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1、第1章 概述1.1 工资管理系统简介工资管理系统适用于各个行业对工资管理的要求，可实现工资核算、工资发放、个人所得税、公积金管理和员工档案管理。工资管理模块的基础数据大部分由用户自行设置，如定义金额类工资款项、定义款项公式、确定考勤款项、制定考勤指标及定义考勤款项公式、设置工资单和信用卡的输出格式等。此外，每次月结之后，本系统都能根据需要自动生成转账凭证，供新中大公共财政管理软件的核心模块“总账处理系统”调用，增加了系统的自动化程度。第2章 初始与设置第2章 操作帮助工资管理系统使用流程如图所示：一、 在使作本系统前，要先在“初始设置”菜单中进行初始设置，如：工资款项、款项公式、打印格式、考勤
2、设置、启用月份等，具体设置内容根据管理需求进行。二、 将本单位人员在“员工录入”录入。三、 在工资录入中录入每个员工的各款项工资数额。四、 使用“集中计算”进行公式计算工资款项数据的计算，如：所得税、应发工资等。五、 根据需要进行工资报表的查询打印，如工资表、工资条等。六、 进行月结，进入下一月份工资管理。第3章 功能手册3.1 初始与设置“初始与设置”部分主要是要求用户录入实行电算化管理日常工资处理业务所需的基础数据。只有完成这些基础数据的设置，系统才允许用户开展工资处理所涉及到的各项业务。为满足企业工资管理变动的需要，在此设置的信息除了“确定启用月份”外，在初始化完成后仍然可以修改。下面我
3、们按照“初始与设置”各子菜单的排列顺序，以介绍各子菜单的操作方法为主，来向大家讲述“初始与设置”部分的主要功能。3.1.1 部门类型设置用来登记单位中各种不同功能性质的部门。登记部门类型的目的是为了分门别类地汇总各个部门的员工工资数据以便于单位及时掌握各个部门的员工收入情况。用户首次进入该菜单操作窗口时，可以看见系统已预设了几种部门类型供您参考。若要增加新的部门类型，可以通过窗口中的“增加”按钮来添加；通过窗口中的“修改”按钮可以修改已有部门类型的“代码”和“部门类型”信息；对不需要的部门类型信息，系统允许用户进行“删除”操作。注意：已被其它模块、菜单引用的部门类型信息不许删除，如下方图 3.
4、11，则说明代码为05的部门类型已被调用，系统不允许您直接删除。若确需删除，您得先将调用它的记录首先删除，如根据图 3.11的提示信息，您则首先应到“部门设置”中将05部门类型下的部门一一删除，才可将该部门类型记录删除：图 3.11提示窗口3.1.2 部门设置用来设置单位中各部门信息，用于以后录入工资档案信息选择部门名称、职工工资信息查询条件输入等。部门信息包括“部门代码”、“部门名称”和所属“部门类型”三项内容，其中前两项为必录项。“部门代码”允许的最大宽度为12位，可由数字、字母、符号组合而成；“部门名称”由用户键入，允许输入的最大宽度为20位；部门所属的“部门类型”通过下拉选框选择录入，
5、下拉选框内可以显示出用户登记入本系统的所有部门类型记录。注意：1、同“部门类型设置”中一样，系统允许用户修改和删除不需要的部门信息。但已被其它模块、菜单引用的部门信息系统不允许用户进行删除操作，如用户已设置了某一部门下的员工信息，则不允许直接删除该部门。2、系统允许用户对部门进行分级设置。建议用户在一级部门下首先设该部门的经理室，将该部门管理人员集中归属，例如：03采购中心下设0301采购中心（行政管理部门）、0302采购一处和0303采购二处（采购部门）。这样做的好处在于使整个大部门内人员及部门性质明确，方便计提工资设置会计分录。3.1.3 员工类型设置系统默认有“正式工”、“临时工”和“退
6、休工”三种员工类型。系统也允许用户按照本单位的性质添加新的员工类型。比如按工种、岗位、职称等对员工进行分类。无论采用何种方式进行员工分类，都需要考虑到日后工资管理的方便性。新增员工类型可通过“员工类型设置”窗口中的“增加”按钮来完成。新增员工类型时要求用户录入“员工代码”和“员工类型”两项信息，“员工代码”最大宽度为4位，“员工类型”最大宽度为20位，都由用户自行键入。另外，系统允许用户修改和删除员工类型信息。但已被其它模块、菜单引用的员工类型信息系统不允许用户进行删除操作。3.1.4 工资款项设置工资单中的工资款项由金额类款项和非金额类款项组成。其中金额类款项如“基本工资”、“应发工资”、“
