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1、企业常用公文写作公司办宋利敏一、公文概念及其作用二、常用文种写作范式 三、常用公文写作要求概念公文公务文书的简称是党政机关、人广义民团体、企事业 单位在各自的公 务活动中为处 理公务而形成的 具有一定格式的 文字材料狭义 是行政机关在行政管理过程中形 成的具有 法 定 效 力 和 规 范 体 式 的 文书是依法行 政和进行公务活 动的重要工具。企业公文的概念是企业机关治理企业的重要工具也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策请示答复问题 指导商洽工作汇报沟通情况总结交流经验等重要职能。作用公文是规范协调组织各项活动的重要工具公文是体现自我
2、综合素质的重要载体公文就是一个组织企业的脸面在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用可以说是公司整体 水平的书面代表。公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平同 时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。特点公文必须与党的方针政策相符合保证各项方针政策的贯彻落实。是否需要行文、文字如何表述、文种如何选用、格式如何安排以及处 理程序等均有严格的规范要求。政策性规范性撰写公文是为了解决实际问实题用性及时性公文都有着实用目的迟反映的情况和事例必须确实有现实的针对性。缓或拖延办理必然给工作带来损失。文种文种用于揭示公文的性质、发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系是公文标题的组 成
3、部分。正确选择文种的依据国家的有关法规不得漏掉、错选或自造文种发文机关的职权发文机关的行文目的发文机关与主送机关之间的行文关系文种国家行政机关公文处理办法国办发200023号 规定的13种文种命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报 告、请示、批复、意见、函、会议纪要文种决定适用于对重要事项或者重大行为做出安排奖惩有关 单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要 求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免 干部关于春节放假的通知、关于XX等职务任免的通知通报适用于表彰先进批评错误传
4、达重要精神或者情况关于XX市场数据业务弄虚作假的情况通报 报告适用于向上级机关汇报工作反映情况、答复上级机 关的询问 薪酬调查报告文种请示适用于向上级机关请求指示、批准关于召开2009年度总结表彰大会的请示 批复适用于答复下级机关的请示事项关于抗震救灾捐赠额度的批复意见适用于对重要问题提出见解和处理办法劲牌公司关于加强接访活动的实施意见函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题 请求批准和答复审批事项关于开展健康美食周活动的函会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项劲牌公司经营例会会议纪要分类按性质分党内公文、行政公文、社会团体公文及企事业单位公文。按紧急程度分特急件、急件和平件。按行文
5、方向分上行文下级机关向上级机关报送的公文 平行文同级或不相隶属机关之间的公文下行文上级机关向下级机关发送的公文目录一、公文概念及其作用二、常用文种写作范式三、常用公文写作要求请示请示是下级组织向上级组织或业务主管机关请求指示、批准时使用的公文。请示的写法标题上款发么 文 机 关 +事由+文种请示可省略 主送机关只限一个正文落款缘由事项 结尾语 发文机关上级的精神、下面的情况请求的事项 妥否请批复。当否请批示。时间中文、全称二00九年十月十日案例写作请示的常见问题1.把请示写成“请示报告”2.抓不住问题的关键请示缘由写得太抽象、太笼统使人看不出所 要办理的事情的必要性同时对如何办理这件事未提出办
6、法和措施 或措施欠具体3.不是一事一请示而是把不同类的事情或几件事情放在一份请示 中写。这是不允许的4.在写请示时限定领导机关几日内批复这是不礼貌的。作为下级机 关最多只能写“请速批示”而不能限定时间案例 关 于 暂 缓 调 高 旅 游 专 项 资 金 在 交 通 建 设 附 加 费 中 分 配 比 例 的 请 示 . d报告报告是下级组织向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时使用的公文。报告的写法标题上款 发 文 机 关 + 事由 +文种报告可省略主送机关不限一个正文落款缘由事项 结尾语发文机关上级的精神、下面的情况报告的事项 特此报告。时间中文、全称二00九年十月
