《秘书工作》教案07文秘.docx

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1、秘书工作教案第一章 秘书工作概述教学目的了解秘书的含义、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。了解秘书工作的起源与发展。 通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。 教学重点与难点教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、秘书机构的设置教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析1.1秘书的含义和职业特征1.1.1 “秘书”词义的演变1、宫中秘藏之书 ： 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。2、行政职位: 秘书工作人员,被看作是行政人员。政府秘书属国家公务员3、社会职业：秘

2、书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。1.1.2 秘书的定义 所谓秘书，指处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。1.1.3 秘书的分类和层次 横向分类 1、按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 2、按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。3、按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次）1、高级（省厅级）动脑2、中级（处科级）动手3、初级（科级以下）动腿儿1.1.4 秘书的职业特征 1、直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致

3、的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2、稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3、知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。属知识分子、“白领阶层”、文官范畴4、年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。少数高级秘书、秘书官员、私人秘书除外从整个秘书机构来看，年龄应呈梯形结构。5、女性化 近20年来，女性秘书有明显

4、增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（温柔、体贴、善于管理、形象思维、做程序性、重复性的工作、体力轻）1.2秘书工作的内容、作用1.2.1 秘书工作的内容1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）3、文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷）4、档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5、会议组织（准备、记录、文件、善后）6、调查研究（计划、实施、分析、研究等）7、信息资料工作（收集、整理、提供、储存）8、信访工作9、接待工作（日常来访、计划来访接待、安排、服务）10、协调工作（政

5、策、工作、地区、部门、人际关系等）11、督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查）12、日程安排（领导工作日程、会晤、差旅等）13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14、办公室管理（环境、设备、办公用品、经费）15、其他临时交办事项1.2.2 秘书工作的要求1、秘书工作的“四个转变”（1985.1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策由单纯地传递信息转变为综合处理信息由被动服务转变为主动服务由单凭老经验办事转变为科学化管理2、秘书工作的“六个强调”（1986后）强调调查研究工作强调信息工作强调信访工作强调协调工作强调督查工作强调党务、政务工作1.2.3 秘书工作的性质和特点1、

6、辅助性 在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。2、综合性3、机密性 善于保守秘密是秘书的首要职业道德4、服务性1.2.4 秘书工作的作用1、助手作用 2、参谋作用 3、协调作用 4、信息枢纽作用 5、公共关系作用1.3 .1秘书工作的发展趋势1、逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统 2、 逐渐走向秘书工作科学化的道路 3、 逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层1.3.2 国外秘书工作的发展趋势由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化 1.3 关于秘书学1.3.1 秘书学的涵义和研究对象1.秘书学的涵义是写作学和管理学的边

7、缘学科是管理学的一个分支是一门新兴的综合性应用科学是一门综合性、实践性很强的新兴学科 秘书学是研究秘书人员如何做好秘书工作的学科2、研究对象秘书工作、秘书人员1.3.2 秘书学研究的兴起1979年，领导提出1980年，上海大学、江汉大学、南开大学、成都大学率先开设1983年，上海大学首创秘书杂志1984年，上海召开“全国高等院校秘书教学经验交流会”19841985年，第一批秘书学专著问世1.3.3 秘书学研究的发展方向秘书学教学理论八十年代：秀才 党政机关九十年代：通才 党政机关、大中型企业九十年代以后：管理人才 更广范围1.3.4 秘书学研究的方法和方式1、从实际出发，由经验上升为理论的方法

8、2、运用其他学科的先进方法研究秘书学3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合案例1 女秘书工作典型的一日苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我

9、发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者。” 苏珊从事秘书工作的背景 对于苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位。苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书专业课程训练。结业之后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后6个月内，她曾经担任过好些临时性工作，事后她说：“这6个月我获得不少宝贵的经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。” 苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员

10、的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任麦克经理的行政助理，并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时，即行生效。 苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行。苏

11、珊告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。” 苏珊的一天工作详记 (办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟)。 8：30 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。 8：55 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签名。完成信稿放人签名卷夹中，置于惠特经理案头。(信件宜如此慎重处理，以免他人窥视) 9：15 拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，惠特经理到达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。

