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1、行政专业手册 本手册依据: 质量、职业健康安全管理体系手册程序文件版本号：C/0编制： 李翠翠 时间：2011-8-18 审核： 张 桓 时间：2011-8-22 批准： 秦永荣 时间：2011-9-01 发布日期：2011-8-25 生效日期: 2011-9-01北京远洋基业物业管理有限公司编号: YYJY-CX-F08 版本号:C/0 表格生效期 : 2011年9月1日 序号:受控文件清单序号文件名称文件编号备注1公文管理制度YYJY-XZ-YX-01第 4页2公务车管理制度YYJY-XZ-YX-02第 9页3行政会议组织管理制度YYJY-XZ-YX-03第13页4印章管理制度YYJY-X
2、Z-YX-04第21页5证照使用管理制度YYJY-XZ-YX-05第29页6接受媒体采访管理制度YYJY-XZ-YX-06第33页7办公用品管理制度YYJY-XZ-YX-07第35页8出差管理制度YYJY-XZ-YX-08第39页9出入库及库房管理作业指引(试行)YYJY-XZ-ZY-01第45页10档案管理作业指引（试行）YYJY-XZ-ZY-02第51页11低值易耗品管理作业指引YYJY-XZ-ZY-03第58页12固定资产管理作业指引YYJY-XZ-ZY-04第61页13员工工服管理作业指引YYJY-XZ-ZY-05第81页14员工餐厅管理作业指引YYJY-XZ-ZY-06第89页15员
3、工住宿管理作业指引YYJY-XZ-ZY-07第101页文件修订页修订日期修订文件修订理由修改人审核人批准人行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度公文管理制度1.总则为加强北京远洋基业物业管理有限公司（以下简称“公司”）公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本规范。2.适用范围本规范适用于北京远洋基业物业管理有限公司各部门、各项目及分公司。3.定义3.1行政公文：公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是布置工作、沟通情况、商洽业务、请示和报告重要事项、传达政府政
4、策与要求的重要工具。其存在形式可分为为纸质或电子文书，按公文制发单位可分为发文、收文两大类。3.2行政公文处理：行政公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3.3发文：公司形成的行政公文，包括公司内部发文及向股东方或协作单位制发的行政公文。发文种类包括：3.3.1正式发文需要归档的重要通知，适用于安排部署重要工作、发布制度流程、公告重要事项、公布管理组织架构和任免人员、发布汇报关系、转发外来公文等事项。3.3.2会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定的事项。3.3.3函适用于不相隶属单位之间相互洽商工作，询问和答复一般性问题，请求批准和答复事项。3.3.4通知适用
5、于发布需要周知的一般事项，如事务性安排、会议通知、放行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度假通知等，按资料进行管理，不属于文书档案归档范围文件。3.3.5签报适用于向上级主管高管就某一事项请求指示、批准、申请等。签报是公司内部特定的文种，是请示、报告和批复等文种的结合。3.4收文：即外来公文，包括政府有关部门发布的法律法规、发送的公文、股东方发来的公文及应按公文处理的重要信函。4.工作程序4.1公文格式发文要素一般包括：发文单位标识、发文字号、签发人、文件标题、主送单位、正文、附件、主题词、印发部门、印发时间。发文范本和格式要
6、求参见EIP流程中心秘书服务流程的各文种正文、国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）和国家行政机关公文处理办法（国发200023号）第三章“公文格式”。特殊要求如下：4.1.1发文单位标识发文单位标识由发文单位全称或规范化简称组成。4.1.2发文字号4.1.2.1总经理办公室编码为远洋基业办201X序号；4.1.2.2人力资源部编码为远洋基业人201X序号；4.1.2.3财务管理部编码为远洋基业计 201X序号；行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度4.1.2.4品质管理部编码为远洋基业品201X序号；4.1.2.
