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1、模块四 商务会议文书,商务文书写作实务(第2版）,书名：商务文书写作实务(第2版）书号：978-7-111-57171-1作者：周俊玲出版社：机械工业出版社,要点,本模块由写作会议通知、会议议程、日程、会议记录3个项目构成。通过项目训练，旨在使学生了解会议通知、会议议程、日程、会议记录的含义、特点与作用，掌握其写作格式、结构与要求，能够结合实际工作拟写规范的会务文书。培养学生逐步具备会议策划和组织服务的自觉意识。,重点,会议通知的结构和写法。会议议程、日程的结构和写法。会议记录的结构和写法。,难点,会议议程的安排。提高会议记录的效率。本模块中各文种的病文析改。,项目一 会议通知,学习目标 ：1
2、了解市会议通知的含义、特点、分类和作用； 2掌握会议通知的结构和写法；3能根据任务要求，规范地拟写和修改会议通知。,情境任务：,根据总公司关于国庆节前开展安全大检查工作的要求，美味食品公司广州分公司安全生产综合治理办公室于9月12日召开节前安全检查工作会议，对有关安全检查的方法、步骤和要求做出了布置。要求：请根据以上情境，以美味食品公司广州分公司安全生产综治办的名义拟写一份会议通知。,任务分析：,会议组织方能否将参会信息清晰、准确、完整地传达给参会者直接关系到会议召开是否成功。完成此任务，首先要明确召开此次会议的背景、目的、会议的议题、时间、地点、参会人员、要求这样一些基本事项；其次，要清楚会
3、议通知的结构写法与语言表述；最后，要将拟写好的会议通知及时下达给有关部门和个人。只有这样，才能保证会议的如期举行。,学习指引：知识点,一、会议通知的概念通知是运用最为广泛的下行文，作为其中重要的组成部分会议通知也是企事业单位众多的会务文书中最为常见的。会议通知是一种用于发布会议的基本要素，要求与会人员共同执行、办理或者周知的文书，是会议组织者和与会人员之间会前沟通的重要途径。发布会议通知是会前工作的重要环节。,二、会议通知的特点（一）告知性（二）指导性（三）时效性,三、会议通知的种类如按通知的形式可分为口头通知和书面通知。按通知的性质可分为预备性通知和正式会议通知.按会议通知的发布方式，常分为
4、文件式、备忘录式、请柬式和张贴式会议通知四种。,技能点,一、会议通知的结构和写法（一）标题会议通知标题常见的写法有三种形式：（1）只标明文种，即通知或会议通知，如果是请柬式会议通知，标题就是请柬或邀请函（2）会议名称通知，如关于召开会议的通知（3）单位名称会议名称通知，如广州大学关于召开会议通知,（二）通知对象通知对象就是会议通知的接收方，可以是具体的某个单位，如“公司”，若是很多单位，则可用统称，如“各分公司”或将几个单位并列列出。通知对象也可以是个人，通常直接写参会者姓名和职务。,（三）正文正文是会议通知的主要组成部分，一般包括以下几个内容：1、会议的目的、召开本会议的背景、会议名称和主题
5、。会议通知在说明具体参会条款之前有的会有前言，可以写出会议召开的背景即会议召开的依据、召开本次会议要达成的目的、会议组织方和会议的名称，会议议题和讨论的提纲，如果是学术报告会，则在开头写明报告者的姓名、身份和报告的内容。如“在（背景、形势）下，为了（目的），（会议组织方单位名称）特决定举办会议（会议名称），具体事项通知如下”。,2、会议时间包括具体日期即会议开始和结束的时间，会期长的还要写清楚报到的时间。需要注意的是会议召开的时间通常要具体到某时某分，而不是笼统的某一天或上午。3、会议的地点会议地点即会议召开的具体地方，应写清楚会场所在的城市、地名、路名、门牌号、单位名称、楼号和房号等，如果参
6、会者中有外地或外国的，最好附上乘车路线图，标明地理位置及到达的主要交通方式以供参考。,4、参会对象参会对象指的是具体的参会人员构成，包括人数、姓名、职务或部门，有时根据需要还要明确参会者的身份特征，如是出席还是列席，有时会议组织方为了达到一定的会议规模，还会规定每个参会单位参加会议的人数。,5、其他事项 在会议通知中，有时还会补充一些其他需要注意的事项。如参会要求，让参会者事先准备好相关资料及看法；参加会议的费用；报名方式及确认方式；入场凭证；筹备会议的负责人姓名和联络方式（如会议组织方的单位名称、地点、邮编、电话、传真、网址、银行账号等）；是否出席会议的答复期限等。,（四）落款和日期在会议通