7、十日案例 于 出 差 深 圳 的 学 习 报 告 . d报告的撰写要求1.报告中不能带呈请事项不能要求上级务必给予批示2.应突出重点情况重点讲按制度规定和上级要求或上 级关心的新情况、新经验、新问题淡化次要内容3.应及时行文以便于上级能掌握即时信息及时指示 方向纠正错误解决问题4.对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面以 免上级以此为依据制定决策时造成失误5.撰写答复询问的报告时要注意针对性首先要指明 所针对的来文日期与来文询问的内容然后扣住上级 提出的问题明确作答不要涉及无关的情况请示与报告的区别相同点上行文行文对象一般都是直接上级区别点请示报告行文目的根本区别向上级请求指示或批准先说明
8、请示原因在此基础汇报工作、反映情况、答复上级询问先概括汇报的基本情况后汇报主写作结构上引出请示的具体事项然后是结束语要成绩、经验、教训、存在问题并针对这些汇报今后的打算和安排处理方式上级必须表态上级可表态也可仅作为知晓内容宽窄只能一文一事篇幅较短内容可宽可窄既有专题报告也有综合报告篇幅较长发文时机在工作进行之前或之中发出在工作完成后或告一段落时发出报送制度只有在必要时才能行文可有临时也有月报、季报等定期报告通知通知是批转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关文件、发布规章、传达要求下级机关和有关 单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部 时使用的文种。通知的写法标题上款 发 文 机 关 +
9、事由 +文种通知可省略主送机关正文落款要素要求 结尾语 发文机关时间、地点、谁、事项其它要求的事项 特此通知。时间中文、全称二00四年十月十日案例 会 议 通 知 . 任 免 通 知 . d会议纪要记载和传达会议情况和议定事项时使用的文种。会议纪要的写法标题开头主体 结尾 时间会议名称+纪要开会的依据、目的、背景、时间、地点、名称、范 围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会 议基本议程、主要活动、主要收获等。会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。 希望、号召。 中文、全称二00九年十月十日案例 劲 牌 公 司 经 营 例 会 会 议 纪 要 2 0 9 1 1 号 . d调查报告是根据以
10、市场为对象的调查研究活动或调查工作过程、以及调查成果而写成的书面报告。调查报告针对性真实性时效性竞争性市场调查报告的种类关于产品情况的调查关于消费情况的调查 关于销售情况的调查 市场调查报告的写法标题前言 正文结尾单行、双行主、副标题调查的目的、时间、对象、范围、方法、主要内 容、主要收获等。1情况、资料、数据以及据此进行的分析2预测未来3建议 有话则说无话则省。市场调查报告的写法突出重点资料可靠 内容明确 分析有力目录一、公文概念及其作用二、常用文种写作范式 三、常用文种写作要求行文规则遵守行文规则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效 避免公文旅行阻止部分公文进入不必要的流通过程抑制 无价值
11、公文的产生单位关系确定行文关系行文规则规定了各级单位的行文 关系即各级机关之间公文的授受关系它是根据单位的 组织系统、领导关系和职权范围来确定的行文规则上行文的行文规则请示、报告单头主送不多头主送可采取抄送形式逐级行文不要越级行文要向机关行文不要向领导者个人行文“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关“报告”中不得夹带请示事项行文规则下行文的行文规则通知、通报、批复、决定按照职权范围行文部门之间应当协商一致后方可就有关问题发文通知类普发性文件各主单位排列顺序应为先外后内级别先高后低行文规则平行文的行文规则函平级之间不宜使用上行或下行文不相隶属机关之间一般用“函”行文无论向什么机关行文