7、5安全管理部编码为远洋基业安201X序号；4.1.2.6工程技术部编码为远洋基业工201X序号；4.1.2.7经营管理部编码为远洋基业经 201X序号；4.1.2.8公司对外行文编码为远洋基业201X序号； 4.1.3发文标题标题一般应由发文单位、事由和文种三部份组成，统称公文标题的“三要素”。EIP拟单人在拟单时应确保填写“发文标题”的“三要素”完整。4.1.4签发人会议纪要需要标识签发人姓名。签发人为会议议题的最高决策者。4.1.5成文日期会议通过的决定、决议以会议通过日期为准；高管签发的，以签发日期为准；联合行文，以最后签发单位的人员签发日期为准；一般信函以实际发出日期为准；成文时间用汉
8、字将年、月、日标全；“零”写为“”。4.1.6公文生效标识公司内部流转的公文，公文发布即生效。对外的发文必须加盖印章。4.1.7主题词主题词标注的顺序为先标发文单位简称，发文部门简称，发文内行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公文管理制度容所属工作类别，最后标文种。如远洋基业关于推荐*的通知关键词应为“远洋基业 人事 任命 通知”。一份公文如有2个以上的主题内容，应先集中对一个主题内容进行标引，再依序对其他主题内容进行标引。一份公文的主题词最多不超过6个。单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。4.1.8印发单位公司
9、总经理办公室、项目人事行政部、分公司综合办公室为公文的印发单位。4.1.9印发日期印发时间以公文付印的日期为准。EIP流转的公文，印发时间为公文发布的时间。4.1.10发文的一般规定4.1.10.1发文应符合国家的法律、法规、政策、公司的流程及相关规定；4.1.10.2发文内容的情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，用词要准确、规范，标点符号要准确，篇幅要力求简短；4.1.10.2发文中的人名、地名、数字、引文要准确。时间应当写具体年、月、日；4.1.10.3发文中的数字，除发文号外，统计表、计划表、序号、行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-01版本号C/0生效日期
10、2011.09.01文件名称公文管理制度百分比、专业术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字使用应前后一致；4.1.10.4引用其他行政公文时应注明公文时间、单位、标题和文号；4.1.10.5发文中在使用简称时，应先用全称，并加以说明，其后再使用简称；4.1.10.6签报的公文，应一事一报。签报请示人应写明公司具体高管且仅限一人；4.1.10.7公司内部各部门之间不行文；4.1.10.8签报、发文等行文原则上在公司EIP流程中心的秘书服务流程中进行。4.2发文的发送范围公文发送范围的选择应坚持保密性原则和效率优先原则。公文发送范围应包括主送单位（个人）、抄送单位（个人）
11、和印发单位（个人）。5.相关文件5.1 国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）5.2国家行政机关公文处理办法（国发200023号）行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公务车管理制度公务车管理制度1. 目的与范围为进一步加强公司公务车管理，保证正常工作需要，提高车辆使用寿命，最大限度地节约成本，使提高工作效率，特制定本制度。2.职责2.1管理部门主要职责2.1.1总经理办公室为公务车的管理部门，对公司所有的公务车归口统一管理，对车辆的购置、更新及报废等进行资产管理。2.1.2 指派专人驾驶、保养，并负责维修、检验、清洁等。2.
12、1.3 对驾驶员进行交通安全教育及驾驶技术考核。2.1.4负责车辆管理档案的建立、公务车的调度使用及维修保养。2.1.5负责建立车辆管理的详细档案，登记车辆信息、司机信息、申请记录、使用记录、加油、维修、事故情况等。2.2公务车驾驶员主要职责2.2.1热心优质服务，主动积极工作，服从领导调度，不出私车，提高工作效率。2.2.2 保证24小时开机，听到呼叫要及应答。2.2.3对车辆的使用、加油、维修、事故、检查情况进行登记。2.2.4公务车无任务时一律停放公司指定的停车场，不准将车辆开回家。2.2.5根据车辆技术状况，按时提出车辆维修计划并落实，保证行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02
13、版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公务车管理制度车辆处于良好的技术状态，尽可能降低费用，提高车辆使用率。2.2.6 及时办理公务车及公司领导车辆的保险、养路费、年检等法定手续，负责车辆发生交通费事故的处理、索赔事项。2.2.7 负责车辆的成本控制，对车辆使用、维修、加油等内容做好记录（记录表格见附表），并进行汇总分析。2.2.8负责公务车及公司领导车辆的档案管理，做到车辆的技术资料、维修记录、证件牌照等档案资料齐备、准确、有效。3.工作程序3.1车辆调度3.1.1总经理办公室根据工作计划统一安排车辆使用。原则上，公司公务车只作为公司本部业务用车，主要用于办理郊区及外省市公务事务用
