯及管理需要，具有众多的应用领域。政府办公：可用于政府机关内部、政府与政府之间、政府与管辖企业之间的沟通，主要用于提高政府机关办事效率，对紧急事务的反应速度

10、，解决大批量政务沟通的问题。企业日常管理：主要用于企业内部沟通管理，包括日常事务提醒、通知发放、事务督办等。市场营销：主要用于企业营销，包括信息发布、开展促销活动、客户关怀、客户调查分析等。销售管理：流动销售管理、分区域渠道管理。客户服务：主要用于企业售后服务，包括售后快速响应、服务状态反馈、服务统计、收缴欠款等。物流管理：销售订单、库存控制报警、采购管理2.4 主要客户及应用简介客户名称基本应用国家开发银行总行及全国28家分行1、总行与分行之间日常管理，包括日程通知、会议管理、工作通知反馈；2、重要客户帐户情况、贷款情况、交易情况的语音通知、语音电话查询中国电信数据通信局1、 内部管理；2、

11、 与下级电信部门协作办公长春市政府1、 长春市政府内部管理；2、 应急指挥系统国家安全生产监督管理局1、内部管理；2、应急指挥系统中国旅游饭店行业协会1、 会议报名管理；2、 会议组织：包括通知、提醒、反馈；3、 会议互动活动组织同方计算机本部1、企业内部管理；2、会议管理；3、计算机渠道管理2.5 ECM主要特点2.5.1 高效的多渠道群发通讯工具ECM可以独立作为一个传递信息的手段，实现多渠道立体化传递信息，保证用户在开会、出差、特殊办公环境等情况下，仍然能够有效的接收信息。同时，它所特有的大批量群发功能，为企业大批量发送短信、电子邮件、传真提供了便利。2.5.2 确保目标实现的管理工具E

12、CM是一个管理工具，它可以记录下来沟通的全过程，以便于进行查询和审核。同时，用户可以预先设定大量的策略，包括沟通对象、通讯方式、事务内容、处理要求、催办条件、监控方式等，各种策略会在条件满足的情况下自动执行，确保沟通目标的实现。2.5.3 软硬件一体化，安装使用简单方便ECM是一个软硬件一体化的设备，真正实现了即插即用，安装时仅需分别同电源、电话线及公司网络连接，并进行基本配置后即可投入使用。ECM的使用用户，可以根据自己的使用习惯设定喜欢的通讯方式，无须增加额外设备，不给使用者添加负担。以下是ECM产品系列：ECM1000系列经济实惠，以最小的投资全面提升小型企业内部沟通效率ECM2000系

13、列并发量高、扩展性好，适合中型企业使用ECM3000系列高稳定性、高可靠性、高并发量，适合于大型企业或电信运营商使用，可对外提供ASP服务2.5.4 领先的融合通讯技术、语音合成技术ECM采用先进的融合通讯技术，将多种通讯手段进行集成，满足用户进行多渠道沟通的需要。同时采用炎黄新星自主知识产权的语音合成技术，能够自如的将文字信息转换为语音信息，使用户通过电话就能收听到各种沟通信息。2.5.5 ECM与CRM、ERP、OA的关系ECM除独立使用外，还可以与ERP、CRM、OA等信息化系统实现有效结合，起到兼容、强化执行和补充的作用。例如，企业原来已经有CRM系统，但在售后服务的过程中，经常出现找

14、不到责任人、故障排除不及时或相互之间推委责任的现象，与ECM对接之后，可以帮助CRM解决通知、催办、监控、报警等沟通问题，加强系统的执行力度，使系统运行更顺畅。又如，企业已有ERP系统，在缺货时可以用ECM及时通知提醒仓库人员及供货商补货，而应收款到期仍未收到款时，可以用ECM催促应付款的公司付款。ECM对OA的补充更为明显，例如内部周报、月报、各种工作的提醒、催办、通知、都能大大加强公司内部管理的执行力度。3 大型会议应用由于ECM系统具备多渠道（Email、短信、语音呼出、传真）、双向的通讯方式，可以实现快速、准确、有效的沟通，因此在大型会议的召集、安排、组织上，有着广泛的应用。它的主要应

