商务公文写作.docx

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1、商务写作2导入2课程目标2站点地图320 分钟掌握精华5导师简介5学习6了解基本信息6开始10组织材料14撰写初稿18确定段落结构20风格编辑25起草电子邮件29练习32情景模拟32知识检测35问题 135问题 235问题 336问题 436问题 537问题 637问题 738问题 838问题 939问题 1039应用40应用步骤40应用工具44拓展44哈佛商业评论文章44推荐书目45哈佛商学在线推荐资源45参考文献45商务写作导入如果是您,您会怎么做?辛迪的同事对她的工作一直鼎力支持,但最近他们好像不太买辛迪的账了。辛迪不知道到底发生了什么事。两周前,她将会议纪要用电子邮件发给团队成员,并在

2、邮件中注明,周五上午召开团队会议。然而到了周五那天,只有两个人到会。一周后,辛迪再次向每个人发了份电子邮件,这次是关于月度报告的事宜。在邮件里,她注明将有高层管理人员参加他们的员工会议。可是,当销售副总裁出现在下一次会议上时,她的团队却表现得措手不及。是她的团队成员不把她当回事吗?还是因为她没有与他们做好沟通?如果是您,您会怎么做?电子邮件是最近的一种科技创新,但要用好它,辛迪需要倒退一步,运用亘古不变的好信件原则。辛迪可能试图在电子邮件中传递大量信息,以致没有真正实现与同事之间的沟通。通常情况下,每封邮件只应包含一个主题。如果邮件涉及多个主题,内容冗长繁琐,阅读者往往会抓不住主要内容,甚至没

3、有耐心读完整封邮件。辛迪的电子邮件应该写得简短精练,这符合大家的利益。辛迪还应该使邮件目的一目了然,在邮件主题行和正文开头,都应该清晰地说明邮件的目的。您的信件能否达到想要的结果?课程目标本课程提供相关信息,帮助您完成以下各项工作: 根据阅读者的需要组织邮件内容 运用各种写作策略完成写作任务 利用编辑和设计原则提高邮件内容的影响力站点地图 导入o 课程目标o 站点地图o 20 分钟掌握精华o 导师简介 学习o 了解基本信息o 讲清楚您的目的o 界定主题范围o 核心概念:采取“以读者为中心”的方法o 清楚表达关键信息o 让信息简明扼要o 思考传达信息的策略o 高管视角:就是要不断重复你的信息o

4、开始o 预测读者的问题o 拟一份传统式提纲o 使用头脑风暴式提纲o 尝试自由写作o 互动练习:如何开始写作?o 组织材料o 核心概念:选择组织方法o 重要性排序法o 时序法o 过程和程序法o 空间排列法o 比较和对比法o 具体到一般法或一般到具体法o 分析法o 互动练习:组织o 撰写初稿o 核心概念:粗略写完o 从让您感觉最容易下笔的地方开始o 按“类别”写作o 技术文档的特殊注意事项o 确定段落结构o 聚焦段落o 自然过渡o 互动练习:评估段落o 内容编辑o 核心概念:让您的信息重点明确o 有策略地排列关键信息o 回答读者的问题:“为什么?”o 高管视角:传达战略o 风格编辑o 为您的初稿注

5、入视觉冲击力o 核心概念:让语气贴近受众o 检查文档是否简明扼要o 高管视角:不要过分追求细节o 使用主动语态o 检查精确度o 起草电子邮件o 了解常见问题o 从主题行开始o 每封邮件只涵盖一个主题,并迅速说明您的意图。o 简明扼要,并使用附件o 谨记受众的需求o 采用简单的格式o 回顾公司的电子邮件政策o 知道什么时候不能发送电子邮件o 互动练习:恰当使用电子邮件 练习o 情景模拟o 知识检测 应用o 应用步骤o 规划写作任务的步骤o 内容编辑的步骤o 风格编辑的步骤o 应用技巧o 重要性排序法的运用技巧o 比较和对比法的运用技巧o 电子邮件的写作技巧o 商务备忘录的写作技巧o 商业信件的写

6、作技巧o 提案的写作技巧o 应用工具o Focus sheet(焦点工作表)o 文档组织指南o 视觉冲击力设计参考指南o “做自己的编辑”检查表 拓展o 哈佛商业评论文章o 推荐书目o 哈佛商学在线推荐资源o 参考文献20 分钟掌握精华 核心概念:采取“以读者为中心”的方法 预测读者的问题 核心概念:选择组织方法 核心概念:粗略写完 聚焦段落 核心概念:让您的信息重点明确 核心概念:让语气贴近受众 了解常见问题 规划写作任务的步骤 电子邮件的写作技巧 Focus sheet(焦点工作表)导师简介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications

7、公司的创始人兼总裁。这家公司主要从事商务、领导才能、技术、财务及销售方面的写作培训,其培训课程得到全世界的认可。自1978年以来,已有86,000名学员参加了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success(写往顶峰:为公司成功而写作)一书的作者,该书最近刚由RandomHouse修订再版发行。杜梅因女士还著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting(商务写作速问速答指南)一书,由iUniverse出版。她还为世界图书百科全书编写了有关商务写作的章节。杜梅

8、因女士在美国史密斯学院获文学学士及文学硕士学位。若想了解更多信息,请访问她的网站:。学习了解基本信息讲清楚您的目的在着手撰写商务文档时,您首先应该做的就是问自己:“我为什么要写这份文档?”商务写作的目的有很多,例如: 对行为进行解释或辩护:“由于现有供应商给我们的出价都太高,因此我们决定拒绝他们并寻找其他供应商。” 传达信息:“管理层想让所有员工都知道新产品的季度销售额超出了预期。” 影响读者:“工程团队一定能够如期完工。” 发布好消息或坏消息:“不幸的是,你们报告的引擎起火事件发生在保修期过后的第二天。” 要求采取行动:“设计团队应该在5月1日之前完成并提交产品规格。” 在开始写作的时候应牢

9、记自己写作的目的。在从事文档撰写这样的普通任务时,许多撰文者都会偏离自己的目的。为了帮助您始终牢记自己的目的,您可以将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒,并在写作过程中回顾和参考。起草完毕之后,应检查您的草稿,以确保初衷得以实现。界定主题范围界定主题范围意味着确定主题的广度与深度,这个范围可宽可窄。例如,假设您需要汇报公司在营销职能方面的不足,全面铺开的阐述可以包括下列内容: 营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的发展历程 营销方面的人力资源 出现具体绩效问题的领域 潜在的解决方案 若只在浅窄范围内讨论此主题,只需强调一到两个方面,可能包括的内容有: 绩效低下的两大领域:经销商支持与促销

10、 建议的补救措施 如何界定书面文档的合适范围?靠目的引导。就上述营销报告的例子而言,如果您的目的是向负责研究营销部门和潜在解决方案的工作组提供信息,则可能需要全面铺开。因为受众将希望尽可能多地了解该部门的情况。另一方面,如果是向高层管理人员汇报该工作组的实际调查结果,则应收窄范围。因为在这种情况下,受众最感兴趣的可能只是了解您所确定的问题细节以及建议的解决方案。核心概念:采取“以读者为中心”的方法核心概念一个公司如果没有考虑到客户的需求和态度,就无法与客户沟通,同样,如果您不理解读者,不了解他们的所思所想和偏好的信息接收方式,也就无法与他们沟通。从读者的角度对文档进行构思、起草、组织和编辑,能

11、够提高文档的明确性并促使读者付诸行动。如果读者能够理解您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么,他们的工作就更容易开展。采用以读者为中心的方法为什么重要?下面是一个真实的故事,有家公司想通过明信片宣布地址变更一事,这看似简单,但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑,公司忘了写出最重要的信息之一:搬迁日期。客户们知道了公司将搬到什么地方,但却不知道应该从什么时候开始使用这个新地址。想要读者明白你的意思?那就先要了解他们。清楚表达关键信息难的不是如何影响读者,而是如何完全按照你的意愿去影响他们。 罗伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)

12、确定了文档的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后,下一个任务就是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰,通常只有一两句话。例如:“为了遵守客户的交付期限,我们必须在5月1日之前完成产品设计。”在很多情况下,关键信息应该在文档开头或接近开头的地方阐明,文档的其他地方则用于描述细节,回答“为什么”或“我的提议有哪些含义”。每份文档集中讲述一个主题,以使文档尽量清楚明确。如果您发现有两个彼此无关的关键信息要写,则应分别撰写两份不同的文档。让信息简明扼要忙碌的读者喜欢简练的文档。事实上,在能传达必要信息的前提下,文档越短越好。简短的文档可以确保突出关键信息。简练的文字还可以节省读者宝贵的时