7、知的结尾处写明主办单位名称和成文时间并加盖公章。有的会议通知还会附上回执或报名表，一般包括参会者的单位、姓名、年龄、性别、职称、预定回程票及食宿的需求等内容，要求对象在相应的期限内填写好后寄回，以便统计参会人数和安排会务接待。,二、写作要求（一）行文思路清晰，表述明确。（二）要素齐备。（三）语言简洁。范例评析,任务实施,各小组讨论情境任务的写作要点，并完成写作任务。,拓展训练,训练一 病文修改参考答案1.标题不规范，事由概括不当。改为“关于召开布置开展增产节约劳动竞赛活动会议的通知”或“关于布署增产节约劳动竞赛的会议通知”。2.主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。3.通知缘
8、由叙述不全。“活动，为此召开活动布署工作会议。现将有关会议事项通知如下”。4.与会人员不明确，不应加“等”字。5.要求有歧义。会议是布置开展活动的，若带经验材料，也应该是带本单位“以往”开展增产节约、劳动竞赛活动的经验材料。6.“10月4日前来报到”有歧义。应改为“10月4日上午8：00到公司招待所一楼总台报到”。7.内容不够严密。如果与会人员单位离总公司很远，则还应补充说明会议食宿安排及费用。8.结束语改为“特此通知”9.落款加盖印章。,项目二 会议议程、日程,学习目标1.了解会议议程的概念2.认识会议议程与会议议题的关系3.掌握会议议程、日程的写作结构4.能够规范写作会议议程、日程,情境任
9、务,按照集团全年销售工作部署，为分析总结上半年销售工作并对三季度销售工作做出安排，味美食品有限公司广州分公司定于2017年7月10日9：0011：30在集团综合办公一楼多功能会议厅召开上半年销售工作会议，会议由总经理主持，各部门主管、各分区负责人参加，市场部主管、分区办事处主管分别作上半年工作汇报，总经理作会议总结并致辞。为了保障会议顺利有序的进行，公司办公室除了及时向各部门下发会议通知外，还需做好当天会议议程的安排。 请代公司办公室秘书起草该会议议程。,任务分析,通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，及时获得有效信息。会议议程是一个沟通的平台，一个
10、高效的会议管理工具。制定一份优秀的会议议程，需要对整个会议有较好的把控。完成此任务，首先要掌握会议的相关情况，比如明确会议召开的背景、目的、名称、时间、地点、参会人员、会议主题等一些基本事项；其次要掌握会议议程的结构写法。,学习指引：知识点,一、会议议程的概念会议议程是对己确定的会议议题列出的先后顺序。日程是对会议活动逐日做出的安排，是议程的具体化，也是会议有条不紊、有序进行的有效保证。二、会议议程与会议议题的关系议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每次会议要研究的主题。安排议题前，先要收集和筛选。议程是对会议议题进行的顺序性安排，是会议议题的具体体现。两者相辅相依，相互依存
11、。,三、会议议程的确定确定议程须注意：一是要把同类性质的议题排在一起，不能把属于不同体系、互不联系的议题列在一起；二是按轻重缓急程度，重要的、紧急的问题先讨论；三是把保密性较强的议题放在会议后面，以便让无关的与会代表退席后再行商讨；四是尊重本单位业已形成的习惯和传统，外资企业中安排议程的习惯常常与内地习惯不一样。安排议题后，要送秘书部门负责同志审核，最后由单位领导同志审定。需更改或撤销原定议题时，秘书应无条件服从。,技能点,一、会议议程的结构和写法一般包括两部分:（一）标题：“会议内容+文种”。如：“水利工作会议议程”。（二）正文：按一定先后顺序，逐项列出各项议题条款。标注议程时一定要对议题内
12、容进行高度提炼和概括，语言要简洁。,二、会议日程的结构和写法1标题“会议内容+文种”。如：“员工培训工作会议日程”。2正文通常用表格或条款方式写明以下内容：会议日期、主持人、具体时间、活动内容、召集人、地点、其他（包括会议期间各项活动的安排，就餐的时间、地点等等都应该交代清楚）。,三、写作要求（一）语言简洁，高度概括议题内容。（二）日程安排中所有有关会议的事项都一定要具体翔实地交代清楚，并与相关部门落实到位。范例评析,任务实施,各小组讨论情境任务的写作要点，并完成写作任务。,拓展训练,训练一 病文修改参考答案1、缺少标题，应加上“恳谈会会议日程”2、删除“会议程序”改为“主持人：王XX”3、一