12、迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。 向惠特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续笔记。回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受训练，一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作。 惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事。 9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的电话。 捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，待第二次

13、邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。 10：10 决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。 10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支帐的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报费用数字的核

14、实等，一一交待。 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清，这一点很重要。一旦点清无讹，以后再有差错就毋需负责。 10：40 开始誊清惠特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为惠特经理 打印推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如何明天一定要做完(我通常皆较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们)。 11：10 打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通私人电话，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。 11：15 回到

15、办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。 征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为惠特经理所准备应带的文件。 与B先生通电话，他似乎很满意，将经过记下准备告知麦克经理，并将这种作业程序示知杜娜小姐，当我的上司远行期间，我皆将所有重要电话及访客谈话摘要记录，函件也做札记。惠特经理的公文包已准备妥当，只等最后一份的资料。 11；45 整理档案并与同仁会议后，开始处理麦克经理的信件，他希望当天能知道来信大致内容。惠特经理提早

16、离开办公室去进午餐，当他经过我的办公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的案头始终准备好一本笔记簿。翻在空白的一页，以备不时之需。将备忘录立即誊正。并置于惠特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要惠特经理立即注意，从档案中找出有关资料附于来信之后，一并置于惠特经理办公桌上的“速件”卷夹内。 12：15 正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见麦克经理，假如麦克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，乃决定请客人到我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，乃一并邀他同桌进食，请来客在访客名簿上签名。 杜娜小姐通常都在1点正吃午餐，

17、征求她是否能改变计划，暂且照顾一下我的办公桌，留一便条与惠特经理，告知他我去何处。 1：15 重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要点记下，留供麦克经理参考。并将来客姓名记人访客名单中。 杜娜小姐将她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。 1：30 惠特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他的太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意?他表示同意。 1：40 将紧急信件誊正，请惠特经理签名，并以副本一份纳入其公文包中。检查是否有致麦克经理紧迫邮件，其中有一封须并于晨间转寄资料时一并转致，在惠特经理离开后应立刻准备，杜娜

18、小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥惠特经理的最后资料。 2：oo 惠特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有的电话，使我们不致受到于扰。 2：20 三位同事离去，惠特经理希望尽快将会谈记录誊正，讨论一些其他事项。 2：30 重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记出来，一并来问我。 将惠特经理的公文包准备妥贴。 2：45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她正开始誊正。继续处理第二批来信，并备妥寄给麦克经理的资料。 3：00 惠特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了一口气，

19、继续整理信件。 接到麦克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱转告办公室有关同仁，他已打电报给原先约定会面的某些客户，麦克经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。 3:15 察看杜娜小姐誊正我的笔录的进度，已接近完成。告诉她完成后尽可以休息了。 打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营业部两位领班(麦克经理也是他们的上司)联系，是否可派来两位打字员，一位说很难帮忙，另一位说3点半之后可能派出两位打字小姐。一切准备妥当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在今晚付邮。如果她们中任何一位必须5点离开，现在就告诉我，以便找人替

20、手。两人都说可以留下。 杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感谢她的这番好意。 3：45 交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的 初稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。 4：00 工作在忙碌中顺利进行。第三批邮件到，其中有两封限时信是给惠特 经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理。 4：15 接获通知说明两位客人来拜访麦克经理，尽管心里不欢迎这种打扰，但是必须去见他们。正准备去招呼他们时，两位借调来的打字员中有 一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工，要求免除这项工作。我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不要一心想到它是

21、一件紧迫的工作。我要她坐在我的写字台旁边，一方面以电话告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人。 重新安慰打字员，告诉她我了解她的感受，并请她尽可安心工作，不要在心理上受到干扰。假如在她必须离开的时刻而没能做完，我并不责怪她，于是这位打字员重新去打字。 我则前往接待室，那位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外并将他们的来意记录下来，以便转告麦克经理。 4：40 电话铃响，原来是惠特经理从机场打来的，他忘了一件必要携带的重要包裹，(我不觉自言自语的说：“哦真糟糕尸)所幸离他起飞时间还早，我希望能赶得及送给他。立即打电话到西联信差服务处，告诉他们时间