13、间。请看下面的示例:应老板的建议,在公司法律顾问的帮助下,琼向五位心存不满、威胁要提起诉讼的客户写了封道歉信。作为撰文者,您面临的挑战在于如何让语句表达出最佳效果。就上述例句而言,对受众的了解能提供有效指导。是否有必要让读者知道这封信是琼的老板建议写的,而且公司的法律顾问参与了这封信的撰写?是有五位客户感到不满还是他们威胁要提起诉讼的事实与此披露内容相关?如果没有必要透露这些信息,则可以考虑将其删除。这样一来,句子就变成:琼向心存不满的客户写了封道歉信。思考传达信息的策略懂得有效写作的人知道,即便文档写的不错,如果未能以合适人选的名义在合适的时间以合适的形式传递,其效果也会受到影响。在开始写作

14、之前,考虑应该以谁的名义传达信息。您自己?您的上司?整个团队?不同的选择必定会对读者有不同的影响。同时还要考虑文档的撰写时间是否太早或太晚。如果写得太早,时机尚未成熟,读者就不会关注您提出的问题。如果写得太晚,您就丢失了提出建议或防范问题的机会。最后,传递形式也会影响文档的效果。在选择传递形式时,应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如,如果要分发客户满意度调查结果,可以用电子邮件向全公司发送该报告的总结,并提供有关如何获取完整报告的详细信息。您也可以邀请管理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通形式需要深思熟虑才能决定。就算您决定使用书面形式,您也会发现用口头交流的方式作为补

15、充有助于将影响力扩大。高管视角:就是要不断重复你的信息高管视角当今世界,沟通是领导者务必要做好的一件事。不但要有效进行内部沟通,在很多情况下,更要做好外部沟通。这是领导者的主要职责之一,要做好这件事,领导者要做到以下几点:简化信息、保证信息清楚统一,还有最难做到的一点,那就是认识到自己必须无休止地重复这些信息。不能因为说过一两次、写在手册中、发过电子邮件,或者就在战略文档中,就想当然地认为人们已经理解或牢牢记住了这些信息,即使他们曾听到或看到过。你就是要不断地重复战略是什么、问题是什么,而且要使用简单的语言,别担心人们会说:“天哪,我听了太多次了。”人们最难理解的是战略和方向总是不停变更,却又

16、毫无必要。他们可以理解,他们必须以非常简单的方式知道自己前进的大致方向,这样他们才能朝着这个方向前进。他们也可以理解,事物总会发生一些变化,风向变了,总是该调整航线,但是必须有一个目标。你必须有一个清晰的目标,指明你要去哪,然后你要不断重复这个目标是什么。我能明白这一点,跟我的一次工作经历有关。当时,我们公司打算从比较复杂的合伙制出发,让公司成员间的合作更加紧密,并让泛欧以及泛英战略更加协调统一。针对这些问题,你做了个演示,清楚而简短,似乎大家都明白了。可是,三周或一个月后,当你造访另一间办公室或者另一个国家的时候,每个人又开始问你那些你早已回答过的问题,因为你说的话并没有入他们的耳。由此可见

17、,你必须得一遍一遍地重复。作为领导者,你必须永无休止地简化你要传达的信息,使之清楚统一,更要无休止地进行传达,确保每个人都能正确地理解吸收。迈克尔雷克爵士(Michael Rake)毕马威国际主席迈克尔雷克爵士1972年加入毕马威(前称PeatMarwick)并在欧洲分部工作。1984年到1986年,他主要在比利时和卢森堡负责审计业务,随后前往中东负责了三年的审计业务。1989年,他调往伦敦,两年后成为英国董事会成员,历任多个领导职位后,于1998年成为英国高级合伙人,2002年成为毕马威国际主席。在成为毕马威国际主席和毕马威英国的高级合伙人之前,他还担任过毕马威欧洲主席。在他的任期内,他监督

18、指导了一项活动,确保对“后安然时代”有一个渐进式、实用性的立法回应。他在威尔士亲王的国际商业领袖论坛委员会任职,并担任社区商业主席。开始预测读者的问题写出读者对您的主题可能会产生的疑问。这种方法有助于确保您的文档能告诉读者他们需要了解的内容。这种方法还能帮助您预见读者对文档的反应。例如,吉莉安必须写一份备忘录,介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议。预测到读者关注的事项后,她提出了下列问题: 我们为什么要召开这些新会议? 议程将包括哪些内容? 我应该怎样准备这些会议? 将这些问题转化为肯定性陈述之后,吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如:“召开第一次会议时,请事先准备好您所在