7、所得税”等；非金额类款项如“员工姓名”、“员工类型”、“员工号”等。本系统的“工资款项设置”主要是帮助用户录入工资款项中金额类款项的信息，为将来金额类工资数据的集中录入做准备。“工资款项设置”窗口如图 3.42所示：图 3.12工资款项设置窗口在“工资款项设置”窗口中系统已预设了一些金额类工资款项供用户参考，一条工资款项的信息包括“序号”、“款项名称”、“小数位数”和“标识符”。本系统允许用户定义最多可达80条工资款项记录。2序号：由系统自动生成，它决定了该款项在工资列表中出现的次序；2款项名称：可以输入数字、字母和汉字，其宽度最多为12个字节 ；2标识符：和工资款项名称相对应且不能修改；2小
8、数位数：决定了工资款项中金额类款项数值的小数位数，系统最大支持为2位。系统允许用户对已有的款项记录进行添加、修改和删除操作，甚至是重新设置。例1：添加工资款项。基于图 3.12中的数据，假设要在“扣款”和“应发工资”之间增加一款项“养老金”。具体操作步骤为：先将光标定位至“扣款”所在的记录行内（在“扣款”的序号、款项名称、小数位数栏内都可），然后单击“添加”按钮，系统会在“扣款”与“应发工资”记录行之间增加一记录行，输入相应的数据，最后按下“确认”按钮进行保存即可。注意：“添加”按钮与光标所在的位置密切相关。例2：调整某些工资款项的位置。基于图 3.12中的数据，假设要将“岗位津贴”和“粮贴”
9、的位置互调。具体操作步骤为：先将两者的序号同时删除，然后将“岗位津贴”的序号置为4，将“粮贴”的序号置为8，此时您可以发现“排序”按钮被激活，按下它，系统便根据改动内容对窗口中的数据进行重新排序。用户可能会想，我可不可以通过调换“款项名称”来调整款项的位置？这样做就破坏了工资款项与原有标识符的对应关系，会导致数据计算错误。例3：删除某工资款项。如果用户对选中的款项记录进行删除，出现图 3.43所示的提示窗口，则表明该款项已被调用，不可直接删除它，用户应根据系统给予的提示进行操作；如果系统弹出图 3.44所示的提示窗口，则表明该款项还未被调用，此时按下“是”按钮，则删除该款项，反之，取消该次操作
10、。图 3.13删除被调用工资款项时的提示窗口图 3.14删除未被调用工资款项时的提示窗口另外，将光标置于工资款项记录行的“序号”、“款项名称”和“小数位数”三栏中的任何一栏内，然后单击鼠标右键后，屏幕上会弹出图 3.45所示的编辑菜单，它可以辅助用户快速进行工资款项的设置操作。图 3.15编辑菜单3.1.5 款项公式定义由于工资款项由用户自行设定，并且软件本身也并不能先知道哪个应该是实发款项，哪一个对应是应发款项，所以款项间的所有计算关系也全留给用户自己来设置。单击“款项公式定义”子菜单后，屏幕上将弹出“款项公式定义”窗口（见图 3.56），窗口中“款项”栏列出了用户预先设置好的所有工资款项，
11、而“款项间的公式关系”是需要用户自行定义的。图 3.16款项公式定义窗口注意：1、已被定义为“考勤款项”的款项的公式不在此设置，而是在“初始与设置考勤设置考勤款项公式定义”中定义，具体参见本手册2.7.3小节。2、如果某些工资款项的“款项间的公式关系”内带有“*”，则表明该款项已定义有按人员性质和部门的公式，这在后续章节中会加以详细介绍。定义款项间公式关系的操作步骤如下：1、首先选中需要定义或修改款项间公式关系的某一款项记录行。2、单击“修改”按钮或双击鼠标左键，系统将弹出图 3.57所示的“工资款项计算公式”窗口：图 3.17工资款项计算公式窗口窗口中主要包括“款项计算公式编辑栏”、“款项名
12、称列表”和“运算符号及函数功能按钮”三部分内容。3、用鼠标点击款项名称列表中的具体款项或点击这些运算符，将会使款项名或运算符自动跳到“款项公式编辑栏”中。下面举例说明：举例：假设实发工资应发工资扣款所得税，其中应发工资、扣款、所得税都已定义好。在窗口右边的“款项名称列表”中找到“应发工资”项，然后单击它，该项便自动跳到“款项公式显示”栏内；再点击“”号，该运算符出现在表达式输入栏内，并排列在“应发工资”款项后面；用同样的方法输入“扣款”、“”和“所得税”项即完成了该公式的设置；最后还得点击“确认”按钮，进行公式合法性验证和存盘。用户也可直接在公式输入栏内手工输入公式，但要注意输入的运算符号必须
