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1、人事档案管理 实 用 教 程( 讲 义 )6、按是否在岗的情况来分。7、按载体形式来分。（五）人事档案的内容与分类人事档案正本。人事档案副本。（六）人事档案管理体制、机构与人员配备我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。二、 人事档案管理的一般操作规程（一）人事档案的收集与补充1、人事档案的收集范围2、人事档案收集的途径3、人事档案的收集方法4、建立收集补充制度（二）人事档案的鉴别1、人事档案鉴别工作的内容2、对不在归档范围的材料的处理（三）人事档案的整理1、人事档案整理的基本要求2、人事档案整理的范围 3、人事档案的正本与副本4、人事档案的整理步骤5、整理人事档案应注意的问题（四）人事
2、档案的保管与保护1、硬件2、软件（五）人事档案的统计1、人事档案管理各环节的数量状况统计2、档案库房和人员情况的统计（六）人事档案的提供利用1、人事档案的查阅2、人事档案的外借3、提供复制件和加工件服务（七）人事档案的转递1、人事档案转递工作的基本要求2、人事档案转递工作的方式（八）干部职工特殊变动情况下的档案管理三、人事档案现代化管理简介 四、干部人事档案相关管理制度介绍1、干部人事档案材料的收集制度2、干部人事档案材料鉴别归档制度3、干部人事档案整理工作制度4、干部人事档案安全保密制度5、干部人事档案查（借）阅制度6、干部人事档案的转递制度7、干部人事档案的检查核对制度8、干部人事档案管理
3、人员工作职责 2011年4月人事档案管理实用教程云南省档案局 陈建丽一、 人事档案管理的一般概念简介（一）概述 P224随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。简言之，凡涉及到识人用人、人员流动任免、落实个人待遇等等，无不以人事档案为依据。人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人事档案工作起步于中国共产党建立之后开展的革命战争年代，建立于新中国成立之后。目前人事档案制度基本建立，人事档案的管理工作逐步规范化、标准化、科学化，全国规模的人事档案工作体系基本形成。与此同时，
4、人事档案管理的理论研究也取得初步进展，出版了一系列有关人事档案管理工作的专著及大量的研究论文，有关部门（中共中央组织部、人事部、劳动部、国家档案局等）还发布了一些有关人事档案管理的行政规章。这些专著、研究论文、工作规章在对人事档案工作的基础理论进行探讨研究的同时，总结了我国人事档案管理工作几十年的经验与教训，对人事档案管理工作作出了一些具体、明确的规定，对我们从事人事档案管理工作具有很强的指导意义。目前作为具体从事人事档案管理工作依据的主要有这样一些：干部档案工作条例、干部档案整理工作细则、关于干部档案材料收集、归档的暂行规定、企业职工档案管理工作规定、流动人员人事档案管理暂行规定、国家教委委
5、属高校干部人事档案工作暂行规定及一系列有关干部人事档案工作目标管理方面的文件材料（干部人事档案工作目标管理暂行办法、干部人事档案工作目标管理考评标准）等。云南省委组织部、省档案局在对上述条例、规定进行转发并贯彻实施的同时，也出台了相关的实施意见，具有很强的可操作性。以上这些行政法规和业务规章的发布与贯彻实施，使人事档案管理有章可循。（二）人事档案的定义 Q14人事档案一般定义为：人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。简言之，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织
6、认可归档保存的个人材料。它是国家档案的重要组成部分。个人履历、自传、学历、各种鉴定、考核材料、政治历史、社会关系情况的审查材料、加入党派的材料、任免、录用、聘用、奖惩材料、工资级别等其他对组织有参考保存价值的材料都可以归入人事档案。这里，介绍一个目前最常见的概念：职工档案。这是目前数量最多，也是最普遍的一类人事档案。一般干部和职工的人事档案与工人档案统称为职工档案。 可以简单定义为：职工档案主要是指企事业单位的一般干部、职员和工人的人事档案。职工档案是职工个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况的综合反映，由各种招工、转干、聘任、体检、考核、政审、鉴定、工资、奖励、处分等方面内
7、容的表格和文字材料构成。 Q77（三）人事档案的属性 Q15-17人事档案主要具有以下属性：1、集合性。人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人成长的经历、政治状况、业务实绩等全貌。卷内的每一份材料，都必须反映该人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管。因此，人事档案是集合性的材料，以职工个人为主线，集中反映该职工个人的历史全貌。2、认可性。人事档案材料不是杂乱无章的的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务，就是识人用人，知人善任。因此组织、人事部门经常采取各