15、用目的是实现分处在不同地域的群体间的会议召集，以及会议期间的信息交流、信息共享，提供一种高效协同工作的手段。 ECM大型会议解决方案充分运用Intranet/Internet网络资源、电信语音及传真网络资源、移动网络资源等先进的信息交流技术，在大型会议的召开中完全实现电子化的会议召集、会议召开、会中管理、会议互动以及会议语音、传真文件、电子文件的发放等功能。ECM大型会议解决方案，解决了大型会议中，因为人数众多，通知不便，反馈延误、互动性差而造成的会议组织困难、拖延时间长、服务不当的问题，同时为会议举办方节省了大量的人力、物力，是组织大型会议的理想帮手！以下根据大型会议的举办要求，从会议组织过

16、程的各个方面论述ECM的应用。3.1 会前计划在举办大型会议之前，要事先进行拟订会议计划，整理会议联系人（与会议参与人不一定相同），发送会议计划等工作。3.1.1 会议联系人导入大型会议中，先进行会议联系人的整理，已经整理完成的会议联系人，可以导入到ECM系统中，无须手工进行输入。会议联系人信息一般包括:联系人姓名、单位、mail地址、手机号、传真号等信息。会议联系人导入到系统后，可以根据联系人类别或所在公司类别进行分类管理。3.1.2 会议计划批量发放公司会议计划是以Word 文档、Excel文档进行存放的，因此一般通用的会议计划发放方法，是以传真的方式，如果会议达到200人以上时，工作量非

17、常大。ECM系统具备将Word、Excel文档转换成传真格式进行发送的功能，而且具备群发功能，可以同时发送几百份传真（具体发送数量与产品线有关），因此极大的解决了人工批量传真的困难，提高了工作效率。3.2 会议召集3.2.1 会议报名通知在会议召集过程中，先要进行会议报名通知，为了节省成本，可以采用Email+短信的报名通知办法。也就是说，在发给会议联系人报名通知邮件的同时，发送一条短信，提醒他去查看邮件，并登陆INTERNET的某个网址进行报名。3.2.2 会议报名会议联系人在收到报名通知邮件后，可以直接从邮件中的超级链接地址，链接到相关的报名页面，并填写报名信息。报名信息是指会议参加人的信

18、息，包括：姓名、性别、年龄、单位名称、职务通信地址、邮政编码、生日、办公电话、手机、传真、电子邮件、到达时间、到达交通方式。3.2.3 会议报名情况收集系统自动将报名情况进行收集，并产生详细的会议名单，会议名单可以转换为Excel表格进行下载。同时，会议组织人员可以对会议名单进行分类整理，分成不同的通讯组，便于会议期间联系使用。下载的Excel表格有着更广泛的应用，比如说，对报名表进行分类，提供给服务机构（如酒店）进行分房等。3.2.4 会议报名催办在进行会议报名通知时，可定制一些催办功能，如果没有及时回复，则开始进行催办。催办可分等级，开始时，可以仅用办公电话进行催办，催办间隔时间可长一些。

19、如果过了某个时间限度，仍然没有回复，则开始使用移动电话、传真等形式来催办，催办间隔时间也可以短一些。如果仍然没有回复，还可以催办会议联系人的上级领导，所有这些，都保证会议报名能够得到及时回复。3.3 会前提醒根据预定的会议计划，在会议召开前一到两天，可以进行会前提醒，提示会议召开时间，以便于会议参加人能够早做准备。会前提醒的名单以报名期间收集的“会议名单”为准。3.4 会议资料发放如果一些会议资料，需要大家在会议前提前查看，可以提前进行资料发放，资料发放方式可以采用录音文件、电子文件、传真等方式。录音文件可以直接收听，也可以放在Email系统中，通过附件下载下来长期保存；电子文件，可以在Ema

20、il系统中，直接下载打印；传真文件，可以直接发送到与会人员的传真机上。会议资料发放后，可以要求各接收人确认收到，以便于会议资料能够顺利的交给各个会议参与人员。3.5 会议服务安排每一个大型会议的召集，都需要酒店、餐厅、车队、票务部门等多个行业服务部门的积极帮助。在传统情况下，一般均需要用传真方式来解决，传真方式有一些弱点，比如说反馈速度慢、成本高等，使用ECM之后，可以解决会议服务方面的难题。3.5.1 登记合作服务单位在找到相关服务的合作单位后，先期在ECM系统中建立相应的合作服务组，将合作服务单位的联系信息进行登记。登记内容有：联系人姓名、性别、年龄、单位名称、职务通信地址、邮政编码、办公

