《常用办公软件技能ppt课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《常用办公软件技能ppt课件.ppt（89页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、常用办公软件技能培训,目录,CONTENT,Excel技能篇PPT技能篇,数据录入数据有效性条件格式认识Excel函数 Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例,Excel技能篇,序列 选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入（A,B,C,D) 注意逗号要半角格式禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格)=1选中区域-数据-数据有效性-允许（自定义) -公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1,1.2 数据的有效性,1-3条件格式,利用突出的格式，经常能起到提醒的功能如：突出不满勤的人GO 突出年龄大于30的人
2、等,如何取消条件格式？,认识Excel函数,2-1.EXCEL函数的结构,Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。,Excel 函数结构:,也有一些函数是没有参数的,如NOW(),左右括号成对出现,单一结构,嵌套结构,参数与参数之间使用半角逗号进行分隔,常用函数之截取、合并类函数,应用实例从身份证号码提取出生日期 在C2单元格中输入 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2) 公式解析：MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始
3、连续2位的字符，即出生月； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日； 在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。,常用函数之查找类函数,常用函数之查找类函数,函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例） GO,常用函数之查找类函数,函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）如果单元格里有空格，有可能导不出来 （提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）注意重复的名字查找区
4、域首列必须含有查找的内容（第一个参数）介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用 (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO =IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工资!B:F,5,0),0) 如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A，IFERROR的作用就是把这些#N/A都变为第2个参数。,常用函数之文本类函数,常用函数之文本类函数,应用实例 在C1输入=A1&+&B1如何根据A1得出B1和C1？在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1)分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,
5、A1)分析：思路是截取“+”号后的位数。,如何根据A1、B1得出C1？,常用函数之判断类函数,IF函数的应用实例,区域段自动算出对应等级=IF(K4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D)嵌套了两个IF函数,常用函数之日期类函数,常用函数之日期类函数,常用函数之日期类函数,DATEDIF函数常用于计算两日期的时间差=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）第三个参数：“Y” -两日期间共多少年。“M” -两日期间共多少个月。“D” -两日期间共多少天。“MD” 是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。“YM” 是两日期中月数的差。忽略日期中的年。“YD” 是两日
6、期中天数的差。忽略日期中的年。,常用函数之日期类函数,举例:算两个日期间差几年、几月、几日开始时间是2012-2-21 结束时间是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,Y)D2=DATEDIF(A2,B2,YM)E2=DATEDIF(A2,B2,MD)F2=DATEDIF(A2,B2,D)G2=DATEDIF(A2,B2,M)H2=DATEDIF(A2,B2,“YD)I2=C2&年&D2&个月I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月,常用函数之日期类函数,应用实例3从出生日得出年龄 在D2单元格中输入=DATEDIF(C2