19、部门的工作计划。”使用这种方法时,应考虑您对受众的兴趣和关注事项的了解。如果您对受众不太熟悉,则应找一位熟悉他们的人对您预测的问题进行补充。拟一份传统式提纲传统式提纲最适合那些能在动笔之前构思出文档逻辑结构的人。如果您缺乏写作经验,或者涉及的主题很复杂,这种方法就格外有用。传统式提纲通常使用字母、罗马数字和阿拉伯数字表明信息的层次。对大多数商务文档来说,三级标题(罗马数字、大写字母和阿拉伯数字)就足够了。一旦拟好提纲,就应考虑以下问题: 提纲中是否已经列出了我要写的所有主题和副主题? 他们的排列是否符合逻辑顺序? 开头、中间和结尾是否清楚明白?如果提纲的逻辑和顺序符合您的要求,您就可以开始对每

20、一条加以充实,从而创建文档。使用头脑风暴式提纲头脑风暴式提纲是一种形式自由的构思技巧,即一想到什么就立刻将其记下。头脑风暴式提纲鼓励自由联想,这有助于激发您的创造力。在进行团队集体写作的时候,这种方法格外有效,因为使用这种方法在写作之初就能获得每个人的想法。创建头脑风暴式提纲的方法: 在一张纸的中间画一个圆圈。 将您的目的写在圆圈里。记住,您的目的就是您撰写这份文档的原因。目的的表述应该简洁:以“为了”开头,并包括一个动词,例如“说服”。 在想到与您的主题相关的想法时,从圆圈向外画线,就像车轮的轮辐,然后在每一条线上写一个想法。 如果某个想法激发了其他与之相关的想法,就从那条线上再引出几条线,

21、然后将这些相关想法写在上面。 如果您突然想到了与之前所写的想法完全无关的想法,就从中间的圆圈上再引出一条新线。 一边继续构思想法,一边从中间的圆圈和其他线条上画新线。 对于从中间的圆圈发散出来的主要想法,应认真进行分类。一经组织整理,这些想法就成为您在写作中将要提及的主题。尝试自由写作当您出现写作障碍,就像是得了“头脑空白综合症”时,自由写作通常是最好的解决方法。与头脑风暴式提纲一样,自由写作允许您放飞想象,以催生灵感,这样优秀的创意会跃然纸上,或者出现在电脑上。请记住,自由写作最重要的规则就是没有规则。采用自由写作法的要点包括: 准备好纸笔,或将手搭在键盘上,然后让思维自由驰骋。 写下脑海中

22、出现的任何想法,哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系。 至少应自由写上10分钟,这样才能思如泉涌。 当您思维受阻时,也要将这种情况记录下来。不要停止。 不要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机,关闭屏幕可能有助于防止您过早编辑。 自由写作完成后,读一读您之前记下的内容,突出标示重要的观点和想法。然后将这些要点按照逻辑分类,这一步骤与传统式提纲或头脑风暴式提纲相同。互动练习:如何开始写作?不同的写作挑战决定了您开始写作时要采取不同的策略。请为不同的挑战选择合适的策略。1.您需要撰写一份备忘录,提议更改您部门的一个关键业务流程。您意识到员工们可能会抑制变革,管理者则可能没有时间培训员工应用新流程

23、,通过什么样的策略开始写作能够帮助您最好地构思这个备忘录?()预测读者的问题解释:正确选项。在您已经预料到读者对您的提议会有所顾虑的情况下,关注读者会提出的问题是一个不错的起点。()拟一份传统式提纲解释:非正确选项。如果您缺乏写作经验,或者涉及的主题很复杂,那么开始撰写时,拟一个传统式提纲是很好的策略,在本例中,您面对的写作挑战是一个可能遭到读者抵制的想法,这需要其他策略来应对。()使用头脑风暴式提纲解释:非正确选项。如果您与一个团队合作,或者需要激发创意,那么开始撰写时,使用头脑风暴式提纲是很好的策略,在本例中,您面对的写作挑战是提出一个可能遭到读者抵制的想法,这需要其他策略来应对。()尝试

24、自由写作解释:非正确选项。如果您遇到了写作障碍,那么开始撰写时,自由写作是很好的策略。在本例中,您面对的写作挑战是提出一个可能遭到读者抵制的想法,这需要其他策略来应对。2.公司正在开展绩效评估,努尔应主管的要求撰写自我评估,描述自己的优点和缺点。可是,她每次在键盘前想开始写,都不知道怎么写,什么样的开始策略最适合她?()预测读者的问题解释:非最佳选项。如果努尔打算提出一个可能会让读者产生严重顾虑的想法,那么开始写作时,预测读者问题是一个不错的策略。在本例中,努尔面对的写作挑战是不知道应该写什么,这需要其他策略来应对。()拟一份传统式提纲解释:非最佳选项。如果努尔需要涉及的主题很复杂,那么开始撰