13、至十点，每点前应注明具体时间（参照例文2），而不是在括号中注明时间的长短，如第一点应改为“一、8：00-8：03 主持人公布会议开始”4、删掉第一点和第十点主持人说的话语。,项目三 会议记录,学习目标1.了解会议记录的概念和特点2.了解会议记录的构成要素3.了解会议记录的写作结构4.能够规范写作会议记录,情境任务,为了贯彻“安全第一、预防为主”的方针，建立安全和谐的生产经营环境，减少事故的发生，降低安全风险，增强企业形象和效益，亿利食品有限公司于3月13日上午，隆重召开了以“安全生产，重于泰山”为主题的安全生产会议，公司主要领导、各车间主管参加了此次会议，办公室秘书李文对此次会议进行了记录。请
14、根据会议发言情况，做好会议记录。,任务分析,完成此任务，首先要掌握会议组织的基本情况（如会议目的、名称、时间、地点、参会人员等），这是做好会议记录的基础；其次要抓住会议的主题，这样在做会议记录时才能抓住重点；再次要清楚会议记录的结构和写法；最后要做好会后整理工作。,学习指引：知识点,一、会议记录的概念会议记录是真实记载会议情况、会议报告、讨论发言、会议决议等内容的文字材料。,二、会议记录的特点（一）准确（二）迅速,三、会议记录的种类按会议性质来分：（一）办公会议记录。记录机关或企事业单位等对重要的、综合性工作开会进行讨论、研究、议决的情况。（二）专题会议记录。专门记述各类专题会议讨论、研究的情
15、况与成果。,技能点,一、会议记录的结构和写法会议记录的写作有固定的格式，一般由三部分组成：（一）会议标题一般写法：单位名称+会议事由（含届、次）+“记录”如：“公司第次办公会议记录”,（二）会议组织情况 主要包括：会议日期。写明年、月、日，必要时应注明具体时间。会议地点。写明会议场所名称，即“会议室”。会议主持人。写明主持人姓名及职务。与会人员或参加人员。人数不多的重要会议，按顺序写清与会人员的单位、姓名、职务；人数很多的会议，只写与会人的范围和总人数以及主要领导的姓名和职务，缺席人员应注明缺席原因；另外写上记录人姓名，以示负责。,（三）会议进行情况 主要写会议议程、议题、讨论过程、发言内容、
16、会议决议等。具体内容：会议议题和会议主持人的启示性讲话。与会人讨论发言。先写发言人的姓名，然后记下他的发言。在记录发言时，有的要详记，有的可略记。不论是详记还是略记，都要如实记录，尽可能记下发言人原话，切不可凭印象随意编写或歪曲他人的原意。会议决议和会议主持人总结及结论性意见。一般在会议的最后由会议主持人予以归纳，记录人应该逐字逐句记下。还要记下与会者对决议的态度，如果与会者一致同意，则要写上“一致同意”或“一致通过”。如有异议，则须如实记下不同意见。如有表决，则记下表决票数。这部分是会议成果的综合反映，是会议记录的主体。这一部分是了解会议意图的主要依据，是会议成果的综合反映，是日后备查的重要
17、部分，要着重记录。,（四）尾部会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。有些会议记录需由发言人和会议主持人审阅、签名。有些会议记录则在会后整理后，再送发言人和会议主持人审阅、签名。,二、会后整理在记录过程中，由于发言人语速较快，记录人使用了代替符号，或者有句子不完整的地方，就需要会后的整理。即把那些使用代替符号的地方翻译过来，不完整的地方补充完整。如有当时没有记下来或记得不清楚的地方，还应找发言人核实。整理好后的文稿应送负责人核阅、签字，以备查考。,三、写作要求（一）真实准确。 （二）反应迅速。（三）注意保密。范例评析,任务实施,各小组讨论情境任务的写作要点
18、，并完成写作任务。,拓展训练,训练一 病文修改参考答案1、对“会议组织情况”的记录不规范、不完备。如：会议在当天几点至几点召开的？会议在是在本公司几号房召开？还是在其他单位的会议室召开？主持人姓名前缺职衔。另外，在记录格式上，记录人也不能置于主持人之上。2、对“会议进行情况”的记录既不忠实，也不够具体。文章没有记录开场白。从文章提供的内容可看出，会议共有两项内容：第一项内容是对入党积极分子的培养情况进行了总结。但是，入党积极分子分别是谁？未作记录。对具体的总结内容、各人的缺点、进步表现、改进意见等连起码的记录也没有。 第二项内容是召开了党内民主生活会，所记录的内容和对第一项的记录一样，同样不忠实、不具体。,