7、,NOW(),“y”) 因为从身份证提取出生日的C2 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)所以若直接从身份证得出年龄D2= DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW(),y),常用函数之计数类函数,常用函数之计数类函数,COUNTIF函数 COUNTIF(range,criteria) 区域 条件标准是一个数数的函数，可以用于数出参数1区域内，符合参数2的条件的单元格个数。如：=countif(F3:F10, “女”) 统计F3:F10中女的个数。,COUNTIF函数的应用实例,统
8、计一定区间的个数如：统计9月流动表“9月在职”工作表中，50岁以上的人数：=COUNTIF(F:F,=50)20岁年龄40岁的人数：=COUNTIF(F:F,=20)-COUNTIF(F:F,=40)（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的， 要先选择要统计的数据，点击 符号，选择 “转换为数字”，不然是统计不了个数的）GO,认识数据透视表,认识数据透视表,数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总，用于对多种来源的数据进行汇总和分析，从而可以快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时，这种分析的意义就显得尤为突出。,说人话,一种快速分析数据的工具,前
9、提这些数据使用数段表进行管理,统计9月入职的招聘来源分布,统计离职原因分布个数,统计各部门平均工资,数据透视表可以快速解决这些事情,统计各部门学历分布情况,认识数据透视表,统计9月入职的招聘来源分布步骤1：打开工作表-选择数据来源区域（A1：i79）-插入-数据透视表-确定统计9月入职的招聘来源分布,步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框，把序号拖到下面的“数值”框，就能快速生成下图。,同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因分布的表格GO拖“离职原因”到“行标签”框，拖“序号”到“数值”框注意：要留意“数值”框，是求和，还是计数，还是其他，左图的默认是“求和”，而我们是
10、想“计数”。,通过双击B3，出来“值字段对话框”，选择“计数”,离职统计原因分布个数,统计出不同部门工资总和、平均工资 行标签-部门 数值-求和项：工资，平均值项(值字段设置可找到）：工资,这是原数据,这是生成的数据透视表,行标签-部门，列标签-最高学历 数值-计数项：最高学历,想想：如果在列标签先拖入性别，再拖入最高学历，数据透视表会怎样,统计各部门学历分布情况,目录,CONTENT,Excel技能篇PPT技能篇,PPT技能篇,好的事物总有规律可循，虽然表现不同,做好PPT其实不难,PPT,没有最优秀的只有最合适的,不能解决实际问题的 PPT不是好的PPT,那么问题来了,工作做得很好，但总结
11、不好,我的PPT就是把WORD粘过来,我的PPT好丑%_%,能不能给我个模板啊？,什么是 PPT？,Power Point：强力的、重要的观点,最早是为苹果设计的，后被微软收购,PPT 就是 PPT,文学家,数学家,艺术家,Word Excel,全面详尽讲究遣词造句由文字表格组成,PPT,概括精炼表现力强,PPT,PPT,不止是,PPT不只是PPT徒有其表的PPT也不算PPT,逻辑思维,演讲展示,总结分析,你平常是怎么做PPT的？,PPT制作的,独孤九剑,不讲求剑法招式，而是一套理论-无招胜有招。,而在于能否想到施展和破解。不在于会不会招式，,总决式,破剑式,破刀式,破枪式,破鞭式,破索式,破
12、掌式,破箭式,破气式,总决式料敌机先,面对什么场合？,我有多少时间？,听众有什么特点？,1,3,2,破剑式逻辑,用逻辑整理零散的资料,逻辑树分析法,把相关内容作为分枝，一直列到要讲的 最小 粒度,帮助理清思路，找到关键路线和问题,致提纲不要把你的逻辑，困在大脑中。让它自由地，在你的指尖，在你的笔尖，流淌,破刀式模板,生搬硬套,照猫画虎,一个模板用三年,站在巨人的肩膀上,博采众长,省时省力,拟物化,扁平化,立体、模拟现实,二维、平面设计,低调奢华有内涵,狂炫酷拽叼炸天,破枪式文字,现在你有 10 秒钟的时间,6、争议问题处理意见土建、安装,1 关键词提取法,6、争议问题处理意见土建、安装,“请问
13、鲁迅先生的这段话，所表达的中心思想是什么？”,2 改换表达方式法,普通说法,通俗说法,文艺说法,不要把你的逻辑困在大脑中，让它自由地从你的指尖、笔尖流淌出来,好记性不如烂笔头,不要光想，要把逻辑思路写在纸上或记录在电脑上,七字原则,替换原则,3 文字图形化,4 字体与字号,字体,字号,个人喜欢雅黑、黑体等,主次清晰，三个级别最佳,不要太小，重点可突出,投影清晰，阅读无障碍,微软雅黑,宋体,华文行楷,方正兰亭,我是一级,我是二级,我是三级，我是 重点,我是四级（你能看清我吗？）,破鞭式图表,小测验：请在1秒内说出下列哪个城市的销售额最高？,你TM 是在逗我们吗？,假如题目换成这样,当然，萝卜青菜
14、各有所爱,1 选对图表类型,哪个图更直观？,2 给图表化个妆,你还在用微软默认的图表吗？你这么做对得起图妹纸吗？配色、字体、字号、元素、间距、,破索式素材,图片,图标,PPT素材使用的三个原则,信 达 雅,准确,贴切,美观,破掌式排版,七秒原则,对齐原则,各个元素纵横对齐,美观原则,七秒内能找到重点,每一页都是艺术品,破箭式动画,动画就是电影,要设计好每一帧的画面,1 简单动画即可,我是动画,我是动画,我是动画,我是动画,我是动画,我是动画,2 动画运用要适当,飞入,擦除,破气式配色,单色系（渐变）,多色系,模板配色,和谐，保证突出重点,不眼花缭乱，分散注意力,不超过 4 种,PPT虐我千百遍我待PPT为初恋,