13、是英文状态下的，否则将导致存盘失败。建议用户通过系统提供的按钮进行输入，对于一般的用户来说这样会又快又准确。本系统提供用于设置款项间公式关系的函数有“分段函数SEG( )”、“ 取整函数 INT ( )”、“ 四舍五入保留小数位数函数ROUND（ ）”、“取大于或等于某实数的最小整数函数CEILING（ ）”和“依据条件返回不同结果的If ( )函数”五种。下面分别加以说明：分段函数SEG( ) 用于表达款项之间的分段计算关系，其应用格式为：SEG(款项名, 数字数字:表达式, 数字数字:表达式, . . . )以最为典型的个人所得税为例：所得税SEG(“应发工资”，0800：0，800.01
14、1300：“应发工资”800)0.05, 1300.013300：“应发工资”1300)0.1-25，3300.018300：(“应发工资”3300)0.15125：8300.01-28300：(“应发工资”8300)0.2375)上例表明应发工资在800至1300 元之间，那么所得税为超出800元部分的5%；在1300至3300之间，则计为超出1300元部分乘以0.1并且减去25元；在3300至8300之间，则计为超出3300元部分乘以0.15并且减去125元；在8300至28300之间，则计为超出8300元部分乘以0.2并且减去375元。取整函数 INT ( ) 用于取得款项的整数部分，其
15、应用格式为：INT(表达式)例如：INT(岗位工资+级别工资)，若岗位工资210.46，级别工资130.36，则INT(岗位工资级别工资)340函数ROUND( ) 四舍五入方式保留小数位数函数ROUND( ),其应用格式为：ROUND(表达式 ,小数位数)例如：ROUND(岗位工资级别工资,1), 若岗位工资210.46，级别工资130.36，则ROUND(岗位工资级别工资)340.8若函数ROUND( )括号内缺省小数位数则表示保留到整数。函数CEILING( ) 取大于或等于某实数的最小整数函数CEILING( ) 用于取得大于或等于某款项的最小整数, 其应用格式为：CEILING(表达
16、式 )例如：CEILING(岗位工资级别工资)，若岗位工资210.46，级别工资130.36，则CEILING(岗位工资级别工资)341函数If( ) 该函数用于两种情况下取数，若条件成立取前者，否则取后者。其应用格式为：If(条件，数据1，数据2)例如：If(“住房补贴”150,“住房补贴”100，“住房补贴”)，该例的计算结果为：如果员工的原有住房补贴小于150元，则加上100元，否则保持不变。单击“存盘”后，系统会对表达式进行严格的语法检查，正确无误后即可存盘。3.1.6 按人员性质和部门设置款项公式一般情况下，在“2.5款项公式定义”子菜单中设置的款项计算公式就可以满足单位员工每个月的
17、款项工资统计。但对于部分特殊员工工资中需要另行设置个别款项计算公式时可通过本菜单来完成。下面我们就向大家介绍“按人员性质和部门设置款项公式”的操作。1、单击该子菜单后，系统先弹出同图 3.16相同的公式设置窗口。在该窗口的“款项列表”中选中需按部门和人员性质设置款项公式的款项记录行，然后单击窗口中“修改”按钮或双击鼠标，弹出图 3.68所示的窗口：图 3.18按人员性质和部门定义款项窗口2、点击图 3.18中“增加”按钮，系统在增加一空白记录行的同时弹出图 3.69所示的定义工资款项公式窗口：图 3.19按人员性质和部门定义款项公式窗口该窗口同一般款项公式定义窗口（见图 3.17）相比多了“款