14、车，市区内的业务办理除特殊情况外不可申请公务用车。3.1.2有公务车使用需求的部门，应提前一天向总经理办公室提出用车申请，并填写“公务车用车申请单”，部门经理及用车人在用车表上签字后交总经理办公室统一安排。3.1.3根据采购部工作性质，采购部可根据工作需要随时提出用车申请，并在本部门设定司机驾驶公务车。3.1.4原则上，公司公务车不外借。如确实无法解决需要借用公司公务车的，应由需求项目在“公务车用车申请单”上详细说明无法自行解决的原因，并经项目经理同意，项目主管高管审核，公司总经理审批后，由人事行政部统一安排。行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.0
15、1文件名称公务车管理制度3.1.5 公司设一名专职司机驾驶公务车，同时对具有两年以上驾龄的员工进行登记备案，作为候选司机，在专职司机不在的情况下，总经理办公室可安排候选司机驾驶公务车外出办理公事。3.1.6司机出车归来应填写“公务车使用登记表”记录详细的信息及公里数。3.1.7公务车当天必须回库，不允许驾车人驾驶公务车办理私事。3.1.8 公司领导使用公务车，由总经理办公室统一安排，为方便工作和解决公司领导加班交通问题，允许公司领导自行驾驶车辆。3.2车辆保养3.2.1车辆的维修、清洗、打蜡等应先申请，填写“维修保养申请单”，经公司相关领导批准后办理借款手续并实施维修、保养。经过鉴定批准送到指
16、定地点进行维修保养后，应如实填报“公务车维修保养登记表”。3.2.2 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需维修、更换零件时，可视实际需要进行修理，但应征得负责人的批准。3.2.3 如因驾驶员使用不当或疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要维护费，应依情节轻重，由驾驶人负担。3.2.4 公务车用油由司机到公司指定地点加油，并如实填写“公务车加油登记表”。3.3违规与事故处理行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称公务车管理制度3.3.1在无照驾驶、未经许可将车借于他人使用而违反交通规则或发生事故的，由驾驶人负担损失，并予以记过或免职处分。
17、3.3.2违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。3.3.3 意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。3.3.4 发生交通事故后，如需向受害人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司共同负担。4.相关文件4.1驾驶员备忘录5.记录表格5.1车辆管理档案 YYJY-XZ-YX-F035.2公务车用车申请单 YYJY-XZ-YX-F045.3公务用车维修、保养申请单 YYJY-XZ-YX-F055.4公务车加油登记表 YYJY-XZ-YX-F065.5公务车维修保养登记表 YYJY-XZ-YX-F075.6公务车使用情况登记表 YYJY-XZ-YX-F08行政专
18、业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称行政会议组织管理制度行政会议组织管理制度1.目的与范围会议是公司内部沟通最有效的方式之一，建立行政会议制度目的在于规范公司各类会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而促进公司各项经营管理目标的高效达成。其范围涵盖公司召开的各类行政会议。2. 术语及定义本办法所指的公司行政会议，包括总结计划会、专题研讨会、考核鉴定评审会、动员会和临时行政会。3.职责3.1总经理办公室负责公司整体会议计划统筹和管理；3.2总经理办公室负责公司级总结计划会、总
19、经理办公会的会议组织、准备、记录、跟进和反馈。4.工作程序4.1会议设定内容会议特点会议类别会议内容会议时间主 持 人参 加 人总结计划会：总结前一段工作，研究、部署下阶段工作计划公司半年/年会传达上级单位半年/年度工作思路和管理指令，汇报半年/年度重要经营管理指标完成情况及下半年/年度工作计划等年中/年底公司高管公司高管、职能部门负责人、项目负责人公司双月例会传达上级单位重要会议决策指令、总结公司上阶段重要经营管理指标完成情况及下阶段工作开展计划、公司其它重点工作安排部署等3月、5月、9月、11月第一周周二上午9：00（如遇特殊情况可提前或推迟召开）公司高管公司高管、职能部门负责人、项目负责
20、人项目月度会传达公司双月例会及相关重大会议决议指令、项目月度工作总结/计划及相关事项安排部署等每月初第一周周三上午9：00（如遇特殊情况可提前或推迟召开）项目经理项目部门经理级以上人员（项目根据工作情况可扩大参会人员范围）项目周例会项目各部门周工作总结/计划及相关事项安排部署等每周一次，项目根据实际情况自定具体时间项目经理助理级以上人员项目部门主管级以上人员（项目根据工作情况可扩大参会人员范围）职能部门例会部门阶段性工作总结/计划及相关工作安排等部门根据实际情况自定具体时间部门负责人部门全体人员专题研讨会：研究、决定相关经营管理专项事务或议题的会议总经理办公会研究、解决公司经营管理、人事调整、
21、财务收支等重大事项，研究、落实执行上级单位及董事会部署的各项工作任务等原则上，每月一次，时间临时确定总经理公司高管、各职能部门负责人专题工作会研究解决相关客户、收费、工程或经营等专业或专项事务问题因需而定公司高管或会议提拟人员会议内容涉及人员考核鉴定评审会招标会评审会对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论因需而定公司高管或会议提拟人员会议内容涉及人员考核评优会对阶段性工作或活动目标计划完成情况进行成效考评、分析，必须有结论季度/半年/年底或某项活动结束后公司高管或会议提拟人员公司高管、职能部门负责人、人力资源部相关考评人员或活动涉及的全体人员/代表动员会专项事务或活动动员会发言固定、没有讨