8、种形式了解人员的经历、表现、才能、成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料等，所有这些材料，都必须得到组织的认可，不能随意填写，更不能私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章，而不应该是伪造的。在市场经济条件下，有些人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。3、专门性。人事档案是一种专门档案。包含三层意思：是组织、人事工作专门领域形成的档案；其内容具有专门性，自成体系，反映人事管理方面的情况；人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表、考核材料等。4、真实性。人事档案能真
9、实客观地反映个人的本来面貌。真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。凡归档的材料必须实事求是真实可靠。5、现实性。人事档案是由组织、人事、劳资等部门在现实的人事管理活动中形成的、反过来又作为现实的人事管理工作的重要依据，为现实的人事管理工作服务，因而具有很强的现实效用。6、动态性。随着时间的推移和个人的成长，人事档案需要不断根据每个人的实际表现的记载不断补充内容，并随人员的流动而流动，因此人事档案始终处于“动态”之中。（人事档案建立以后，不是一成不变的，并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，它是一个根据形势的发展和各个历史阶段对每个人的实际表现的记载不断补充内
10、容的过程；也是一个随着人员的流动而流动的过程。）人事档案的管理无论是检索工具的编制，还是档案实体的整理，都以其“动”而区别于其他门类的档案。一方面，人事档案涉及的个人大多数仍在各个领域各单位从事社会实践活动，继续谱写自己的历史，这就决定了人事档案须随个人的成长不断增加新的内容，以满足人事工作的需要；另一方面，人事档案涉及的人员是不断流动的，调动、晋升、免职等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案须随人员的流动经常转递和流动，变换工作单位和管理部门。其动态性特征主要表现在以下三个方面：（递增性、转移性、波动性）递增性。人事档案最显著的特征是，卷内档案
11、材料呈递增趋势。一个人从家门或校门走上工作岗位后，他的档案材料数量与其工作年限成正比。比如转正定级、职务任免、工资晋升、入团入党、考察奖惩、职称评聘等，其材料与日俱增。转移性。“档随人走”是人事档案的又一动态管理特征，凡人员调动、军队干部转业、学生毕业分配等等，其档案都随人员转移到新的工作单位。波动性。一般而言，传统的文书档案的卷内文件材料装订后，其信息不再变动。而人事档案的卷内信息除了拥有递增性特征外，还体现在信息的历史波动性。比如，体现在职务和工资的升降方面：有的干部任职以后又免、撤、改职，免、撤、改职后又复原职；有的干部晋升工资后，因某种原因又降了工资。体现在工作单位的变动方面：有的人员
12、调离原工作单位后又调回，调回后又再度调去别的单位，等等。诸如此类，都使卷内信息呈波动性。7、保密性。人事档案中记载了个人的自然情况（姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员）、个人健康、婚姻状况、工资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与该档案人有关的重大事件、工作失误等内容，在相当时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。8、权威性。正因为人事档案具有认可性、真实性等属性，因此人事档案
13、内容具有较强的权威性。反映一个人面貌的材料，只有从人事档案中查阅才是最可靠、最权威的。（四）人事档案的种类划分 Q65传统的人事档案包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类，已不能涵盖和囊括一般人事档案的内容，远远不适应现代社会发展的需要。目前，人事档案已发展为档案的一大门类，用不同的标准，从不同的角度，可以从宏观上将其进行以下分类：1、按工作单位的性质来分，可分为党政军机关人事档案、企业单位人事档案、事业单位人事档案、集体单位人事档案。继续细分下去，党政军机关可分为党委机关、政府机关和军事机关；企业单位可分为工业企业、农业企业和商业企业，亦可分为国有企业、外资企业、合资企业、民营企业
14、；事业单位可分为学校、医院、新闻单位、研究所、文艺、体育机构等。2、按职责和专业来分，可分为国家公务员档案、科研人员档案、教师档案、医生档案、护士档案、运动员档案、演员档案、财会人员档案、企业职工档案、军人档案、记者档案、编辑人员档案、学生档案等。3、按人员管理的权限来分，可分为中央管理人员档案、部管人员档案、省（市、区）管人员档案、厅（局）管人员档案、地（市）管人员档案、县管人员档案、厂管人员档案等。4、按职务级别和影响程度来分，可分为高级人员（高级干部、高级知识分子、高级技师等）档案或名人档案（著名政治活动家、著名科学家、著名演员、著名运动员等），中级人员档案、一般工作人员档案。5、按政治