25、写时,拟一个传统式提纲是很好的策略,而现在,努尔需要一个能让她文思泉涌的策略。()使用头脑风暴式提纲解释:非最佳选项。如果努尔与一个团队合作,或者需要激发创意,那么开始撰写时,使用头脑风暴式提纲更有效,而现在,她需要一个能让她文思泉涌的策略。()尝试自由写作解释:最佳选项。自由写作打破写作障碍的绝佳方式。3.纳赛尔受命拟定一个计划,对公司内潜在的危机进行预测和应对。她对撰写这样的计划缺乏经验,尽管他知道这个计划中需要包含哪些信息,但却不确定应该从哪入手。纳赛尔最好通过什么样的策略开始写作?()预测者的问题解释:非最佳选项。如果纳赛尔打算提出一个可能会让读者产生严重顾虑的想法,那么开始写作时,预

26、测读者产生严重顾虑的想法,那么开始写作时,预测读者问题更合适,但现在是要拟定危机管理计划,所以需要采用其他策略。()拟一份传统式提纲解释:最佳选项。由于纳赛尔要涉及的主题很复杂,而且他缺乏撰写此类计划的经验,所以拟定传统式提纲是很好的策略。()使用头脑风暴式提纲解释:非最佳选项。如果纳赛尔与一个团队合作,则使用头脑风暴式提纲更合适。但现在是要拟定危机管理计划,所以需要采用其他策略。()尝试自由写作解释:非最佳选项。如果纳赛尔不知道应该在计划中包含哪些信息,自由写作会是更好的策略。而在本例中,他需要采用其他策略。4.莎伦加入了一个小委员会,他们要起草一份关于培训新员工的建议书,委员会已经收集了信

27、息,准备开始撰写,莎伦应该建议通过什么样的策略开始写作?()预测读者的问题解释:非最佳选项。根据莎伦的预测,人们对培训建议书不会有什么强烈的反对,所以预测读者问题不是最有效的策略,在此示例中,她需要采用其他策略。()拟一份传统式提问解释:非最佳选项。如果莎伦需要涉及的主题很复杂,那么开始撰写时,拟一个传统式提纲更有效,在此示例中,她需要采用其他策略。()使用头脑风暴式提纲解释:最佳选项。如果您与一个团队合作,那么开始撰写时,使用头脑风暴式提纲是最好的策略。()尝试自由写作解释:非最佳选项。如果莎伦遇到了写作障碍,那么开始撰写时,自由写作更有效,要开始撰写培训建议书,莎伦和委员会需要采用其他策略

28、。组织材料核心概念:选择组织方法通过选择最适当的组织方式,您可以更清楚地向读者传达信息。下面列出了各种类型的写作及其适用的组织方式。重要性排序法对于许多内部文档,撰文者通常会采用“结论先行”(BLOT)法。将最关键的信息放在文档开头,您可以帮助忙碌的读者快速看到最重要的信息。时序法按照时序法,您可以按发生的先后顺序列出事件,进而说明主题。当文档的内容包含产品发展史这样的信息时,这种方法非常有用。使用此方法时: 抓住重要、有巨大影响的事实。 利用视觉设计突出重要信息,例如您的关键信息,因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信息。 如果有五个以上的日期,应避免每个句子都以日期开头。 过程和程序法过

29、程和程序法对指导说明和用户手册都适用。总的来说,过程就是要描述在各个阶段由谁做什么、发生了什么或将要发生什么。由于这些阶段的发生与读者无关,因此请使用第三人称进行叙述。例如:“发票应首先交给费用发生部门批准,然后再交给会计付账。”程序则按照完成目标所需的顺序提供读者可以实际采取的行动步骤。由于程序是一系列设定好的步骤,所以陈述的方式与软件安装说明或者菜谱是一样。描述步骤时请使用第二人称,每一步都以表示该行动的动词开头。例如:“请给发票加盖日期戳”,或者“撕下粉色副本用于您的部门记录”。无论使用哪一种方法,都应注意下列事项: 以表格形式陈述正式程序,并给每一步编号。 按照发生的准确顺序陈述过程或