22、论程序因需而定公司高管、项目经理或会议提拟人员专项事务或活动所涉及到的全体人员临时行政会临时性管理部署会议因需而定因需而定公司高管或会议提拟人员会议内容所涉及人员4.2会议管理内容4.2.1 会议提拟与审批4.2.1.1 公司总结计划会无须提拟和审批。4.2.1.2 公司专题研讨会、考核鉴定评审会、动员会、临时行政会议由公司总经理、其它分管高管直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟，总经理或其它分管高管批准。4.2.1.3 职能部门或项目会议由各部门或项目自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。4.2.2 会议计划与统筹4.2.2.1 每周四总经理办公室应与各部门、项目协调确
23、定下周计划召开的会议，于周五下班前将公司及项目一周会议安排表发至全公司。4.2.2.2凡总经理办公室已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门或个人应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，不得随意打乱正常会议计划。4.2.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称行政会议组织管理制度4.2.
24、3 会议准备4.2.3.1会议通知遵照以下规定：1）已列入公司及项目一周会议安排表的会议，如中无调整的，不再另行通知，由会议组织发起部门按计划直接通知与会人；2）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：A未列入周会议计划而临时提拟的会议；B虽然已列入周会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议；C其它提拟人认为应另行通知的情况；3）会议通知期一般应提前1天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；4）会议通知形式一般为网络、邮件或电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应通过EIP系统发布会议通知形式进行通知；涉及多
25、个部门和参会人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门和参会人员。4.2.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定：1）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称行政会议组织管理制度2）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议影像、声像器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；3）公司本部召开的公司级会议会务服务统一归口总经理办公室负责；4）项目在公司本部召开的会议需
26、用公共会场的，应向会议室管理部门（总经理办公室）邮件提出，由会议室管理部门统筹安排。4.2.4 会议组织4.2.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。4.2.4.2 会议主持人须遵守以下规定：1）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；2）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；3）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议
27、决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称行政会议组织管理制度5）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。4.2.4.3与会人须遵守以下纪律规定：1）与会人员提前5分钟入场，并在会议签到表上签到。不得无故迟到、早退，因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向上级领导或会议主持人报批；2）进入会场前，与会人员应修整自己的仪表，按要求着装，做到衣冠整齐，精神饱满；3）会议开始前，将手机关机或调
28、至无声状态，不接打电话，如必须接听电话，到会议室外接听；4）会议期间，与会人员要遵循会议主持人对议程控制的要求。要集中精力、认真听取会议内容，不允许打瞌睡、玩手机或上网，不做与会议无关的事情，同时，做好本人的会议纪录；5）会议期间，要维护会场秩序，会议发言应言简意赅，紧扣议题。属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。未经会议主持人许可，不得随意插话，不得交头接耳开小会；4.2.4.4 多个部门参加的临时行政会议原则上由公司总经理或总经理授权人员主持；4.2.5 会议记录4.2.5.1公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：行政专业手册文件编号YYJY-