15、面貌来分，可分为中共党员档案、共青团员档案、非党团人员档案或民主人士档案。6、按是否在岗的情况来分，可分为在岗人员人事档案、待岗人员人事档案、流动人员人事档案、下岗人员档案、离退休人员人事档案等。7、按载体形式来分，可分为纸质人事档案、磁质人事档案、电子人事档案或数字人事档案等。还可从另外的角度和标准对人事档案进行分类。现较常见的主要有：国家公务员人事档案、企事业职工档案、教师与科研人员人事档案、学生档案、流动人员人事档案等。虽然各种人事档案具有共性，都是人事管理方面的内容，是个人自然状况、社会经历和现实表现的记录，但由于工作性质的不同，因而其具体内容和要求是有差异的，应根据各类人事档案的特点
16、进行归类，组成各具特色的人事档案管理体系。我们这里所讲述的主要是有关人事档案的最基本的、普遍性的知识。（五）人事档案的内容与分类各级人事部门对所管理的干部、职工都要建立人事档案。人事档案一般分为正本和副本。正本必不可少，而副本则根据需要建立。一般高级领导干部或同时受几个部门管理的干部就要建立人事档案的副本，以备工作之需。人事档案正本的内容主要包括：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考查材料；学历和评聘职称材料；政审材料；参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；奖励材料；处分材料；录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记材料；其他可供组织参考的材料。人事档案副本，由人
17、事档案正本的七类主要材料的复制件及重复件构成：正本中第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史问题的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；第七类的奖励材料；第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）；第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。（一般来说，包括除正本中的自传、党团材料和其他类以外的七大类材料，）其他类别多余的重要材料，也可归入副本。正本和副本分别由主管单位和协管单位保管。根据中共中央组织部、国家档案局干部档案工作条例第四章的有关规定，现职干部档案正、副本按如下分工进行保管： C301、中管干部由省委组织部负责建立干
18、部档案副本，省管干部和地州市委管理的干部，由干部所在单位建立干部档案副本。2、中央管理的干部，档案正本由中央组织部管理，副本由省委组织部管理。3、省委管理的干部，正本由有关的干部档案管理部门保管，副本由干部所在单位保管。4、各地各单位应根据干部管理范围各自制订档案保管和代管范围。凡由上级单位或同级其他部门代管档案，其所在单位应做好干部档案情况登记，以便本单位使用。（六）人事档案管理体制、机构和人员配备 Q46我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。集中统一是指人事档案必须集中由组织、人事档案部门统一管理，其他任何部门或个人不得私自保存人事档案。分级负责是指全国人事档案工作，由各级组织人事
19、部门根据其管理权限，负责某一级别人员的人事档案材料，并对人事档案工作进行指导、检查与监督。 具体而言，县级以上机关、单位的人事档案要按照干部管理权限集中统一管理（如中央管省部级、省管厅级、地市管处级），县以下机关、单位的干部人事档案由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位由上一级单位管理。企业的人事档案，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理。 P234关于干部档案的管理体制，云南省委组织部在关于贯彻中共中央组织部、国家档案局干部档案工作条例的实施意见中，明确了具体的管理办法： C28 1、各级领导干部的档案，按干
20、管权限由各级组织或有关部门管理，即由各级党委组织部管理。2、省级各部委办厅局的干部档案，由各单位组织、干部或人事部门集中统一管理。部委办厅局所属企、事业单位的干部档案，由企、事业单位的组织、干部或人事部门集中统一管理；不具备管理条件的单位，可由上一级主管单位的干部、人事部门代管。3、地州市部委办局及所属企事业单位的干部档案，由各单位组织、人事部门统一管理；不具备保管条件的可由地州市委组织部或地州市人事（劳动人事）局（处）、教委（教育局）相对集中管理。我省现状：从州级以下均由组织部、人事部门保管。4、县以下机关、企事业单位的干部档案，由县委组织部和县人事局、教育局集中管理。5、一个单位由两个或两
21、个以上部门管理干部、职工人事档案的，应统一集中到一个部门管理；凡实行档案综合管理的单位，其干部、职工人事档案要固定专人与其他档案（如文书档案、会计档案、科技档案等）分别管理，业务上接受本单位组织、干部、人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。关于干部档案管理的机构和人员配备，中组部档案工作条例第二章第七条规定：“县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行监督和指导。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。”根据这一原则，云南省委组织部在关于贯彻中共中央组织部、国家档案局干部