30、程序中的阶段或步骤。 空间排列法空间排列法适用于出差报告、机械说明以及销售研究报告。将其想像成一幅二维或三维地图,带领读者在您的主题中徜徉,以帮助他们理解您的信息。例如,要解释公司的销售区域规划,您首先应该讲述洛杉矶的发展机遇,然后介绍纽瓦克的新客户,最后再讲一讲华盛顿特区的政府潜在客户。使用此方法时: 设定具体、连贯而便于理解的顺序,例如从左至右、从上到下或由内而外。 用细节描述充实每一个空间,为读者创造生动的影像。 有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调,以吸引读者的注意力。 比较和对比法比较和对比法用于展示各种概念的相似或不同之处。这种方法很适合可行性研究、调查结果和计划报告

31、。当您想评估两种可能性各自的优缺点时,这种方法格外有效。例如,在研究了两种可能性之后,您建议在市区的某个地点设立新办公室,为此,您可以按下列顺序陈述研究结果: 优点:地点A和地点B 缺点:地点A和地点B 具体到一般法或一般到具体法具体到一般法或一般到具体法适用于工作指令、培训资料和客户服务信件。在使用这两种方法时,需要考虑的关键问题是:“我的读者已经了解了多少?”回答了此问题后,即可从读者熟悉的信息开始写文档。例如,在宣布所有部门领导都必须修改每月预算时,可以使用具体到一般法创建送给会计部的备忘录。由于是会计团队发起的要求,因此在给他们的备忘录中应首先重申他们提出的修改细节,然后从更广的角度讲

32、述此次修改会对全公司产生的影响。对于其他所有部门,则分别单独起草备忘录,首先从最高层面对该要求进行描述,然后阐述每个团队为了修订预算必须实施的具体调整。务必随时对读者可能不熟悉的关键术语给出解释。使用此方法时: 确定您的读者对该主题已经了解了多少。 以读者熟悉的信息开始写文档。 对熟悉该主题的读者采用具体到一般法。 对不熟悉该主题的读者采用一般到具体法。 尽可能将关键信息置于开头。 分析法要使用分析法,应首先提出一个假设,然后通过设问严格检验其真实性。这种方法适用于技术报告、年报和财务分析。使用此方法时: 务必将假设的每个方面都包括进来,以避免说服力不强甚至更糟的情况,即做出错误的业务决策。

33、从以下几个方面分析您的资料:相似之处、不同之处、逻辑联系、内在含意以及建议采取的行动。 为非技术型读者简化技术方面的语言,这样做在撰写面向大众的公司报告时尤有必要。 互动练习:组织对于您负责的每个写作主题,必须选择最合适的组织方法。1.伊丽莎白需要撰写一份正式的投诉,追溯一系列谈话和行动。她需要采用什么方法来组织该文档的内容?()分析法解释:非最佳选项。如果伊丽莎白撰写的是技术报告、年报或财务分析,那么分析法更为合适。()时序法解释:最佳选项。伊丽莎白的正式投诉需要追溯一系列事件,这些事件的发生有特定的顺序,所以应该采用时序法组织。()过程和程序法解释:非最佳选项。如果伊丽莎白撰写的是指导说明

34、或用户手册,那么过程和程序法更为合适。2.迈尔斯必须写一封信,解释如何使用新服务。这封信将发给公司所有的活跃客户。他应该采用什么方法来组织信件的内容?()空间排列法解释:非最佳选项。如果迈尔斯要撰写的是出差报告、某设备的说明或是研究报告,那么空间排列法是不错的选择。()比较和对比法解释:非最佳选项。如果迈尔斯撰写的是可行性分析、调查结果或规划报告,那么比较和对比法更合理。()具体到一般法或一般到具体法解释:非最佳选项。通过一般到具体法,迈尔斯可以先向读者大体介绍新服务,然后提供使用服务说明。3.亚斯明受命撰写一份报告,向高管团队介绍她小组最近的研究结果,她需要采用什么方法来组织该文档的内容?(

35、)重要性排序法解释:非最佳选项。亚斯明的读者是忙碌的高管。重要性排序法能够让他们在报告开关就读到最重要的信息。()时序法解释:非最佳选项。如果亚斯明撰写的是追溯一系列事件的文档,那么时序法更为合适。()过程和程序法解释:非最佳选项。如果亚斯明撰写的是指导说明或用户手册,那么过程和程序法更为合适。撰写初稿核心概念:粗略写完核心概念当您坐下来开始撰写初稿时,请记住:完成写作是第一要务,远比恰当地处理每个细节要重要得多!初稿的句子结构、拼写、语法和标点符号都可以粗略一点。只有您一个人看而已。粗略完成初稿有两大好处。第一,能让您的思路集中在自己想要写入文档的关键想法上。第二,由于您在完成初稿时只投入了