29、XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称行政会议组织管理制度1）各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作；2）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员；3）公司总经理主持的公司总结计划例会、总经理办公会、临时行政会议原则上由公司总经理秘书负责会议记录工作，公司总经理另有指定的，服从公司总经理指定。4.2.5.2 会议记录员应遵守以下规定：1）做好会议的原始记录，根据要求整理会议纪要；2）会议记录应尽量采用实录风格，确保
30、记录的原始性；3）会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核；4.2.5.3会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经理办公室一份存档备查。4.2.6 会议跟进4.2.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，服从主持人指定；4.2.6.2 公司总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理办公室负责落实，公司总经理另有指定的，服从总经理指定；行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-02版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称行政会议组织管理制度4.2.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为
31、准。5.记录表格5.1公司及项目一周会议安排表 YYJY-XZ-YX-F105.2会议签到表 YYJY-XZ-YX-F11行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度印章管理制度1.目的与范围为加强北京远洋基业物业管理有限公司（以下简称“公司”）印章管理，特制定本规范。本规范适用于北京远洋基业物业管理有限公司各部门、各项目及下属分公司。2.术语及定义印章：公司公章（中英文）、分公司公章、物业服务中心公章、合同专用章、财务专用章、人事专用章、车位管理专用章、房屋出租专用章、客服通知专用章、装修管理专用章。3. 工作程序3.1一般规定各
32、部门、各项目、分公司应遵循能签字不盖章的原则，尽量减少印章的使用频次和刻制种类。3.2印章的刻制及启用3.2.1印章由公司或分公司统一刻制颁发，任何单位和个人不准擅自刻制公司、分公司及物业服务中心印章； 3.2.2因机构增设或变动需刻制新印章时，须凭经公司批准的成立或变更新机构的文件，提出书面申请，并绘制新印章样式（更换旧印章须凭旧印章原样），报经公司总经理办公室审核、公司总经理批准后，由公司或分公司总经理办公室印章专管人员到公安机关指定单行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度位办理刻章事宜；3.2.3新印章刻制好后，公司或分
33、公司总经理办公室印章专管人员应在颁发时认真交接登记，注明签收人姓名、日期以及启用新印章的年月日，同时，责任保管人应在印章印模备案表上留印和签字，并将印模报公司总经理办公室备案。3.3印章的类别及使用范围根据公司目前经营业务需求，公司印章类别及使用范围具体如下：3.3.1公章3.3.1.1公司公章使用范围：以公司名义对外发文、发函及外联工作介绍信、对外的相关证明；劳动合同；财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。3.3.1.2分公司公章使用范围：以分公司名义对外发文、发函及外联工作介绍信；以分公司公司名义对外的相关证明等业务。3.3.1.3物业服务中心公章使用范围：以物业服务中心名义对外
34、发文、发函以及外联工作介绍信、委托函、对外的相关证明等业务。3.3.2专用章3.3.2.1合同专用章使用范围：以公司、分公司名义签订的协议、合同等。行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度3.3.2.2财务专用章（财务专用章、发票专用章、人名章等）使用范围：参照财务制度执行。3.3.2.3人事专用章使用范围：办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出的证明。3.3.2.4车位管理专用章使用范围：各物业服务中心签订车位出租协议；办理停车证；车辆计费单；车险证明等相关业务。3.3.2.5房屋出租专用章使用范围：各物业服务中心签订房屋出
35、租协议等相关业务。3.3.5.6客服通知专用章使用范围：以物业服务中心名义向业主发放的各类收费通知、催缴收费单以及下发的各类违规通知单、紧急通知等所有通知。3.3.2.7装修管理专用章使用范围：业主装修申请时签订的装修协议书、消防协议书；施工许可证；施工出入证；动火证等相关业务。3.4印章的保管人及使用审批流程3.4.1公章3.4.1.1公司公章保管人：总经理办公室专人保管，专管人员应向公司签署印章管理责任书。审批流程：使用人通过EIP流程中心秘书服务填写印章申请，写行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度明用印单位或个人、印章
36、名称、用印类别、用印文别、发往单位、用印时间、事由等，经本项目或部门经理审核后，报公司总经理办公室审核、总经理批准后到公章保管人处加盖印章。3.4.1.2分公司公章保管人：分公司总经理保管，分公司总经理应向公司签署印章管理责任书。审批流程：使用人通过EIP流程中心秘书服务填写印章申请，写明用印单位或个人、印章名称、用印类别、用印文别、发往单位、用印时间、事由等，经本项目或部门经理审核，分公司总经理批准后到公章保管人处加盖印章。3.4.1.3物业服务中心公章保管人：总经理办公室专人保管，专管人员应向公司签署印章管理责任书。异地物业服务中心公章由分公司总经理保管，分公司总经理应向公司签署印章管理责