21、电话、手机、传真、电子邮件方式。3.5.2 合作服务单位通知在会议组织过程中，有很多服务需要合作服务单位的配合，这时可运用ECM系统进行通知。一般来说，许多服务单位并没有网络系统，而只有电话、传真等传统通讯方式，而ECM具有的多种通讯方式，刚好在合作服务单位的通知上有很好的应用。即使会议组织人员身边没有传真机等工具，也照样能完成传真机、短信、语音电话等通知方式。对合作服务单位的通知，可以通过回复确认，来保证通知质量。3.5.3 登记会议参与人房间分机号为了有效节省成本，还可以在会议开始时，根据会议参与人房间号，登记其分机号，部分通知事宜可以采用分机进行通知。3.5.4 会议参与人服务（如订票服

22、务等）在会议过程中，可以通过短信等方式，了解会议参与人需要的服务。例如订票服务，可以批量向会议参与人发出订票邀请，请会议参与人及时回复订票信息，以便于更好的为会议参与人服务。3.6 会议组织3.6.1 会议帮助当会议参与人到来后，系统会定时发送帮助短信，告知ECM系统使用方法、会议的基本安排、重点会议场所的地点、吃饭时间等。与会人员查询一些特殊信息时，可以发送帮助业务号码到短信中心，短信中心可以及时回复相关的帮助信息。例如：查询会议安排等。3.6.2 紧急联络会议开通紧急联络短信，发送给所有会议参与人，如果会议参与人有任何紧急事务，可以马上回复该短信，该短信会在第一时间转发给会议组织者及其领导

23、手中，便于在紧急事务发生时，会议组织者有着良好的反应速度。3.6.3 会议通知在每次会议召开时，可以采用提前20分钟、提前5分钟（时间可以灵活变化）两次提醒及自动催办手段，保证每次会议的正常、及时的进行。3.6.4 会议变更如果会议期间，有些安排出现了变更，则可以用ECM系统及时的将会议安排变更信息通知给每一个会议参与人，同时可通过确认来避免出现遗漏。3.7 会议互动活动3.7.1 会议投票会议投票可以采用ECM系统来完成，可以在投票前先公布投票规则，然后通过短信发出“开始投票”的通知；会议参与人用短信回复的方式，输入自己的投票选项，比如说当投票选项为1，表示同意，投票选项为2，表示不同意，投

24、票选项为3，表示弃权。会议组织者通过收集投票反馈结果，来公布投票结果。3.7.2 会议竟猜小游戏会议过程中，可以用短信出一些小型智力题目（如谜语等），让大家参与作答，首先给出答案者获胜，可以获得一些会议组织者给出的礼物等。3.7.3 抽奖活动会议过程中，可以安排一些抽奖活动，在ECM系统中建立单独的抽奖模块，循环显示所有会议参与人的手机号码，在点击回车键后即停止，停止时显示中奖号码，并给中奖人发一个祝贺短信及点播一首歌曲。3.7.4 人文关怀在会议期间，如果有会议参与人员过生日，系统还能自动给他点播一首生日歌，并且可以通知会议组织者，以便于会议组织人员能及时为他准备一份特别的礼物。4 成功案例

25、4.1 国家开发银行应用案例 项目背景国家开发银行原有OA系统是建立在Window NT操作系统之上；使用服务器、磁带库、光盘库等物理介质；采用Lotus Domino/Notes平台并根据开发银行实际情况开发出的大型应用系统。该OA系统已在总行及全国范围内28家省级分行全面使用。国家开发银行“柜台前移”系统是基于Lotus Domino平台，专门针对国家开发银行各分行与行外客户单位之间的信息传递而开发的应用系统。主要功能为：流程报表在分行与行外客户之间的信息传递、分行与行外客户部对完成文档的查询等。OA和柜台前移是开行主要的业务系统，该系统在运行过程中产生的大量消息需要通过电话、短信等多种方

26、式通知用户，并且需要接收人进行“消息确认”，同时内外部系统用户需要进行实时短信查询、语音查询。为了完善OA系统和柜台前移系统，提高内部工作效率和客户服务质量，国家开发银行决定将ECM开发平台与原OA系统、柜台前移系统进行对接。 建设内容该项目的建设内容包括如下部分：1、 通过POP3、SMTP等协议和XML技术，实现与现有OA系统的互联、互通，实现OA系统中各种信息的多种方式到达通知功能, 包括传真、短信、电话等，接收人可以使用多种通讯方式发送“确认回执”。同时用户可以主动通过语音电话、短信实时获取邮件等各种信息。2、 为外部系统用户提供通知和语音查询功能，如：以柜台前移系统为例，查询帐户余额