18、项公式设置条件”和“款项公式计算月设置”两部分内容。用户只需定义具体的“款项公式设置条件”和“款项公式计算月设置”内容，然后参考一般款项公式定义窗口中定义款项公式的操作方法进行指定部门和人员性质类型员工工资中个别款项计算公式的设置操作即可。 注意：在此设置的指定款项计算公式可按用户的需要执行款项工资“每月计算”、“指定月计算”和“跨月合并计算”。定义指定款项计算公式时，在图 3.19中“款项公式计算月设置”栏内：若选择“每月计算”选项，则系统每月自动计算员工工资中指定款项的金额值；若选择“指定月计算”选项，则系统只在指定月当月计算员工工资中指定款项的金额值；若选择“跨月合并计算”选项，如“计算
19、月”栏内有数据“3，5，9”，则表明系统将在3月份计算1，2，3三个月份的指定款项合计金额值（假如“计算月”栏内出现“3”时指定款项计算方法也如此）；在5月份的工资中计算4，5两个月的指定款项合计金额值；在9月份的工资中计算6，7，8，9四个月的指定款项合计金额值。3、在图 3.19中定义完款项计算公式，然后单击“确认”按钮进行保存后，当系统回到最初进入的公式设置窗口时,可以发现该记录行内出现5个连续星号标记“*”与其它款项加以区别。3.1.7 考勤设置考勤是对员工出勤情况的一种记录。它主要包括病假、事假、迟到及旷工等考勤内容。考勤和员工的工资密切相关。由于每个单位考勤内容的不同，所以各单位工
20、资报酬表中与考勤相关的款项也就不同。为了帮助用户灵活设置考勤款项工资，本系统特别增设了“考勤设置”这一菜单来辅助单位具体定义考勤款项，它具体包括“确定考勤款项”、“考勤指标设置”和“考勤款项公式定义”三个子菜单。通过下面的介绍，用户将会明白“考勤设置”是如何辅助“工资款项设置”的。3.1.7.1 确定考勤款项在确定考勤款项前，用户必须在前面讲述的“工资款项设置”中设置好与考勤内容相关的工资款项（即考勤款项）。考勤款项和非考勤款项的差别在于考勤款项的数据来自考勤指标。以下是确定考勤款项的操作方法：单击“确定考勤款项”子菜单，弹出图 3.710所示“设置考勤款项”窗口：图 3.110确定考勤款项窗
21、口该窗口中列出了用户在“工资款项设置”中定义的所有工资款项。用户只需将鼠标指针置于欲设为考勤款项的款项记录上然后双击鼠标左键，当该记录行中“是否考勤款项”数据列中出现“是”时，就表明该款项被确定为“考勤款项”了。取消“考勤款项”的操作同确定考勤款项的操作方法相同，即用鼠标直接双击“是”考勤款项的记录行。 注意：一旦考勤款项和考勤指标之间已有公式关系，则不能直接取消该款项为“考勤款项”的状态，得首先在“考勤款项公式定义”功能中清除公式。3.1.7.2 考勤指标设置用来录入考勤指标，如“迟到”、“病假”、“事假”等。系统根据考勤款项与考勤指标间建立的公式关系计算出考勤扣款值。本系统考勤指标最多允许
22、设置8种，对应的标识符为8188（前80个数字用于设置工资款项）。设置考勤指标的操作很简单，用户一试便知，这里不再赘述。“考勤指标设置”窗口如图 3.711所示：图 3.111考勤指标设置窗口3.1.7.3 考勤款项公式定义在此定义考勤款项和考勤指标之间的公式关系。例如公式：考勤1seg(“迟到”,0-10:10,10-20:20,20-60:30)超产奖1.5超产数基本工资/100在上面两个公式中“考勤1”和“超产奖”是考勤款项，“迟到”和“超产数”是考勤指标，考勤指标的量词可以是天数、次数或是件数由用户自行掌握。所以考勤款项的计算方式同样适用于计件工资款项，要看用户如何灵活运用。公式定义窗
23、口和前面“2.5款项公式定义”相似，双击任一项考勤款项即可进入具体的设置窗口。具体的“考勤款项计算公式”窗中的内容和“款项间公式关系设置窗”很相似，只有两点不同：1、窗口右上角有一个“扣款上限”需要设定，例如扣款上限定义为85元，那么此款项(扣款)最多不会超过85元；如果不定义，则表示没有上限。2、“考勤项计算公式”窗中的款项不仅包括“工资款项设置”中定义的所有款项也包括“考勤指标设置”中定义的所有考勤指标，两者分别以黑色字体和蓝色体字显示，以示区别。3.1.8 等级设置工资等级是根据劳动的复杂程度、繁重程度、责任大小等因素进行划分的。常见的等级工资有“技术等级工资”、“岗位等级工资”、“职务