37、任书。审批流程：使用人通过EIP流程中心秘书服务填写印章申请，写明用印单位或个人、印章名称、用印类别、用印文别、发往单位、用印时间、事由等，经本部门经理审核、项目经理及总经理办公室负责人批准后，到公章保管人处加盖印章。异地分公司物业服务中心公章的审批：使用人通过EIP流程中心秘书服务填写印章申请，写明用印单位或个人、印章名称、用印类别、行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度用印文别、发往单位、用印时间、事由等，经部门经理审核、项目经理审核、分公司总经理批准后到公章保管人处加盖印章。3.4.2专用章3.4.2.1合同专用章保管人
38、：公司法律事务专员保管；分公司合同章由分公司总经理保管，分公司总经理应向公司签署印章管理责任书。审批流程：按照公司合同相关管理规定履行审批手续，经公司相关授权审批、由总经理授权人员签署后，到合同专用章保管人处加盖印章。3.4.2.2财务专用章（财务专用章、发票专用章、人名章等）财务专用章保管人及审批流程参照财务制度执行。3.4.2.3人事专用章保管人：人力资源部专人保管。审批流程：参照人力资源部相关规定执行。3.4.2.4车位管理专用章保管人：物业服务中心财务部专人保管。审批流程：参照物业服务中心车位租赁管理制度及流程执行。3.4.2.5房屋出租专用章保管人：物业服务中心财务部专人保管。审批流
39、程：参照物业服务中心房屋租赁管理制度及流程执行。行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度3.4.2.6客服通知专用章保管人：物业服务中心客户服务部专人保管。审批流程：使用人通过EIP流程中心秘书服务填写印章申请，写明用印单位或个人、印章名称、用印类别、用印文别、发往单位、用印时间、事由等，经客户服务部负责人审核、项目经理批准后加盖印章。3.4.2.7装修管理专用章保管人：物业服务中心工程部专人保管。审批流程：装修协议书、消防协议书经项目经理审批后方可使用，此章只对装修文件专用。按照物业服务中心的装修管理规定中的相关要求办理盖章手
40、续。3.5印章的使用管理3.5.1印别及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖；3.5.2未经审批严禁在空白证件、空白纸张、奖状上盖章用印；3.5.3开具公司介绍信应一式两联，在落款和间缝处一并加盖印章，统一编号，底联应存档备查；3.5.4一般情况下各类印章不允许在空白介绍信上用印，如因特殊原因确需开具的，必须经公司主管领导签字批准并进行编号处理后方可开出。持空白介绍信外出办理业务工作，归来必须向印章保管人行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度汇报其介绍信的用途并登
41、记，未使用的空白介绍信必须交回；3.5.5以公司名义发出的公文，必须经公司领导同意签发后，方可加盖印章。在公司内下发的文件，除正式公文外，一般不加盖公司印章；3.5.6以公司名义招投标，签定合同、协议、订购物资等，由部门或项目审核、经公司主管领导批准授权后，方可盖章；3.5.7上报的统计报表、有关证件、函件、报告等需加盖公司印章的，经公司分管领导签名同意后方可办理； 3.5.8使用公司印章须严格履行审批、登记手续，各类印章保管人员必须建立印章（证照）使用情况登记表，防止滥用印章或者丢失。3.6印章的保管责任3.6.1印章保管人要坚持原则，按规定办事，提高警惕、严防私用、盗用公章，以免造成损失。
42、对不符合规定手续的用印，有权拒绝，并应及时向公司总经理办公室报告；3.6.2因印章保管人疏忽或故意等原因用印给公司造成损失或不良影响的，公司将严厉追究印章保管人、相关负责人及批准人的责任；3.6.3本规范中的印章保管人因需要进行再授权其它人保管的，需报公司总经理办公室备案；3.6.4印章不使用时，必须锁于保险柜内。印章保管员因事、病、休假等原因不在岗时，保管人所在部门或项目领导应指定他人代管，行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-04版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称印章管理制度不得私自转交他人。交接时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止时间、管理印章类别及数量。交接人员签
43、字，印章保管员所在部门或项目领导签字认可后备存；3.6.5因特殊原因，确需携带印章外出使用时，须经印章使用部门负责人报公司主管领导同意，由印章管理部门派遣专人携章随同使用，如遇不能实现专人随同时，使用人需签署印章外带承诺书后，方可外带使用。3.7印章的回收、销毁因工作需要撤销、合并的单位，在撤销、合并印章时，须将原单位的印章（包括单位公章和财务专用章）交回公司总经理办公室，并办理交接登记手续，由公司总经理办公室负责统一销毁。4.相关文件 4.1财务制度4.2车位租赁管理制度4.3房屋租赁管理制度4.4装修管理规定5.记录表格5.1印章管理责任书 YYJY-XZ-YX-F125.2印章（证照）使用情况登记表 YYJY-XZ-YX-F135.3印章印模备案表 YYJY-XZ-YX-F145.4 EIP流程中心秘书服务印章申请5.5印章外带承诺书行政专业手册文件编号YYJY-XZ-YX-05版本号C/0生效日期2011.09.01文件名称证照使用管理制度证照使用管理制度1.目的与范围