22、档案工作条例的实施意见中作了如下表述： C291、各地州市委组织部应建立相应的专门机构或明确一个部门主管，按规定数额配备相应的专职或以管理档案为主的兼职党员干部负责管理干部档案并指导本地区的干部档案工作。2、省级各部委办厅局中，负有业务指导任务的，应明确一个部门负责本部门和本系统的干部档案工作，配备相应的专职干部。无业务指导任务的可配备一名以管理档案为主的兼职党员干部。3、县（市）委组织部要设立档案组（或档案室），配备专职或以管理档案为主的兼职党员干部。4、地州市县人事（劳动人事）局和教委（教育局）干部档案管理的机构设置和人员配备可根据工作需要参照同级组织部门办理。5、省地两级企业、事业单位的
23、干部档案管理机构和人员，亦可参照此意见办理。一般而言，对于省地两级企事业单位的人事档案来说，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理，处级以上领导的档案要由地州市委组织部管理。职工档案可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资源部或综合性档案机构集中统一管理。二、 人事档案管理的一般操作规程（狭义）现代管理学的一个突出特征就是规范化，现代人事档案也逐步走上了规范化管理之路。从宏观管理的角度来说，人事档案规范化管理是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地、系统地、动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大效能，更好地为社会主义和谐社会建设服务。现代人事档案管理是一个很广
24、的范畴，我们这里重点针对本单位长期以来形成的这部分人事档案的管理，即以手工整理与计算机辅助，管理对象为纸质的实体档案的这样一种传统意义上的人事档案管理工作。这就是狭义的人事档案规范化管理的内容。现代人事档案规范化管理的目标是：收集完整；鉴别准确；整理有序；保管安全；利用方便。就一个单位的人事档案管理来说，一般依照以下步骤进行：（一）人事档案的收集与补充人事档案材料的收集是人事档案工作的最重要的一个环节，它处于人事档案管理工作的最前端。只有做好收集工作，才能为人事档案工作的其他环节打下物质基础，也才能使人事档案全面完整地反映一个人的历史面貌。收集完整是目标。同时，人事档案的动态性特征决定了作为其
25、后续环节的补充工作的不可或缺，因而收集与补充必须同时进行，二者不可偏废。1、人事档案的收集范围P227、C54-57（中组部干部人事档案材料收集归档的规定）个人履历表、简历表、各类人员登记表。自传和属于自传性质的材料。组织审定的考察材料、年度考核登记表、个人鉴定等考察考核干部工作中形成的材料。学历证明、各种录用聘用表、聘用合同、政审材料等。专业技术职务任职资格申报表、审批表等。干审工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待或说明的材料以及作为依据的证明材料，甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。个人姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加工作时间等过程中形
26、成的个人申请、组织审查报告、上级批复及证明材料。入党志愿书、申请书，党员登记表，民主评议党员过程中形成的组织意见，退党材料；入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；加入民主党派的材料等个人在党团组织建设中形成的材料。个人受组织各种处分材料：处分（或撤销处分）决定、上级批复、个人检查交待材料、法院判决书、离婚材料等。办理出国出境人员审批表、登记表等。办理工资、待遇工作中形成的登记表、审批表及批复材料。干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的干部任免审批表、调动鉴定、转业鉴定、授予（晋升）军（警）衔审批表、离退休审批表、公务员过渡登记表、定级定工资等材料。党代会、人代会、政协会议和工、青、
27、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的代表登记表、委员简历、政绩材料等。 表彰奖励先进人物登记表、嘉奖通报材料。体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残的确认材料，新录用干部体检表和毕业分配工作体检表等材料。办理丧事形成的悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书等材料。总之，凡是与个人权益信息息息相关的这些个人人事材料都要全面收集、整理、归档。2、人事档案收集的途径 P228、Q107通过组织、人事、劳资部门收集履历、考核、任免、调动、晋升、工资、退离休等材料；通过党团组织等部门收集入团入党、党团登记、退团退党等材料；通过纪检监察司法审计部门收集受处分材料、审计结
28、论材料；通过教育管理部门和学校收集成绩、学历等材料；通过业务部门收集业务考绩、技术发明、论文目录等材料：组织干部人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部（职工）履历表或干部（职工）履历补充表等各种登记表，及时充实档案内容。3、人事档案的收集方法 （简单提一下） P228-229定向收集； 定时收集；追踪收集。在发现档案不完整时要根据有关线索追踪收集。4、建立收集补充制度 Q109人事档案材料的收集与补充，是一项贯彻始终的经常性工作，不能单纯依靠突击工作，应当建立起必要的收集工作制度。主要包括：移交和转递制度。各级人事档案部门应当在现有工作的基础上，建立健全人事档案的移交和转递制度，明确规定本