12、无论要求解决什么问题只要彼此间没有隶属关系一般都得用函行文规则联合行文规则原则上互不隶属之间的同级组织可联合行文业务涉及其他部门职权范围的可商该有关部门联合行文并根据职能主从商定或确定一个主办单位 属于主管部门职权范围内的具体问题应直接报送主管部门处理 不得采取联合行文方式禁止联合单位过多。一般在3-5个单位之内。如涉及单位过多可以提请同级公司协调或以公司名义发文 须经公司审批的事项经公司同意也可以由部门行文文中应当 注明经公司同意写作要则公文格式要规范语言表述要准确 常见错误要避免写作要则格式要规范公文框架格式标题+主送机关+主体+结尾 标题格式发文机关+关于+事由+文种 主送单位格式上行文
13、一般是一个主送单位公文要素字号格式标题2号小标宋体、发文字号3号仿 宋、主送机关和正文3号仿宋公文结尾格式根据文种要求写作要则格式要规范标题使用中常见的是文种使用错误。其中量最大的是把“申请”当作“请示”把“汇报”当作”报告”。 “申请”和“汇报”不能作为文种来用请示和报告混用。请示需上级单位给予批复报告是报 上级单位阅知下情上达即可不需批复规章制度类标题建议关于印发 通知而不 是关于下发 的通知标题一般不加标点符号写作要则格式要规范正文层次序数正确使用第一层一、第二层一第 三层1.第四层1。公文中最好不要采用 11.1Aa等符号。 段落中无论有无层次序数段落首行须两个汉字符回行须顶格。若使用
14、自动生成的段落编号请手动调整排版表格图形等尽量不在正文出现可放入附件中写作要则格式要规范正文措词施要得体条理清楚感情中立不宜使用语气 词或感情色彩较浓的词结尾语一般要单另一行语气要谦虚结束时使用的标点 符号一般为句号“。”如“妥否请批示。”不宜用 感叹号“”“”等数字间的逗号为半角如“123,000元”不能写成“123000元”落款时间应为大写汉字如 “二九年五月十八日”1标题要求居中、上下空行 2上款要求左边顶格3结尾语要求作为一个自然段处理。紧接正文另起一行左边空两格。4落款要求发文机关和时间以字数多 的一项定位右边空一格。5盖章要求骑年跨月清晰端正回 主行 送时 机00001仍 关顶 格
15、 标。 题下空1公文标机密一年题特急红色反线下行 20051号签发人 空2左行侧顶 请示2格号用小。3 标 号宋 仿 体 宋 字 体字 标 识公成文文 如日 。 。有期附右注空4附件1. 居字2. 左空中2文字小加写二九年四月二十日圆。括发至 级号标识在成文日期下1行。附 附附件 件件应与在公正文文正下文空一1起行装左订空2并字 在标附识 件。左上角第1行 顶 格 标 识加盖印章应上距正文1行之内端正、 居中下压成文日期 印章用红色。当印章下弧无文 字时采用下套方式 即仅以下弧压在成文 日期上。二九年元月五日 当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。写作要则语言表述要正确公文
16、用词必须规范、精炼、严谨、简洁、谦虚、庄重大部分以规 范的书面白话为基础不要使用方言、口语、俚俗语表述。公文词 语应概念清楚有严格限定无歧义含义准确已约定俗成。公文中很多凝练词语是沿袭历代文言具有特定含义很难用同义 白话替代而且言简意赅易领会、理解经长期使用、淘汰和选 择已趋于定型成为专门语。如开头词近查、根据、兹因、遵照、奉、对于等称谓词语我公司、本部、贵厂、该单位请示词拟请、恳请、特请询问词语当否、如无不妥、是否可行表态词语存案备查、遵照执行、参照办理、责成、试行结尾词语特此报告、为荷、为要、此布、此令、综上所述、鉴于写作要则语言表述要正确常用的事物和概念的特殊表达要求时间的表达今年、明天
17、、本月、年份1-7月空间的表达 国外、国内、这里、那里职务、姓名的表达全称、多种职务、党内党外数量的表达倍数、分数、到、了、以上、以下范围的表达全部和部分程度的表达很、更、特、最等等公文标题方面的错误写作要则避免常见错误1.标题要素不全发文机关事由文种例标题中的“事由”缺失关键词或随意省略事由如 公 司决定看不出决定的主要内容、事项和基本观点缺失 文种2.标题不准确事由概括不准、文种名称不准确3.标题不够简要事由、批转文件等过于冗长4.标题与落款矛盾请示最后出现“特此报告”。报告最后出现“妥否”等写作要则避免常见错误文字表达方面的错误语不对体例关于 做 好 安全生产检查各项准备工作 问 题 的通知叙述事实滥用文学语言轻易造新词错用、滥用字、词重复交叉使用前后矛盾写作要则避免常见错误公文语句结构方面的错误 句子成分搭配不当 语句位置颠倒 语句成分残缺 语言结构混乱 指代不明关于要求拨给赴京参观学习所需经费的请示报告公司领导 根据中国酿酒工业协会二一年元月十日下发的关于组织各名牌酒企赴京参观学习的通知中的要求“参观时间拟定九月中旬经费由单位承担每人预交一千元在九月初将此经费汇酒协办公室。”为解决此问题建议我公司派 员参加请公司财务给予拨款一千元。当否请批示。 二九年元月13日要求根据此文件中的相关信息重新拟写一份内容清楚格式完备的公文。