36、少量的时间和精力,所以若要改变材料的顺序或将其完全丢弃,感觉可能会舒服点。正在撰写初稿?暂时抑制您改错的冲动。从让您感觉最容易下笔的地方开始在写作时,写得简约跟写好一样难以做到。 W萨姆赛特毛姆(W. Somerset Maugham)没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前,并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰富的人都会到最后才写引言部分,因为在知道了结论之后更容易写出精彩的开篇之语。例如,选择一个大标题,然后就这个标题写上一段。写完之后,再选择下一项让您感觉容易下笔的内容来写,依此类推。不时停笔,将草稿与您的计划进行对比。按“类别”写作写重要信件时

37、,如果您没办法将其分割为若干易于驾驭的部分,则会感到难以下笔。如果您将其视为一系列更小的任务,写作质量必定能提升。下表列出了在几类文档中常常会出现的类别。技术文档的特殊注意事项在起草面向非技术型受众的技术文档时,要多花一点时间分析您的受众。确保您准确掌握了以下问题的答案:受众对该主题有多少了解?有一种经验证对许多撰文者都很有用的方法是分两栏写。一栏中写下针对技术型读者的信息。另一栏则针对非技术型读者,对前一栏中的信息进行精简。确定段落结构聚焦段落对于任何文档来说,段落都是最基本的组成部分。它们能揭示您文档中的思路,帮助读者理解您要传达的信息。有效的段落具备以下特征: 集中在一个想法或一个主题上

38、。也就是说,一个段落只针对一个主题,通常第一句就会开篇明义,余下的句子则会继续论述这个主题。 六行左右。 句子的结构和长度并不相同。 符合您撰写文档的目的。 例如,下面的段落取自关于在组织中推行高管辅导计划的报告。注意这个段落是如何展现上面列出的各个特征的。许多公司通过教练式辅导概述高管的业绩。最近的一项调查表明,财富500强企业中有40%到50%通过内部项目或外部辅导员对高管进行辅导。教练式辅导正快速得到公司的认可。在一份针对美国和欧洲200家公司的人力资源专家的调查中,57%的受访者称,过去一年中,教练式辅导在他们的公司中应用得更加频繁。自然过渡我文中的每个字都经过了反复推敲,经常要擦掉重

39、写,而且往往这样反复好几次。所以,我铅笔上的橡皮总是比铅笔早逝。伏拉地米尔纳波科夫(Vladimir Nabokov)在构建段落时,应思考一下每个段落应怎样融入整个文档。如果段落之间及段落中的句子之间能自然过渡,就可以帮助读者看清各种观点之间的联系以及论证是如何展开的。考虑下面的段落。过渡句以黑体表示:提议增加餐馆座位的人没有提供任何有关工程建设、运作成本以及税金的估算。没有这些估算,评估他们的建议书只会浪费时间。就算工程建设成本合理且可控,我们仍会面临很高的收益不确定性风险。谁都不知道座位增加一倍会对年收入产生什么影响。假设收入将增加一倍合理吗,还是更有可能增加75%?上述示例段落都有各自关

40、注的主题:第一段讨论扩展现有餐馆的成本,第二段讨论如果扩展,收入可能增加多少。过渡性陈述自然地实现了两个主题的过渡。在段落的句子之间,过渡词或词组也能让您自然地过渡。看看下面的过渡词示例(黑体显示),它自然地完成了段落中两个句子的过渡:我们的库存管理人员严格控制着原料或成品。因此,营运资本需求已经下降了8个百分点。在这个例子中,因此一词建立了两个句子间的因果关系。其他有用的过渡表达还有:结果、此外、同样、同时、例如、最后、另一方面、而且以及然而。互动练习:评估段落这些段落是否紧扣主题、易于理解?(1)进行市场调查的公司具备一个固有的优势。(2)他们富有远见。(3)这样的公司有足够的信息来决定将