22、急迫，他们答应在5点钟之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并且告诉她西联公司即将派人来取。 4；45 一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接 替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐将2点的会议记录用复写纸打字誊清，因为这是密件不能假手于打字员。 打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭，?点钟左右才能到家。也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家。 5：00 接待员来电话，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一口气。 两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在5点25分钟离开办公室。对于她们的全力帮忙面致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢。 5：30 办公室只剩

23、下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存麦克经理的封袋的原因。会议笔录原稿将送给惠特经理。 当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之际，我急速赶办麦克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之后，贴上足够的邮票，即将投邮。 6；15 接惠特经理电话，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮忙的 事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。我从不让该做的事积压到第二天，因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项。嘱杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许多“应办事项”记在行事历上。以

24、便打电话给文书中心有关惠特经理交办之事。 苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，同时说：“不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。” 我们问她：“苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个典型的一天的秘诀?” 她略一沉思，接着回答说：“我想第一是我能专心致志，心无旁骛，其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。” 问题讨论： 读了女秘书工作典型的一日，你对秘书工作有哪些感性认识？ 第二章 秘书工作的起源与发展 2.1我国秘书工作的起源与早期发展 2.1.1 秘书与秘

25、书工作的起源1、黄帝时代纳言-最早的秘书官 尚书尧典：“帝曰：龙，朕疾馋说殄行，震惊朕师。命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允！”2、夏朝 出现公务文书典志，秘书官-太史令 3、信访工作 尧在位时，树“进善旌” 舜继位后，设“诽谤木”（华表），后又设“敢谏之鼓”。（击鼓鸣冤的由来）2.1.2 奴隶社会时期的秘书工作1、夏商周，设史官为秘书官员。2、商末周初，出现秘书机构太史寮，相当于中央秘书处。太史掌管，下设左、右、内、外四史。3、西周至春秋时期，形成了一些秘书工作制度：（1）保密制度-天府之藏（2）文书制度-王命文书都有正副本（3）用印制度-文书都用泥封加印，防止篡改、泄密。4、战国时期，秘书官职

26、名称不统一 尚书、御史、左徒（屈原曾任） 兴“养士”之风最早的私人秘书2.1.3 封建社会时期的秘书工作1、秘书机构、人员和职责（1）秦：形成庞大的秘书队伍 御史大夫、尚书、博士、谒者令、主玺令史、长史、主簿、记室令史等。（2）西汉：御史大夫、丞相、太尉共称“三公”。 秘书机构：尚书台（中央政府办公厅）（3）三国：曹操设“秘书令”（中央秘书长） 魏文帝曹丕设中央秘书机构-中书省，改“秘书令”为“中书令”。（4）隋唐：尚书省转化为执行机构，中央秘书工作主要由中书、门下两省担任。（5）宋：中书、门下外，军事系统另设“枢密院”。（6）元：取消门下与尚书省，独设中书省，各大区设“行中书省”（中央派出机

27、构）。（7）明：通政史司-中央的文书机构和总接待机构（8）清：承袭明朝，雍正时设“军机处”（机要部门）清后期，官场腐败，官员无德无才，聘请幕僚办事，绍兴人居多，称“绍兴师爷”-私人秘书。2、秘书工作制度（1）保密制度：西周、春秋时形成，历代加强。（2）行文制度：秦规定，上行文 丞相府 尚书 皇帝（3）三省制：中书出令，门下审议，尚书执行（4）一文一事制：宋朝规定“非一宗事者不得同为一文”（5）文书立卷制：元朝规定“同一类事立为一卷”2、秘书工作制度（6）限期承办制：（7）贴黄、引黄制：贴黄-更改文字，引黄-摘要（8）条旨制：写上初步处理意见-票拟（9）催办制度：（10）文书制度：3、官府文书和