27、（其中包括存款帐户余额和贷款帐户余额）、交易流水等。 系统结构及功能实现 ECM平台提供了OA系统、柜台前移系统与用户之间通过语音、手机短信等进行信息交换的途径，建立了通畅的信息传输渠道，实现了信息的异步传递和实时查询。信息交换采用统一接口方式，屏蔽了应用系统的网络结构及具体功能操作，ECM平台可只在总行设立服务器，应用接口也只设立在总行，总分行所有的通知信息均先路由到总行的应用接口系统中，由应用接口传输到ECM平台中。接口业务主要包括：通知发布及反馈、信息实时查询、柜台前移系统帐务实时查询。以通知发布及确认反馈为例，讲述接口业务的实现过程：系统名称业务名编号交易名报文种类办公自动化系统柜台前

28、移系统发送1通知CMT001接收2确认回执CMT002ECM平台发送3确认回执CMT002接收4通知CMT001“通知发布及确认反馈”采用邮件作为数据传输的通道，以SMTP/POP3作为接口用的通讯协议。首先设立一个应用接口邮箱，该邮箱建立在总行现有的邮件服务器上，采用Lotus Domino的邮件数据库作为模板。由于OA系统本身也建立在Lotus Domino平台上，所以OA的通知信息将通过Domino的路由服务发到应用接口邮箱中，其他系统也可以将通知信息通过SMTP/POP3协议发送到接口邮箱中；ECM平台通过SMTP/POP3从应用接口邮箱中获取消息，并进行通知发送，同时将接收回来的“确

29、认回执”发回到接口邮箱中。 开发进程该项目一个月内便完成安装、系统对接、调试、测试的整个过程，现已稳定运行半年多，国开行总行和23个分行均使用此系统，客户对ECM平台与原系统的快速对接和稳定运行表示非常满意。 案例分析国家开发银行成立于1994年3月，注册资本500亿元人民币。100%政府拥有，直属国务院领导，是中国三家政策性银行中最大的一家，是除中国人民银行外唯一正部级金融机构。国家开发银行在全国范围内共有包括总行以及28家省级分行多家分支机构，原有内部OA系统以及柜台前移系统在运行过程中，在各分支机构之间以及分行与客户存在大量信息交换，在这个过程中需要通过电话、传真等方式实现内外部的沟通。

30、由于异地通信频繁，人工处理事务的效率限制，因而产生了庞大的通讯费用和人工成本。为了提高内部人员办公效率和客户服务质量，节约通讯费用的开支，国开行决定采用北京炎黄新星的ECM开发平台与原有OA和柜台前移系统进行对接。对接之后，实现原有OA系统的功能全面扩展，诸如邮件的多通讯方式发送及多方式回复、工作流、日程多方式通知及回复、工作内容自动催办和提醒。在实现ECM系统与原有系统对接后，人员的办事效率大大提高，原来“找人难、总分行交流速度慢、反馈时间延迟”的现象得到了改善，特别是紧急事务的处理效果非常好。同时，通过对各种通讯方式的灵活调用及有效控制，大大减少了内部通讯费用。在系统平稳运行一年的时间里，

31、国开行内部通讯费用下降了50%以上，日常业务处理时间也大大缩短。通讯费用节省的原因在于：1、 各种通讯方式灵活调用，选用其中最节省成本的联络方式。例如：以前总分行之间的通知事宜，基本采用长途电话，目前基本改为Email+短信通知，仅此一项，即节省了总行30%的长途通讯费用；2、 通讯的有效性使得原来需要2-3次沟通才能完成的事宜变为1-2次完成。例如：原来总分行之间催缴报表等事务，一般均需要2-3轮的沟通才能收齐28家分行的报表，目前加上“确认回复”机制后，所有信息均有效记录，回复速度也大大加快，一般经过1-2轮沟通，即可完成所有报表催缴。通过通讯有效性控制，节省了总行20%的长途通讯费用，以