41、产品瞄准哪个市场。(4)他们可以相应地推出系列产品、进行创新并进行营销活动。(5)他们是否成功,要看他们公布成果的频率。(6)成功的其他关键因素还包括战略是否合理、公司处理未预见的障碍时是否敏捷灵活。上面的段落有什么缺陷?()所有句子的结构大致相同。解释:正确选项。段落中的句子都是主语开头,谓语动词紧随其后。如果某些句子能换个开关,整个段落会更加有趣易读:例如,加入一些介词短语,如“在激烈的竞争中,进行市场调查的公司具备一个固有的优势。”()某些句子与段落主题无关。解释:正确选项。这是段落最大的缺陷,第一句表明段落主要是市场调查的优势。但第二、五、六句与这个主题无关。这导致整个段落传达出的信息

42、不一致。()段落太长。解释:非最佳选项。对于读者来说,这个段落并不算长。()没有过渡语解释:正确选项。这个段落没有用来承接上下文的过渡语。例如“进行市场调查的公司具备一个固有的优势。利用这些调查结果,他们可以推出系列产品,进行创新”没有过渡语,段落显得有些脱节。2.(1)在经模拟用户企业培训时有巨大的潜力。(2)在传统培训环境中,学员只能尝试从读写资料中吸收知识,而参与在线模拟培训的学员却可以在毫无风险的环境中学习应用新技能,从而真正掌握知识。(3)另外,在线模拟会让学员觉得有趣、吸引人甚至是一种变革。这种体验能够转化,使得公司员工的士气和留存率的大幅提高。(4)因此,投资在线模拟培训定能获得

43、极高的回报。上面的段落有什么优点,是什么让这个段落有效传达信息?()每一句都介绍了一个新的主题。解释:非正确选项。这个段落中所有的句子都与第一名阐述的主题有关,所有才能有效传达信息。()段落中包含过渡语。解释:正确选项。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能帮助读者理解作者论点之间的联系,并自然地从一句过渡到下一句。()整个段落只有一个中心思想。解释:正确选项。段落第一句就开篇明义,指明了主题:在线模拟用于企业培训的潜力。其他的句子都与这个主题相关,因此整个段落传达的思想是一致的。()句子的长度和结构是一致的。解释:非正确选项。所有句子的结构和长度并不千篇一律,这让段落更有趣易读。内容编辑核

44、心概念:让您的信息重点明确核心概念写完初稿后,应该仔细检查,看看所有主要观点的阐述是否符合逻辑、紧扣中心意思且清楚明确。询问自己是否清楚传达了关键信息。是否纳入了读者需要的所有信息来帮助他们了解需要做些什么?这些信息是否准确?如果您是通知最后期限或者是要求读者采取行动,则应使用清楚标记,以便读者一眼就能明白需要怎么做。最后,检查您在论述各部分之间是否顺利地实现了过渡。如果您发现文档在这些方面存在不足,应进行编辑,弥补这些缺陷。您的初稿中是否传达了读者需要采取行动的信息?有策略地排列关键信息初稿中另一个需要关注的要素就是关键信息的位置。您最想让读者记住的一点是什么?在大多数情况下,您应将该信息放

45、在文档开头。如果关键信息不够显眼,您的读者可能会略过不看。如果您确定读者可能不愿接受您的观点,则需要巧妙地安排关键信息的位置,将其放在读者最容易看到和关注的地方。您会发现,在介绍关键信息之前为其做些铺垫会更有帮助。回答读者的问题:“为什么?”您的文档不仅要阐述关键信息,还要向读者解释该信息为什么重要。例如,如果您的关键信息是您需要更多的时间来完成某项目的工作,您就不能一说完需要便结束,还应从以下方面对原因做出解释: 如果您不能获得更多的时间,会发生什么情况 延长时间会对哪些人造成影响 延长时间会对您正在从事的其他项目造成什么影响 您的读者会受到什么影响 在撰写文档时,务必要清楚说明您的关键信息会造成哪些与受众有关的影响。例如,与其仅仅是写:“选项A比选项B好。”不如写:“选项A比选项B好,因为前者能够为我们节约30%的年度开支成本。”高管视角:传达战略高管视角如果你的战略能在乘坐电梯的一分钟空档内说清楚,或者能写在一小片纸上,当然,语言要流畅,不能有太多的逗号或分号,那么这个战略就可以执行并能发挥作用。切记,在战略中不要使用任何花哨的口号,特别是在我们这一行,也不要使用任何很专业的词语,虽然我们总是非常热衷于此。战略必须非常简单易懂,尽可能扼要,这样才便于团队实施。以Orange集团战略为例。这个文档非常大,我们为此做了很多细致的工作。这个文档以客户为中心,当然

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