28、应用文名目繁多，但多已废止不用。典-上古帝王颁布政令、法典的文书。命-黄帝、尧舜时代下达文武百官的文书。谕-夏商周时期，君王对臣下的训斥。诏-夏商周时期，君王对臣下的命令。旨-清朝，君王答复奏请而下行的文书。3、官府文书和应用文章、表、奏、议、疏- 百官向帝王或朝廷的上行文书。最早称章、表，秦统一后改称“奏”。汉代分四种：用以谢恩的叫“章”，弹劾百官的叫“奏”，陈述情况的叫“表”，表示不满的叫“议”。令-战国时诸侯下行的军政文书教-三国始，王侯将相训示属下官吏的文书移-春秋时官吏间来往的平行文称“移书”、“移文”檄-战国始用以征召或声讨性的文书，后用以征伐前鼓舞士气，震慑敌人关-通达，由此达彼

29、。相当于通知、通报。咨-宋朝始用，地位相等的官府间查问文书使用。3、官府文书和应用文咨呈-明清两代下级官府送上机官府的请示性文书，民国沿用。照会-明代开始，文武官府不相隶属者往来文书。清初沿用，晚清用于外事。告示-明代晓告百姓的文书，民国沿用。铭-刻在器物上的文字，表示誓戒或记载公德。书、简、牍、笺、素、序、引、第三章 秘书工作机构3.1 秘书机构的设置一、秘书工作机构的名称与组织形式（一）名称 秘书机构又称秘书部门，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研

30、、信访、行政、督查等部门。秘书工作机构的名称与组织形式狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。（二）组织形式分理制：机构下再设部门，处理各种不同的工作。综理制：所有秘书工作由办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。二、秘书机构设置的原则1、精简原则 提高效率，避免人浮于事2、纵向层次尽量少 沟通方便3、横向幅度可适当加大 工作涉及面钝角三角形式：纵向层次少，横向幅大，灵活性自由度大上下，沟通方便锐角三角形式：纵向层次多，横向幅度小， 控制严，沟通不便。 3.2 秘书部门的地位与性质秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单

31、位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图 中央的秘书机构 中级组织和中型企事业单位领导部门 下级组织 下级组织 秘书部门 职能部门 职能部门二、秘书工作机构的性质 1、机密性 2、辅助性 3、综合性 4、服务性3.3 秘书工作机构的职能与要求 一、秘书工作机构的职能1、助手职能2、参谋职能3、枢纽职能4、协调职能5、保密职能6、公关职能二、秘书工作机构的要求1、明确职责、权限、目标、任务2、制定秘书工作的各项制度和标准3、分清主次，有条不紊4、科学地安排工作程序5、准确细致，切实无误6、迅速果断，讲求实效7、忠于职守，安于职分8、加强教育、管理，不断提

32、高素质和能力技能训练【训练目标】 通过训练，熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。【案例分析1】季市长与他的秘书 分析思考：1、通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人市长的秘书老许”季市长与他的秘书与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后，文学艺术家会把他看做知己；工程技术专家把他看成同行；井下工人和他见面后说他是贴心人；种地的老农乐意与他扳着手指谈收成；就是那些有自己研究领域里人痴入迷的“怪人”，也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道，老季不过是

33、个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人市长的秘书老许。 季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待，许秘书为此准备好了谈话提纲。会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸着大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来，季市长又接见了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考

34、古成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身?当他得知市长原是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。 一天，日本一个建筑代表团要来市访问。季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。结果，在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时，季节长一时难说清楚。好在许秘书在坐，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。如果有，他一定要带在身边。哪怕工作到深夜，他也

35、要把许秘书留下的资料读完、记住。 前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放在那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹。 老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料

36、增加了五倍。市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了，但被他画着各种符合的各类资料，还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。 1、从案例中可以看出徐秘书在幕后的辛勤工作，对领导人及市长起了哪些积极作用？2、若你担任市长秘书，要产生像徐秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？问题讨论1.你对秘书这一职业是怎么看的? 2.秘书工作的原则有哪些? 3.秘书工作有什么作用? 4.秘书工作的发展趋势是什么? 第四章 秘书工作4.1 秘书工作内容与形式 4.1.1办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务： 1、文字工作，主要指文书、文件、