29、单位、本部门在日常工作活动中形成的、属于人事档案管辖范围的材料，都应当及时地移交给人事档案部门，使人事档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间、移交时的人事档案的整理要求等内容。清理制度。人事档案部门根据所管档案的情况，定期对人事档案进行清理、核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划、有步骤地进行收集。催要制度。人事部门在日常工作中不能坐等有关部门主动报送材料，也不能送多少收多少，应当经常和有关单位联系，主动催促并索要应当归档的人事档案材料。及时登记制度。收文登记、移交登记。检查制度。根据所管辖人事档案的数量状况，人事档案管理部门应在每季度、半年或一年对人事档案进
30、行一次检查，核对，将那些不符合归档要求的材料，立即退回形成机关或部门重新制作或补办手续；剔出不符合人事档案归档范围的材料，退回原单位处理。另外，根据人事档案之间的有机联系，如若发现缺少的材料，应当填写补充材料登记表，以便补齐收全。随时补充材料制度。为了了解员工各方面的情况，及时补充人事档案的内容，组织、人事及劳资部门应当根据工作需要和档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充人事档案材料，使组织上能比较完整地掌握一个人的情况。由于人事档案材料的来源具有多维性、广泛性和分散性的特点，只有完整、全面地收集人事档案材料，才能使人事档案浓缩一个人的全貌，做到“档即
31、其人”，才能为各级组织、人事、劳动等部门了解人、选拔人和使用人、落实个人待遇等提供重要依据。因此，完整地收集人事档案材料，必须做到：明确收集归档的范围；制定收集工作制度；采用先进科学的收集方法（如整理前收集和整理后收集、内部收集和外部收集、纵向收集和横向收集、经常收集和突击收集等）。（二）人事档案的鉴别人事档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对收集起来的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，最后将具有保存价值的材料归入档案，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。鉴别准确是目标。属于归档范围的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完
32、备。需经组织审查盖章或本人签字的档案材料须盖章签字后才能归入人事档案。不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档。1、 人事档案鉴别工作的内容P229、Q112针对工作中可能会遇到的一些具体情况作些说明。判断材料是否属于所管人员本人的个人材料。首先，辨认姓名的异同：同姓同名；同姓异名或异姓同名；一人多名。其次，辨认材料的内容和作用：看内容，即审核材料的内容是否与人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系，是否是结论的依据；看用途，比如对于证明材料要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁？如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的；另外，该人
33、员所写的证明他人问题的材料，由于它的用途不是证明该人员的，所以不该归入该人员档案中。判断材料是否属于人事档案。一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。鉴别工作的任务就是将两者严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案的材料另加处理。常见的人事档案材料：（主要根据正本所包括的十大类内容来判断 ，这里就不细述了。） C4 A政审材料：审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料；B纪检案件材料：处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，本人检
34、讨（查）、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件；C职务任免、调级、出国人员审查材料、任免呈报表、调动登记表、调级审批表、出国人员审查表；D入党入团材料：入党入团志愿书、申请书（包括自传材料），转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料；E司法案件材料：判决书复制件及撤销判决的通知书。F晋升技术职称、学位、学衔审批表以及业务考绩资料：技术人员登记表、考试成绩表、业务自传、技术业务的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表、重要论文篇目和著作书目；G奖励材料：授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋审批表、事迹材料