24、等级工资”、“职能等级工资”、“岗位技能工资”等类型。每种类型的等级工资如“技术等级工资”按照工人所达到的技术等级标准又可细分成“一级”、“二级”、“八级”等不同的等级。在“等级设置”子菜单中，用户可以录入单位不同类型等级工资的明细信息、确定员工工资报酬表中等级工资款项，最后由系统根据用户录入的员工等级工资信息自动地将预先定义好的等级工资数额填入对应员工的工资款项中。“等级设置”有“等级录入”、“等级款项设置”和“等级工资计算”三个子菜单。3.1.8.1 等级录入“等级录入”主要是录入不同类型等级工资的具体等级及相对应的等级工资金额。操作界面如图 3.812所示：图 3.112登记录入窗口本系
25、统为用户预设了一些等级工资明细参数。若用户愿意采用本系统提供的等级参数，则直接在“等级工资”列中录入对应的金额，经存盘后，系统便可调用这些数据；若用户想自行定义新的等级工资，则可先删除本系统提供的等级参数，然后录入新的等级工资明细内容即可。3.1.8.2 等级款项设置该子菜单用于将“等级录入”中设置的等级工资与工资款项中需按等级计算的款项之间建立起对应关系。例如，将“级别工资”定义为等级工资款项，则在录入员工工资数据的时候，系统自动将该员工相对应的等级工资填入在“级别工资”这一款项中。定义员工工资报酬表中等级工资款项的操作界面如图 3.813所示：图 3.113等级工资款项设置窗口在定义员工工
26、资报酬表中等级工资款项的过程中：&选择好等级工资款项名称后一定要进行存盘操作（即单击窗口中“确认”按钮），否则系统认为该定义操作无效；&定义下一个等级工资款项时，先单击窗口中“清空”按钮，将“请选择等级工资名称”栏中上一个等级工资款项名称清除，然后再选择其它的工资款项。3.1.8.3 等级工资计算注意：在“等级工资计算”前，用户必须先在“6.2工资档案”中完成人员基本信息的录入工作。系统根据员工档案中确定的员工等级和“等级录入”中设定的每个等级所对应的工资数额，自动计算出每个员工等级工资款项的金额。3.1.9 格式设置格式设置包括工资打印格式设置和工资款项输入格式设置。这里的工资款项输入格式类
27、似于工作表，而用户只需在表中的单元格内录入相应的数据即可。本系统的工资款项格式设置包括“按部门输入格式设置”和“按员工类型输入格式设置”两种。3.1.9.1 工资打印格式设置在本系统中用户可以自定义两种不同用途的工资打印格式。一种是“工资明细列表”作为单位内部存档留用；另一种是“工资发放条”，连同工资一起发放给单位员工。“工资打印格式设置”最多允许用户自定义40种工资打印格式。注意：两种不同用途工资打印格式的设置操作界面相同。即它们的打印格式设置操作都是在“定义打印输出格式”窗口中进行的。定义前用户首先要在位于“定义打印输出格式”窗口中最上部的“格式选择”栏内的40种“自定义格式”中选择其中的
28、一种作为定义对象，然后在“说明”栏内简明扼要地说明该自定义格式的使用特征。下面我们就分别介绍这两种不同用途工资单打印格式的设置操作。“工资明细列表”打印格式设置1、点击“定义打印输出格式”窗口中“用途”栏内的下拉按钮，在弹出的下拉选择框中选择“工资列表”选项，此时窗口显示如图 3.914所示：图 3.114工资列表打印输出格式定义窗口2、在图 3.114中用户需要设置的内容有：“栏目字体”、“金额字体”、金额字体的“行高”、“横向表格线”、“金额为零项”、“最后签名栏”及“表尾文字”。说明：“栏目字体”、“金额字体”的字体框内有“Arial”、“Courier”、“System”、“Times
29、 New Roman”四种字体；字号可供选择的范围是6-72；另外还可以“加粗”字体；“横向表格线”的打印方式可以选择“实线”、“虚线”、“不打印”三种中的任何一种；工资款项中“金额为零项”可“打印”也可“不打印”；“最后签名栏”有“打印在左边”、“打印在右边”和“不打印”；模拟显示栏中的蓝字数据行的高度随“行高”的改变而改变，具体如何设置由用户自定。3、通过“模拟显示”栏用户可以预览自定义的“栏目字体”、“金额字体”和金额行的“行高”。“工资发放条”打印格式设置1、点击“定义打印输出格式”窗口中“用途”栏内的下拉按钮，在弹出的下拉选择框中选择“工资发放条”选项，此时窗口显示如图 3.915所