37、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。 2、文书处理和档案工作，主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。 3、围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要传真、发电子邮件。 4.1.2 办会 秘书“办会工作”所指的“会”，是以“会”为代表的一系列相近事务。在程序上，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。在内容上，办会工作既有讨论研究工作、商恰谈判合作的工作会议、会谈事务，也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务。在形式上，办

38、会工作既包括领导层召开的小型的常规性工作例会会务，也包括几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务；既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作，也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。 4.1.3办事 主要分三项，即信息工作、技术工作和日常行政事务工作。 信息工作，是指围绕信息处理展开的工作。党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发，都是信息工作。收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等等，也是信息工作。 在党政机关，还有一项督办查办工作，主要指秘

39、书按照领导的批示和既定的工作安排，对负责承办的部门和责任人员进行定期的督促和检查，协助做好必要的沟通工作，以保证承办事项按时落实。负责查办工作的秘书一般不亲自办案，不代替各部门的工作，而是从秘书的角度督促并协助具体事项的贯彻落实。督办查办工作在机关中常常对无人过问、推诿扯皮、久拖不决的事情起着重要的协调解决，督促落实的作用。其实质是秘书履行辅助管理职能，为领导提供反馈信息。 技术工作，主要指机要工作、计算机安全工作、特殊的现代办公设备设施的使用维护工作。 机要工作是机关机密文件的保管、传递，以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实等工作。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作，像设置防火

40、墙、防黑客袭击、防计算机病毒等。 特殊的现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等等。 日常行政事务工作，主要指值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。 在党政机关，专门设立信访办公室，主要办理群众来信和群众来访的接待和相关事项的处理工作，同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设立信访室，类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的公司企业，秘书工作还包括公关事务。 4.2 秘书工作原则 4.2.1准确原则 准确原则，是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导工

41、作和机关工作的重要组成部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。因此，秘书工作质量的优劣，与领导工作和机关工作的权威息息相关。而衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误,也就是没有差错和疏漏。 4.2.2.及时原则 及时原则，是对秘书工作的效率要求。 秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。对于关系到领导工作的重要事项，如重大决策、中心工作、重要部署和突发性事件，秘书人员更要反应灵敏，讲究效率，注意速度。 坚持秘书工作的及时原则，必须做到如下事项: 要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可;

42、 要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果; 要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得满意的成果为止; 要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时着手。 4.2.3.严谨原则 严谨原则，是对秘书工作的作风要求。 从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。 因此，严密、周详和谨慎是秘书工作的优良作风。 经验表明，粗枝大叶、拖拖拉拉和忘乎所以的人，

43、是绝对做不好秘书工作的。 坚持秘书工作的严谨原则，必须做到如下事项: 要严密地思考，秘书工作不论巨细，均有“牵一发而动全身”之势，这就需要秘书人员在处理每一件事情之前，多想几种可能，多想几种方案，多想几种方案，多想几种后果，尽量做到没有疏漏; 要周详地运作，在事务处理的过程中，由于内外部条件的变化，即使事前已经做了严密的思考和准备，也会有始料不及的事情发生，这就需要秘书人员进行周详的安排、周详的组织、周详的协调，尽量做到万无一失; 要谨慎地行事，秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位，要求秘书人员要格外地谨慎行事，严以律己。 不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，都要谦和包容，平易近

44、人，尽量做到谦虚而又谨慎。 4.2.4同步原则 同步原则，是对秘书工作的态势要求。 秘书工作的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。 就是说，秘书工作的运行及其态势，必须以领导工作为主导，以满足领导工作的需求为目标，而不能在领导工作之外“另起炉灶”，也不能我行我素，或“你动我不动”。 坚持秘书工作的同步原则，必须做到如下事项: 要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，要想领导者之所想，急领导者之所急，尽量做到与领导者同步思维; 要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，

45、对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来,挥之即去; 要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。 4.2. 5.保密原则 保密原则，是对秘书工作的纪律要求。 保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失密、泄密的行为发生。 坚持秘书工作的保密原则，必须做到如下事项: 要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识和深刻的了解，以保持高度的警惕性; 要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保