35、；H考核及考察材料：组织正式的考核、考察材料，年度考核登记表；I离退休材料：退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，本人申请材料；J履历、自传或鉴定材料：各种履历表、登记表、本人或组织写的个人成分经历材料，本人写的自传，以及各种鉴定表：K其他材料：个人的思想、工作、学习总结、检查，近期的体检表，残疾登记表，死亡报告表、悼词、遗书等。判断材料是否真实准确。不能前后矛盾，不能模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实，观点不明确，言词不达意或词义含混等情况，应立即退回原单位重新改正。判断材料是否齐全完整，主要审查第五类政审材料和第八类处分材料是否齐全完整：A每份材料必须有头有尾；
36、B反映一个问题的多份材料必须齐全。判断材料有无重复。保持人事档案的精炼，重份材料或内容重复的材料必须剔除。无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的剔除。 检查材料是否手续完备，凡是需要组织盖章或本人签字的材料必须盖章签字。在日常的人事档案材料的收集鉴别工作中，经常会遇到一个棘手的问题，即有些材料手续不全。比如一份专业技术职务任职资格推荐评审表，根据该人员所申报的专业技术职务的级别（初级职称、中级职称或者是高级职称），在表格中相应位置填写相应的内容之后，要求填写评审意见的单位或部门签章。申报初、中级职称的评审表必须有本单位、单位主管部门或系列主管部门、初中级评委会、职称改革领导小组办公室签署的意
37、见及公章，副高以上还要求有省人事厅签署的意见及公章。这些相应的栏目如果有缺漏，就必须及时补全，否则此份材料的可靠性就会受到质疑。那些已经手续完备的个人材料是否一定是人事档案呢？也不一定。上述手续完备仅仅能作为向人事档案转化的条件之一。是否能转化为人事档案，关键还要看这些材料是否具有使用价值和保存价值。例如，重份材料，无关的调查证明材料，或者同一问题一个人写了多次证明的某些材料，本人多次写的内容相同的检查交代材料等等，都属于没有使用价值和保存价值的材料。这些材料虽然也都是在了解人、使用人过程中形成的真实的个人材料，手续也是完备的，但没有什么作用，归入人事档案，纯属一种浪费。清除一些特殊的不能归档
38、的材料。涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料（如某些干部受到举报而未查实的材料），以及未办理完毕的材料（或没有形成正式的组织结论的材料），不能归入人事档案，应交有关组织处理。小说性传记、年谱、回忆录、奖状、荣誉证书、结婚证、学生证、日记等属个人留存，不归档。除把不该归档的材料清理出来，还要把发现缺少的材料及时登记（填写补充材料登记表）并收集补充。注意：经过鉴别的人事材料才能归人事档案。2、对不在归档范围的材料的处理Q115四种方法处理不在归档范围的材料：转。凡是经过鉴别，并不属于个人的材料，或者根本不在归档之列的材料，必须剔出转给有关单位保存或处理。退。对于近期形成的某些
39、档案材料，手续不够完备，或者内容还需要查对核实的，那就要需要提出具体的意见，退回有关单位，等到原单位修改补充后再行交回。如果材料应退回本人的，必须经过领导批准退回本人，并办理相应的手续。留。凡是不属于人事档案的范围，但很有保存价值的有关参考资料，经过整理以后，应由组织或人事部门作为业务资料保存。毁。经人事档案部门鉴定后，确实没有保存价值的材料，应当按照有关规定作销毁处理。销毁的材料应当仔细检查，逐份登记，写清销毁理由，经主管领导批准后，方能按照销毁规定进入正式的销毁程序。（三）人事档案的整理依据一定的原则、方法和程序，对收集起来的个人材料进行鉴别、归类、排序、装订并不断补充，使之条理化系统化的
40、过程，就是人事档案的整理工作。整理有序是目标。1、人事档案整理的基本要求P230干部档案整理工作细则明确要求：认真鉴别。鉴别关系到一份材料能否作为人事档案保管，必须严格把好这一关。分类准确。人事档案有十大类，不同类别的档案有各自不同的位置，不能出现混乱。编排有序。人事档案每一类档案材料的排列顺序、编号方法都有具体而严格的要求，要严格遵守。目录清楚。目录要规范、清楚，要方便查找，要有案卷目录和卷内目录。装订整齐。2、人事档案整理的范围 Q116新建档案的整理。主要指对那些从来没有整理过的、新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有完全整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理
41、起来工作量大，比较复杂，而且随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是持续不断的。已整理档案的重新调整。由于人事档案的动态性特征所决定，对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作也不是一劳永逸的，有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料。这种整理实际上是一种调整，因此工作量比较小一些。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只需在原有目录上补登或调整即可。 3、人事档案的正本与副本 Q117根据人事档案管理和利用需要，一个人的全部人事档案材料可分别建立正本和副本。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的；副本是正本的浓缩，由