30、示：图 3.115工资发放条打印输出格式定义窗口2、在图 3.115中用户需要设置的内容有：“栏目字体”、“金额字体”、相邻两行工资条打印间距需“增补行高”值、“横向表格线”和“金额为零项”。3、通过“模拟显示”栏用户可以预览自定义的“栏目字体”和“金额字体”的变化情况。在以上两种不同用途打印格式的具体设置过程中都将涉及到以下功能：将打印格式中各金额款项单元格的宽度在原来的基础上统一加宽（或缩短）一定的单位，也可以统一置数，使各金额单元格的宽度一样。点击该按钮后，弹出图 3.916所示的窗口：图 3.116统一更改列宽窗口窗口中“更改方式”有“统一加宽”、“统一缩短”、“统一置数”三种；“更改
31、宽度”由用户根据需要输入。“更改方式”和“更改宽度”录完后，点击窗口中“确认”按钮，在“模拟显示”栏内系统将反映出更改变化情况。说明：若用户只需更改个别单元格的列宽，可用鼠标直接在模拟显示窗中的列交界处左右拖拉进行修改。用来设置预览参数并进行打印预览。点击该按钮后，弹出图 3.917所示的“打印准备”窗口：图 3.117打印准备窗口如图所示，在该窗口中用户可进行页面设置、纸张设置、标题设置。页面设置包括“行间距”、“文字位置”、“仅打印指定页”等内容。其中“行间距”的取值范围为20-200，但当行间距66时，可以完全预览到行内的文字；“文字位置”的取值范围为1-56；“仅打印指定页”中键入的多
32、个页码用“/”或逗号进行分隔，如要打印1、3、4、5、9页，用户可设置为“1/3-5/9”或“1,3-5,9”。纸张设置包括设置打印纸的规格、打印“左边界”、“右边界”、“上边界”和“下边界”（即确定打印范围）等内容。标题设置允许用户根据需要定义“标题”、“副标题格式”和“页码格式”，系统已预设好了标准的格式，用户一般无需修改。设置好以上3张选项卡中的内容后，点击“保存参数”按钮以保存设置结果。若要进行打印预览，点击打印准备窗口中的“预览”按钮，弹出图 3.918所示的预览窗口：图 3.118打印预览窗口如图所示，在打印预览状态下，用户还可通过打印预览窗口中的“打印预览”工具条对打印内容进行部
33、分编辑操作，如选择纸张、选择输出方向、确定是否打印表格线等。用于将其它已设置好的格式复制到当前自定义格式中。点击该按钮后，弹出图 3.919所示的“格式选择”窗口：图 3.119格式选择窗口在该窗口中选择一种自定义格式后，单击窗口中“确认”按钮，则系统自动将选中的已定义好的格式复制到当前自定义格式中。通过该按钮可在工资列表或工资发放条中添加有关的员工信息，如员工所属的部门、员工类别、身份证号、信用卡号等。操作窗口如图 3.920所示：图 3.120人员信息选择窗口用户只需将鼠标指针移到上图中需要打印的员工信息选项栏，单击鼠标左键，当选项前的方框内出现“”符号时，表明该选项已被选中。选中所有需打
34、印的员工信息后，点击图 3.120中的“确认”按钮，所选中的员工信息便会出现在工资款项中。注意：1、当用户打印的为工资发放条时，只有启用“发放格式姓名栏与款项栏同行打印”选项，“员工信息选择”按钮才被激活；2、员工信息之一的“信用卡号”系统默认为用户所设置的所有信用卡类型中的第一种信用卡类型的信用卡号。用来选择打印输出格式中需打印的金额类款项。点击该按钮后，弹出图 3.921所示的“选择款项”窗口：图 3.121款项选择窗口在此操作窗口中，系统默认各款项均呈被选中状态。如果用户要取消款项的选中状态，只需将鼠标指针移到相应款项记录行上然后点击鼠标左键，当该记录行呈白色亮条时，就表明该款项已被剔除
35、。以同样的方法可以剔除所有不需要的款项记录行。在款项处于未选中的状态下，用鼠标左键单击它，则可选中它；如果需要选中窗口中所有的款项，用户只要按下“全选择”按钮即可。3.1.9.2 按部门输入格式设置有些单位各个部门的人员工资所对应的工资款项可能不尽相同，例如有的部门的人员工资款项中包括“特种补贴”，有的部门的人员则可能不享有。本软件中的“按部门输入格式设置”这一功能就是按部门预先设置好各部门人员工资所包括的具体款项，此处的设置决定了“3.1按员工逐页输入”中“按部门逐页录入人员工资”的款项内容。“定义部门款项输入格式”窗口如图 3.922所示：图 3.122定义部门款项窗口用户首次进入该窗口时