32、及40%的市话通讯费用。国开行长途费用统计图（上ECM系统前）国开行长途费用统计图（上ECM系统前后）同时，由于ECM使通讯有效性大大加强，而且支持群发，国开行的人工成本也节省了不少。ECM系统在国开行的与原有系统对接之后，可以为外部系统用户提供通知和语音查询功能，如：以柜台前移系统为例，客户可以通过电话和短信进行自主查询帐户余额（其中包括存款帐户余额和贷款帐户余额）、交易流水等。大大提高用户对于国开行工作的满意度，也节省了工作人员为处理客户查询的时间。ECM系统在国开行原有OA和柜台前移系统中的成功应用，充分体现了ECM在提高办公效率、节约企业通讯成本、提高客户服务满意度方面的优势。4.2

33、中国旅游饭店业协会 会议应用案例 项目背景中国旅游饭店业协会经常召开大型的行业会议，涉及到多达700多家行业企业的会议组织工作。在没有ECM系统之前，全靠人工来进行会议通知、参与人员确认等召集工作。原有的操作模式存在以下几个问题：1、 人员工作量太大，发传真需要发700余份；2、 工作效率低下，通知和确认工作前后需要半个月时间才能完成；3、 通讯信息可能丢失，对方有没有收到无法确认，经常出现丢失现象；4、 通讯费用高昂，由于来回通讯均是长途联系，而且电话时间很长，导致通讯费用很高。为了改进原有大型会议的操作模式，该协会应用了ECM系统的会议召集功能。 功能应用中国旅游饭店业协会，主要应用了以下

34、的会议管理功能。会议联系人导入该协会在会议准备过程中，先进行了会议联系人的整理工作，并将整理完成的会议联系人信息（存在于FOXMAIL邮件客户端中），导入到ECM系统中。会议联系人信息一般包括:联系人姓名、单位、mail地址、手机号、传真号等信息。导入完成后，会议组织人员根据企业的地域、细分行业对联系人进行分类。会议报名通知该协会的会议组织人员，在完成会议联系人的准备工作后，即可进行会议报名通知，为了节省成本，采用Email+短信的报名通知办法。也就是说，在发给会议联系人报名通知邮件的同时，发送一条短信，提醒他去查看邮件，并登陆INTERNET的某个网址进行报名。会议报名会议联系人在收到报名通

35、知邮件后，可以直接从邮件中的超级链接地址，链接到相关的报名页面，并填写报名信息。报名信息是指会议参加人的信息，包括：姓名、性别、年龄、单位名称、职务通信地址、邮政编码、生日、办公电话、手机、传真、电子邮件、到达时间、到达交通方式。会议报名情况收集系统自动将报名情况进行收集，并产生详细的会议名单，会议名单可以转换为Excel表格进行下载。同时，会议组织人员可以对会议名单进行分类整理，分成不同的通讯组，便于会议期间联系使用。下载的Excel表格有着更广泛的应用，比如说，对报名表进行分类，提供给服务机构（如酒店）进行分房等。会议报名催办在进行会议报名通知时，可定制一些催办功能，如果没有及时回复，则开

36、始进行催办。催办可分等级，开始时，可以仅用办公电话进行催办，催办间隔时间可长一些。如果过了某个时间限度，仍然没有回复，则开始使用移动电话、传真等形式来催办，催办间隔时间也可以短一些。如果仍然没有回复，还可以催办会议联系人的上级领导，所有这些，都保证会议报名能够得到及时回复。 开发进程由于ECM产品已经具备了非常完善的功能，因此仅用一个星期，即完成了安装、调试、测试、部署的整个过程，并使用ECM产品成功的进行了中国旅游中国旅游饭店业协会第五届会员代表大会的会议召集工作，客户对ECM系统的快速开发和稳定运行表示非常满意。 应用效果及客户反馈在安装ECM产品后，该协会于2003年2月24日至27日在

37、北京喜来登长城饭店召开了中国旅游饭店业协会第五届会员代表大会。该协会组织人员在2月21日上午8：00发出了300多份通知，通知方式应用了Email和短信的群发，截止在上午11：00时止，已经收到了200余份反馈，其中100余份已经填写完成了报名表（其它企业不参加）。该协会工作人员对ECM系统的效率非常满意，原来需要1-2周才能干完的事情，目前用半天时间就完成了，节省了大量的人力物力。同时，采用Email+短信的通知方法，不仅节省了大量的长途通话费用、传真费用，而且保证了通知信息的准确性、报名信息的自动记录，使得整个会议召集过程电子化，避免了人工操作出现的瓶颈。 炎黄：李智毅 021-62471088 13801926190