42、正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。正本中有的材料，副本中不一定有，但副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。（人事档案分建正本和副本 ，可以方便其利用，提高人事管理工作的效率。此外，由于正本和副本分别保管在不同地方，有利于人事档案的保护。）目前，中央管理的干部，（同时受几个部门管理的干部，）都分别建立了正本和副本，而一般干部和职工档案等则只建正本。4、人事档案的整理步骤Q117人事档案的分类按照干部档案工作条例和干部档案整理工作细则中关于正、副本十类内容的划分 ，人事档案正本的内容主要包括：第一类：履历材料。干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医
43、务人员、军人、学生等各类人员登记表、个人简历材料，更改姓名的材料，本人或组织写的个人成分、经历的材料。总之，凡是涉及本人基本情况的这样一些表格和文字材料均归入第一大类。第二类：自传材料。本人写的关于自身情况的文字材料及属于自传性质的材料。此类材料一般不多。带自传和履历的简历的简历表，以自传为主要内容的，就归在第二大关。第三类：鉴定、考核、考查材料。（主要指组织正式的考核、考察材料，考核登记表）此类材料一般比较多，在登记目录时可以适当多留空格。包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表、干部考核和民主评议的综
44、合材料。领导干部离任审计结论材料（审计结论为无问题的）。数量较多、较常见的一种是：年度考核登记表（国家公务员、专业技术人员及其他各类人员年度考核登记表），每年形成一份。近年来新出现一种表格材料：后备干部考核登记表，待担任后再调整归入第九大类之下的第二小类。第四类：学历、学位、培训和评聘专业技术职务职称材料。F晋升技术职称、学位、学衔审批表以及业务考绩资料：技术人员登记表、考试成绩表、考核登记表、重要论文篇目和著作书目；报考高等学校学生登记表、入学通知书、审查表，毕业登记证，学习（培训结业）成绩表，毕业论文，（毕业论文只需归论文的第一页及最后一页，因为第一页有论文的标题，最后一页有相关组织及专家
45、对论文的评议。）学历证明材料，选拔留学生审查登记表；职称材料，主要有包括专业技术职务（职称）任职资格申报表，专业技术职务（职称）考绩材料，聘任专业技术职务（职称）的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；所管人员业务自传、创造发明和技术革新的评价材料，科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或有全国性报刊上发表的）等目录。第五类：政审材料。包括甄别、复查材料和依据材料，比如审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织的批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料；党籍、参加工作时间或更改参加工作时间等问题的审查材料，个人
46、的政历情况说明材料。第六类：参加中国共产党、共青团、民主党派的有关材料。入党入团志愿书、申请书（包括自传材料），转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料。如果缺申请书的必须补上；若写了申请但尚未批准加入的，则先可将申请书放在第十类或个人的零散材料夹（人事档案的一种辅助管理工具）中，待批准后再归入第六大类相应的位置；个人的思想汇报材料一般不存，若涉及重要情况的，则可归入第十大类中备查。第七类：奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹材料）。具有县（团）级以上单位盖章、审批手续健全的各种先进人物登记表、授予先进模范称号的决定、通知、批复、
47、授勋审批表、事迹材料。由于这类材料直接关系到个人的发展及切身利益，在整理中尽量多存，有的单位整理时区级以上的奖项也都保留归档。第八类：处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）。干部违犯党纪、政纪、国法的材料；通报批评材料；纪检案件材料需归档的包括处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，本人检讨（查）、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件；司法案件材料需归档的包括判决书复制件及撤销判决的通知书。出于对人员负责，整理此类材料时关键掌握：凡是有结论的处分材料才保存，没有结论的则不存；解除处分的决定一定要归档、保存。第九类：录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。此类中又可分为四小类：91工资方面的材料为1小类，凡是沾着钱的，比如奖金、津贴、补助等材料都放在此类，人员工资评级、定级材料，每次工资调整、每两年晋级的报批材料一定