36、，系统默认工资款项列表中所有工资款项都为各部门的必选项。对于某部门中将要剔除的款项，用户只需将鼠标指针移至该款项记录行上然后单击鼠标左键即可，此时该款项记录行中蓝色亮条消失，表示该记录行未被选中。注意：每定义一次部门款项输入格式，就得存盘一次。3.1.9.3 按员工类型输入格式设置不同类型的员工工资款项也不尽相同。例如退休工人无“奖金”，普通职工无“级别工资”等。在此可以根据不同的员工类型设定不同的工资款项。设置的操作方法同“按部门输入格式”基本相同。不同类型员工的工资款项格式决定了“3.1按员工逐页输入”中“按员工类型逐页录入”人员工资款项所需录入的内容。3.1.10 员工排序方式在以后正式
37、使用时，有这么一个问题：工资列表中员工先后次序应该怎么安排。从通用性出发，本软件提供四种排序依据：1、员工类型；2、部门；3、员工号；4、姓名。并提供最多达级的排序。假如在第一级选择部门；第二级选择员工类型；第三级选择员工号，那么实际排序效果将是：员工首先按部门排序，在同一部门内按员工类型排序，在同一类型中又按工号排序。3.1.11 配款单面额设置本系统设置了多种人民币面额，其目的是为了以后可以查询并打印配款单，如每个部门应发放多少张百元钞、多少张伍拾元钞等，为出纳发放工资操作带来了很大便利。系统已预设了所有人民币面值，操作员只需在此基础上修改即可。“面额设置”窗口如图 3.1123所示：图
38、3.123配款单面额设置窗口3.1.12 扣零设置所谓扣零，即扣下实发工资中的零头部分，如分、角，并与以后逐次扣下的零头数相加，当超过指定最大零头值时，系统自动计入到当次实发工资（已扣除本月零头）中，不足的零头留下继续累加，以此类推，以省去发放工资时对大量零钱的管理。在设置时需要设置两项内容：指定扣零款项和确定扣零方式，扣零方式有扣到十元、元、角和分（不扣零）四种，如图 3.1224所示：图 3.124扣零设置窗口3.1.13 信用卡种类设置本系统可以同时设置多达9种信用卡。“信用卡种类设置”窗口如图 3.1325所示：图 3.125信用卡种类设置窗口在此操作窗口中，用户只需输入信用卡的种类名
39、称即可。员工的信用卡号码可以在菜单“员工录入”的“录入信用卡号”功能中定义。3.1.14 信用卡输出格式设置本功能用于银行代发工资而需要向银行交送工资发放盘的单位，由于各银行大多有自己特定的数据格式要求，用户必须自行解决数据接口问题，为此，本软件提供了方便的磁盘输出格式设计方法。一般的外报磁盘文件都是标准文本文件(即TXT文件)，所以本软件的输出格式也是TXT文件。格式设计包括文件头格式设计和记录格式设计两个方面，可参见图 3.1426所示：图 3.126信用卡输出格式定义窗口下面将详细说明文件头格式设计和记录格式设计。1、文件头设计文件头可根据需要选择输入。其内容可包括单位账号、发薪总额、发
40、薪笔数等，有以下几个函数可以使用：2发薪日期 Date( 日期格式 )； 2总金额 JE (总长度, 小数位数, 是否显示小数点, 高位填充 )； 2总笔数 BS( 总长度, 高位填充 )；2换行符 HH( )。函数Date( )举例： 录入日期2002年01月25日Date( YYYYMMDD ) 输出结果为: 20020125Date( MM/DD/YY ) 输出结果为: 012502函数JE ( )举例： 录入金额 12080.56 JE(12, 2, 0, 0) 输出结果为: 000001208056JE(12, 2, 1, 0) 输出结果为: 000012080 .56函数中第三位参
41、数“是否显示小数点”，以“0”表示不显示，“1”表示显示。函数BS ( )举例： 录入数字120BS(5, 0) 输出结果为: 00120BS(5, ) 输出结果为: 120 ( 注:120前有两空格)函数HH( )HH( ) 函数表示文件头以后的内容将另起一行。最后，综合以上例子输入下式为例：FS 9049548549 +Date( YYYYMMDD )+ +BS(6, 0+ +JE(14,2,0, 0)+HH（ ）输出结果可能为：FS 904954854920020125 000120 000000012080562、 记录格式设计有多少个员工就有多少笔记录，记录内容函数为：2账号 ZH
42、( 总长度, 填充字符, 填充高位/低位 )；2身份证 SFZ（总长度， 填充字符, 填充高位/低位 ）；2姓名 XM ( 总长度, 填充字符, 填充高位/低位 )；2编号 GH ( 总长度, 填充字符, 填充高位/低位 )；2金额 JE (总长度, 小数位数, 是否显示小数点, 高位填充 )；2换行符 HH( )。举例如下式：ZH(15, , 1) + +SFZ（20， ,1）+ XM(8, , 1) + +JE(12,2,0,0) + HH( )输出结果可能为：838476081012 33082119760505764 张三 000000110150838476081223 330121
43、19710611766 李四 0000000902333.1.15 转账凭证分录设置在每月的“月结”时，本系统能以凭证的形式，向账务处理系统提供月工资数据。而转账凭证中的科目、取数方法都必须在此预先设定好。本功能提供了灵活的转账凭证设置手段，在此设置好的凭证即成为往后的自动转账凭证的取数依据。在此能完成的转账业务主要有“费用分配”的结转，如：工资分配等；“税金计算”的结转，如：个人所行税等；“提取各项费用”的结转，如：提取福利费、提取折旧等。“定义自动转账凭证会计分录”窗口如图 3.1527所示：图 3.127自动转账凭证会计分录定义窗口我们可以看到一张转账凭证需要设置的内容有：“凭证摘要”、
44、借代双方的“科目代码”和“数据来源”。具体设置转账凭证主要是通过窗口最下端的“功能按钮组”来完成的。下面我们就向大家介绍设置转账凭证的操作方法：1、“定义自动转账凭证会计分录”窗口中的“分录号”为必录项。它由系统自动生成，但也允许用户修改；2、窗口中默认共可录入9笔会计分录，若不够用，则可通过“前插一行”、“增加一行”增加行数。不同的是“前插一行”是在光标所在行的前面插入一行，而“增加一行”是在最末行的下方增加一行，它与光标所在的位置无关。“删当前行”则是删除光标所在的那一行；3、会计分录中“摘要”由用户直接键入；“科目代码”可以直接手工输入，但在记不清科目代码的情况下，则可单击“科目帮助”按
45、钮，在随即弹出的“科目选择”窗口中进行选择录入；标明“借/贷”方向；系统提供“公式帮助”按钮可引导用户录入“数据来源公式”。说明：点击窗口中“科目帮助”按钮，系统将弹出“科目选择”窗口。该窗口中的内容由账务处理系统转入。因此，在修改“科目”前，用户必须完成账务处理系统的初始化工作。否则当点击“科目帮助”按钮时，将弹出图 3.1528所示的错误提示框：图 3.128科目库为空提示窗口下面向大家介绍如何定义数据来源公式：点击“公式帮助”按钮，弹出图 3.1529所示的“定义数据来源公式”窗口：图 3.129数据来源公式定义窗口窗口中包括 “公式”编辑栏、“函数列表”、“运算符号”、“工资款项明细列
46、表”、“部门信息列表”和“员工类型列表”等内容。其中“函数列表”中有“GZKX( )”和“PHS( )”两个函数。GZKX( )表示工资款项的总金额，括号内可带三个参数，写法为GZKX（款项序号，部门编码，员工类型编码）；PHS( )表示自动寻找平衡数，括号内不带任何参数，一般也不用于加减乘除运算。举例说明取数公式的设置方法举例：“采购二科”所有“正式工”2月份“所得税”总金额。对上例做如下分录：a)首先将鼠标指针移至“函数列表”中“GZKX( )”函数上，弹击鼠标左键，则“公式”栏自动填入该函数，同时光标位于括号中；b)在“款项明细列表”中选择“所得税”款项，公式栏光标处填入“所得税”款项标识符，光标自动停留至款项标识符后；以同样的方法在“公式”栏中依次录入采购二科“部门代码”和正式工“代码”，则“公式”栏中出现“GZKX(17,0303,01)”。c)检查无误后，单击窗口中“确认”按钮，则公式GZKX(17,0303,01)就出现在图 3.127中“数据公式来源”栏内。PHS（）的录入
